Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников – Учет рабочего времени сотрудников: практика от ТОП-менеджера

Содержание

Учет рабочего времени сотрудников: практика от ТОП-менеджера

Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Восьмичасовой рабочий сон

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1 – Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала.

Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2 – Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3 – Дисциплина

Помните “теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4 – Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди.

Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5 – Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Ваши подарки от партнёров

Конструктор Landing page

Онлайн-чат на сайт

Сервис e-mail рассылки

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

1. Кому какой график?

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

Пример сменного графика

2. Кто должен сколько работать?

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы.

Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость.

При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

Я такого не знал…

3. Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем “разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном.

По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Виды учета

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

1. Поденный или ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

2. Еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка.

Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

3. Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

  1. Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий.
  2. Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ.
  3. Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации».
  4. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

1. Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы
Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

  • Бесплатно;
  • Просто;
  • “На коленочках”;
  • Нет автоматизации;
  • Только для мелких организаций;
  • Не отражают качество отработанного времени;
  • Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета
Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

  • Бухгалтерам и кадровикам удобно;
  • Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
  • Готовые табели для начисления заработной платы;
  • Не отражают качества отработанного времени;
  • Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение
Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

  • Показывает кто во сколько на работу пришел;
  • Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
  • Помогают контролировать безопасность;
  • Учет рабочего времени ведется в программах;
  • Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
  • Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но ­“забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: “спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы
Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, AmoCrm, SalesapCrm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

  • Время работы фиксируется автоматически;
  • Выгрузка в специальные формы отчета;
  • Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;
  • Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
  • Реальной картины может не отражать;
  • Вопросов дисциплины не решает;
  • Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т.д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

2. Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам
Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

  • Просто в использовании;
  • Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
  • Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;
  • Карты часто теряются, воруются;
  • Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
  • Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты.

Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры
Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

  • Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
  • Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;
  • По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
  • Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
  • Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры
Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

  • Формируют общую картину рабочего дня;
  • Делают снимки с экрана;
  • Помогает анализировать потраченное время;
  • Законность;
  • Для установки не нужно разрешение;
  • Информационная безопасность;
  • Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;
  • Общую безопасность не обеспечивает;
  • Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК. 

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета.

Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок.

Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий.

Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру.

Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

  1. Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки.
  2. Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
  3. Прописываем в локальных документах. Например в “Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, “Положении об оплате труда”, в “Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы.
  4. Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре.
  5. Составляем приказ – “Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления.

    Фууух… Вздохнули! И идем дальше.

  6. Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно.
  7. Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату.
  8. Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность.
  9. Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета.
  10. Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

  • Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре.
  • Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт.
  • Еще один приказ. “О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы.
  • Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года.
  • Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

  • Отсутствие подтверждающих документов за “прогулы”;
  • Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
  • При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
  • Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
  • Отсутствие приказов на выплаты;
  • Графики, виды работ, вид учета не прописан в “Правилах внутреннего трудового распорядка”;
  • Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением. 

in-scale.ru

Автоматизированный учет рабочего времени и контроль за персоналом с помощью RTLS

26.01.2016

Организации всех размеров используют контроль и учет рабочего времени сотрудников для оптимизации своих бизнес-процессов. В данном случае необходимо иметь достоверную информацию о нахождении персонала на своем рабочем месте или в иных местах, связанных с исполнением своих должностных обязанностей. В тоже время для эффективной оценки работы персонала необходимо учитывать и время, когда сотрудник находится на территории организации, но не выполняют свою работу.

Существуют два основных варианта – ручной учет использования рабочего времени и автоматизированный учет и контроль использования рабочего времени.

Ручной учет рабочего времени – табель рабочего времени (обычно это табели Т-12 и Т-13), в котором указываются часы работы и отсутствия на рабочем месте. В большинстве случаев ведение табеля возлагается на кадрового работника. Если в организации существует проходная, то часто там также ведется журнал, в котором отображается время прихода и ухода работников. Это позволяет снизить вероятность ошибки при подсчете рабочего времени. Ручная система, как и любая деятельность выполняемая человекам подвержена «человеческому фактору» — забыл, внес ошибочную запись и т.д. Так же данная система не может предоставить данные в реальном времени, так как все данные требуют ручной обработки, что ведет к дополнительным трудозатратам и общему снижению эффективности.

Для качественного улучшения ситуации используются электронные автоматизированные системы контроля рабочего времени. Рассмотрим основные методы автоматического контроля и учета рабочего времени:

Системы учета и контроля рабочего времени на RFID-метках. Используются для идентификации и контроля доступа персонала на территории организации. Представляют собой считыватели, встроенные в турникеты или электронные замки. Данные о перемещении персонала хранятся в базе данных и могут быть проанализированы для составления отчета о нахождения персонала в тех или иных помещениях. Минусы данных систем – определение местоположения с точностью до помещения, которое обслуживает считыватель. Образование «бутылочных горлышек», что соответственно не позволяет использовать системы при большом количестве персонала, так как затруднит его перемещение. Система не может определять местоположение внутри помещения.

Биометрические системы учета и контроля рабочего времени. Данные системы работает по принципу RFID меток, только вместо считывателей меток используются сканеры отпечаток пальцев, сетчатки, рисунка вен и тому подобное. Данная система более надежна, так как чужой меткой воспользоваться можно, а частью тела нет. В тоже время данный тип идентификации более дорогой и больше отвлекает персонал от прямой работы.

Системы контроля рабочего времени с использованием видеофиксации. Данные системы получили большое распространение в последнее время в связи с удешевлением вычислительных мощностей, что позволяет распознавать лица. Самый большой минус данной системы – низкая надежность распознавания и практически невозможность работы в толпе. Плюсом этих систем является низкая себестоимость и возможность отслеживания персонала на рабочем месте либо в пределах определенной зоны.

Программы учета и контроля рабочего времени сотрудников. Данный вариант автоматизированного учета рабочего времени сотрудников подразумевает под собой использование только программных средств для учета рабочего времени. Исходя из самой реализации сразу становятся видны ограничения при использовании данного метода – учет рабочего времени осуществляется только при работе за компьютером, т.е. данный подход имеет достаточно узкую специализацию. Плюс – самая низкая себестоимость системы.

Учет и контроль рабочего времени с помощью системы позиционирования в реальном времени (RTLS). При использовании RTLS системы RealTrac имеется возможность отслеживать местоположение каждого интересующего работника в реальном времени не только в пределах помещения, а получать его точное местоположения (например у своего компьютера или за чайным столом). Также система позволяет формировать «дневник» работника, где и сколько времени провел (на рабочем месте, в курилке, в бухгалтерии и т.п.). Система имеет возможность автоматически выдавать предупреждение при нарушении сотрудников внутренних регламентов, например нахождения в «запретных» зонах или продолжительного нахождения в определенной зоне (например в курилке). Для большей эффективности данный вид систем учета рабочего времени можно интегрировать с системой видеонаблюдения, что позволит оператору получать изображение и запись видео в автоматическом режиме. На основе данных системы возможно автоматическое формирование табелей учета рабочего времени Т-12 и Т-13, журнал контроля рабочего времени, а также специализированные отчеты по статистике нахождения сотрудника в различных зонах организации.

Сравнение систем

Параметр RFID Биометрические системы
 Видеосистемы
Программный способ RealTrac
Точность определения местоположения До зоны обслуживания терминала До зоны обслуживания терминала В пределах обзора камеры Только при работе за компьютером В любой точке предприятия с точностью до 1 метра
Определение в толпе Факт нахождения в зоне обслуживания Факт нахождения в зоне обслуживания Очень ограниченно Нет Да

Возможность

подмены пользователя

Да Нет Сложно Да В зависимости от варианта внедрения системы
Создание «бутылочных горлышек» Да Да Нет Нет Нет
Разделение помещений на зоны Возможно со сложностями Возможно со сложностями Да Нет Да
Отвлечение персонала из-за работы системы Да Да Нет В зависимости от системы Нет
Тревожная кнопка Нет Нет Нет Нет Да

real-trac.com

Учет использования рабочего времени: как автоматизировать эту функцию?

Мониторинг сотрудников и учет использования рабочего времени – не просто необходимая, а обязательная функция в большинстве организаций. Несмотря на это, во многих компаниях учет рабочего времени до сих пор ведется старыми дедовскими методами. Есть журнал приходов и уходов. В нем сотрудники делают соответствующие отметки: приходы, уходы, командировки и т.д.

Ответственный сотрудник, чаще всего это кадровик или бухгалтер, в конце месяца вручную сопоставляет эти данные с рабочим графиком сотрудников. Потом передает эту информацию в отдел по начислению заработной платы.

Эффективен ли такой метод? Попробуйте ввести запрос Учет рабочего времени в Яндекс новостях. Сейчас, в середине июня 2019 года, большинство новостей по этому запросу связано с обманом учета рабочего времени и начислением себе, либо кому-либо из родственников, незаконных гонораров. Почитайте и ответьте на этот вопрос самостоятельно. 

Все это неудивительно: чтобы обмануть бумажный учет рабочего времени не нужно быть семи пядей во лбу, — достаточно просто быть нечистым на руку и склонным к обману человеком.

К сожалению, нечестные люди, всегда были и будут, однако в наш век цифровизации и автоматизации существуют реально работающие средства, позволяющие минимизировать риски, связанные с недобросовестными работниками.

Бездушная программа будет беспристрастно фиксировать все реально отработанное сотрудником время. Подкуп, уговоры, и даже шантаж против нее абсолютно бесполезны. Обмануть ее невозможно.

Как работает автоматизированный учет рабочего времени Kickidler?

Система учета рабочего времени Kickidler фиксирует всю активность сотрудников за компьютерами и на основе этих данных автоматически формирует отчеты по рабочему времени и продуктивности. 

Отчеты можно просматривать тремя методами: в программе Вьюер, установленной на ПК того, кто занимается контролем, в Веб-интерфейсе программы, а также настроив Email-рассылку отчетов.

Производственный календарь – последнее обновление нашей программы позволяющее руководителю составить рабочий график каждого сотрудника в организации и вести электронный учет использования рабочего времени. Теперь наша программа может учитывать отпуски, больничные, командировки, обеденные перерывы и выходные при учете рабочего времени. Для наглядности прилагаем скриншоты. 

Изображение 1: Производственный календарь Kickidler

Собранные с помощью нашей программы контроля сотрудников данные, как уже говорилось, структурируются в различных отчетах. Например, в Отчете по рабочему времени можно увидеть количество опозданий, ранних уходов, а также время, отработанное сотрудником.

Изображение 2: Отчет по рабочему времени Kickidler

Кроме того, наша программа может формировать Табель учета рабочего времени, который позволит полноценно автоматизировать функцию учета. Табель отображает все данные по каждому сотруднику, незамутненные никаким человеческим фактором.

Изображение 3: Табель учета рабочего времени Kickidler

Помимо этих двух стандартных методов просмотра отчетов, в нашей программе есть возможность E-mail-рассылки отчетов в формате Excel. 

Скрин 4: Создание рассылки отчетов в программе Kickidler

Вот так табель учета рабочего времени будет смотреться в формате Excel.

Рассылка нужна для предоставления доступа к информации большому количеству людей, а также, когда нет доступа к рабочему компьютеру (например, в отпуске или командировке).

Еще одна важная фича нашей программы — это то, что вы можете учитывать время, отработанное. как на рабочем месте, так и из дома. Для этого, сотруднику нужно создать рабочую учетную запись на домашнем компьютере и установить Граббер нашей программы. Kickidler позволяет объединять сессии на разных ПК одного сотрудника и вести их общий учет. Это очень важно в связи с последними требованиями законодательства.

Что еще может Kickidler?

Функциональные возможности программы контроля и учета рабочего времени сотрудников Kickidler не ограничиваются лишь учетом рабочего времени. 

Вот краткий перечень остальных функций программы:

  • Онлайн-мониторинг (просмотр рабочих столов сотрудников онлайн).
  • Анализ продуктивности (анализ сайтов и приложений, используемых сотрудником).
  • Запись видео с экранов (запись и воспроизведение истории активности за компьютером).
  • Контроль нарушений (обнаружение противоправных действий сотрудников)
  • Тихая установка (пользователи не видят агент программы в Процессах).
  • Кейлоггер (запись всех нажатий клавиш).
  • Удаленный доступ (удаленное управление компьютером).

Почему Kickidler невозможно обмануть?

В отличие от бумажного учета рабочего времени и от других программ с менее широкой функциональностью, обмануть нашу систему учета рабочего времени невозможно.

Наша программа ведет видеозапись всех действий сотрудников за ПК, причем даже при временном отсутствии Интернета. Дальше при помощи анализа можно выявить любое нарушение. Вот некоторые кейсы наших клиентов:

Как был обнаружен инсайдер, ворующий клиентскую базу. Реальный кейс №10

Клиентский кейс №11: Хитрый программист или как был пойман «фрилансер»

Обман учета рабочего времени или как одному работать за пятерых? Клиентский кейс №12 из Индии

Клиентский кейс №13. Как работать продуктивно, но неэффективно?

Для дочитавших эту статью до конца, мы приготовили небольшой сюрприз: вы можете получить 3 недели бесплатного тестирования полного функционала программы Kickidler по промокоду: «учет2019». Просто введите этот промокод в соответствующее поле в форме регистрации и получите больше времени на бесплатный текст нашего продукта (стандартный тест – 7 дней). Акция действует до конца июня 2019 года!

Система учета рабочего времени Kickidler

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.

 

www.kickidler.com

Автоматизация учета рабочего времени

Вы все еще ведете учет рабочего времени сотрудников вручную? Тогда мы идем к вам!

Шутки шутками, но и в 2018 году многие компании продолжают использовать этот устаревший метод для того, чтобы контролировать продуктивность персонала.  Но постойте на минуточку, о какой продуктивности может идти речь, если вы или ваши коллеги заполняете табель учета рабочего времени от руки? 

Если вы не хотите, чтобы ваша компания застряла в 90-х, пришло время воспользоваться решениями, которые позволяют автоматизировать эту функцию. В зависимости от потребностей современные компании используют следующие комплексы мер. 

Система контроля и управления доступом (СКУД)

СКУД предназначена для управления доступом персонала на заданную территорию. С помощью средств идентификации (таких как, например, ключ-карта) можно осуществлять и учет рабочего времени, которое сотрудник провел в офисе, фиксировать прогулы или опоздания.  Внедрив СКУД, вы всегда будете знать, когда человек пришел на работу, сколько раз за день и куда выходил, когда вернулся с обеда и т.д. Но на практике есть несколько способов обмануть систему, и работники это часто используют.

Во-первых, свою ключ-карту можно передать постороннему лицу или другому сотруднику. В этом случае вы никогда не узнаете, кто на самом деле покинул свое рабочее место и зачем. Во-вторых, выйти из кабинета или здания можно в момент открытия дверей другим сотрудником. Точно так же можно и вернуться обратно. А ваша система будет «думать», что человек все время был на рабочем месте. 

Кроме того, система фиксирует лишь сам факт присутствия сотрудника на работе. Это хорошо для дисциплины, но вовсе не гарантирует продуктивность. Да, человек может сидеть на своем рабочем месте с 9 до 18, но при этом играть в онлайн-игры или сидеть Вконтакте. Увы, СКУД вам об этом не расскажет. Для полноценной автоматизации учета рабочего времени этот способ не идеален.

Биометрические системы учета рабочего времени сотрудников

Биометрические системы также предназначены для контроля и управления доступом персонала на заданную территорию, однако этот способ является более совершенным. Для идентификации работников здесь применяются считыватели, которые распознают индивидуальные биометрические характеристики. Чаще всего контроль и управление доступом в таких системах осуществляется путем сканирования отпечатка пальца. В этом случае у сотрудников остается меньше шансов обмануть систему, поскольку захватить с собой палец коллеги,  как ключ-карту теперь не получится.

Однако и в случае установки биометрических СКУД остается вариант выйти из кабинета при открытии дверей другим сотрудником. Кроме того, наиболее предприимчивые работники могут сделать фальшивый отпечаток из гипса и силикона всего за несколько минут, посмотрев видеоинструкцию на Youtube. 

Есть ли альтернативы?

К счастью, да. Автоматизированная система учета рабочего времени за компьютером  KickIdler отслеживает активность сотрудников за компьютером, включая всю историю посещенных сайтов и запущенных программ. Кроме того, наш программный комплекс предоставляет детальную статистику по перерывам, прогулам и другим отклонениям от рабочего процесса, а по каждому сотруднику программа формирует подробные отчеты, которые позволяют руководителю полностью автоматизировать процесс учета рабочего времени и проконтролировать эффективность работы своих сотрудников. 

Учет рабочего времени онлайн

Автоматизация учета рабочего времени – одна из основных функций нашего программного комплекса. Данная функция включает в себя следующее:

Детали дня

В данный отчет собирается общая информация о работе сотрудника за компьютером в течение дня. Вы получаете полную картину активности сотрудника. Используя эти данные, можно увидеть, опоздал ли сотрудник или ушел раньше графика, в какие часы был максимально продуктивен, а в какие позволил себе ничего не делать.
Данные отчеты расположены только в веб-интерфейсе Центрального Сервера. У сотрудников нет доступа к данной информации, следовательно, подделать данные о своей работе и обмануть систему невозможно.

Отчет по эффективности

В данном отчете выводится статистика по использованию программ, приложений или сайтов в зависимости от их эффективности. К примеру, работа в 1С может считаться эффективной, а посещение сайта с фильмами – неэффективным видом деятельности. В отчете по эффективности также выводится время простоя приложения, что исключает возможность обмана со стороны сотрудника. Теперь нельзя просто открыть рабочее приложение или сайт, а самому выйти на перекур, все простои и остановки в работе система автоматически зафиксирует и отобразит в отчете.

Отчет по динамике

В данном отчете выводится распределение активности сотрудников в зависимости от выбранного периода и группы эффективности. Полученные данные позволяют эффективно распоряжаться человеческими ресурсами компании, выбирая наиболее продуктивное время каждой из выбранных групп для решения важных задач.

Отчет по рабочему времени

Данный отчет отображает информацию о рабочем дне сотрудника, а также об отклонениях от графика работы. Над основной таблицей с данными отображается и сводная таблица с суммарным временем и общим количеством прогулов, опозданий и ранних уходов. 

Данный отчет расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера. У сотрудников нет доступа к данной информации, следовательно, подделать данные о своей работе и обмануть систему невозможно.

Табель рабочего времени

В табеле отображается информация по отработанным часам за каждый рабочий день, а также данные об общем количестве прогулов за период и количестве отработанных дней и часов. Данный отчет также расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера.

Отчет по времени

В данном отчете отображаются все программы и сайты, которые открывали сотрудники, по каждому из приложений собирается время работы, активность и время простоя. Выводится ТОП-5 наиболее часто используемых приложений. При формировании отчета можно также учесть графики рабочего времени, что позволит отображать информацию по использованию приложения только в рабочее время.

KickIdler – это новый взгляд на работу персонала

Следует отметить, что функционал KickIdler не ограничен только  учетом рабочего времени за компьютером. Это не очередная программа для простого подсчета рабочих часов. В данном программном комплексе реализован ряд уникальных функций, которые позволяют вывести контроль за работой сотрудников на новый уровень.

  • Онлайн-мониторинг компьютеров позволяет наблюдать (и записывать видео) за мониторами сотрудников в режиме онлайн и выявлять нарушения рабочего распорядка;
  • Система контроля нарушений позволяет оперативно выявлять  нарушения сотрудников и предотвращать утечку информации;
  • Функция удаленного доступа к рабочим столам позволяет осуществить дистанционное управление компьютерами сотрудников всего за 1 клик;
  • Функция кейлоггера запоминает все нажатия клавиш сотрудником, позволяя посмотреть, что набирал работник параллельно с историей действий за ПК;
  • Контроль удаленных сотрудников позволит зафиксировать, сколько часов отработал фрилансер, что важно при начислении зарплаты. Онлайн-мониторинг и анализ эффективности покажут, насколько продуктивно сотрудник на аутсорсе использовал свои рабочие часы. Функция удаленного доступа позволит также осуществить удаленное администрирование ПК сотрудников.

Зачем вести учет рабочего времени вручную, когда можно воспользоваться расширенным функционалом KickIdler? Автоматизация учета рабочего времени онлайн освободит вас от рутинной работы. С помощью нашего программного комплекса вы сможете легко проконтролировать эффективность работы своих сотрудников и найти слабые места в работе персонала.

Система учета рабочего времени Kickidler

 

Читать «Кадровое дело»

www.kickidler.com

Как автоматизация позволила взять под контроль рабочее время сотрудников

Кейс от компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)»

IT-инструменты, которые использует Пётр Лебедев
  • 1С:Документооборот
  • 1С:Бухгалтерия 8
  • 1С:Зарплата и управление персоналом

Для многих компаний качественный учёт рабочего времени сотрудников – это не только инструмент контроля эффективности работы персонала, но и важная опция, напрямую влияющая на выручку и прибыль (например, если клиенты платят за человеко-часы). И автоматизация процессов, связанных с учётом рабочего времени, существенно усиливает эффективность работы всего предприятия. О том, чего удалось добиться в результате автоматизации на проектном предприятии, рассказал директор по экономике и финансам компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)» Пётр Лебедев.

Досье

Пётр Лебедев, директор по экономике и финансам компании  «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)» (Дзержинск) – российского подразделения известной немецкой корпорации, специализирующейся на проектировании промышленных объектов. Образование: Санкт-Петербургский государственный политехнический университет, Нижегородский государственный университет. На предприятии работает с 1993 года, за это время прошёл путь от рядового техника до топ-менеджера.

 

Зачем потребовалась автоматизация  

Главная продукция нашей компании – проектные работы. Их сложно оценить в натуральных или условных показателях. Однако нам необходим контроль рабочего времени сотрудников, чтобы корректно определять объёмы и стоимость работ. В качестве показателя выбрали человеко-часы сотрудников отделов, которые непосредственно выполняют проекты. 

Особенность в том, что сотрудники одновременно работают над несколькими заказами. И часть своего рабочего времени им приходится тратить на повышение квалификации, подтверждение квалификационных аттестатов на право выполнения отдельных видов проектных работ. Ранее контроль рабочего времени сотрудников вели с помощью бумажных табелей. 

Происходило это так. Сотрудники производственных отделов каждый месяц вели контроль учёта рабочего времени: записывали в бумажный табель, сколько часов потратили на конкретные проекты, учёбу, командировки и т.д. В конце месяца сдавали табели непосредственному руководителю, а тот передавал их в службу учёта. Сотрудник службы вносил данные в систему, готовил сводные отчёты по проектам и подавал их руководителям проектов. Собирая данные, мы сталкивались с тремя проблемами: 

  1. На сбор статистики уходило слишком много времени. Сведения о фактических трудозатратах работников были доступны для анализа в лучшем случае через неделю после окончания отчётного месяца. Руководители долго проверяли и утверждали табели подчинённых.
     

  2. Было невозможно получить промежуточные отчёты. Собирать статистику чаще раза в месяц не получалось. И если бы мы ввели еженедельные отчёты, то число бумажных табелей выросло бы в четыре раза. Кроме того, для анализа требуются данные о каждом работнике. Но кто-то на больничном, кто-то в командировке и не может заполнить табель вне обычного графика. 

  3. Сотрудники ошибались, заполняя табель. Например, неверно указывали номер контракта или вид работ. Или вовсе не вели учёт рабочего времени и в конце месяца заполняли табель произвольно. Чтобы решить перечисленные проблемы, мы автоматизировали контроль учёта рабочего времени сотрудников. 

Как проходила автоматизация  

Выбор продукта 

Продуктов с требуемым функционалом на рынке не нашли. Обратились в головную компанию. Оказалось, их программа учёта времени рабочего времени сотрудников нам не подходит по техническим, финансовым и законодательным причинам. Тогда задумали создать продукт под наши требования. Отдел контроллинга составил техзадание, описав в нём функции имеющейся системы. Затем техзадание прошло несколько этапов согласования на разных уровнях руководства. После каждого этапа вносили правки. Затем провели тендер. Техническое задание использовали как спецификацию на программный продукт. 

Подрядчиков оценивали по четырем критериям: 

  • сроки реализации;

  • стоимость;

  • условия сопровождения проекта и последующей поддержки;

  • размер дополнительных вложений на покупку оборудования, серверов, лицензий и т.д. 

Предложения прислали четыре компании. Изучили их и остановились на варианте от компании «Лад» на базе продукта «1С:Документооборот». Эта компания дала лучшее предложение по стоимости. Ещё мы увидели выгоду в интеграции с имеющимися продуктами «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Создавать систему начали в апреле 2014 года, а к сентябрю запустили тестирование первой версии. 

Как велась работа с интегратором 

Интегратору потребовалось адаптировать наше техническое задание, чтобы избежать различий в трактовках основных положений. Поэтому работу начали с согласования технического задания. Провели стартовое совещание с разработчиком. Участвовали пять человек. Со стороны разработчика – руководитель проекта и специалист по постановке задач. 

С нашей стороны: 

  • я, на тот момент занимавший должность начальника отдела контроллинга;

  • мой подчинённый, который тогда отвечал за работу действующей системы учета;

  • сотрудник, отвечающий за графики проектов
    (по затраченным человеко-часам, срокам и т.п.). 

Сообща написали требования к новой системе учёта рабочего времени сотрудников. В частности, описали функции рабочих окон и элементов меню программы. Например, пункт меню «Табель» поддерживает два действия: заполнение и согласование табеля. 

Группы пользователей, их функции и права доступа 

Мы создали отдельные группы для рядовых сотрудников, руководителей отделов, проектов, топ-менеджеров и т. д. В каждой группе свои права. Одни сотрудники вправе только вносить информацию, другие – вносить и утверждать данные и т.д. Так, рядовой сотрудник видит только свой табель, руководитель ‑ табели только своих подчинённых, руководитель проекта ‑ отчётность по подшефным проектам и т.д. 

Как теперь фиксируется время 

Сотрудники ежедневно на своих компьютерах вносят данные, сколько часов потратили на выполнение контрактов, на внутреннюю работу и т.п. Программа контроля рабочего времени сотрудников фиксирует данные на разные виды деятельности. Сотрудники могут в электронном виде согласовывать затраченные человеко-часы с начальниками отделов и руководителями проектов. Благодаря системе отчётов мы получаем данные о часах, потраченных на выполнение контрактов, на внутреннюю деятельность в необходимых разрезах и формах. 


 

Как обучали сотрудников 

Контракт с интегратором предусматривал поэтапное обучение персонала. Когда 50% функционала было готово, сотрудникам отправили письмо, что компания внедряет систему. Написали, что сначала обучим пилотную группу и проведём тестирование. В пилотную группу вошли сотрудники отдела автоматизации и электротехники. После того как протестировали систему, начали учить остальных сотрудников. Обученные ранее работники помогали тем, кто только осваивал программу. 

Учёба длилась два месяца. За это время выявляли и исправляли недочеты, совершенствовали и дорабатывали отчёты данных. Когда главные функции заработали, разослали ещё одно письмо. Написали, что система запущена в тестовую эксплуатацию. 

Один месяц вели параллельный учёт в старой и новой системе. А через месяц директор издал распоряжение, что бумажные табели больше не используем. Переход на новую систему прошел без особых сложностей. Всего к системе контроля рабочего времени сотрудников подключили 300 человек. 

Как сейчас ведётся контроль рабочего времени 

1. Каждому проекту, этапу проекта и виду работ в системе присвоен код. Делаем это сразу, как заключаем контракт. В системе определяем, какому сотруднику доступен код для списания на него часов. В табелях участников проектной группы открываем коды работ по проекту. Сотрудникам приходит уведомление в их учётной записи. 

2. Система ежедневно напоминает персоналу, что нужно заполнить табель. Работник выбирает из списка код и указывает затраченное на этот вид работы время. Если человек в командировке и не может заполнить табель, система отмечает этот день цветом. Внести данные можно в другое время в текущем месяце. Список «должников» система отправляет начальнику отдела. 

3. В первый день месяца для каждого руководителя подразделения система создаёт лист согласования на основе заполненных сотрудниками табелей по предыдущему месяцу. У руководителя подразделения есть два дня, чтобы утвердить или отклонить данные. У каждого табеля отображается статус «согласован», «не согласован» или «ожидает согласования». 

4. На основании листов согласований система создаёт отчёт для руководителей проектов. Он содержит информацию о затраченных часах всех подразделений, задействованных в проекте. Руководители проектов тоже вправе согласовать или отклонить списанные на проект часы. Используя согласованные табели, система формирует сводные таблицы о трудозатратах. 

  

Итоги внедрения
новой системы контроля рабочего времени
 

Нам потребовалось меньше года, чтобы полностью отказаться от бумажных табелей учёта рабочего времени сотрудников. Вот каких результатов мы добились: 

1. Увеличили скорость сбора данных о фактических трудозатратах. Ранее нам требовалась неделя, чтобы получить отчёт о затраченных часах на выполнение контрактов. Сейчас создаём окончательный отчет за два дня. Более того, данные доступны сразу после ввода сотрудниками. То есть анализировать сведения можно в любое время. Информация о трудозатратах сотрудников доступна другим системам учёта, например «1С-Бухгалтерия 8». Это сократило сроки калькуляции себестоимости, закрытия периода в бухгалтерском и управленческом учёте. 

2. Получили инструмент повышения производительности труда. Система позволяет в любое время получить статистику в виде отчётов. Рабочий день каждого специалиста прозрачен для руководителей. Это заставляет сотрудников мобилизоваться, эффективнее использовать своё рабочее время. Кроме того, начальник видит, кто из работников не заполнил за нынешний месяц табели, сколько времени занимает у сотрудника работа над одной и той же операцией в разные месяцы и т.д. В будущем планируем изменить систему мотивации. Новая схема уже разработана. Пока же система учёта позволяет точнее рассчитывать зарплату сотрудников, например, когда речь идет об оплате сверхнормативного времени работы. 

Источник: gd.ru.



Читайте также:

Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Автоматизация малого предприятия: несколько полезных рекомендаций.
Как малому предпринимателю обойтись без бухгалтера.
biz360

25 августа 2016


biz360.ru

Как автоматический учёт рабочего времени меняет компании. Читайте на Cossa.ru

80% американских компаний используют приложения для учёта рабочего  времени или таймтрекеры (time tracker). В жёстком мире капитализма, где время — это деньги и нет ничего личного, работодатель не хочет платить за недоработку, а сотрудник скрупулёзно считает каждый предназначенный ему доллар.

В России более адекватного определения этому подходу, чем «автоматическая система учёта рабочего времени», ещё не придумали.

Как это работает?

Автоматическая система учёта рабочего времени — это компьютерная программа для управления человеческим капиталом и повышения продуктивности работы.

Агент программы устанавливается на компьютер и автоматически собирает информацию о том, какими программами и сайтами пользовался владелец компьютера. Время работы в каждом приложении или на сайте считается по нажатиям на клавиши и кликам мыши. Если не кликать больше 5 минут, система начнет учитывать время как «некомпьютерное».

Пример интерфейса программы по тайм-трекингу (в данном случае CrocoTime): показано общее рабочее время сотрудников. Можно просмотреть статистику компании в целом, каждого отдела и каждого сотрудника

Администратор разделяет программы и сайты на «Продуктивные» и «Непродуктивные» для каждого отдела или сотрудника. Фиксируя время работы в разных типах программ, система показывает, сколько сотрудник работал продуктивно, и выявляет отвлекающие факторы.

В России такие программы не очень популярны. Не более 15% компаний сейчас используют автоматические решения для учёта времени, и почти никто не устанавливает такое ПО при открытии компании или на старте проекта.

Систему устанавливают чаще всего в двух случаях

1. Нужно узнать, на что уходит рабочее время

Большинство владельцев компаний лишь в общих чертах знают, чем занимаются их сотрудники: дизайнеры делают дизайн, сейлзы продают. На самом деле, сотрудник каждый день делает десяток разных задач, а у срыва сроков может быть несколько разных причин. Когда менеджмент думает, что проект постигла неудача из-за нехватки или неграмотного распределения времени, кому-то поручают найти программу для учёта времени.

2. Нужно понять структуру бизнес-процесса и определить объём вклада каждого члена команды в стоимость проекта

Если над одной и той же задачей работают несколько членов команды, важно понять, кто делает больше, — не только для справедливой оплаты, но и для понимания уровня квалификации. Таймтрекер покажет, что у двух сотрудников со схожими задачами может уходить на их закрытие разное количество времени.

Один программист может работать на C++ и Java, но оплата этих работ будет совершенно разной. Таймтрекер в этом случае помогает разделить время на «дорогое» и «дешёвое».

Синие полоски — задачи, которые внёс сотрудник. Можно посмотреть, сколько времени команда проекта работала над разными этапами и задачами. Отфильтровать треки можно по результату или типу задачи

Если продолжать аналогию программиста, то в конце месяца он сможет посмотреть, сколько он разрабатывал на каждом из языков и сравнить количество времени, потраченного на проекты, со своей прибылью.

Несмотря на разные цели, изменения в компании, которая автоматизировала учёт рабочего времени, должны начинаться с первого дня.

Первый месяц: узнаём, кто в компании не работает

Вначале 100% менеджеров увлечены идеей контроля. Каждую минуту поступает огромное количество новой информации о работе офиса.

Один из наших пользователей нашел сотрудника, который играл в «шарики» по 5-6 часов в день. В другой компании в офисе работал полноценный онлайн-кинотеатр (фильмы смотрели целыми отделами). Среднее количество времени, которое сотрудники тратят на работе впустую, варьируется от 15% до 30%.

Система показывает время работы с каждой программой, приложением или документом

Список отвлекающих факторов типичен: первое место в 90% случаев занимают «ВКонтакте» и Facebook, на втором — интернет-магазины и новости.

Изучать и анализировать тут особо нечего.

Через пару месяцев: осваиваем инструмент управления процессом

Когда тяга к контролю ослабнет (это происходит уже через месяц), в компаниях задумываются над тем, что делать с этими данными.

Дизайнер уверен, что не справляется и ему нужен помощник. Менеджер проекта посмотрит статистику работы за 1-2 месяца. Если, кроме своих «профильных» программ, он много работал с ТЗ, это может означать, что он делал не свою работу и причина «завала» в том, что технические задания недостаточно детальны и дизайнерам приходится часто обращаться за консультациями.

Отдел разработки сдаёт все проекты в срок. Само по себе это хорошо, но с помощью системы учёта и анализа рабочего времени можно узнать, что из трёх сотрудников отдела 80% рабочих операций делает лишь один человек. Зачем вам ещё два программиста?

Отпадёт необходимость постоянно отвлекать сотрудников вопросами о том, чем они в данное время занимаются. Теперь вся информацию доступна онлайн круглосуточно.

Чёткое понимание, кто сколько времени работал, повышает степень удовлетворенности сотрудников зарплатой и снижает риск штрафных санкций, которые стали бичом больших компаний.

Через год: точно знаем, на что потратить время, чтобы получить больше прибыли

Устанавливать систему на короткое время бесполезно. Глубокий анализ ценности разных процессов для итоговой стоимости продукта возможен только при использовании большого объёма данных.

Только после её использования в течение более одного года, сравнив показатели, можно получить вполне исчерпывающие сведения о работе бизнеса:

  • понять сезонность в продуктивности работы;
  • определить резервы времени и людей;
  • узнать себестоимость работы по каждому проекту и по каждому этапу проекта;
  • детально подсчитать вклад каждого сотрудника в ключевые процессы бизнес-модели компании;
  • знать, какой процесс самый важный для достижения результата, и посвящать ему максимум времени;
  • отказаться от бессмысленных трат времени на социальные сети и YouTube;
  • повысить уровень доверия клиентов к вашей команде через более точные отчеты о затраченных на работу ресурсах.

Что дальше?

В 2016 году спрос на автоматический учёт рабочего времени может вырасти на 20–25%. В условиях низких цен на нефть при снижении потока доходов компаниям придется всеми силами оптимизировать рабочий процесс. И речь тут уже не идёт о сокращениях персонала. Всех, кого нужно, уже сократили в 2008 и 2015 годах.

Всё больше компаний переводят сотрудников на удалённую работу. Переход на такую модель без учёта времени не возможен. 70% российских работодателей с радостью перевели бы своих сотрудников на удалённую работу, чтобы экономить на аренде офисов, но они сомневаются в том, будут ли удалённые сотрудники работать так же продуктивно, как в офисе.

Более того, общее решение сотрудника и работодателя использовать систему учёта рабочего времени повысит уровень взаимного доверия и поможет избежать авралов и стресса.

Через 30 лет понятие «рабочее место» исчезнет навсегда. Массив облачных технологий на стыке IT и HR сделает любой непроизводственный труд «удалённым» (хотя само это понятие тоже исчезнет). Цифровое предприятие будущего — не точка на карте или комната в бизнес-центре.

В рамках этой трансформации основной задачей станет не исполнение рутинных функций вручную, а создание и модификация автоматически исполняемых процессов. Этот процесс будет нарастать с большей скоростью в первую очередь в секторе услуг и сервиса.

Чтобы не отстать от общего для всего мира процесса, российским компаниям уже сейчас нужно задуматься о включении этих технологий в свои бизнес-модели.

Опыт компаний по внедрению тайм-трекинга


       

Дмитрий Изосимов

Руководитель отдела по работе с партнерами TimeInformer

«Мы используем собственную систему учета рабочего времени, и все сотрудники, естественно, это знают. Конечно, внедрение подобных систем не всегда проходит гладко. Сотрудников, и наших в том числе, можно условно разделить на две группы. Одних крайне напрягает мониторинг их ПК, другие воспринимают этот факт равнодушно — „я работаю, что плохого может показать система?“.

Думаю, эффективность контроля рабочего времени можно показать только на примере. У нас был случай, когда сейлы до 3 часов рабочего времени в день тратили на игру World of Tanks. С „танкистами“ провели беседу, ситуация улучшилась. Когда беседы не помогают, приходится наказывать „рублем“ — депремировать. Если и это не помогает специалисту, ему остается искать другое место работы. Ведь подобное отношение к рабочим обязанностям вредит в целом продуктивности и отношениям в коллективе. Конечно, онлайн-игры — не единственная проблема, и помимо этого хватает таймкиллеров: соцсети, развлекательные ресурсы, чаты и форумы. Можно говорить о том, что человеку не хватает интересных задач и потому он тратит время на посторонние дела. Но будем честны, есть люди, которые делают это сознательно, с мыслью „никто все равно не узнает“».


       

Сергей Варт

Head of B2B, Masterzen

«Мы делаем выездной ремонт iPhone, и для нас очень важно, чтобы каждый мастер приезжал к каждому следующему клиенту вовремя.

Мы используем софт, который позволяет совмещать местонахождение мастера с изменением статуса заказа, и таким образом понимаем, что, если, например, мастер задерживается на одном заказе и проводит там больше времени, чем установлено средним регламентом, то следующий заказ этого мастера переносится на другого свободного. А если свободного нет, то автоматически формируется задача в CRM в колл-центр о том, что надо предупредить клиента об опоздании мастера. Таким образом, мы автоматически трекаем исполнение тайминга со стороны мастеров. Также собираем еженедельно статистику и на основе этих данных оптимизируем бизнес-процессы».


       

Евгений Карюк

Исполнительный директор агентства «Биплан»

«Мы долго воспринимали тайм-трекинг как вспомогательный инструмент в работе, рассчитывая на трудолюбие и ответственность специалистов.

Но со временем пришло понимание, что автоматический учёт помогает контролировать бизнесы-процессы в целом, не ставя под сомнения профессионализм сотрудников. Следующим шагом стало внедрение Prima ERP. Сложно понять прибыльность проекта, если ты не знаешь, сколько уходит времени на выполнение задач. Благодаря системе отчетности и показателям затраченных часов, мы получили ответы на два важных вопроса:

1. Сколько мы тратим времени на проект Х?
2. Чем занимается сотрудник Y?

Эта информация помогла нам оптимизировать рабочее время специалистов — какими делами им стоит заниматься, а какие можно отложить на потом. Теперь мы можем видеть всю картину целиком, если пойдем чуть дальше и сведем данные по времени работы с показателями выручки и дебиторской задолженности. В итоге, это нововведение привело к созданию полноценного Dashboard по клиентам.

В первый день внедрения было множество вопросов — „Зачем это? Всем ли нужно заполнять отчет? Как правильно ставить задачи? Принципиальна ли разница в 10-15 минут“?

Мы объяснили, что это не жесткий регламент или суровый контролер, а наш помощник в работе, который всем сэкономит время. Донесли до сотрудников задачи и цели тайм-трекинга. Им понравилось нововведение. Спустя всего неделю специалисты начали заполнять отчеты на автомате, а также использовать информацию и учёт времени для обсуждений внутри команды проекта».


       

Андрей Тушов

Исполнительный директор FreshDoc.ru

«Мы давно используем системы для автоматического учета рабочего времени сотрудников, было рассмотрено (а порой и опробовано) множество сервисов, но в данный момент остановились на Redmine. Мы ведем учет рабочего времени сотрудников компании с большой точностью, время проставляется в задачах и потом суммируется на этапы проектов. Как итог мы видим полную картину расхода человеческих ресурсов компании. Это действительно здорово — понимать, на каком этапе „стопорится“ проект и куда нужно приложить усилия, чтобы возобновить полноценный рабочий процесс. А также на чем остановился сотрудник и где ему нужно повысить предметную квалификацию или „дать волшебного пенделя“.

У нас сотрудники самостоятельно заполняют данные по затраченному времени на своих проектах, контроль за своевременностью внесения данных и их точностью осуществляют руководители отделов. А если задачи разных сотрудников пересекаются, или несколько сотрудников работают над одной задачей, интерфейс программы позволяет оценить загруженность каждого из них. Прогресс не стоит на месте, сегодня бизнесу доступно множество инструментов для мягкого контроля задач и выявления „слабых мест“ проектной работы. Научитесь правильно использовать их, и результаты не заставят себя долго ждать!

Мы знаем, что у юристов и адвокатов в юридическом бизнесе в целом подход более прокачанный, например, при помощи специальных программ, таких как ProjectMate, Jeffit и CasePro и других, полностью отслеживается время, потраченное юристами на работу по клиентскому поручению, и выставляется счёт клиентам на оплату. Там возможны корректировки в ручном режиме, но юристы — это тот пример, где фактически клиенту продается время специалиста».

От редакции

Вопрос к читателям: кто из вас использовал учёт времени или работал в таких компаниях? Был ли бизнес-эффект? Как такой контроль воспринимается сотрудниками? Бывали ли ошибки интерпретации?

А если ещё не сталкивались, то как бы отнеслись к тому, что у вас в компании будут эту систему внедрять? Или, например, вы рассматриваете вакансию и узнаёте, что в этой компании есть автоматический мониторинг времени. И что это для вас? Добро, зло или нечто несущественное?

Поделитесь вашим опытом и мыслями в комментариях.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на Cossa.

www.cossa.ru

Автоматизированный учет рабочего времени: зачем он нужен, и как его внедрять | HR-elearning

Повышение эффективности персонала – важный вопрос, который волнует большинство руководителей. Улучшить дисциплину, поднять производительность и не испортить при этом отношения с подчиненными помогают системы автоматизированного учета рабочего времени.

Автоматизация процессов учета способна упростить жизнь руководителям, бухгалтерам и HR-специалистам, улучшить рабочие показатели сотрудников и сохранить комфортный климат в коллективе.

Благодаря системам учета рабочего времени руководители могут проверять время прихода и ухода сотрудников даже дистанционно, бухгалтерия получает возможность начислять зарплату в соответствии с отработанным временем, оставаясь в рамках трудового законодательства, а сами сотрудники становятся более дисциплинированными, осознавая факт контроля.

Как это работает?

Для учета рабочего времени могут использоваться как турникеты на проходной, так и терминалы LICON, которые устанавливают непосредственно у дверей кабинетов. Второй вариант актуален для небольших организаций, где нет необходимости в установке турникетов или, напротив, на крупных предприятиях, где дорога от проходной до рабочего места занимает определенное время.

Сотрудники предъявляют свои идентификаторы считывателю, а система формирует табель учета рабочего времени, поддерживая при этом гибкие и скользящие рабочие графики. Отсутствие сотрудника на рабочем месте может быть закрыто с помощью оправдательного документа, который система позволяет создавать и редактировать.

Следить за тем, чтобы сотрудники не увлекались нецелевым использованием рабочего времени, помогает система прозрачного здания. В рабочих помещениях устанавливаются камеры, изображение с которых передается на компьютер руководителя.

Что дает учет рабочего времени?

Согласно данным компании PERCo – ведущего производителя систем безопасности,после внедрения автоматизированного учета рабочего времени в Морском Торговом порту Санкт-Петербурга и на Таганрогском металлургическом заводе нарушения трудовой дисциплины сократились в пять раз, а трудозатраты ответственных за учет рабочего времени сотрудников – в два раза.

Таким образом, первая цель достигнута – прибыль компании возросла, затраты трудовых ресурсов снизились. Теперь коснемся второй цели – контроля без конфликта.

Когда учет рабочего времени не автоматизирован, следить за дисциплиной все равно кому-то приходится: это может быть непосредственный руководитель, секретарь, менеджер по персоналу. Скорее всего, отношение коллектива к ответственному лицу будет достаточно настороженным, именно его сотрудники будут винить, например, в урезанной из-за опозданий зарплате или невыплаченной премии.

Использование систем учета рабочего времени позволяет этого избежать: все явки и неявки фиксируются автоматически, так же рассчитывается и заработная плата. Так что винить, кроме собственной неорганизованности,некого.

Лайфхаки по внедрению системы автоматизированного учета рабочего времени

Часто сотрудники воспринимают идею учета рабочего времени негативно, что приводит к противостоянию с руководством. Такая атмосфера на пользу рабочему процессу не идет. Поэтому при внедрении таких систем важно выбрать правильную стратегию.

• При выборе системы отдавайте предпочтение той, что поддерживает гибкий график. В таком случае сотрудник сможет прийти попозже или уйти пораньше, но это время он должен будет отработать. При интеграции системы с 1С бухгалтер сможет рассчитать заработную плату исходя из отработанного времени. Сотрудники же буду чувствовать себя комфортнее, самостоятельно распоряжаясь своим временем.

• Проведите общее собрание и расскажите о нововведении, соберите обратную связь. Так вы поймете, чего боятся ваши сотрудники, и сможете найти для них контраргументы.

• Говоря о системе, делайте акцент не на штрафах и санкциях в отношении сотрудников, а на оптимизации их труда. Например, можно рассказать о том, что система фиксирует не только опоздания и прогулы, но и согласованные с руководством переработки, которые в дальнейшем будут оплачены.

• Пункт о том, что контроль учета рабочего времени автоматизирован, необходимо внести в трудовой договор или издать специальный приказ и ознакомить с ним сотрудников. Это поможет избежать споров и конфликтных ситуаций.

hr-elearning.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о