Бизнес процессы верхнего уровня: Модель деятельности. Верхний уровень модели деятельности

Содержание

Модель деятельности. Верхний уровень модели деятельности

Модель деятельности (модель бизнес-процессов)

Модель деятельности (другое наименование – модель бизнес-процессов) является наиболее важной частью организационной модели, поскольку содержит описание того, как происходит создание ценности для всех заинтересованных сторон: потребителей, акционеров, сотрудников, общества, государства (рис. 1).

Рис. 1. Пример описания создания ценности для потребителя

Чтобы отобразить деятельность в целом, при моделировании разумно двигаться сверху вниз: от общего описания видов деятельности (функциональных систем, бизнес-процессов и сервисов) к описанию отдельных функций, от функций – к процессам и операциям.

Всего в модели деятельности (модели бизнес-процессов) можно выделить три уровня:

  1. Верхний (системный) уровень описывает, какие основные, вспомогательные и управленческие виды деятельности в организации существуют, и, при необходимости, показывает, как они между собой взаимосвязаны. На верхнем уровне необходимо обеспечить однозначное соответствие видов деятельности и функциональных систем (в том числе бизнес-процессов и сервисов) – это обеспечит простоту и ясность модели.  
  2. Средний (функциональный) уровень описывает внутреннее содержание видов деятельности, показанных на верхнем уровне: как организовано управление в рамках каждой функциональной системы, какие функции (зоны ответственности) выделены, какие ресурсы задействованы, какие присутствуют внутренние и внешние взаимосвязи.
  3. Нижний (операционный) уровень описывает порядок исполнения стандартных операционных процедур – тех цепочек операций, для которых определен (или может быть определен) наилучший вариант их исполнения. Операционный уровень содержит только ту часть деятельности, исполняемой в рамках функциональной системы, которую целесообразно подвергнуть стандартизации.

Верхний уровень модели деятельности

Модель деятельности (модель бизнес-процессов) может быть построена как для всей организации, так и для ее отдельных частей – в зависимости от целей моделирования. При базовом варианте построения модели, соответствующем большей части возможных целей моделирования, модель на верхнем уровне должна содержать «вид сверху» на предприятие в целом. Каждая функциональная система, отображаемая на верхнем уровне, обеспечивает предоставление значимого продукта, ресурса или услуги.

Всю деятельность организации (компании, предприятия) разумно разделить на три крупных блока:

  1. Основная деятельность (основные бизнес-процессы) – направлена на создание ценности для внешнего потребителя. Основные бизнес-процессы формируют денежные поступления в организацию и являются основой ее конкурентоспособности.
  2. Вспомогательная деятельность (обеспечивающие бизнес-процессы и сервисы)
    – ориентирована на создание ценности для внутреннего потребителя. Вспомогательные бизнес-процессы и сервисы ориентированы на поддержание основных бизнес-процессов посредством:
  3. Управленческая деятельность (функциональные системы управления, составляющие единую систему управления деятельностью предприятия) – ориентирована на обеспечение согласованности основных и вспомогательных бизнес-процессов и сервисов, достижение общих организационных целей. По сути дела, эти процессы порождают ту общую инфраструктуру и общие правила «игры», которые позволяют существовать каждому отдельному бизнес-процессу или сервису. Как правило, в нашей практике мы выделяем следующие основные подсистемы управления:

Для коммерческих организаций вышеописанное разделение может быть переформулировано в терминах бизнеса: ведение бизнеса, обеспечение бизнеса, управление бизнесом. Примеры верхнего уровня модели деятельности приведены на рис. 2 и 3.

Рис. 2. Упрощенный пример диаграммы верхнего уровня модели деятельности (модели бизнес-процессов)

Рис. 3. Пример альтернативного варианта диаграммы верхнего уровня, отражающий зоны ответственности по уровням управления в рамках холдинговой структуры

Элементарные правила описания процессов

Правила описания процессов, которые я здесь привожу, в первую очередь, предназначены для тех, кто не использует специализированное программное обеспечение. Если для описания процессов вы пользуетесь стандартными офисными программами наподобие MS Office и MS Visio, то эта статья будет вам очень полезна.

  1. Карта процессов верхнего уровня отражает не более 22 – 25 процессов, включающих в себя основные процессы, вспомогательные и процессы управления.
  2. На карте верхнего уровня необходимо отображать взаимосвязи процессов. Взаимосвязь – это то, что производит один процесс и использует другой. Производитель – клиент. Таким образом, вы связываете основные процессы в цепочку добавленной ценности.

3. Вспомогательные процессы, как правило, поставляют свои продукты во все остальные бизнес процессы. Например, процесс «Управление персоналом» поставляет свой продукт “персонал” во все остальные процессы. В таком случае укажите на карте факт выхода процесса, но не связывайте его с другими процессами.

4. Помимо прочего на карте процессов верхнего уровня должны быть отображены:

  • Продукты
  • Категории клиентов
  • Требования к продуктам

5. Расположение организационных единиц, которые участвуют в бизнес процессах на карте верхнего уровня, поможет в дальнейшем анализе.

Подробнее о подготовке карты процессов верхнего уровня:

6. Если вы не используете ПО для моделирования бизнес процессов и намереваетесь в дальнейшем использовать распечатанные описания процессов, настоятельно рекомендую нумеровать / кодировать процессы. Это поможет не только в соединении уровней описания, но и облегчит поиск связей в документах.

Пример кодировки процессов

В нашей компании мы используем следующие принципы определения кода процесса:

  • Карта процессов верхнего уровня всегда имеет код А1.
  • Каждый бизнес процесс на карте верхнего уровня имеет свой номер и буквенное обозначение:
  • Основные процессы обозначаются буквой B (Business)
  • Вспомогательные процессы имеют букву C (Costs)
  • Процессы управления начинаются с буквы D(Driver)
  • После буквы идет порядковый номер процесса
  • Нумерация процессов сквозная, то есть не зависит от буквы процесса, нумерация идет по порядку. Так что набор процессов может быть таким: B2, B3, B4, C5, C6, D7 и т.д.
  • Подпроцессы следующего уровня используют многоуровневую нумерацию. Например, подпроцессы процесса B2 будут начинаться с B2.2, B2.3 и т.д.
  • После кода процесса всегда следует его название. Например, B2 Производство. А его подпроцесс «Настройка оборудования» будет иметь код B2.2

7. Понятие уровней. Уровень представляет из себя описание процесса в определенных рамках детализации. Если на первом уровне процесс описывается в виде одного блока и лишь основных входов и выходов, то чем ниже уровень описания, тем детальнее оно становится.

8. Деление процессов на уровни называется декомпозицией. Чем больше процесс декомпозирован, тем детальнее он описан.

9. Жестких правил по декомпозиции процессов по уровням нет. Тем не менее мы в своей работе выделяем 3 уровня описания бизнес процессов.

Уровни описания процессов

10. Разные уровни описания процесса размещаются на разных схемах. 1 схема = 1 лист описания. См. Правила моделирования бизнес- процессов

11. Правила описания процессов говорят о том, что разные процессы могут иметь разное количество уровней описания.

12. Если нас интересует содержание подпроцесса, а не его взаимодействия с другими, то это описание представляет из себя одну схему уровня.

13. Тем не менее связи схемы на листе должны быть понятны. Должны быть обязательные пометки о том, к какому процессу и уровню относится данная схема. Частично эта проблема решается с помощью нумерации и кодификации, однако можно сделать еще удобнее. Для этого можно использовать отображение «пути» декомпозиции. Как это делается на интернет страницах.

14. Если элемент на схеме ссылается на элемент на другой схеме (странице), необходимо указать номер и название объекта, на который ссылаются. Если есть возможность автоматически вставить номер страницы, на которой располагается элемент, то стоит такую ссылку сделать. Вручную же указывать номера страниц не стоит. Нумерация страниц может быть легко нарушена, и тогда ссылки окажутся бесполезными.

15. Наименование страницы со схемой должно соответствовать системе кодирования и названия процессов.

16. Уровни заголовков страниц со схемами процесса должны соответствовать уровням описания. В таком случае с помощью функции оглавления вы сможете сразу создать структуру описания –  удобную для ориентации и поиска информации.

17. Если есть возможность делать активные ссылки внутри документов, чтобы при нажатии на нее происходил переход на указанное место, то это желательно сделать. Это экономит время и удобно.

18. В документе со схемами и описаниями обязательно должен быть раздел с расшифровкой терминов и значков схем процессов.

19. В общем мы рекомендуем следующую структуру документов по описанию процессов:

Структура документации

20. Соотношение схем и текстового описания. Схема должна быть составлена таким образом, чтобы текстового пояснения требовалось по минимуму. Однако не всегда можно избежать текста, а порой дополнять просто необходимо. В таком случае используйте принцип сносок. Т.е. если к элементу на диаграмме есть некое текстовое пояснение дальше, то необходимо указать номер сноски. Схема и текстовые пояснения должны быть на разных листах.

21. Схема должна быть составлена таким образом, чтобы она могла разместиться на одном листе А4 и быть достаточно удобной для прочтения в таком размере. Если схема получается слишком большой, разбивайте процесс на большее количество подпроцессов.

22. Обязательно ведите историю изменений документа. История должна быть неотъемлемой частью документа.

23. Скрупулезно проверяйте изменения и названия в документе. Не должно быть такого, что в одном месте название объекта изменили, а в другом нет.

Таковы базовые правила описания процессов.

Структура модели бизнес-процессов [BS Docs 4]

Модель бизнес-процессов, согласно методологии SADT, создается на основе принципа декомпозиции: «…декомпозиция заключается в начальном разделении объекта на более мелкие части и последующем соединении их в более детальное описание объекта». На верхнем уровне модели рассматриваемая система представляется в виде одного процесса, например, «Деятельность по производству и продаже оборудования», далее он декомпозируется на совокупность бизнес-процессов верхнего уровня (см. Основные элементы системы управления). Каждый из бизнес-процессов верхнего уровня декомпозируется на ряд подпроцессов. В качестве критерия выделения подпроцессов второго уровня можно использовать промежуточные состояния объекта управления. Например, процесс «Продвижение и продажи» может быть декомпозирован на подпроцессы:

  1. Продвижение продуктов

  2. Выяснение потребности клиента

  3. Заключение договора с потребителем

  4. Прием текущих заказов

  5. Производственное планирование

  6. Организация выполнения заказа клиента

  7. Организация удовлетворения претензий клиентов

  8. Анализ удовлетворенности клиентов

Количество уровней декомпозиции выбирается исходя из стоящих задач и необходимой степени подробности описания. На практике используют 3-5 уровней декомпозиции.

Business Studio позволяет создавать графические модели бизнес-процессов с помощью диаграмм, выполненных в той или иной нотации моделирования. Поддерживается пять типов нотаций графического моделирования — IDEF0, Процесс и Процедура, BPMN, EPC. Для создания модели бизнес-процессов можно использовать любую из этих нотаций или их комбинации. Рекомендуется в зависимости от уровня процесса в модели для его описания использовать нотации, приведенные в Таблице 1.

Уровень модели Используемая нотация Комментарий
0 IDEF0 (контекстная диаграмма) Модель, выполненная в нотации IDEF0, имеет контекстную диаграмму верхнего уровня А-0, на которой объект моделирования представлен единственным блоком с граничными стрелками. Стрелки на этой диаграмме отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. Диаграмма A-0 устанавливает область моделирования и ее границу.
1 IDEF0 1 уровень содержит процессы верхнего уровня модели.
2 IDEF0 2 уровень содержит декомпозицию процессов верхнего уровня. Например, процесс второго уровня «Продвижение продуктов» может быть декомпозирован на подпроцессы 3 уровня:
1. Группировка клиентов и анализ клиентской базы
2. Разработка программы удержания клиентов
3. Определение потребности по привлечению новых клиентов
4. Разработка комплекса продвижения продуктов на целевые рынки
5. Проведение мероприятий комплекса продвижения
3 и далее Процесс, Процедура, BPMN, EPC На 3 уровне происходит смена нотации моделирования. 3 уровень при корректной декомпозиции будет представлять собой работы — наименьшие возможные процессы, создающие минимальный отделимый результат, за отдельные действия внутри работы будут отвечать конкретные должностные лица.

Таблица 1. Уровни модели нотации IDEF0


Если в модели используются метапроцессы, то уровни сдвигаются, начиная с 1.

Моделирование деятельности на низких уровнях модели тесно коррелирует с прикладными методиками и технологиями деятельности, т.е. в ряде случаев вопросы «что делать» и «как делать» сливаются воедино.

Диаграмма является основным рабочим элементом при создании модели. Диаграммы имеют собственные синтаксические правила, которые будут рассмотрены в следующих разделах.

3. Описание процессов верхнего уровня «как есть».

Когда выделены процессы верхнего уровня, они уже могут быть расписаны более подробно, до входящих в их состав подпроцессов. Например, процесс «Закупка» в компании может быть расписан до следующих входящих в него подпроцессов:

  • Поиск поставщиков и товаров.

  • Определение потребности в товаре.

  • Формирование заказа.

  • Заказ товара.

  • Возврат товара поставщику.

На этом этапе также могут указываться входы и выходы каждого подпроцесса, а также ответственные подразделения за выполнение подпроцессов. Например, фрагмент процесса «Закупка» представлен на рис 4.1.

После того как структура работ по проекту ясна, следует оценить срок выполнения каждой работы. При этом руководствоваться надо не максимально возможным сроком, а средним, приемлемым для нормальных условий. Определяется примерная длительность и стоимость, а также ответственные за выполнение каждой из работ и таким образом формируется смета по проекту.

Рис. 4.1. Фрагмент описания бизнес-процесса верхнего уровня «Закупка»

Таким образом описываются все процессы верхнего уровня. Важным моментом является то, что на этом этапе процессы описываются именно в том состоянии, в котором они имеются на момент описания, без учета пожеланий по улучшению. Дело в том, что оптимизация процессов происходит постепенно, оптимизировать сразу все невозможно, поэтому на следующем этапе производится анализ описаний «как есть», выявляются наиболее проблемные процессы и именно они оптимизируются в первую очередь.

4. Анализ бизнес-процессов, выявление наиболее важных и проблемных процессов. Подробное описание выбранных проблемных процессов.

Описанные процессы верхнего уровня далее подвергаются анализу по следующим параметрам:

  • Важность процесса с точки зрения реализации стратегии: насколько велика роль того или иного процесса в выполнении стратегии?

  • Проблемность: насколько далек процесс от идеала?

  • Возможность изменения процессов: насколько затратно, сложно изменить тот или иной процесс?

Процессы, которые являются наиболее важными и проблемными, а также изменения в которых провести легче всего, будут первыми кандидатами на оптимизацию.

Например, одна строительная компании решила со строительства бизнес-центров эконом-класса перейти на рынок строительства элитных бизнес-центров. Для этого компания провела анализ нового рынка и определила ключевые факторы успеха на нем:

  • Качественные строительные материалы

  • Качественные и быстрые строительные работы

  • Бренд компании

  • Тесное взаимодействие с заказчиком при разработке проекта бизнес-центра

Таким образом, важнейшими бизнес-процессами для реализации разработанной стратегии были следующие процессы:

  • Закупка (в части контроля качества закупаемых материалов)

  • Проектирование (в рамках активного взаимодействия с заказчиком)

  • Строительно-монтажные работы

  • Управление маркетингом (в части формирования сильного бренда компании)

Далее все процессы компании были проанализированы с точки зрения их проблемности, и наиболее проблемными были признаны следующие процессы:

  • ИТ-обеспечение (из-за низкой квалификации и недостатка специалистов)

  • Строительно-монтажные работы (из-за длительности)

Что касается возможности проведения изменений в самом важном и проблемном процессе «Строительно-монтажные работы», то оптимизировать его было относительно просто — достаточно было нанять несколько прорабов, а также использовать материалы, которые быстрее высыхают и твердеют, что позволяет выполнять часть работ не последовательно, а параллельно, без потери времени. Так, процесс становился несколько более дорогим, но более оптимальным.

Моделирование бизнес-процессов — тест 18

Главная / Менеджмент / Моделирование бизнес-процессов / Тест 18 Упражнение 1:
Номер 1
ARIS - это

Ответ:

&nbsp(1) методология объектного моделирования&nbsp

&nbsp(2) методология структурного моделирования&nbsp

&nbsp(3) Графический редактор&nbsp

&nbsp(4) Программа для управления качеством&nbsp



Номер 2
Как можно охарактеризовать обобщенный уровень процессов организации:

Ответ:

&nbsp(1) Процессы верхнего уровня&nbsp

&nbsp(2) Логика выполнения процесса&nbsp

&nbsp(3) Автоматизированное выполнение шагов процесса&nbsp

&nbsp(4) Группы процессов&nbsp



Номер 3
Что описывает модель цепочки добавленного качества Value Added Chain?

Ответ:

&nbsp(1) Процессы верхнего уровня&nbsp

&nbsp(2) Иерархию должностей и их функций&nbsp

&nbsp(3) Сценарии процесса&nbsp

&nbsp(4) Ресурсное окружение процессов&nbsp



Упражнение 2:
Номер 1
Детализация - это:

Ответ:

&nbsp(1) Синоним декомпозиции&nbsp

&nbsp(2) Обязательный элемент моделирования&nbsp

&nbsp(3) Наименьшая часть организационной структуры предприятия&nbsp

&nbsp(4) Разбиение модели на части по функциональному принципу&nbsp



Номер 2
К вспомогательным бизнес-процессам часто относят:

Ответ:

&nbsp(1) Управление персоналом&nbsp

&nbsp(2) Маркетинг&nbsp

&nbsp(3) Стратегическое планирование&nbsp

&nbsp(4) Бюджетирование&nbsp



Номер 3
Диаграмма Organizational Chart существует для описания:

Ответ:

&nbsp(1) Организационной структуры и ее детализации&nbsp

&nbsp(2) Иерархии только должностей&nbsp

&nbsp(3) Иерархии только подразделений&nbsp

&nbsp(4) Ни для чего из перечисленного&nbsp



Упражнение 3:
Номер 1
Какая методология моделирования визуально более современна и более удобна для отображения всех подсистем организации и их взаимосвязей:

Ответ:

&nbsp(1) Объектная&nbsp

&nbsp(2) Структурная&nbsp

&nbsp(3) Обе&nbsp



Номер 2
С чего более правильно начинать описание организации?

Ответ:

&nbsp(1) С организационной структуры&nbsp

&nbsp(2) С процессов&nbsp

&nbsp(3) С ресурсов&nbsp

&nbsp(4) С продуктов и услуг&nbsp

&nbsp(5) С финансирования&nbsp



Номер 3
В организации нет должностей, только бизнес-роли. Можно ли разработать смоделировать организационную структуру?

Ответ:

&nbsp(1) Можно только привязав бизнес-роли к процессам модели VAD&nbsp

&nbsp(2) Можно&nbsp

&nbsp(3) Можно только при условии наличия регламентов отделов&nbsp

&nbsp(4) Невозможно&nbsp



Упражнение 4:
Номер 1
Можно ли на модели организационной структуры отобразить процессы?

Ответ:

&nbsp(1) Нельзя&nbsp

&nbsp(2) Можно &nbsp

&nbsp(3) Можно только процессы верхнего уровня&nbsp

&nbsp(4) Можно только привязав процессы к объектам организационных единиц&nbsp



Номер 2
Возможно ли построить основные процессы без связей между объектами по типу «предшествующий-последующий»?

Ответ:

&nbsp(1) Да, можно&nbsp

&nbsp(2) Нет&nbsp

&nbsp(3) Можно только у ограниченного числа объектов&nbsp

&nbsp(4) Можно только в определенных сферах деятельности&nbsp



Номер 3
«Разработка новых продуктов, технологий и услуг» - это бизнес-процесс:

Ответ:

&nbsp(1) Развития&nbsp

&nbsp(2) Управления&nbsp

&nbsp(3) Основной&nbsp

&nbsp(4) Вспомогательный&nbsp



Упражнение 5:
Номер 1
«IT-Обеспечение» - это бизнес-процесс:

Ответ:

&nbsp(1) Вспомогательный&nbsp

&nbsp(2) Основной &nbsp

&nbsp(3) Развития&nbsp

&nbsp(4) Управления&nbsp



Номер 2
Возможно ли построить цепочку основных процессов такого типа: Снабжение комплектующими – Производство – Продажа - IT-обеспечение – Доставка?

Ответ:

&nbsp(1) Нет, потому что один из процессов не относится к основным&nbsp

&nbsp(2) Нет, потому что «IT-обеспечение» — более главный процесс&nbsp

&nbsp(3) Да&nbsp

&nbsp(4) Да, только поменяв местами процессы&nbsp



Номер 3
К какому типу процессов верхнего уровня относятся «Обучение» и «Научные исследования» в университете?

Ответ:

&nbsp(1) К основным&nbsp

&nbsp(2) К вспомогательным&nbsp

&nbsp(3) К процессам развития&nbsp

&nbsp(4) К процессам управления&nbsp



Упражнение 6:
Номер 1
Возможно ли декомпозировать на подгруппы процессов процессы верхнего уровня банка «Кредитование физических лиц» и «Кредитование юридических лиц»?

Ответ:

&nbsp(1) Да, можно оба&nbsp

&nbsp(2) Да, но только первый&nbsp

&nbsp(3) Да, но только второй&nbsp

&nbsp(4) Невозможно&nbsp



Номер 2
Является ли модель VAD моделью процедуры?

Ответ:

&nbsp(1) Нет&nbsp

&nbsp(2) Да&nbsp

&nbsp(3) Да, но только категория основных процессов&nbsp

&nbsp(4) Да, но только категория процессов развития&nbsp



Номер 3
Можно ли объект организационной структуры декомпозировать на процесс?

Ответ:

&nbsp(1) Нет&nbsp

&nbsp(2) Да, но только на процесс верхнего уровня&nbsp

&nbsp(3) Да, но только объект «Организационная единица»&nbsp

&nbsp(4) Да, но только на процесс верхнего уровня&nbsp



Упражнение 7:
Номер 1
Какая разница между Экземпляром объекта и Определением объекта?

Ответ:

&nbsp(1) Экземпляр – это ссылка на объект в разных моделях, а Определение – уникальный объект&nbsp

&nbsp(2) Разницы нет, это синонимы&nbsp

&nbsp(3) Экземпляр – это множество объектов одного типа, а Определение – уникальный объект&nbsp

&nbsp(4) Экземпляр можно декомпозировать, а определение нет&nbsp



Номер 2
Обязательно ли придерживаться референтной модели при моделировании верхнего уровня компании?

Ответ:

&nbsp(1) Нет&nbsp

&nbsp(2) Обязательно&nbsp

&nbsp(3) Только при моделировании основных процессов&nbsp

&nbsp(4) Только при составлении метрик процессов&nbsp



Номер 3
Можно ли на одном уровне, в рамках одной модели показать и процессы верхнего уровня, и подпроцессы?

Ответ:

&nbsp(1) Можно&nbsp

&nbsp(2) Невозможно&nbsp

&nbsp(3) Только для некоторых видов деятельности&nbsp

&nbsp(4) Только в связи с моделью оргструктуры&nbsp



Упражнение 8:
Номер 1
Верно ли, что деятельность организации всегда надо описывать от верхнего уровня до модели окружения функции?

Ответ:

&nbsp(1) Нет&nbsp

&nbsp(2) Только до уровня процедуры&nbsp

&nbsp(3) Только для некоторых видов деятельности&nbsp

&nbsp(4) Только в связи с моделью оргструктуры&nbsp



Номер 2
Какая последовательность моделирования процессов корректна для крупной компании?

Ответ:

&nbsp(1) VAD-VAD-PSD-eEPC&nbsp

&nbsp(2) eEPC-VAD-PSD-FAD&nbsp

&nbsp(3) VAD-eEPC-VAD&nbsp

&nbsp(4) FAD-eEPC-eEPC&nbsp



Номер 3
При каких условиях в диаграмме VAD можно смоделировать процедуру?

Ответ:

&nbsp(1) ни при каких&nbsp

&nbsp(2) при условии наличия в модели объектов процедуры&nbsp

&nbsp(3) при условии наличия в модели объектов оргструктуры&nbsp

&nbsp(4) при условии наличия детального описания&nbsp



Уровни иерархии бизнес-процессов – Бюро проектного менеджмента

Обмен обратной связью по итогам тренинга с его участниками зачастую таит в себе интересные открытия. Недавно в завершении тренинга «Основы управления бизнес-процессами» один из его участников высказал пожелание: более глубоко погружаться в конкретные области знаний управления бизнес-процессами. Например, провести детальный анализ конкретного бизнес-процесса и сформировать рекомендации по его оптимизации. Суть дискуссии, последовавшая после этого, показалась мне заслуживающей отдельной заметки.

Если пользоваться широким определением термина «процесс», то последовательность взаимосвязанных действий, которая преобразует входы в выходы, будет являться процессом (определение процесса ISO).

Фактически любая деятельность подпадает под такое определение, что создает определенную путаницу при общении: формально мы можем считать процессом и «прогулку в магазин за хлебом», и «строительство 30-ти этажного бизнес-центра». Очевидно, инструменты для управления такого рода процессами будут сильно отличаться (в первом случае по сути ничем управлять и не нужно, а во втором – нам скорее потребуются инструменты проектного, а не процессного менеджмента).

Поэтому чтобы более четко определить объект управления, в ABPMP вводят дополнительные критерии того, что считать бизнес-процессом:

  • Процесс должен создавать ценность для потребителя (внешнего или внутреннего)
  • Процесс должен быть кросс-функциональным (в последовательность действий вовлечены сотрудники различных отделов)
  • У процесса должны быть четко выраженные начало и конец (повторяемость)

Мы определили, что такое бизнес-процесс, теперь самое время разобраться с таким понятием, как уровни иерархии (вложенности) бизнес-процесса.

Завести карточку клиента в ERP-системе — это атомарная задача, которая является шагом в процессе Заключение договора с новым клиентом.

Заключить договор с новым клиентом — это, в свою очередь, подпроцесс для кроссфункционального процесса от заказа до оплаты. Непосредственно сам кроссфункционый процесс «от заказа до оплаты» входит в группу процессов «Сбыт и маркетинг». При том, что все вышеперечисленное является процессом в широком определении, только подпроцесс заключить договор с новым клиентом и кроссфункциональный процесс от заказа до оплаты подпадают под термин «бизнес-процесс» согласно определения ABPMP.

Очевидно, кроссфункциональный процесс «от заказа до оплаты» является более масштабным, сложным, требует больше навыков, ответственности и полномочий от его владельца по сравнению с подпроцессом «заключить новый договор». В этом плане иерархия бизнес-процесса в чем-то напоминает функциональную иерархию: по мере движения вверх возрастает уровень ответственности и полномочий.

Вернемся к вопросу, с которого мы начали эту заметку. На базовом тренинге «Основы управления бизнес-процессами» мы рассматриваем кроссфункциональный процесс «управление бизнес-процессами», который относится к группе процессов управления. Он, в свою очередь, состоит из различных подпроцессов, в том числе из подпроцесса «анализ и оптимизация бизнес-процесса». Поэтому мы обучаем участников наших тренингов управлять бизнес-процессами согласно уровням иерархии: сначала на базовом тренинге мы разбираем процесс верхнего уровня, после чего на специализированных тренингах мы углубляемся в подпроцессы: «дизайн и моделирование бизнес-процессов» и «анализ и оптимизация бизнес-процессов».

Нужно ли углубленно изучать все области знаний в базовом тренинге? На мой взгляд, у него совсем другая цель: рассмотреть процесс верхнего уровня от начала до конца, сохраняя максимальный масштаб, чтобы увидеть всевозможные нюансы и взаимосвязи. Хотите узнать больше о какой-то конкретной области знаний? Приходите на наш специализированный тренинг.

Бизнес-процессы: прихоть или необходимость | Деловое обозрение

Бизнес-процессы — это неотъемлемая часть любого дела. Таковые есть во всех отраслях, начиная от мелкой торговли и заканчивая крупными производствами. Нередко руководители даже не представляют, какие процессы ежедневно происходят в компании, как их выявлять, контролировать и при необходимости изменять. Опытом решения таких проблем с читателями «ДО» делятся специалисты компании «Авторай».

В условиях конкуренции

Особую популярность тема бизнес-процессов приобрела в связи с обострением конкуренции из-за прихода на региональные рынки федеральных и международных торговых сетей. В такой ситуации преимущество компании в своем сегменте можно получить тремя путями:

  • имея лидерство в продукте, когда рынку предлагается совершенно новый товар — своего рода «ноу-хау»;
  • имея лидерство в цене, когда стоимость товара, предлагаемого конкретной компанией, значительно ниже такой у конкурентов;
  • имея операционное лидерство, когда предприятие отчетливо представляет свои стратегические цели, грамотно позиционирует себя на рынке, имеет работоспособные, четко отлаженные внутренние процессы и стабильно функционирующую систему управления.

В условиях сформировавшегося рынка, когда компании предлагают примерно одинаковые продукты по приблизительно равным ценам, добиться первых двух позиций практически нереально. В этом случае главный упор делается на получение операционного преимущества. Тем более сейчас, когда Россия находится на пороге вступления в ВТО. Как только российский бизнес станет играть по мировым правилам, вероятность того, что организации с нечеткой системой управления окажутся неконкурентоспособными, только увеличится.
Построение прозрачной и грамотно отлаженной организационной структуры, устранение дублирующих и ненужных функций, оптимизация деятельности каждого работника — все это в совокупности повышает эффективность деятельности предприятия и, как следствие, его рыночную конкурентоспособность.

Как есть

Любой бизнес-процесс можно рассматривать как несколько связанных между собой работ или процедур, которые реализуют конкретную цель текущей деятельности в рамках организационной структуры. Исходя из этого, к его особенностям можно отнести:

  • бизнес-процесс состоит из разнородных работ;
  • такие процедуры в совокупности представляют определенный вид деятельности;
  • ему соответствует конкретная организационная структура.

На начальном этапе в качестве базы для описания бизнес-процессов компания определяет свои основные процессы или бизнес-процессы верхнего уровня. Чаще всего это соответствует направлениям деятельности компании, и таковых может быть как один, так и несколько. Например, в компании «Авторай» выделены два сформировавшихся направления деятельности: торговля запасными частями и торговля автомобилями. Поскольку наша компания динамично развивается, то и вопрос диверсификации бизнеса очень актуален, а выделение в будущем новых направлений деятельности неизбежно. И анализировать эти бизнес-процессы верхнего уровня нужно по отдельности.
Следующий шаг — выделение функций, из которых состоит каждый бизнес-процесс верхнего уровня. Например, три обязательных составляющих любой системы торговли — это:
  • закупка;
  • доставка и хранение;
  • продажа.

Это основные и конкретные функции, которые определяют профиль бизнеса и составляют базис соответствующего направления деятельности. В нашей компании при описании процесса торговли запасными частями был использован именно этот подход.
Надстройкой являются так называемые обеспечивающие бизнес-процессы. Эти функции выполняются специализированными структурными подразделениями и, как правило, работают на всю компанию в целом. К ним относятся: бухгалтерия, плановый отдел, юридический отдел, отдел рекламы и т.д. Название и функции таких подразделений зависят от конкретной организации.
При анализе бизнес-процессов компании ключевым и наиболее важным этапом является описание именно базисных функций. Это дает понимание того, как устроена деятельность предприятия в настоящий момент, так называемая модель «как есть». Основной вопрос, который встает перед специалистом, — это степень детализации, а именно: насколько подробно анализировать каждую функцию. На практике оптимальный уровень детализации — до конкретного исполнителя, до отдельного сотрудника. Это позволяет:
  • понять, чем конкретно занимается исполнитель той или иной структурной единицы в рамках деятельности своего подразделения;
  • оценить время, затрачиваемое им на выполнение своих функциональных обязанностей;
  • наработать определенный материал для обучения новых сотрудников.

Руководитель компании, владея такой информацией, может пересмотреть те или иные функциональные обязанности своих сотрудников, оценить эффективность деятельности каждой структурной единицы. К примеру, проведенный в нашей компании тайм-менеджмент работы отдела региональных продаж показал, что менеджеры отдела тратят значительную часть своего времени на работу с рекламациями клиентов. В результате из него выделился отдел контроля качества, который взял на себя эту функцию. Подобный анализ привел к появлению в компании отдела управления товарным запасом. В итоге существенно повысилась точность планирования закупок, что привело к более рациональному использованию финансовых ресурсов и оптимизации использования имеющихся складских площадей. Как следствие, все эти действия повышают эффективность деятельности организации в целом.

Как надо

После сбора информации и описания модели «как есть» следует этап анализа наработанного материала. Его результатом станут конкретные рекомендации по оптимизации деятельности компании. Иными словами, план перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо». Критерии последней определяются стратегическими целями компании. Если существующие принципы работы предприятия им не соответствуют, то необходима определенная реорганизация.
На практике причин для этого множество. Например, переход на новую информационную систему. В этом случае доскональное знание текущих процессов просто необходимо. Хотя бы для того, чтобы составить качественное техническое задание для программистов. Например, для компании «Авторай» актуальны вопросы оптимизации работы складского комплекса, внедрения штрих-кодового учета
товаров и платформы «1С:Логистика». Знание текущих процессов в отделах логистики, закупок, продаж позволяет нам
однозначно идентифицировать потребности организации к предлагаемым программным продуктам. В частности, это дало нам возможность определиться с основными принципами системы взаимодействия применяемой в компании платформы базы данных «1С:Предприятие» и предполагаемой к внедрению «1С:Логистика».
Как правило, переход от модели «как есть» к модели «как надо» потребует определенных изменений: в структурной организации, в алгоритмах работы, в инструментах выполнения отдельных процедур. Вот на этом наиболее трудном этапе чаще всего и возникают различного рода сложности. Так, вопрос внедрения «1С:Логистика» в нашей компании, к сожалению, так и остался открытым. Хотя коммерческие предложения от специализированных организаций и поступали.
Еще одним весомым фактором неизбежности изменений является кризис. Он может коснуться:

  • стратегии, когда ставка была сделана не на те направления;
  • неплатежей, когда над предприятием нависла угроза банкротства;
  • успеха, когда период расцвета закончился и нужны новые идеи.

Понятно, что описанные ситуации в деятельности организации крайне нежелательны, и большинство организаций задумываются над анализом своих бизнес-процессов гораздо раньше.

Цена вопроса

Компании при выборе способов решения задач в вопросе достижения операционного преимущества могут прибегнуть либо к
услугам штатного специалиста, который занимается анализом бизнес-процессов, либо специализированного консалтингового агентства.
С одной стороны, консалтинговые агентства имеют больше опыта в этой сфере деятельности. Однако их услуги дороги, да и конфиденциальной
информацией с людьми «со стороны» делиться не хочется.
К примеру, консалтинговые агентства Roland Berger или Ernst&Young осуществляют работу по регламентации деятельности компании за несколько месяцев и за сумму в несколько сот тысяч евро. Однако они не несут никакой ответственности за результат. Если что-то пойдет «не так», всегда можно обвинить руководство компании в том, что аналитикам не было предоставлено достаточно информации. Если же рекомендации «выстрелят», то это только прибавит очков агентству в этом бизнесе.
С другой стороны, иметь в штате собственных специалистов, занимающихся описанием и анализом бизнес-процессов, удобнее. Это позволяет избежать переплаты за услуги консалтинговых агентств, корректировать работу специалистов, направив ее в наиболее выгодное для компании русло, делиться конфиденциальной информацией.
Основные критерии профессионализма таких специалистов: умение анализировать процессы в их непосредственном движении, способность дать их грамотное описание, выделить в них ключевые моменты. Важный момент — умение такого сотрудника анализировать возможные последствия при различных вариантах оптимизации процесса и выбрать из них наиболее подходящий.
В настоящее время каждая компания самостоятельно определяет, каким образом получить конкурентное преимущество на своем сегменте рынка. Одни выбирают целевой подход, когда руководство четко видит цель, но каждому сотруднику предоставляется значительная свобода в действиях, другие — процессный подход, где основной упор делается на управлении процессом достижения цели, а деятельность каждого сотрудника строго регламентирована. Решение, что выбрать в каждом конкретном случае, остается за руководством компании.

Подробнее о том, каким образом и по каким принципам проводится анализ имеющихся бизнес-процессов, как правильно использовать полученную информацию и выявить проблемы, читайте в следующем номере «Делового Обозрения».

обсудить статью

Каковы десять основных бизнес-процессов?

В то время как многие компании перешли из обычных магазинов в Интернет в надежде привлечь внимание широкой аудитории, в любой организации существует общий набор основных бизнес-процессов, которые должны существовать для правильного функционирования организации. Как клиент, вы всегда можете посетить такие сайты, как https://www.finance.co.uk/who-we-compare/ace-24-catalogue/, найти различные продукты в одном и купить его в соответствии с вашими потребностями, но это обязанность организации сделать все возможное, чтобы удержать вас.Малые организации начинают с небольшого набора из пяти Core Business Processes , которые являются критически важными бизнес-процессами для каждого бизнеса, а затем оттуда развиваются.

Первое ядро ​​ Бизнес Процессы

Каждой организации нужна функция продаж и маркетинга. Даже некоммерческие организации, правительства и больницы должны идентифицировать своих клиентов, управлять отношениями и предоставлять товары или услуги в обмен на средства.

Когда к вам поступят наличные, вы должны их отразить и заполнить налоговую декларацию, что означает, что вам потребуются политики и процедуры бухгалтерского учета.Бухгалтерский учет основан на технологиях, поэтому в небольшой компании технологический процесс часто является частью бухгалтерского учета (если вы не технологическая компания, и тогда он является частью разработки продукта).

Процесс предоставления продукта или услуги

Далее идет процесс предоставления продукта или услуги, за который вы собрали деньги. Вы должны доставить это и доставить хорошо, с качественным процессом, иначе вы не получите больше денег от своих клиентов в будущем.

Бизнес должен нанимать сотрудников, управлять операциями и финансировать взлеты и падения.И, наконец, у вас должен быть процесс разработки продукта, чтобы разрабатывать продукты для ваших клиентов.

Процессы малого бизнеса

Итак, каковы пять основных процессов для малого бизнеса ?

Пример организационных процессов

  1. Продажи и маркетинг
  2. Бухгалтерский учет и технологии
  3. Качество и предоставление продуктов / услуг
  4. Менеджмент, HR и финансы
  5. Разработка продуктов

Десять основных бизнес-процессов

A малый бизнес довольно прост, пока не начнешь расти.Рост привносит новые сложности, которые требуют большего количества сотрудников и большей концентрации. Пять основных процессов для малого бизнеса быстро разрастаются до десяти основных процессов для бизнеса.

То есть, каждый из основных бизнес-процессов малого бизнеса делится на два, и теперь продажи и маркетинг — это отдельные процессы, то же самое с бухгалтерским учетом, технологиями, качеством и доставкой продукции.

Теперь мы определили десять основных бизнес-процессов:

Серия руководств по процедурам политики компании Bizmanualz разработана с учетом ваших основных бизнес-процессов.Девять руководств по бизнес-политикам и процедурам предоставляют вашей организации примеры основных бизнес-процессов.

  1. Стратегия и взаимоотношения с клиентами (маркетинг)
  2. Развитие сотрудников и удовлетворенность (человеческие ресурсы)
  3. Качество, совершенствование процессов и управление изменениями
  4. Финансовый анализ, отчетность и управление капиталом
  5. Ответственность руководства
  6. Привлечение клиентов (продажи)
  7. Разработка продукта
  8. Предоставление продукта / услуги
  9. Управление бухгалтерским учетом
  10. Управление технологиями (компьютер и ИТ)

Примеры бизнес-процессов

По мере роста организации будет добавляться больше подпроцессов или, возможно, дополнительные основной процесс, такой как управление поставщиками, стратегия или юридические вопросы и соблюдение требований.Созданы сотни подпроцессов, и когда вы дойдете до этого момента, вы будете готовы к набору руководств по политикам и процедурам.

Загрузите бесплатные политики и процедуры, чтобы увидеть сотни примеров бизнес-процессов и то, как легко редактировать шаблоны MS Word для создания собственной системы управления политиками и процедурами.

Еще статьи от Bizmanualz …

10 лучших бизнес-процессов: наш список лучших хитов | Процессная улица

Спорный вопрос, является ли количество возможных бизнес-процессов конечным или бесконечным.Что и говорить, их много.

Вы можете начать с широкой и сложной дисциплины, такой как операции, наметить общий высокоуровневый процесс и продолжить создание огромного количества подпроцессов, подпадающих под одну и ту же область.

Степень детализации действительно зависит от вас и зависит от того, что больше всего подходит для вашего способа ведения бизнеса.

Однако существует ряд процессов, которые абсолютно необходимы для эффективного ведения любого вида бизнеса, независимо от его размера, отрасли или местоположения.

Процессы, которые без четкой документации и управления вызовут узкие места, сдерживающие рост или, в худшем случае, заставят организацию закрыть свои двери.

В этом посте мы рассмотрим то, что мы здесь, в Process Street, определили как 10 основных бизнес-процессов, о которых вы должны заботиться и постоянно совершенствовать их.

Это большие собаки. Величайшие хиты.

Каждый процесс будет сопряжен как минимум с одним полностью настраиваемым шаблоном, который поможет вам приступить к работе или оценить и уточнить ваши текущие процессы в зависимости от того, на каком этапе вы находитесь в планировании и реализации своих собственных.

Я надеюсь, что вы не только извлечете ценную информацию из этой статьи, но и найдете способы применения предоставленных шаблонов таким образом, чтобы это было практично и полезно для вашей команды или организации в целом.

Давайте перейдем к делу.

Да, и имейте в виду, они не находятся в определенном порядке.

10 лучших бизнес-процессов: лучшие результаты

1. Разработка продукта

Давайте начнем с сердца каждого бизнеса — продукта (ов).

Почему важен процесс разработки продукта?

Короче говоря, потому что — это основополагающий процесс, который предоставляет вам прекрасную возможность максимизировать ценность, которую вы приносите клиентам, и помогать компании расти, не говоря уже о том, чтобы оказывать положительное влияние на общество с помощью надежных и функциональных инструментов.

То, как ваша команда переходит от идеи и генерации концепции к выводу продукта на рынок, иными словами, является критически важным для бизнеса процессом.

Источник

Кроме того, его всегда можно будет улучшить, потому что он зависит от времени.По мере роста вашего бизнеса линейки продуктов расширяются, а непредвиденные изменения рынка требуют от вас адаптации, а также оптимизации процесса разработки продукта.

«Проблемы на протяжении жизненного цикла продукта, такие как изменение маркетинга, изменение предпочтений клиентов, появление новых конкурентов, плохой дизайн продукта, стремление к неправильному целевому рынку, неосновное ценообразование, нецелевая стратегия выхода на рынок, а отсутствие исследований после запуска может привести к сокращению жизненного цикла продукта.Чтобы свести к минимуму эти проблемы, компании должны проводить исследования для определения идей, проверки, разработки стратегии выхода на рынок и после запуска ». — Insights Association, Важность процесса в разработке новых продуктов

Помимо проведения тщательного исследования и тестирования, крайне важно, чтобы группы разработчиков поддерживали тесную связь с клиентами на протяжении всего процесса разработки, чтобы улучшать продукт в соответствии с полученными отзывами.

The Wall Street Journal обсуждает важность этого момента в The Path to Developing Successful New Products .После опроса более 300 сотрудников в 28 компаниях они обнаружили, что более 80% лучших сотрудников заявили, что они периодически тестируют и подтверждают предпочтения клиентов в процессе разработки, по сравнению с 43% самых низких сотрудников.

Итак, ясно, что для успешной разработки нового продукта требуется очень много.

Приведенный ниже шаблон представляет собой базовый контрольный список для управления проектом, который обеспечивает основу для формирования вашего процесса разработки продукта и может быть легко настроен по вашему усмотрению.

2. Процесс продажи

Сердце не может биться без крови, и продукт нельзя использовать без продажи. После разработки продукта продажи — следующий гигант в нашем списке 10 лучших бизнес-процессов.

По данным Ассоциации управления продажами, 90% наиболее эффективных компаний используют формальный, управляемый процесс продаж. Это убедительно, но неудивительно, особенно для тех из вас, кто на собственном опыте видел до и после реализации формального процесса продаж.

Не зря он в нашем списке лучших хитов.

Источник

Процесс продаж — отличный пример того, что включает множество подпроцессов, все из которых одинаково важны для заключения сделки.

Процесс продажи проходит через различные этапы пути покупателя, наряду с определенной тактикой и рекомендациями, которым должны следовать продавцы на каждом конкретном этапе.

На каждом этапе существуют различные другие процессы, которые можно определять, документировать и управлять ими для обеспечения высокого уровня производительности и продаж.Такие процессы включают в себя квалификацию лида, создание убедительной презентации, демонстрацию и, в конечном итоге, передачу нового клиента команде по работе с клиентами.

Приведенный ниже шаблон предназначен для стандартного квалификационного звонка по продажам BANT, чтобы направить торговых представителей через процесс эффективного понимания потребностей потенциального клиента и определения наилучшего способа их удовлетворения.

Кроме того, вот еще несколько популярных шаблонов продаж, которые вы, возможно, захотите включить в свои процессы:

Все шаблоны Process Street можно интегрировать с программным обеспечением CRM, таким как Salesforce и Close.io, а также другие инструменты продаж для автоматической передачи данных туда и обратно, совместной работы с членами команды, выполнения задач и, в конечном итоге, повышения продуктивности продаж.

3. Закупки

Закупки — это намного больше, чем просто закупки. Он включает в себя выбор поставщиков, установление условий оплаты, стратегическую проверку и переговоры, а также фактическую закупку расходных материалов.

Все эти процессы являются важными компонентами так называемого цикла от закупки до оплаты.

Source

Оптимизированный процесс закупок дает много преимуществ для эффективности бизнеса.

Во-первых, вы хотите построить прочные доверительные отношения со своими поставщиками. Это устранит огромное количество неприятных и дорогостоящих недоразумений, возникающих из-за плохого общения.

Кроме того, прочные отношения с поставщиками с большей вероятностью позволят вам изучить потенциальные преимущества, такие как снижение цен в годовом исчислении, скидки за количество и улучшение качества.

«Вы не станете устойчиво развивающейся компанией, если не будете строить и поддерживать прочные отношения с поставщиками в качестве одной из ваших основных стратегий. Бизнес не может расти в вакууме. Мы растем вместе, учимся использовать ресурсы, которые каждый из нас приносит ». — Арлин Соренсен, основатель и генеральный директор Heartland Companies

Во-вторых, хорошо задокументированный и выполненный процесс закупок расширит вашу способность постоянно выявлять и оценивать возможности для более рентабельной стратегии, а также способность предвидеть потенциальные недостатки, которые могут замедлить производство и / или потребуют дополнительного персонала или внешняя помощь.

Другими словами, он позволяет контролировать процесс закупок, чтобы определить, насколько фактическая производительность соотносится с запланированной деятельностью, и соответствующим образом уведомить соответствующие отделы о внесении корректировок.

Приведенный ниже шаблон представляет собой контрольный список рабочего процесса для заказа на покупку, который проведет вас через процесс создания заявки на покупку, получения утверждения (как внутри компании, так и от поставщика), создания официального заказа на покупку и подтверждения сведений о доставке.

Интегрируя этот контрольный список в свои текущие процессы, вы можете автоматически назначать задачи соответствующим лицам, передавать важные данные в инструменты управления поставщиками и от них, напрямую общаться с поставщиками и отслеживать ход выполнения каждого заказа на поставку в режиме реального времени.

Вот несколько дополнительных шаблонов, связанных с закупками, которые помогут вам оптимизировать другие компоненты цикла от закупки до оплаты:

4. Подключение клиентов

Способ привлечения нового клиента во многом зависит от вашей отрасли, бизнес-модели, стратегии роста и многих других факторов. Тем не менее, это всегда должно быть основной областью внимания, учитывая растущую важность лояльности клиентов в современной цифровой экономике.

Исследование, проведенное Bain & Company, показало, что увеличение уровня удержания клиентов на 5% увеличивает прибыль на 25-95%, и в сообществе SaaS широко признано, что затраты на привлечение нового клиента на 5-25% дороже. чем сохранение существующего.

Компании, особенно в сфере SaaS, больше не могут позволить себе оставлять новых клиентов на их собственных устройствах, как только они заключили сделку, поскольку они вполне могут почувствовать себя оторванными и принять альтернативу еще до того, как у них даже будет шанс осознать ценность вашего продукта. Есть просто так много альтернатив, и клиенты могут отклониться от всего несколькими щелчками мыши.

Итак, нет никаких сомнений в том, что хорошо отлаженный процесс адаптации новых клиентов невероятно ценен.

Основная цель — сделать переход от продаж к успеху клиента как можно более плавным, за которым следует приветственный пакет и непрерывное обучение со стороны менеджера по работе с клиентами, чтобы продемонстрировать наилучшие способы использования продукта в соответствии с потребностями клиента. специфические потребности.

Источник

Мы знаем, как помочь вам добиться этого каждый раз без исключения.

Разработка и помощь в налаживании эффективных процессов адаптации клиентов — это наш хлеб с маслом.

У нас есть множество отраслевых шаблонов, от маркетинговых агентств до специалистов по финансовому планированию, которые предоставляют исчерпывающее действенное руководство по привлечению новых клиентов.

Это одни из самых популярных шаблонов, позволяющих таким компаниям, как DenaliTEK и Wodify, строить долгосрочные и плодотворные отношения с довольными клиентами.

Ниже приведен контрольный список для адаптации клиентов для маркетинговых агентств. Контрольный список может быть интегрирован с вашей CRM для автоматического создания и заполнения нового контрольного списка данными о клиентах, когда статус интереса или другой триггер по вашему выбору изменяется для записи перехода от интереса к клиенту.

Вы также можете настроить множество других правил автоматизации для назначения задач, прикрепления файлов, добавления комментариев и многого другого. Никакой ручной работы не требуется.

В списке представлены еще несколько наших шаблонов для адаптации клиентов. Вы можете найти полный список вместе с описанием каждого здесь.

5. Служба поддержки клиентов

В предыдущем разделе я упоминал, что после перехода от продаж к успеху клиента менеджер по работе с клиентами должен обучить клиента тому, как использовать продукт для извлечения максимальной выгоды.Что ж, это должно сочетаться с предложением постоянной поддержки самым информированным и отзывчивым способом.

Конечно, никто не хочет, чтобы его постоянно приставали к предложениям о помощи, я не об этом говорю.

Скорее, речь идет об управлении поступающими обращениями в службу поддержки наиболее эффективным способом и о готовности в течение получаса говорить по телефону для решения проблем, с которыми сталкивается клиент.
Эти процессы не должны быть сложными, они должны быть эффективными.

Если, однако, вы считаете, что предоставление поддержки на лету — это достаточно хорошо и вам не нужны формальные процессы, вот почему вы ошибаетесь.

Ниже приведен шаблон службы поддержки, который мы используем для управления обращениями в службу поддержки на Process Street.

Это коротко, просто и эффективно.

После заполнения основной информации о тикете представитель службы поддержки выбирает, какой «тип» тикета был получен, в зависимости от типа вопроса / проблемы, поднятого клиентом.

Это простой способ создать контрольный журнал всех обращений в службу поддержки и убедиться, что на них как можно быстрее реагируют.

Мы рекомендуем вам интегрировать контрольный список с вашим программным обеспечением поддержки, таким как Intercom, чтобы контрольный список автоматически создавался и передавался представителю службы поддержки при получении заявки.

Еще пара полезных шаблонов для обслуживания клиентов:

6. Прием на работу сотрудников

Остальные 10 процессов в нашем списке лучших результатов являются внутренними.Мы рассмотрели продажи и успех клиентов, а теперь основное внимание уделяется управлению процессами, которые обеспечивают бесперебойную работу вашего бизнеса и, надеюсь, его рост чрезвычайно быстрыми темпами!

Первой серьезной проблемой, которую необходимо решить, является адаптация сотрудников.

Проведенное исследование важности хорошего опыта адаптации, мягко говоря, убедительно.

По данным Общества управления исследованиями человека (SHRM):

  • 69% сотрудников с большей вероятностью останутся в компании в течение трех лет, если у них будет успешный опыт адаптации.
  • Новые сотрудники имели на 58% больше шансов остаться в организации более трех лет, если они прошли структурированную программу адаптации.
  • Организации со стандартным процессом адаптации получают от новых сотрудников на 50% больше производительности.

Трудно закрывать глаза на такие значащие цифры.

На данный момент мы разработали 6 контрольных списков для адаптации сотрудников, из которых вы можете выбрать формальный процесс.

Ниже приведен общий контрольный список для адаптации, который поможет вам в приеме на работу нового сотрудника с момента его первого дня до конца первого месяца.

Чтобы лучше понять, какое влияние наши контрольные списки для адаптации могут оказать на ваш бизнес, узнайте, как A-Team Lending сделала адаптацию сотрудников безбумажной и как Renegard использует Process Street для повышения производительности, контроля качества и адаптации сотрудников.

Несколько других шаблонов адаптации сотрудников:

7. Продвижение контента

Далее, одна из главных движущих сил маркетинга — продвижение контента.

В наши дни существует так много торговых точек, которые помогут вам привлечь потенциальных клиентов со всего мира, но как вы убедитесь, что эффективно используете каждый канал, который есть в вашем распоряжении?

Кроме того, какие шаги вы предпринимаете, чтобы оптимизировать свой контент для SEO и распространения контента?

Формулирование четкого документа для управления процессом продвижения контента и включение его в цифровой контрольный список, основанный на автоматизации, означает, что вы можете убедиться, что каждый создаваемый вами контент готовится и продвигается именно так, как вы хотите.

Источник

Например, многое уходит на планирование, написание, рецензирование и публикацию сообщения в блоге, и нормально чувствовать, что тяжелая работа закончена, когда она будет опубликована.

Но это не так.

Самая важная работа с точки зрения маркетингового успеха начинается, как только вы нажимаете кнопку публикации. Подумайте об этом с точки зрения продаж. Клиент только что подписал пунктирную линию, удивительно, вы закрыли большую сделку после нескольких месяцев напряженной работы. Но теперь начинается настоящая работа — адаптация клиента и оказание постоянной поддержки, чтобы удержать его как можно дольше.

То же самое касается сообщений в блогах и других форм контента, их успех заключается в мерах, которые вы предпринимаете для продвижения после того, как они были опубликованы.

Ниже приведен контрольный список продвижения контента, который проведет вас через комплексный процесс продвижения, от вставки прямых ссылок до публикации в социальных сетях и даже перепрофилирования вашего контента для максимизации его ценности как для внешних, так и для внутренних целей.

Еще несколько удобных шаблонов для управления контентом:

8. Финансовое планирование

Мир финансов сложен.

Существует бесчисленное множество правил и положений, которые необходимо соблюдать, и его прибыльный характер делает эту отрасль привлекательной для работы для многих молодых людей, что, в свою очередь, повышает важность тщательного планирования и подготовки, чтобы восполнить недостаток опыта.

Более опытный финансовый менеджер, несомненно, будет иметь процесс для выполнения различных задач, но они, вероятно, не имеют документации и не могут динамически отслеживаться с помощью цифрового контрольного списка, поэтому все еще есть возможности для улучшения.

И что может быть лучше для подготовки, чем проработка процесса, встроенного в контрольный список, который гарантирует, что вы делаете все, что вам нужно, и даже немного.

Приведенный ниже шаблон помогает венчурному капиталисту пройти процедуру комплексной проверки стартапа и оказался одним из наших самых популярных шаблонов.

Это исчерпывающий контрольный список, который проведет вас через различные аспекты, включая оценку команды основателей, финансовую жизнеспособность, конкуренцию и юридический анализ, в котором в общей сложности 43 задачи.

Несколько других шаблонов, связанных с финансами:

9. Бухгалтерский учет

Существует большая ответственность, связанная с управлением счетами компании и созданием отчетов, соответствующих закону, от бюджетов до отчетов о движении денежных средств и балансовых отчетов.

Это непростой бизнес, и промахов просто не может быть. Если и когда они это сделают, поскольку человеческая ошибка неизбежна, это может иметь серьезные последствия для организации как в финансовом отношении, так и с точки зрения ее репутации.

Задачи такого рода, которые необходимо выполнять правильно, вовремя, каждый раз и в обязательном порядке, являются именно тем типом, для которого формальные процессы являются наиболее подходящими и важными.

Хотя человеческую ошибку нельзя полностью исключить, ее можно минимизировать с помощью четких принудительных процессов, которые отслеживаются в режиме реального времени для предотвращения раскрытия любой ложной или неполной информации.

Мы работаем с рядом бухгалтерских фирм, чтобы помочь им гарантировать, что каждый процесс выполняется должным образом.В нашей библиотеке шаблонов у нас есть более десятка шаблонов бухгалтерского учета, которые варьируются от набора бухгалтерского персонала до выставления счетов клиентам, до выверки банковских счетов и отчетов на конец года.

Приведенный ниже шаблон представляет собой процесс расчета дебиторской задолженности, который разработан, чтобы помочь вам получить оплату как можно быстрее!

В шаблон встроена условная логика. Задача 3 требует, чтобы вы заполнили набор основных сведений о покупателе, а затем попросили вас ответить на два вопроса, которые будут добавлять или удалять задачи на основе вашего ответа.

Два вопроса:

  • Ожидаете ли вы платеж от этого покупателя впервые?
  • Предоставляете ли вы покупателю товары или услуги?

Если вы, например, выберете «Да» для первого вопроса, то появятся 3 ранее скрытых задачи под подзаголовком «Установление кредитной практики».

Благодаря нашей интеграции с Zapier вы можете связать все эти контрольные списки с уже используемыми бухгалтерскими инструментами, такими как Quickbooks, Freshbooks и Xero.

Несколько других полезных шаблонов бухгалтерского учета:

10. Улучшение процесса

Бизнес-процессы создаются для постоянного совершенствования и должны адаптироваться к тому, как развивается ваша компания.

Естественно, что одни процессы менее подвержены изменениям, чем другие. Например, процессы адаптации клиентов и сотрудников с гораздо большей вероятностью потребуют корректировок, чем процесс создания годового финансового отчета.

Тем не менее, все они могут быть скорректированы для повышения эффективности по мере того, как вы получаете реальное представление о том, как они выполняются членами вашей команды и должны соответствовать меняющимся требованиям законодательства.

Поэтому чрезвычайно ценно иметь надежный процесс для оптимизации процесса, потому что он позволяет точно оценить, насколько хорошо он работает, и определить области, которые можно настроить, не нарушая повседневных рабочих процессов.

Вы можете не только быстро внедрить изменения, но и выполнить простой процесс в виде цифрового контрольного списка, что означает, что каждое внесенное вами изменение будет записано вместе с тем, кто внес это изменение, когда, почему и как. Менеджеры могут рассмотреть каждую деталь, если и когда они захотят.

Таким образом, вы можете вносить изменения с минимальными потерями времени и усилий и в то же время повышать прозрачность бизнеса.

Ниже приведен шаблон для оптимизации процесса. Он начинается с ответов на ряд уместных вопросов, касающихся процесса, который вы хотите оптимизировать, например, действий, которые его продвигают, соответствующих отделов и членов команды, а также информации, которая переносится между этапами.

Затем он проведет вас через переосмысление используемых в настоящее время методов, удаление несущественных шагов и обдумывание того, какие шаги можно автоматизировать, чтобы свести к минимуму ненужную ручную работу.

Что вы думаете о нашем списке лучших хитов? Есть ли еще один зверь процесса, которого я пропустил? Как у вас дела с шаблонами контрольных списков? Позвольте мне знать в комментариях ниже!

Объяснение типов бизнес-процессов: полное руководство по бизнес-процессам

Слово «бизнес-процесс» используется каждый день в различных бизнес-сценариях. В конце концов, у бизнеса такой широкий спектр приложений. Таким образом, спектр бизнес-процессов с каждым днем ​​становится все шире и шире.

Когда вы решите изучить свои бизнес-процессы и сформулировать стратегические приоритеты для улучшения бизнес-процессов, вы обнаружите, что даже на первый взгляд простой бизнес реализует множество процессов. Организовать их так, чтобы они были последовательными, может быть непросто. Однако, как только вы разделите их на типы бизнес-процессов, будет намного проще расставить приоритеты для элементов стратегии улучшения вашего бизнеса.

В этой статье мы рассмотрим типы бизнес-процессов и их значение для вашего бизнеса.Как мы увидим, эти теоретические знания имеют важное практическое значение!

Зачем беспокоиться о процессах?

Легко понять, почему процессное мышление приносит пользу вашему бизнесу. Ваш бизнес должен делать что-то для своих клиентов. Они не рассматривают ваш бизнес как совокупность независимых организаций, которые все делают разные вещи, и вы не должны этого делать.

Важное примечание

Вам, наверное, интересно, кто такие и . Tallyfy — это продукт, который упрощает и автоматизирует ваши бизнес-процессы.В этом секрет бесперебойной работы. Вместо создания диаграмм процессов (на которые никто не смотрит), документации (которую вы можете только читать и никогда не предпринимать никаких действий), электронных писем, чатов и хаоса — вы можете создать и запустить любой процесс в своей компании за считанные секунды.

Выбор базовых и дешевых инструментов для управления проектами или задачами — самая большая ошибка, которую вы когда-либо могли сделать . Ты получаешь то, за что платишь. Если вы попытаетесь сэкономить цент — вы потеряете доллар. Потраченное впустую время (40 долларов в час) намного дороже, чем стоимость программного обеспечения.Существует огромная разница между управлением процессами и управлением проектами или задачами. Процессы снимают стресс, делают вещи предсказуемыми — и помогают вам расти и становиться эффективными. Проекты и задачи — это спонтанный непредсказуемый хаос.

Перед тем, как продолжить чтение, важно понять этот контекст. Успешные люди достаточно умны, чтобы коренным образом изменить то, как они работают «прямо сейчас», и удивлять себя и всех остальных новыми идеями. Вы можете сразу же перестать сражаться с трудностями каждый день — и добиться большего личного успеха в своей карьере, представив современный способ создания, отслеживания и даже выполнения задач со своими коллегами.

В любом случае … извините за прерывание! Вернемся к остальной части статьи.

Если вы организуете свой бизнес по чисто функциональным направлениям, образуются изолированные «бункеры». Производство не связано с продажами; бухгалтерский учет не имеет отношения к закупкам и так далее. Каждый выполняет свою функцию, но непрерывный процесс, реальная задача от входов к выходам, не организован должным образом.

С точки зрения клиента, работа с вашим бизнесом становится обременительной. С точки зрения вашего бизнеса, вы попадаете в ситуацию, в которой, как говорится, «одна рука не знает, что делает другая.

Поскольку разные бизнес-функции будут иметь роли в процессах, и результаты процессов имеют значение, управление функциональными отделами, как если бы они были отдельными объектами, не даст наилучших результатов. Решение состоит в том, чтобы отказаться от функциональной разрозненности и управлять процессами, а не отделами.

Вы хотите документировать и запускать свои процессы?

Не используйте MS Word или Google Docs, а не используйте блок-схемы .

Документирование ваших процессов с помощью блок-схем может выглядеть красиво и красиво, но вы не можете их запустить .Еще хуже — на блок-схемы никто не смотрит.

ПОСМОТРЕТЬ ЗДЕСЬ

Есть три основных типа бизнес-процессов

Каждый бизнес индивидуален, и категории, в которые попадают бизнес-процессы, будут зависеть от того, чем занимается ваш бизнес. Определенным типом задач может быть процесс поддержки в одном бизнесе и ключевой процесс в другом.

Мы отходим от мышления, основанного на функциях, поэтому вместо того, чтобы пытаться перечислить функции и процессы, в которые они могут попасть, мы будем смотреть на результаты.То, что они делают для вашего бизнеса, определяет тип бизнес-процесса.

Дополнительное примечание

Вы заинтересованы в действительно полезном анализе последних тенденций в области бизнес-технологий и операций? Разговоры из окопов публикуется Tallyfy раз в 2 недели, и его нельзя пропустить. Вы автоматически станете умнее и лучше проинформируете. Итак — не покидайте эту страницу, не подписавшись на нее.

В любом случае … мы продолжим с того места, на котором остановились выше.

Вот три типа бизнес-процессов и несколько советов по определению, какие процессы попадают в каждую категорию.

1. Основные процессы: как вы создаете ценность

Чтобы определить основные процессы, спросите себя: «Как мой бизнес создает ценность и приносит доход?» Основные процессы также известны как основные процессы, поэтому еще один способ взглянуть на них — спросить: «Чем в первую очередь занимается мой бизнес?»

Каждая задача, которая напрямую играет роль в предоставлении результатов вашего бизнеса клиентам, является частью основного процесса. Чтобы получить выходы, вам нужны входы, и вы следуете процессу перехода от входов к выходам.Не запутайтесь, если заметите, что в сквозной процесс вовлечены несколько отделов. В конце концов, вы пытаетесь уйти от ведомственного мышления.

Вы заметите, что в каждом основном процессе есть несколько подпроцессов. Некоторые добавляют ценность, некоторые (например, хранилище) нет, но все они вносят непосредственный вклад в продукты или услуги, которые ваши клиенты получают от вас. Поскольку эти процессы лежат в основе ценности вашего бизнеса, их часто называют цепочкой создания стоимости.В их число входят:

  • Разработка и создание продукта или услуги
  • Маркетинг продукта или услуги и их передача покупателю
  • Послепродажное обслуживание и поддержка также повышают ценность и являются частью основных процессов

Для достижения совершенства, все три элемента должны работать вместе как одно целое. А поскольку основные процессы лежат в основе вашего бизнеса, обеспечение их максимально эффективной работы является стратегическим приоритетом, который изменил многие организации.

2. Процессы поддержки: обеспечение возможности доставки ценности

На первый взгляд может показаться, что существует тонкая разница между созданием ценности и возможностью создания ценности, но между этими двумя концепциями есть огромная разница. Основные процессы напрямую обслуживают внешних клиентов и приносят доход. Процессы поддержки обслуживают внутренних «клиентов» и сами по себе не приносят дохода.

Это не означает, что в процессах поддержки нет необходимости. Например, ваша кадровая деятельность не имеет ничего общего с вашими клиентами и не приносит вам напрямую денег, но без них ваш бизнес не мог бы функционировать.Ваш ИТ-отдел напрямую не зарабатывает вам ни цента, но без систем, которые он контролирует, ваши функции по созданию ценности могут остановиться.

Как только мы начнем рассматривать функции наряду с процессами, мы увидим, что определенные функциональные отделы будут участвовать как в поддержке, так и в основной деятельности.

Ваш финансовый отдел отслеживает счета клиентов — важная часть обслуживания клиентов, которая непосредственно участвует в цепочке создания стоимости. Однако он также генерирует управленческие счета, которые вы используете, чтобы определить, приносят ли ваши вложения в бизнес плоды.Это чисто внутренняя услуга, в которой вы являетесь «клиентом».

В нижней строке? Вспомогательные процессы позволяют эффективно выполнять основные процессы, а также имеют стратегическое значение, если они выполняют свою вспомогательную роль.

3. Процессы управления

Процессы, будь то основные или вспомогательные процессы, требуют планирования, координации, мониторинга и контроля. Процессы управления также включают измерение общих результатов и работу с возможностями и угрозами, которые могут помочь или нанести вред вашему бизнесу.

Ответственность за соблюдение нормативных требований и выполнение финансовых задач и бюджетов ложится на руководство.

Хотя процессы управления напрямую не приносят доход, они оптимизируют получение дохода и обеспечивают непрерывное выживание бизнеса в целом.

Почему понимание различных типов бизнес-процессов помогает вам

Все действия, которыми занимается ваш бизнес, должны быть направлены на оптимизацию основных процессов. Этому способствуют поддержка и руководство, но дублирование может закрасться в любой из трех типов бизнес-процессов.

В бизнесе, предлагающем разнообразные продукты и услуги, возможно, что дополнительные услуги, которые на самом деле не относятся к вашему основному бизнесу, истощают ресурсы, не добавляя ценности вашим клиентам.

В старых компаниях задачи поддержки, имевшие смысл в то время, могли потерять свою актуальность. Например, несколько лет назад вы могли добавить обязанность по сбору данных для сбора данных. Вы использовали данные, они больше не нужны, но ваши сотрудники по-прежнему добросовестно создают отчеты.Если какая-либо задача не добавляет ценности или не активирует основные процессы, вам следует подумать о ее сокращении.

Это одна из причин, почему так важно составить карту основных бизнес-процессов. Если вы задаетесь вопросом: «Почему мы вообще выполняем ту или иную задачу?» возможно, пора оптимизировать бизнес-процессы.

Понимание типов бизнес-процессов также может помочь вам в принятии решений об аутсорсинге. Хотя, безусловно, можно передать часть основных процессов на аутсорсинг, это может быть рискованно.

Тем не менее, процессы поддержки проще передать на аутсорсинг, и зачастую это происходит. Даже крупные предприятия передают на аутсорсинг поддержку фирмам, основной деятельностью которых является оказание вспомогательных функций. Многие из них находят таким образом возможности для экономии.

Наконец, если вы переходите к процессно-ориентированному управлению для повышения эффективности, вам нужна отправная точка. Лучше всего начать изучение архитектуры вашего бизнес-процесса с основных функций. В конце концов, это функции, на которых все остальное в бизнесе должно сосредоточиться.

Отслеживание и отображение бизнес-процессов с помощью BPMS

Сопоставление бизнес-процессов и их отслеживание может стать очень сложной задачей по мере того, как ваш бизнес начинает масштабироваться. В какой-то момент вы обнаруживаете, что просматриваете груды бумаг и бесчисленные папки, чтобы найти правильный дизайн реализации для определенного процесса. Именно тогда вы понимаете, что ваши процессы масштабируются быстрее, чем ваш бизнес.

Чтобы избежать подобных проблем, предприятия начали внедрять программное обеспечение для управления бизнес-процессами, чтобы упростить все, что связано с отслеживанием, улучшением, анализом, автоматизацией бизнес-процессов и т. Д.По сути, это готовое программное обеспечение, которое может помочь вам отслеживать все ваши процессы с одного экрана. Вам не придется снова просматривать груды документов. Вместо этого вы просто получите электронное письмо, когда что-то будет сделано.

А если вы хотите отобразить ваши существующие процессы, которые не задокументированы, вы можете сделать это с помощью нескольких простых щелчков мышью.

Проблема с использованием BPMS раньше заключалась в том, что они были приняты только предприятиями из-за их высокой стоимости. Однако в настоящее время, с ростом SaaS-бизнеса, это не так.Есть много инструментов BPM, которые представляют собой облачные веб-приложения. Они масштабируются вместе с вашим бизнесом и идеально подходят для компании любого размера. В том числе стартапы.

Одним из лучших инструментов BPM, доступных в настоящее время на рынке, является Tallyfy. Он был разработан экспертами по BPM и в течение последних 4 лет помогал компаниям во всем мире улучшать свои бизнес-процессы.

Вы видели снимок экрана выше, представляющий веб-сайт Tallyfy. Это лишь небольшая часть того, чем на самом деле является Таллифи.Чтобы получить реальный опыт, вам следует попробовать. Так же, как если бы вы прокатились на машине перед тем, как ее купить. Tallyfy предоставляет вам бесплатную пробную версию, позволяющую вам в полной мере оценить потенциал этого программного обеспечения для управления бизнес-процессами.

С помощью Tallyfy вы можете создавать повторно используемые чертежи (шаблоны), так что создание нового бизнес-процесса может быть выполнено за несколько минут. Как это круто?

Начало работы с отображением бизнес-процессов

Теперь, когда вы знаете, с чего начать, пора приступить к картированию бизнес-процессов, чтобы вы могли проанализировать их и найти области, в которых можно улучшить.Традиционно для этого использовались блок-схемы или нотации бизнес-процессов. Но эти методы громоздки и имеют свои ограничения.

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами может помочь вам преодолеть эти проблемы, но Tallyfy выходит за рамки этого. Распределение задач, мониторинг и аналитика, которые показывают проблемные области, хорошо включены или интегрированы.

На настройку и исправление процессов уходит несколько минут. Вы нашли повторяющиеся задачи? Просто удалите их из технологического процесса.Есть ли области, где работа накапливается, а процессы затягиваются? Выявите их с первого взгляда, выясните первопричину и внесите необходимые коррективы.

Путь к большему удовлетворению запросов клиентов и повышению эффективности открыт для вас, и понимание различных типов бизнес-процессов — один из первых шагов на этом пути.

Онтология бизнес-процессов верхнего уровня

Контекст 1

… разные онтологические миры. Мир 1 — это физический мир и все, что в нем есть.Мир 2 — это мир нашего сознательного опыта. А мир 3 — это мир логического содержания таких вещей, как книги и компьютерная память (Popper 1972: 74). Мир 1 представляет реальность. По мере того, как живые существа развивают мозг и сознание, знания о мире 2 также развиваются. Сущность создает внутренние представления о слове, включая предрасположенности и убеждения. По мере того, как достаточно развитый мозг, такой как человеческий, создает язык, способный кодифицировать знания (их утверждения о мире) в устойчивых формах, наконец-то создается знание третьего мира.Мир 1 важен, поскольку он связан с физической реальностью, в которой функционирует организация. Здания, оборудование, офисы и продукты — все это примеры объектов мира 1. Но миры 2 и 3 особенно важны для KM и BPM. Мир 3 — это место, где можно найти объективное знание, термин, который описывает устойчивые объекты знания, такие как логическое содержание книг и компьютерная память или другие продукты человеческого поведения (Popper 1972: 115). Ниинилуото (1999: 23) неправильно понимает Поппера, когда он определяет мир 3 как «продукт социальных действий человека».В нашем понимании мир 3 включает в себя устойчивые продукты языкового выражения и человеческой деятельности. Хотя такие продукты обычно будут доступны для общества, во многих случаях они производятся и используются отдельными людьми. Для КМ мир 3 сегодня является основной областью применения, поскольку ясно, что наши технологические инструменты языковой обработки (от записи на листах папируса до действий и возможностей компьютерных сетей, которые являются объектами мира 1) действительно могут содержать и транспортировать знание.Поппер специально проводил различие между самим знанием (логическим содержанием), представляющим мир 3, и физическим контейнером для знания, таким как книга или компьютер, которые существуют в мире 1. С другой стороны, мир 2 — это то место, где находятся сознание, убеждения и предрасположенности. расположенный. Знания в мире 2 субъективны, поскольку они являются личными для знающего агента, не могут быть подвергнуты критике и не могут быть легко переданы другому знающему агенту (Firestone & McElroy 2003: 13). Знание Мира 2 очень похоже на то, что Поланьи назвал личным знанием, и в этом отношении мир 2 охватывает концепцию Поланьи.Знания создаются и используются в мире 2. УЗ должно влиять и дополнять наши знания в мире 2 и эффективно использовать знания из мира 3, чтобы генерировать новые и лучшие знания из мира 3. В качестве основы эпистемология Поппера предоставляет необходимые концептуальные инструменты, необходимые для разработки KBPI. В частности, наиболее важны три пункта: 1. Объективные знания существуют вне мозга и могут храниться в контейнерах знаний. Следовательно, технологии могут использоваться для хранения и передачи знаний о третьем мире.Знания, которые могут существовать независимо и автономно в объективных формах, имеют большую ценность для УЗ и BPM. 2. KBPI делает упор на объективных знаниях, а не на субъективных. Это потому, что объективное знание поддается проверке, а субъективное — нет. Тем не менее, субъективное знание по-прежнему считается важным. 3. Для наших целей знание мира 3 выражается лингвистически. Язык необходим для передачи кодифицированных знаний от одного знающего к другому и должен использоваться с осторожностью, чтобы обеспечить объективность и ясность.Поняв эпистемологические предположения Поппера, стало возможным разработать онтологическую схему, которую можно использовать для описания наукоемких бизнес-процессов. Эта онтология представлена ​​далее. Грубер (цитируется в Corazzon 2005) определяет онтологию как «явную спецификацию концептуализации». В контексте вычислительной науки формальная онтология направлена ​​на предоставление явной, исчерпывающей и строгой концептуальной схемы или модели концепций, отношений, правил и ресурсов данной предметной области.Обычно онтология изображается как сетевая или решетчатая структура сущностей, их отношений и связанных правил. Полуформальные онтологии часто могут обеспечить согласованный взгляд на концепции и отношения в предметной области (Denny 2002, 2004; Gruber 2004). Онтологии также все чаще используются для разработки и улучшения ИТ и связанных с ними проектов (Welty, Horrocks & McGuinness, 1998). Существует множество онтологий, которые описывают бизнес-процессы с разных точек зрения. Примеры включают в себя онтологию бизнес-процессов с открытым исходным кодом (Open Source Business Process Management Ontology 2004) и APQC (APQC Process Classification Framework 2004; Malone et al.2003 г.). Онтология, описывающая бизнес-процесс, особенно полезна для разработки структуры, подобной представленной здесь. Основанное на онтологии описание бизнес-процесса помогает разработать формальную концептуальную модель, которая полезна как для проектирования инфраструктуры, так и, позднее, для ее применения. Формальность способствует сокращению определенных недоразумений, которые могут привести к ошибкам приложения. На рисунке 4 показаны компоненты верхнего уровня онтологии бизнес-процессов, основанной на знаниях (KBPO).Он позволяет подробно описать наукоемкий бизнес-процесс и используется для построения инструментов анализа и оценки процесса, которые будут представлены в разделе методологии. KBPO описывает бизнес-процесс на основе ряда онтологических классов. Примерами таких классов являются класс «Преобразование знаний» и класс «Член». Каждый класс описывает компонент бизнес-процесса и определяет различные ассоциации с другими классами. Например, экземпляр класса Knowledge Tool может быть связан с одним или несколькими экземплярами класса Knowledge Container и ни с одним или несколькими экземплярами класса Member.В реальной жизни это можно перевести во что-то вроде «Система управления документами (экземпляр класса Knowledge Tool), которая содержит сто документов (каждый из которых является экземпляром класса« Контейнер знаний ») и к которой имеют доступ три члена процесса (каждый один экземпляр класса Member) ». Объект знания — это конструкция третьего мира. Таким образом, он не зависит от человека, который его создал, и может быть идентифицирован как отдельный и завершенный сам по себе (в том смысле, что он имеет смысл «как есть») от других связанных конструкций мира 3.Объект знаний представляет собой утверждение, которое является решением проблемы, или утверждение, которое может быть использовано в решении (которое может быть интерпретировано как «информация»), или данные, которые могут использоваться в решении. Эти конструкции могут быть объективированы и, следовательно, могут рассматриваться как объекты знания. Например, фактическое содержание главы учебника (о чем «говорится» в этой главе) является объектом знания, потому что оно не зависит от автора (в соответствии с используемым языком) и отделено от других глав книги.Он также может быть полным в том смысле, что читатель может самостоятельно прочитать эту главу и понять ее. Один и тот же объект знаний может быть представлен в виде серии служебных слайдов, подходящих для презентации, или записан в аудиоформате в виде аудиокниги. Во всех случаях объект знаний один и тот же, но представлен по-разному в зависимости от используемого носителя. Инструмент знаний определяется как технологический артефакт, который можно использовать для выполнения действий с объектами знаний. Например, инструмент знаний можно использовать для записи, копирования, удаления, преобразования, переноса и распространения объектов знаний.Часто, особенно в ИТ-среде, инструменты знаний предлагают различные возможности обработки помимо традиционных функций записи / распространения. Инструмент знаний выполняет только действие и ничего более. В случае записи, например, для захвата объекта знаний требуется контейнер знаний. Однако инструмент знаний — это то, что дает человеку возможность записывать объект знаний в контейнер знаний. Точно так же в случае транспортировки объекта знаний инструмент знаний требует использования контейнера знаний, который будет содержать объект знаний, и обеспечивает необходимую инфраструктуру для транспортировки контейнера знаний и содержащегося в нем объекта знаний.Например, чтобы я мог записать свой объект знаний о мире 2 в файл MS Word, я должен использовать соответствующее приложение для обработки текстов. Это приложение — инструмент знаний, который я использую для выполнения этой записи. Тот же инструмент знаний позволяет мне выполнять различные действия с содержимым файла MS Word, такие как проверка орфографии или исправление синтаксических ошибок. Функция определяется как наименьший подпроцесс, который данная группа бизнес-процессов решает проиллюстрировать на своих диаграммах процессов (Harmon 2003: 457).Другими словами, функция — это наименьшее практическое обозначение работы, с помощью которой можно проанализировать бизнес-процесс. Бизнес-процесс можно разделить на небольшое или большое количество функций. Обычно функция состоит из одного шага в простейшей форме или может быть более сложной. Помимо этого традиционного определения, в KBPO функция также загружается с идеей, что в ней происходит какое-то действие по отношению к объекту знаний. Нередко можно найти функции без какого-либо конкретного (идентифицируемого) действия, связанного с объектом знаний, особенно в процессах, не требующих значительных знаний.Однако если такое действие действительно существует, оно должно быть задокументировано. Например, простая функция может называться «Обработка счетов». Эта функция включает в себя объект знаний, называемый «счет-фактура», который может быть представлен на бумаге или на экране компьютера. Функция предписывает, что необходимо предпринять необходимое действие для оплаты счета (например, выписать чек), и результаты этого действия должны быть задокументированы в счете-фактуре в одной из его форм (на экране или на бумаге). . Член представляет, как правило, человека, выполняющего одну или несколько функций.Член может не нести ответственности за конкретную …

Бизнес-аналитик | Обзор стратегии: 4 уровня процессов в вашей организации

Все, что происходит в вашей организации и проходит на разных уровнях организации, можно разделить на «большие корзины», которыми занимается бизнес.

Скорее всего, у вас есть люди, отвечающие за эти ведра. Часто мы видим, что в список входят человеческие ресурсы, финансы, информационные технологии и производственные процессы.Но что, если у вашей организации есть другие дела? У вас может быть целый отдел исследований и разработок, в котором есть процессы, характерные для всей организации. Если вы пропустили их при высокоуровневой идентификации бизнес-процессов, вы можете оказать негативное влияние на компанию, не представив все действительные процессы, которые существуют.

Влияет на понимание того, что все организации могут быть разбиты по крайней мере на четырехуровневую модель процесса, подобную модели зрелости, обсужденной в предыдущем блоге (5 бизнес-процессов для вашего эволюционного успеха).Однако есть и другие модели на уровне процессов, которые несколько иначе смотрят на бизнес.

Тари Каупапа из проектного офиса Университета Мэсси описал четырехуровневый процесс в своей статье «Картирование процессов; Процесс и руководство ». Он использовал следующие рекомендации, чтобы понять и определить различные процессы в бизнес-организации:

Первый уровень: — это стандартный высокий уровень, в котором перечислены операционные уровни организации.
Уровень два: отображает сквозные процессы в операционных областях.
Уровень 3: показывает роли и связанные шаги, необходимые для завершения определенного процесса в операционной области.
Четвертый уровень: — это документация с инструкциями и процедурами, необходимыми для выполнения шагов в процессах третьего уровня.

В этой модели все должно соединяться и соединяться. Неспособность сделать это может повлиять на чистую прибыль из-за изменения затрат и сбоев в производительности. Также важно точно знать, с каким уровнем организации мы имеем дело и когда.Откровенное обсуждение происходит, когда вы анализируете уровни зрелости бизнес-процессов и одновременно определяете, на каком уровне процесса вы находитесь по модели Каупапы. Лучше всего выбрать процессы, а затем вместе со своей командой выяснить, на каком уровне процесса вы находитесь, к каким сегментам они принадлежат, как они связаны друг с другом и где необходимо внести улучшения.

Уровни 2 и 3 — тактические уровни в этой модели. Информация этого уровня понадобится как для стратегического разговора, так и для преодоления разрыва между стратегическим и оперативным.Что бы ни случилось, уровни 2 и 3 в вашем бизнесе должны быть разделены на категории и быть частью элементов первого уровня — тех больших сегментов, которые оказывают влияние на всю организацию.

Мышление уровня 4 находится в траве, а не для бизнес-лидера. Тем не менее, это часто касается клиентов, и поэтому вам важно знать и понимать, особенно в отношении того, как это влияет на ваш бизнес. Осведомленность — вот что здесь важно.

Каждый процесс в вашем бизнесе где-то должен быть.Будь то поиск возможностей кайдзен (7 отходов в вашем бизнесе), применение модели зрелости бизнеса (5 бизнес-процессов для вашего эволюционного успеха) или оценка уровней ваших процессов. Часто все сводится к тому, насколько эффективен и действенен ваш бизнес при общих ограничениях по времени, деньгам и ресурсам, а также от необходимости сокращать расходы при одновременном повышении производительности.

Определение основных бизнес-процессов — первый шаг к удовлетворению потребностей клиентов и управлению ожиданиями

Определение основных бизнес-процессов — первый шаг к удовлетворению потребностей клиентов и управлению ожиданиями

В сегодняшней деловой среде организации знают, что для того, чтобы быть конкурентоспособными, они должны реагировать на изменения, особенно когда ожидания клиентов растут: клиенты более требовательны, мобильны и информированы, чем когда-либо.

Глобальным и распределенным организациям требуется постоянство качества и уровня обслуживания независимо от того, где и как они ведут бизнес. Чрезвычайно сложно своевременно решить эти проблемы, если бизнес-ИТ-процессы широко рассредоточены, разрозненны и непоследовательны. Согласованные основные бизнес-процессы ИТ, язык и представление данных необходимы для того, чтобы лица, принимающие решения, могли быстро реагировать на изменения рынка. Гораздо легче сказать, чем сделать, определить и поддерживать согласованные бизнес-процессы в сфере ИТ, но это очень важно, если организация хочет выжить на сегодняшнем рынке.

В этом блоге будут определены «основные бизнес-процессы» и объяснено, как отличить эти процессы от их реализации. Также будет рассмотрено, как расставить приоритеты, какие процессы следует исследовать в первую очередь.

Определение основных бизнес-процессов

«Основной» бизнес-процесс определяется как минимальный индивидуальный набор задач, которые необходимо выполнить для обеспечения определенного уровня согласованности выходных данных, без учета оборудования, программного обеспечения, людей, ресурсов или производительности.Когда базовый процесс реализован, можно добавить все, что угодно, чтобы сделать процесс более эффективным, но ничего не следует исключать. Когда в основном бизнес-процессе говорится, что определенные задачи должны выполняться последовательно, это должно быть отражено в реализации. Таким же образом любые указанные шаги, связанные с задачей, также должны быть отражены в реализации.

На вопрос, большинство организаций заявят, что их основные бизнес-процессы задокументированы. Однако, как правило, документируется не основной бизнес-процесс, а его реализация в системе или функции.В этом сценарии документация содержит модели процессов системы или приложений, отражающие детали реализации, такие как «введите имя пользователя». В большинстве случаев документация по основному бизнес-процессу не отражает того, идентифицирован ли пользователь по имени пользователя, номеру значка, ID-карте или другому методу аутентификации, если организация удовлетворена точностью документации. Идентификация и аутентификация пользователя — это проблема реализации, а не бизнес-процесс.

Нелегко отделить внедрение от основного бизнес-процесса.Просто возьмите один бизнес-процесс и посмотрите, насколько легко вы можете определить основные задействованные задачи, не допуская появления проблем реализации.

И это только усложняется, когда основные бизнес-процессы внутри предприятия становятся более сложными и важными.

Использование правильной методологии процесса

Методология и подход, используемые для определения, разработки или создания основных бизнес-процессов, будут различаться в зависимости от размера предприятия, отрасли и культуры.Существует несколько проверенных методологий и вспомогательных инструментов для разработки и улучшения бизнес-ИТ-процессов (например, ITIL®, ISO / IEC20000, Lean и Six Sigma).

Ваши первые шаги

1. Изучите и устраните препятствия, связанные с организационной культурой, процессами управления и вспомогательной инфраструктурой.

2. Объясните участникам, что такое основной бизнес-процесс, как он принесет пользу их бизнес-сфере, а также о выбранной методологии, которая будет использоваться для создания этих процессов.

3. Не пытайтесь выполнять все важные бизнес-процессы одновременно. Предложите поэтапный подход с продуманной стратегией перехода.

После того, как вы определили основные бизнес-процессы, важно определить приоритеты, которыми следует заняться в первую очередь. Новый бизнес-канал или услуга — хорошее место для начала, поскольку бизнес-анализ и сбор требований, вероятно, уже были выполнены. Это должно стать хорошей отправной точкой для определения основных процессов.

Затем займитесь любыми областями бизнес-процессов, показывающими несопоставимые результаты между бизнес-подразделениями.Затем посмотрите на процессы, для которых рассматриваются новые вспомогательные технологии. Завершают список те процессы, которые поддерживаются разными реализациями, а также процессы, поддерживаемые более чем одним местоположением или бизнесом.

Расширение возможностей процесса

Важно, чтобы все стороны, участвующие в выполнении процесса, четко понимали, что полномочия должны быть предоставлены именно процессу, и его не следует путать с организационной функцией и должностью, выполняющей его.Например, служба поддержки работает над серьезным инцидентом с заработной платой, который требует немедленного реагирования и ресурсов от команды разработчиков.

Обзор процесса

Ваши основные процессы должны быть живыми, поэтому важно регулярно проверять производительность вашего процесса и корректировать его по мере изменения требований бизнеса. (См. «Блок-схему обзора процесса управления качеством»).

Начать никогда не поздно

Если предприятия хотят оставаться конкурентоспособными; им необходимо уменьшить сложность, возникающую из-за широко рассредоточенных и зачастую несопоставимых бизнес-процессов.Создание согласованных и расширенных основных бизнес-процессов — это всего лишь один шаг к удовлетворению растущих ожиданий клиентов на сегодняшнем рынке.

«ITIL® — зарегистрированная торговая марка AXELOS Limited». Marval также признает права на товарные знаки любых сторонних владельцев товарных знаков, упомянутых в этой статье.

Свяжитесь с Us Посмотреть все статьи

Руководство по управлению бизнес-процессами для начинающих

У организаций есть цели, которые необходимо достичь, и цели, которые необходимо достичь.Это может быть доставка продуктов или услуг конечным пользователям или оказание услуг поддержки для обеспечения удовлетворенности клиентов.

Это может быть преобразование сырья в детали, которые впоследствии собираются для создания конечного продукта. Это может быть даже надлежащий учет всех финансовых операций компании для целей бюджетирования и финансового управления.

Достижение и достижение этих целей и задач требует выполнения задачи или действия, либо ряда задач и действий.Эти наборы действий или задач, которые логически связаны и часто следуют логическому потоку, называются бизнес-процессами.

Повседневная деятельность предприятий и организаций, независимо от их характера, структуры и даже отрасли, к которой они принадлежат, в основном состоят из бизнес-процессов. Само производство считается бизнес-процессом, но это очень широкий процесс, учитывая, что он также включает в себя другие бизнес-процессы, такие как сборка продукта и обеспечение качества.Финансы столь же широки и включают в себя менее важные, но, тем не менее, важные процессы, такие как выставление счетов, выставление счетов и составление бюджета.

Даже действия и задачи, которые часто рассматриваются многими как второстепенные и «не центральные» по отношению к основной деятельности бизнеса или организации, также являются бизнес-процессами. Например, сотрудники отдела кадров проводят ряд логических шагов в процессе найма и приема на работу. Другие процессы, которыми они занимаются, включают управление посещаемостью и управление отпусками.

Если вы посмотрите на саму природу бизнес-процессов, легко увидеть, как нужно ими управлять. В то время как некоторые процессы просты и включают только два или три шага или задачи, есть другие, которые намного сложнее, с несколькими шагами, в которых задействованы несколько исполнителей или пользователей. Эти шаги также часто выполняются повторно и регулярно. Это побуждает организации искать способы оптимизации и стандартизации этих процессов, и именно здесь на помощь приходит управление бизнес-процессами.

BPM — это очень широкая тема, и ее невозможно подвести за один сеанс или обсуждение. Эта статья призвана дать вам общее представление об основных концепциях управления бизнес-процессами.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

Для достижения своих целей и задач предприятия разрабатывают, внедряют и используют бизнес-процессы, которыми они, в свою очередь, управляют в целях оптимизации и стандартизации, используя так называемое управление бизнес-процессами.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это управленческая дисциплина, описывающая систематический подход к «выявлению, выполнению, документированию, измерению, мониторингу и контролю как автоматизированных, так и неавтоматизированных бизнес-процессов для достижения согласованных и целевых результатов, соответствующих стратегическим целям организации. ”

Проще говоря, это систематический подход к улучшению бизнес-процессов организации, делая рабочий процесс более эффективным и действенным, а также улучшая ее общую способность адаптироваться к постоянно меняющейся бизнес-среде.

Управление бизнес-процессами с помощью BPM включает моделирование, анализ, проектирование и измерение этих процессов. Похоже, это требует много работы, поэтому BPM разработан с учетом технологий. Это означает, что он использует различные технологические инструменты при выполнении своих функций.

Помимо очевидного, а именно улучшения бизнес-процессов для достижения поставленных целей и задач, почему для бизнеса так важно наличие системы BPM?

  • BPM способствует совершенствованию и управлению процессами, которые приводят к оптимальным бизнес-результатам, что приводит к снижению затрат, увеличению доходов и высокой степени удовлетворенности клиентов, и это лишь некоторые из них.
  • BPM позволяет предприятиям согласовывать свои процессы с потребностями клиентов.
  • BPM помогает принимать решения по таким вопросам, как развертывание, измерение и мониторинг ресурсов организации.
  • BPM способствует поддержанию надежной системы финансового управления компании.
  • BPM позволяет организации отслеживать прогресс в достижении поставленных целей.

Чтобы лучше понять это, давайте глубже рассмотрим преимущества, которые организации могут получить от внедрения управления бизнес-процессами.

Рост выручки

Увеличение выручки потенциально означает увеличение чистой прибыли, полученной компанией. BPM, как упоминалось ранее, помогает согласовать бизнес-процессы и функции с потребностями клиентов.

Это означает более высокую степень удовлетворенности клиентов и улучшение репутации компании, что в конечном итоге способствует увеличению доходов и, как следствие, прибыли.

Снижение затрат

Другой компонент увеличения прибыли — снижение затрат и затрат.Неэффективность и растрата ресурсов — две определенные причины сокращения затрат в организациях — также могут быть результатом плохого планирования и последующего отслеживания или мониторинга использования этих ресурсов.

Эффективная система BPM предоставляет средства для отслеживания ресурсов и дает руководству предупреждение в случае, если необходимо внести некоторые корректировки для устранения этой неэффективности.

Повышенная подотчетность

BPM устанавливает систему сдержек и противовесов внутри организации, поэтому функции и соответствующие обязанности и подотчетность каждого отдела, каждого должностного лица и каждого сотрудника четко определены.

Это минимизирует (и может даже исключить) риск потерь из-за ошибки человека при выполнении своих соответствующих задач и действий, а также возможность мошенничества и халатности.

Повышение и повышение производительности

На производительность влияют различные факторы, в том числе правильное использование капитала и ресурсов, управление человеческими ресурсами и физические условия труда, среди прочего. B

Практика ЭСТ в BPM влияет на эти аспекты или области бизнеса, обеспечивая повышение общей производительности.

Повышенная надежность информации

Наличие работающей и эффективной системы BPM может повысить надежность генерируемой бизнес-информации, которая, в свою очередь, будет использоваться руководством для принятия решений и другими заинтересованными сторонами.

Поиск и распространение информации также стали проще, экономя время и усилия, которые были бы потрачены на их поиск.

Упрощенное и гарантированное соответствие

Многие предприятия невольно сталкиваются с проблемами, связанными с несоблюдением положений и правил, установленных законодательством и промышленными стандартами.Наличие системы BPM позволяет организации охватить все свои основы и отслеживать свои обязанности и обязательства.

Очевидно, что решение вопросов несоответствия может быть дорогостоящим, не говоря уже о других юридических последствиях, которые могут угрожать даже праву бизнеса на ведение деятельности.

Более строгие меры безопасности

Ресурсы, а также информация, принадлежащие компании, будут защищены от потери, кражи и неправомерного использования, поскольку меры BPM также предназначены для их защиты.Надлежащее документирование и распространение информации гарантирует, что они не попадут в чужие руки, особенно конфиденциального характера. Мониторинг соответствия также обеспечивает защиту компании и ее сотрудников от возможных судебных разбирательств и других правовых последствий.

К сожалению, это факт, что многие компании все еще не используют Business Process Management, в основном потому, что они не знают об этой концепции или, даже если они это делают, они не полностью понимают ее важность или преимущества. они могут получить от этого.

Других пугает идея применения BPM, думая, что это что-то чрезвычайно сложное и может даже стоить им денег. В конце концов, у многих сложилось впечатление, что BPM строго означает автоматизацию бизнес-процессов, и они приравнивают «автоматизацию» к «увеличению расходов».

Есть также несколько предприятий, которые решают, что им нельзя «беспокоить» использование BPM, поскольку это не основная функция их бизнеса.

Однако сегодня бизнес-среда стала более конкурентоспособной, в значительной степени из-за последствий глобализации и нестабильности экономики и рынков во всем мире.Сохранение конкурентоспособности стало одной из основных задач большинства предприятий, и один из способов добиться этого — оптимизировать бизнес-процессы.

Таким образом, управление бизнес-процессами нельзя игнорировать или легко сбрасывать со счетов.

ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

Исследователи предложили шесть элементов, которые должны быть в каждом эффективном BPM.

№1. Стратегическое согласование или синхронизация

Речь идет о согласовании BPM и общей стратегии организации, то есть бизнес-процессы должны разрабатываться, внедряться и управляться (через BPM) в соответствии со стратегическими приоритетами, целями и задачами организация.

Между этими приоритетами и процессами должна быть прямая и идентифицируемая связь или связь. В противном случае вы потратите свои ресурсы на неэффективную систему BPM.

№2. Управление

С самого начала роли и обязанности для различных уровней BPM должны быть четко определены и доведены до сведения всех членов организации и других заинтересованных сторон.

Это необходимо для обеспечения прозрачности и подотчетности. Это также включает в себя определение четких руководящих принципов процесса принятия решений, а также программ поощрений и санкций.

№3. Методологии

Реализация инициатив BPM влечет за собой использование методов или инструментов и приемов, которые облегчают управление бизнес-процессами.

Наиболее распространенным примером, который часто используется, является «Шесть сигм», набор методов, разработанный инженером Motorola Биллом Смитом с целью улучшить возможности бизнес-процессов.

№4. Информационные технологии

BPM все чаще ассоциируется с технологиями, в основном из-за того, насколько сильно он зависит от ИТ-решений.Таким образом, информационные технологии играют очень важную роль в реализации инициатив BPM.

№ 5. Люди

Технологии и информационные системы сами по себе бесполезны, без человеческого фактора. Поэтому организации выделяют определенный персонал, предназначенный исключительно для реализации своих инициатив в области BPM.

Эти люди обладают всеми необходимыми знаниями и навыками в области управления процессами, при этом следя за тем, чтобы они соответствовали целям организации.

№ 6. Культура

В основном это относится к организационной культуре или коллективным ценностям внутри организации. Прежде всего, организация должна иметь культуру или среду, которая облегчает, дополняет и поддерживает ее инициативы BPM.

В конце концов, BPM — это не отдельная единица организации, поскольку она пронизывает всю организационную структуру.

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

Жизненный цикл BMP характеризуется повторяющимся набором действий, выполняемых поэтапно.Это означает, что цикл может быть повторен вместо того, чтобы заканчиваться после завершения последней фазы.

Жизненный цикл BPM состоит из шести фаз.

ФАЗА 1: Планирование процессов и стратегия

В бизнесе все начинается с плана. Этот план будет служить руководящими принципами, которым будут следовать те, кто будет его реализовывать.

BPM начинается с разработки плана, который четко определяет стратегию и направление инициатив организации в области BPM. Чтобы быть полезной для BPM, стратегия должна быть ориентирована на процессы, а план должен быть разработан и структурирован таким образом, чтобы обеспечить предоставление ценности клиентам.

Планирование процессов и стратегия включают следующее:

  • Понимание стратегии и целей организации. Они будут служить руководством при определении целей и стратегии BPM, поскольку они должны быть согласованы.
  • Идентификация и перечисление текущих процессов , требующих глубокого изучения существующей процессной архитектуры организации.

В организациях существует три типа процессов или действий:

1.Основные процессы

Это основные процессы компании, которые легко идентифицировать из-за их кросс-функционального характера и того факта, что это процессы, которые напрямую приносят пользу клиентам. Эти процессы возникают из основной деятельности бизнеса.

Гири Раммлер разделил основные или основные процессы на три категории:

  • Процессы, которые представляют и создают продукт или услугу (например, разработка продукта, прототипирование, проведение технико-экономических обоснований)
  • Процессы, которые производят или производят продукт или услугу (например, .Производственный процесс, закупка сырья)
  • Процессы, которые продают или доставляют продукт или услугу клиентам (например, продажи, распространение)

2. Вторичные процессы

Это процессы, которые созданы специально для оказания поддержки к основным процессам, поэтому их также называют «процессами поддержки». В отличие от основных процессов, они не приносят напрямую ценности и обычно ограничиваются функциональными областями организации.

Наиболее распространенные примеры процессов поддержки:

  • Управление человеческими ресурсами
  • Развитие технологий
  • Управление информационными технологиями
  • Закупка материалов
  • Управление производственными объектами

3. Процессы управления

Все организации стремятся к эффективности эффективность и задача мониторинга, которая ложится на плечи руководства, которое отвечает за выполнение процессов управления.

Эти процессы рассматривают как основные, так и второстепенные процессы, в основном для того, чтобы отслеживать, насколько они соответствуют операционным и финансовым целям компании. Они также существуют для обеспечения соответствия первичных и вторичных процессов нормативным и правовым нормам.

Так же, как процессы поддержки, процессы управления также напрямую не обеспечивают ценности, но, тем не менее, жизненно важны для организации.

  • Определение соответствующих ролей и обязанностей BPM в организации.Кто ключевые игроки в BPM? Какой уровень поддержки инициативы BPM организации получит от высшего руководства и других членов организации?
  • Определение методологий и показателей эффективности, которые будут использоваться в BPM.

ФАЗА 2: Анализ бизнес-процессов

Необходимо понимать текущие или существующие бизнес-процессы, поскольку они являются самим объектом BPM. Очевидно, что управлять тем, чего он не понимает, не удастся.Цель этого этапа — выяснить, соответствуют ли существующие бизнес-процессы целям и задачам организации.

На этапе анализа применяются определенные методики. Самый распространенный и обычно первый шаг — это сбор данных и информации о бизнес-процессах. Они берутся из поддерживаемой в настоящее время документации компании или организации, стратегических планов и моделей процессов. Это также может потребовать больше, чем просто взглянуть на измерения производительности, используемые компанией.

Анализ даст представление о сильных и слабых сторонах бизнес-процессов и откроет возможности для понимания того, как они влияют на общую производительность организации.

Методы анализа процесса можно разделить на две группы.

1. Качественный анализ

Качественный анализ выполняется по двум причинам: для выявления потерь, избыточности или потерь, понесенных в процессах, и их устранения, а также для выявления и понимания всех проблем, связанных с ними, и их соответствующей расстановки приоритетов.

Некоторые из наиболее часто используемых методов:

  • Анализ добавленной стоимости — В этом методе каждый шаг в процессах классифицируется в зависимости от того, являются ли они добавляющей стоимость (VA) или бизнес-добавлением стоимости (BVA). , или не добавляющие стоимость (NVA). Шаг считается VA, если он приносит пользу покупателю, что выражается в его готовности платить за этот конкретный шаг. Примером может служить процесс сборки продукта. После завершения производственного процесса, но перед доставкой покупателям, готовый продукт по закону должен пройти физический осмотр независимой третьей стороной.Это не увеличивает ценность для клиента, но увеличивает ценность для бизнеса, поскольку это требование для непрерывной работы бизнеса. Это деятельность BVA. Затраты на доработку в случае, если продукт был неисправен из-за халатности работника, а также расходы, связанные с задержкой отгрузки или доставки, с другой стороны, не добавляют ценности для покупателя. Это NVA. По сути, любая другая деятельность, не подпадающая под категории VA и BVA, подпадает под это.
  • Анализ первопричин — Этот метод анализа проблем часто использует причинно-следственные диаграммы и диаграммы «почему-почему», выделяя причинные факторы и ища ответы на вопросы «почему», касающиеся процессов.Это делает методику эффективной для поиска корня проблем или проблем.
  • Анализ Парето — В этом методе в основном используются столбчатые диаграммы Парето. Гистограмма показывает влияние всех соответствующих вопросов или проблем. Более высокие или более высокие стержни требуют большего внимания, а это значит, что им следует отдавать предпочтение.
2. Количественный анализ

Методы количественного анализа сосредоточены на числах, цифрах и статистике.К ним часто относятся:

  • Количественный анализ потока — В зависимости от анализируемого процесса используются несколько методов анализа потока. Анализ потока обычно используется для анализа требований к мощности, количества ошибок на уровне процесса, а также затрат. Анализ времени цикла также является распространенным приложением анализа потока, когда рассчитывается средняя продолжительность или время цикла для всего процесса — или шага в процессе — с целью оценки эффективности и результативности.
  • Анализ очередей — В отличие от анализа потока, при постановке в очередь учитывается время ожидания. При этом учитывается изменчивость сроков обслуживания, задержек и доработок с учетом того факта, что эти проблемы с производительностью неизбежны и, следовательно, должны играть определенную роль при проектировании и перепроектировании процесса.
  • Моделирование процесса — Моделирование процесса также учитывает время ожидания, но оно также применимо к процессам, которые включают параллельные операции, выполняющиеся одновременно.Очередь обычно не применяется к этим видам деятельности. При моделировании процесса процесс моделируется в имитационной модели, которая дополняется данными моделирования и подвергается моделированию. Затем результаты анализируются. В случае наличия нескольких сценариев имитационная модель может быть соответствующим образом настроена и снова подвергаться симуляции, пока не будут охвачены все альтернативные сценарии.

Результаты этого этапа обычно указывают на одно из двух: либо бизнес-процессы согласованы с целями и задачами организации, либо нет.Полученные данные будут использованы на следующем этапе жизненного цикла BPM.

ФАЗА 3: Проектирование и моделирование бизнес-процессов

В зависимости от результатов анализа бизнес-процессов может возникнуть необходимость в разработке новых процессов или переделке существующих. Цель состоит в том, чтобы разработать дизайн процесса, который дает полную картину работы от начала до конца, чтобы гарантировать предоставление ценности клиентам.

Основная задача на этом этапе состоит в том, чтобы определить, хорош ли процесс «как есть», или его следует переработать в более подходящий, более подходящий процесс «как есть».

Этот этап включает в себя следующее:

  • Понимание намерений организации в отношении бизнес-процесса , например, чего они хотят достичь и как они собираются использовать процесс для их достижения.
  • Документация о работе, которая должна быть выполнена посредством моделирования процесса , подробно:
    • Характер работы
    • Время, продолжительность и частота выполнения работы
    • Место выполнения работы
    • Рабочие, вовлеченные в первую и вторую очередь при выполнении работ
    • Используемые методологии, инструменты и методы
    • Последовательность действий в рамках рабочего процесса
  • Идентификация и понимание факторов окружающей среды , которые влияют на процесс, поскольку они могут повлиять на дизайн (или редизайн, в зависимости от обстоятельств) процессов.

Моделирование бизнес-процессов — это в основном деятельность по представлению процессов организации в структурной форме. Он служит двум основным целям: документирование и анализ. Модель бизнес-процесса служит для членов организации готовым справочным материалом для любых будущих проектов или оценок процессов. Это также полезное учебное пособие для новых сотрудников.

Кроме того, модель процесса будет играть центральную роль, когда руководство оценивает работу отделов или подразделений и ищет возможности для изменений.В случае, если есть планы по расширению и росту бизнеса, документация также будет большим подспорьем.

Это может быть в форме повествовательного описания, диаграммы или иллюстрации, если оно обеспечивает сквозную перспективу всех процессов организации — будь то первичные, вспомогательные или управленческие процессы.

Возможно, наиболее узнаваемой формой является диаграмма рабочего процесса или диаграмма, которая отображает логический поток действий в рамках процесса в подразделении или отделе организации.Некоторые компании предпочитают представление в виде карты, поскольку оно обеспечивает большую точность. В других случаях предпочтение отдается модели, которая отличается высокой точностью и высокой детализацией, а также требует большой работы.

Когда дело доходит до редизайна процесса, есть два подхода:

  • Непрерывное совершенствование процесса. В этом подходе подразумевается принятие текущих процессов. Поэтому основное внимание уделяется выявлению проблем или проблем, которые ранее были незамеченными, и поиску решений для них.Этот подход ищет эти решения постепенно, решая одну проблему за раз.
  • Реинжиниринг бизнес-процессов. В отличие от непрерывного улучшения процессов, реинжиниринг рассматривает всю структуру процесса и направлен на ее полную переработку с целью оптимизации или повышения эффективности и действенности. Это определенно более широкий подход.

ЭТАП 4: Внедрение процесса

Разработанный (или переработанный) процесс будет реализован.Реализация осуществляется системно или несистемно.

  • Системная реализация предполагает использование специального программного обеспечения и технологий при реализации процесса проектирования.
  • Несистемная реализация — это когда эти технологические инструменты BPM не используются.

Выбор между ними во многом будет зависеть от характера бизнес-процесса и, в небольшой степени, от ресурсов организации. В конце концов, использование технологий обойдется компании дорого.

ФАЗА 5: Мониторинг и управление процессом

Процесс, однажды реализованный, требует отслеживания, измерения и контроля, которые, как предполагается, должны выполняться на постоянной основе. Их цель:

  • Получить необходимую информацию, чтобы определить, нужно ли вносить изменения или корректировки в дизайн процесса или даже в ресурсы и инструменты, используемые при его реализации.
  • Измерьте эффективность процесса, чтобы определить, действительно ли он приводит к достижению целей и задач организации.

Аналитика бизнес-процессов — это основные входные данные на этом этапе, когда историческая аналитика используется для целей управления процессами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *