Для чего нужна должностная инструкция: Зачем нужна должностная инструкция

Содержание

Зачем нужна должностная инструкция

Введение должностных инструкций не является обязанностью коммерческих организаций. Однако их составление может облегчить жизнь работодателей. Инструкция позволит работодателю обоснованно отказать в приеме на работу новому сотруднику, временно перевести его на другую работу или грамотно разграничить трудовые функции между работниками. Если этот документ будет правильно составлен, шансы на то, что работник оспорит решение руководителя, основанное на должностной инструкции, в суде, практически равны нулю.

Необходимость должностной инструкции для работодателя

Что такое должностная инструкция? Интересно, что в Трудовом кодексе упоминания о ней не содержится. Тем не менее указанный документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.

Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях ­с работником оказывается в проигрышном положении. Так, он не сможет:

  • осуществить обоснованный отказ в приеме на работу;
  • объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
  • распределить трудовые функции между работниками;
  • временно перевести работника на другую работу;
  • грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками;
  • оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.

Любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.

Бывает и так, что должностная инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами.

Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость работника использовать сотовый телефон в служебных целях в соответствии с установленными в должностной инструкции ­обязанностями (письмо Минфина от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350).

Судебно-арбитражная практика

Налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом контрольно-кассовой техники вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей работника организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое лицо от ответственности, установленной статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

Суд не согласился с этим утверждением. Дело в том, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому, если в торговой точке имелась зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция продавца-кассира, с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении ККТ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.02.2008 г. № А29-6203/2007 и определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 г. № 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (постановление ВАС от 22.05.2007 г. № 16234/06).

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства. Тем не менее данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0).

Разрабатываем должностную инструкцию

В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). На практике должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т.ч. и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках.

Как правило, должностная инструкция составляется в трех экземплярах – по одному для работника, работодателя и руководителя подразделения.

Часто возникает вопрос о составлении должностной инструкции на директора организации. Так вот, на директора должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права и обязанности уже прописаны в законодательстве и в учредительных документах общества. А вот ­должностная инструкция на директора филиала необходима (см. Пример 1).

Пример 1

Вносим изменения

В процессе работы должностная инструкция может подвергаться различным корректировкам. Обычно это связано с изменением обязательных условий трудового договора. При этом придется заблаговременно уведомить работника обо всех предстоящих поправках. Дело в том, что изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений на новых условиях.

В ситуации, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору, все исправления проводят путем подготовки ­дополнительного соглашения.

Если же инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет корректировки трудового договора, то удобнее всего утвердить совершенно новую должностную инструкцию (письмо Роструда РФ от 31.10.2007 г. № 4412-6).

Увольняем в связи с несоответствием должности

Трудовой кодекс предусматривает в качестве одного из оснований прекращения трудового договора по инициативе работодателя несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ). При этом требования к квалификации работников определяются должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливаются наименованием должностей (письмо Роструда России от 30.

04.2008 г. № 1028-с).

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик может определять только аттестационная комиссия. Для этого в организации должен быть разработан соответствующий порядок проведения аттестации.

Отметим, что увольнение по указанному основанию допускается, только если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу.

Как обосновать отказ в приеме на работу с помощью должностной инструкции

Несмотря на то что для работодателя заключение трудового договора с конкретным лицом, который ищет работу, является правом, а не его обязанностью, законодательством запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. № 2, далее – постановление).

Напоминаем, что не допускается отказ в приеме на работу, связанный с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, возрастом, местом жительства, беременностью, наличием детей, а также другими обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами ­работника (ст. 64 ТК РФ).

В свою очередь обоснованный отказ – это несоответствие лица требуемым деловым качествам. Верховный Суд в пункте 10 Постановления разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

Самое сложное заключается в том, что по требованию претендента на работу работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Причем впоследствии отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суде. Вот здесь нам и пригодится должностная инструкция работника. Дело в том, что практически всегда можно сказать, что у претендента недостаточно опыта работы именно в этой отрасли либо образование не соответствует требованиям. Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность, и иные требования, которые необходимы ему в силу специфики той или иной работы. Главное, чтобы все качества будущего ­сотрудника были прописаны в должностной инструкции.

Должностная инструкция (регламент) — порядок разработки и утверждения

 

Для чего нужна должностная инструкция

Что должно быть в должностной инструкции

Порядок разработки и утверждения

Внесение изменений в должностную инструкцию

порядок ознакомления с должностной инструкцией

 

 

В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержится понятия должностной инструкции (регламента). Вместе с тем она является важным документом, регулирующим должностные права и обязанности работника.

 

Должностная инструкция — это документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, установления его должностных обязанностей, прав и ответственности, а также квалификационных требований, предъявляемые к занимаемой должности.

 

Должностная инструкция является документом, содержащим весь перечень трудовых обязанностей работника.

 

Как правило, должностные инструкции разрабатывают на основе квалификационных характеристик или на основании профессиональных стандартов, которые утверждены Минтрудом России.

 

На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, при составлении которых уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, технологии выполнения трудовых процессов.

 

Цели разработки должностной инструкции и должностного регламента:

 

  1. создание организационно-правовой основы служебной деятельности должностных лиц;
  2. повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности;
  3. обеспечение объективности при аттестации сотрудника, поощрении или наложении дисциплинарного взыскания;

 

Тщательно проработанная должностная инструкция — это возможность для работодателя потребовать от работника надлежащей работы, инструмент в борьбе с нерадивыми работниками, уклоняющимися от своих обязанностей.

 

Что должно быть в должностной инструкции

 

Приступая к разработке должностной инструкции, составителю следует исходить из структуры предприятия, особенностей структурного подразделения, в котором числится соответствующая должность, особенностей работы лиц, замещающих должности, по которым разрабатывается инструкция.

Таким образом, к разработке инструкции просто необходимо привлекать руководителя структурного подразделения, которому подчиняется работник, а также начальника отдела кадров.

 

Должностная инструкция определяет положение работника в правовых отношениях. Запись правовых отношений делается с помощью следующих юридических категорий:

 

  1. обязанности;
  2. права;
  3. ответственность.

 

В настоящее время сложился традиционный подход к составлению должностной инструкции, согласно которому должностная инструкция состоит из пяти разделов.

 

Раздел 1 «Общие положения». Содержится область деятельности работника с указанием:

 

  • категории должности, определяемой в соответствии с ОКПДТР — руководитель, специалист, технический исполнитель;
  • порядок назначения и освобождения от должности, а также замещения во время его отсутствия;
  • квалификационные требования;
  • подчиненность работника;
  • перечень нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

 

 

Раздел 2 «Функции работника», в котором перечисляются основные направления деятельности работника.

 

Раздел 3 «Должностные обязанности работника» — определены конкретные виды работ, выполняемые работником.

 

Раздел 4 «Права работника» — закрепляются полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

 

Раздел 5 «Ответственность работника» — регламентируется персональная ответственность работника.

 

Более подробно о том, какие положения должны быть включены в данные разделы можно прочитать в статье по ссылке.

 

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции

 

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Практика показывает, что должностная инструкция на некоторых предприятиях является приложением к трудовому договору. Также встречаются случаи, когда должностная инструкция утверждаться как самостоятельный документ.

 

Внесение изменений в должностную инструкцию

 

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора.

 

В связи с отсутствием нормативного порядка утверждения инструкций Федеральной службой по труду и занятости (Роструд) содержатся письменные указания по данному вопросу в письме от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников». В данном письме указано, что при внесении изменений в инструкцию должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

 

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

 

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

 

Соотношение должностной инструкции и профессиональных стандартов

 

Отдельно стоит рассмотреть вопрос об изменении должностной инструкции в связи с применением квалификационных справочников или недавно введенных профессиональных стандартов и о несоответствии инструкции таким документам.

 

Так, один из работников в суде оспорил новую должностную инструкцию, которая была изменена работодателем в связи с введением в действие новых профессиональных стандартов. Доводы работника свидетельствовали, что ему вменили новую обязанность — организацию работы учреждения, руководство отделением и специалистами, что являлось, по его мнению, новой трудовой функцией.

 

При разрешении спора суд сравнил должностные инструкции до и после корректировки и не согласился с доводами заявителя. По мнению суда в данном случае трудовая функция сохранилась, было произведено лишь уточнение трудовых действий. Не было введено дополнительных обязанностей, которые влекли бы дополнительные требования к квалификации или специальности, вводились лишь новые условия выполнения порученной работы. (см. апелляционное определение Ростовского областного суда по делу N 33-8683/2016).

 

В случаях, когда после внесения изменений в должностную инструкцию на работника возлагались дополнительные функции, суд признавал действия работодателя по внесению изменений неправомерными (например, Определение Верховного суда Республики Коми от 16.07.2012 по делу N 33-2986АП/2012)

 

Таким образом, если по конкретной профессии имеются профстандарты, необходимо учитывать их положения при разработке должностных инструкции

 

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения под руководством кадровой службы и согласовываются с юридической службой.

 

Изменение трудовых обязанностей в должностной инструкции

 

Можно ли добавить работнику новые обязанности? Такой вопрос нередко возникает у работодателей, желающих оптимизировать рабочий процесс и распределить объем работы между меньшим числом работников.

 

На практике попытки внести дополнительные обязанности в должностную инструкцию не всегда успешны.

 

Работник был принят в организацию на должность инженера и ознакомлен с должностной инструкцией. Через несколько недель работодатель издал приказ о введении в действие новой должностной инструкции. Истцу добавили новые обязанности: теперь он должен был выполнять обязанности слесаря и электрика. Истец с этим не согласился. Суд поддержал работника и указал, что новая должностная инструкция существенно меняет круг обязанностей истца, поскольку вменяет ему обязанности рабочих профессий, что в одностороннем порядке недопустимо (Определение Московского городского суда от 10. 02.2012 по делу N 33-3987).

 

 

Ознакомление работника с должностной инструкцией

 

По общему правилу работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией лично и под расписку. Отсутствие письменного подтверждения факта ознакомления с инструкцией не позволяет применить к работнику меры ответственности за нарушение конкретных обязанностей.

 

Основными способами подтверждения ознакомления работника с должностной инструкцией признаются судами следующие:

 

  1. проставление подписи работника непосредственно на листах должностной инструкции. Такой способ наиболее точно отвечает принципу добросовестности намерений сторон, вызывает доверие у правоприменительных и инспектирующих органов, так как не позволяет подменить или дополнить содержание документа без ведома работника;
  2. фиксация подписи работника на отдельном листе ознакомления. Лист ознакомления может быть предусмотрен как для каждого отдельного вида нормативных актов организации (должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности и т. д.), так возможно и наличие единого листа ознакомления со всем массивом локальных актов организации;
  3. включение соответствующего условия в трудовой договор. Условие о доведении инструкции до сведения работника включается в содержание трудового договора, и работник, подписывая договор, тем самым дает расписку одновременно и об ознакомлении. Суды признают наличие такого условия в подписанном сотрудником договоре как доказательство возложения на него должностных обязанностей при рассмотрении любых категорий дел, включая споры о незаконности увольнения.

 

 

 

Лист ознакомления с должностным регламентом (должностной инструкцией)

N п/п

Фамилия, имя, отчество должностного лица, назначаемого на должность

Дата и подпись должностного лица после ознакомления с инструкцией

Дата и номер приказа о назначении на должность

Дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Однако тот факт, что работник не ознакомлен с должностной инструкцией, не является препятствием к его увольнению

 

По вопросам обязательного ознакомления сложилась определенная судебная практика.

 

Так, работник не выполнял поручения руководителя и был уволен, поскольку не прошел испытание. Он не согласился с решением работодателя. Посчитал, что не мог исполнять трудовые обязанности, так как при приеме на работу не был ознакомлен с должностной инструкцией.

 

Московский городской суд решил (апелляционное определение от 26.01.2018 по делу N 33-3179/2018), что увольнение работника правомерно. Обязанность выполнять задания руководителей была прописана в трудовом договоре. Тот факт, что работник не ознакомлен с должностной инструкцией в момент приема на работу, не означает, что он не мог исполнять поручения непосредственного руководителя.

 

В похожих ситуациях суды чаще всего признают увольнение незаконным. Однако если обязанности установлены в других документах, суд может посчитать увольнение правомерным.

 

Так как судебная практика неоднозначна, при приеме на работу лучше ознакомить сотрудника с должностной инструкцией. Тогда доказывать, что работник во время испытания не справился с выполнением своих обязанностей, будет легче.

 

 

Статьи по теме:

Должностная инструкция в 2021 году

Должностная инструкция — это локальный документ, в котором отражены обязанности конкретного работника, занимающего определенную должность.

Зачем нужна должностная инструкция

Требования к наличию должностной инструкции специалиста в организациях есть только в госучреждениях. В некоторых отраслевых нормах присутствует обязанность регламентирования должностных обязанностей:

Остальные руководствуются собственными потребностями в вопросе необходимости наличия должностных инструкций работников в организации. Возможно, в небольших компаниях они и не нужны, но на крупных предприятиях без конкретизации деятельности сложно проследить за качественным исполнением обязанностей.

Должностные инструкции предприятия (ДИ) — инструмент обоюдоострый, они нужны и работнику, и работодателю. Аналогичное мнение и у Роструда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

Пример

 

Если в соответствии с должностной инструкцией продавец не обязан убирать свое торговое место, он вправе отказаться от уборки без дисциплинарных последствий.

Наоборот — должностные обязанности продавца совмещены с уборкой и это вписано в инструкцию, работодатель может применить взыскание в этому работнику в случает его отказа от уборки.

Должностная инструкция сотрудника поможет в следующих случаях:

  • в суде как доказательство исполнения / неисполнения должностных обязанностей;
  • обосновать отказ в приеме на работу;
  • проверить квалификацию сотрудника в период испытательного срока;
  • распределить или конкретизировать функции между работниками, если они занимают одинаковые должности.

Совет

 

Для повышения эффективности труда работодатель в должностных инструкциях персонала вправе распределить обязанности между работниками, занимающими одинаковые позиции. При этом, в штатном расписании таким должностям устанавливаются одинаковые оклады. Надбавки, доплаты и другие выплаты могут различаться в зависимости от квалификации, сложности работы и прочих показателей.

Как составить должностную инструкцию

В организации могут быть два типа должностных инструкций — типовые и индивидуальные.

Пример

 

В канцелярии работает несколько специалистов. У них разные функции: кто-то отвечает за электронный документооборот, кто-то регистрирует входящую корреспонденцию и т.д. Должность у них одна — инспектор канцелярии, а обязанности разные.

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого инспектора. Если же у работников, занимающих одинаковые должности, нет разницы в функциональных обязанностях, смысла составлять отдельные требования каждому нет. Достаточно одного экземпляра общей должностной инструкции с приложенным списком ознакомления, где сотрудники распишутся, что с обязанностями ознакомлены.

Утвержденной формы функциональных обязанностей в законе нет. Есть общие правила, как написать должностную инструкцию, какие пункты в нее включить. Как правило, обязательны следующие разделы: 

  • требования к образованию, квалификации, стажу;
  • кому напрямую подчиняется работник;
  • перечень должностных обязанностей— здесь детализируется функционал;

Важно!

 

Насколько конкретно прописаны обязанности работника, настолько легче их выполнять, отчитываться за исполнение и контролировать.

  • взаимодействие — указываются параллельные связи работника;
  • должен знать — если работа связана со знанием документов, положений и проч., все они указываются в этом пункте;
  • права и ответственность — здесь не надо переписывать трудовой кодекс. Любой работник, в том числе руководящий, за нарушения отвечает по закону — это само собой разумеется. Конкретизируйте, за что отвечает сотрудник, занимающий должность — за чистоту помещений, сохранность имущества и так далее. Права тоже опишите именно для этой должности — что работник может требовать от других, доступ к информации и прочие.

По первой ссылке размещены бесплатные должностные инструкции и реестр профстандартов, во второй — описание профессии, требования к образованию.

Образцы типовых должностных инструкций можно скачать из интернета. Но такой документ не будет содержать необходимых вам условий и требований. Ошибочно мнение, что типовые инструкции нельзя менять или дополнять собственными потребностями.

Важно!

 

Любую инструкцию надо дорабатывать, включая в нее необходимую конкретику.

Образцы должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Утверждение должностной инструкции

По требованию ГОСТ Р 7. 0.97-2016 в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждаю», указывают должность руководителя, оставляют место для его росписи. Если нет такого грифа, издается отдельный приказ о должностных инструкциях при введении новых должностей или расширениия существующих обязанностей.

Как возложить дополнительные обязанности на сотрудника и внести изменения в ДИ, читайте в материале на сайте «Профкадровик».

Работник расписывается в том, что он ознакомлен с инструкцией. Целесообразно сделать второй экземпляр и выдать его на руки сотруднику.

Скачать бланк приказа об утверждении должностной инструкции

Скачать бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции

Скачать шаблон (образец) должностной инструкции 2022 / 21 г.

ШАГ Консалтинг — Зачем нужна должностная инструкция

Зачем нужна должностная инструкция

Должностная инструкция – единственное, что позволит законно отказать соискателю в приёме на работу или уволить сотрудника в случае неисполнения обязанностей. Потому что только в ней чётко прописаны эти требования и обязанности. Но её не любят, причём ни работодатели, ни сами сотрудники. Rjob разобрался, как составить должностную инструкцию, чтобы она всем приносила только пользу.

А нужна ли инструкция?

Строго говоря, ни в одном нормативно-правовом акте не прописано, что на каждом предприятии для каждой должности следует разрабатывать инструкцию. В части 2 статьи 57 ТК РФ лишь указано, что трудовую функцию необходимо прописать в трудовом договоре. То есть нужно указать, на какую должность вы нанимаете соискателя в соответствии со штатным расписанием, какая у него должна быть профессия, специальность и какие конкретно виды работ он будет исполнять. Многие считают, что это исчерпывающий перечень. Зачем создавать лишний документ?

Нурия Архипова

директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG

На этапе становления компании многие управленцы пренебрегают должностными инструкциями. Зачем прописывать на бумаге то, что можно объяснить в устной форме? Этакий бизнес «на коленке». Но рано или поздно компании придётся ввести должностные инструкции в общий документооборот. И чем позже они это осознают, тем больше времени и средств придётся потратить. На успешно развивающемся предприятии количество задач, как правило, возрастает. А вместе с ними – и численность персонала. Нерешённые на начальном этапе мелкие вопросы, подобно снежному кому, со временем превратятся в «стихийное бедствие».

Поэтому специалисты рекомендуют задуматься о должностной инструкции, если в компании работает больше 10 человек, если это не стартап и не семейный или дружеский бизнес. В части 1 статья 8 ТК РФ прописано, что работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты. Главное не забудьте ознакомить с ними самого сотрудника и его непосредственного начальника.

Юрий Пахомов

партнер, Консалтинг-центр «ШАГ»

Набор должностных инструкций – пожалуй, наиболее важная составляющая всего пакета внутрифирменной документации.   Именно с помощью инструкций задаётся организация работ, «правила игры» внутри компании. ДНК живых существ обеспечивает воспроизводство устойчивой формы организма – и при её наследовании потомством, и при постепенной смене «молекулярного состава» клеток и тканей в процессе обмена веществ. Точно так же и организационные документы, и должностные инструкции – это своего рода «гены», позволяющие организации устойчиво воспроизводить бизнес-процессы и разделение труда в условиях текучести персонала.

Зарплата – по должностной инструкции

Должностная инструкция полезна, прежде всего, самому сотруднику. Она защищает его права и интересы, чётко объясняет, какие обязанности он должен выполнять в рабочее время, каким требованиям соответствовать. Кроме того, в должностной инструкции прописаны критерии, по которым работника могут принять на должность, повысить, зачислить в кадровый резерв, отправить на курсы повышения квалификации и даже уволить. 

Ещё один важный плюс заключается в том, что при наличии должностной инструкции работник получает зарплату только за те обязанности, которые в ней прописаны. Всё остальное ответственный руководитель оплачивает дополнительно. Именно поэтому многие работодатели совершают ошибку, поручая исполнителям самим составлять собственную должностную инструкцию.

Если соискатель ознакомился с должностной инструкцией уже на этапе собеседования, то сможет принять более взвешенное решение, – отмечает Нурия Архипова. Это сэкономит время и ему самому, и компании. А HR-специалист эффективнее использует собеседование. Должностная инструкция задаёт изначальный «правильный ритм» для каждого вновь пришедшего сотрудника. Она существенно облегчает период адаптации. Работник должен чётко понимать свои обязанности и место в компании. Особенно это важно на крупных предприятиях, где реже встречается индивидуальный подход к каждому сотруднику. Во многом сама компания определяет последующее отношение к ней со стороны сотрудников. В том числе и уровень лояльности персонала.

Без должностной инструкции не уволить

Бывают случаи, когда распределение обязанностей в компании весьма условное, и руководитель до конца не понимает, чем же занят каждый из его подчинённых. Тем более он не осознаёт, что нужно делать, чтобы добиться желаемого результата работы.

Работник, владеющий уникальным знанием и способами решения проблем на своем рабочем месте, получает дополнительные рычаги давления на работодателя, – считает Юрий Пахомов. Почему? Потому что любой работодатель побаивается уволить ключевого специалиста, если плохо представляет себе, чем тот занимается и каким образом будет искать ему замену. Будет крайне сложно сформулировать задачу HR-службе или рекрутинговому агентству.

Уволить сотрудника за неисполнение должностных обязанностей почти невозможно, если эти обязанности нигде не прописаны. Существует судебная практика восстановления в должности в случаях, если у работодателя не было критерия оценки выполнения или невыполнения основной работы. Например, менеджер по продажам совершает два звонка в день вместо двадцати и из месяца в месяц не выполняет план продаж. С точки зрения руководства, решение об увольнении очевидно. Но в трудовом договоре прописано, что сотрудник «должен совершать звонки и заключать договоры с клиентами». А значит даже два звонка в день и один договор в месяц уже дают ему право сохранить за собой рабочее место.

…и не отказать в найме

Соискатель может потребовать письменное объяснение, почему его не приняли на работу. И причиной для отказа не может служить, например, увольнение по статье или должностное преступление на предыдущем месте работы, грубое обращение с коллегами и другое нарушение трудовой дисциплины. Но если эти требования прописаны в должностной инструкции, у компании развязаны руки. Дискриминацией будет считаться только отказ по гендерным, возрастным и расовым признакам, принадлежности к определенной культуре, вероисповеданию, социальной группе и другим критериям, прописанным в статьях 3 и 64 ТК РФ. 

Коллектив без конфликтов 

Если для каждой должности есть чётко прописанные инструкции, то компания сразу избавится от множества конфликтов, например, с распределением обязанностей, определением стоимости рабочей силы, начислением премий, материальной ответственностью, присвоением квалификационного разряда и многими другими вопросами.

Юрий Пахомов

партнер, Консалтинг-центр «ШАГ»

Без инструкций руководителям крайне трудно оценивать, хорошо ли человек справляется со своей работой. Всегда будут получаться размазанные, общие и сильно субъективные оценки «на глазок». Не будет ясности и возможности договориться, за что премировать человека, за что наказывать, в каких случаях увольнять? В таких ситуациях обычно либо практикуется уравниловка в оплате труда, либо возникает масса недовольств и конфликтов, влекущая за собой высокую текучесть кадров. 

Без инструкций в коллективе, если только в нем не царят любовь и гармония, постоянно будут возникать трения по поводу «разделения труда» и сбои в работе. Какие-то задачи будут дублироваться, какие-то – «провисать» на стыках между подразделениями и между сотрудниками. Резко возрастёт количество времени, которое руководителю придётся потратить на разруливание нестыковок и разногласий в ручном режиме.

Упрощается адаптация

Даже очень опытный и высококвалифицированный работник, приходя в новую компанию, впадает в ступор. Поначалу непонятно, чего от него ждут, как выстраивать отношения с коллегами, с руководителем, с другими подразделениями. 

Без инструкции сложно объяснить новому сотруднику, что конкретно и как он должен делать, с кем и как взаимодействовать, – поясняет Юрий Пахомов. – С первого рабочего дня сотрудника до его «ввода в эксплуатацию» компания будет иметь дело с низким КПД новичка, исправлять его профессиональные ошибки и терять рабочее время всех, кто будет вводить новичка в курс дела.

Почему же инструкции так не любят?

Ответ прост: потому что никто их не понимает и тем более не знает, как исполнить. Например, в должностной инструкции нередко встречаются формулировки в духе «обязан прилагать максимум усилий…», «работать на благо компании…», «способствовать развитию компании…». Но эти общие слова не помогут руководителю принять решение о повышении или увольнении, если перед ним встанет такая задача. Никто не знает, максимум ли усилий прилагал сотрудник и чему способствовал. Поэтому инструкция должна напоминать закон – быть чёткой и понятной всем сторонам.

Как составить должностную инструкцию

Прежде чем отдавать документ на подпись сотруднику, перечитайте его ещё раз и оцените, не придётся ли вам нагружать сотрудника работой сверх того, что прописано в инструкции? Можно ли уволить за нарушение одного из пунктов нормативного акта? Нет ли где-то фраз или предложений, которые трактуются двояко? Если таковые есть, будьте уверены – суд почти наверняка будет на стороне работника. Поэтому избавьтесь от лишнего. 

Посмотрите на своё творение глазами подчинённого. Сможете ли вы составить план работы на день, руководствуясь должностной инструкцией? А на неделю, месяц, год? Понятно ли работнику, что он должен делать, за что ему дадут премию и за что – повысят? 

Требования к оформлению должностной инструкции в законе не прописаны. Но обычно в неё включают несколько обязательных частей: наименование должности и подразделения, должностные обязанности, права сотрудника и его непосредственного руководителя, требования к соискателю. За основу обычно берут Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД). 

Конечно, далеко не все должности прописаны в справочниках, да и специфика работы компании может отличаться. Поэтому при составлении должностной инструкции работник кадрового отдела, непосредственный руководитель, директор и даже сам сотрудник редактируют этот документ так, чтобы он был максимально правдив и приближен к реальности. Всё, что работник делает в обычный рабочий день, в идеале должно быть отражено в должностной инструкции. Не стоит забывать и про нештатные ситуации. Человек должен чётко понимать, что с ним будет происходить в конфликтные моменты, например, когда свои обязанности он не выполняет или перестаёт соответствовать требованиям.

Важно, что самого сотрудника, профсоюзы и прочие представительные органы к работе над должностной инструкцией можно и не приглашать. Более того, с ними её можно даже не согласовывать. Но работодатель должен вместе с сотрудником подписать получившийся документ. Поэтому, если требований и обязанностей в инструкции будет чересчур много, сотрудник может просто отказаться её подписывать и уволиться. Соблюдайте здоровый баланс между интересами компании и её работников, и тогда должностная инструкция принесет пользу каждому из участников трудовой деятельности.

Издательство: Rjob.ru 5 декабря 2017

Разделы:

Твитнуть

Поделиться

Поделиться

понятие, составление и для чего нужна

Что такое должностная инструкция и профессиональный стандарт. Для каких должностей разрабатывают эти документы. Порядок ознакомления и применения их в работе.

Что такое должностная инструкция?

Имеется на каждом предприятии.

Должностная инструкция — это важный локальный документ, содержащий сведения об обязанностях и правах сотрудника, работающего на данном предприятии. На основании нормативных актов за лицом, заключившим трудовой договор, закрепляется ряд задач и полномочий, которые он должен знать и качественно исполнять.

Хотя в Трудовом Кодексе об этом не прописано, но во многих Правилах ссылка на наличие на предприятиях должностных инструкций имеется, поэтому руководство требует разработки этого документа.

Должностная инструкция составляется индивидуально для каждого лица на предприятии, сюда относятся инженерно-технические работники и служащие, если у человека рабочая специальность, то применяются выкопировки из ЕТКС по данной профессии.

Документ содержит разделы:

  1. Общие требования;
  2. Функциональные обязанности;
  3. Что работник должен знать;
  4. Права сотрудника;
  5. Ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей.

Этот документ применяется на практике с содержанием всех регламентирующих основ.

Необходимость разработки должностной инструкции

Ситуации, в которых инструкция необходима.

Введение в действие нормативных документов, связанных с трудовой деятельностью работника, не является обязательством работодателя, однако должностные обязанности во многом ограничивают, к, примеру, прием на работу, перевод на иное место, установление квалификации и иные регулирующие моменты.

Наличие должностной инструкции необходимо:

  1. При приеме на работу, если человек по каким-либо характеристикам, изложенным в документе, не подходит, то у работодателя имеется основание отказать ему. Например, не соответствует стаж или недостаточно квалификации;
  2. При испытательном сроке, указанном в документе — это основание уволить неподходящую кандидатуру после приема на работу;
  3. Для равномерного распределения трудовых обязанностей между работающими и четкого пояснения, какие поставленные задачи они должны выполнять;
  4. Для обоснованного перевода работника на иную работу временно;
  5. При необходимости проведения оценки качества выполняемых задач.

Закрепление документально всех обязанностей, которые должен выполнять работник важно как для руководителя, так и для работающего. В процессе трудовой деятельности может возникнуть множество спорных ситуаций, связанных с выполнением какой-либо функции.

У двух сторон, подписавшихся в трудовом договоре, есть основание отстаивать свои интересы как лично, так и с привлечением комиссии по трудовым спорам.

На практике встречаются и такие примеры, когда человека уволили за неисполнение обязанностей, не прописанных в должностной инструкции. В этом случае суд будет всегда на стороне работника и работодатель должен будет восстановить его в должности.

Раздел I должностной инструкции «Общие положения»

Содержит общие сведения.

Общие положения. В разделе указываются цели и назначения данной инструкции, на основании какого нормативного документа она разработана. В нем же указывается, какое образование должно быть и какая степень профессиональной подготовки.

Требования к стажу по данному направлению деятельности, какой нормативной базой должен владеть специалист, чтобы качественно выполнять свои обязанности. Какие структурные подразделения находятся в его подчинении, при их наличии, каков порядок замещения временно отсутствующих коллег по работе.

Раздел содержит следующую информацию:

  • указывается полное название структурного подразделения или четко прописывается должность, согласно штатному расписанию;
  • кому должен подчиняется работник. Не исключено, что функционально он подчиняется одному руководителю, а административно — иному;
  • каким образом осуществляется назначение на должность, и как производится освобождение;
  • обязательно указывать, какие требования к профессиональной подготовке необходимы.

Можно в этом разделе указать, какие нормативные правовые акты федерального, территориального и локального характера необходимо знать.

Это могут быть законы, постановления, приказы, распоряжения, ГОСТы, стандарты и иное.

Раздел II должностной инструкции «Должностные обязанности»

Должностные обязанности работника. Прописываются все функции, которые он должен выполнять. При необходимости их количество может быть увеличено или напротив, сокращено, все зависит от поставленных задач.

Работодатель должен ответственно подойти к этому вопросу, чтобы не получилось так, что какой-то функции не хватает или напротив, их избыток.

Для этого можно подключать самого сотрудника непосредственно, чтобы он грамотно сформулировал, поставленные ему задачи. При любом положении рассматривать содержание инструкции будут специалисты юридического отдела.

Раздел III должностной инструкции «Права»

Обозначены все права работников.

В следующем разделе необходимо подробно расписать права работника, занимающего данную должность, в том числе внести конкретизирующие данные. К таковым относятся:

  1. Осуществление допуска сотрудника к конфиденциальной или секретной информации по виду его деятельности;
  2. Какие решения он может принимать самостоятельно, без информирования руководства;
  3. Какие сведения он имеет право получать для осуществления трудовых функций;
  4. Имеется ли право подписывать документы;
  5. Обладает ли правом контролировать работу иных сотрудников, имеющихся в его подчинении;
  6. И иные, регламентирующие деятельность права.

Этот раздел непосредственно связан с функциональными обязанностями.

В его содержании изложена информация о предоставленных правах сотрудника.

Понятная формулировка предложений способствует изложению следующего раздела инструкции.

Раздел IV должностной инструкции «Ответственность»

В данном подразделе должны быть полностью и кратко раскрыты виды ответственности по результатам трудовой деятельности работника.

Расписывается, какую степень ответственности несет работник за несвоевременное, некачественное или невыполнение своих задач. Как известно, согласно трудового и гражданского законодательства устанавливается административная, материальная, дисциплинарная или уголовная ответственность, в зависимости от проступка.

Иные разделы

Можно включать иные разделы в документ.

На основании регламентирующих документов, изданных организациями или иных соображений можно в должностную инструкцию включать и иные разделы, к примеру, о взаимоотношениях между другими сотрудниками предприятия.

Этим будут четко определены связи при выполнении должностных функций. Отношения сотрудника со сторонними организациями, например, это может быть заключение контрактов и договоров.

В ином разделе может быть указана периодичность подготовки планирующих документов, а также отчетов по результатам деятельности. Не исключена возможность включения раздела об установлении критерия об оценке работы сотрудника.

Опытные кадровики рекомендуют в качестве дополнения включать в содержание инструкции изменения структуры предприятия, внедрение новых методов работы, а также появление новых производственных заданий.

Правила составления

Составляется по особым правилам.

Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются следующие данные:

  • непосредственные трудовые функции работника или сотрудника штата;
  • какими правами и обязанности наделен работник;
  • субординация подчиненности;
  • какие взаимоотношения устанавливаются с работающими в иных подразделениях предприятия;
  • какую ответственность несет работник в процессе трудовой деятельности.

Разработка осуществляется при помощи ЕТКС (тарифно-квалификационного справочника), а также самостоятельное издание проекта инструкции не будет ошибочным.

Общеустановленные правила:

  1. В правом верхнем углу прописывается сокращенное или полное название организации, оставляют место для подписи работодателя и даты, когда инструкция будет рассмотрена;
  2. В заголовке указывается «Должностная инструкция…», и для какой специальности она разработана, к примеру, «… инженер по испытаниям»;
  3. Далее, согласно установленного порядка прописывается содержание;
  4. Подпись разработчика и дата проставляются в конце локального акта.

Обязательно следует учесть, что в инструкции необходимо указать действия, какие должен выполнять работник в процессе трудовой деятельности.

Инструкция должна быть разработана кратко, лаконично, легко восприниматься. После ее прочтения у любого сотрудника не должно оставаться вопросов, чем ему заниматься на рабочем месте.

Для разработки данных документов можно воспользоваться требованиями из ГОСТа. Все разработанные документы должны быть учтены в делопроизводстве предприятий или организаций.

О недостатках и достоинствах должностных инструкций

Четко прописаны права и обязанности работника.

У этого важного документа, регламентирующего взаимоотношения между работником и работодателем существуют неоспоримые достоинства:

  1. При любых обстоятельствах подчиненный знает, что ему нужно выполнять, а его руководитель имеет право спрашивать с него об исполнении порученных задач. В инструкции все подробно расписано, и никаких неясностей не должно возникнуть;
  2. Для руководящего состава введение документа станет настольной книгой для организации управления производственным процессом;
  3. Сотрудничество между двумя сторонами будет надежным, так как весь необходимый материал будет изложен в должностной инструкции;
  4. Повышение квалификации работающих — это тоже важный аргумент для карьерного роста, изложенный в должностных обязанностях;
  5. Наличие должностных инструкций на всю штатную численность персонала придает престиж организации или предприятию и говорит о том, что здесь порядок.

О недостатках должностных инструкций: если документ составлен неграмотно, а лишь бы он вообще был разработан, то такая инструкция может сыграть отрицательную роль. Например, при предъявлении к работнику замечаний к его работе или невыполнении им поручений руководства, не прописанных в документе, к человеку сложно будет применить дисциплинарное наказание.

Взвешивая все обстоятельства о положительных и отрицательных сторонах документа, напрашивается вывод: инструкция должна быть составлена четко, лаконично, должна быть понятна для всех, а также легко восприниматься.

Обязательно ли наличие должностных инструкций

Наличие документа о регламенте взаимодействия между работниками не является обязательным, но, тем не менее важно для обеих сторон. При ее отсутствии возникает множество спорных вопросов, которые будет сложно разрешить.

Во многих организациях специально разрабатываются нормативные акты о необходимости разработки должностных инструкций на рабочих местах, то есть при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности у руководителя и работника не возникает вопросов, чем сотрудник будет заниматься в течение рабочей смены, и что конкретно у него будет спрашивать его начальник.

Организация работы по разработке и введению документа

Следует согласовать со всеми руководителями подразделений.

Разработка должностных инструкций — это прерогатива отдела кадров или работника БТЗ.

Для организации работ по разработке документа рекомендуется выполнить следующее:

  • подготовить проект Положения о разработке или переработке должностных инструкций. Соответственно организовать прохождение юридической экспертизы, согласование с заинтересованными лицами и утвердить руководителем предприятия;
  • при подготовке проектов должностных обязанностей следует подключить всех руководителей подразделений, чтобы совместными усилиями правильно составить правовой документ. На это должно быть отведено время, указанное в Приказе;
  • в процессе разработки можно организовывать совещания и решать спорные вопросы в присутствии руководства;
  • после того, как вся информация будет собрана, необходимо ее облечь в документ, который тоже будет подписываться и утверждаться;
  • при подготовке всех должностных инструкций рекомендуется издать приказ о завершении проведения этой работы и введение в действие разработанных документов;
  • не менее важным этапом будет ознакомление с должностной инструкцией работника. Для этого рекомендуется завести журнал, где будет вестись учет подписей.

Организованная таким образом работа придаст статус предприятию.

Хранение инструкций осуществляется в отделах кадров, а после истечения срока пользования передается на хранение в архив.

Ответственность за отсутствие инструкции

Отсутствие должностных инструкций не влечет за собой наказания, так как этот документ не является обязательным.

Но, несмотря на этот факт многие предприятия проводят работу по разработке и введению в действие инструкций, это действительно удобно и регулирует многие отношения.

Из этого видео вы узнаете о структуре должностной инструкции.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Должностная инструкция. Зачем она нужна? | Работа, карьера, бизнес

Тот, который так отвечает, не получил от своих руководителей однозначных указаний о своих обязанностях. Конечно, сценка граничит с идиотизмом, но это случается не так редко, как думается. Нестыковка действий различных работников приводит, по меньшей мере, к двум результатам. Первый — не делается то, что нужно. Второй — работники дублируют друг друга.

Чтобы это не происходило, пишут должностные инструкции. Там, где численность персонала невелика, можно обойтись и без инструкций, или инструкции будут минимальны по объему.

По мере роста организации появляется необходимость разграничить действия работников и (или) подразделений. Это нужно, чтобы каждый или каждое отвечало за результат своей работы и чтобы работники или подразделения не сталкивались лбами при выполнении указаний руководства.

Должностные инструкции составляются, в основном, для работников, выполняющих повторяющиеся действия: оформление документов, предоставление отчетности.

Как пример — инструкция по оформлению брака на производстве. Это не совсем персональная инструкция, скорее коллективная, в которой оговариваются действия всех заинтересованных: контролера, технолога, конструктора, начальника технологического бюро, мастера, рабочего, инженера по труду и зарплате и так далее.

Как это может выглядеть:

«1. Обязанности контролера. При выявлении отклонений от чертежа контролер обязан составить акт о браке (форма прилагается), зарегистрировать его и передать на рассмотрение контрольному мастеру.

2. Обязанности контрольного мастера. Контрольный мастер обязан поставить в известность об отклонении производственного мастера и технолога, подписать акт о браке и передать его на подпись технологу».

И так далее, до бухгалтерии, которая считает потери от брака в денежном выражении.

В небольших организациях должностные инструкции пишут сами руководители (или они поручают своим работникам в письменном виде очертить круг обязанностей). В крупных организациях может быть штатный разработчик таких инструкций или создано подразделение (бюро, отдел).

Очевидно, что если существуют фирмы, специализирующиеся на составлении такого рода документов, лучше всего воспользоваться их услугами. При кажущейся простоте процесса это может оказаться не по силам неспециалисту.

Составление должностных инструкций по сути — элемент научной организации труда (НОТ). Классический пример из пособий по НОТ, когда простейшие изменения приводят к ощутимому повышению эффективности. Один фермер, порядком уставший от своих усилий получить достаточную (по его мнению) прибыль, обратился за консультацией. Специалист приехал, дня три ходил за фермером, потом сказал ему: «Вилы переставь из этого угла в другой, лопату поставь здесь, тачку здесь не ставь, ей место в том углу».

Фермер ждал чего-то другого, не настолько мелочного, но рекомендации выполнил. И получил то, что хотел: стал меньше уставать и получил увеличение прибыли.

Аналогичные элементарные действия могут быть зафиксированы в должностных инструкциях: это делать так, это не делать совсем, это передать кому-то, здесь принять решение, а в этом случае — передать на рассмотрение по инстанциям.

Возможно, придется потратить больше времени на формулировку пунктов инструкций, чем это может показаться в начале работы, но четкость в распределении обязанностей — залог успешности любой, даже самой маленькой организации.

Нужны ли компании должностные инструкции?

Не все работодатели внедряют должностные инструкции (далее — ДИ). Кто-то считает их лишним инструментом бюрократии, кто-то попросту не верит в их эффективность или не хочет тратить время. Тем более что ДИ не является обязательным документом в организации.

Ст. 57 Трудового кодекса РФ указывает на обязательность включения в трудовой договор такого пункта, как трудовая функция работника. Большинство работодателей ограничивается указанием общих должностных обязанностей, считая, что этого вполне достаточно. Да, должностная инструкция с подробным описанием функционала необязательна, но бесполезна ли она? Как работодателю апеллировать в споре с сотрудниками, если документально их обязанности не закреплены? Разберем возможные ситуации.

Вариант №1: должностная инструкция в вашей компании — номинальный документ

Чаще всего составлением инструкции занимается работник отдела кадров. После безуспешных попыток выяснить у постоянно занятых руководителей структурных подразделений, в чем же конкретно состоит деятельность их сотрудников, кадровик находит в интернете ДИ с аналогичным наименованием и утверждает ее у руководителя организации.

Затем с ней под подпись знакомится сам специалист (зачастую даже не читая ее). Один экземпляр документа работник получает на руки. Казалось бы, это формальность, однако как часто возникают споры по поводу должностных обязанностей сотрудников, и как сложно их разрешать!

К примеру, вы владелец небольшой компании и с целью экономии фонда оплаты труда взяли на работу оператора, который, помимо того, что выполняет стандартные обязанности (отвечает на звонки, принимает и распределяет заказы), ведет первичную бухгалтерию, осуществляет «холодные» звонки или выполняет другие нестандартные для данной должности функции.

Однако сотрудник отдела кадров мог не знать этих нюансов и, соответственно, не включить в ДИ дополнительные обязанности. Тогда вы рискуете! Во-первых, работник может отказаться выполнять дополнительные обязанности, ссылаясь на имеющийся у него на руках экземпляр должностной инструкции, и вы не сможете применить к нему меры дисциплинарного взыскания. Вам просто не на что будет сослаться в приказе. Во-вторых, сотрудник может потребовать доплату за дополнительную работу, помимо объема, предусмотренного договором и той же инструкцией.

Решение: этого можно избежать, если должностная инструкция будет соответствовать фактическим обязанностям специалиста.

Вариант № 2: должностных инструкций в компании нет

В этом случае также будет трудно применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, если он откажется от выполнения трудовых обязанностей. Помимо этого, если вы захотите провести аттестацию специалистов, проверить их на соответствие занимаемой должности, отсутствие ДИ окажет негативное влияние. Ведь в ней указываются, помимо должностных обязанностей, требования к квалификации работника, необходимые для выполнения трудовой функции навыки и знания, которые как раз и оцениваются в результате аттестации.

А теперь давайте представим ситуацию: к вам на собеседование пришел соискатель, который не подходит вам по уровню образования или имеющимся знаниям. Вы отказали ему в приеме на работу, и он потребовал объяснить причину отказа, которую работодатель обязан в соответствии со ст. 64 ТК РФ предоставить в течение семи рабочих дней со дня предъявления указанного запроса. Если квалификационные требования к должности отражены в ДИ, то это позволит четко аргументировать основание отказа в приеме на работу.

Важно: в случае судебного спора должностная инструкция станет доказательством законности действий работодателя в связи с отказом соискателю в трудоустройстве, причем желательно, чтобы ДИ была утверждена до момента размещения вакансии. Если инструкции нет, то работодатель может проиграть спор с кандидатом на вакантную должность, и суд обяжет его принять соискателя на работу.

В случае необходимости экономии фонда оплаты труда, можно, к примеру, в должностной инструкции заместителей руководителей отделов указать, что они исполняют обязанности руководителей отделов в период их отсутствия. В этом случае оплачивать исполнение дополнительных обязанностей не нужно, иначе будет идти речь о выполнении дополнительного объема работы, который необходимо оплачивать.

Оформление должностной инструкции: несколько практических советов

Возможны два варианта: приложение к трудовому договору или отдельный документ. Настоятельно рекомендую оформлять должностную инструкцию именно как отдельный документ. В этом случае у работодателя есть возможность изменять ДИ, не оформляя при этом дополнительное соглашение к трудовому договору. В противном случае необходимо предупреждать об изменениях работника не менее чем за два месяца до даты изменения, даже если работодателю необходимо поменять только квалификационные требования к должности или требуемые навыки.

Однако иногда наличие ДИ с четко указанными обязанностями может плохо отразиться на рабочем процессе. Особенно, если речь идет о творческих профессиях, например, дизайнерах, журналистах, программистах. Если в должностной инструкции программиста указать конкретное ПО, с помощью которого пишутся программные продукты, необходимо будет вносить изменения в документ, если понадобится работать с другой программой. Работник может отказаться от ее использования. Однако отсутствие ДИ в любом случае опаснее, главное — грамотно подойти к процессу составления инструкции.

Для должностей, сотрудники которых выполняют широкий набор функций и этот набор постоянно меняется, а также тех, где работа связана с творческой деятельностью, предлагается составлять ДИ, исходя из функциональных областей, а не конкретных обязанностей.

Так, в случае с программистом можно указать, что он занимается разработкой, тестированием и документированием. С одной стороны, такой набор функций обяжет его выполнять все процессы, связанные с разработкой ПО, а с другой — позволит четко изолировать его от не связанных с разработкой функций, например, с поддержкой или внедрением.

При составлении ДИ инженера техподдержки имеет смысл указать именно области, например, техническая поддержка систем предприятия и заказчиков, поддержка технического персонала заказчиков, монтаж оборудования. Однако не стоит указывать конкретные системы или названия заказчиков. Предлагаемый подход защищает обе стороны, т.к. с одной стороны не позволяет работникам отказаться от выполнения функций, входящих в указанные области, а с другой стороны не позволит линейным руководителям эксплуатировать персонал в несвойственных для него областях.

Как сделать должностные инструкции полезным орудием контроля над работниками?

Исходя из вышесказанного, ДИ, на мой взгляд, является все-таки полезным документом в кадровом документообороте. С его помощью можно уточнять, конкретизировать и дополнять должностные обязанности в соответствии с профстандартами, сокращать второстепенный функционал.

Однако есть ряд вещей, которые нельзя делать с должностной инструкцией:

  • добавлять в инструкцию «непрофильные» обязанности, не характерные для данной должности,
  • полностью заменять старую должностную инструкцию новой, имеющей принципиально другое содержание.

При этом для должностей, в отношении которых действуют профстандарты или ЕКС, обязанности в ДИ должны соответствовать данным документам.

В целом, наличие должностной инструкции не является необходимым для кадрового документооборота, но может защитить вас от многих возможных проблем.

Что такое описание работы и почему оно важно?

Описание должности — это документ, предназначенный для предоставления соискателям вакансий краткого описания основных обязанностей и ответственности в той должности, на которую они претендуют.

Описание обычно составляется лицом в организации, ответственным за надзор за процессом отбора на должность, часто с помощью отдела кадров компании и / или внешнего рекрутера.

Почему так важно описание работы?

Описание должности является неотъемлемой частью процесса подачи заявления на вакансию, так как при наличии правильной информации оно должно помочь соискателям определить, соответствует ли должность их навыкам и действительно ли они хотят выполнять эту работу.

С точки зрения организации, описание должностных обязанностей имеет жизненно важное значение для обеспечения того, чтобы полученные заявки на вакансию полностью соответствовали потребностям самой должности.

Это помогает отделам кадров и внешним рекрутерам оптимизировать процесс отбора и получать высокую концентрацию кандидатов, подходящих для собеседования или дальнейшего отбора.

Должностная инструкция помогает упростить процесс отбора.

Каковы основные области использования должностной инструкции?

Эффективное описание должности дает множество преимуществ.Вот лишь некоторые из его основных применений:

  • Обеспечить сотрудника ожидания, которые требуются от него в роли
  • Чтобы предоставить достаточно подробностей, чтобы помочь кандидату оценить, подходят ли они для должности
  • Для поддержки кадровой команды в процессе отбора
  • Чтобы помочь сформулировать вопросы для собеседования
  • Чтобы позволить потенциальному сотруднику определить свою роль или положение в структуре организации
  • Чтобы помочь в заключении юридически обязывающего трудового договора
  • Чтобы помочь установить цели и задачи для сотрудника после присоединения к
  • Для помощи в оценке эффективности работы сотрудника
  • Для помощи в разработке планов обучения и развития

Что обычно включается в описание должности?

Хорошо продуманное описание должностных обязанностей должно четко определять цель роли , а также ключевые задачи , которые необходимо выполнить, и основные обязанности должности.

Документ также обычно включает краткую справочную информацию и обзор организации, а также имя или должность сотрудника, которому будет подчиняться успешный кандидат.

Кроме того, вы также можете рассчитывать найти объяснение типа кандидата, которого ищет организация. Это может включать их профессиональный опыт и достижения, набор навыков, образование и квалификацию, а также любые желаемые личностные качества.

Описание также будет включать практическую информацию, например, где находится работа, полная или неполная занятость и, в большинстве случаев, предполагаемая заработная плата.

Ключевые моменты, которые обычно включаются в описание должности, включают:

  • Название и краткое содержание роли
  • Перечень обязанностей
  • Желаемый профессиональный опыт
  • Уровень образования и желаемая квалификация
  • Основные навыки, необходимые для должности
  • Необходимые сертификаты, лицензии и регистрации
  • Кто будущий сотрудник будет напрямую подчиняться
  • Есть ли у сотрудника подчиненные, подчиненные ему
  • Физические требования (при необходимости)
  • Рабочая среда
  • Условия работы

Какова типичная структура описания должности?

Описание должности должно следовать простой и точной форме, четко определяющей потребности должности.Хотя фактическая структура обычно различается в зависимости от ролей и организаций, хорошо продуманное описание должностных обязанностей обычно имеет следующую структуру:

  1. Должность
  2. Расположение
  3. Отчитывается до
  4. Цель работы (короткая строка или две)
  5. Обязанности / обязанности (подробно)
  6. Основные и желательные критерии
  7. Обзор компании / коллектива
  8. Информация о приложении

Каковы ограничения должностной инструкции?

Может быть очень сложно описать, что действительно влечет за собой работа, в нескольких коротких абзацах.

Кроме того, некоторые должности в организации могут быть вновь созданными ролями, и при создании описания должностных обязанностей не всегда можно полностью предвидеть, как эта роль будет развиваться и адаптироваться с течением времени.

Значение описания работы | Работа

Шелли Фрост Обновлено 25 января 2019 г.

Что такое описание должности и какое отношение оно имеет к вам как соискателю? Казалось бы, простой документ имеет большую цель в общем процессе найма, в определении ролей сотрудников и помощи в проведении оценок.Понимание значения описания вакансии дает вам ценную информацию, которую вы можете использовать при поиске работы.

Описание должности Определение

Описание должности — это заявление, в котором излагаются особенности конкретной работы или должности в компании. Подробно рассказывается об обязанностях и условиях работы. Компании, как правило, проводят анализ вакансий, который рассматривает работу всесторонне, чтобы составить исчерпывающее описание того, что она влечет за собой.

Как работодатели используют должностные инструкции

Во время процесса приема на работу описание должности определяет роль должности и идеального кандидата для ее заполнения.Описание должности помогает целевому набору персонала для достижения идеальных кандидатов с подробным описанием, которое делает работу привлекательной. Менеджеры по найму могут использовать его, чтобы отсеивать кандидатов при выборе кандидатов для собеседований. На собеседовании пункты в описании могут служить основанием для вопросов.

В отделе кадров должностные инструкции помогают в планировании и проведении обучения. Изучая должностные инструкции, специалисты по персоналу определяют ключевые навыки, которые необходимы сотрудникам, а затем охватывают эти конкретные темы на учебных занятиях.Потребности в обучении могут относиться к конкретным ролям, конкретным отделам или всей компании. Должностные инструкции помогают отделу кадров определить, кому требуется каждый тип обучения.

Детали в должностных инструкциях могут стать контрольными точками при оценке сотрудников. Руководители используют обязанности и ответственность как ориентир для определения того, насколько хорошо работник выполняет свои обязанности. Точно так же должностная инструкция может пригодиться, когда сотрудники и их руководители создают цели или планы развития.

Как соискатели используют описания вакансий

Если вы ищете новую работу, вы, вероятно, потратите много времени на изучение должностных инструкций.В заявлении указывается, интересна ли потенциальная работа и соответствует ли она вашим целям, интересам, навыкам и предпочтениям. Он показывает вам, чего ожидает компания, и соответствуете ли вы квалификации для рассматриваемой должности. Вы можете использовать эту информацию, чтобы адаптировать материалы заявки к потребностям компании и подготовиться к возможным вопросам собеседования.

Изучив описание должности, вы можете сравнить должность с аналогичными должностями, чтобы увидеть, как складываются обязанности, зарплаты и льготы.Вы начинаете понимать отраслевые стандарты для рассматриваемых вами вакансий. Информация в описании должности может помочь вам вести переговоры, когда вы получаете предложение о работе, потому что у вас есть подтверждающая информация, показывающая, что распространено в отрасли.

Основные компоненты описания должности

Описание должности стандартное, но внешний вид описания должности может значительно отличаться. Многие элементы одинаковы, независимо от того, описываете ли вы должность повара без необходимого опыта или должность нейрохирурга, требующую многолетнего образования и опыта.Общие компоненты должностной инструкции включают:

  • Общий обзор
  • Должностные обязанности
  • Цель работы
  • Цели и задачи
  • Объем работы
  • Условия труда
  • Квалификация или требования
  • Непосредственный руководитель
  • Обязанности руководителя
  • Особые обстоятельства, такие как командировки

Не все компоненты применимы к каждой работе. Например, должность начального уровня не будет иметь никаких надзорных функций.У офисной работы не должно быть особых обстоятельств или тяжелых условий работы.

Ограничения должностных инструкций

Должностные инструкции полезны для компании, сотрудников и соискателей, но они имеют некоторые ограничения. Если компания не проводит тщательного анализа работы или включает мало деталей, документ не содержит подробных указаний. Также может быть сложно уловить каждый аспект работы в одном утверждении, поэтому иногда вы можете не полностью осознавать влияние принятия на работу.

Другая проблема — успевать за изменениями в роли. По мере роста или изменения компании рабочие места в ней могут меняться. Поскольку описание должности составлено на основе анализа вакансии в конкретный момент времени, оно может устареть. Чтобы описания должностей были как можно более точными, компаниям необходимо пересматривать и обновлять их, когда что-то меняется.

Основные плюсы и минусы должностных инструкций

Должностные инструкции сотрудников представляют собой письменные заявления, в которых описываются обязанности, ответственность, требуемая квалификация и отношения отчетности по конкретной работе.Они основаны на объективной информации, полученной в результате анализа работы, понимании компетенций и навыков, необходимых для выполнения необходимых задач, а также потребностей организации в выполнении работы.

В должностных инструкциях сотрудников указываются и излагаются обязанности по конкретной работе. Они также включают информацию об условиях работы, инструментах, используемом оборудовании, необходимых знаниях и навыках, а также об отношениях с другими должностями, включая непосредственного начальника.

Эффективно разработанные должностные инструкции сотрудников являются инструментами коммуникации, которые имеют большое значение для успеха вашей организации.С другой стороны, плохо составленные должностные инструкции сотрудников создают путаницу, недопонимание и заставляют людей думать, что они не знают, чего от них ждут.

Если вы используете должностные инструкции сотрудников как живые, дышащие документы, которые регулярно обновляются, чтобы отражать меняющиеся требования каждого сотрудника, эти описания могут стать скорее планом работы, чем несущественным документом.

Положительных отзывов о должностных инструкциях

Должностные инструкции, которые положительно влияют на понимание сотрудником своей работы и ожидаемый уровень производительности, включают следующие компоненты.

Предоставьте возможность сообщить о руководстве своей компании и проинформировать сотрудников, как они вписываются в общую картину

Независимо от того, являетесь ли вы малым или крупным предприятием или многопрофильной организацией, хорошо составленные должностные инструкции сотрудников помогут вам согласовать направление деятельности сотрудников с указаниями вашего высшего руководства и их стратегическим планом для бизнеса.

Согласование сотрудников с вашими целями, видением и миссией означает успех вашей организации.Как лидер вы гарантируете трансфункциональность всех должностей и ролей, необходимых для удовлетворения ваших клиентов.

Установите четкие ожидания в отношении того, чего вы ожидаете от людей:

Фердинанд Фурнис в статье «Почему сотрудники не делают того, что они должны делать, и что с этим делать? » говорит, что ожидания работников — это первое, на что следует обратить внимание, если люди не делают то, что вы от них хотите. . Он говорит, что вам необходимо убедиться, что все сотрудники четко понимают ваши ожидания — и это понимание начинается с описания работы сотрудника.Взаимодействие с другими людьми

Это верно независимо от того, набираете ли вы новых сотрудников или публикуете вакансии для внутренних кандидатов.

Помогите вам прикрыться юридически

Например, для соблюдения Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA) вам нужно убедиться, что описание физических требований к работе является точным до буквы. Это поможет вам правильно ответить, если сотрудник запросит жилье в соответствии с ADA.

Помогите сотрудникам организации, которые должны работать с новым сотрудником, понять границы обязанностей человека

Люди, которые участвовали в процессе найма, с большей вероятностью поддержат успех нового сотрудника или продвинутого коллеги.Разработка должностных инструкций сотрудников — это простой способ вовлечь людей в успех вашей организации.

Помните, что при разработке должностных инструкций сотрудников осознавайте, что они являются одним из компонентов эффективной системы управления производительностью. Обратите внимание на эти предупреждения о должностных инструкциях сотрудников.

Отрицательный потенциал должностных инструкций сотрудников

У должностных инструкций сотрудников есть и обратная сторона, в том числе:

Они устаревают в быстро меняющейся и ориентированной на клиента рабочей среде

Вы должны дополнять должностные инструкции сотрудника регулярно согласованными целями и возможностями развития, как минимум, ежеквартально, а лучше ежемесячно.От сотрудника требуется встретиться с начальником или командой, чтобы установить следующий набор конкретных измеримых целей.

Эта встреча тоже должна быть реалистичной. Если сотрудник получает новые цели и по-прежнему отвечает за каждую задачу, указанную в исходном описании должности, это несправедливо. Это обескураживает сотрудника, который никогда не чувствует, что добивается успеха в своей работе.

Особенно, если цели и достижения в работе привязаны к заработной плате или бонусам, вы должны обратить внимание на то, куда сотрудник вкладывает свое время.Если описание должности сотрудника дает неточное изображение, измените описание должности.

Не всегда достаточно гибкости, чтобы люди могли «работать нестандартно»

Должностные инструкции сотрудников должны быть гибкими, чтобы сотрудникам было комфортно проходить перекрестное обучение. Они должны дать возможность другому члену команды выполнить задачу, а сотруднику — быть уверенным в том, что он может принимать соответствующие решения для обслуживания своих клиентов. Вы хотите развить людей, которые умеют использовать разумные возможности для расширения своих возможностей.

Не всегда предоставляйте обзор повседневной работы сотрудника

Помимо регулярного обновления предлагаемых целей и задач, должностные инструкции сотрудников являются неотъемлемой частью системы управления производительностью и оценки. Они используются для определения увеличения заработной платы и права на получение премии.
Это справочник по работе, позволяющий определить, как сотрудник ежедневно проводит свое время на работе. Они обеспечивают измеримое сосредоточение энергии и внимания сотрудника.

Может лежать в ящике неиспользованным и, следовательно, являться пустой тратой времени

Должностные инструкции сотрудников должны быть неотъемлемой частью вашего процесса отбора на работу. Если вы не используете описания должностей, которые вы разрабатываете в своих сессиях обратной связи и управления эффективностью, весь процесс будет пустой тратой вашего времени и энергии. У кого в современных быстроразвивающихся организациях есть на это время?

Итог

Вы можете использовать должностные инструкции сотрудников, чтобы получить право собственности на них и отслеживать параметры навыков и способностей, которые вы ищете для этой должности.При приеме на работу хорошо написанные должностные инструкции могут помочь вам принять правильное решение о приеме на работу. А подбор правильной команды имеет решающее значение для вашего будущего успеха.

Составление эффективных должностных обязанностей / основных функций / компетенций

При написании должностных инструкций один из самых сложных разделов для написания — это раздел «Должностные обязанности / основные функции / компетенции». Цель этого раздела — определить работу, которую необходимо выполнить в этой роли, и то, за что сотрудник будет нести ответственность.Это также самая важная информация для других процессов управления талантами, поскольку она определяет критерии, которые следует использовать для оценки и развития.

Этот раздел часто оказывается чрезвычайно длинным и подробным списком задач, которые сложно поддерживать, но сотруднику еще сложнее запомнить и применить в своей повседневной работе. Кроме того, длинный список задач часто не очень удобен, когда приходит время создавать заявки на вакансии, оценивать производительность сотрудников, удовлетворять потребности в развитии, определять пути обучения или сравнивать должности для создания классификации / шкалы заработной платы.

Итак, как составить эффективные должностные обязанности, которые были бы полезными и управляемыми, при этом сохраняя все важные детали? Как вы гарантируете, что сотрудник четко знает, чего от него ждут и за что он несет ответственность?

Как объясняет д-р Гордон Медлок, старший консультант по управлению талантами в HRIZONS, есть три общих подхода к написанию должностных обязанностей, основных функций или профессиональных качеств. Они включают создание:

  • подробного списка задач,
  • списка должностных обязанностей и связанных задач или
  • списка конкретных компетенций для работы.

Каждый подход имеет свои достоинства и недостатки.

КАКОВЫ РАБОЧИЕ ОБЯЗАННОСТИ?

Должностные обязанности — это то, что организация использует для определения работы, которую необходимо выполнять в роли, и функций, за которые несет ответственность сотрудник. Должностные обязанности также включают информацию, наиболее важную для других процессов управления талантами, поскольку она определяет критерии, которые следует использовать для оценки и развития сотрудников.

ПОДРОБНЫЙ СПИСОК ЗАДАЧ

Подробный список задач — это, пожалуй, самый простой и более традиционный способ описания должностных обязанностей.

Чтобы создать список задач для работы, вы проходите типичный рабочий день и записываете выполняемые задачи.

Эффективная постановка задачи включает:

  • Активный глагол
  • Описание задачи
  • Предполагаемый результат или результат

Вот пример списка задач для фельдшера:

(Источник: Job Описания и управление талантами: создание основы для организационного успеха , Гордон Медлок, HRIZONS, Конференция пользователей галогена 2011)

  1. Оказывает помощь в лечении по назначению врача под наблюдением врача или медсестры.Выполняет избранные клинические обязанности.
  2. Опрашивает пациентов, измеряет показатели жизнедеятельности и записывает информацию в карты пациентов. Подготавливает процедурные кабинеты для обследования пациентов.
  3. Выполняет основные канцелярские обязанности, включая ответ на телефонные звонки, ведение документации и хранение файлов.
  4. Выполняет базовую функцию управления материальными потоками, включая заказ и складирование материалов. Помогает поддерживать чистоту и порядок.
  5. Обеспечивает покрытие для административного персонала офиса по мере необходимости, например, вызов результатов лабораторных исследований, внесение проб в шкаф для лекарств, проверку лекарств с истекшим сроком годности, регистрацию и ответ на телефонные звонки.
  6. Планирует тесты и процедуры для врачей и получает предварительную сертификацию / предварительное разрешение на эти тесты и процедуры в соответствии с требованиями страховой компании.
  7. Работает с персоналом центра для координации потока пациентов и обеспечения бесперебойной работы. Вытягивает карты пациентов.
  8. При необходимости, координируется с операционной, чтобы гарантировать, что хирургические операции пациента правильно размещены и все оборудование для процедур доступно.
  9. Позвонит в аптеки для пополнения рецептов под руководством врача и получит разрешения на рецепты и пополнение рецептов в соответствии с требованиями страховки.
  10. Подготавливает карты пациентов перед запланированными визитами с использованием необходимых форм и путем сбора соответствующей медицинской информации из электронных медицинских записей, а также из внешних медицинских офисов и центров тестирования. Подготавливает диаграммы в соответствии с индивидуальными предпочтениями каждого врача. Заполняет всю необходимую документацию, включая записи о прививках и журналы.
  11. Выполняет лабораторные процедуры. Точно заполняет и отправляет документы в соответствующую лабораторию на основании контрактов на медицинское обслуживание.
  12. Принимает и направляет пациентов.
  13. Точно и тщательно вводит данные планирования. Всегда документирует не показы / отмены / дополнения. Точно и правильно вводит все демографические данные. Завершает страховую проверку для всех пациентов.

Хотя такой подход приводит к довольно полному списку задач, этот список часто слишком длинный и громоздкий, чтобы его можно было использовать. И это не определяет и не отражает приоритета задач. Также трудно использовать этот список в заявках на вакансии, формах служебной аттестации или для определения подходящей деятельности по обучению и развитию.

СПИСОК ОБЯЗАННОСТЕЙ И ЗАДАЧ

Этот следующий подход обычно определяет 3-7 должностных обязанностей или основных функций для каждой работы.

Как и в случае со списком задач, подходите к вам:

  1. Проведите обычный рабочий день и запишите выполняемые задачи.


А затем вы:

  1. Возьмите список задач и сгруппируйте похожие задачи по должностным обязанностям или основным функциям. Существенная функция — это ответственность, которая считается важной для выполнения работы.
  2. Для каждой должностной обязанности или важной функции напишите заявление о подотчетности, которое поддерживает ваши процессы управления талантами.

Вот пример важной функции для директора:

(Источник: Должностные инструкции и управление талантами: создание основы для организационного успеха, , Гордон Медлок, HRIZONS, Конференция пользователей Halogen 2011)

В масштабах всего предприятия Стратегия и планирование HRIS

Руководить краткосрочной и долгосрочной стратегией и планированием в масштабах всего предприятия, чтобы определить, как больница будет развертывать дополнительные HR-приложения (сторонние системы и / или внутренние системы), одновременно управляя взаимоотношениями основных заинтересованных сторон со спонсорами менеджмента, внутренние пользователи и внешние деловые партнеры.

Высокая производительность включает в себя владение следующими навыками, задачами и связанными с ними формами поведения:

  • Быть основным связующим звеном с руководством отдела кадров при планировании и реализации усилий организации. Координировать текущие потребности в обучении и тестировании проекта организации.
  • Работайте совместно с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы определить области оптимизации, разобрать проблемы и разработать подход к решению.

Хотя такой подход приводит к более управляемому списку, он не позволяет легко сопоставить основные функции и задачи с компетенциями.Также может быть сложно использовать этот список в заявках на вакансии, в формах служебной аттестации или для определения подходящей учебной и развивающей деятельности.

СПИСОК СПЕЦИАЛЬНЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ

Этот третий подход предлагает вам переосмыслить основные функции или должностные обязанности как профессиональные компетенции. Это метод, рекомендованный специалистом по персоналу и консультантом доктором Гордоном Медлоком из HRIZONS.

Поскольку он использует в качестве основы компетенции, этот подход обеспечивает максимальную интеграцию с другими вашими программами управления талантами.Это позволяет избежать дублирования информации между должностными обязанностями / основными функциями и компетенциями в вашей библиотеке. Это также означает, что один и тот же набор компетенций используется для всех оценок эффективности.

При таком подходе компетенции в вашей библиотеке должны включать результаты или результаты, которые следует рассматривать при демонстрации компетенции, и описывать мастерство в работе, а не просто способность или способность. Однако с помощью этой дополнительной детали можно более эффективно использовать компетенции для оценки производительности и определения потребностей в обучении / развитии.

Как часть раздела «Обязанности / основные функции / компетенции», заявление о компетенции для конкретной должности включает:

  • Название компетенции
  • Краткое описание, которое включает:
  • Краткое описание задач и / или поведения, которые будет выполнять человек и несет ответственность за
  • Результаты или результаты, за которые лицо несет ответственность
  • Внутренние и / или внешние клиенты, перед которыми несет ответственность лицо
  • Список конкретных измеримых задач и / или поведения, которые характеризуют успешную работу

На каждой должности должно быть 3-7 профессиональных навыков, отражающих то, за что они несут ответственность.

Вот несколько примеров профессиональных качеств, используемых клиентом галогенного программного обеспечения St. Anthony’s Medical Center (Источник: динамические описания должностных обязанностей, которые влияют на производительность, Gordon Medlock, HRIZONS, Suzanne Beattie, Saint Anthony’s Medical Center)

Clinical оценка систем

Выполняет точную оценку всех необходимых физических систем без каких-либо жалоб пациентов и обеспечивает качественную безопасность и уход за пациентами.

  • Выполняет оценку физических систем пациентов в течение тридцати (30) минут после поступления пациента, в течение 1 часа после дежурства на смену, а также при переводе или выписке из отделения.
  • Завершает оценку всех необходимых систем, включая неврологическую, сердечно-сосудистую, респираторную, желудочно-кишечную, мочеполовую, скелетно-мышечную, покровную, разрез / рану / повязку, психосоциальную систему и дискомфорт / боль.
  • Три или меньше случаев несоблюдения требований и отсутствие законных жалоб в отношении обзоров диаграмм.
  • Нет инцидентов несоблюдения и нет законных жалоб на переводы или разгрузки из установки.
  • Документирует сменную оценку в медицинской карте в течение двух (2) часов после прибытия на дежурство, выполняет переоценку и документирует изменения в медицинской карте в соответствии с инструкциями.

Подотчетность

Берет на себя ответственность за свои действия, включая влияние собственных решений на пациентов и других. Принимает соответствующие меры, когда кто-либо в организации нарушает стандарты или правила. Действует таким образом, чтобы демонстрировать глубокую личную целостность и служить положительным примером того, почему другие должны доверять организации. Считает себя отражением организации, выполняя взятые на себя обязательства и принимая ответственность за любые ошибки, которые он или она могут совершить.

Стандарты обслуживания

Изменяет поведение на основе обратной связи, когда поведение воспринимается другими как оскорбительное или смущающее.

Соблюдает все политики и процедуры, установленные St. Anthony’s.

Уважительно относится к другим и активно слушает, когда кто-то с ними разговаривает.

Встречает других в лифтах, коридорах и т. Д., Представляя себя и цель, как того требует ситуация — AIDET.

Как видите, эти специфические для работы компетенции можно легко использовать в заявке на вакансию или в форме служебной аттестации.Вы также можете определить учебные мероприятия, которые помогут развить эти профессиональные навыки.

Какова цель описания должности?

Некоторые организации имеют очень структурированные должностные инструкции с подробными процессами и автоматизированными системами, чтобы не отставать от описаний должностей. Однако другие организации имеют более ограниченные ресурсы или могут не иметь официального отдела кадров, или могут не иметь встроенного процесса для создания и поддержания эффективных описаний должностей.

Если это относится к вашей организации, ознакомьтесь с этой информацией, в которой излагается цель описания должности, чтобы сделать ее менее обременительной.

Цель должностных инструкций

«Цель состоит в том, чтобы гарантировать, что вы нанимаете нужных людей на правильные должности». Мэри Энн Кеннеди рассказала нам на недавнем вебинаре BLR. Должностные инструкции являются ключевыми для достижения этой цели.

Большинство людей не намерены делать свою работу плохо.Когда кто-то не работает хорошо, это часто происходит из-за того, что он работает не на том месте, и хорошо составленное описание должности может стать первым шагом к предотвращению этого. Вы должны быть в состоянии разработать хорошо составленное описание должности, которое вы можете опубликовать в качестве начала для поиска подходящих кандидатов на эту роль.

С новыми технологиями и улучшающимся рынком труда вы скоро столкнетесь с рынком покупателей соискателей, у которых будет гораздо больше рабочих мест и предложений для рассмотрения.Это делает написание кратких и эффективных описаний должностей важным компонентом для выделения вашей организации среди конкурентов с целью привлечения лучших кандидатов и использования этих описаний должностей, чтобы гарантировать, что вы действительно получите нужных людей на нужные должности.

«Хорошо составленные и эффективно разработанные должностные инструкции — это инструменты коммуникации, которые позволяют как сотрудникам, так и кандидатам четко понимать ожидания от должности, ее основные обязанности, компетенции [и] обязанности, а также необходимые образовательные полномочия и опыт.- объяснил Кеннеди.

Работодателям нужен способ гарантировать, что ваши цели и ценности как организации отражены в должностных инструкциях. Отражение основных ценностей в описании должности помогает обеспечить поведенческую подотчетность и повысить приверженность миссии и видению. Вы должны быть уверены, что — как организация — выдвинули вперед то, за что вы возлагаете на людей ответственность (а не только за работу). Спросите себя: какое поведение важно для вашей организации? Это может включать:

  • Прямая связь
  • Способность развивать себя и других
  • Отчетность
  • Стратегическое лидерство
  • Выравнивание домов между группами

Включая подобные модели поведения, вы не только привлекаете в свою организацию людей нужного типа, но и помогаете кандидатам понять культуру.

И не забывайте: как отдельные роли меняются со временем, так и описания должностей должны меняться вместе с ними. Очень мало позиций, которые не развиваются. Большинство изменений. Системы и процессы развиваются. Должностные инструкции должны постоянно обновляться, поскольку обязанности меняются с течением времени. Должностная инструкция должна развиваться и по-прежнему правильно классифицироваться.

«Хорошо задокументированная должностная инструкция — это живой / развивающийся инструмент, отражающий текущие потребности должности, который продолжает продвигать организацию вперед.- отметил Кеннеди.

Чтобы зарегистрироваться на будущий веб-семинар, посетите http://store.blr.com/events/webinars.

Мэри Энн Кеннеди — главный консультант в MAKHR Consulting, LLC, консалтинговой компании с полным спектром услуг в области управления персоналом. MAKHR Consulting предоставляет полный спектр кадровых услуг и программ, включая все аспекты привлечения талантов — от полного цикла процесса найма до планирования преемственности и управления производительностью.

Как и зачем писать хорошее описание работы

Разработайте должностные инструкции, которые помогут сформулировать наиболее важные результаты, которые вам требуются от сотрудника, выполняющего конкретную работу.Должностные инструкции также являются средством коммуникации, которое сообщает коллегам сотрудника, где их работа прекращается и начинается работа другого сотрудника.

Они сообщают сотруднику, какое место занимает его работа в рамках всего отдела и компании в целом. Они помогают сотрудникам из других отделов, которые должны работать с нанятым человеком, понять границы его ответственности.

Используйте описание вакансии для успешного найма сотрудников

Ваша цель при приеме на работу — найти самых ярких, компетентных, гибких, надежных и разносторонних сотрудников, которых вы только сможете найти.Для людей, которые рассматривают возможность присоединения к вашей организации, описание должности определяет параметры должности, на которую они претендуют. Описание должности, если не рассматривать его как смирительную рубашку, может помочь вашему успешному найму несколькими способами.

Эффективное описание должности позволяет достичь нескольких важных целей вашей организации. Хорошее, полезное описание должности:

  • Заставляет менеджера должности и любых других сотрудников, уже выполняющих работу, согласовать обязанности и объем должности.
  • Помогает отделу кадров узнать о знаниях, навыках, образовании, опыте и возможностях, которые вы ищете в своем новом сотруднике, поэтому составляется эффективный план найма.
  • Информирует кандидатов об обязанностях и ответственности на должности, на которую они претендуют.
  • Информирует сотрудников, которые помогают в процессе собеседования, о вопросах, которые нужно задать кандидатам, и о том, что они ищут в новом сотруднике.
  • Может защитить вас юридически, если вы продемонстрируете, почему кандидат, выбранный на должность, был вашим наиболее квалифицированным и культурно подходящим кандидатом.

Шаги в разработке описания работы

Используйте эти шаги, чтобы разработать свои должностные инструкции. Они приведут к полезным описаниям должностей.

Соберите подходящих людей для выполнения этой задачи.

Менеджер, которому будет подчиняться должность, играет ведущую роль в разработке должностной инструкции, но другие сотрудники, выполняющие аналогичные должности, также могут внести свой вклад в ее развитие. Вы захотите использовать их опыт.

Кроме того, если должность новая и снимает нагрузку с нынешних сотрудников, они должны участвовать в обсуждении.Первая позиция? Должностную инструкцию менеджер или владелец компании может разработать самостоятельно.

Выполните анализ работы.

Вам нужно как можно больше данных, чтобы составить описание должности. Анализ работы может включать:

  • должностные обязанности нынешних сотрудников,
  • исследования в Интернете и образцы должностных инструкций в Интернете или офлайн с указанием похожих должностей,
  • анализ рабочих обязанностей, задач и обязанностей, которые должен выполнять сотрудник, заполняющий вакансию,
  • исследования и обмен информацией с другими компаниями, у которых есть аналогичная работа, и
  • формулировка наиболее важных результатов или вкладов, необходимых с позиции.

Компоненты должностной инструкции

Чем больше информации вы соберете, тем легче будет составить описание должности.

Напишите фактическое описание должности. У вашей компании может быть формат описания должностных обязанностей, поэтому обратитесь в отдел кадров. Однако часто все, что ожидает HR, — это список обязанностей, и они предпочитают разработать окончательный формат, соответствующий другим должностным инструкциям в компании.

Это обычные компоненты должностной инструкции:

  • Общее описание должности с указанием общих сфер ответственности,
  • Основные функции должности, описанные с парой примеров каждой,
  • Требуемые знания, навыки и способности,
  • Требуемые образование и опыт,
  • Описание физические требования и
  • Описание рабочей среды.

Как наилучшим образом использовать должностные инструкции

  • Периодически просматривайте описание должности, чтобы убедиться, что оно точно отражает то, чем занимается сотрудник, и ваши ожидания в отношении результатов от сотрудника.
  • Использование должностных инструкций в качестве основы для плана развития сотрудников (PDP) Описание должностных обязанностей сотрудника является неотъемлемой частью разработки его или ее квартального плана развития сотрудников.

Процесс вашей компании и компоненты предпочтительных должностных инструкций могут отличаться, но эти компоненты дадут сотруднику четкое направление.

Эффективное описание должностных обязанностей создает основу, позволяющую сотруднику четко понимать, что им нужно делать, чтобы развиваться лично и способствовать успеху вашей организации. Разработайте должностные инструкции, чтобы дать сотрудникам компас и четкое направление.

См. Несколько примеров должностных инструкций

Определение, важность, руководство по написанию должностных инструкций

Должностные инструкции используются по разным причинам. Они представляют собой инструмент для приема на работу, определения диапазонов и уровней заработной платы или классов, определения должностей, определения целей и задач сотрудников и проведения проверок эффективности.

Их также можно использовать для планирования карьеры, создания разумных приспособлений и соблюдения требований законодательства в целях соблюдения нормативных требований.

По этой причине очень важно иметь письменные описания должностных обязанностей, которые точно отражают текущие должностные обязанности и ответственность сотрудников.

Запись, в которой хранится вся необходимая информация о вакансии, называется описанием должности. Это письменное изложение того, что делает сотрудник, как это делается и почему это делается.

Он должен точно отражать содержание работы, окружающую среду и условия занятости. Общий формат описания должности включает:

  • название должности,
  • обязанности, которые необходимо выполнить,
  • основные характеристики должности,
  • полномочия и обязанности должностного лица.

Необходимо иметь в виду, что рабочая среда меняется из-за изменений в технологии производства, рыночного спроса и выбора клиентов, а также стратегий конкурентов.

Итак, описание должности необходимо пересмотреть и обновить. Менеджеры по персоналу должны оценить изменения, которые могут произойти с течением времени.

Описание должности Определение

Описание должности представляет собой письменное изложение того, чем на самом деле занимается работник, как он или она это делает, и каковы условия работы на этой работе.

Это список должностных обязанностей, ответственности, отчетных отношений, условий работы и надзорных обязанностей — один из результатов анализа работы.

«Описание работы — это систематизированное, фактическое изложение обязанностей и ответственности на конкретной должности». — Эдвин Б. Флиппо

«В описании должности указаны задачи, обязанности и ответственность. В нем указывается, что сделано, почему это сделано, где это делается и вкратце, как это делается ». — Деценцо и Роббинс

Разделы типичной должностной инструкции включают;

  • Идентификация должности
  • Краткое описание должности
  • Обязанности и обязанности
  • Полномочия действующего сотрудника
  • Стандарты деятельности
  • Условия труда
  • Должностные характеристики

Важность должностной инструкции

Должностные инструкции обычно необходимы для управления людьми в организации.Должностные инструкции необходимы для приема на работу, чтобы менеджеры и соискатели могли понять должностную роль. Должностные инструкции необходимы большинству людей на работе.

Описание должности определяет роль и ответственность человека.

Без описания должности человеку, как правило, очень трудно должным образом взять на себя обязательства или нести ответственность за свою роль.

Это особенно актуально в крупных организациях. Должностные инструкции улучшают способность организации управлять людьми и выполнять роли следующими способами:

  • Разъясняет ожидания работодателя в отношении сотрудника,
  • Обеспечивает основу для измерения производительности труда,
  • Предоставляет четкое описание роли для кандидатов на вакансии,
  • Обеспечивает структуру и дисциплину для компании, чтобы понимать и структурировать все рабочие места и гарантировать, что необходимые действия, обязанности и ответственность выполняются той или иной работой,
  • Обеспечивает непрерывность параметров ролей независимо от интерпретации менеджера,
  • Обеспечивает оплату и оценку системы должны быть структурированы справедливо и логично,
  • Предотвращает произвольную интерпретацию содержания ролей и ограничений сотрудником, работодателем и менеджером,
  • Предоставляет справочный инструмент по вопросам спора между работником и работодателем,
  • Предоставляет справочный инструмент по вопросам дисциплины,
  • Предоставляет важные ориентиры для обучения и области развития,
  • Обеспечивает нейтральные и объективные (в противоположность субъективным или произвольным) ориентирам для оценок, обзоров производительности и консультирования,
  • Позволяет формулировать требования к набору навыков и поведению для каждого цикла,
  • Позволяет организации структурировать и единообразно управлять ролями, тем самым повышая эффективность и результативность набора, обучения и развития, организационной структуры, рабочего процесса и деятельности, обслуживания клиентов и т. д.,
  • Позволяет сотрудникам и руководителям воспринимать фактический взгляд (в отличие от инстинктивного) при карьерном росте и планировании преемственности.

Ограничения должностных инструкций

Обязательные должностные инструкции могут рассматриваться как препятствие в определенных обстоятельствах:

  • Должностные инструкции могут не подходить для некоторых руководителей высшего звена, поскольку они должны иметь свободу проявлять инициативу и находить плодотворные новые направления ;
  • Должностные инструкции могут быть слишком негибкими в быстро меняющейся организации, например, в области, подверженной быстрым технологическим изменениям;
  • Другие изменения содержания вакансии могут привести к тому, что описание вакансии устареет;
  • Процесс, который организация использует для создания должностных инструкций, может быть неоптимальным.

Разница между описанием должности и спецификацией вакансии

Как описание работы, так и спецификация должности являются двумя неотъемлемыми частями анализа работы. Они полностью определяют работу и направляют как работодателя, так и сотрудника в отношении всего процесса найма.

Должностная инструкция

Должностная спецификация

Должностная инструкция представляет собой список должностных обязанностей, обязанностей, отношений отчетности, условий работы и надзорных функций. Должностная спецификация — это список «человеческих требований» работы, то есть необходимое образование, навыки, опыт, личность и т. Д.
Описание должности содержит название должности, местонахождение должности, краткое описание должности, характер и цели работы, задачи и обязанности, которые необходимо выполнить, условия труда, станки, инструменты и оборудование, которое будет использоваться в работе. Должностная спецификация содержит образование, опыт, подготовку, рассудительность, инициативу, физические усилия, коммуникативные навыки, эмоциональные характеристики, необычные сенсорные требования, такие как зрение, обоняние и слух человека.
Основная цель описания должности — сбор данных, связанных с должностью, для рекламы конкретной работы. Основная цель спецификации вакансии — проанализировать, имеют ли кандидаты право подавать заявку на конкретную вакансию или нет.
Это помогает в привлечении, нацеливании, найме и выборе подходящего кандидата на подходящую работу. Это помогает набрать команду организации, чтобы понять, какой уровень квалификации, качеств и набор характеристик должен присутствовать в кандидате, чтобы он или она имели право на вакансию.
Он поясняет, что сотрудники должны делать, если они выбраны для данной конкретной вакансии. Спецификация вакансии дает подробную информацию о любой работе, включая должностные обязанности, желаемые технические и физические навыки, разговорные навыки и многое другое.
Также уточняется, кто кому будет подчиняться. Помогает выбрать наиболее подходящего кандидата для конкретной работы.
Должностная инструкция полностью посвящена исполнению обязанностей. В то время как спецификация вакансии связана с образованием и квалификацией сотрудника до его приема на работу.
Должностные инструкции — это то, что предполагается делать, и что задействовано в работе. Спецификации работы — это то, что необходимо для выполнения работы.

Этапы написания должностных инструкций

Следующие шаги необходимы для написания или подготовки описания должности;

  1. Начните с анализа работы,
  2. Определите важные, а не второстепенные функции,
  3. Покройте ключевые области,
  4. Пишите в простом стиле.

1. Начните с анализа работы

Написанию описания должности обычно предшествует анализ вакансии.

Анализ должности — это исследование работы или роли, которое помогает работодателю определить и описать основные функции должности, а также компетенции, знания, навыки и способности, необходимые для выполнения этих функций.

2. Определите существенные, а не второстепенные функции

следующим шагом будет определение основных функций работы, цели работы и важности фактических рабочих функций для достижения этой цели.

При оценке важности служебных функций следует учитывать, среди прочего, частоту, с которой выполняется функция, время, затраченное на выполнение функции, и последствия невыполнения функции. При определении основных функций работы важно различать методы и результаты.

Несмотря на то, что важные функции необходимо выполнять, часто нет необходимости выполнять их одним определенным образом.

3. Охватите ключевые области

Должностные инструкции описывают работу, а не человека, который ее выполняет.Они представляют собой письменные описания основных обязанностей и ответственности на должности или должности.

В описании должности также указаны результаты, ожидаемые от любого работающего на этой должности. При составлении должностных инструкций используется множество форматов.

Как правило, ключевые области включают:

  • Должность,
  • Должность подчиняется (должность линейного руководителя, местонахождение и функциональный руководитель),
  • Краткое описание назначения должности (в идеале одно предложение),
  • Ключевые обязанности и ответственность (или обязанности, как правило, 8-15 пронумерованных пунктов)
  • Размеры / Территория / Объем / Показатели масштаба (области, на которые распространяются обязанности, и масштаб ответственности — персонал, клиенты, территория, продукты, оборудование, помещения и т.),
  • Часы работы
  • Дата и другие соответствующие внутренние ссылки,

4. Пишите простым стилем

Должностные инструкции должны быть написаны краткими и четкими предложениями. давайте посмотрим на образец описания должности;

Руководство по написанию описания вакансии

Это руководство содержит основы написания описания должности и охватывает следующие разделы описания должности:

  • Сведения о должности
  • Должностные обязанности («Что вы делаете»)
  • Стандарты деятельности («Как вы это делаете»)
  • Факторы работы

Для получения более подробных инструкций Департамент вознаграждений предлагает семинары по описанию должностей, чтобы предоставить администраторам, менеджерам, руководителям и штатным сотрудникам необходимые инструменты для составления эффективных описаний должностей.

Пожалуйста, посетите главную страницу компенсаций или страницу FSDP на веб-сайте организационного развития, чтобы узнать дату и время следующего семинара по описанию вакансий, который вам доступен.

Сведения о должности

В этом разделе сведений о должности содержится общая информация о должности — текущая или запрошенная классификация, должность, диапазон заработной платы, статус освобождения, название и номер отдела, номер должности, процент трудозатрат, краткое описание должности, сопоставимые должности и др.

Рабочее название

Рабочее название должности должно основываться на основной функции или роли должности.

Важно отказаться от расплывчатых и очень конкретных названий должностей, а вместо этого создать рабочее название, которое должным образом описывает как уровень ответственности, так и роль должности. Вот несколько примеров хороших должностей и тех, которые нуждаются в некотором улучшении:

Краткое описание должностных обязанностей

Краткое описание должностных обязанностей:

  • Содержит 1-3 абзаца
  • Обобщает основные положения описания должности, которые может включать в себя ключевые обязанности, функции и обязанности; требования к образованию и опыту; и любую другую относящуюся к делу информацию (т.например, требования к расписанию, командировкам и т. д.)
  • Используется в объявлениях о вакансиях

Сопоставимые должности

Используйте этот раздел, чтобы перечислить любые должности в отделе, которые имеют аналогичную роль или уровень ответственности. Это полезно для аналитика по вознаграждениям в процессе классификации и помогает обеспечить единообразную классификацию должностей.

Пример сведений о позиции.

Должностные обязанности

Раздел «Должностные обязанности» является основой описания должностей.Он передает сложность, объем и уровень ответственности работы. Из-за важности этого раздела важно точно, кратко и полностью описать обязанности и ответственность на работе.

Этот раздел должностной инструкции состоит из трех основных элементов:

Ключевые обязанности

Основные области ответственности в рамках работы или «объемы работы». Описание должности обычно содержит от трех до пяти ключевых обязанностей.

Обязанности

Предложения, которые предоставляют дополнительную информацию о задачах, связанных с ключевой подотчетностью.

Процент времени

Оценивает часть работы, которая тратится на конкретную ключевую подотчетность.

Методы написания служебных обязанностей

Если служебные обязанности хорошо составлены и организованы, они могут точно передать сложность, объем и уровень ответственности задания. Чтобы помочь в организации и написании должностных обязанностей, были разработаны два метода написания:

Метод № 1:

  1. Думайте о работе с точки зрения ее ключевых обязанностей или основных обязанностей / функций.Как правило, на работе будет 3-5 основных ключевых обязанностей. Вот несколько примеров:
    1. Управление бюджетом
    2. Исполнительная поддержка
    3. Координация событий
  2. После установления ключевых подотчетностей сгенерируйте конкретные должностные обязанности, связанные с каждым из них. Это отдельные задачи или обязанности, соответствующие ключевой подотчетности. Например, конкретные обязанности по управлению бюджетом могут включать:
    1. Подготовка бюджетных отчетов
    2. Анализ расходов
    3. Уровни мониторинга
  3. Сконцентрируйте конкретные должностные обязанности в двух-трех кратких «Положениях о обязанностях», начинающихся каждое утверждение с глагола действия.

Метод № 2:

  1. Составьте «мозговой штурм» список всех обязанностей, необходимых для выполнения работы. Это отдельные задачи, выполняемые ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Ниже приведен пример списка задач:
    1. Организовать кейтеринг
    2. Составьте и введите корреспонденцию
    3. Координируйте логистическую поддержку встреч, семинаров и мероприятий отдела
    4. Определите и закрепите место проведения мероприятия
    5. Организуйте поездки
    6. Отслеживайте уровни
    7. Подготовка бюджетных отчетов
  2. Просмотрите список и сгруппируйте обязанности на основе конкретных функций и обязанностей должности, также известных как ключевые обязанности.
  3. Определите ключевые обязанности. Для этой группы ключевые обязанности могут включать координацию мероприятий, административную поддержку и администрирование бюджета.
  4. Сожмите конкретные должностные обязанности в два-три кратких «Положения о обязанностях», начиная каждое утверждение с глагола действия (список см. На стр. 8).

Вот пример хорошо написанного и организованного раздела ключевой подотчетности в описании должности:

Ключевая подотчетность Координация событий
Обязательства по всем
  • 0384 Мероприятия деканата.Это включает обеспечение безопасности места проведения мероприятия, планирование докладчиков, координацию производства маркетинговых материалов и программ мероприятия, ведение списка ответов на предложения и организацию всех мероприятий по организации питания. На мероприятии курируйте персонал мероприятия и приветствуйте гостей.
  • Процент времени 15%

    Подводя итог, вот некоторые вещи, которые следует помнить при заполнении раздела должностных обязанностей в описании должности:

    • Раздел «Должностные обязанности» должен содержат 3-5 ключевых подотчетностей.
    • Назовите каждый раздел «Ключевая подотчетность», чтобы кратко описать функцию / роль.
    • Включите 2–3 кратких описания обязанностей для каждой ключевой подотчетности. Положения о обязанностях расширяют эту конкретную сферу ответственности, а также роль и сложность должности.
    • Заявление о начале работы с командой действия (список см. На стр. 8).
    • Ограничьте перечисление должностных обязанностей и ключевых обязанностей тем, что требуется для выполнения работы.
    • Не включайте обязанности, которые больше не выполняются, или те, которые могут потребоваться в будущем.
    • Напишите обязанности в соответствии с требованиями должности, а не , а не , исходя из возможностей любого человека.
    • Определите точный процент времени, которое должностное лицо должно потратить на эту конкретную ключевую подотчетность в течение года.

    Стандарты производительности

    Раздел «Стандарты производительности»:

    • Передает ожидания, связанные с работой.
    • Обозначает знания, навыки и умения, необходимые для достижения успеха в работе.
    • Он обеспечивает основу для измерения производительности.

    Этот раздел обычно заполняется руководителем, менеджером по найму или назначенным администратором в отделе.

    Существует раздел «Стандарты деятельности», связанный с каждой ключевой подотчетностью, который предоставляет информацию об ожидаемых результатах деятельности в этой конкретной области ответственности.

    Вот пример Стандарта деятельности для примера «Координация событий» в разделе «Содержание работы»:

    Ключевая подотчетность Координация событий
    904 Обязательства
    • Координировать мероприятия по отделам и программные мероприятия
    • Обеспечить местонахождение
    • Ведущие по расписанию
    • Организовать поездки
    • Координировать производство маркетинговых материалов программы / мероприятия
    • Вести список ответов
    • Организовать организацию питания и любое необходимое оборудование.
    • Персонал мероприятия
    Стандарты деятельности
    • Ожидается, что мероприятия по координации мероприятий будут осуществляться под незначительным надзором.
    • Должен уметь расставлять приоритеты и работать под давлением
    • Должен уметь многозадачность, планировать несколько мероприятий одновременно
    • Очень важно умение работать с внутренними и внешними участниками.
    • Знание Microsoft Office Suite обязательно.

    Факторы работы

    Раздел Job Factors описания должности описывает знания и навыки, необходимые для успешного выполнения работы. Факторы работы охватывают различные области работы, например, уровень требуемого образования / опыта, полученный контроль, а также аналитические навыки и способности, необходимые для работы.

    Назначение Факторов должности должно выполняться руководителем, менеджером по найму или администратором отдела и должно отражать общий уровень ответственности данной должности.

    Например, не ожидается, что сотрудник по классификации «Администратор» будет отвечать за собеседование, отбор и найм кого-либо на должность администратора IV, но может отвечать за собеседование, выбор и найм студента-сотрудника.

    Важно помнить, что нужно включать только информацию, относящуюся к должности, а , а не , относящуюся к навыкам, опыту и образованию действующего президента.

    Ниже приведены все факторы занятости, перечисленные в описании должности и примеры ответов :

    Требуемый минимальный уровень образования Бакалавриат

    Требуемый минимальный уровень опыта

    Перечисленные квалификации должны быть связаны с работой.

    Желательно иметь трехлетний опыт работы в административной сфере, маркетинге и / или планировании мероприятий.

    Объем надзора, полученный сотрудником

    Какова классификация должностей и рабочее название руководителя?

    Как и в какой степени проверяется работа сотрудника?

    Обратите внимание на различие между начальным или специальным обучением и постоянным наблюдением.

    Действующий сотрудник подчиняется помощнику директора.

    После первоначальной ориентации заместитель директора получит общее руководство, но предполагается, что он будет выполнять свои обязанности и ответственность независимо.

    Требуемые аналитические навыки.

    В чем сложность стандартизации выполняемых задач?

    Работа требует отличных аналитических и коммуникативных навыков, так как статистическая и финансовая отчетность является важным элементом этой должности.

    ОБА уровень и объем бюджета (сумма в долларах) финансовой ответственности / отчетности

    Какова степень ответственности сотрудника за расчет и проверку цифр; сбор данных; набор заявок или сметных документов; мониторинг или анализ расходов; подготовка отчетов; одобрение покупок; планирование и санкционирование бюджетов отделов или грантов и т. д.

    Действующий сотрудник отвечает за управление бюджетами мероприятий.

    Это включает сотрудничество в разработке бюджета, мониторинг и утверждение бюджетных расходов, а также анализ статистических и финансовых отчетов.

    Бюджет одного мероприятия может варьироваться от 5000 до 50 000 долларов.

    Влияние действий, совершенных этой должностью

    Каковы вероятные результаты непреднамеренной ошибки или ошибки в суждении, толковании или исполнении ответственности?

    Плохо проведенные мероприятия могут привести к негативному имиджу Школы и Университета или потенциально потерять возможности финансирования.

    ОБЕИМногообразие и сложность осуществляемого надзора

    Укажите классификацию должностей и должности тех, кто непосредственно обучался и / или находился под надзором этого человека.

    Эта должность не отвечает за руководство какими-либо штатными должностями.

    Масштаб влияния этой должности на человеческие ресурсы

    Объясните надзорную роль при найме, увольнении, продвижении по службе, оценке, увеличении заработной платы и т. Д.других сотрудников.

    Несет ли должность «ведущую» ответственность?

    Объясните, как и в какой степени сотрудник проверяет работу других.

    Иногда отвечает за собеседование с потенциальными кандидатами и вносит свой вклад в процесс найма.

    ОБА уровень и характер ВНУТРЕННИХ контактов

    Какие отделы университета заключают действующий контракт, если таковые имеются.

    Почему устанавливаются эти контакты и как часто они устанавливаются?

    Действующий сотрудник поддерживает регулярные контакты с высокопоставленными сотрудниками и преподавателями университета, такими как деканы, директора, старшие администраторы и т. Д.

    Кроме того, действующий сотрудник поддерживает контакты с несколькими подразделениями в университете, включая маркетинговые коммуникации в университете, институциональное развитие, отдел специальных мероприятий и т. Д.

    ОБЕИ уровень и характер ВНЕШНИХ контактов Внешние контакты включают сотрудников других колледжей и университетов, представителей правительства и промышленности.

    Описание работы, что можно и чего нельзя делать

    Перед тем, как писать описание должности, следует учесть несколько полезных советов:

    DO:

    • См. Руководство по написанию описания работы
    • Посетите описание вакансии Мастерская
    • Используйте фактический и безличный стиль при написании описания должности
    • Основывайте описание должности на потребностях отдела
    • Напишите точное, краткое и полное описание должности
    • Используйте полные предложения
    • Сохраняйте структуру предложений как можно более простой , опуская ненужные слова, которые не содержат относящейся к делу информации.
    • Начинайте каждую обязанность / задачу с глагола действия (список см. На стр. 8).
    • Будьте последовательны в использовании таких терминов, как «может» и «иногда». (Их следует использовать для описания задач, которые выполняются время от времени, или задач, которые выполняют только некоторые сотрудники.)
    • Указывайте названия должностей, а не должностных лиц, то есть «Отчитывается перед руководителем» вместо «Отчитывается перед Мэри Смит».
    • Будьте точны. Это очень важно для точной оценки и анализа работы.
    • Сосредоточьтесь на критических действиях.
    • Используйте логическую последовательность при описании обязанностей и ответственности (сначала ключевая ответственность, а затем соответствующие обязанности)
    • Обратитесь к своему аналитику по вопросам вознаграждения за советом.

    НЕЛЬЗЯ:

    • Используйте повествовательную форму при написании описания должности.
    • Основывайте содержание должностной инструкции на способностях, навыках и интересах действующего сотрудника.
    • Напишите описание должности на основе желаемой классификации должностей.
    • Напишите описание работы в качестве пошагового руководства по ее выполнению.
    • Включите второстепенные или случайные задачи, которые не являются уникальными для конкретной работы.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *