Кадровый аудитор – пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Содержание

➤ Кадровый аудит

Узнайте, как провести кадровый аудит самостоятельно. Практические советы по организации проверок, образец приказа о проведении внутреннего аудита и пошаговую инструкцию для аудитора вы найдете в статье.


Скачайте полезный документ


Для чего нужен аудит кадровой документации 

Понятие аудита в кадровой работе, как и в бухгалтерском деле, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архиве компании. Если все документы в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к инспекторским проверкам и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых книжек и приказов, незаполненные учетные журналы или отсутствие обязательных нормативных актов. 

Тщательный аудит кадровых документов — процедура не самая простая и быстрая, но необходимая. Только так можно выявить слабые места в работе с персоналом, потенциально способные стать причиной трудового спора или вызвать нарекания со стороны ГИТ. 

Какой бывает проверка

  • Полной. Охватывает весь объем кадровой документации и позволяет составить общее представление о том, как в компании ведется кадровый учет.
  • Выборочной. Охватывает отдельные аспекты делопроизводства. 

Полный аудит кадровой службы предполагает три вида работ:

  • Экспертиза имеющихся документов.
  • Проверка на наличие полного комплекта документов, предусмотренного законом.
  • Проверка сегментов повышенного риска. 

Традиционно к сегментам повышенного риска относится все, что связано с оформлением большого объема документов, получением разрешений, особым вниманием органов государственного контроля. Например, трудовые отношения с иностранцами и подростками, оплата сверхурочного труда, привлечение к работе в выходные и праздники, договоры о полной материальной ответственности, права женщин и лиц с семейными обязанностями. Особое внимание уделяется трудовым книжкам, соглашениям и договорам.

 

Как часто следует проводить кадровый аудит организации 

Проводите аудит по мере необходимости. Идеальный вариант для крупного или среднего предприятия — регулярные, не привязанные к внешним событиям плановые проверки состояния и наличия кадровых документов. Частоту мероприятий определяйте с учетом объективных показателей: объема документации, подлежащей аудиту, численности персонала и других нюансов производственной деятельности. Но иногда проведение кадрового аудита — необходимая мера. 

Обязательно проводите кадровый аудит:

  • при смене должностного лица, отвечающего за кадровое делопроизводство;
  • после конфликтного увольнения, если бывший сотрудник грозит судом;
  • при массовом сокращении персонала;
  • перед плановой проверкой ГИТ;
  • при смене генерального директора или собственника компании. 

Не принимайте дела без тщательного аудита, поступая на ответственную должность в отделе кадров. Если нет возможности оформить прием-передачу дел совместными усилиями с предшественником, ранее отвечавшим за кадровое делопроизводство, прислушайтесь к советам опытного кадровика: эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, с чего начать работу с документами, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков

Учтите, что для качественной проверки всех документов даже в небольшой организации потребуется от 7 до 14 рабочих дней, а для выборочного аудита — минимум 3–7 рабочих дней. Не пытайтесь провести аудит в рекордно сжатые сроки: излишняя спешка чревата ошибками, невнимательным отношением к делу и погрешностями в отчетах.

Как провести кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция 

Аудит бывает внешним и внутренним. Для проведения внешнего аудита приглашают сторонних специалистов — независимых аудиторов или сотрудников аудиторских компаний. В этом случае все, что требуется от работодателя — предоставить аудиторам и консультантам доступ к документам и оплатить их услуги. Результаты профессиональной экспертизы позволяют объективно оценить качество ведения кадрового учета в организации.

Небольшим предприятиям проще и выгоднее проводить кадровый аудит своими силами. Если объем работы большой и проверки проводятся часто, можно создать штатную должность аудитора или подразделение внутреннего контроля. Лица, ответственные за проведение разовых мероприятий, назначаются приказом руководителя из числа сотрудников кадровой или юридической службы. 

Кадровый аудит поможет не только подготовиться к проверке ГИТ и встретить инспектора во всеоружии, но и оценить эффективность службы персонала в целом, поскольку делопроизводство — один из важнейших аспектов ее работы. Подробнее о методах, целях и инструментах такой оценки расскажет эксперт «Системы Кадры». 

Как провести кадровый аудит: 5 шагов 

Шаг 1. Определите основные задачи. Это могут быть как отдельные направления кадрового делопроизводства или документы по конкретным работникам, так и в целом работа с персоналом. Обычно кадровый аудит начинают с проверки локальных нормативных актов, которые обязательно должны быть у работодателя.

Шаг 2. Издайте приказ о проведении кадрового аудита. Укажите цели проверки и учредите специальную комиссию. Поручайте аудит только сотрудникам, хорошо знающим трудовое законодательство, например, юристу компании, главному бухгалтеру или ведущему специалисту отдела кадров. Обязательно обозначьте срок, к которому комиссия должна отчитаться о результатах проведенных мероприятий. 

Образец приказа о проведении аудита: срок предоставления отчета

Шаг 3. Определите перечень документов, подлежащих проверке. Если тема аудита обозначена приказом, подготовьте все документы, имеющие отношение к делу.

Шаг 4. Проведите проверку и сверку каждого документа. Важно убедиться не только в наличии документов, но и в полном их соответствии требованиям трудового законодательства. Сначала найдите все отраженные в перечне документы, а затем проверьте их содержание и качество оформления.

Составьте таблицу с тремя графами:

  • «Документ отсутствует»,
  • «Документ в наличии, но требует изменения»,
  • «Документ в наличии и полностью соответствует законодательству».

Затем, проверяя документы из списка, распределяйте их по таблице, чтобы при обработке результатов четко понимать, чего не хватает и что нуждается в доработке.

Шаг 5. Оформите результаты проверки. Составьте письменный отчет или экспертное заключение, заверенное всеми членами комиссии. Отчет должен не только отражать текущее состояние кадрового делопроизводства, но и содержать практические рекомендации по исправлению ситуации, если в этом есть необходимость. Указывайте конкретные способы устранения нарушений. 

Отчет о проведении аудита (фрагмент): рекомендации по устранению нарушений

В комментариях к отчету стоит указать нормативные акты, требования которых следует принять во внимание при работе над ошибками, и кратко описать существующие риски. По результатам аудита кадровая служба восстанавливает документы и вносит в них необходимые изменения, чтобы устранить все нарушения до возникновения спорных ситуаций.

Вывод

Чем чаще и тщательнее в организации проводится кадровый аудит, тем ниже риск штрафа при очередной проверке ГИТ, конфликта с работником или проигранной судебной тяжбы. Работодатель сам решает, будет он проводить аудит своими силами или привлечет квалифицированных исполнителей со стороны. По результатам мероприятий проводится работа над ошибками: недостающие документы разработайте, в некорректно оформленные внесите изменения.

www.kdelo.ru

Понятие, сущность и содержание кадрового аудита в органах государственной власти



В настоящее время в нашей стране осуществляется административная реформа, одним из направлений которой является реформирование системы государственной службы. Приоритетной задачей государства является создание системы государственной службы, удовлетворяющей потребностям и интересам общества.

На сегодняшний день законодательство Российской Федерации требует успешно сформированной системы кадровой работы в государственном органе.

В Программе реформирования государственной службы на 2016–2018 г, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 11.08.2016 г. № 403, обозначены такие приоритетные направления как совершенствование системы управления, повышение качества формирования кадрового состава, так и повышение профессионализма и компетенции гражданских служащих.

Под реформированием подразумевается ни только изменение структуры, численности состава, но и совершенствование управления кадровым составом, повышение престижа службы и эффективности кадровой политики в сфере государственной службы.

Соответствующие изменения могут быть реализованы в ходе рассмотрения подробной информации о деятельности государственного органа при проведении кадрового аудита.

Кадровый аудит на государственной службе — это комплексная оценка состояния деятельности государственного органа в сфере управления служащими, которая включает в себя комплекс мероприятий, направленных на сбор, анализ информации, оценку управленческих и кадровых процессов, организационной структуры, кадровой документации и человеческих ресурсов.

Актуальность проведения кадрового аудита тесно связана с повышением интереса руководящего состава к теме управления человеческими ресурсами. Деятельность любого государственного органа сопряжена с работой государственных служащих. Именно от управленческих способностей, профессиональных навыков, организованности, дисциплины и отношения к трудовому процессу зависит результативность работы государственного органа в целом. Управление служащими является частью управления государственной службы.

В России кадровому аудиту уделяется более высокое внимание в крупных коммерческих организациях в отличие от государственной службы, где данное направление является новшеством и только начинает свое развитие.

Несмотря на острую значимость проблема проведения кадрового аудита на государственной службе на сегодняшний день не имеет закрепленного на законодательном уровне практического решения. Государственные органы самостоятельны в определении целей, направлений, субъектов, методик, порядка оформлений результатов и контроля за устранением выявленных нарушений.

Отдельными субъектами Российской Федерации: Республика Северная Осетия Алания, Республика Татарстан, Калининградская область, Ярославская область, Санкт- Петербург, Ульяновская область — были приняты локальные нормативные правовые акты, определяющие цели, задачи и методику проведения кадрового аудита в органах государственной власти.

На практике чаще всего кадровый аудит в органах власти осуществляется с целью проведения проверки деятельности кадровой службы. Оценивается работа отдела кадров на предмет соблюдения мероприятий, предусмотренных статьей 44 Федерального закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Главной целью можно считать обеспечение эффективного и правильного функционирования всех систем органа власти. На основе анализа информации оценивается кадровый потенциал, организационная структура, методы и способы управления, профессиональные и социально-психологические качества госслужащих. Итоговой целью проведения кадрового аудита является выявление существенных нарушений и проблем кадровой работы, с последующей разработкой рекомендаций и мероприятий по их устранению.

К задачам кадрового аудита можно отнести определение соответствия кадрового потенциала государственного органа его целям, определение соблюдений служащими действующей нормативной правовой базы, определение эффективности методов управления персоналом, а также выявление негативных тенденций в работе государственного органа с последующим определением путей их решения.

Эффективным и показательным кадровый аудит будет лишь в том случае, если экспертная группа при проведении проверки будет руководствоваться такими важными принципами как независимость оценки, достоверность, профессионализм и научная обоснованность.

При проведении кадрового аудита выделяют три исследуемых объекта: процессы (управленческие, кадровые), организационную структуру и персонал (человеческие ресурсы). Некоторые авторы отдельно выделяют четвертый объект исследования — кадровую документацию.

При кадровом аудите анализируют процессы формирования и развития кадровой политики. К таким процессам можно отнести процессы формирования и развития персонала, стимулирование и мотивацию сотрудников, организацию трудового процесса, социально-психологическую атмосферу внутри коллектива.

Все процессы, подлежащие аудиту, основаны на функциональной взаимосвязи. Основной целью их является осуществление высоких показателей, результативности деятельности государственного органа при оптимальном распределении рабочих процессов по времени.

При аудите организационной структуры анализируют имеющуюся структуру управления с последующим выявлением проблем и разработкой мероприятий по их устранению. Такой аудит помогает выявить, насколько организационная структура соответствует поставленным целям и задачам предприятия, проследить как сформированы уровни управления, насколько эффективно выполняются основные функции организации.

При аудите «человеческих ресурсов» оценивают особенности фактического состава служащих, наличие необходимых профессиональных качеств и характеристик. Такой аудит помогает оценить обеспеченность численности, состава, уровень квалификации, проанализировать движение кадров, отследить неэффективное использование рабочего времени, изучить мотивацию труда, профессиональный рост, определить проблемы эмоционального характера, влекущие опасность для коллективной деятельности.

По способу проведения проверки выделяют внешний, внутренний и совместный аудит.

Внешний аудит носит распорядительный характер и может осуществляться разными инспектирующими организациями, чаще всего осуществляется независимыми специалистами. Проводится, как правило, в соответствии с утвержденными раз в три или пять лет графиками по строго установленной методике. При осуществлении внешнего аудита формируют экспертную комиссию и выбирают руководителя. В состав рабочей группы включаются независимые специалисты, компетентные в проверяемых сферах.

В результате аудита создается акт и план мероприятий по устранению выявленных нарушений. Руководителю государственного органа в письменном виде отчитывается о работе по устранению выявленных нарушений, либо проверяющей организацией проводится контрольная проверка по выполнению плана мероприятий.

Внутренний аудит осуществляется структурными отделами или должностными лицами государственного органа. Внутриведомственному аудиту чаще всего подвергается работа кадровой службы. Целью внутреннего кадрового аудита, как правило, является повышение эффективности работы кадровой службы государственного органа, контроль за соблюдением законодательства о государственной службе РФ и противодействию коррупции. Совместный аудит проводится силами внешних и внутренних аудиторов.

Информация, полученная в ходе проведения кадрового аудита, помогает государственным органам достичь целей, поставленных правительством Российской Федерации по реформированию кадрового потенциала и повышению профессионализма служащих.

Государственный кадровый аудит помогает решить такие проблемы, как нецелевое использование бюджетных средств РФ и субъектов, оценить результаты работы служащих в государственном органе, обеспечить внедрение полезного опыта по использованию электронных программ, созданных для работы кадровых служб.

Таким образом, проведение кадрового аудита на государственной службе очень востребовано и необходимо для подтверждения целесообразности управленческих решений, повышения эффективности и правильности функционирования всех систем, увеличения кадрового потенциала органа власти.

Литература:

  1. Васильева, Е.И., Зерганинова Т. Е. Кадровый аудит в органах государственной власти [Текст] / Е. И. Васильева, Т. Е. Зерганинова // Государственное и муниципальное управление: науч. ст. — Москва: Изд-во РАНХИГС, 2015. -. № 1. — С.164–171.
  2. Долинин, А. Ю. Кадровый аудит: курс лекций / А. Ю. Долинин. — Ряз. гос. ун-т им. С. А. Есенина. — Рязань, 2011.- 96 с.
  3. Константинова М. В., Философская энциклопедия / Под. ред. Ф. В. Константинова. Москва., Сов. Энцикл., 1970. — 235 с.
  4. Краснова, С. В. Реализация кадрового аудита в органах государственной власти [Текст]: монография С. В. Лазарев.- Йошкар-Ола: ПГТУ, 2015. — 116 с.
  5. Розина, Е. Новое слово в кадровом аудите — анализ гендерного равенства [Текст] // Кадровик. Кадровое делопроизводство. — 2008. — № 8.

Основные термины (генерируются автоматически): кадровый аудит, государственный орган, государственная служба, Российская Федерация, организационная структура, кадровая служба, кадровый потенциал, внешний аудит, кадровая документация, кадровая политика.

moluch.ru

Зачем проводить кадровый аудит?

Аудит системы управления персоналом – это экспертиза кадрового потенциала компании, которая дает возможность оценить его и сопоставить со стратегией компании, оценить, насколько процессы управления персоналом соответствуют целям компании, выявить предпосылки возникающих в организации проблем и пути их решения.

Аудит системы управления персоналом позволяет определить оптимально ли распределены затраты, выявить узкие места и понять причины их возникновения, оценить работу функций управления персоналом, профессиональный уровень команды менеджеров, сотрудников и специалистов по персоналу, уровень вовлеченности, лояльности и удовлетворенности сотрудников компании. Среди основных причин, по которым компании проводят кадровый аудит:

  • Планирование организационных изменений, связанных с расширением компании.
  • Трудности и ошибки в работе организации.
  • Приход в компанию нового руководителя.

В любом случае каждая из причин связаны с системой управления персоналом, анализ которой проводится в течение кадрового аудита. Даже если у компании казалось бы нет трудностей и дела идут хорошо аудит также необходим, так как руководство всегда стремится к развитию, ставит новые цели и задачи. Аудит поможет оценить эффективность системы управления кадрами организации, выявлению ошибок, которые в дальнейшем могут привести к большим проблемам.

Результатом аудита может быть не только снижение уровня текучести кадров, но и повышение производительности труда, выявления новых направление в обучении персонала, модернизация системы поиска персонала и пр.

Наиболее известными являются метод экспресс-аудита и комплексного аудита. Их суть исходит из названия. Экспресс-аудит – это аудит одной из hr-систем или какого-либо подразделения для определения соответствия системы или работы подразделения стратегическим целям в управлении персоналом. Этот метод чаще всего используется если в системе или подразделении есть проблема, например, высокая текучесть персонала, низкая производительность труда, или в стратегии компании произошли изменения и это требует изменению одной из системы управлении персоналом. Комплексный аудит – это расширенный аудит управления персоналом компании в целом. Он содержит наибольший объем работы и более длительные сроки.

Зачастую результаты кадрового аудита выражаются в цифрах для того, чтобы обеспечить объективность результатов проекта. Результатом является разработка плана мероприятий по выстраиванию системы управления персоналом в соответствии с действующей корпоративной культурой и стратегией развития компании.  Обязательными составляющими отчета по аудиту, проходящий расширенным методом, являются пункты с выявленными проблемами и рекомендации по их решению. Результат минимального кадрового аудита включает отчет по системе или подразделению компании.

Прежде чем проводить аудит необходимо понимать, что важно не только пройти все этапы, но и быть готовым к тому, что возможно придется многое поменять в работе компании, столкнуться с сопротивлением, вкладывать средства, произвести замену кадров. Однако то, что руководство компании получит в итоге, стоит всех этих нелегких решений. Зачастую, именно после аудита и выполнения рекомендаций по его результатам, компания выходит на новый уровень, повышая не только общую производительность, но и прибыль.  

hr-portal.ru

Аудит кадрового делопроизводства. Кадровый аудит

Аудит кадрового делопроизводства (аудит кадров) – это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства.

Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание, что в будущем чревато потенциальными рисками. Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу кадровой документации. В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям российского законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы.

Кадровый аудит организации – это эффективное средство для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Важнейшие цели кадрового аудита

  • Определение тактических и стратегических задач кадровой политики.
  • Оценка фактического состояния кадровой документации и правильности ведения кадрового делопроизводства (внутренний кадровый аудит).
  • Определение эффективности и результативности отдельных направлений в сфере управления персоналом организации.
  • Оценка степени личного участия в управлении кадрами и эффективности работы каждого менеджера и линейного руководителя.
  • Определение возможностей и последовательности реализации практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового потенциала).

Кадровый аудит на производстве позволяет значительно минимизировать негативные последствия нарушений трудового законодательства, которые могут сёрьезно осложнить положение организации или отдельных должностных лиц из числа руководителей и ведущих специалистов.

Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями федеральных законов и положениями локальных нормативных актов.

Аудит кадровой службы эффективен в следующих случаях:

  • При изменениях в составе руководства компании или при смене собственника.
  • При увольнении или переходе на другую работу сотрудника отдела кадров.
  • Для подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов.
  • При оформлении кадровых документов для передачи на архивное хранение.
  • При существенных изменениях в сфере законодательства, регламентирующего трудовые отношения.

Кадровый аудит предприятия обязательно включает:

  • Проверку наличия и правильности оформления кадровой документации общего характера.
  • Проверку трудовых договоров на предмет их соответствия российскому законодательству.
  • Анализ нормативных локальных актов с проверкой их соответствия требованиям трудового законодательства.
  • Проверка правильности оформления личной кадровой документации и документов, связанных с перемещением или увольнением сотрудников: трудовых книжек, приказов, распоряжений и др.
  • Проверка соблюдения правил хранения и архивации кадровой документации.
  • Внесение предложений и практических рекомендаций по исправлению и доработке кадровой документации, в которой обнаружены ошибки и несоответствия.

Своевременное проведение кадрового аудита позволяет решать многочисленные задачи в сфере управления персоналом:

  • Получить реальное представление о положении дел с кадровым документооборотом и состоянием кадровых документов.
  • Выявить все случаи нарушений трудового законодательства с детальным описанием потенциальных рисков для должностных лиц и ответственностью за перечисленные нарушения.
  • Привести в соответствие кадровую документацию, в которой при проведении аудита кадровых процессов обнаружены существенные нарушения трудового законодательства; устранить ошибки и недочеты при оформлении и ведении кадровых документов.

Исходя из сложившейся практики и в целях оптимального использования ресурсов, кадровый аудит компании рекомендуется проводить один раз в три года.

Стоимость аудита кадров

В каждом случае стоимость кадрового аудита рассчитывается с учётом индивидуальных факторов и зависит от объема работ. Наша компания предлагает оптимальные цены, учитывающие трудоемкость проверки кадровой документации и сложность работ по проведению кадрового аудита. Для оценки полных затрат на выполнение аудита отдела кадров требуется предварительная информация по кадровому делопроизводству и состоянию кадровой документации, которая определяется после встреч с руководителями и ведущими специалистами предприятия или организации. Кадровый аудит предполагает тщательную экспертизу кадровой документации, поэтому его стоимость связана не только со штатной численностью персонала компании, но и с временным периодом, за который проводится проверка кадровых документов.

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает провести выборочный или полный кадровый консалтинг и аудит кадров на Вашем предприятии или в организации. Опытные специалисты выполнят профессиональный аудит кадрового делопроизводства и кадровый аудит управления персоналом, а также помогут разрешить спорные и конфликтные ситуации с учетом интересов всех сторон. Наша компания всегда дорожит доверием клиентов и гарантирует абсолютную конфиденциальность данных по аудиту кадровой документации.

www.gorislavtsev.ru

особенности проведения, делопроизводство и описание :: BusinessMan.ru

Понятие «аудит кадров» прочно вошло в разговорный запас отечественных фирм и предприятий. Но не все знают, что это такое. В общепринятом понимании аудит персонала проводится c целью оценки соответствия работников своим занимаемым должностям. Но на самом деле это понятие имеет намного более широкое значение.

Что такое аудит?

Аудит кадров осуществляется специально подготовленными работниками на предприятии. Это вызвано необходимостью проверить результаты управления сотрудниками, их взаимодействия и перспектив занимаемых ими должностей для производительности фирмы.

По своей природе кадровый аудит в организации можно отнести к рекомендационным операциям, а не к принудительным. Аудит помогает проанализировать ситуацию, сложившуюся на предприятии, и дает руководству возможность принять решение о наборе или замене сотрудников. Однако право принятия окончательного решения о смене кадров принадлежит исключительно начальству фирмы.

Задачи аудита

Перед аудитом поставлены следующие задания. Прежде всего задачей проверки персонала является вывод о соответствии специалистов целям предприятия. При этом стоит удостовериться: выполняют ли сотрудники предписания, составленные для них нормативной базой предприятия, действуют ли они в пределах своих полномочий, не выходят ли за рамки своих обязанностей, насколько быстро кадры могут реагировать на сложившуюся ситуацию и принимать правильные решения. Главной задачей аудита является своевременное устранение проблем и пробелов в кадровой политике предприятия.

Предметом аудита является весь кадровый персонал, поскольку именно он и есть главное средство результативности предприятия и получения им прибыли от своей деятельности.

Аудит кадров является разновидностью менеджемента, а точнее — способом наблюдения за трудовым коллективом и управления им.

Как и любой процесс, аудит осуществляют, основываясь на определенных руководящих положениях. К одним из основных принципов аудита можно отнести профессионализм его исполнения.

Подбор и проверка кадров осуществляются специально обученными профессионалами на предмет соответствия работников занимаемым ими должностям. Более того, эксперты по аудиту должны обладать должной независимостью и не предъявлять к проверяемым ими кадрам предвзятости или снисходительности.

Проведение кадрового аудита основывается на принципах честности и открытости, никто не вправе влиять на принятие аудиторами решений о соответствии кадров занимаемым ими должностям.

Критерии оценки кадров

При осуществлении своей деятельности аудиторы прежде всего обращают внимание на соответствие квалификации кадров требованиям их должностей или профессиональных характеристик. При этом аудиторы, как правило, ссылаются на разработанный единый квалификационный справочник профессий. Более того, проверяющие оценивают полноценность и взаимодополняемость персонала. Также необходимо выяснить, насколько взвешенно кадры используют свое рабочее время.

Следует учесть, что при оценке персонала аудиторы принимают во внимание, насколько правильно руководство обеспечивает кадровую политику и каковы показатели текучести персонала.

По результатам проверки аудиторы выносят решение о соответствии кадров занимаемым ими должностям и требованиям законодательства, а также дальнейшие шаги по усовершенствованию кадрового набора, устранению недостатка персонала, улучшению управления им, а также повышению уважения к начальству среди подчиненных.

Информация для аудита

Определенные условия выдвигаются и к данным, на основе которых проводится аудит кадров. Необходимо, чтобы информация, полученная в ходе проверки, относилась именно к тому отрезку времени, в который он проводится. Также нужно удостовериться, чтобы эти данные были получены в полном объеме, несмотря на то полностью они понадобятся или нет, и касались всех работников.

Получать необходимую информацию принято в трех видах. Первый из них – это получение сведений в виде графиков, диаграмм, таблиц, схем, как правило, в документарном или электронном варианте.

Также одним из способов восприятия информации о кадрах является наблюдение в реальном времени за тем, как взаимодействует между собой персонал или подчиненные с начальством.

Еще один способ – это общение с сотрудниками и получение непосредственно от них впечатлений о климате в коллективе, политике в компании и т. д.

Способы аудита

Аудит кадрового делопроизводства специалисты проводят в трех направлениях. Первый из них имеет организационный подход и рассчитан на проверку документов на их соответствие законодательству. Помимо проверки на законность, такие действия помогают выяснить, насколько эффективно осуществляется управление персоналом.

Второй подход – это оценка мотивации и психосоциальной обстановки в коллективе, отношения к результатам совей деятельности, нацеленности на общий успех компании.

Третье направление имеет экономический характер и состоит в проверке успешности предприятия.

Классификация аудита

Специалисты рекомендуют проводить аудит кадров и документации регулярно. Большинство экспертов сходятся во мнении, что оптимальный период проведения проверок – один раз в два-три года, в зависимости от величины компании, ее оборота и, соответственно, текучести кадров.

Исходя из периодичности аудита, можно провести следующую его классификацию.

Прежде всего аудит можно поделить на текущий, который проводится через определенные промежутки времени, а также оперативный, который осуществляется при резком возникновении такой необходимости.

В зависимости от полноты объема проверяемых данных аудит кадровой политики делится на полный, локальный и тематический.

По способам проведения проверка бывает выборочной и комплексной.

В связи с уровнем аудита может производиться контроль высшего руководства, руководителей отделов или непосредственно службы по набору кадров.

Проводить аудит кадрового потенциала могут, соответственно, привлеченные извне эксперты и собственные специалисты. Главное — чтобы они были компетентными в этом вопросе.

Алгоритм аудита

Любая проверка имеет свои особенности. Как правило, аудит кадровой организации проводится в несколько шагов.

Первый из них – это подготовка. На данном этапе перед экспертами стоит задача сформулировать задания проверки, подобрать необходимых специалистов для ее проведения и оформить документы.

Далее происходит непосредственная проверка информации, во время которой аудиторы проводят сбор необходимых документов, организовывают встречи и беседы с работниками, делают опросы и т. д.

На третьем этапе проводится проверка собранных данных и сравнение полученных результатов с нормативными актами. На последнем этапе аудиторы подготавливают результаты проверки и делают на их основе выводы, которые направляются руководству организации.

Проведение аудита занимает две-три недели, реже – месяц. Длительность проверки может отличаться в зависимости от величины кадрового штата. После сбора и изучения необходимых документов на соответствие законодательной базе эти результаты отображаются в финальном отчете. Им посвящается отдельная глава.

После многократной проверки аудиторы составляют экземпляр итогового резюме. Такой способ документации результатов мониторинга исключает вероятность каких-либо погрешностей. Как правило, результаты излагаются на листах формата А-4. Для среднего предприятия объем будет около 50 листов.

Отчет подтверждает проведение аудита и содержит его результаты. В данном документе находится информация о состоянии кадровой политики на фирме, а также пути исправления пробелов и советы по улучшению ситуации на предприятии.

Как правило, отчет составляется на основе общепринятой схемы и содержит такие пункты:

  • какие именно документы или отделы подвергались проверке;
  • какие пробелы были обнаружены;
  • экспертное мнение о способах исправления пробелов в документации;
  • данные о выявленных несоответствиях действующему законодательству;
  • насколько реальна угроза юридической ответственности при дальнейшем бездействии;
  • информация о возможности восстановления утраченных данных или документов.

Все это поможет оптимизировать работу любого предприятия, а значит, и увеличить его прибыльность.

businessman.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о