Как описать бизнес процесс: Описание бизнес-процессов: примеры

Содержание

Моделирование бизнес процессов. Нотация BPMN

Нотация BPMN — лучший язык моделирования бизнес процессов. Эта нотация стала результатом анализа всего опыта моделирования и других нотаций за всю историю.

BPMN не только собрала в себе все лучшее от других нотаций, но и создала нечто совершенно новое.
Моделирование бизнес процессов начинается с нотации. А нотация начинается с изучения ее элементов. Я начинаю серию статей, посвященных моделированию бизнес процессов в нотации BPMN. Сегодня поговорим об основных элементах нотации.
Элементы нотации выглядят одинаково во всех программах. Отличаться может только цвет заливки фигур. Но сами фигуры, толщина и форма линий – универсальна. Так что вы не перепутаете событие начала и окончания – вне зависимости от программы моделирования. Кстати, в самой нотации все графические элементы приведены в черно-белом формате.

Пул

Пул символизирует собой сотрудника, выполняющего определенную роль в процессе. Если вы хотите показать, что цепочка операций выполняется конкретной ролью, поместите эти операции в пул. Такое представление позволяет очень наглядно отобразить взаимодействие между ролями, сотрудниками в процессе. Пул — это зона ответственности роли. Почему роли? Логика очень проста — каждый сотрудник выполняет несколько ролей. Совокупность ролей – это должность. Каждая роль требует определенных знаний и навыков. Так что если вы определите роли в процессах и определите, из каких ролей складывается та или иная должность, то сможете с легкостью сформировать должностные инструкции.

Операции в пуле

А еще с помощью пула можно отображать программное обеспечение или какой-то инструмент. Например, станок. Такой взгляд на бизнес процесс порой необходим. Например, вы можете отобразить взаимодействие пользователя и программы.

Только нотация BPMN имеет пулы. На мой взгляд, это очень серьезное преимущество перед другими нотациями.

Операция

Операция (задача, активность, действие) – это один из основополагающих элементов модели.

Операция – это элементарное действие, которое необходимо выполнить. Элементарное — значит не требующее детализации, декомпозиции на данном уровне, в данной модели.

Процесс / подпроцесс

Если операция включает в себя ряд действий, которые вы хотите описать, то она становится процессом. Процесс или подпроцесс – это тоже действие, но его можно раскрыть и посмотреть что там происходит внутри.

Декомпозиция процесса

Событие

Событие — еще один основополагающий элемент модели бизнес процесса. События определяют ход выполнения процесса. События – это то, что просто произошло. Это обстоятельство, условие, исходя из которого мы действуем дальше. События – это условие «если» в цепочке «если – то». Если на улице идет дождь, то нам надо взять зонт. Дождь — это событие, условие, которое определяет поселяющие действия в процессе. События могут быть разными:

  • Событие времени — истечение какого-то времени (через час) или дата/время (в 10:00)
  • События состояния — идет дождь, позвонил друг, упал курс доллара и т. д.
  • Событие сообщение — например, пришло письмо.
  • и т.д. Подробнее о типах событий будет написано дальше.
Дата контакта с клиентом – пример промежуточного события

События делятся на 3 типа: события начала определяют условия старта процесса, промежуточные события определяют развитие процесса и событие окончания, отражает условие, при котором мы считаем, что процесс окончен. Моделирование бизнес процессов начинается с определения стартовых и финишных событий. Во многих нотациях существуют события. Но только нотация BPMN сделала их конкретными.

Ветвление

Ветвление, или шлюз – это логическая развилка в процессе. Если стоит развилка, значит, процесс может развиваться по-разному – в зависимости от условий. Самая простая развилка дает 2 варианта развития событий. Например, развилка «на улице идет дождь?» имеет два варианта ответа – да или нет. Соответственно от ответа, то есть от условия, зависят дальнейшие действия в процессе. В более сложных вариантах из развилки может исходить множество вариантов с событиями, которые и определяют направление процесса. А еще ветвления «собирают» в себя условия, когда они все должны быть выполнены – для перехода к следующей операции процесса. Подробнее о развилках я напишу дальше.

Поток операций

Стрелка как раз соединяет операции и процессы и показывает порядок выполнения действий в процессе. Помимо порядка выполнения стрелка может также обозначать результат предыдущего процесса, который используется в следующем. Для этого необходимо сделать подпись к стрелке.

Поток сообщений

Поток сообщений отображает обмен информацией между участниками (пулами). Дело в том, что операции участников не могут быть соединены между собой потоком операций. Что в принципе логично. Вместо этого они обмениваются сообщениями. Так что если вы хотите показать, что процесс переходит от одного участника к другому, то соедините операции потоком сообщений. Чтобы конкретизировать сообщение, можно сделать подпись к стрелке. Подробнее дальше.

Потоки сообщений

Объект данных

Объект данных – это информация, которую необходимо отобразить в процессе. Это может быть или документ, или письмо, или звонок. Кстати, с точки зрения управления бизнес процессами любая информация в материальном виде является документом — запрос, электронное письмо, СМС, бумажный документ и т.д. При соединении объекта данных с операцией необходимо учитывать направление стрелки. Если стрелка идет от данных к операции, значит, эти данные используются для выполнения операции. Если стрелка идет от операции к объекту данных, значит, данные появляются в результате выполнения операции. Моделирование бизнес процессов без объектов данных не имеет особого смысла.

Ассоциация

Этот тип соединения используется для отображения взаимосвязи информационных объектов и баз данных с операциями. В таком случае стрелка ассоциации будет иметь направление.

Если же порядок считывания/записи данных не имеет значения, можно установить ассоциацию без направления. Такое соединение используется для соединения текстовой нотации с другими элементами. Или, например, можно отобразить взаимосвязь события и документа. Завершающее событие процесса «Отчет сформирован», может быть соединено ассоциацией с документом «Отчет».

План холодных звонков. Появляется в результате одного процесса и используется в другом

Вспомогательные базовые элементы. Нотация BPMN 2.0

Дорожка

Дорожки существуют внутри пулов. С помощью дорожки удобно отображать несколько ролей, допустим, в рамках отдела. В таком случае пул будет являться отделом, а дорожка отображать сотрудников. Между операциями в дорожках может существовать поток операций, что тоже соответствует действительности. Например, дорожки могут отражать станки, на которых выполняются операции и переходы заготовок от одного станка к другому.

База данных

База данных, или хранилище данных – это место, где данные хранятся))) Прямо капитан очевидность! Это может быть электронная база данных, программа, папка на жестком диске, бумажная папка, шкаф, где хранятся документы… Да что угодно! Так же, как и с объектом данных, направление стрелки, соединяющей базу данных с операцией, имеет значение. От БД к операции – операция использует базу для получения данных. От операции к БД – операция помещает данные в базу.

Группа

Это просто визуальная группировка элементов бизнес процесса. Например, может использоваться для отображения этапов бизнес процесса.

Текстовая аннотация

Текстовое сопровождение любого элемента модели бизнес процесса. С помощью аннотации можно добавлять необходимую информацию непосредственно в модель процесса. Иногда позволяет полностью избавиться от текстового сопровождения модели в описании бизнес процесса.

С базовыми элементами закончили. Но нотация BPMN намного глубже, поэтому в следующий раз я расскажу об особенностях и категориях, на которые делятся базовые элементы.

Более 100 примеров и иллюстраций практического применения нотации можно найти здесь.

Бизнес процессы компании — как правильно составить список

Первым шагом в управлении бизнес процессами является создание карты основных процессов.

Это платформа, на основании которой вы будете в дальнейшем производить описание и управление процессами.  Карта нужна для того, чтобы понимать, как и на основании чего компания делает деньги. Но если карта основных процессов является платформой, то бизнес процессы компании в виде списка – строительный материал. Составить список бизнес процессов несложно. Но как только вы садитесь за компьютер и делаете первые наброски, возникает множество вопросов.

 

Основным камнем преткновения, как правило, является определение границ бизнес процессов. Т.е. как только вы хотите обозначить, где заканчивается один процесс и начинается другой, появляются сомнения.

«А у всех по-другому…», «Ну так не принято…» , «А почему так?», «А у нас за это другой отвечает…» – примерно такие вопросы будут возникать и у вас, и у вашей команды при подготовке списка процессов.

Скажу сразу, не надо думать о том, что «принято». Это ваша компания и вам решать, где начинается один процесс и заканчивается другой. Если в других компаниях за работу с персоналом отвечает менеджер по HR (или кто-либо иной), это необязательно должно быть так же в вашей компании. Вы уникальны. Так создавайте свою уникальную структуру бизнеса. Ваш продукт достаточно просто скопировать. Вашу структуру бизнеса скопировать сложно. Это ваше конкурентное преимущество. Если вы считаете, что должен существовать отдельный процесс «Придание хорошего настроения сотрудникам» и отвечает за него штатный специалист по юмору (технический директор, экономист или кто-либо еще), то так тому и быть.

Еще раз. Создавайте свою модель бизнес процессов! К черту нормы! Делайте так, как удобно вам!

Первое, что понадобится – орг структура компании и штатное расписание. Пусть эти два документа постоянно будут у вас перед глазами. Естественно, если их нет, необходимо создать их. Не надо вырисовывать красивые орг структуры и готовить штатное расписание по стандартам. Сделайте это, в первую очередь, для себя. Нарисуйте от руки орг структуру и распечатайте список всех людей в компании с указанием должностей. Главное содержание.

Следующий шаг. Возьмите любой отдел компании и начните составлять список его функций. Проще говоря, запишите, что делает этот отдел. К примеру, отдел печатной рекламы делает:

  • Подготовка макетов
  • Согласование макетов
  • Предпечатная подготовка
  • Подготовка ТЗ на изготовление печатной рекламы
  • Поиск типографий
  • Заключение договоров с типографиями
  • Документальное оформление заказов
  • Контроль исполнения заказов

Вы должны составить список всех дел (функций), которые происходят в отделе.

Далее необходимо проверить себя – не упустили ли вы что-то. Для этого необходимо взять список сотрудников отдела и сделать аналогичный список функций, но уже для каждого сотрудника. Таким образом вы меняете границы и масштаб вашего исследования (да и мышления), подходите к вопросу одновременно дедуктивно и индуктивно. Это позволяет охватить картину деятельности отдела целиком, при этом не упуская из виду детали.

Заметка. Не полагайтесь только на свои знания о деятельности отделов и сотрудников. Привлекайте руководителей и конкретных сотрудников к данному процессу. Спрашивайте у них, что они делают в своей работе. Сначала объясните цель своего вопроса, а затем спрашивайте. Вы должны точно знать, какой перечень дел выполняет каждый отдел и каждый сотрудник отдела. Это, кстати, пригодится в дальнейшем для определения зон ответственности и влияния.

Убедительно обращаю ваше внимание. Не поручайте сделать это задание письменно. Беседуйте с сотрудниками. Если вы просто попросите их написать, что они делают, то скорее всего, что вы получите очень краткий и расплывчатый список. Беседуйте, узнавайте и составляйте список самостоятельно, сохраняя иерархию управления. Т.е. пусть руководители составляют списки дел своих подчиненных. А вы уже составляйте списки дел руководителей и отделов.

Как только закончите составлять эти списки, переходите к следующему шагу – сравните их. Сравните список функций отдела и список дел сотрудников. Не находите несоответствий? Скажу честно, если вы их не найдете, я очень удивлюсь. Как правило, сравнение функций и дел выявляет достаточное количество разногласий. Вы наверняка найдете дела, цель которых не понятна. И функции, не подкрепленные конкретными делами, конкретных сотрудников.

К примеру. У одного из сотрудников отдела печатной рекламы есть такое дело – выбор цветопробы. Т.е. перед  тем как печатать весь тираж, выводится несколько вариантов печати с разными настройками цвета. Задача сотрудника – выбрать наиболее подходящий вариант. Но к какой функции отдела относится это дело? Контроль исполнения? Нет. Предпечатная подготовка? Тоже нет. Получается, что одну из функций упустили из вида. Назовем ее «Согласование изготовления тиража».

Еще пример. Есть функция «Контроль исполнения заказов». А собственно, в чем она заключается? Что конкретно делается для того, чтобы контролировать заказ? При разговоре с сотрудниками выясняется, что весь контроль заключается просто в звонке исполнителю за день до сдачи заказа. Вот и все. Целая функция заключается в пятиминутном действии. Странно, не так ли? Кстати, нигде не было указано, что происходит в том случае, если исполнитель не выполняет заказ в срок. А это одна из важнейших функций.

Идем дальше. Теперь необходимо привести списки в соответствие с друг другом.  Функции отделов должны быть подкреплены задачами сотрудников и наоборот. В результате у вас должна быть достоверная и полная картина деятельности всего отдела в целом и каждого его сотрудника. Особое внимание уделите деятельности управленцев. Их дела зачастую остаются загадочными и расплывчатыми. Но функция управления, как и все остальные, имеет в своем основании конкретный список дел.

Закончили? Переходите к следующему отделу. До тех, пор пока у вас не будет согласованного списка функций всех отделов со списком дел всех сотрудников.

Теперь можно переходить к составлению списка всех процессов компании. Методология будет представлена в следующем посте. Продолжение

Есть вопросы? Напишите мне

На главную

10 причин провала проекта внедрения

О преимуществах процессного управления, наверное, многие из вас уже слышали. Об успешных кейсах также написано немало статей. Но на практике всё бывает зачастую не так просто и радужно. Исходя из статистики, достаточно много проектов по описанию бизнес-процессов заканчиваются досрочно, так и не достигнув своих целей. Мы, разработчики программного продукта для моделирования бизнес-процессов и эксперты по внедрению процессного управления, готовы поделиться своими наблюдениями и размышлениями о причинах провалов проектов по описанию бизнес-процессов на предприятии. Итак, перед вами ТОП-10 причин неудач внедрения исходя из нашего личного опыта:

1. Невнятные цели и нечёткие сроки

Деятельность по описанию бизнес-процессов необходимо рассматривать как проект. А у проекта должен быть руководитель, этапы, чёткие сроки и конкретные измеримые задачи (цели). Само по себе «описание процессов» — не может являться конечной целью проекта.

Несколько хороших примеров постановки целей проекта:
  • Регламентировать ответственность сотрудников подразделений логистика и производство, сформировать онлайн базу знаний и нормативных документов
  • Создать подробную бизнес-модель предприятия с целью дальнейшего масштабирования и работы по франшизе
  • Определить требования к компетенциям и личным качествам сотрудников отделов производства и продажи для быстрого поиска и закрытия вакансий, а также адаптации новых сотрудников на рабочем месте

За каждой такой целью могут стоять конкретные задачи, которые необходимо реализовать. Например, для регламентации ответственности необходимо построить и декомпозировать модели процессов, а затем сгенерировать из них соответствующие регламенты (должностные инструкции, положения и т. п.). Первично оценить выполнение таких целей достаточно просто (речь пока что не идёт об эффективности): вы либо сформировали набор документов, либо нет; требования к вакансиям либо определены, либо нет.

Примеры плохих целей:
  • Устранить узкие места в деятельности предприятия
  • Повысить конкурентоспособность предприятия на рынке
  • Улучшить взаимодействия между сотрудниками

В отличие от предыдущих примеров оценить достижение этих целей практически невозможно. Это скорее побочные эффекты, которые мы можем получить от внедрения процессного подхода, но они не могут быть первичной целью проекта для описания бизнес-процессов.

Отсутствие конкретных измеримых целей, конечного срока и руководителя проекта – гарантия того, что работы не будут выполнены никогда.

2. Отсутствие вовлечённости руководства

Инициатива по внедрению процессного управления должна исходить от руководителя или собственника компании. Или хотя бы должна активно ими поддерживаться. Рядовым сотрудникам описывать бизнес-процессы не интересно, для них это пустая трата времени. У них уже выработались свои привычки, они установили личные связи со своими коллегами и не всегда желают делиться навыками и знаниями с молодыми специалистами, так как видят в них своих потенциальных конкурентов. И их можно понять, ведь отсутствие регламентации и чётких правил позволяет им оставаться «незаменимыми» специалистами, не бояться увольнения и выполнять работу так как удобно лично им.

Руководитель должен показать своим подчинённым важность данного проекта для предприятия, а также обозначить личную ответственность и возможные последствия за нежелание сотрудничать с группой, занимающейся описанием процессов. Также важно дать понять сотрудникам, что целью описания бизнес-процессов является не только желание руководства заставить всех работать больше за те же самые деньги. При построении процессов можно учесть пожелания всех его участников, уменьшить количество конфликтов и переделок, избежать переработок, избавиться от внеплановых совещаний и «летучек».

3. Перекладывание ответственности на консультантов

Даже опытные руководители зачастую не желают вникать в нюансы, выделять и обучать специалистов, которые должны заниматься проектом описания бизнес-процессов на предприятии. Они рассуждают так: «Почему бы не поручить данную задачу консультантам или привлечённому со стороны бизнес-аналитику? Ведь они построили уже множество процессов и наверняка справятся с этой работой лучше нас».

К сожалению, это большая ошибка. Даже самые опытные консультанты, построившие сотни процессов не могут знать все нюансы деятельности вашего предприятия. В лучшем случае, они проведут опрос персонала и построят модель с их слов. А что произойдёт, когда консультанты завершат свою работу? Кто будет поддерживать построенную модель, вносить в неё изменения?

Модель процессов строится не навсегда. Для наилучших результатов рекомендуется постоянно совершенствовать модель с применением цикла Деминга.

При этом важно заметить, что польза от опытных консультантов конечно же есть. Они могут помочь с обучением сотрудников, формированием планов и постановкой целей. На начальных этапах они помогут выделить основные бизнес-процессы и, за счёт своего опыта, избежать типичных ошибок и подводных камней. В идеале консультанты должны сопровождать проект до полного его внедрения. Например, наша команда консультантов, практикует установление промежуточных дедлайнов с обязательным посещением предприятий до окончания проекта.

Тем не менее, основную работу по описанию бизнес-процессов должны выполнять сотрудники предприятия, которое внедряет данный проект. Из нашей практики, ни один проект, в котором консультанты выполняли все работы самостоятельно, без участия руководства и специалистов от предприятия, нельзя назвать успешным.

4. Недостаточный уровень зрелости предприятия

Вот вам реальный пример из нашей практики. Руководитель одного производственного предприятия обратился к нам за помощью. Проблемы стандартные: сотрудники работают неэффективно, перекладывают ответственность друг на друга, заказы срываются, клиенты не довольны. Было решено выполнить проект по описанию бизнес-процессов с целью регламентации ответственности и внедрения простой системы контроля.

Но в результате этой деятельности большинство сотрудников решило уволиться. Оказалось, что все они получали минимальный оклад, а работали только потому, что имели возможность дополнительного заработка, делая часть заказов «налево». Оперативно найти им замену не удалось, так как предложение руководителя на рынке труда было неконкурентоспособно, ведь на соседнем заводе платят в 2.5 раза больше.

Какая мораль данного кейса? Вы, как руководитель, можете требовать от своих подчинённых «нормальной» работы только в случае, если предлагаете им «нормальные» условия труда и оплаты. Разумеется, уровень зрелости предприятия измеряется не только окладами подчинённых. Предприятие, как минимум, должно уже иметь конкурентоспособный продукт или услугу на рынке, а также сформировавшийся коллектив из 20-30 сотрудников, как минимум. В случае, если вы только начинаете свою деятельность и не определили основной вид деятельности, а при этом с вами работает только жена, ваш друг детства (подробнее о родственниках чуть ниже) и наёмный бухгалтер, то думать об описании бизнес-процессов вам ещё рано.

5. Построение модели под конкретных людей (родственников/друзей и т.п.)

Важно понимать, что в моделируемой бизнес-модели предприятия первичны именно процессы, которые строятся для достижения заданных целей, а сотрудники – это ресурс, который необходим для эффективного выполнения данных процессов. Если на предприятии появляется сотрудник, который работает неэффективно, то у вас есть следующий выбор:

  • Перевести сотрудника на другую должность, которая соответствует его навыкам и личным качествам;
  • Оправить сотрудника на дополнительное обучение;
  • Уволить сотрудника;

А что делать, если этот неэффективный сотрудник чей-то друг/сват/брат? В лучшем случае – такому сотруднику найдут такую работу, где он не будет мешать остальным. А в худшем – поставят руководить подразделением или создадут под него целую отдельную бизнес-структуру.

Кейс из нашей практики: описывая бизнес-процессы небольшого предприятия мы обнаружили, что должность «заместитесь главного маркетолога» практически ничего не делает. Всю основную работу выполняют либо подчинённые, либо руководитель подразделения. Наше предложение сократить данную должность либо распределить ответственность за текущие работы более равномерно было проигнорировано, так как данную должность занимала двоюродная сестра директора из другого города. Вместо этого, для создания видимости, на данную должность были возложены дополнительные ненужные и дублирующие функции абстрактного анализа и контроля. Естественно, ни о каком эффективном построении бизнес-модели в данном случае не может быть и речи.

6. Нежелание руководства делегировать ответственность

Обычно одной из целей проекта по описанию бизнес-процессов является освобождение руководства от «текучки». Но что делать, если директор не готов делегировать часть полномочий на нижестоящих сотрудников, а хочет всё контролировать сам. Замыкая все ключевые задачи на себя, он сам становится узким местом бизнес-процессов своего предприятия.

Как правило, такие руководители жалуются на недостаток свободного времени, в их кабинет всегда выстраивается очередь, а телефон звонит каждые несколько минут. Описание бизнес-процессов и распределение ответственности за функции может решить данную проблему, но только в том случае, если руководитель сам готов делегировать часть ответственности своим подчинённым и заняться стратегическим планированием и развитием бизнеса.

К сожалению, не все руководители готовы пойти на данный шаг, в нашей практике были примеры, когда директор продолжал координировать все работы вручную в обход установленных правил и регламентов работы. В итоге построенные схемы бизнес-процессов не работали, а предприятие продолжало работать точно также, как и до внедрения процессного подхода к управлению.

7. Саботаж со стороны наёмных сотрудников

Иногда подчинённый персонал делает вид, что согласен с целями проекта, но делает всё от него возможное, чтобы его сорвать, например, специально излишне усложняет схемы собственной работы, даёт неправдивую информацию и сроках выполнения своих функций, отказывается принимать на себя ответственность за выполнение части работ.

Данная проблема возникает как следствие из уже описанных в предыдущих пунктах проблем: недостаточной вовлечённости руководства и перекладывания ответственности за проект по описанию бизнес-процессов на внештатных специалистов. Обмануть привлечённого консультанта намного проще, ведь он не знает специфику работы предприятия. Но если в проекте участвует руководство, то соврать или исказить информацию так просто уже не выйдет.

К сожалению, бывают случаи, когда сотрудники в сговоре с руководителями своих подразделений целенаправленно и довольно успешно зарывают проект: сначала специально описывают схемы бизнес-процессов недостаточно точно, а затем принципиально срывают работы придерживаясь несовершенных алгоритмов, заложенных в бизнес-процессы, чтобы показать, что весь этот процессный подход – полная ерунда и стало только хуже. В итоге предприятию приходится либо уволить таких сотрудников, либо отказаться от проекта и вернуться к ручному управлению. Естественно, наилучший вариант – вовремя предотвратить подобные действия сотрудников максимальным вовлечением и участием руководителей в проекте.

8. Перфекционизм и стремление к совершенству

Прочитав множество литературы и прослушав специализированные тренинги по процессному управлению, многие сотрудники начинают думать о бизнес-процессах как о чём-то чрезвычайно сложном и непонятном. Ответственный специалист пытается следовать всем рекомендациям и с нуля выстроить совершенную бизнес-модель, идеально распределив ответственность и загрузку персонала. При этом он ставит целью решить сразу множество задач: и распределить ответственность за функции, и пронормировать все работы, и определить требования к компетенциям для каждой функции для дальнейшего подбора персонала. Переходя к моделированию следующего процесса, он вдруг понимает, что утверждённый ранее процесс можно усовершенствовать и возвращается к нему. В итоге проект по описанию процессов затягивается, участники теряют терпение, а уже построенные графические диаграммы теряют свою актуальность.

Наша практика показывает, что проекты описания бизнес-процессов, которые длятся больше года, обычно заканчиваются неудачей. Важно понять, что моделирование и улучшение бизнес-процессов – это не разовая задача, а постоянная работа. Поэтому ничего страшного не случится, если модели процессов на первом этапе выйдут несовершенными. Важно получить обратную связь и со временем внести соответствующие правки. Не пытайтесь сразу предусмотреть всё, если в каком-то процессе возникают сбои – детализируйте его при необходимости.

Если на данном этапе развития вашего предприятия у вас всё ещё не сформирована оргструктура и ответственность за большинство работ не распределена, то начните с решения данных задач. Не пытайтесь сразу «перепрыгнуть» через несколько уровней зрелости и внедрить постоянный контроль и совершенствование процессов с вовлечением всех сотрудников предприятия, созданием отделов орг. развития и процессных офисов. Двигайтесь к цели постепенно, итерационно. Попытка прыгнуть с места выше головы – частая причина провалов проектов по описанию бизнес-процессов.

9. Ложные надежды и ожидания

Давайте будем откровенны, описание бизнес-процессов – это не панацея от всех бед. Если ваше предприятие в глубоком кризисе, ваши товары никто не покупает, а предлагаемые услуги больше не нужны на рынке, то никакой процессный подход вам не поможет. Вы можете оптимизировать свои процессы по времени, снизить издержки и количество брака, но, если в вашей бизнес-модели заложены стратегическое недочёты, то это не принесёт желаемого результата.

Другими словами, даже самая совершенная бизнес-модель не позволит вам продать песок в пустыне, а эскимосам — лёд. Чтобы избежать будущих разочарований, важно определить круг проблем своей организации и убедиться, что выбранный инструмент способен их решить.

Проект по описанию бизнес-процессов не увеличит ваши продажи, не выведет вас на новые рынки и не привлечёт новых партнёров. Но он может предоставить нужную руководителю информацию, которая позволит решить эти проблемы принимая правильные стратегические решения.

10. Нежелание обучаться/читать руководство пользователя и методики

Конечно читать руководство пользователя скучно, а проходить обучение – не интересно. Но знаете, что ещё менее интересно? Построить множество бизнес-процессов и лишь после этого понять, что выбранный программный продукт не поддерживает подобное расположение блоков и для полноценной работы необходимо описать бизнес-процессы заново. Или вот вам ещё один пример из нашей практики: пользователь распределял ответственность за функции бизнес-процессов не на должности, а на физических лиц и понял это только после попытки сформировать должностную инструкцию. После этого, начал строить дерево оргструктуры заново, меняя походу ответственность за процессы, но со временем сдался и создал новую базу данных, потеряв несколько недель своей работы.

Из этого кейса следует простой вывод: перед описанием бизнес-процессов необходимо хотя бы минимально ознакомиться с возможностями и методологией моделирования бизнес-процессов того программного продукта, с которым вы планируете работать. Если вы до этого строили бизнес-процессы в CRM-системе или системе документооборота, то этот опыт хоть и будет полезен, но не всегда применим к системам бизнес-моделирования, ведь у них разные цели и задачи. Если не желаете самостоятельно изучать документацию, то пройдите хотя бы минимальное онлайн-обучение или посмотрите видеоролики.

Вывод: описывать или не описывать процессы?

Заниматься описанием ради описания процессов однозначно не стоит. Вместо этого – поставьте конкретную измеримую цель, которую вы хотите достигнуть, реально оценив текущий уровень зрелости своего предприятия. Если вы не руководитель, убедитесь, что топ-менеджмент и/или собственник полностью поддерживает вашу инициативу и добейтесь понимания наёмных сотрудников. Будьте готовы к тому, что с некоторыми сотрудниками придётся попрощаться, а «пристроенные» на хлебные должности родственники вас возненавидят. При всех описанных сложностях важно понимать, что альтернативного пути развития крупных и средних предприятий на сегодняшний день не существует. Рано или поздно ручная координация работ сделает невозможным или неэффективным масштабирование вашего бизнеса.

Автор: Петров Дмитрий
Руководитель отдела разработки и совладелец
ГК «Фокс Менеджер»

Услуга Описание бизнес-процессов

Описание услуги и результаты

Описывать процессы можно по-разному и для разных целей. Мы владеем всеми перечисленными здесь вариантами. Выбирайте, что Вам нужно.

В какой форме описываем бизнес-процесс?

Мы можем описать процесс разными способами:
•   регламент (стандартная форма)
•   только схемы (в различных нотациях: ePC, IDEF, WorkFlow и др.)
•   техническое задание на программу
•   специально разработанный формат

Описание бизнес-процесса может быть сделано в форме регламента, включающего в себя схемы и текстовые пояснения,  или только модели (схемы) бизнес-процесса в соответствии с любым из существующих стандартов (включая ГОСТ ИСО) или по Вашим требованиям.

Для кого описываем?

Если нужно описать процессы «для людей» (для объяснения, контроля сроков, распределения ответственности и др.) — у нас есть понятный стандарт (шаблон и правила). Нашими регламентами легко могут пользоваться неспециалисты. Часто новый работник может выполнить процесс, не задавая никому вопросов, а только читая наш регламент.

Бывает, нужно «перевести» с языка пользователей на язык айтишников — для этого у нас есть разные формы технических заданий, включающих разработку функционала, интерфейсов, описание внутренней архитектуры программ, анализ возможностей конкретной программы и описание нужных доработок.

Если же нужно просто внести ясность в работу сотрудника — то лучше выбрать услуги из раздела Нормирование.

Нужно не только описание процессов, но и анализ?

Иногда нужно выявление уязвимостей. Мы можем быстро  и понятно описать «как есть» один процесс, с выделением в нём «мутных мест», «дырок», основных потерь и написанием своих рекомендаций, как их устранить.

Объем описания — от одного процесса до всех процессов компании

Мы можем описать и всю деятельность компании с разной степенью глубины и подробности. При описании бизнес-процессов всей компании разрабатываем для Вас план на основе общего алгоритма регламентации.

Глубина описания — от общего к деталям

Мы можем описать как структуру процессов, их входы-выходы, взаимодействие и распределение ответственности на верхних уровнях, так и расписать всё подробно, до уровня рядовых специалистов.

Среди сопутствующих услуг у нас есть и очень подробное описание операций: стандартизация, хронометраж, посекундная оптимизация.

Образец и структура регламента


скачать
Результат, что вы получите

•  Регламент бизнес-процесса в электронном виде (word и pdf), сделанный по нашему стандарту или же по согласованному с Вами другому стандарту,
•   регламент согласован с владельцем процесса с Вашей стороны (что он отражает реальную ситуацию)
•  В регламенте указаны комментарии по всем найденным недостаткам и проблемным местам, и даны рекомендации (если заказывали анализ)
•  Исходники схем (модель) процесса в Visio (или другой среде на Ваш выбор). Вы можете выбрать любую нотацию из существующих, задать свою или использовать рекомендованную нами.

8 шагов, чтобы описать бизнес-процессы с помощью нотации BPMN

Найти общий язык с коллегами по отделу легко — все свои. Но чтобы бизнес рос и сохранял устойчивость, понимать друг друга должны все подразделения в компании. Для этого нужно наладить понятные каждому сотруднику процессы. Описать их можно даже без слов — с помощью нотации BPMN. 

Георгий Ржавин — руководитель BPM-направления в GlowByte Consulting и вице-президент Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами, более 10 лет помогает описывать процессы с помощью BPMN в компаниях из разных сфер.

Георгий рассказал, чему нужно научить сотрудников, чтобы начать использовать нотацию BPMN, и как этот инструмент поможет компании быстрее решать проблемы.

#1. Ответьте на вопрос: нужно ли это вашему бизнесу?

Итак, BPM (Business Process Management) — это управленческая дисциплина, набор знаний о том, как регулировать процессы в компании. А BPMN (Business Process Model and Notation) — инструмент описания бизнес-процессов в рамках BPM.

Считается, что маленьким компаниям и стартапам не нужно использовать нотацию BPMN. Но я все же вижу в этом смысл, если в организации уже есть более-менее понятная бизнес-модель и пройден этап ежедневных изменений.  

Когда планируется новое направление, можно еще «на берегу» побрейнштормить, посмотреть на бизнес-процессы с точки зрения клиента, описать их — и только потом запустить. 

Приведу пример из практики. Я внедрял BPMS в небольшой компании (20 человек) из сферы импорта/экспорта. Формально описывать процессы с помощью нотации BPMN было рано — команда сидит в одном помещении и легко синхронизирует работу. Но руководитель считал, что систематизация поможет им развивать бизнес. 

Мы описали и автоматизировали основные процессы, в том числе обслуживание клиентов. И это позволило быстро и безболезненно перейти на удаленку при карантине: люди сидят по домам, а процессы уже описаны и налажены.     

#2. Заручитесь поддержкой руководителей 

«Продать» идею использования нотации BPMN владельцу и топам может любой руководитель в компании. Для этого можно протестировать инструмент в своем подразделении. Локальный успех — это аргумент, чтобы масштабировать его применение на всю компанию. Например, если описание процессов по нотации BPMN позволило найти «бутылочное горлышко» в работе с клиентами, открывается возможность исправить его и улучшить результаты. 

Поддержка топ-менеджмента необходима. Появление нового инструмента — это перемены, и сопротивление может возникнуть даже в продвинутых командах. Без содействия топов любое изменение будет в лучшем случае локальным.

Но идеальный вариант, когда инициатор — даже не наемный менеджмент, а владелец. 

#3. «Продайте» выгоды BPMN команде

По сути, нотация BPMN — это общий язык для коммуникации между IT-специалистами, бизнес-подразделениями и программами (его хорошо понимают BPM-движки).  

Если вы начинаете использовать инструмент BPMN и в офисном коридоре услышите фразу «Процессы какие-то “кривые”» — это повод радоваться, а не отчаиваться, потому что бизнес начал мыслить процессами. В этом и заключается основная ценность нотации. 

Да, в бизнес-подразделениях все трансформируется в деньги. Но сначала необходимо наладить именно процессы — это помогает быстро меняться и решать проблемы.  

Если бизнес мыслит процессами, ему проще объяснить потребности компании IT-специалистам. А они, в свою очередь, лучше понимают и поддерживают бизнес. 

#4. Подготовьтесь к сложностям «на берегу»

Все компании разные, но препятствия, с которыми они могут столкнуться при внедрении BPM, — одинаковые:

#1. Сопротивление изменениям. Здесь необходима поддержка руководителей и «продажа» выгод использования BPMN сотрудникам.

#2. «Слом» мышления с функционального (привычен для 90% компаний) на процессный. Нужно учиться думать не только о своей роли, но и о том, как она связана с работой остальных подразделений. Например, если коллега из другого отдела отправляет сотруднику документ на 100 записей, а нужны только 3 — человек поднимет этот вопрос, чтобы упростить процесс. Никто не должен выполнять лишнюю работу. BPM вводит новые роли. Руководители становятся владельцами процессов, а значит, привыкают нести больше ответственности.

#3. Команде бывает сложно научиться обмениваться информацией в виде схем. Но именно так формируется процессное мышление. Описание процессов визуально и дублирование текстом — это только переходный этап. Например, в одной из компаний нотация BPMN использовалась годами. И когда я предложил все-таки завершить процесс — оставить только схемы и сноски, сотрудники стали жаловаться, что документы приходят с ошибками — мол, тексты с длинными описаниями исчезли. Оказалось, что на схемы никто и не смотрел. 

#5. Организуйте обучение 

Применение нотации BPMN — это микс теории и практики. Нужно выучить базовые понятия, а потом — анализировать процессы, описывать их и переводить в схемы. Этот навык, как и любые другие, формируется только на практике. Например, мой курс «Нотации BPMN» состоит из 10 занятий — для старта этого более чем достаточно.

Учебников по BPMN на русском языке с качественным переводом еще мало. Но есть общая «библия» для тех, кто хочет управлять процессами, — BPM CBOK (Business Process Management Common Body of Knowledge). 

Нотация BPMN живет не в вакууме, а в рамках управленческой дисциплины BPM. Это полезный инструмент, но сформировать процессное мышление поможет только изменение системы в целом. 

Из программного обеспечения подходят, например, Сawemo, Business Studio, Camunda-modeller, STORM.

#6. Начните с базового уровня 

Владение нотацией BPMN можно условно разделить на три уровня: базовый, средний и высокий. 

Чтобы запустить BPMN в компании, освойте начальный. Он включает основные термины и навыки, которых достаточно для описания процессов в подразделениях, общения с коллегами на первом этапе. И этого хватит, чтобы согласовывать процессы с руководством — с понятной логикой, но без погружения в детали. 

Например, базовый уровень в рамках моего курса включает такие пункты теории и практики:

  • Токен
  • Экземпляр процесса 
  • Развилка «И», развилка «ИЛИ/ИЛИ» 
  • Начальное и конечное событие
  • Абстрактная задача
  • Распределение ответственности: пулы и дорожки
  • Демонстрация создания схемы бизнес-процесса на базовом уровне BPMN в программе Cawemo
  • Моделирование простого процесса

Приведу самый простой пример описания процесса — «письмо от клиента»:

  • Начальное событие — получение письма от клиента.
  • Первая задача — «Что делать?»: прочитать письмо и принять решение, требуется ответ или нет. Если требуется, то назначить ответственного за его подготовку.
  • Вторая задача — ответственный, получив письмо, готовит и отправляет ответ клиенту.
  • Третья задача (опционально) — если ответственный нарушает SLA подготовки ответа клиенту, система сообщает о факте нарушения, а руководитель принимает соответствующие меры.

Для составления схем в нотации BPMN используется много специальных значков. Но только пара десятков нужны для работы постоянно: их легко запомнить, а редкие — при необходимости «подсмотреть» в глоссарии. 

Не пытайтесь «перепрыгнуть» базовый уровень и описать все процессы в компании сразу, да еще и детально. Я сталкивался с такими кейсами. Итог один: проходит год, и руководитель, ответственный за использование нотации BPMN, едва живой от усталости. В компании есть тысячи схем, но половина — уже не актуальны, потому что бизнес успел измениться.  

Запускайте использование BPMN поэтапно:

#1. Начните с «крупных мазков»: опишите общую архитектуру компании.

#2. Определите процессы трех категорий: основные, вспомогательные и процессы развития.

Основные сквозные процессы — те, на которых компания зарабатывает (в них всегда есть клиент и деньги). Например, это работа с лидами и клиентами, предоставление услуг. 

Вспомогательные процессы не приносят деньги напрямую, но необходимы для основных (например, бухгалтерия, маркетинг, HR) — обработка платежей, выплата налогов, наем сотрудников и пр. 

Процессы развития отвечают за то, чтобы компания оставалась современной и эффективной, например, разработка стратегии.

#3. Переходите к деталям: распределите процессы по степени важности в текущей ситуации и опишите их. 

#4. Регулярно сверяйте процессы со стратегией бизнеса и пересматривайте их.  

#7. Выберите подход к масштабированию ВPMN 

Это зависит от размеров компании. Например, в маленькой организации владелец может пройти обучение сам и передать знания команде. 

В среднем и крупном бизнесе есть два подхода запуска BPM и нотации BPMN как ее инструмента:

  • централизованный
  • децентрализованный

Централизованный: создается специальное подразделение, так называемый центр компетенций по BPM, куда приглашаются подготовленные специалисты или сотрудники компании, которые прошли обучение. Они транслируют свои знания всем подразделениям и помогают бизнесу описывать процессы. 

Децентрализованный: в этом случае отдельный бизнес-аналитик (или правильнее говорить — процессный аналитик) «прикреплен» к каждому большому подразделению. Но даже при таком подходе лучше иметь центр компетенций по BPM, чтобы создать общие правила игры, или «регламент регламентов» — документ с нюансами описания процессов в компании.  

Нотация BPMN — строгая, но без центра управления каждое подразделение может придумать «авторский стиль» ее реализации. Например, дорожки схем можно оформлять вертикально, а можно — горизонтально. Если все будут делать это по-разному — у IT-специалистов закружится голова. 

#8. Следите за прогрессом и повышайте левел 

Управление бизнес-процессами — это как ЗОЖ: игра в долгую, постоянное поддержание компании в хорошем тонусе. В отличие, например, от модного сейчас RPA (Robotic Process Automation), которое дает быстрые эффекты. В управлении бизнес-процессами нет финальной точки: нужно постоянно сверяться со стратегией, вносить изменения в описание, повышать уровень процессной зрелости. 

Чтобы определить, на каком уровне находится компания, можно использовать шкалу из стандарта CMMI (Capability Maturity Model Integrated):

#1. Начальный: процессы не идентифицированы, плохо контролируются, новые создаются в результате событий или по указанию руководства.  

#2. Управляемый: процессы определены на уровне проектов, формируется политика и процедуры.

#3. Определенный: описаны основные процессы (модели, жизненные циклы). 

#4. Управляемый на основе количественных данных: процессы мониторятся, контролируются и анализируются по общим критериям, все время улучшаются. Как правило, уже используется автоматизированная ВРМ-система.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

#5. Оптимизируемый: процессы «живут» — постоянно пересматриваются, совершенствуются, компания быстро адаптируется к внешним вызовам. 

Повышение уровня процессной зрелости увеличивает эффективность и конкурентоспособность компаний. Например, McDonald’s: рестораны открыты по всех регионах, меняют меню, поставщиков — но качество услуг одинаково высокое в каждом уголке планеты.  

Хороший пример — Dodo Pizza: российская сеть быстро захватывает новые рынки, от Китая до Европы, потому что в ядре ее бизнеса — информационная система с описанными и автоматизированными процессами. 

Когда процессы управляемы, описаны и понятны всем сотрудникам — компания готова к изменениям. Именно такие организации сохранили устойчивость и легче других адаптировались к коронакризису. 

Последние материалы

Описание бизнес-процессов: «в чем сила, брат?»…

… я вот думаю, что сила в правде. У кого правда, тот и сильнее.

Именно этими словами киногероя 90-х я решил начать статью о том, что такое описание бизнес-процессов и, в чем ценность услуги, возможности которой очень часто:

  • НЕДОоценивают собственники и руководители бизнесов и
  • ПЕРЕоценивают консалтинговые компании вовсю стремящиеся «принести ценность», «оптимизировать деятельность», «повысить эффективность использования ресурсов», «увеличить прибыльность» вашего бизнеса.

При этом частые попытки консультантов сгладить «НЕДОоценку» собственников и руководителей своей «ПЕРЕоценкой» приводят к тому, что на рынке управленческого консультирования складывается ситуация, когда из уст человека с 10-летним опытом работы в консалтинге иногда можно услышать фразу подобную этой: «Описание бизнес-процессов повысит эффективность Вашего бизнеса»…

Дальше консультант дает набор примеров из собственной практики, подкрепляет их статистикой, красивой аналитикой, которую, как правило, не будут проверять. Заказчик начинает ему верить, подписывает грамотно составленный контакт и… через 1-2-3 месяца видит у себя на столе кипу бумажек с разными названиями (регламенты, процедуры, инструкции, графические модели и т.п.), закапывается в них минут так на 15 и потом у него в голове «щелк, зажужжало» — зреют вопросы в  роде, «а где тут»:

  • повышение эффективности моего бизнеса?
  • увеличение продажи?
  • -p% операционных издержек?
  • EBITDA на уровне n%, а не k%? и т. д.

Дальше по накатанной: встреча с консультантами, выяснение того, где делось повышение эффективности бизнеса, грамотная работа партнера консалтеров по «укатыванию» клиента на такие услуги, как «анализ» кипы бумажек на столе и создание «новой бизнес-модели» с ее «внедрением» и доставкой счастья всем окружающим, иногда даже на дом, в виде откатаJ.

В итоге, проект идет полгода, компания платит кучу денег консультантам, получает обновленную модель деятельности, благодарит консультантов, мило улыбается и не знает, что им дальше делать с новой кипой бумажек…

Описанная выше ситуация была типичной в особенности в период до 2008 года, когда речь шла об украинских компаниях, занимающихся управленческим консультированием и бизнесах, чьи собственники решились стать на путь «системности». Что послужило причиной данному явлению?

Одна из причин – отсутствие «правды», т.е. информации в структурированном виде в достоверных источниках о том, какую именно ценность принесет описание бизнес-процессов.

Исправляем данную ситуацию серией статей на процессную тематику.

Что такое описание бизнес-процессов?

Очень просто, описание бизнес-процессов – это набор взаимосвязанных действий по описанию существующих в компании бизнес-процессов, созданию графической модели деятельности «как есть». Другими словами, описание бизнес-процессов – это «фотографирование» бизнеса, отображение того:

  • что делает компания, какие функции выполняет?
  • кто внутри компании выполняет конкретные функции?
  • как выполняются конкретные функции на уровне действий?
  • зачем компания выполняет каждую функцию?

Запечатление модели деятельности компании происходит с использованием текстов, таблиц и графиков, где тексты и таблицы – это:

  • регламенты бизнес-процессов,
  • должностные инструкции конкретных исполнителей,
  • положения о деятельности подразделений,
  • матрицы ответственности,
  • словесные описания модели бизнеса и другие документы.

Графическое отображение модели «как есть» создается с целью визуализировать то, что сегодня из себя представляет предприятие и, как данное предприятие создает ценность для конечного потребителя: внешнего агента, получателя продукта или услуги, партнера, государственного органа (например налоговой) и т.д.

Когда описание бизнес-процессов жизненно необходимо?

Без описания бизнес-процессов компании невозможно достичь следующих целей (если мы говорим о действительно качественном проекте, а не «закапывании денег»):

    1. Внедрить любую систему учета, в том числе планирования, бюджетирования, комплексную ИТ-систему – CRM, ERP и др.

      Любая ИТ-система и система учета – это всего лишь надстройка, фиксирующая деятельность компании сегодня. Что Вы будете фиксировать в своей CRM-системе, если не опишите, то, какие именно действия осуществляют Ваши продавцы и, какие инструменты входят в воронку продаж Вашей компании?

      Без описания процессов Вы рискуете «подстроить» свой бизнес под ИТ-систему, а не наоборот, что в итоге изменит часть Ваших процессов, встретит колоссальное сопротивление персонала и не приведет к успеху и желаемому результату. То же касается систем учета, ERP-систем, автоматизирующих деятельность предприятия. Автоматизируя «ничто», Вы получите автоматизированное «ничто». При этом очень полезно, когда Вы внедряете любую ИТ-систему привлечь, если это позволяет время и бюджет, две профессиональные организации. Одна опишет Ваши процессы согласно требованиям провайдера ИТ-системы, а другая (провайдер, выдавший требования по описанию процессов) внедрит данную систему.

      Зачем это делать, спросите Вы? Очень просто, чтобы ИТ-провайдер НЕ менял процессы Вашей компании так, как ему удобно или как это позволяет выполнить его ИТ-система.

        2. Расширить свой бизнес путем открытия новых филиалов, отделений.

          Ваша компания выросла, сегодня у Вас в штате более 20 человек, людей не хватает, рынок растет, клиенты так и хотят заполучить Ваш продукт (дай Бог каждому ) и Вы принимаете решение открыть свое представительство, филиал, новый торговый, сервисный центр и т. п. в том же или другом городе, стране, а может и на другой планете. Будет ли отличаться модель деятельности Вашего «дубликата» от модели, по которой работаете сейчас Вы? Очевидно, что в ключевых бизнес-процессах НЕТ.

          Для того чтобы скопировать бизнес в новую «географию», необходимо скопировать «код» в виде бизнес-процессов. Здесь снова включается описание бизнес-процессов. Опишите свой бизнес в том виде, в котором он есть сейчас и дублируйте данную модель. Торговые сети, банки, страховые компании наиболее часто пользуются в данном свете услугой описания бизнес-процессов, т.к. установленные стандарты обслуживания, политики работы с внешними агентами не отличаются или отличаются не значительно в рамках одной географической зоны.

            3. Внедрить систему KPI сотрудников.

              Популярные подходы к управлению бизнесом на основании сбалансированной системы показателей (BSC), целевого менеджмента организацией и отдельным сотрудником (MBO) могут быть внедрены только в том случае, если Вы понимаете, кто, что, когда, как и с какой результативностью выполняет в организации. Показатели KPI – это не что иное, как фиксация «выходов» Ваших бизнес-процессов. Вся система KPI изначально должна быть подвязана под процесс, спускаясь ниже к действию, а не под конкретного исполнителя.

              Те организации, которые предлагают внедрить систему KPI без описания бизнес-процессов, дарят Вам мину замедленного действия. Не описав бизнес-процессы, но установив для сотрудников отдельных отделов показатели, по которым Вы будете у них принимать результат работы, Вы рискуете «залить бетоном» неподготовленную площадку, где каждое подразделение внутри компании не будет связано друг с другом показателями «вход-выход», сквозные бизнес-процессы станут не управляемыми. Правда, жутко? 

              Описание бизнес-процессов Вам в помощь!

                4. Уменьшить операционную загруженность руководителей среднего и высшего звена.

                  Сколько книг написано в западной и отечественной литературе, сколько красивых слов сказано в популярных бизнес-изданиях, на форумах, в газетах, журналах, HR и других сайтах о загруженности «бедных» руководителей операционными вопросами. Бумажки, отчеты, электронки, звонки, письма менеджеров, сотрудников, разгребания ежедневных завалов, кучи совещаний, на которых нужно побывать …

                  Что это? Не что иное, как НЕ структурированные потоки информации.

                  Когда они возникают? Информация – это результат определенного действия, выход определенного бизнес-процесса. Она может попадать в хаотичном порядке к руководителю только в том случае, когда такой же хаос наблюдается в системе бизнес-процессов компании. Описание бизнес-процессов не разгрузит руководителя, но даст четкое понимание, почему он настолько сегодня загружен и какими вопросами, а это – путь к дальнейшей оптимизации деятельности компании.

                    5. Сократить время на обучение и адаптацию персонала.

                      Ваши сотрудники – носители уникальной ценности, они – носители опыта Вашей компании. Берегите их время и цените свое время! Нанимая на позицию маркетолога человека с опытом или без, не тратьте свое время n раз для объяснения его обязанностей, задач, результатов, которые вы от него ожидаете. Оставьте эту часть работы (после вводного информирования, безусловно) должностной инструкции, процедуре по определенному процессу, положению о подразделении и сэкономьте время на «посвящение» новых сотрудников «в тайны бизнеса» по всем вопросам, которые уже задокументированы.

                      Описания бизнес-процессов создает регламенты и процедуры по каждой должности, к которым человек, особенно «новенький», может всегда обратиться в первую очередь и понять, что и, главное, как необходимо ему выполнять. При этом, не забывайте, регламенты и процедуры – это то, что останется в Вашей организации, люди же, носители опыта, накопленного за годы работы вместе с Вами, могут уйти и в один момент Вы лишитесь и ценного сотрудника и ценной информации.

                        6. Провести комплексный анализ деятельности компании, оптимизировать определенные процессы.

                          В упрощенной схеме, бизнес – это люди + бизнес-процессы + деньги. Все что Вы назовете еще, начитавшись гуру менеджмента, попадет в данные три составляющие. Анализ деятельности компании осуществляется на основании определенных данных. Данные – это показатели выполнения конкретных бизнес-процессов. Безусловно, можно проанализировать показатели функционирования компании и написать что-то в роде «… уровень оборачиваемости дебиторской задолженности по компании значительно ниже среднеотраслевого… », выдать отчет, где на первой страничке очень мелким шрифтом будет написано что-то в роде того, что «… компания не несет ответственности за предоставленные рекомендации, но… — оно Вам надо?

                          Нет. Почему? Потому что в данном отчете не будет привязки показателей к функциям, бизнес-процессам, которые генерируют данные для анализа.

                          К чему я веду, Вы уже наверняка догадались: описание бизнес-процессов компании – это фундамент для анализа деятельности предприятия. Только поняв, кто, за что отвечает и в каком объеме, вы сможете выявить узкие места своей компании и определить, к примеру, в чем причина того, что только 20% клиентов совершают повторную покупку в течение года после первой покупки.

                          Копнув глубже, описание бизнес-процессов – это не просто фундамент для анализа, но, еще и «материал» для оптимизации, т.е. внесения изменений в деятельность предприятия. Куда Вы будете вносить изменения и, главное, как отслеживать их эффективность без запечатления существующей модели и создания на ее основании новой? Вопрос риторический.

                          7. Подготовить компанию к сертификации согласно международным стандартам, в том числе по системе ISO 9001:2008.

                          Данный пункт, думаю, не требует объяснений.

                          При этом будьте уверены, что достигнув все предыдущие цели, сертификация будет носить только формальный характер. Если же Ваша цель сам сертификат, то его гораздо проще купить, чем мучать свои компанию и людей.

                           

                          Какие типичные проблемы решает описание бизнес-процессов компании?

                          Наиболее типичные проблемы, с которыми часто сталкивается руководство отечественных компаний и которые могут быть все же решены описанием бизнес-процессов, обычно выражаются в следующих утверждениях, вопросах руководителей:

                          • я не знаю, за что плачу своему персоналу!
                          • что они вообще делает? Чем заняты сейчас?
                          • увеличение количества персонала не привело к повышению продуктивности компании (привело к снижению общей эффективности компании)!
                          • в компании сформировалась культура ухода от решения, перекладывания ответственности на «здоровую» голову (невыполнение задач бизнеса, долгий процесс «выяснения», кто будет выполнять задачу)
                          • итерационное решение (принятие повторяющихся решений) в той или иной функции носит хаотичный характер и напрямую зависит от ЛПР (опыт не структурирован)
                          • заболел Петр Иванович, компания не работает, что делать? (наличие узких мест в лице сотрудников, которые владеют уникальными компетенциями)

                          Какую ценность для руководителя принесет описание бизнес-процессов?

                          В результате описания бизнес-процессов, собственники компаний и менеджмент:

                          • получают целостную картину бизнес-процессов предприятия, понимают, какие процессы создают ценность для потребителя продуктов, услуг;
                          • понимают, какие функции выполняют конкретные подразделения/люди, а какие функции «остались без присмотра»;
                          • согласовывают, какие цели преследует компания и, как измерить их достижение;
                          • получают возможность меньше времени тратить на работу с персоналом по операционным вопросам;
                          • могут оценить (пока что поверхностно, не внедряясь в анализ), какие из бизнес-процессов требуют перестроения;
                          • получают в руки реальный инструмент для управления компанией, как системой, контроля деятельности всего предприятия.

                          В итоге, хорошо описанные бизнес-процессы действительно позволяют достичь целей предприятия и решить проблемы, описанные в пунктах выше.

                          Что НЕ принесет Вам описание бизнес-процессов?

                          Главное, что необходимо помнить: описание бизнес-процессов, как самостоятельная услуга, в очень редких случаях может принести ценность в виде улучшения показателей бизнеса, оптимизации определенной деятельности или достижения финансовых целей компании. Эти случаи чаще всего связаны с усилением контроля со стороны руководства, которое теперь понимает, что и кого необходимо контролировать, и экономией времени, ресурсов при расширении бизнеса, обучении и адаптации нового персонала.

                          Описание бизнес-процессов не сократит Ваши операционные издержки, не заставит сотрудников более ответственно относиться к выполняемым обязанностям, не улучшит качество предоставляемых компанией услуг. И это абсолютно логично, т. к. описание бизнес-процессов – это «фотографирование» текущей ситуации в компании, запечатление систем предприятия в связке кто-что-когда-зачем для создания мощного подспорья будущей оптимизации деятельности или достижения конкретных целей (внедрение систему учета, ИТ-систем, KPI сотрудников, сертификации предприятия и т.п.).

                          Исходя из этого, в проекте по описанию бизнес-процессов, главный этап – это инициация, где все стороны проекта, как заказчик, так и исполнитель (консультанты) абсолютно четко устанавливают:

                          • общий язык в проекте для понимания применяемой терминологии. Хорошим ходом со стороны консультантов будет внесение в договор отдельного раздела «профессиональный глоссарий»;
                          • цели описания бизнес-процессов;
                          • требования и ограничения проекта: что ожидает получить руководство и, что консультанты НЕ делают в рамках проекта – это все документируется в Уставе;
                          • материальные результаты описания бизнес-процесса;
                          • распределение ответственности за результаты проекта и его выполнение.

                          Краткие выводы.

                          Итак, в чем же правда описания бизнес-процессов?

                          Все, что мы написали в данной статье, можно выразить в нескольких заключительных тезисах:

                          1. Описание бизнес-процессов – это «фотоаппарат» в руках бизнес-аналитика, который фиксирует компанию в статическом положении для того, чтобы потом разобрать каждый пазл по отдельности.
                          2. Описанные бизнес-процессы компании – это фундамент для анализа эффективности и оптимизации бизнес-процессов компании.
                          3. Перейти к оптимизации деятельности предприятия без описанных бизнес-процессов – это путь в никуда, особенно для украинских компаний.
                          4. Описание бизнес-процессов, как самостоятельный продукт, в редких случаях сможет изменить Ваш бизнес и его показатели в лучшую сторону – это не его задача, это решает Оптимизация бизнес-процессов компании.
                          5. Описывать бизнес-процессы своей компании необходимо и полезно – так Вы накопите мощную базу знаний о своем бизнесе и сохраните передовой опыт своих ведущих специалистов для будущего.

                          Надеемся, данная статья помогла Вам разобраться на базовом уровне в том, что такое описание бизнес-процессов, и в чем его «сила».

                          Максим Сидоренко
                          Младший менеджер проектов (IPMA Level E)
                          Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript


                          За качественным описанием бизнес-процессов Вашей компании — обращайтесь к нам!

                          КН-груп. Эффективное управление проектами!

                          Бизнес-процессы: описание, отладка и внедрение

                          Бизнес-процесс — это четкая последовательность действий, которую выполняют для получения заданного результата. Как правило, процесс многократно повторяется.

                          От эффективности процессов напрямую зависит конкурентоспособность и прибыльность компании.

                          Пример бизнес-процесса «Обслуживание клиента в кафе»:

                          Если процессы в компании не описаны (или описаны, но не работают четко), это — бардак. Или авторитарное управление в ручном режиме.

                          Описание методики

                          В книге Михаила Рыбакова «Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум» подробно описана ПРОСТАЯ методика работы с бизнес-процессами: их выделения, описания, улучшения и внедрения, вовлечения команды.

                          Методика понятна всем: от собственника до рабочего. Отточена за годы работы с сотнями компаний России и русскоязычного пространства – самых разных отраслей: от крупных холдингов до среднего и малого бизнеса.

                          Книга издана в 2016 году. Доступна в бумажном, электронном и аудио-вариантах.

                          Она не заменит работу Вашей команды на сессии и после нее, но поможет хорошо подготовиться. Также ее используют как справочник на каждый день.

                          Эта книга продолжает прошлую книгу Михаила Рыбакова «Как навести порядок в своем бизнесе. Практикум» — бестселлер с 2010 года.

                          Для Вашей компании

                          Мы поможем Вам описать и отладить процессы в компании. Используем ПРОСТУЮ технологию, понятную всем: от собственника до рабочего.

                          Помогаем вовлечь управленческую команду в развитие бизнеса, сделать людей своими союзниками. (Если силой насаждать процессы сверху, сотрудники активно сопротивляются и саботируют).

                          Запуск проекта по описанию и отладке процессов происходит на стратегической сессии с участием ключевых людей компании. Ваши сотрудники на практике обучаются, и в дальнейшем работают над улучшением процессов компании.

                          Это экономит Вам деньги и дает долгосрочные устойчивые результаты. Не формальные «бумажки», а процессы, которые внедрены — Ваши люди работают по ним каждый день.

                          После сессии мы сопровождаем Вашу команду до достижения устойчивых результатов.

                          В работе над бизнес-процессами много тонкостей: как методических, так и по работе с командой, проведению изменений.

                          Не рекомендую Вам делать это без профессиональной поддержки — много серьезных рисков.

                          Оставить заявку

                          Практическое обучение

                          о опыту многих руководителей, полезно до начала работы над процессами пройти хорошее обучение. Это позволяет сэкономить много времени, денег и нервов. Мы всегда проводим обучение на живых примерах из бизнеса участников.

                          Рекомендуем участвовать командой от Вашей компании.

                          Оставить заявку

                          Дополнительная информация по бизнес-процессам. ..

                          Краткое руководство по поиску и описанию бизнес-процессов

                          Так что же такое «бизнес-процесс»?

                          Есть много сложных способов определить значение бизнес-процесса, но вот простой:

                          Бизнес-процесс — это заранее определенная последовательность шагов, многократно выполняемая в компании для получения определенного результата.

                          Вот несколько хороших примеров бизнес-процессов:

                          • Шаги по переходу от запроса коммерческого предложения, отправленного с веб-сайта компании, к подписанному контракту.
                          • Шаги, чтобы заставить гостя пройти от входа в ресторан до места и, наконец, до оплаты ужина.

                          Процессы обычно повторяются снова и снова почти одинаково. Благодаря этому вы можете описать процесс, один раз задокументировать его, а затем уточнить и улучшить.

                          Но что значит улучшить процесс?

                          Улучшенный процесс может занять меньше времени, потребовать меньше ресурсов или повысить ценность.

                          Помните мои примеры выше? Вот как их можно улучшить:

                          • Клиент получает предложение за один час вместо одного дня.
                          • Компания закрывает за это же время на 20% больше сделок.
                          • Гость усаживается за 15 секунд вместо 15 минут.
                          • Три официанта теперь могут делать то, что раньше требовали 5 официантов.

                          Итак, как видите, улучшение существующих бизнес-процессов так же важно, как и их наличие.

                          Если у вас есть бизнес, у вас есть процессы — хотим мы этого или нет. Вы можете распознать их или проигнорировать, но здесь есть процессы, и они определяют, как работает ваш бизнес.

                          Что делать с бизнес-процессами?

                          • Распознать и описать.
                          • Следуй за ними.
                          • Усовершенствовать и улучшить.

                          Четко определенные процессы — вот что отличает упорядоченный, эффективный бизнес от хаотичного.

                          Надеюсь, я убедил вас в важности четких бизнес-процессов. Итак, давайте поговорим о процессах распознавания и документирования.

                          Распознавание процессов

                          Первое, что вам нужно узнать, это как увидеть существующие бизнес-процессы.В любом бизнесе процессы есть, замечаем мы их или нет. Любая компания — от Google и Apple до технологического стартапа из одного человека — использует бизнес-процессы.

                          Взгляд на вашу компанию через призму бизнес-процессов — это суть процессно-ориентированного управления. Этот подход сильно отличается от традиционного, основанного на рассмотрении компании через ее организационную структуру.

                          Большинство успешных компаний уже сегодня используют процессы, поэтому нет никаких сомнений в том, нужны бизнес-процессы или нет.

                          Все процессы можно разделить на:

                          • Операционные процессы.
                          • Вспомогательные процессы.
                          • Управленческие процессы.

                          Операционные процессы

                          Возможно, наиболее часто используемым и самым важным типом процессов в любой компании являются операционные процессы. Это процессы, которые определяют основные виды деятельности, которые компания должна выполнять для успешного ведения своего бизнеса.

                          Результатами любого операционного процесса являются:

                          • Обеспечение ценности для клиента.
                          • Получение прибыли — может быть в виде денег, но также и в виде дополнительного опыта, узнаваемости бренда, новых деловых партнеров и т. Д.

                          Примеры операционных процессов:

                          • Разработка дизайна сайта.
                          • Оформление визитки.
                          • Продам дом.
                          • Проведение маркетинговой кампании.
                          • Организация свадебной церемонии.

                          Простой рабочий процесс для цифрового агентства может выглядеть так:

                          Обратите внимание, что шаг (3) не называется «Внести предоплату».Всегда называйте шаги с точки зрения единой компании, даже если задача предназначена для кого-то за пределами компании: клиента, делового партнера или подрядчика.

                          Скоро выйдет часть 2 этой статьи, подпишитесь, чтобы получать обновления!

                          Моделирование бизнес-процессов | Определение, зачем, методика и преимущества

                          Моделирование бизнес-процессов не является радикальной концепцией — оно существует уже давно. Однако изменения, которые он может вызвать в производительности и эффективности бизнеса, являются не чем иным, как революционными.

                          Но что это такое, и зачем оно вам?

                          Что такое моделирование бизнес-процессов (BPM)?

                          Моделирование бизнес-процессов (или) моделирование процессов — это аналитическое представление или, проще говоря, иллюстрация бизнес-процессов организации. Моделирование процессов — важнейший компонент эффективного управления бизнес-процессами.

                          Программное обеспечение для моделирования процессов дает аналитическое представление о процессах «как есть» в организации и противопоставляет его процессам «как есть», чтобы сделать их более эффективными.

                          Многие инструменты моделирования бизнес-процессов выдают что-то вроде этого:


                          Зачем нужно моделирование бизнес-процессов?

                          Ваш первый шаг в моделировании — это ручка и бумага. Однако для того, чтобы действительно запустить бизнес-процесс, вам необходимо оцифровать этот процесс так, чтобы его понимала машина рабочего процесса.

                          Программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов позволяет представить ваш процесс в цифровом виде, который затем может быть перенесен в текущий автоматизированный процесс.

                          Моделирование бизнес-процессов дает множество преимуществ:

                          • Дает всем четкое представление о том, как работает процесс
                          • Обеспечивает согласованность и контролирует процесс
                          • Выявляет и устраняет дублирование и неэффективность
                          • Задает четкое начало и конец процесса

                          Моделирование бизнес-процессов также может помочь вам сгруппировать похожие процессы и предвидеть, как они должны работать.Основная цель инструментов моделирования бизнес-процессов — проанализировать, как обстоят дела в настоящий момент, и смоделировать, как их следует выполнять для достижения лучших результатов.

                          Kissflow, наше программное обеспечение BPM, оптимизируйте ваш бизнес с помощью сверхмощных процессов.

                          Методы моделирования бизнес-процессов

                          Моделирование бизнес-процессов может быть выражено посредством блок-схем, программ, гипертекста или сценариев. Существует не один способ реализовать моделирование бизнес-процессов; Фактически, вы можете выбирать из 12 техник.

                          Вот некоторые из наиболее распространенных методов моделирования бизнес-процессов:

                          Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)

                          BPMN 2.0 стала чем-то вроде стандартного синтаксиса, используемого аналитиками процессов и теми, кто создает инструменты бизнес-моделирования. Это относительно простое использование линий, стрелок и геометрических фигур, которые передают ход и нюансы процесса. Консультант по процессам может взглянуть на модель BPMN 2.0 и точно знать, как она должна функционировать.

                          «В конце концов, когда [эти] компании начнут поставки своих продуктов и запустят свои маркетинговые машины, BPMN станет неоспоримым стандартом для моделирования и выполнения процессов. Но прямо сейчас мы все еще находимся между новостями и реальностью ». — Брюс Сильвер, консультант по процессам и автор книги «Метод и стиль BPMN

                          ».

                          Тем не менее, BPMN 2. 0 все еще изучаемый язык, и хотя он относительно прост, он не сразу становится интуитивно понятным для обычного бизнес-пользователя. Это отличный инструмент для консультантов по процессам, но бесполезен для тех, кто хочет создавать свои собственные приложения.

                          Обозначение универсального процесса

                          Вместо того, чтобы изучать новый язык, более интуитивно понятная система — это универсальная нотация процессов или UPN.

                          UPN предоставляет простую рамку для выполнения каждой задачи. Поле показывает, что происходит, кто назначен для этого и когда это происходит в последовательности. Для ИТ-отдела чрезвычайно полезно разрабатывать и анализировать процессы, чтобы руководство соответствовало бизнес-нормам, и, что еще более важно, для конечных бизнес-пользователей понимать процессы, как задумано.Kissflow использует UPN в своем моделере.

                          Блок-схема метода

                          Блок-схемы

                          объясняют сложные потоки процессов простым, но эффективным способом. Они иллюстрируют шаги процесса в их последовательном порядке, от входов к фактическому процессу к выходам. Фактически, блок-схемы обеспечивают базовую структуру для BPMN для отображения расширенных потоков процессов.

                          Диаграммы Ганта

                          Вместо того, чтобы показывать шаги последовательно, диаграммы Ганта могут отображать весь процесс, используя «затраченное время» в качестве одной из главных осей.Он лучше показывает общее время, затраченное на выполнение проекта, чем другие варианты.

                          Сети Петри

                          Сети Петри, традиционно являющиеся методом моделирования в математике, также используются для моделирования бизнес-процессов. Сети Петри классифицируют или закрашивают сложные шаги рабочего процесса, пользователей и маршруты разными цветами.

                          Что мне нужно в программном обеспечении для моделирования процессов?

                          Большинство пакетов BPM включают в себя инструменты моделирования бизнес-процессов. Однако в некоторых моделлер есть как отдельное приложение.

                          Разработчик моделей — один из наиболее важных элементов BPMS, и вам следует потратить много времени на его изучение, прежде чем покупать комплект.

                          Отличные инструменты бизнес-моделирования должны:

                          • Легко учиться для бизнес-отделов
                          • Упростите взаимодействие ИТ-специалистов с другими отделами
                          • Быть недорогим и соответствовать отраслевым требованиям
                          • Имеют встроенный редактор рабочего процесса с графическим интерфейсом
                          • Уметь моделировать рабочий процесс перед внедрением.

                          Узнайте больше о разработчиках моделей процессов.

                          ? Узнайте, почему это программное обеспечение 6 BPM является лучшим среди конкурентов!

                          Заключение

                          Возможности моделирования процессов неоспоримы для предприятий любого размера и отрасли. Воспользуйтесь возможностями моделирования повседневных процессов в своей компании уже сегодня и подпишитесь на бесплатную пробную версию.

                          Тебе также может понравиться,

                          10 простых шагов, чтобы сделать это правильно

                          Использование хорошо написанной документации по бизнес-процессам позволяет быстро масштабироваться в будущем. В то же время, если ваши бизнес-процессы точно задокументированы, члены вашей команды будут точно знать, как предоставлять услуги внутренним и внешним клиентам.

                          Если вам интересно, как начать проектировать и документировать бизнес-процесс, но вы не знаете, с чего начать, мы составили контрольный список из 10 шагов.

                          Что такое документация бизнес-процессов?

                          Документация бизнес-процесса — это полное описание бизнес-процесса с использованием слов, изображений и символов для точного обозначения того, как процесс должен функционировать в идеальной среде.В документации следует указать, какие данные требуются для завершения процесса, каков рабочий процесс и какие решения необходимо принять.

                          Чтобы бизнес-процессы были полезными и эффективными, они должны быть тщательно спроектированы, структурированы и задокументированы. Получив как можно больше подробностей о бизнес-процессе, вы сможете достичь желаемых результатов.

                          Хотя вы можете предположить, что документация процесса — это всего лишь бюрократический и непродуктивный аспект, на самом деле это невероятно полезно для обеспечения успеха бизнес-процесса.

                          Вы можете обратиться к этому документу для улучшения процесса, поскольку он сможет предоставить вам согласованную и надежную основу для понимания необходимых улучшений, которые необходимо сделать для оптимизации общей производительности.

                          Шаги по созданию успешной документации бизнес-процесса

                          Шаг 1: Имя процесса

                          Чтобы начать работу, выберите имя процесса и запишите его описание вместе с основной целью.

                          Шаг 2: Границы процесса

                          Определите начальную и конечную точки бизнес-процесса.Вы должны знать, что запускает процесс и как он завершается, прежде чем вы сможете начать добавлять другие более мелкие детали.

                          Шаг 3. Обработка выходных данных

                          Вы должны выбрать выходы процесса или окончательный результат, который вы получите, когда процесс будет завершен.

                          Шаг 4: Входные данные процесса

                          Выберите данные, необходимые для выполнения процесса. Вы также должны определить, откуда поступают входные данные.

                          Шаг 5: Процессные операции

                          Перечислите все действия или шаги, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуть процесс от начала до конечной точки.

                          Шаг 6: Организация процесса

                          Возьмите все действия, перечисленные на предыдущем шаге, и упорядочите их в соответствии с потоком бизнес-процессов. На этом этапе важно определить все ключевые моменты принятия решений в вашем процессе.

                          Шаг 7. Обзор процесса

                          Проверьте последовательность действий, созданную на последнем шаге, чтобы убедиться, что она совпадает с границами процесса, созданными на втором шаге.

                          Шаг 8: Роли процесса

                          После того, как весь процесс намечен, вам теперь нужно выбрать различные роли (или членов команды), которые будут выполнять различные действия в процессе.

                          Шаг 9: Создайте блок-схему

                          Спланировав все, создайте четкую блок-схему процесса, чтобы сделать ее легко понятной для всех участников.

                          Шаг 10: Окончательная проверка

                          Последний шаг — обсудить последовательность действий со всеми заинтересованными сторонами и получить необходимые разрешения для запуска процесса.

                          Составление документации для бизнес-процесса поможет вам увидеть, как все это сочетается, когда процесс выполняется в организации.

                          Например, вот как будет документирован процесс расчета заработной платы

                          • Название процесса : Расчет заработной платы
                          • Границы процесса : Ежемесячная оплата сотрудникам осуществляется автоматическим банковским переводом
                          • Выходные данные процесса : Расчет заработной платы и ежемесячные отчеты о заработной плате
                          • Входные данные процесса : табели учета рабочего времени сотрудников, отчеты об отпусках и реквизиты банковского счета
                          • Операции процесса : Проверка табелей рабочего времени сотрудников, проверка заявлений об отпуске, добавление реквизитов банковского счета, перевод ежемесячной заработной платы на соответствующие счета и создание отчетов о заработной плате
                          • Роли процесса : Сотрудник, менеджер и отдел кадров

                          Как Kissflow может помочь документировать ваш процесс

                          Kissflow — это инструмент управления бизнес-процессами, который может превращать рабочие процессы в автоматизированные задачи и может помочь вам в создании автоматизированной документации бизнес-процессов.

                          Вместо того, чтобы отображать бизнес-процессы в отдельном инструменте документации, вы можете документировать, проектировать, автоматизировать и управлять процессами непосредственно в Kissflow.

                          Начните работу с Kissflow Process сегодня и посмотрите, как вы можете реализовать свои документированные процессы!

                          Связанные ресурсы

                          Что такое бизнес-процесс? — Типы, важность и примеры

                          Успех бизнеса — конечная цель любого предпринимателя, хотя один неверный шаг может стать огромной проблемой, а исправление этой единственной ошибки может стоить целого состояния.

                          Бизнес-процесс — это те правильные шаги, которые играют жизненно важную роль в доставке предложения клиентам.

                          Что такое бизнес-процесс?

                          Бизнес-процесс — это последовательность взаимосвязанных шагов, которые назначаются каждой заинтересованной стороне для конкретной работы по доставке продукта или услуги клиенту.

                          Каждая заинтересованная сторона выполняет конкретную задачу, на которой они специализируются, для достижения конкретной цели. Эти шаги часто повторяются много раз несколькими пользователями стандартизированным и оптимизированным способом.

                          Примеры бизнес-процессов

                          Бизнес-процессы представлены как рабочий процесс или блок-схема логических шагов. Вот два примера бизнес-процесса, чтобы разбить его на более подробное описание:

                          Компания должна нанять подходящего человека на должность менеджера по продукту —

                          Вот необходимые шаги, которые необходимо предпринять в этом процессе.

                          1. Сначала менеджер по персоналу опубликует объявление на портале вакансий, указав необходимые навыки и квалификацию для подходящих кандидатов.
                          2. После того, как необходимое количество заявок будет получено, кто-то из команды свяжется с заинтересованными соискателями и попросит их прийти на собеседование.
                          3. Будет проведено собеседование, во время которого кандидаты должны пройти несколько туров, чтобы получить работу.
                          4. Наиболее подходящие кандидаты будут выбраны на основе заранее определенных проходных баллов и ожиданий.
                          5. Менеджер по персоналу заставит отобранных кандидатов подписать определенные документы и контракты.
                          6. Отобранные кандидаты будут обучены назначенными инструкторами в соответствии с должностными требованиями.
                          7. Позже новому сотруднику будут переданы необходимые инструменты, учетные данные и документы.

                          Этот процесс будет повторяться стандартизированным и оптимизированным образом всякий раз, когда компании необходимо нанять нового сотрудника.

                          Компания, занимающаяся разработкой мобильных приложений, планирует запустить новое приложение для iOS.

                          Вот необходимые шаги, которые необходимо предпринять в этом процессе.

                          1. Сначала будет проведено исследование рынка, чтобы выяснить, чего хочет рынок.
                          2. После исследования компания найдет наиболее эффективные ресурсы для разработки приложения в соответствии с потребностями рынка.
                          3. Еще одно исследование рынка будет проведено для проверки гипотезы соответствия продукта рынку. Это будет включать выпуск MVP.
                          4. Отзывы новаторов и первых пользователей будут использованы для дальнейшего уточнения и модификации предложения.
                          5. После внесения доработок компания построит маркетинговую стратегию продвижения приложения.
                          6. Будет запущена бета-версия приложения для проверки модели дохода и других функций.
                          7. В финале приложение выйдет в play store.

                          При каждом запуске нового мобильного приложения тот же процесс будет повторяться с некоторыми изменениями и реинжинирингом.

                          Типы бизнес-процессов

                          1. Первичные процессы: Это фундаментальные процессы бизнеса, посредством которых компания доставляет конечный продукт заказчику.Каждый шаг, связанный с этими процессами, способствует увеличению стоимости окончательного предложения.
                          2. Процессы поддержки: Процессы поддержки не повышают ценность конечного продукта напрямую, но создают среду для эффективной и действенной работы основных процессов. Эти процессы поддерживают повседневную деятельность организации.
                          3. Управленческие процессы: Управленческие процессы регулируют операции, корпоративное управление и стратегическое управление. Эти процессы устанавливают цели и стандарты, которые приводят к эффективной и действенной работе основных и вспомогательных процессов.Помимо планирования, эти процессы также включают мониторинг и контроль других бизнес-процессов. Управленческие процессы используются для управления бизнесом посредством стратегического, тактического и оперативного планирования.

                          Важность бизнес-процессов

                          Если вы не можете описать то, что делаете, как процесс, значит, вы не знаете, что делаете. — У. Эдвардс Деминг

                          Бизнес-процессы всегда играли жизненно важную роль в правильном функционировании организации и в ее структуре.Хорошо спланированный и продуманный бизнес-процесс поможет бизнесу:

                          • Снижение расходов и рисков: бизнес-процесс снижает расходы и риски, уже предлагая наиболее эффективные способы выполнения работы с учетом потенциальных будущих недостатков.
                          • Уменьшите человеческую ошибку: она уменьшает человеческую ошибку, распределяя задачи между людьми, которые в ней специализируются.
                          • Повышение эффективности: повышает продуктивность отдела за счет планирования действий и соответствующих шагов, которые лучше всего подходят для бизнеса.
                          • Больше ориентированности на клиента: бизнес-процесс — это движение, ориентированное на клиента. Он постоянно информирует компанию о желаниях клиентов и отзывы о продукте / услуге.
                          • Устранение пробелов в коммуникации: Устраняет разрыв в коммуникации между компанией и ее клиентами посредством обзоров и исследований рынка.
                          • Лучшее управление временем: бизнес-процесс повышает эффективность использования времени за счет разработки стратегий и блок-схем, позволяющих минимизировать время, необходимое для выполнения определенных действий.
                          • Адаптация к новым технологиям: бизнес-процесс часто меняется и со временем улучшается. Компания внедряет новые технологии, чтобы оставаться на ногах, улучшая бизнес-процессы в соответствии с новейшими технологиями.

                          Вышеуказанные преимущества могут быть достигнуты только в том случае, если все принципы и методы определены оптимизированным и стандартизованным образом. Компания, которой это не удалось, столкнется со следующими проблемами:

                          • Неспособность распознать любую проблему: компания, которая не сосредотачивается на своих бизнес-процессах, часто не может распознать точную проблему, которая помешала ей достичь целей из-за ее неспособности установить стандартизированные процессы.
                          • Низкая мотивация сотрудников: из-за отсутствия грамотного бизнес-процесса сотрудники компании будут демотивированы, так как они могут попасть в подразделения, для которых у них недостаточно знаний.
                          • Отсутствие внедрения изменений: компаний часто повторяют одни и те же ошибки снова и снова, поскольку не будет системы, которая распознавала бы проблему и вносила изменения в процесс.
                          • Затраты времени: без надлежащих блок-схем и рабочего процесса конкретная работа займет больше времени, чем обычно.
                          • Низкая эффективность: Если нет надлежащего бизнес-процесса, компания не может быть продуктивной, и ее эффективность будет ниже, чем у компании с правильным бизнес-процессом. Бизнес-процесс повышает эффективность за счет определения шагов и возможных способов выполнения задачи.
                          • Высокий риск и увеличенные расходы: компаний, у которых нет адекватного бизнес-процесса, они часто не видят будущих рисков, а также некомпетентны, чтобы найти рентабельный способ выполнения задачи.

                          После получения необходимых навыков и знаний о бизнес-процессах следующим шагом должен быть поиск подходящих инструментов BPR и BPM для создания процесса, который можно повторять несколькими способами.

                          Управление бизнес-процессами (BPM)

                          Управление бизнес-процессами направлено на обнаружение, оптимизацию, моделирование, мониторинг и анализ бизнес-операций и управление предыдущими бизнес-процессами. Его основная задача — управлять бизнес-процессом для достижения материальных и нематериальных целей.Управление бизнес-процессами ведет к другим этапам, таким как проектирование бизнес-процессов и моделирование бизнес-процессов.

                          Управление бизнес-процессами часто включает использование инструментов BPM, которые повышают ценность компании с точки зрения более высокой производительности, снижения расходов, лучшего контроля и большей прозрачности.

                          Инструменты управления бизнес-процессами используются для оптимизации, измерения и автоматизации бизнес-процессов. Они эффективно помогают в управлении бизнес-процессом.Некоторые из лучших инструментов BPM, доступных на рынке, — это Appian, Comidor, Processmaker и Pega.

                          Давай, скажи нам, что ты думаешь!

                          Мы что-то упустили? Ну давай же! Расскажите, что вы думаете о нашей статье о , что такое бизнес-процесс , в разделе комментариев.

                          Что такое бизнес-процесс? Определение и примеры из жизни!

                          Бизнес-процесс или бизнес-метод — это совокупность связанных, структурированных действий или задач людей или оборудования, которые в определенной последовательности производят услугу или продукт (служат определенной бизнес-цели) для определенного клиента или клиентов. Это определение основано на Википедии. Выражаясь человеческим языком, бизнес-процесс похож на сборочную линию — он принимает все исходные данные на различных этапах и создает полностью пригодный к эксплуатации готовый продукт.

                          Что такое бизнес-процесс?

                          По сути, все, что происходит в вашей компании с четко определенным началом и концом, можно рассматривать как бизнес-процесс. Вы помните, с какими трудностями вы столкнулись при поиске работы у работодателя вашей (мечты)? Вы были частью бизнес-процесса HR, который начался с подачи заявки и завершился рабочей неделей! Как насчет того счета, который ваш клиент получает после того, как совершил покупку в вашей компании? Это типичный процесс оплаты заказа.

                          Поскольку каждый бизнес-процесс уникален, его входные данные должны быть выполнены в (в идеале) заранее определенных и стандартизированных сценариях, а выходы, которые приводят к различным целям. Факторы, которые прямо или косвенно влияют на ваш процесс, могут иметь большое влияние на него, и поэтому их следует точно определить и проверить соответствующим образом. Для этого у нас есть решение — процессный майнинг!

                          Но прежде чем приступить к изучению бизнес-процессов, давайте сделаем шаг назад.

                          История бизнес-процесса

                          Чтобы объяснить смысл бизнес-процесса, вы должны немного покопаться в истории.Когда вы сделаете это, вы можете обнаружить упоминание о человеке по имени Адам Смит и его цитату из 1827 года, упомянутую в его книге «Исследование природы и причин богатства народов»:

                          «Один человек вытаскивает провод. ; другой поправляет это; третий режет его; четвертый указывает на это; пятая шлифует его сверху для получения головы; для изготовления головы требуется две-три отдельных операции; надеть его — дело своеобразное; отбеливание булавок — другое … и важный процесс изготовления булавок таким образом делится на примерно восемнадцать различных операций, которые на некоторых заводах выполняются разными руками, хотя на других один и тот же человек будет иногда исполняют два-три из них.»

                          Перенесемся в 1993 год и обратимся к книге Томаса Давенпорта« Процессные инновации: реинжиниринг работы с помощью информационных технологий ». Там вы прочтете следующее:

                          «Бизнес-процесс — это структурированный, измеряемый набор действий, предназначенный для получения определенного результата для конкретного клиента или рынка. Это подразумевает сильный акцент на том, как работа выполняется в организации, в отличие от акцента на продукте на том, что. Таким образом, процесс представляет собой определенную последовательность рабочих действий во времени и пространстве с началом и концом, а также четко определенные входы и выходы: структуру для действия…. Процессный подход подразумевает принятие точки зрения клиента. Процессы — это структура, с помощью которой организация делает то, что необходимо для создания ценности для своих клиентов ».

                          Что можно сделать из этих двух (и многих других) определений? Что термин бизнес-процесс очень широк. Практически любое действие вашей организации, приносящее результат, является бизнес-процессом. Неважно, насколько велика или мала ваша компания или что она производит, однако можно с уверенностью сказать, что она отражает устоявшийся бизнес-процесс.

                          Каковы ключевые компоненты бизнес-процесса?

                          Для вашего удобства мы объединили все основные компоненты бизнес-процесса в 8 ключевых компонентов. Для того, чтобы бизнес-процесс был функциональным и устойчивым, он должен соответствовать следующим предпосылкам:

                          1. Четко определенные границы — вы должны знать, что входит, а что должно выходить
                          2. Определите свою структуру — в идеальном сценарии любой бизнес процесс должен следовать четкому порядку
                          3. Знайте своего клиента — если вы следуете бизнес-процессу, вы должны знать, кто его получает, и обслуживать его
                          4. Несите очевидную ценность — если вы обслуживаете своих клиентов, используя бизнес-процессы, это должно их приносить ценить и облегчать им жизнь
                          5. Позвольте процессу стать частью вашей организации — ваша организация не может жить без вашего процесса, и наоборот
                          6. Сделайте свой процесс универсальным — если вы тщательно спланируете, один процесс может обслуживать не один, а несколько различных клиенты
                          7. Избегайте разрозненности любой ценой — вы не хотите, чтобы ваши backend-разработчики следовали процессу, который только они знают и могут объяснить
                          8. 9 0013 Определите владельца процесса — кто-то должен контролировать проект и нести полную ответственность за его выполнение и улучшение

                          В следующем разделе мы разделим бизнес-процессы на три основные категории.

                          Категории и примеры бизнес-процессов

                          Из-за природы бизнес-процессов их вполне возможно разделить на несколько отдельных типов, некоторые из которых будут жизненно важны для вашего основного бизнеса, другие будут его поддерживать.

                          Операционные процессы

                          Операционные процессы, также называемые основными бизнес-процессами, — это действия, которые приносят непосредственную пользу вашей компании и вашим клиентам. Такие процессы абсолютно необходимы вашей компании, и их совершенство имеет решающее значение, поскольку они приносят вам доход.

                          Примеры операционных процессов:

                          Вспомогательные процессы

                          Чтобы иметь возможность сосредоточиться только на основном бизнесе, деятельность должна быть мечтой каждого владельца бизнеса. По мере роста вашей организации растут и ее бизнес-процессы. В реальном мире на каждого сотрудника, который сосредотачивается на основном бизнесе и создает ценность, которую жаждут потребители, есть несколько сотрудников, которые не обязательно несут ответственность за конечный продукт, но помогают упростить весь процесс. Без них рухнут даже самые лучшие организации.

                          Примеры поддерживающих процессов:

                          • техническая поддержка
                          • бухгалтерский учет
                          • колл-центр
                          • продажи
                          • HR
                          • маркетинговые воронки

                          Без этих людей и их соответствующих процессов нет будущего для любой компании.

                          Управленческие процессы

                          Кто-то должен контролировать, как работает компания. У менеджеров наверняка есть свои правила и процессы, которым они следуют.

                          Их основная задача — измерение, мониторинг и контроль всех бизнес-процедур и систем.

                          Примеры процессов управления:

                          • составление бюджета
                          • управление (в соответствии с правовыми нормами и внутренними руководящими принципами)
                          • инфраструктура

                          Важность бизнес-процессов

                          Чтобы сказать, что ваша организация должна полагаться на беспрепятственное исполнение бизнес-процессов было бы преуменьшением. Каждый бизнес-процесс в организации — это постоянно развивающийся механизм, который определяет будущий успех компании.Если вы не осознаете его важность, ваши конкуренты могут обойти вас.

                          Следовательно, неудивительно, что приоритетами организаций должно быть постоянное совершенствование своих бизнес-процессов, чтобы сделать их максимально эффективными.

                          Один мудрый человек однажды сказал:

                          «Если вы не можете измерить это, вы не можете управлять этим».

                          Этого человека звали Питер Друкер, который заложил некоторые из основных основ современной деловой корпорации.

                          Измерение соответствия бизнес-процессов

                          Чтобы каждый менеджер или руководитель был информирован и принимал основанные на фактах решения с целью улучшения внутренних процедур компании, необходимо измерить эффективность процесса.Поскольку большая часть всех бизнес-процессов является либо автоматическими, либо, по крайней мере, полностью цифровыми, это означает одно — процессы создают цифровые следы, и ваша организация должна извлечь выгоду из собранных вами данных.

                          Вот как можно наилучшим образом использовать методы анализа процессов.

                          С помощью Process Mining вы можете реструктурировать компьютерные процессы вашего бизнеса и визуализировать их как есть, последовательности, отражающие, насколько хорошо ваш бизнес-процесс работает и соответствует ли он ожиданиям.

                          Интеллектуальный анализ процессов как важная основа для создания отчетов о процессах

                          Поскольку бизнес-процессы должны иметь актуальные и точные отчеты для обеспечения эффективных и целенаправленных действий, интеллектуальный анализ процессов является оптимальным решением.

                          Process Mining помогает реструктурировать бизнес-процессы, но на этом не заканчивается. Вы можете установить жизненно важные KPI (ключевые показатели эффективности), чтобы измерить эффективность или найти узкие места в процессе. Если вас интересуют другие темы о том, как интеллектуальный анализ процессов может помочь вам и вашей организации, вы можете узнать больше в нашей последней статье по этой теме!

                          Если вы боитесь, что ваш процесс может стать беспорядочным и выйти из-под контроля, не волнуйтесь. В сообществе процессного майнинга мы любим говорить: чем больше действий, тем лучше. Современные инструменты разработки процессов, такие как Celonis, созданы для больших данных, и вы можете кормить их чем угодно! Чем больше тем лучше!

                          Обзор соответствия бизнес-процессов

                          Бизнес-процесс — это только начало

                          На данный момент есть миллион последующих тем, которые необходимо рассмотреть, которые имеют отношение к бизнес-процессам. Для начала было бы очень хорошим вопросом, как оптимизировать такие процессы и как измерить их по внутренним контрольным показателям компании — это приведет вас к управлению KPI.

                          Следующим важным шагом является реинжиниринг бизнес-процессов, который представляет собой не что иное, как преобразование ваших процессов в простые для понимания рабочие процессы.

                          Наконец, каждый владелец бизнес-процесса знаком с проверкой соответствия. Когда вы проверяете, соответствует ли процесс вашему видению, вы по существу спрашиваете: «Насколько мой процесс отклоняется от предпочтительного сценария?» С помощью проверки соответствия Celonis вы можете вывести интеллектуальный анализ процессов на новый уровень и создать полностью интегрированное и автоматизированное сравнение целевых процессов.

                          Все эти термины чрезвычайно интересны и относятся к довольно глубоким темам, и в нашем Процессе и блоге мы уделим пристальное внимание каждому из них в ближайшем будущем. Поэтому следите за обновлениями!

                          Если у вас возникнут какие-либо вопросы относительно вашего бизнес-процесса и стоит ли вам рассмотреть возможность его реализации с использованием методов анализа процессов, не стесняйтесь обращаться к нам через нашу форму! Наш специалист по данным будет рад ответить на все вопросы!

                          Что такое бизнес-процесс? — Определение от WhatIs.com

                          Бизнес-процесс — это действие или набор действий, которые могут достичь определенной цели организации. Бизнес-процессы должны иметь целенаправленные цели, быть как можно более конкретными и иметь последовательные результаты.

                          Управление бизнес-процессами (BPM) — это систематический подход к улучшению этих процессов, который помогает достичь бизнес-целей. Если организация не может выполнять определенные бизнес-процессы внутри компании из-за затрат или ресурсов, она может использовать аутсорсинг бизнес-процессов (BPO). Многие организации поручают определенные бизнес-задачи, такие как расчет заработной платы, человеческие ресурсы (HR) или бухгалтерский учет, стороннему поставщику услуг.

                          Чтобы измерить успех бизнес-процесса, организации отслеживают успешное завершение различных шагов в рамках процесса, т. Е. Контрольных показателей, или достижение конечной точки процесса. Когда бизнес-процесс не помогает организации достичь цели в рамках графика или имеющихся ресурсов, существует ряд стратегий, которые вы можете использовать для улучшений.Организации могут сосредоточиться на видимости бизнес-процессов для выявления проблем с производительностью или выполнением процессов.

                          Отображение бизнес-процессов дает организациям визуальное представление о том, как функционируют различные процессы, и дает организациям лучшее представление о том, как работает бизнес. Это также может помочь повысить операционную эффективность бизнеса.

                          История и эволюция

                          Работы экономиста Адама Смита, академика и писателя Томаса Дэвенпорта, инженера Фредерика Тейлора и гуру менеджмента Питера Друкера оказали большое влияние на то, как организации определяют и управляют бизнес-процессами.

                          Смит, автор книги Богатство народов , первым понял, как использование разделения труда — разделение работы на набор задач, выполняемых экспертами, — может привести к повышению производительности.

                          Инновации Тейлора в области промышленного проектирования привели к повышению производительности труда организации. Ему приписывают преобразование рабочего места с его идеями по организации работы, фрагментации задач и измерения рабочих мест.

                          Друкер, которого называют отцом современного менеджмента, сосредоточился на упрощении и децентрализации процессов и представил концепцию аутсорсинга.

                          Давенпорт определил бизнес-процесс как набор логически связанных задач, выполняемых для достижения определенного бизнес-результата. По словам Давенпорта, процессы составляют структуру, которая помогает организациям выполнять задачи, необходимые для создания ценности для своих клиентов.

                          Бизнес-процесс в сравнении с бизнес-процедурой и бизнес-функцией

                          В то время как бизнес-процесс представляет собой серию связанных задач, которые приводят к желаемому результату, бизнес-процедура — это четко определенный способ выполнения бизнес-процесса. Бизнес-процедура описывает команды и людей, ответственных за каждую часть процесса, а также спецификации, применимые к каждой из этих частей.

                          Бизнес-функция — это организационная единица бизнеса с определенным набором обязанностей и действий, которые она выполняет, чтобы помочь бизнесу выполнять свои общие цели и процессы.

                          Категории бизнес-процессов

                          В зависимости от организации, отрасли и характера работы бизнес-процессы часто делятся на разные категории.Эти категории включают:

                          • Операционные процессы — или основные процессы: Операционные или основные процессы связаны с основным бизнесом и цепочкой создания стоимости. Эти процессы приносят пользу потребителю, помогая производить продукт или услугу. Операционные процессы представляют собой важную бизнес-деятельность, которая достигает бизнес-целей, например, получение дохода. Некоторые примеры этого включают прием заказов клиентов и управление банковскими счетами.
                          • Вспомогательные процессы — или второстепенные процессы: Вспомогательные процессы поддерживают основные процессы и функции в организации. Примеры поддерживающих или управленческих процессов включают бухгалтерский учет, управление персоналом и безопасность на рабочем месте. Одним из ключевых отличий между операционными процессами и процессами поддержки является то, что процессы поддержки не приносят напрямую пользу клиентам.
                          • Процессы управления: процессы управления измеряют, отслеживают и контролируют деятельность, связанную с бизнес-процедурами и системами. Примеры процессов управления включают внутренние коммуникации, руководство, стратегическое планирование, составление бюджета и управление инфраструктурой или мощностью.Как и вспомогательные процессы, процессы управления не приносят пользу клиентам напрямую.

                          Управление бизнес-процессами

                          Управление бизнес-процессами — это стратегия, которую организации используют для надзора за своими бизнес-процессами, чтобы обеспечить их бесперебойную работу. Это может помочь в улучшении процессов, помогая в анализе со стороны руководства, и может контролировать организационные процессы, чтобы гарантировать их эффективность и результативность. Организации используют программное обеспечение BPM для мониторинга и контроля автоматизированных и неавтоматизированных бизнес-процессов, а также для улучшения своих процессов управления.

                          Действия по управлению бизнес-процессами включают такие этапы, как моделирование бизнес-процессов, их выполнение, мониторинг и оптимизация.

                          Мониторинг бизнес-процессов

                          Мониторинг бизнес-процессов — это метод использования аналитики для мониторинга производительности процесса. Мониторинг процесса используется для обнаружения таких элементов, как время цикла процесса, ошибки и стоимость.

                          Организации используют функциональный мониторинг для оценки функциональной производительности процесса.Технический мониторинг помогает измерить техническую эффективность приложения путем контроля и регистрации таких аспектов, как время отклика и время простоя.

                          Категории бизнес-процессов

                          Видимость бизнес-процессов

                          Видимость бизнес-процессов дает предприятиям полное представление о каждом из их процессов, повышает оперативную оперативность и ускоряет принятие решений. Это помогает управленческим командам определить, согласованы ли их процессы с ключевыми бизнес-целями и задачами и работают ли сопутствующие процедуры, которые помогают сделать процесс успешным, правильно.

                          Мониторинг бизнес-процессов также может помочь улучшить видимость бизнес-процессов, помогая выявлять возможные проблемы.

                          Моделирование или отображение бизнес-процессов

                          Бизнес-процессы часто изображаются визуально в виде блок-схемы, показывающей последовательность задач с определенными контрольными показателями или точками принятия решений. Картирование или моделирование бизнес-процессов наглядно иллюстрирует с помощью графиков и диаграмм, как одни процессы перетекают в другие.

                          Есть несколько разных способов представить себе отображение бизнес-процессов и рабочий процесс.

                          • Последовательный бизнес-процесс: Последовательные бизнес-процессы описаны в документе с четкими начальными и конечными точками. Следуя этой карте процесса, организация выполняет серию действий, чтобы выполнить задачу в рамках ограничений заранее определенной временной шкалы.
                          • Бизнес-процесс, управляемый статусом: Бизнес-процесс, управляемый статусом, не имеет строгих начальных и конечных точек. Эти процессы могут завершиться на любом этапе в зависимости от изменений рабочего процесса, характера производства или корпоративной культуры.Кроме того, для процессов, управляемых статусом, типично повторение или цикл на одном и том же этапе процесса.
                          • Параллельный бизнес-процесс: когда операции в бизнес-процессе выполняются параллельно, они выполняются одновременно. В этом типе выполнения бизнес-процесса операции во всех ветвях должны быть завершены до того, как можно будет начать следующий шаг в бизнес-процессе.

                          Что такое бизнес-процесс [2+ практических примера]

                          Бизнес-процесс — это серия повторяемых шагов, предпринимаемых командой или компанией для достижения какой-либо бизнес-цели: управление поставками, сборка продуктов, адаптация сотрудников и т. Д.

                          Ключевым аспектом бизнес-процесса является повторяемость — процесс не является одноразовым.

                          Допустим, это процесс адаптации сотрудников. Чтобы нанять сотрудника, ваша организация должна…

                          1. Подготовить и раздать необходимые документы
                          2. Назначить им роль в компании
                          3. Подготовить все их технологии — доступ к коммуникациям, инструменты управления проектами и т. Д.
                          4. Подготовьте рабочую станцию ​​
                          5. Представьте своей команде и коллегам
                          6. и т. Д.

                          Здесь каждый шаг структурирован и повторяется. Независимо от того, сколько сотрудников вы наняли, вам придется пройти через одни и те же шаги. Если шаг будет пропущен, это может привести к очень дезориентации сотрудника и непродуктивному рабочему дню. С другой стороны, этот процесс очень легко наметить или организовать с помощью программного обеспечения, возможно, даже превратить его в контрольный список.

                          Важное примечание

                          Вам, наверное, интересно, кто такие и . Tallyfy — это продукт, который упрощает и автоматизирует ваши бизнес-процессы.В этом секрет бесперебойной работы. Вместо создания диаграмм процессов (на которые никто не смотрит), документации (которую вы можете только читать и никогда не предпринимать никаких действий), электронных писем, чатов и хаоса — вы можете создать и запустить любой процесс в своей компании за секунды.

                          Выбор простых и дешевых инструментов для управления проектами или задачами — самая большая ошибка, которую вы когда-либо могли сделать . Ты получаешь то, за что платишь. Если вы попытаетесь сэкономить цент — вы потеряете доллар. Потраченное впустую время (40 долларов в час) намного дороже, чем стоимость программного обеспечения.Существует огромная разница между управлением процессами и управлением проектами или задачами. Процессы снимают стресс, делают вещи предсказуемыми — и помогают расти и повышать эффективность. Проекты и задачи — это спонтанный, непредсказуемый хаос.

                          Прежде чем продолжить чтение, важно понять этот контекст. Успешные люди достаточно умны, чтобы коренным образом изменить то, как они работают «прямо сейчас», и удивлять себя и всех остальными новыми идеями. Вы можете немедленно перестать сражаться с трудностями каждый день — и добиться большего личного успеха в своей карьере, представив современный способ создания, отслеживания и даже выполнения задач со своими коллегами.

                          В любом случае … извините за прерывание! Вернемся к остальной части статьи.

                          Основным преимуществом бизнес-процессов является то, что они оптимизируют ваш бизнес. Вы можете, например, сказать своему руководителю, чтобы он «принял нового сотрудника», и, возможно, добьетесь определенных результатов. Или они могут забыть подписать какой-то важный документ и в конечном итоге получить судебный иск в течение года. С другой стороны, при структурированном бизнес-процессе менеджер точно знает, что ему нужно делать, шаг за шагом.

                          Это, в свою очередь, делает ваш бизнес намного более эффективным…

                          • Более четкие обязанности — Все знают, над какой задачей они должны работать. Таким образом, у вас не будет сотрудников, работающих, например, над одной и той же задачей, или если задача останется невыполненной, потому что никто не подумал, что это их работа
                          • Меньше ошибок — Так как все заняты своей работой, остается гораздо меньше места за человеческую ошибку
                          • Повышение производительности — Если задачи правильно распределены по всей организации, ваши сотрудники станут более продуктивными, поскольку меньше времени тратится на организационные вопросы
                          • Сниженные затраты — Благодаря повышенной производительности сотрудники будут имеют гораздо лучший «результат», поскольку они тратят меньше времени на бесполезную работу и больше на задачи, которые действительно имеют значение

                          Вы хотите документировать и запускать свои процессы?

                          Не используйте MS Word или Google Docs, а не используйте блок-схемы .

                          Документирование процессов с использованием блок-схем может выглядеть красиво и красиво, но вы не можете их запустить . Еще хуже — блок-схемы никто не смотрит.

                          ПОСМОТРЕТЬ ЗДЕСЬ

                          Примеры бизнес-процессов

                          Существует бесчисленное множество примеров бизнес-процессов — это то, что можно найти в любой организации. Независимо от того, являетесь ли вы небольшим стартапом, занимающимся контент-маркетингом, или гигантской корпорацией, производящей ультрасовременные смартфоны, вы делаете все это с помощью бизнес-процессов.

                          Процесс адаптации клиентов

                          При привлечении новых клиентов агентство должно проявлять профессионализм, вежливость и компетентность. Если вы в конечном итоге приобретете крупного клиента, последнее, чего вы хотите, — это чтобы ваша команда сидела и думала: «Хорошо, а что дальше?»

                          Однако если у вас есть четкий и четкий процесс адаптации клиентов, это останется в прошлом. В качестве примера рассмотрим случай с маркетинговым агентством.

                          Примечание

                          Вы заинтересованы в действительно полезном анализе последних тенденций в области бизнес-технологий и операций? Разговоры из окопов публикуется Tallyfy раз в 2 недели, и его нельзя пропустить.Вы будете умнее и лучше информированы автоматически. Итак — не покидайте эту страницу, не подписавшись на нее.

                          В любом случае … мы продолжим с того места, где остановились выше.

                          1. Запланировать первую встречу . Познакомьтесь с бизнесом клиента, как работает отрасль, какова конкуренция и т. Д.
                          2. Оцените компанию целей и активов . Знайте, чего хочет от вас ваш клиент, и как вы можете использовать его сильные стороны для достижения этих целей.
                          3. Определите KPI .Клиент захочет иметь способ измерить ваш прогресс, чтобы убедиться, что вы приносите результаты.
                          4. Создайте план действий . Что ваша команда собирается делать в течение недели, месяца, года и т. Д.
                          5. Шаг для клиента. Посмотрите, нравится ли им предложенная стратегия. Если нет, начните заново. Если они это сделают, назначьте все задачи нужным членам команды.

                          Процесс контент-маркетинга

                          Контент-маркетинг может быть очень беспокойным, если вы не организуете его в четкие бизнес-процессы.Если вы не поработаете над этим, у вас будет 20 незавершенных статей, потерянных в подвешенном состоянии, очень сбитый с толку дизайнер и сбитая с толку база подписчиков, отчаянно ожидающих своей еженедельной статьи.

                          В зависимости от вашей стратегии существует множество различных способов создания рабочих процессов контент-маркетинга.

                          В качестве примера давайте рассмотрим очень простой процесс публикации…

                          1. Автор контента берет и завершает первый черновик статьи. Включает описания любых пользовательских изображений, которые будут использоваться в статье.
                          2. Маркетолог собирает контактную информацию влиятельных лиц, которая будет использоваться для рекламы и маркетинга после того, как статья будет готова.
                          3. Редактор проверяет статью, делает замечания по грамматике, стиль, орфография и т. д.
                          4. Дизайнер создает пользовательские изображения по запросу и отправляет их автору контента.
                          5. Автор принимает во внимание комментарии, исправляет любые ошибки и добавляет изображения в статью.
                          6. Эксперт по SEO следит за тем, чтобы статья соответствовала требованиям. правильная оптимизация и публикует статью
                          7. Маркетолог использует комбинацию рекламы и рассылки по электронной почте, чтобы убедиться, что статья прочитана

                          Отображение, улучшение, реинжиниринг и автоматизация бизнес-процессов

                          , строительные блоки любой организации.

                          Дело в том, что для многих предприятий процессы неорганизованы и неявны. У каждого есть общее представление о том, что происходит и что нужно сделать, но это не на бумаге и не отслеживается с помощью программного обеспечения.

                          Чтобы получить максимальную отдачу от бизнес-процессов, вы можете сделать 4 вещи.

                          Отображение бизнес-процессов

                          Отображение бизнес-процессов довольно просто — вы, вероятно, имеете довольно хорошее представление о том, как работает ваш бизнес. Если вы занимаетесь этим какое-то время, то вы определенно знаете все тонкости!

                          Итак, вы хотите записать все свои процессы на бумаге.Вы можете использовать для этого настоящую бумагу, программное обеспечение для блок-схем или программное обеспечение для управления рабочим процессом. С этого момента вы можете использовать график для анализа или отслеживания ваших процессов.

                          Как известно, чем более продвинутым будет ваш инструмент, тем больше преимуществ вы получите. Программное обеспечение рабочего процесса, например, не только для картографирования, но и позволяет отслеживать процесс в реальном времени.

                          Business Process Improvement (BPI)

                          После того, как вы остановите все процессы, вы получите еще лучшее представление о том, как работает ваш бизнес.Это в конечном итоге приведет вас к инициированию кампании улучшения бизнес-процессов (BPI) — если смотреть сверху вниз, очень легко обнаружить слабые места в ваших процессах. Иногда вы обнаруживаете совершенно бесполезные задачи, в других — вы найдете более эффективные способы их выполнения.

                          В некоторых случаях вы обнаружите, что некоторые задачи совершенно бесполезны и их можно пропустить. В других случаях вы можете найти гораздо лучший и более быстрый способ сделать это.

                          Автоматизация бизнес-процессов (BPA)

                          Один из способов улучшить ваши бизнес-процессы — просто добавить технологии в микс — и здесь на помощь приходит автоматизация бизнес-процессов (BPA).Любая чрезвычайно черная задача — то есть слишком много ручного труда — есть шанс, что программное обеспечение может выполнять ее намного лучше и быстрее.

                          Скажем, например, член команды должен отправить электронное письмо тому, кто отвечает за следующий этап процесса. Вместо того, чтобы делать это вручную, программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS) могло бы сделать это за них.

                          Хотите узнать больше о BPMS? Ознакомьтесь с нашим сравнением некоторых из лучших инструментов BPM!

                          Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR)

                          В некоторых случаях вы поймете, что ваши процессы просто полностью устарели.Вместо того, чтобы брать что-то старое и складывать, будет намного проще просто полностью переделать их.

                          Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) означает взятие старых процессов и поиск новых способов их выполнения. Это можно сделать, например, с помощью технологий. Вместо того, чтобы вручную вести бухгалтерский учет в виде физической бухгалтерской книги, вы могли бы использовать некоторое бухгалтерское программное обеспечение, которое сделает старый процесс полностью избыточным.

                          Более свежий пример — использование смарт-контрактов для BPR.DNN, децентрализованная новостная сеть, поддерживает свою издательскую систему с помощью смарт-контрактов. Представленные статьи должны быть рассмотрены разными читателями, чтобы выбрать лучшую и передать ее редакторам и, в конечном итоге, издателям. Смарт-контракты могут помочь вам перемещать статьи по конвейеру публикации, этап за этапом, снижая при этом предвзятость и повышая эффективность.

                          Заключение

                          Теперь, когда у вас есть хорошее представление о том, как работают бизнес-процессы, вы можете начать их картирование и, возможно, реализацию инициативы BPI или BPR.

                          Добавить комментарий

                          Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *