Как составить акт о прогуле сотрудника образец: Акт об отсутствии работника на рабочем месте. Образец акта прогула

Правила составления и образец акта о прогуле сотрудника

Трудовое законодательство РФ четко регламентирует правила увольнения сотрудников, как по уважительным, так и по негативным для физического лица причинам. Прогул считается грубым нарушением правил внутреннего распорядка, поэтому большинство работодателей пользуются данной опцией для прекращения трудовых отношений. Важно отметить, что увольнение по статье лучше использовать взвешенно, потому что при оспаривании приказа в суде придется обосновывать правомерность решения письменными доказательствами.

Содержание статьи:

Содержание

Прогул: юридическая трактовка

Согласно нормам п.1 ч.6 ст.81 ТК РФ, прогул – это отсутствие гражданина на работе. Продолжаться он может на протяжении таких промежутков времени:

  • 4 часа за один рабочий день;
  • вся трудовая смена, независимо от ее длительности.

При судебном рассмотрении вопроса работодатель должен доказать факт прогула. Дело в том, что в большинстве трудовых договоров не прописана четкая привязка к конкретному рабочему месту (например, человек трудится только за этим столом и не имеет право появиться в каком-то другом помещении), а указано наименование должности и название предприятия.

УвольнениеПод рабочим местом сотрудника подразумевается вся территория юридического лица. Исходя из этого, никто не может запретить человеку по производственной необходимости отойти от своего основного рабочего стола (кульмана, станка) в другой отдел, к начальству. Такое отсутствие не признается прогулом и не может стать основанием для увольнения. Кроме этого, важной особенностью факта является следующее: представители работодателя не имеют абсолютно никакой информации о месте нахождения сотрудника, так как он не выходит на связь.

Уважительные причины невыхода на работу

Любая причина отсутствия на рабочем месте должна быть подтверждена документально, за исключением ситуаций природного или техногенного характера. Закон четко не регламентирует перечень вариантов, которые могут повлечь за собой отсутствие сотрудника на работе, поэтому руководитель вправе самостоятельно анализировать ситуацию и принимать взвешенное решение в индивидуальных случаях. Практика показывает, что работодатели обычно расценивают как уважительные такие моменты:

  1. Заболевание сотрудника (предоставляется больничный лист).
  2. Выполнение общественных, а также государственных обязанностей (например, участие в избирательных комиссиях, народных дружинах, работа присяжным заседателем в суде).
  3. Сдача крови на станции переливания для нужд больниц (донорство).
  4. Забастовка.
  5. Привод в органы полиции, принятие решения об аресте.
  6. Проблемы с транспортом (пробки в городе, отмена рейса городского или пригородного сообщения, поломка автобуса на пути следования).
  7. Остановка в работе по причине невыплаты заработанного после задержки сроком не менее 15 календарных дней. Важно не забывать, что сотрудник должен написать письменное уведомление работодателю в 2 экземплярах, один из которых остается на руках у гражданина (обязательно потребовать в канцелярии, чтобы поставили входящий номер).
  8. Отправка родственника в больницу по причине резкого ухудшения состояния здоровья.
  9. Пожары и другие стихийные бедствия (снегопад, гололед, ливень, ураган и т.д.).

Что можно считать прогулом работы в рф

Исходя из судебной практики, ни в коем случае не признаются уважительными такие ситуации:

  1. Использование отгула, если выход на работу не оформлен документально.
  2. Пребывание родственника на стационарном лечении в больнице.
  3. Прохождение медкомиссии без оформления больничного либо согласования с руководителем.
  4. Требование предоставления отпуска по уходу за ребенком, если вопрос не утвержден начальством.
  5. Непоявление на рабочем месте по причине пьянства либо празднования дня рождения.

Составление акта о прогуле

Работодатель должен быть готов отстаивать свою правоту в суде. Поэтому в его интересах подготовить максимальное документальное обоснование своей правоты – составить акт о прогуле.

Цели и условия составления

Главная цель данного документа – фиксация факта нарушения, то есть отсутствия человека на работе. Бумага составляется в свободной форме при таких условиях:

  • Наличие факта непосещения сотрудником рабочего места.
  • Человека нет на протяжении всей смены либо не менее 4 часов подряд.
  • Наличие свидетелей, подтверждающих отсутствие коллеги.

Важно знать! Обязательного требования фиксировать факт в день его совершения нет, так как сотрудник по телефону может сказать, что он заболел, а по факту при выходе на работу не предоставить больничный лист.

Лицо, оформляющее акт

Акт о прогуле сотрудника составляется комиссией. В ее состав входят следующие должностные лица:

  • сотрудник кадровой службы предприятия;
  • непосредственный руководитель прогульщика;
  • один или несколько коллег сотрудника, который не вышел на работу.

Заполнение акта проводится кадровиком по причине детального знания нормативно-правовых актов отрасли трудового права. Остальные лица ставят свои подписи в качестве подтверждения факта прогула как явления, негативно влияющего на работу предприятия.

Содержание документа и порядок оформления

Документ оформляется в присутствии нескольких человек, чтобы каждый из них мог убедиться в том, что коллеги действительно нет на работе. Акт прогула пишется в день невыхода гражданина либо в первый день после появления человека на территории фирмы (предприятия).

В первой части бланка (унифицированной формы нет) указывается следующее:

  • название документа;
  • порядковый номер по счету;
  • дата составления.

В основной части обязательно пишутся такие данные, как ФИО и название должности (скачать форму можно из сети) следующих лиц:

  1. Вылететь с работыСоставителя документа.
  2. Лиц, которые являются свидетелями ситуации и подпишут документ как подтверждение прогула.
  3. Самого виновника, поведение которого стало причиной составления акта о прогуле.

После этого важно проставить в документе данные:

  1. Дату, когда человека не было на работе.
  2. Часы, на протяжении которых по данным коллег, гражданин точно не находился на территории учреждения.

Важно знать! Когда гражданин появляется после прогула, ему вручается составленный в двух экземплярах акт. Одна копия остается на предприятии (сотрудник пишет «Ознакомлен», подписывает, ставит дату), а вторую забирает себе прогульщик.

Сроки составления

Существует несколько важных моментов. Документ составляется по горячим следам и вручается человеку (если тот появляется) сразу же. Максимальный срок создания акта – 1 месяц с даты выявления факта. За этот временной отрезок непосредственное начальство и администрация предприятия уже будут точно знать причину прогула и оценят уровень ее уважительности. Написание бумаги задним числом не допускается.

Увольнение за неявку по закону допускается на протяжении 6 месяцев после данного факта в случае непредоставления документов, подтверждающих уважительность причины пропуска. Более детальную информацию можно найти в базе «Консультант плюс».

Образец документа

Акт о прогуле

Вышеуказанный пример можно использовать при составлении актов без боязни, что документ будет написан неправильно.

Меры дисциплинарного взыскания за невыход на работу

Согласно нормам ст.192 ТК РФ, к работникам могут быть применены следующие виды дисциплинарного влияния:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.

Внимание! Закон не устанавливает конкретные критерии по отдельным видам последствий, оставляя право окончательного решения за работодателем.

Исходя из практики, прекращение трудовых отношений в качестве санкции начальство считает крайней мерой и применяют редко, ну а чаще всего речь идет о выговоре. Вместе с тем, прогульщикам не стоит обольщаться и надеяться на доброту руководства, так как большинство предприятий ведет учет общего количества выговоров на каждого сотрудника. Увольнение в итоге возможно по совокупности нарушений.

Аннулирование акта о прогуле

Если у сотрудника есть основания аннулировать акт, он имеет право обратиться в суд. При подобном рассмотрении вопроса о восстановлении на работе либо о снятии дисциплинарных взысканий бывший сотрудник может доказать следующее:

  • Часы у девушки
    Он не был ознакомлен с документом и не подписывал его.
  • Предоставил на работе все необходимые документа для подтверждения уважительности причин отсутствия.
  • Не обнаружил в акте подтверждения, что его не было действительно более 4 часов на работе.

Заключение

Акт о прогуле составляется в свободной форме с указанием минимально необходимой информации. Основная цель документа – фиксация совершения факта дисциплинарного нарушения для дальнейшего привлечения провинившегося сотрудника к ответственности.

Образец акта о невыходе на работу без уважительной причины 2020 года

При адекватном отношении работника к начальству и своим обязанностям, он заранее сообщает о своем отсутствии. Это может быть просьба или предупреждение. Естественно, такие действия сопровождаются пояснениями. Но далеко не всегда встречаются такие сотрудники. Существует немалое количество безответственных граждан, которые могут просто не выйти на рабочее место без каких-либо предупреждений. Именно в этой ситуации логическим действием со стороны руководителя будет оформление акта о невыходе на работу.

Форма

У этого документа нет обязательной формы. Соответственно, оформлять акт разрешается в свободном стиле. Для этого подойдет обычный альбомный лист бумаги. Хотя для большего упрощения данной процедуры многие организации создают специальные шаблоны. Обычно фирменный бланк уже содержит все важные сведения. Ответственному лицу лишь остается внести информацию в соответствующие графы.

По сути, здесь имеется две заинтересованные стороны: сотрудник и работодатель. Каждая из них должна получить на руки одну копию. Соответственно, документ оформляется в двух экземплярах, которые обладают одинаковой юридической силой. Также не имеет значения, на компьютере заполнен документ или от руки. Главное, чтобы здесь были проставлены «живые» подписи всех ответственных лиц.

(Видео: “Что делать, если работник не приходит и на звонки не отвечает”)

Для чего нужен акт

Для чего нужен актДля чего нужен актГлавная цель оформления данного акта заключается в том, чтобы с его помощью документально зафиксировать факт отсутствия работника. Не стоит путать этот документ с актом о прогуле, в котором уже точно указано, что у работника нет уважительной причины. Ведь в тот момент, когда сотрудник не появился на работе с утра, причина его отсутствия еще неизвестна.

Соответственно, это дело еще должно иметь продолжение. Ведь через определенное время выяснится, почему работник не пришел. Так, если он не представит доказательства уважительной причины, ему будет оформлен прогул со всеми вытекающими отсюда последствиями. Если работник не явился по причине серьезной болезни, не имел возможности сообщить об этом своему руководителю, это может считаться уважительной причиной. Соответственно, акту не дают дальнейший ход.

Действия руководства в случае невыхода сотрудника на работу

Действия руководства в случае невыхода сотрудника на работуДействия руководства в случае невыхода сотрудника на работуНа каждом предприятии ведется специальный журнал, в котором учитывается рабочее время каждого сотрудника. Если кто-то не явился на свое рабочее место, в журнале проставляется соответствующая отметка. Тот факт, что сотрудник отсутствует по непонятным причинам, фиксируется при помощи специального кода. Если журнал ведется в электронном виде, этот код потом можно изменить. При ручном заполнении на данном этапе рекомендуется код проставлять простым карандашом. В дальнейшем эту отметку можно будет изменить.

Кроме отметки в табеле учета, по распоряжению директора ответственные лица приступают к оформлению акта о невыходе. Сотрудник может не выходить на работу в течение нескольких дней. Если работодатель не знает точную причину отсутствия, данный акт составляется каждый день. В последний день рабочей недели можно составить общий акт, который будет содержать сведения всех ранее оформленных документов.

Крайне желательно, чтобы руководящий состав отправил сотруднику уведомление, в котором можно попросить дать объяснения своего отсутствия. Письменное уведомление станет дополнительным доказательством при судебных разбирательствах. Нужно знать, законодательство не обязывает работодателя придерживаться определенного алгоритма действий. Соответственно, руководители вправе сами назначать правила поведения в таких ситуациях.

(Видео: “Как оформить невыход сотрудника на работу?”)

Кто составляет акт о прогуле сотрудника

Обычно составление такого документа входит в обязанности некоторых сотрудников. Заниматься данным процессом могут такие специалисты:

  • юрист;
  • кадровик;
  • руководитель;
  • начальник отдела;
  • секретарь.

Хотя управленец имеет право назначить ответственным и другого работника. Кроме этого, акт должен оформляться в присутствии свидетелей. Другими словами, это делает целая комиссия, членами которой назначаются другие сотрудники. Здесь должно быть минимум два человека, которые подтвердят достоверность всей указанной информации.

Инструкция по заполнению акта о невыходе на работу

Инструкция по заполнению акта о невыходе на работуИнструкция по заполнению акта о невыходе на работуС заполнением такого документа не должно возникнуть никаких сложностей.

Для большего удобства данную процедуру можно рассмотреть поэтапно:

  1. В верхней части документ должен содержать название, которое отображает его суть.
  2. Ниже прописывается дата оформления и город, в котором акт составлялся. Крайне желательно указать и максимально точное время.
  3. Затем идет основанная часть, где указываются данные человека, который занимается оформлением документа. Перечисляются свидетели, их ФИО и должности.
  4. Прописываются сведения о работнике, в отношении которого составляется документ.
  5. Фиксируется сам факт отсутствия сотрудника на рабочем месте. При этом нужно уточнить, когда именно он не явился.
  6. Обычно этот документ составляется, когда еще нет никаких сведений о том, по каким причинам работник отсутствует. Поэтому следует указать, что сведений о причине неявки на момент оформления документа не имеется.
  7. На завершающем этапе документ должны подписать все ответственные лица. Обычно это руководитель отдела кадров, секретарь и другие сотрудники, которые принимали участие в данной процедуре.

Что касается автографов, их должны проставить все свидетели. Именно так они подтверждают, что указанные сведения являются верными, и сотрудник действительно отсутствовал на своем рабочем месте. Как можно догадаться, документ не будет обладать юридической силой, если хотя бы один из указанных в нем свидетелей не поставит свою подпись. Когда вписываются сведения об этом работнике, нелишним будет указать, на каком основании он занимает свою должность. Если это трудовой договор, указывается его номер и дата оформления. Также можно сообщить, что причины отсутствия неизвестны не только руководителю, но и коллегам.

Образец акта об отсутствии на рабочем месте в 2020 году

Образец акта об отсутствии на рабочем месте в 2020 годуОбразец акта об отсутствии на рабочем месте в 2020 году

 Скачать бланк и образец

Можно ли оспорить факт прогула

Можно ли оспорить факт прогулаМожно ли оспорить факт прогулаНужно понимать, в большинстве случаев данный акт составляется для того, чтобы применить к работнику какое-либо наказание. Не исключено, что сам сотрудник не согласится с таким положением дел, поэтому может обратиться в суд. Именно в судебном разбирательстве акт о невыходе на работу будет рассматриваться в качестве доказательства правомерных действий со стороны организации.

Но все-таки у работника есть право оспорить документ в судебном разбирательстве. Хотя нужно быть готовым к тому, чтобы представить доказательства веских причин своего отсутствия. Кроме этого, акт может быть признан недействительным, если работника не ознакомили с ним должным образом. Крайне желательно, чтобы эти доводы подкреплялись различными сведениями, в том числе и документальными. В том случае, если сотрудник докажет свою правоту, судебным решением с него будут сняты все обвинения. Если неявка стала причиной увольнения, суд обяжет работодателя вернуть сотрудника на работу.

Хотя бывают и другие ситуации. Например, работник прекрасно понимает, что вина полностью лежит на нем. Соответственно, после оформления акта он не может доказать, что отсутствовал по уважительным причинам. После этого отсутствие работника считается прогулом со всеми вытекающими отсюда последствиями. В таких ситуациях наказание выбирает сам работодатель. В большинстве случаев это дисциплинарное взыскание в виде выговора, устного или письменного предупреждения. В особых случаях, например, если это не первый прогул, или за работником замечались другие серьезные нарушения трудового договора, сотрудник может быть уволен.

Бывает так, что причиной неявки стала уважительная причина, и этому имеются документальные подтверждения. В таких ситуациях работодатель снимает с подчиненного все обвинения, и он продолжает выполнять свои трудовые обязанности. В этом случае у сторон нет друг к другу никаких претензий, поэтому до судебного разбирательства дело не доходит.

Вообще, руководители организаций стараются всячески избегать таких серьезных конфликтов, которые решаются в суде. Ведь нередко при разбирательствах в организациях устраиваются дополнительные проверки. Это явно не на руку работодателям. Соответственно, в большинстве случаев такие разбирательства начинаются именно по инициативе работника, по мнению которого наказание было назначено несправедливо.

Акт о прогуле: образец 2020 года

Акт о прогуле работника — это документ, согласно которому можно привлечь сотрудника к дисциплинарному взысканию. Наказание может носить устный характер виде замечания или же расторжение всех трудовых отношений. Читайте так же статью ⇒ Как уволить работника за прогулы.

Кто может составить акт о прогуле сотрудника

Трудовое законодательство РФ позволяет прибегать руководству к привлечению к ответственности своего работника, прогулявшего рабочее время. Документ о прогуливании может составить непосредственный руководитель нарушителя. Начальник обязан указать по какой причине был совершен прогул и к какому наказанию будет подвергнут сотрудник. Также решение о признании нарушения возлагается на комиссию.

Сроки составления акта о прогуле работника

Если работник отсутствует на рабочем месте более 4-х часов, то этот факт можно рассматривать как прогул и можно составлять акт о нарушении. При этом нужно фиксировать все пропущенные дни и заверять их документально, что бы можно было доказать прогул и взыскать с работника за пропуск с работника.

Он должен быть составлен не позднее 30 дней, а также следует знать, что оформление документа невозможно если руководство не получило объяснительной записки от прогулявшего работника.

Порядок составления акта об отсутствии на рабочем месте

Акт за прогул оформляется в день отсутствия сотрудника. Сначала необходимо дождаться, чтобы прошло установленное время (при 4-х часах отсутствия подряд). После этого составляется комиссия из двух человек сотрудников предприятия, которые должны зафиксировать факт отсутствия работника на рабочем месте в рабочее время.

Заполняется сам акт, после чего представители комиссии ставят подписи. После этого необходимо получить подпись работника, за которым будет числиться прогул.

Составленный акт передается специалисту по кадрам. На основании этого документа он проставляет отметку «НН» в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13.

Затем работодатель обязан дождаться прихода работника и получить от него объяснительную записку. Согласно ст. 192 ТК РФ, нельзя уволить человека за прогул, не выяснив его причины. Сам прогул можно зафиксировать только при условии, что у работника не было уважительной причины для неявки на работу. Если уважительная причина была, он должен описать ее в объяснительной записке. Прогул в таком случае будет исключен, работник просто вернется к выполнению своих трудовых обязанностей.

Но если в объяснительной записке не будет указано уважительной причины, можно будет издавать распоряжение о дисциплинарном взыскании. Читайте также статью ⇒ Оформление увольнения за прогул 2020.

Какие причины  прогула считаются уважительными

Законодатель не дает ни в одной статье ТК определения, какие уважительные причины для прогула. Считается, что этот факт необходимо устанавливать в рамках разбирательства, то есть, отдельно в каждом индивидуальном случае. На практике уважительным является основание, возникшее не по воле работника. А именно:

  • болезнь работника;
  • болезнь (смерть) близкого родственника;
  • чрезвычайные ситуации;
  • дорожные аварии либо происшествия;
  • жилищно-коммунальные аварии;
  • прочее.

Разумеется, уважительные причины прогула работы должны быть документально засвидетельствованы либо подтверждены иным образом, допустим, показаниями свидетелей. Документы необходимо удостоверить в общем порядке. Например, получить медицинскую справку, копию протокола о ДТП.

Закон не считает прогулом также отсутствие работника с ведома руководителя. То есть, если сотрудник «отпросился», то это не прогул. Но, как и при других причинах, факт разрешения руководства необходимо доказать.

Устного разрешения недостаточно, ведь его невозможно будет доказать. На практике работодатель может воспользоваться этим . Поэтому важно знать, что является прогулом без уважительной причины, отсутствие на рабочем месте даже с дозволения руководителя, если нет письменных подтверждений разрешения.

Часто задаваемые вопросы по составлению акта о прогуле

Вопрос 1: Работник допустил прогул, но акт не составлен. Однако есть показания других работников и данные электронной пропускной системы. Этого достаточно для наложения дисциплинарного взыскания?

Ответ: Показаний электронной системы будет достаточно, если в локальном акте компании прописано, что для учета рабочего времени будет применяться такая система.

Вопрос 2: Работник несколько дней отсутствовал на работе. Составлен акт, с него получено объяснительная записка, причина неуважительная. Можно ли уволить сотрудника? Если да, то тогда какой датой?

Ответ: Уволить за прогул в этом случае можно и увольнение будет днем, когда было документально подтверждено отсутствие  уважительной причины.

Вопрос 3:  Работник уволен за отсутствие на рабочем месте, в акте говорится о том, что он отсутствовал в рабочем кабинете более 4 часов подряд. Но при этом сотрудник был на территории организации в других кабинетах. Можно ли было его уволить таким образом?

Ответ: В этом случае нужно читать  условия трудового договора. Если в нем четко определено рабочее место, что это рабочий кабинет, тогда увольнение правомерно.

Вопрос  4: Работник отказывается писать объяснительную записку по факту отсутствия на рабочем месте более 4-х часов. Какие действия должен предпринять руководство предприятия?

Ответ: При отказе работника писать объяснительную, работодатель создает комиссию, которая составляет акт, удостоверяющий отказ работника писать объяснительную, поясняющую его проступок.

Читайте также статью ⇒ Расчет при увольнении за прогул.

Акт о прогуле работника (образец заполнения)

Акт

16.01.2018 г. № 11
             (дата)                       (номер)
г. Краснодар
                 (место)

Об отсутствии работника

на рабочем месте

Мною, руководителем отдела продаж Куликовым И.В.

(должность, фамилия, имя, отчество)

в присутствии бухгалтера Сорокиной И.Ю.

                                                                                (должность, фамилия, имя, отчество)

и маркетолога Петровой  Е.В.

                                                                                (должность, фамилия, имя, отчество)

составлен настоящий акт о нижеследующем:

Работник отдела продаж, товаровед Рябининой Марина Ивановна

(должность, подразделение, фамилия, имя, отчество)

отсутствовала на рабочем месте 15.01.2018 г. в течение четырех часов с 14.00 по 18.00

(дата, период времени)

без уважительных причин.

Свое отсутствие объяснить отказалась.

Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:

1. бухгалтер Сорокина И.Ю. Сорокина

 

                          (должность)                                                (подпись)                                (расшифровка  подписи)

2. маркетолог Петрова Е.В. Петрова

 

                         (должность)                                                (подпись)                                (расшифровка  подписи)

Настоящий акт составил:

руководитель отдела продаж Куликов И.В.  Куликов

 

                                       (должность)                                                (подпись)                                (расшифровка  подписи)

С актом ознакомился и один экземпляр получил:

товаровед Рябинина М.И.Рыбакова

                          (должность)                                                (подпись)                                (расшифровка  подписи)

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Акт об отсутствии работника на рабочем месте – образец, бланк 2020 год

Устраиваясь на работу, новый сотрудник подписывает трудовой договор. Здесь четко прописаны правила, которые он обязуется соблюдать. Нужно понимать, нарушение трудовой дисциплины дает право работодателю уволить сотрудника, расторгнув договор.

Такое наказание может последовать за злостные нарушения, к которым относятся и прогулы. Если сотрудник важен компании, на первый раз наказание может выглядеть в качестве выговора. При систематических прогулах может наступить увольнение.

Если прогулы являются причиной увольнения, их факт должен быть подтвержден документально. Ведь не исключены случаи, при которых уволенный работник обращается в суд. При этом руководству компании приходится доказывать, что для увольнения у него были серьезные основания. Именно поэтому составляется специальный акт об отсутствии работника.

Форма акта отсутствия работника на рабочем месте

Форма акта отсутствия работника на рабочем местеФорма акта отсутствия работника на рабочем местеОтсутствие обязательной формы вовсе не говорит о том, что составлять документ можно вообще, без каких-либо правил. Это лишь означает, что законом не предусмотрено специального бланка. Однако организации в этих целях разрабатывают и утверждают собственные шаблоны. Кроме этого, акт разрешается оформлять на листе А4. Однако и в этом случае нужно придерживаться определенных правил.

Документ должен иметь два экземпляра. Один из них вручается провинившемуся, второй остается у руководителя. Причем документ подписывается не только работодателем, но и сотрудником, к которому выдвигаются претензии.

Что считается прогулом

Форма акта отсутствия работника на рабочем местеФорма акта отсутствия работника на рабочем местеПо закону прогулом называется отсутствие сотрудника на рабочем месте более четырех часов. Причем начальник об этом не предупреждается. Нет никакой разницы, в какой именно период работник отсутствовал: опоздал утром на четыре часа, ушел с работы, когда до окончания смены оставалось более четырех часов, самовольный отпуск или отгул, неявка на работу. Это все официально считается прогулом, за которым могут последовать серьезные наказания.

(Видео: “Что делать, если работник не приходит и на звонки не отвечает – Елена А. Пономарева”)

Однако прогулом можно назвать только те ситуации, когда нет уважительной причины. Судебной практике известны случаи, при которых работник находится на больничном. Он уверен, что все документы оформлены верно. Но работодатель выявил нарушения в заполнении листа нетрудоспособности. Конечно, в большинстве случаев он связывается с работником, оповещая об ошибке. Однако при этом закон позволяет работодателю считать это прогулом, соответственно, уволить работника за это.

Что не считается прогулом

Что не считается прогуломЧто не считается прогуломСуществует целый список ситуаций, при которых работник отсутствует по причине, которая считается уважительной. Значит, такое отсутствие прогулами назвать нельзя.

К этим ситуациям относятся:

  • Нахождение на больничном;
  • Декретный отпуск;
  • Отпуск, связанный с учебой или сдачей сессии;
  • Сотрудника вызывали в полицию или суд;
  • Сдача донорской крови;
  • Арест;
  • Забастовка;
  • Стихийные бедствия, военные действия и другие ситуации, на которые работник не может повлиять;
  • Работодатель не выплачивает заработную плату более 15 дней. В этой ситуации он не выполняет свои обязательства. Однако при этом сотрудник обязан предупредить начальство о своем отсутствии.

При этом нужно понимать, работодателю необходимо предъявить официальное подтверждение того, что сотрудник отсутствовал по уважительной причине. Это могут быть повестки, справки, объяснительные. Стоит отметить, к чрезвычайным ситуациям относится поломка водопровода в квартире. Но в том случае, если проводится запланированный ремонт того же водопровода, это уже нельзя считать уважительной причиной отсутствия.

Кто составляет акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Кто составляет акт об отсутствии сотрудника на рабочем местеКто составляет акт об отсутствии сотрудника на рабочем местеКак правило, акт заполняется ответственным сотрудником. Это может быть секретарь, начальник отдела, юрист, работник отдела кадров. Однако нужно понимать, документ, составленный одним человеком, может вызывать определенные сомнения и споры. Именно поэтому, в организации принято создавать специальную группу, которая должна состоять из двух и более человек. Сюда могут входить любые сотрудники компании. Они коллективно подписывают акт, подтверждая факт отсутствия работника.

После заполнения документа, его необходимо предоставить сотруднику для ознакомления. В большинстве случаев он понимает свою вину, поэтому безоговорочно ставит свою подпись в документе. На подписание документ подается и руководителю компании. Именно правильно составленный акт дает управленцу издать приказ, в котором говорится об увольнении.

Особое внимание нужно обратить на сроки составления акта. После обнаружения прогула, документ должен быть составлен в течение месяца. Если акт составить позже этого срока, то он не будет иметь юридической силы.

Когда необходимо составлять акт?

Когда необходимо составлять акт?Когда необходимо составлять акт?Многие ошибочно полагают, что акт является единственным документом, который позволяет уволить сотрудника. Однако это не совсем так. Можно сказать, в составлении данного документа нет острой необходимости.

Когда работник не предупреждает о том, что будет отсутствовать, необходимая отметка ставится в табеле, который предназначен для учета рабочего времени. Код «НН» свидетельствует о том, что человек не работает по непонятным причинам. В такой ситуации работодателю приходится просто ставить данные отметки, фиксируя отсутствие сотрудника. Эти записи в табеле также могут стать основанием для увольнения. По сути, это документальное доказательство отсутствия работника, значит, его можно использовать при судебных разбирательствах.

Несмотря на то, что Трудовой кодекс не обязывает организации оформлять акт, данный документ все-таки рекомендован. Не исключено, что работник пожелает отстоять свои права в суде. Он может считать, что его увольнение было незаконным. При этом акт будет дополнительным доказательством того, что сотрудник не вышел на работу. Зачастую предприятия самостоятельно определяют, с какой периодичностью данные акты нужно составлять.

Как правильно составить акт об отсутствии работника на рабочем месте в 2020 году

Как правильно составить акт об отсутствии работника на рабочем месте в 2020 годуКак правильно составить акт об отсутствии работника на рабочем месте в 2020 годуПеред составлением акта нужно постараться выяснить, почему на самом деле работник не вышел. Это позволит понять, достаточно ли оснований для оформления акта и применения соответствующего наказания. К этой ситуации не следует подходить формально. Ведь это может оказаться напрасным. Нередки случаи, когда после оформления этого документа выясняется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Рекомендуется собрать все сведения, полученные в ходе выяснения причины отсутствия. Если у работника уже имелись систематические прогулы, за которые он писал объяснительные, их также можно приложить к акту. Если судебного разбирательства не избежать, вся эта документация пригодится работодателю.

Заполняется акт следующим образом:

  • В верхней части указывается название документа. Здесь должна отображаться его суть;
  • Отмечается город, в котором организация зарегистрирована;
  • Пишется дата составления документа;
  • Указываются все члены комиссии, которые будут подтверждать факт прогула. Пишутся ФИО и должности сотрудников;
  • Подробная информация о работнике, в отношении которого составляется акт;
  • Проставляется дата прогула и время. Если работник отсутствовал в течение определенного времени, указывается промежуток времени, когда сотрудник отсутствовал;
  • Указывается, что работник говорит в свое оправдание. Если он не объясняет причину отсутствия, об этом также должно быть указано в документе.

Работодатель имеет право составлять несколько актов. Например, определенный период работник отсутствовал. На этот период составляется акт, который подписывается комиссией. Но выясняется, что и после этого периода сотрудник не вышел на работу. В таких ситуациях нужно еще раз составить акт, придерживаясь тех же правил. При этом количество повторных актов неограниченно.

Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте в 2020Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте в 2020

Что делать, если работник отказывается знакомиться с актом

После оформления документа его нужно предоставить увольняемому сотруднику, чтобы он ознакомился и подписал акт. Но можно столкнуться с проблемой, когда сотрудник не желает это делать. Главная причина таких действий заключается в том, что работник не согласен с увольнением и информацией, указанной в акте. Хотя и в такой ситуации работнику следует подписать документ. Ведь так он подтверждает только то, что ознакомлен с ним. Уже после этого у него имеется право подать судебный иск, чтобы оспорить решение работодателя.

Но практика показывает, сотрудник даже не желает ознакомиться, соответственно, и подписывать документ. В этом случае работодателю необходимо сделать в акте соответствующую отметку. Также рекомендуется направить сотруднику извещение о том, что данный акт был составлен. При судебных разбирательствах такой документ станет дополнительным подтверждением того, что сотрудник был уведомлен о составлении акта.

Скачать образец и бланк акта

Акт о прогуле работника, образцы

Акт о прогуле работника: особенности составления, примеры и бланки.

Согласно действующему законодательству, прогулом признаётся отсутствие сотрудника на рабочем месте больше 4-х часов подряд. Обязательным условием прогула является отсутствие уважительных причин или нежелание работника объяснить руководству свою неявку. По факту прогула составляется соответствующий акт, который даёт руководителю предприятия право применить к нарушителю дисциплинарное взыскание. Наказание за нарушение трудовой дисциплины остаётся на усмотрение директора. Это может быть устное предупреждение, лишение премии или увольнение. Однако без предварительно составленного акта, взыскательные меры могут быть признаны неправомерными.

Что не считается прогулом:

Трудовое законодательство предусматривает ряд случаев, которые не считаются прогулом. Сюда относятся такие моменты:

  1. Отсутствие по болезни;
  2. Учёба: сессия, защита диплома и пр.;
  3. Выполнение государственных обязанностей или привлечение к общественной деятельности;
  4. Сдача крови – донорство;
  5. Приостановление трудовой деятельности, например, в случае невыплаты заработной платы;
  6. Непреодолимые обстоятельства, например, стихийные бедствия или техногенные катастрофы.

Нужно уточнить, что перечисленные случаи придётся подтверждать документально. Например, в случае с уходом на больничный обязательно представляется медицинская справка. Если речь идёт о защите диплома или сдаче экзаменов – соответствующий документ, выданный учебным заведением.

Кем составляется акт о прогуле

Обычно этим занимается сотрудник предприятия, уполномоченный заполнять такие документы. Например:

  •  Руководитель подразделения;
  •  Менеджер по кадрам;
  •  Штатный юрист;
  •  Бухгалтер.

Акт составляется в присутствии комиссии, состоящей из 2-х и более человек, которые своими подписями подтверждают факт нарушения трудового законодательства.

После составления документа, руководство предприятия должно ознакомить с ним работника, совершившего прогул под роспись. На основании акта, составляется приказ о применении к нарушителю дисциплинарного взыскания.

Особенности составления акта о прогуле

Первое, о чём следует помнить, это время. Документ нужно оформить в течение месяца с момента совершения дисциплинарного проступка. Если это требование не соблюдается, составленный акт не имеет юридической силы.

Унифицированной формы оформления таких документов законодатель не предусматривает. Поэтому акт можно составить на обычном листе формата А4 или любом бланке, утверждённом внутренним регламентом предприятия.

В документе обязательно должны содержаться следующие сведения:

  •  Реквизиты компании: юридический адрес, полное наименование и пр.;
  •  Данные о членах комиссии: Ф.И.О, занимаемые должности;
  •  Объяснения нарушителя о причинах неявки на работу.

Составляется акт всегда в двух экземплярах: один передаётся провинившемуся работнику, второй остаётся у руководства компании.

Возможность обжалования

Если работник не согласен с решением руководства, он вправе обратиться в суд или трудовую инспекцию. В заявлении указывается несогласие с дисциплинарным взысканием и требование о его аннулировании.

Основаниями для признания составленного акта недействительным, считаются:

  1. Отсутствие доказательной базы, например, отсутствие подписей членов комиссии;
  2. Работник не был ознакомлен с документом: отсутствует его подпись;
  3. Представлены документы, подтверждающие, что сотрудник отсутствовал на рабочем месте по уважительной причине.

Образцы заполненных Актов о прогуле работника:

Образец Акта о прогуле работника

Бланк Акт о прогуле работника: скачать в формате Word

 

бланк Акт о прогуле работника

Бланк Акт об отсутствии на рабочем месте: скачать в формате Word

 

бланк Акт об отсутствии на рабочем месте

 

Акт о прогуле (отсутствии на рабочем месте)

Акт о прогуле

 

Акт о прогуле работника пример 2

г. ________________________ „____”____________20___ р.

Комиссия в составе: _1.________________________________

должность, Ф. И.О.

_2.________________________________________________________________________________

должность, Ф. И.О. _3.______________________________________________

должность, Ф. И.О.

составили настоящий акт о том, что ______________________________________________

должность Ф. И.О.

отсутствовал на рабочем месте в рабочее время ______________________________________

дата, время

Принятые меры для выяснения местонахождения работника и причина прогула (отсутствия на рабочем месте) ____________________________________________________________________________

Местонахождение работника на момент составления акта ___________________________________________________________________________________

Какой оправдательный документ, подтверждающий уважительную причину отсутствия на рабочем месте, представил работник, допустивший прогул (больничный, справку и т. д.), обращался ли он за медицинской помощью и кто подтвердил данные сведения___________________________________________________________________________

Достоверность указанных в акте сведений подтверждаем:

1.________________________________________________________________________________

Должность, Фамилия, инициалы

2._________________________________________________________________________________

3.______________________________________________________________________________

С актом ознакомлен:

________________________________________________________________________

подпись, фамилия совершившего прогул работника

________________________________

дата ознакомления

Акт о прогулах образец  скачать —  Скачать — Акт о прогуле  (отсутствии на рабочем месте)

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте – информационный документ фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте. Отсутствие работника на рабочем месте требует от работодателя выполнения определенных действий, в число которых входит оформление необходимых документов. Одним из этих документов является акт об отсутствии на рабочем месте, образец которого можно скачать ниже.

Ключевые моменты составления акта об отсутствии на рабочем месте

Но, прежде, чем заполнять акт, необходимо попытаться связаться с работником для того, чтобы выяснить причину отсутствия. Если работник в течение длительного времени так и не появляется на работе, работодатель делает отметку в табеле учета рабочего времени о прогуле. Данная отметка ставится на основании подтверждающего документа, которым является как раз акт о прогуле.

Прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов. Если смена работника меньше четырех часов, то прогулом считается отсутствие в течение всей смены (ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Акт заполняется, как правило, непосредственным начальником отсутствующего работника или специалистом кадровой службы. Заполненный бланк акта следует приложить к докладной записке и направить эти документы вышестоящему руководству для рассмотрения вопроса на предмет применения дисциплинарного наказания к работнику.

Дисциплинарное наказание может быть выражено в виде штрафа, лишения премии, выговора и, в крайнем случае, увольнения. Решение о возможном дисциплинарном взыскании принимается руководством с учетом объяснений работника, которые он должен изложить в письменном виде, написав объяснительную записку. Объяснительная работника также прикладывается к акту и докладной записке. (Скачать образец объяснительной записки об опоздании на работу).

В зависимости от того, насколько уважительна причина отсутствия, работодатель принимает решение о возможном дисциплинарном взыскании, данное решение закрепляется приказом, образец которого можно скачать здесь.

Как оформить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте?

Пример оформления акта можно скачать ниже, можно разработать свою форму акта о прогуле. Документ должен содержать следующие сведения: (нажмите для раскрытия)

  • Название документа, дата оформления;
  • Регистрационный номер;
  • ФИО и должность лица, от которого заполняется документ;
  • ФИО и должности свидетелей – работников, которые могут подтвердить, что работника действительно нет на рабочем месте;
  • ФИО, должность виновного сотрудника;
  • Дата прогула, временной период отсутствия;
  • Причины отсутствия;
  • Подписи лица, заполнявшего бланка акта, а также подписи свидетелей.

При оформлении акта необходимо заручиться поддержкой хотя бы двух свидетелей. Свою подпись на бланке должен поставить и сам работник, допустивший прогул.

Образец заполнения акта об отсутствии на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте. Образец и пример заполнения

Скачать акт об отсутствии на рабочем месте. Образец и бланк

Акт о непредоставлении письменного объяснения работником

Акт о непредоставлении письменного объяснения работником пишется работодателем в том случае, если сотрудник совершил какой-либо дисциплинарный проступок и не предоставил этому объяснения. Этим документом руководство фиксирует факт отсутствия объяснительной записки, перед тем как применить дисциплинарное взыскание к сотруднику-нарушителю.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о непредоставлении письменного объяснения работником .docСкачать образец акта о непредоставлении письменного объяснения работником .doc

Общие сведения, алгоритм наложения взыскания

Согласно ст. 192 ТК РФ в качестве наказания может выступить один из вариантов взыскания: замечание, выговор или увольнение. Последовательность действий при наложении взыскания должна соблюдаться четко. Первым делом работодатель должен потребовать с работника объяснения, направив ему уведомление. Если в течение двух дней с этого момента письменных объяснений зафиксировано не было, то формируют соответствующий акт. Об этом говорится в ст. 193 ТК РФ. Далее руководство принимает решение о характере взыскания и издает приказ об этом.

К сведению! Наниматель вправе не применять взыскание, если провинившийся, предоставив объяснения, указал причину своего проступка и она уважительная. Но непредоставление данного документа не мешает наложению наказания.

Кто составляет и подписывает бумагу

Документ формирует один их членов специально созданной для этого комиссии. В ее составе должно быть не менее 3 работников компании. Как правило, это начальник отдела кадров, руководители отделов, бухгалтеры, администратор. Если на предприятии создан профсоюз, то в состав комиссии входит и его участник. По возможности в состав должен входить и непосредственный начальник нарушителя, поскольку обычно это именно он должностной запиской фиксирует факт совершения дисциплинарного проступка.

Особенности составления

  1. Законодательно закрепленной формы акта не существует. Компания вправе разработать собственный бланк, используя стандартную для таких документов структуру. Особенно удобно иметь такой при большом штате сотрудников, и когда имеется высокая вероятность каких-либо нарушений.
  2. Акт можно писать от руки на бланке, а можно заполнить на компьютере, распечатать и затем проставить так называемые живые подписи.
  3. Для написания и печати необходимо брать белую бумагу формата А4.

Структура документа

Для того чтобы акт имел юридическую силу, он содержать такие данные:

  1. Название компании, где имело место совершение дисциплинарного проступка.
  2. Наименование документа: акт о непредоставлении письменного объяснения работником.
  3. Номер акта.
  4. Место, где располагается предприятие (город, поселок, село и т.д.).
  5. Дата, когда был составлен и подписан акт.
  6. Акт о непредоставлении письменного объяснения работником. Часть 1

  7. ФИО и должности всех членов комиссии.
  8. Суть проступка, ФИО и должность провинившегося сотрудника.
  9. Указание на то, что нарушитель не принес объяснительную в течение 2 дней с момента совершения проступка или просто отказался от ее предоставления. В случае если причина отказа была названа, ее требуется зафиксировать.
  10. Акт о непредоставлении письменного объяснения работником. Часть 2

  11. Подписи всех членов комиссии и самого работника-нарушителя.

Когда руководитель получит документ, он должен будет принять решение о том, какой вариант взыскания наложить.

Если обнаружена ошибка

Нередко случается, что после того, как документ был распечатан и подписан, в нем бывают замечены сведения с фактическими ошибками, например, неправильно указаны дата, должность и т.д. Конечно же, такие ошибки нужно исправить. Это оформляется принятым законодательно способом:

  • зачеркивают слово или число с ошибкой таким образом, чтобы его было видно; достаточно зачеркнуть одной чертой;
  • далее сверху надписывают правильный вариант, рядом указывают: «Исправленному верить»;
  • затем ответственный за составление акта работник ставит свой «автограф» в подтверждение подлинности внесенных изменений.
90000 Tactful Ways to Write Up an Employee for Excessive Absenteeism | Small Business 90001 90002 Absenteeism becomes a problem when employees frequently miss work, leaving you without enough staff. Other employees shoulder the responsibility and deal with the effects of their colleagues showing up late, calling in sick or skipping work without calling. Written warnings document the employee’s absenteeism in case you eventually decide to fire her. The warnings also serve to alert the employee that her absences are a problem.A tactful approach keeps the documentation professional. 90003 90004 Standardized Form 90005 90002 A standardized form for writing up employees for absenteeism ensures that you cover all of your bases and stick to the essential information. Create a form that includes spots for the employee’s name, description of the offense, dates of absenteeism and the actions you’ve taken so far to reduce the absenteeism. The standardized approach keeps the write-up professional and organized, helping you remain tactful even when the employee’s behavior is frustrating.90003 90004 Facts 90005 90002 A factual write-up helps you remain objective and tactful in the written documentation about the absenteeism. Avoid making assumptions about why the employee is late frequently, or what the underlying problem is. Instead, document things like the specific date of the absences, the time the employee called in and what time he arrived if he eventually showed up. If you meet with the employee about the problem, document what he says, using direct quotes when necessary, to create an impartial and factual record of the situation.Write down any actions you take to discipline the employee for being excessively absent. 90003 90004 Avoid Embellishments 90005 90002 An honest assessment and documentation of the absenteeism situation is the most tactful approach to the situation. You may feel frustrated or at the end of your rope, but avoid embellishing the situation with inaccurate information. If your embellishments are discovered, you are likely to face disciplinary or legal action. Avoid adjectives or descriptive words that are not useful to the situation.For example, do not call the employee lazy or say that her absenteeism is a sign of her careless nature. These descriptions interject opinion and lack the tact necessary for a business document. 90003 90004 Tips 90005 90002 If you are not sure whether your documentation is tactful or not, run it by another manager at the office. Someone who is not so closely related to the situation will be able to maintain more objectivity to determine if your write-up is tactful and professional in nature. If the company does not already have a policy on absenteeism and a standard procedure for writing up employees, develop those items now for a consistent approach to future incidents of excessive absenteeism.90003.90000 How to Reduce Employee Absenteeism 90001 90002 Is absenteeism a problem in your workplace? It’s a tough problem to tackle, especially because employee absences can occur for so many varied reasons. Let’s take a look first at some of the laws that affect the way employers may handle employee absences, and then we’ll review a few tips on how to manage or reduce absenteeism. 90003 90004 90005 90006 90007 90008 90009 90002 90011 Laws that Relate to Employee Absences 90012 90004 90002 Employers must always remember that no matter what the organization’s absence policy is, there are federal, state, and local laws that may affect how certain types of employee absences must be addressed.Here are some of the laws that could come into play, depending on the reason for the absence. 90004 90016 90017 90011 The Family and Medical Leave Act (FMLA). 90012 For any employer that qualifies under the FMLA, employee absences related to serious health conditions may be covered by FMLA leave. The FMLA also covers absences to care for family members with serious health conditions and other certain situations. 90020 90017 90011 The Americans with Disabilities Act (ADA). 90012 The ADA may cover some absences that result from treatments for disabilities or in cases where a leave of absence is a form of reasonable accommodation.90020 90017 90011 The Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA). 90012 USERRA covers servicemembers who must leave for military service; these employees may leave and still have job protection (within the confines of the regulation). 90020 90017 90011 Workers ‘Compensation. 90012 Workers ‘compensation laws allow employees to be absent from the workplace to recover from workplace injury or illness. 90020 90017 90011 Title VII of the Civil Rights Act. 90012 Title VII generally applies toward non-discrimination, but this extends to allowing absences for religious purposes if doing so would be a reasonable accommodation for a religious belief or religious observation.90020 90017 90011 Jury Duty. 90012 Under federal law, employers must allow absences for jury duty and may not retaliate against employees who are absent for this reason. 90020 90041 90002 Remember, there are also laws at the state and municipal level that could impact absences-be sure to familiarize yourself with these local laws as well. 90004 90002 90011 Tips for Managing and Reducing Employee Absenteeism 90012 90004 90002 Beyond legal compliance, there are steps employers can take to better manage or reduce employee absenteeism.Here are a few tips: 90004 90016 90017 90011 Be sure attendance expectations are clearly set. 90012 Some absences and tardiness can be attributed to simple misunderstandings about the time work should begin. The solution may be as simple as creating a clear attendance policy if one does not already exist. Setting expectations also requires clear communications about the policy and the repercussions of absences. 90016 90017 It’s also important to decide the level of tracking the organization deems necessary regarding absences.For example, will every absence be tracked and the reason noted? Will tardiness count against the employee’s allowed absences, or will tardiness be handled separately? 90020 90041 90020 90017 90011 Enforce the attendance policy consistently. 90012 This is more difficult than it sounds. It can be tempting to allow more absences than the attendance policy outlines when employees are facing difficult situations. While an employer is, of course, free to do so, it’s better to have a policy that has flexibility built into it so that it can be implemented consistently and not incite claims of favoritism or discrimination when it’s applied differently for different individuals.90016 90017 This issue is especially hard to control across different managers or different divisions. One manager may be more lenient on recording tardiness and absences, for example, while another may be «by the book» on all matters, which can lead to resentment if employees see this inconsistent behavior. All supervisors and managers should be trained on how to implement the attendance policy consistently. 90020 90041 90020 90017 90011 Ensure all employees know what to do when they need to be late or miss a day.90012 Workers should know when and who to call and what information needs to be provided. They should also understand what documentation, if any, they will be required to provide to the employer upon return (e.g., a doctor’s note). 90020 90017 90011 Assess the amount of paid time off that is allowed. 90012 Is it enough for most employees to handle all of their nonwork obligations and stay physically and mentally healthy? If not, a first step in reducing unplanned absences may be to allow more planned absences.While this may not reduce the total time away from work, it can reduce the unplanned nature of employee call-outs when employees feel empowered and able to schedule enough absences without penalty (ie, they do not have to call in sick for something that is not an illness). 90020 90017 90011 Consider implementing programs designed to improve employee wellness. 90012 For example, in addition to standard employee wellness programs, a business might include employee assistance programs (EAPs) or other initiatives aimed at reducing stress or helping employees in some other capacity.90020 90017 90011 Ensure managers understand that absences often come at times that employees are experiencing hardships. 90012 Compassion can go a long way. 90020 90017 90011 Remember that employees may need assistance getting back to work. 90012 This might include light-duty options or the option to work from home during the transition, for example. 90020 90017 90011 Work to keep employees motivated and engaged. 90012 Satisfied employees are less likely to abuse an absence policy. 90020 90017 90011 Consider rewarding good attendance.90012 Be sure not to penalize those who have taken protected leave, but consider implementing rewards that encourage good attendance practices, as these can be good motivators. This can even be as simple as providing positive feedback and encouragement to employees with good attendance. 90020 90017 90011 Consider changing schedules when appropriate 90012 to accommodate differing employee needs. Sometimes a small schedule change can eliminate problems. 90020 90041 90002 Have you had to deal with problematic attendance issues? What worked best in your organization for reducing absences? 90004 90002 90103 This article does not constitute legal advice.Always consult legal counsel with specific questions. 90104 90004 90002 90004 90108 90002 90011 About Bridget Miller: 90012 90004 90002 Bridget Miller is a business consultant with a specialized MBA in International Economics and Management, which provides a unique perspective on business challenges. She’s been working in the corporate world for over 15 years, with experience across multiple diverse departments including HR, sales, marketing, IT, commercial development, and training.90004 .90000 Best Sample Employee Time and Attendance Policy 90001 90002 90003 Introduction of attendance policy: 90004 Attendance policy template is needed in an organisation when the employee frequent absence and tardiness is causing disturbance in the business. With enlarged company in order to deal with employees issues, time and attendance policy is needed. In some companies absenteeism and tardiness is considered as two different things but in other companies these 2 terms are used interchangeably.90005 90002 90005 90002 90005 90002 Effective working in any organisation depends upon punctuality, sincerity and regular working of the employees and to a certain extent on employee attendance. In order to ensure regular working it is necessary to lay down rules and regulations which are followed within the organisation to maintain regularity. These rules and regulations can be framed under attendance policy. Each employee in the organisation is valued and is unique members who are encouraged to give their best productivity by being regular and punctual.So they are expected tofollow employee attendance 90011 90003 policy and procedure 90004 90014 regularly. 90005 90002 Absence of work for an employee can be authorised or unauthorised. Authorised absence is an absence from organisation for a genuine reason for e.g. Illness etc. Unauthorised absence may be defined as absence which are non reasonable and non acceptable. For e.g. Non- medical appointments and day off for birthday celebrations. These definitions are defined under employee attendance policy and procedure.90005 90002 In order to ensure attendance is in line with the organisation time and attendance policy regular review and 90011 90003 evaluation of data 90004 90014 is being done. The main aim of having work attendance policy is to provide supportive and inclusive working environment which encourage all employees to manage their health and well being. Work attendance policy gives a way to have regular updating of time off and total number of hours worked. It must be known to a manager that when employee is working, how much an employee is working.Managing an attendance procedure is important not only from data collection point of view but it helps an organisation to know what trends to follow to give time off to employees, what are the need of employees etc. 90005 90002 Work attendance policy also points out on the productivity per employee. What’s the time in and time out from work for an employee and how does an employee work within those hours which give clarity on per employee productivity. The grey areas are also highlighted when we study attendance and time data.For instance we get to know which employee has reached saturation and is completely exhausted and need a break. Similarly, we know which employee is least productive. We get to know about the concept of presenters also through Employee attendance data. Presenters are a theory in which employee report to work distracted and unable to carry out the duty rightly. 90005 90002 90005 90028 Importance of having time and Attendance Policy: 90029 90030 90031 Makes employees more regular and punctual.90032 90031 Increase productivity. 90032 90031 Better use of skilled resource as the most skilled resource is of less use in case they are not present regularly. 90032 90031 Increases employee reputation for dependability. 90032 90031 Helps management to take labour related decision. 90032 90031 Reduces absenteeism. 90032 90031 Major attendance issues can be identified. 90032 90031 Good attendance helps you in getting a good position. 90032 90031 Poor attendance put a responsible manager or co-worker under pressure as they have to carry out the job of others besides their own job.90032 90031 Good attendance record increases moral. 90032 90031 Attendance policy makes sure that employees are paid in full and on time. 90032 90031 Helps in making decision how attendance can be improved. 90032 90031 Incentivising rewards with good attendance record. 90032 90057 90058 Consequences of Poor Attendance: 90059 90030 90031 Can not apply for internal 90011 90003 job postings 90004 90014. 90032 90031 Unable to use discretionary sick time.90032 90031 In eligible for voluntary overtime. 90032 90031 No holiday’s payments. 90032 90031 Not eligible for bonus etc. 90032 90057 90058 How can problem of absenteeism be resolved? 90059 90002 The problem of absenteeism can be reduced up to a certain time by following measures. However following the best attendance policy can also reduce absenteeism to a certain extent. 90005 90030 90031 Flexitime 90032 90031 Job Sharing 90032 90031 Tele commuting 90032 90031 Squeezed weekdays 90032 90057 90058 Policy Brief 90059 90002 As per the employee attendance policy overview employees are suppose to be present for work.Punctuality is important for normal and smooth functioning of the organisation. Arriving late, excess absenteeism disrupts normal working of organisation; this all has been explained in policy below. The real time attendance gives clarity on other details as well. For details please refer below mentioned sample attendance policy. 90005 90058 Disclaimer 90059 90002 The content prepared has been created with greatest care. These policies have been prepared for sample. However for accuracy and completeness 90097 90003 hrhelpboard.com 90004 90100 can not guarantee. The user is therefore requested to professionally check or to have professionally checked the suitability of all content for its use. 90005 90002 ****** 90005 90002 90005 90106 90002 90005 90106 90058 Why there is need of Attendance Policy? 90111 Sample — 1 90059 90106 90002 90003 INDEX 90004 90005 90030 90031 The Objective of the Policy 90032 90031 Purpose 90032 90031 Policy statement 90032 90031 Definitions 90032 90031 Recording time worked by the employee 90032 90057 90030 90031 Unforeseen circumstances for the absence 90032 90057 90030 90135 Good attendance 90032 90137 Employee attendance policy and Procedure 90032 90057 90030 90031 Method of Tracking attendance 90032 90031 Attendance App for employees 90032 90031 Employee attendance protocol 90032 90031 Documentation necessary for an excused absence 90032 90057 90030 90151 Difference between the excused and unexcused absence 90032 90153 Tracking of attendance through the Point system 90032 90155 Attendance guidelines 90032 90157 Responsibilities 90032 90057 90030 90031 Director 90032 90031 Manager 90032 90031 Employee 90032 90057 90030 90031 Disciplinary Action 90032 90057 90030 90031 Steps to handle Unauthorised absence from work 90032 90031 Disciplinary Warning 90032 90031 Disciplinary Hearing 90032 90057 90002 90005 90030 90031 90003 Objective: 90004 90003 90004 The objective behind attendance policy is to encourage attendance and to monitor employees regarding their punctuality.90032 90189 90003 Purpose: 90004 90003 90004 The purpose of the attendance policy is to reduce absenteeism in the workplace thereby implement and enforce an attendance policy. 90032 90057 90030 90197 90003 90011 Policy Statement: 90014 90004 90032 90057 90002 Punctuality and regular attendance recording and tracking are the signs of the best attendance policy 90003. 90004 They both are required in order to ensure optimal productivity and good work is done.As per the attendance policy, all employees are expected to report to work on time and maintain the satisfactory record of attendance. In case an employee is unable to attend office they are requested to inform their reporting manager within the start of 1 hour of office timings. 90005 90002 90003 90011 4. Definitions: 90014 90004 90005 90002 90003 90011 4.1Absenteeism: 90014 90004 Absenteeism may be defined as when employees are not showing up at work due to reasons like Tardiness etc.It does not include holidays, leave or any emergency situations. 90005 90002 90003 90011 4.2Absence: 90014 90004 It may be defined as an occasion or period of being away from a place or person. Absence also means he / she who is not in that place in which he / she is seeking. 90005 90002 90003 4.3 90011 Tardiness: 90014 90004 It refers to coming in late, taking longer breaks then one is entitled to and consistently leaving early without any reason. It can be explained further as more than 5 minutes late as but less than 2hours.Leaving early for the scheduled break, returning to work late after a scheduled break or leaving early before closure of official work time. 90005 90002 90003 4.4 90011 Attendance: 90014 90004 The action or state of going regularly to or being present at a place or event. 90005 90002 90003 90011 4.5 Break: 90014 90004 It may be defined as the pause at work or during the time work is taking place. 90005 90002 90003 90011 4.6 Shifts: 90014 90004 Each of two or more recurring periods in which different group of workers does the same job in a relay.90005 90002 90003 90011 4.7 Weekly work hours: 90014 90004 The number of hours a non-exempt employee may spend doing work for his / her employer without being entitled to overtime pay. 90005 90002 90003 90011 4.8 Presenters 90014 90004: It refers to being present at work beyond the scheduled time even when overtime is not required. 90005 90002 90003 90011 4.9 Partial Absence: 90014 90004 90003 90004 Arriving at work 90003 2 90004 hours late but missing less than 50% of scheduled workday.90005 90002 90003 90011 4.10 Excessive absenteeism: 90014 90004 It refers to the repeated occurrence or unscheduled absences or tardiness that is unrelated to approved time off. 90005 90002 90003 90011 1. Recording time worked by employee: 90014 90004 90005 90002 In order to record 90003 attendance in real-time 90004 basis, the company must comply with the law to record for the number of hours worked by the employee. The number of sick and vacation time an employee has taken and how an employee is paid in a timely manner.It is the responsibility of the employee to ensure that their actual hours worked and absences taken are recorded accurately. 90005 90002 There are two types of time off. 90005 90002 90003 Prescheduled time off 90004 and 90003 unscheduled time off 90004 which can be explained as: 90005 90002 90003 Prescheduled time off: 90004 Any off taken by the employee which can be planned in advance? Sick time will be given only if it is possible. 90005 90002 90003 Unscheduled time off: 90004 Unscheduled time off may be defined as time off taken by the employee which can not be planned in advance.90005 90002 90003 90011 a. Unforeseen circumstances for absence: 90014 90004 90005 90002 It is necessary to have the timely attendance record in order to maintain the work and attendance. However, there may be circumstances which are unforeseen in nature and can not be planned. However, an employee must try best to inform he immediate manager about the possible absence from work as soon as possible so that attendance can be recorded timely. In case you are not able to inform the manager contact HR.Any unreported absence for more than 3 days will be considered as the willingness to leave service voluntarily and strict disciplinary action will be taken in such case. For the proper record of attendance, any valid reason like medical emergency, serious accident will be considered as an excuse by the company. For support of absence for any such incident, it is necessary for doctor’s note or other verification documents. 90005 90002 The following will not be considered as an excuse as per the attendance policy of office 90003: 90004 90005 90030 90031 Waking up late 90032 90031 Getting late for personal reasons 90032 90031 Bad weather, extreme weather conditions such as flood, hurricane 90032 90031 Holidays that has not been approved so far.90032 90057 90030 90189 90003 90011 Good attendance 90014 90004 90032 90057 90002 An employee is said to have best attendance record if the following are met: 90005 90030 90031 The Employee is reporting for work consistently 90032 90031 Punctual with entry and exit time ‘90032 90031 Staying at work during working hours 90032 90031 Break taken only in the assigned timeline 90032 90057 90030 90031 Proper approval has taken in the case being absent or late 90032 90031 Absent or Late only for valid reasons.90032 90031 Employee attendance Policy and Procedure 90032 90057 90030 90031 90003 90011 Method of tracking attendance: 90014 90004 90032 90057 90002 The 90003 real-time attendance need 90004 s to be tracked regularly. The mechanism for tracking attendance needs to be defined and communicated to employees. There are different methods to keep track of 90003 90011 employee’s time and attendance. 90014 90004 Some methods are different from others depending on the nature of the business.Employees are supposed to punch card in and punch out the time card at the point of entry and exit. 90005 90002 The automated system must have tracking for: 90005 90030 90031 Work time and break — The work time must be clearly defined and the punch card must be able to track the work time schedule and the official break as defined by 90003 time and attendance policy. 90004 90032 90031 Automated time tracking — It must have automated time tracking mechanism to record 90003 work and attendance.90004 90032 90031 In case there is any branch office where time tracking is not possible by an automated machine, Manual timesheet recording must be done. The attendance register must be kept at reception wherein each employee of the branch is supposed to enter entry and exit details religiously. 90032 90031 The attendance system by default must be integrated with leave management system. It must also have the automatic correct configuration of holidays which can be uploaded and updated any time so that report will not reflect the absent to wrong dates.90032 90031 HR must make the monthly dashboard basis the report fetched on a monthly basis. 90032 90031 The automated attendance tracking system must have provision to record attendance of the field executives when they are attending any client visit, then they can feed report in the App. 90032 90057 90030 90031 90003 Attendance app for employees: 90004 90032 90057 90002 Attendance smart app helps to quickly track and manage attendance. With the help of simple coding system, employer can know the whereabouts of employee and also get to know missed days, days on which employee has been late along with reasons why an employee is out of office.This app also helps in tracking sick time and vacation days. 90005 90002 This is one of the 90003 best apps for attendance measurement 90004 as it helps to track attendance of the employee who is far at work or based remotely. 90005 90002 90003 How does this App work? 90004 90005 90002 90003 Step 1 90004: Each employee is assigned with a Smartphone with the app installed in it. 90005 90002 90003 Step 2 90004: Whenever the employee reaches the designated site, the system registers the attendance of the employees.90005 90002 90003 Step 3 90004: The app also helps to track in case the employee has left the site during any time of the day. 90005 90002 90003 Step 4: 90004 Custom made alerts to track critical sites where the employee is present. Alert is received in case employee leaves the site 15 minutes before. 90005 90030 90031 90003 90011 Employee attendance protocol: 90014 90004 90032 90057 90002 According to the 90003 90011 attendance policy 90014 90004 measures are taken into consideration to define employee’s absence from office due to various reasons which can be explained as: 90005 90030 90031 90003 Tardy: 90004 An employee is said to be 90003 Tardy 90004 when he / she arrives 90003 at 90004 the office after the beginning of office hours or is not in the office at the beginning of office hours.90032 90057 90030 90031 90003 Excused: 90004 Any kind of late arrival to office due to the following reasons is said to be under the excused category such as inclement weather, traffic jam, health-related emergency etc. 90032 90031 90003 Unexcused: 90004 Unexcused tardiness means arriving late after the start of office hours due to various non-valid reasons like getting up late etc. and not informing immediate manager for the delay in attending office hours. 90032 90057 90030 90189 90003 Truant: 90004 An employee who has been absent for more than 6 times without informing the immediate manager or HR.There are different types of excuses and no excuses which will be considered before deciding an employee to be truant as per 90003 attendance policy in office. 90004 90032 90057 90058 Excuses which are considered to not declare truant 90059 90030 90031 Personal illness 90032 90031 Illness of any dependent family member 90032 90031 Death of an immediate family 90032 90031 Weather or environmental conditions. 90032 90031 Any religious holiday 90032 90057 90058 Unexcused absence: 90059 90030 90031 Failure to attend office without informing immediate manager or HR.90032 90057 90030 90197 90003 Early checkout: 90004 Leaving office before the closure of office hours 90003. In attendance 90004 will be counted only in case employee has stayed in office for at least one half of office day. 90032 90057 .90000 Attendance Policy Sample Template and Overview 90001 90002 An attendance policy is a document that tells employees exactly how various issues such as tardiness, no shows, early outs, no call-no shows, and different types of leave will be handled. They often outline a progressive discipline policy for attendance infractions as well. 90003 90004 Employee Attendance Policy Template: 90005 90006 1. Overview. 90007 90002 Employees at 90009 [company name} 90010 are expected to be present for work, on time, every day.Regular attendance and punctuality are important to keep your team and 90009 [company name] 90010 operating. Arriving late, being tardy, or absence causes disruptions. 90003 90006 2. Calculation of attendance infractions. 90007 90016 90017 Absent with calls: 1 point. 90018 90017 Absent, no call: 2 points. 90018 90017 Tardy: ½ point. 90018 90017 Early departure: ½ point. 90018 90017 Late return from lunch or break: 1 point (over 30 minutes). 90018 90027 90002 Employees are given a five minute grace period at the start and end of each scheduled shift and for breaks and for lunch.Employees are required to report an absence by 90009 [procedure for reporting an absence] 90010. Employees must report each day they are absent. Failure to call-off one hour prior to a shift will result in a no call-no show. 90003 90002 Attendance infractions reset every 90009 [length time or dates on which employee attendance infractions reset. Typically 6 months or 1 year] 90010. 90003 90006 3. Overview of disciplinary action for attendance infractions. 90007 90002 Attendance issues will result in progressive disciplinary action up to and including termination based on the following point system: 90003 90016 90017 3 points: Verbal warning.90018 90017 4 points: Written warning. 90018 90017 5 points: Meeting with manager / supervisor, possible suspension. 90018 90017 6 points: Employee is subject to termination. 90018 90027 90002 If an employee is absent for three or more consecutive days, evidence for excusing the absence, such as a doctor’s note, must be provided. 90003 90002 If an employee is a no call-no show for three or more consecutive days it will be considered a job abandonment, or termination without notice. 90003 90002 Employees may request exceptions for work absences from human resources and management.These must be approved on a case-by-case basis. 90003 90006 4. Excused, unpaid absences without disciplinary action. 90007 90002 Excused, unpaid absences can be granted for funerals, jury duty, bereavement, childbirth, a car accident, medical appointment, and unavoidable emergencies. In these cases, employees must provide documentation to prove a reason for the absence. 90003 90006 5. Failure to clock-In or clock-out. 90007 90002 Employees must clock-in and clock-out for each shift. If there is any problem recording a clock-in or clock-out, inform employees should inform a manager immediately.Employees who consistently fail to clock-in or clock-out may receive disciplinary action, up to and including termination. 90003 90006 6. Attendance policy exceptions. 90007 90002 Absence because of bereavement, jury duty, or military duty, are exempt from disciplinary action, as are FMLA and ADA related absences. Bereavement, jury duty and military exemptions require proper documentation to be given to a manager within 48 hours of the absence. 90003 90068 90006 What are the usual guidelines for employee attendance and absenteeism? 90007 90002 Employees are expected to be present for work, on time, every day.Regular attendance and punctuality are important for the smooth operation of your team and the company as a whole. Arriving late, being tardy, and absenteeism cause disruptions and burden colleagues. 90003 90002 Learn more about the Employee Attendance Policy. 90003.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *