Какими документами оформляются кассовые операции: Кассовые операции оформляются первичными учетными документами: ведение участка касса

Содержание

Какими документами оформляются кассовые операции

Хотим мы того или нет, но введение даже самых современных систем безналичных расчетов ещё нескоро вытеснит из оборота наличные деньги. А это значит, что обойтись без их учета предприятия не смогут ещё долго.
Поэтому любому кто связан с бухгалтерией просто необходимо знать какими документами оформляются кассовые операции.

Этот порядок приписан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Что такое кассовые операции

Это операции отражающие поступление и расход наличных денег на предприятие. Такими операциями могут быть поступление выручки, получение займа, возврат сумм полученных на хозяйственные расходы, выдача заработной платы, командировочных, пособий, взнос на расчетный счет.
Каждая кассовая операция должна подтверждаться первичным кассовым документом — ордерами. Их можно составлять вручную или с применением технических средств.

Все они должны регистрироваться в кассовой книге.

Кто составляет кассовые документы, а кто выдаёт деньги

Составление кассовых документов – это забота бухгалтера. Им может быть:

  • штатный сотрудник,
  • привлеченный по договору бухгалтер,
  • сам директор предприятия (пп. 4.2 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).

Приёмом и выдачей наличных средств из кассы предприятия занимается кассир. Им может быть только штатный сотрудник предприятия, назначенный руководителем. Назначенный работник должен быть под роспись ознакомлен со своими правами и обязанностями и заключить с предприятием договор о полной материальной ответственности (пп. 4 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).
Ему передаются карточки, содержащие образцы подписей лиц, подписывающих кассовые документы и печать, подтверждающая кассовые операции (пп. 4.1 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).

В малом бизнесе обязанности кассира, зачастую выполняются руководителем или главным бухгалтером.
На таких фирмах бухгалтеру приходится быть действительно универсалом. Он должен знать, какими документами оформляются кассовые операции, как оформить приход товара и ещё много чего другого…

Как оформить поступление наличных денег

Прием любой наличности должен подтверждаться приходным кассовым ордером (КО-1) (п. 5 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).
Это может быть оприходование выручки от реализации товаров, работ или услуг, поступление займов, взносов и т. д.
Принимая деньги кассир должен:

  • проверить правильность заполнения документа,
  • наличие подписи бухгалтера или главного бухгалтера (а при их отсутствии – руководителя),
  • соответствие принимаемой и указанной в ордере сумм,
  • пересчитать принимаемые деньги на глазах у вносителя.

После этого он принимает деньги и подписывает ордер. Потом кассир выдает сдавшему деньги лицу квитанцию к приходному ордеру, заверенную печатью предприятия.
На предприятиях розничной торговли и общественного питания выручка приходуется один раз в день, согласно Z-отчету кассового аппарата.

Как выдать наличные

Расход наличных денег производится по расходным кассовым ордерам (КО-2) или документам их заменяющим (например, расходным ведомостям (Т-53)) (п. 6 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).
Это могут быть выплата зарплаты, выдача командировочных, займов, оплаты поставщику, выдача денег на хозяйственные нужды и т. д.
Выдача наличных денег должна производиться только лицу, указанному в расходном ордере или в доверенности, при предъявлении документа, подтверждающего личность получающего.

Он должен собственноручно вписать в расходный ордер полученную сумму прописью и цифрами, а также расписаться в нём.
Для выдачи заработной платы или пособий сотрудниками предприятия составляется единый расходный ордер на всю сумму, выданную по платежной ведомости (Т-53). При этом номер кассового ордера фиксируется в платежной ведомости.

Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, кассир должен:

  • проверить правильность заполнения документа,
  • наличие подписи бухгалтера или главного бухгалтера (а при их отсутствии – руководителя),
  • пересчитать деньги на глазах у получателя и подписать документ.

Для чего нужна кассовая книга

Все движения наличных денег должны сразу фиксироваться в кассовой книге, которая прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью предприятия. (пп. 4.1 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).
Ежедневно, по окончании рабочего дня, кассир систематизирует приходные и расходные кассовые документы и передает их вместе со вторыми экземплярами листов кассовой книги в бухгалтерию. Первый экземпляр листов книги остаётся в кассе.
Это позволяет бухгалтеру отследить, какими документами оформлялись кассовые операции именно в этот день, сколько приходов и расходов прошло через кассу.
Кассовая книга может писаться вручную, под копирку или печататься на компьютере. Ответственность за правильность её ведения и сохранность несёт главбух.

Можно ли исправлять кассовые документы

Никакие приходные и расходные кассовые документы, содержащие помарки и исправления не могут быть приняты к учету!

Правилами оформления первичных документов строго запрещается делать в них какие-либо исправления, помарки, зачеркивания и т. д.! Такие документы должны быть переписаны или перепечатаны.

Какими документами оформляется сдача в банк из кассы денежной суммы наличными для внесения на свой расчетный счет?


 

 

Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?

 

Мы нашли выход!

 

 


Консультация предоставлена 21.05.2015 г.

 

Организация собирается сдать в банк из кассы денежную сумму наличными для внесения на свой расчетный счет.

Какими документами оформляется такая операция? Как следует заполнить расходный кассовый ордер (на чье имя)?

 

Указания Банка России  N 3210-У

В соответствии с п. 3 Указания N 3210-У Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее — организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

 

Документальное оформление выдачи денег из кассы

Выдача денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2). Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром (п. 4.3 Указания N 3210-У). Выдача денег по расходному ордеру должна быть отражена в кассовой книге (форма N КО-4). Формы КО-2 и КО-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

При сдаче наличных денег в банк расходный кассовый ордер следует заполнить следующим образом:

— по строке «Выдать» указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, сдающего средства в банк;

— по строке «Основание» — сдача наличных средств в банк;

— по строке «Сумма» — сумма сдаваемых средств;

— по строке «Приложение» — реквизиты квитанции банка;

— по строке «Получил» — также сумма сдаваемых средств;

— по строке «По» — наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег.

Кроме того, в расходном кассовом ордере проставляются подписи соответствующих лиц (руководителя, главного бухгалтера, кассира).

Сдача денежной наличности организацией в кассу банка производится по объявлению на взнос наличными по форме 0402001 (Приложение 1 к Указанию Банка России от 30.07.2014 N 3352-У), представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (пункты 2.4, 3.1 Положения Банка России от 24.04.2008 N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»; далее — Положение N 318-П).

Кассир банка, приняв от организации деньги по объявлению, ставит на квитанции оттиск штампа кассы и печать, затем выдает ее организации. Ордер с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к банковской выписке с расчетного счета организации. Объявление остается в банке (п. 2.9 Положения N 318-П). Квитанция подшивается к расходному кассовому ордеру, которым оформлялось выбытие денег из кассы.

 

 

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

  

Графкин Олег

  

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Барсегян Артем

 

Первичные документы по учету кассовых операций

Всем кассовым операциям сопутствует обязательное документальное оформление. Только на таком основании принимаются они к учету в бухгалтерии.

Какие первичные документы применяются для оформления операций по кассе? Любые операции финансового характера должны быть заверены надлежащими документами.

Именно документальное сопровождение подтверждает все действия, выполняемые ответственным работником. Порядок документооборота кассовых операций регулируется действующим российским законодательством.

Наиболее ответственной работой в деятельности любого экономического субъекта является учет денежного оборота и надлежащее оформление документами всех осуществляемых операций по кассе.

Государственный комитет статистики РФ утвердил определенные виды документов, какие должны использоваться для первичного учета кассовых операций.

Составлением первичных учетных документов по кассовым операциям занимается главный бухгалтер или кассир. В небольших фирмах данную функцию может исполнять руководитель, если постоянный бухгалтер не предусмотрен.

К учетным документам прилагается документация, подтверждающая основания для оформления. Оформляться такие документы могут разными способами – на бумажных носителях, при помощи компьютерных систем, в электронном формате.

Законодательные нормативы не содержат четко установленных норм относительно нумерования кассовых документов.

Потому разрешено самостоятельно определить правила нумерации, зафиксировав их в учетной политике организации. Нумерацию допустимо вести цифрами, буквенными обозначениями или индексами.

Основные понятия

Первичными документами для учета денег в кассе именуются документы, удостоверяющие выполнение операций хозяйственной деятельности.

Состав первичной документации при сопровождении кассовых операций включает в себя кассовые ордера, кассовую книгу и отчеты.

В качестве основных документов также выступают счета, акты, поручения, накладные и прочее. Посредством первичной учетной документации удостоверяется факт свершения операции и подтверждается дата ее исполнения.

Кроме того данные документы способствуют осуществлению контроля над работой подразделения или некоторых работников. Содержащиеся в документации информационные данные помогают в проведении проверок.

Первичные документы имеют и юридическую значимость. В случае возникновения каких-либо бухгалтерских споров их можно использовать в качестве основных доказательств.

Минфином РФ установлены неукоснительные реквизиты, какими должны располагать основные первичные документы для ведения кассовых операций.

Так неизменно указываются такие реквизиты как:

  • название;
  • форма и код;
  • дата создания;
  • сущность операции, ее измерители;
  • ответственные лица, их подписи с расшифровкой.

Классификация документирования

Формы унифицированных бланков, используемых для оформления кассовых операций, отображены в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

К первичной документации по оформлению и учету осуществляемых кассовых операций причисляются:

  • приходные/расходные кассовые документы;
  • кассовые журналы;
  • мемориальные ордера;
  • справки и подобные документы;
  • книги учета денежной наличности и иных ценностей;
  • книги учета принятых и выданных денежных средств и ценностей.

Нормативная база

Важнейшие требования относительно правил и порядка оформления первичной документации содержатся в Федеральном законе №129 от 21.11.1996 «О бухучете».

В ст.9 п.2 этого норматива сказано, что к учету документы могут приниматься лишь при оформлении их на законодательно утвержденных бланках.

Нормативное регулирование оформления операций по кассе первичными учетными документами обеспечивают и такие документы:

Краткая суть всех этих нормативов заключена в том, что все хозяйственные операции должны подтверждаться документально.

Любая кассовая операция, а именно принятие и выдача денег, должна сопровождаться оформлением надлежащих документов унифицированной формы.

Детально правила оформления кассовых операций расписаны в Положении ЦБ РФ №373-П от 12.10.2011 «Порядок ведения кассовых операций … на территории РФ».

Для оформления операций по кассе Госкомстат РФ утвердил форматы первичной учетной документации. Оформление первичных документов по учету кассовых операций обязательно для любых организаций, осуществляющих расчеты наличными средствами.

К основным формам относятся:

КО-1 Для приходного ордера (ПКО)
КО-2 Для расходного ордера (РКО)
КО-3 Для журнала регистрации приходных и расходных документов
КО-4 Для кассовой книги
КО-5 Для книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств
ИНВ-15 Для акта инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-16 Для инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

В кассу предприятия денежная наличность зачисляется с банковского расчетного счета в итоге оплаты товарно-материальных ценностей и услуг, при возвращении отпущенных ранее денежных сумм и т. д.

Для получения денег с расчетного счета организация располагает специально выданной чековой книжкой. Для снятия денег со счета бухгалтером оформляется денежный чек, далее таковой подписывается и передается кассиру.

Чековый бланк содержит значение принимаемой суммы. Банковское учреждение оставляет себе отрывную часть чекового документа.

Корешок от чека выступает в качестве оправдательного документа при внесении этой операции в учетные регистры организации. Положить деньги на расчетный счет можно посредством оформления объявления на взнос деньгами в наличной форме.

Факт приема наличности удостоверяется приходным ордером. Данный документ фиксируется в журнале регистрации ордеров.

Затем ПКО отдается кассиру, оный получает денежные средства и после подписания ордера и прилагаемой к нему квитанции заносит надлежащую запись в кассовую книгу.

Отпуск наличности из кассы реализовывается с применением расходного ордера или иных документов, заменяющим РКО.

Принятие и отпуск денежной наличности по ордерам осуществляется исключительно в день создания документов. При этом после реализации ордера должны гаситься специальной штамповой печатью или письменной отметкой «Оплачено» либо «Получено».

Движение денег в кассе учитывается в кассовой книге. Для каждой организации ведется один такой документ. Вести кассовые документы можно как вручную, так и с помощью автоматизированных систем.

Приходные

По Общему классификатору типовой приходный ордер обладает номером 0310001. ПКО необходим для документального сопровождения поступления в кассу наличных средств.

Заполнять бланк можно от руки, на компьютере либо с помощью печатной машинки. Ни в коем случае недопустимо наличие помарок и выправлений в ордере.

Кроме регистрационного номера ПКО должен обладать такими данными:

  • названием организации;
  • указанием кодов организации согласно ОКПО;
  • датой составления;
  • номером субсчета либо корреспондирующего счета.

Кассиру надлежит непременно обследовать все данные, наличествующие в приходнике. Нужно сверить достоверность и полноту прилагаемой документации.

Обязательно при принятии денег в кассу наличие на приходном ордере подписи ответственного лица. Сверке подлежат суммы, указанная в ордере и фактическая. Пересчитываются деньги в присутствии клиента.

Оформлять ПКО требуется при:

  • продаже товара или услуги;
  • возврате неизрасходованной суммы, ранее выданной подотчет;
  • принятии выручки в конце дня (на всю сумму выручки оформляется один ПКО).

Расходные

В Общем классификаторе расходный ордер значится под номером 0310002. РКО требуется для оформления отпуска средств из кассы. Реквизитные значения расходника аналогичны непременным реквизитам приходного ордера.

Точно так же документ заверяется главбухом и подписывается руководящим лицом. При выдаче средств кассиру надлежит проконтролировать присутствие расписки у получателя.

Таковую составляет сам получатель. Непременно требуется удостоверяющий личность получающей особы документ и данные оного.

При отпуске наличности из кассы на основании доверенности, в расходном ордере после фамилии и инициалов получателя пишется Ф.И.О. доверенного лица.

Выдавая деньги по ведомости, кассир проставляет перед отметкой в получении подобающую запись – «По доверенности». К основному учетному документу должна прилагаться и доверенность.

При помощи РКО оформляются операции по:

Мемориальные ордера

Мемориальным ордером называется документ, который содержит оформление всякой хозоперации с отображением суммы операции на бухгалтерских счетах.

Такие документы создаются на все проводимые операции в отчетном периоде. Далее всякий ордер разносится по контрольным дебетовой и кредитовой ведомостям, по соответственным счетам.

Такие ордера являются частью одной из систем учета в бухгалтерии. Данная система относительно проста, что способствует ее популярности. Все регистры учета при этом замещаются Главной книгой, заводимой помесячно.

Основу мемориально-ордерной системы учета представляют именно мемориальные ордера, отдельно составляемые на всякую финансовую операцию.

При большом количестве однородных первичных документов целесообразно оформление оных в накопительную ведомость, по итогам ее составляется соответствующая проводка. У каждого мемориального ордера имеется постоянный номер.

Поэтому ежемесячно на каждую группу операций готовится только один ордер. Если отдельные операции единичны, то по ним готовятся отдельные ордера нумеруемые за месяц.

Подписывает мемориальный ордер главбух, после чего документ регистрируется в журнале-регистре синтетического учета.

С помощью такого журнала контролируется сохранность ордеров и первичных документов. По окончании месяца итоги журнала сверяются с итогами оборотов синтетических счетов.

Достоинства мемориально-ордерной системы в простоте и доступности процесса учета, строгой последовательности, применении стандартных форм регистров и возможности использования труда сотрудников с невысокой квалификацией.

Кассовые журналы

В Классификаторе кассовая книга имеет номер 0310004. Данный документ применяется для учета всех наличных средств, зачисляемых в кассу и выдаваемых из нее.

Записи в Книгу вносятся на основании данных первичной документации, а именно ПКО и РКО. После оформления каждого кассового ордера в кассовую книгу вносится надлежащая запись.

При внесении записей кассиру надлежит проверить указанные в документах и Книге суммы. При соответствии сумм по завершении рабочего дня кассир просчитывает остаток, являющийся итогом всех проведенных за день операций.

Всякий лист кассовой книги заверяется кассиром. Вести кассовую книгу можно как вручную, так и в электронном формате.

При обычном ручном заполнении листы нумеруются еще до начала использования журнала. Обязательно журнал прошнуровывается и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. При наличии проставляется печать организации.

При электронном способе ведения кассовой книги важно принять меры, предотвращающие несанкционированный доступ к записям. Электронная книга заверяется электронными подписями ответственных лиц.

Распечатывается информация в сроки, установленные руководством. Распечатанные листы электронной книги собираются в отдельную папку. Они могут понадобиться при проведении внешней проверки.

Другие документы

Среди прочих первичных учетных документов по оформлению кассовых операций по важности можно особо отметить следующие:

Книга учета средств Предназначается для документирования кассовых операций, осуществляемых между главным кассиром и остальными кассирами организации в течение дня. Потребность в таком документе возникает лишь для крупных предприятий
Расчетно-платежная ведомость Документ учитывает выработанное время, начисления, выплаты и удержания сотрудникам организации. Составляется документ в единственном экземпляре бухгалтером на основании первичной документации по учету выработки, отработанного времени и пр. В ведомости указываются подлежащие к выдаче суммы, а также вычеты и удержания. В последней графе документа содержатся сведения об общей сумме выплат, на которую составляется РКО
Платежная ведомость В этом документе ведется учет выдачи работникам зарплаты и иных выплат. Оформление идентично оформлению расчетно-платежной ведомости

Общие требования к заполнению

Первичные учетные документы, которыми оформляются кассовые операции, заполняются с учетом одинаковых требований.

Основными являются следующие:

  • записи ведутся с применением средств, гарантирующих сохранность записей. К таковым относится применение чернил, ручки, химического карандаша, машинных носителей. Применять для записей простой карандаш нельзя;
  • должны указываться обязательные реквизиты, записи должны быть разборчивыми;
  • пустыми графы оставлять нельзя, следует ставить прочерк;
  • суммы указываются прописью и цифрами;
  • документы заверяются подписями ответственных лиц с расшифровкой подписей;
  • недопустимо наличие помарок и исправлений;
  • хранить первичные документы следует не менее пяти лет.

Процесс оформления кассовой документации может быть оптимизирован. Для этого требуется уделить внимание моментам, повышающим результативность бухгалтерской работы:

  • организация рационального документооборота;
  • усовершенствование хозяйственных процессов;
  • автоматизация учетных процессов;
  • мотивация для персонала.

При правильной организации системы документооборота можно избежать дублирования документов, а значит сокращения времени на составление и обработку документации.

Для этого стоит определить, на каком этапе целесообразно создавать и передавать первичные документы в другие подразделения. Бухгалтерский персонал можно разделить на группы «по интересам».

Одни сотрудники будут заниматься непосредственно подготовкой, составлением и сверкой первичной документации. Другие займутся составлением бухгалтерских проводок, руководствуясь уже проверенной документацией.

Автоматизация учетных процессов сведет к минимуму роль «человеческого фактора», что практически исключит вероятность ошибок.

При этом сокращается время на осуществление обработки документов, поскольку автоматизированная система сама просчитает и выведет все нужные суммы.

Важным моментом в вопросе оптимизации первичного учета является мотивация сотрудников. При автоматизации процессов и сокращении временных затрат организация нуждается в меньшем количестве работников.

Это позволяет сократить имеющийся штат и повысить оклад оставшихся сотрудников.

Если же предприятие не желает самостоятельно модернизировать систему первичного учета, то оптимизация может быть достигнута посредством использования аутсорсинговых услуг бухгалтерских фирм.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

«Порядок ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике» Утвержден постановлением Правительства Кыргызской Республики от 12 июня 2018 года № 281

Приложение

 

 

 

Утвержден
постановлением Правительства Кыргызской Республики
от 12 июня 2018 года № 281

ПОРЯДОК
ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Глава 1. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает требования к ведению кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике.

2. Действие настоящего Порядка не распространяется на банки и иные финансово-кредитные организации, лицензируемые Национальным банком Кыргызской Республики.

3. Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег, оформлению кассовых документов осуществляются с использованием типовых документов, утверждаемых Национальным статистическим комитетом Кыргызской Республики.

4. В настоящем Порядке используются следующие термины и определения:

банкноты, монеты — денежные знаки разного достоинства и вида, выпускаемые и находящиеся в обращении согласно законодательству Кыргызской Республики;

бюджетное учреждение — государственный орган, орган местного самоуправления или учреждение, созданное государственным органом или органом местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций некоммерческого характера, деятельность которого финансируется за счет средств соответствующего бюджета;

бухгалтер — лицо, уполномоченное руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, обеспечивающее ведение, организацию бухгалтерского учета и несущее ответственность за бухгалтерские операции;

касса — помещение, предназначенное для хранения, приема и выдачи денег и других ценностей;

кассовая книга — учетные ведомости, в которых отражаются операции с ценностями, учитываются поступления и их выдача, заполненные в письменной или электронной форме;

кассовый документ — денежный документ (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, квитанция и другие документы, служащие основанием для проведения операций), по которому осуществляется и которым оформляется кассовая операция по приему и выдаче ценностей;

кассовые операции — прием, выдача и хранение ценностей;

кассир — лицо, уполномоченное руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, осуществляющее прием, хранение, выдачу и учет наличных денег;

наличные деньги — денежные знаки в виде банкнот и монет, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством, а также изъятые или изымаемые из обращения, но подлежащие обмену денежные знаки;

хозяйствующие субъекты — коммерческая организация, некоммерческая организация, осуществляющая деятельность, приносящую ей доход, индивидуальный предприниматель, чья профессиональная, приносящая доход деятельность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию;

ценности — валютные ценности, банкноты и монеты, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Глава 2. Прием наличных денег

5. Прием наличных денег в кассы хозяйствующих субъектов или бюджетного учреждения производится по приходным кассовым ордерам (форма КО-1) согласно приложению 1 к настоящему Порядку, подписанным бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем).

Документом, подтверждающим прием наличных денег, является квитанция (форма КО-1) согласно приложению 1 к настоящему Порядку, выдаваемая за подписями бухгалтера и кассира (в их отсутствие — руководителем), заверенная печатью хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

6. При заполнении приходных кассовых ордеров кассир должен проверить наличие и правильность заполнения всех реквизитов на соответствие Правилам заполнения кассовых документов по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку.

В случае несоблюдения требований, указанных в пунктах 5-6 настоящего Порядка, документы возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

7. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены бухгалтером четко и ясно в письменной или электронной форме. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных кассовых ордерах указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Лицам, вносящим деньги, выдаются отрывные квитанции к приходному кассовому ордеру, с подписями бухгалтера и кассира (в их отсутствие — руководителя), заверенные печатью хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

Прием денег по приходным кассовым ордерам производится только в день их составления.

8. Приходные кассовые ордера или платежные ведомости после получения по ним денег немедленно подписываются бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем), с проставлением печати, с указанием даты (число, месяц, год).

Глава 3. Выдача наличных денег

9. Выдача наличных денег из кассы хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения производится по расходному кассовому ордеру (форма КО-2) согласно приложению 2 к настоящему Порядку или по платежным ведомостям, подписанным бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем).

При наличии на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах разрешительной надписи руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

10. При заполнении расходных кассовых ордеров кассир должен проверить наличие и правильность заполнения всех реквизитов.

В случае несоблюдения требований, предусмотренных настоящим пунктом, документы возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

11. Расходные кассовые ордера и платежные ведомости составляются бухгалтером четко и ясно в письменной или электронной форме. Подчистка, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В расходных кассовых ордерах указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача на руки расходных кассовых ордеров или платежной ведомости лицам, получающим деньги, не допускается.

Выдача денег по расходным кассовым ордерам производится только в день их составления.

Расходные кассовые ордера или платежные ведомости после выдачи по ним денег немедленно подписываются бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем), с проставлением печати, с указанием даты (число, месяц, год).

12. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или по платежной ведомости, получателем денежных средств собственноручно в платежных документах указывается полученная сумма: сомы — прописью, тыйыны — цифрами. При получении денежных средств по платежной ведомости сумма прописью не указывается.

В случае составления платежной ведомости на выдачу денег нескольким лицам, получатели предъявляют документы, подтверждающие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Выдача денег производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность, при наличии фотографии и личной подписи владельца.

13. Выдача наличных денег производится кассиром только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В случае выдачи денег по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или ведомости.

14. Оплата труда производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

На платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег, за подписями руководителя и бухгалтера хозяйствующего субъекта, бюджетного учреждения или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы (прописью).

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Глава 4. Ведение кассовой книги

15. Поступления и выдача наличных денег учитываются в кассовой книге по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку.

16. Каждый хозяйствующий субъект или бюджетное учреждение ведет только одну кассовую книгу (для каждого вида валюты и источнику финансирования), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя данного хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

Записи в кассовой книге ведутся в письменной форме, в двух экземплярах через копировальную бумагу. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Если экземпляры листов отпечатаны с помощью компьютерной техники, то один экземпляр служит отчетом кассира.

Подчистки и неоговоренные исправления заверяются подписями кассира, а также бухгалтера хозяйствующего субъекта, бюджетного учреждения или лица, его заменяющего.

17. Записи в кассовую книгу производятся кассиром или лицом, его замещающим, сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир или лицо, его замещающее, подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не производятся.

В случае совершения хозяйствующими субъектами или бюджетными учреждениями ежедневно не более 20-ти операций, допускается составление кассовых отчетов один раз в 3-5 рабочих дней.

18. В хозяйствующих субъектах и бюджетных учреждениях, с согласия руководителя организации и кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись в электронной форме. Ведение кассовой книги в электронном формате указывается в договоре о материальной ответственности кассира.

19. Контроль за надлежащим ведением кассовой книги возлагается на бухгалтера хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения (в его отсутствие — на руководителя).

20. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или в другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира или лица, его замещающего. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком денежных средств в кассе и зачисляются в доход хозяйствующего субъекта или доходы соответствующего бюджета.

Глава 5. Хранение денег

21. Все наличные деньги и ценные бумаги хозяйствующих субъектов и бюджетных учреждений хранятся в несгораемых металлических шкафах, а в случае наличия охранной сигнализации — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом.

22. Ключи от металлических шкафов хранятся у кассира или лица, его замещающего. Запрещается оставлять ключи в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

23. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром или лицом, его замещающим, пакетах, шкатулках хранятся у руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

24. При обнаружении утраты ключа от металлического шкафа руководитель хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения сообщает о происшествии в правоохранительные органы и принимает меры к незамедлительной замене замка металлического шкафа.

25. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному хозяйствующему субъекту или бюджетному учреждению, запрещается.

Глава 6. Инвентаризация кассы и контроль соблюдения кассовой дисциплины

26. На каждом хозяйствующем субъекте или бюджетном учреждении проводится инвентаризация кассы в сроки, установленные руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, с полным полистным пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения назначается комиссия, которая составляет акт проверки. При обнаружении комиссией недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Результаты инвентаризации оформляются актом по форме ИНВ-15 согласно приложению 5 к настоящему Порядку.

27. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

 

 

 

Приложение 1
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-1

 

Код

Л

и

н

и

я

 

о

т

р

е

з

а

____________________________

Наименование субъекта/бюджетного учреждения

 

КВИТАНЦИЯ

к приходному кассовому ордеру

№ _________________________

от «___» __________________ г.

Принято от _________________

____________________________

Основание: _________________

____________________________

Сумма: _______ сом. __ тыйын

          цифрами

____________________________

прописью

____________ сом. ____ тыйын

В том числе ________________

«___» _______________ _____ г.

 

М.П.

 

Главный бухгалтер

_______  ____________________

подпись расшифровка подписи

 

Кассир

_______  ____________________

подпись расшифровка подписи

Форма по ОКУД
по ОКПО

______________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310001

 

_____________________________________________________________________

структурное подразделение

 

 

 

Номер документа

Дата составления

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

 

 

 

 

 

Дебет

Кредит

Сумма, сом. , тыйын

Код целевого назначения

 

 

 

код структурного подразделения

корреспондирующий счет

код аналитического учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Принято от ______________________________________________________________________________

  Основание: _____________________________________________________________________________

  ________________________________________________________________________________________

  Сумма: _________________________________________________________________________________

прописью

 ________________________________________________________ сом. _____________________ тыйын

  В том числе: ____________________________________________________________________________

  Приложение: ____________________________________________________________________________

  Главный бухгалтер: _____________________________   ________________________________________

                                                      подпись                                           расшифровка подписи

  Получил кассир: _________________________________   _______________________________________

                                                      подпись                                           расшифровка подписи

 

 

 

Приложение 2
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-2

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310002

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

 

 

Номер документа

Дата составления

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

 

 

 

Дебет

Кредит

Сумма, сом. , тыйын

Код целевого назначения

 

 

код структурного подразделения

корреспондирующий счет

код аналитического учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выдать: __________________________________________________________________

                                                     фамилия, имя, отчество

Основание: _______________________________________________________________

Сумма: ___________________________________________________________________

                                                                        прописью

_________________________________________________ сом. ______________ тыйын

Приложение ______________________________________________________________

__________________________________________________________________________

 

Руководитель: _______________   ______________   _____________________________

                              должность               подпись                расшифровка подписи

 

Главный бухгалтер: _____________________   __________________________________

                                              подпись                               расшифровка подписи

 

Получил: __________________________________________________________________

                                                           сумма прописью

_________________________________________________ сом. ______________ тыйын

 

«___» ________________________ 20__ г.     Подпись ____________________________

 

По _______________________________________________________________________

                      наименование, номер, дата и место выдачи документа,

__________________________________________________________________________

                                      удостоверяющего личность получателя

 

Выдал кассир: _______________________   ____________________________________

                                        подпись                             расшифровка подписи

 

 

 

Приложение 3
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

ПРАВИЛА
заполнения кассовых документов

1. Порядок заполнения приходного кассового ордера

1. Настоящая глава определяет порядок заполнения унифицированного бланка приходного кассового ордера (форма КО-1).

2. В реквизите «Наименование субъекта/бюджетного учреждения» указывается полное или сокращенное название хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, в кассу которого поступают наличные средства.

3. В реквизите «Номер документа» указывается порядковый номер кассового документа. Кассовые документы в хозяйствующих субъектах нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года, в бюджетных учреждениях — в хронологическом порядке (по источникам финансирования) с начала календарного года.

4. В реквизите «Дата составления» данные заполняются арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: ДД. ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится цифра 0. Приходный кассовый ордер составляется в день поступления денег в кассу. Это означает, что дата, указанная в нем, является датой оприходования денег.

5. В реквизите «Принято от ________________» — если деньги принимаются от штатного работника хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, то в этой графе приходного кассового ордера указываются фамилия, имя и отчество данного работника; если деньги принимаются от работника стороннего хозяйствующего субъекта или физического лица, то в этой графе вначале указывается наименование хозяйствующего субъекта, а затем слово «через» и фамилия, имя, отчество данного лица.

6. В реквизите «Основание» указывается источник поступления наличных денег, т.е. отражается содержание финансовой операции.

7. В реквизите «Сумма» указывается сумма денежных средств, которая поступает в кассу. При этом сумму, выраженную в сомах, следует указывать прописью с заглавной буквы и в начале строки, а тыйыны — цифрами.

8. Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично образцу приходного кассового ордера.

2. Порядок заполнения расходного кассового ордера

9. Настоящая глава определяет порядок заполнения унифицированного бланка расходного кассового ордера (форма КО-2).

10. В реквизите «Наименование субъекта/бюджетного учреждения» указывается полное или сокращенное название хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, из кассы которого выдаются наличные средства.

11. В реквизите «Номер документа» указывается порядковый номер кассового документа. Кассовые документы в хозяйствующих субъектах нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года, в бюджетных учреждениях — в хронологическом порядке (по источникам финансирования) с начала календарного года.

12. В реквизите «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных денежных средств. День (число) месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится цифра 0.

13. В реквизите «Сумма, сом., тыйын» указывается размер подлежащей выдаче из кассы суммы в цифровом формате, через запятую (точку, дефис).

14. В реквизите «Выдать» указываются фамилия, имя и отчество физического лица, которому выдаются деньги. Указание инициалов любого физического лица в расходных кассовых ордерах не допускается. В отдельных случаях, когда деньги передаются через посредника, имя доверенного лица, то есть фактического получателя, указывается после имени того, кому адресованы деньги.

15. В случае выдачи наличных денежных средств юридическому лицу кассир проверяет полноту заполнения всех требуемых реквизитов расходного кассового ордера (полное наименование организации, которой необходимо выдать деньги; фамилия, имя, отчество уполномоченного доверенностью представителя организации на получение денежных средств). Затем, при выдаче денежных средств физическому лицу, указанному в доверенности, кассир в обязательном порядке должен сверить паспортные данные и подпись лица с данными, указанными в паспорте и в доверенности.

16. В случае выдачи наличных денежных средств физическому лицу кассир проверяет полноту заполнения всех требуемых реквизитов расходного кассового ордера (фамилия, имя, отчество физического лица). Затем, при выдаче денежных средств физическому лицу, кассир в обязательном порядке должен сверить паспортные данные и подпись этого лица с данными, указанными в его паспорте.

17. В реквизите «Основание» указывается основание для выдачи денежных средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем и другое.

18. В реквизите «Сумма» указывается сумма денежных средств, подлежащая выдаче. При этом количество сомов пишется прописью, а тыйыны указываются цифрами.

19. В реквизите «Приложение» — в случае, если к расходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы (заявления, выписки из приказов руководителя, квитанции, доверенности и т. д.), то данная графа расходного кассового ордера должна содержать перечень этих прилагаемых первичных документов, с указанием их номеров и дат.

20. Реквизит «Руководитель» подписывается руководителем исполнительного органа хозяйствующего субъекта либо лицом, уполномоченным учредителем(ями) хозяйствующего субъекта и наделенным правом первой (распорядительной) подписи, или руководителем бюджетного учреждения.

21. Реквизит «Главный бухгалтер» подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения. В случае отсутствия такого лица, в данной графе делается запись «не предусмотрено».

22. Реквизит «Получил» заполняется непосредственно получателем наличных денежных средств. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с начала графы, с заглавной буквы, при этом сумма (в сомах) должна быть написана прописью, а тыйыны — цифрами. Под суммой получатель должен указать дату получения средств и поставить свою подпись.

23. В реквизите «По» — указываются наименование предъявленного получателем документа, удостоверяющего его личность, и реквизиты данного документа (номер, дата и место выдачи). Данная строка заполняется кассиром.

24. В реквизите «Выдал кассир» — кассир расписывается и указывает свои данные: фамилию (полностью), имя, отчество (инициалы). Графа заполняется после выдачи наличных денежных средств.

 

 

 

Приложение 4
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-4

Образец обложки

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310004

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

КАССОВАЯ КНИГА
на ________________________________ г.

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Образец титула. Стр. 2 — чистая

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310004

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

КАССОВАЯ КНИГА
на ________________________________ г.

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Печатать на последней странице:

В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____________________ листов.

 

М.П.

 

Руководитель: _________________   ________________   ____________________________

                                 должность                    подпись                  расшифровка подписи

 

Главный бухгалтер: _____________________   _____________________________________

                                               подпись                               расшифровка подписи

 

«___» _____________________ г.

 

 

 

Приложение 5
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма ИНВ-15

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0317013

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

Вид деятельности

 

Приказ, постановление, распоряжение

номер

 

Основание для проведения инвентаризации: _________________________________________

                                                                                              ненужное зачеркнуть

дата

 

Вид операции

 

 

 

Номер документа

Дата составления

 

 

 

 

 

Акт
инвентаризации наличных денежных средств

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: ______________   ________   ____________________

                                                               должность         подпись    расшифровка подписи

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег ______________________________________ сом. __________ тыйын

2) долларов США ____________________________________________________________

3) ценных бумаг _____________________________________________________________

4) евро _____________________________________________________________________

5) др. _______________________________________________________________________

Итого фактическое наличие на сумму: _______________________ сом. _______ тыйын

                                                                          цифрами

____________________________________________________________________________

                                                                     прописью

_________________________________________________ сом. ________________ тыйын

По учетным данным на сумму: _____________________________ сом. ________ тыйын

                                                                      цифрами

____________________________________________________________________________

                                                                     прописью

_________________________________________________ сом. ________________ тыйын

Результаты инвентаризации: излишек _____________________ сом. _________ тыйын

недостача: _____________________________________________ сом. _________ тыйын

Последние номера кассовых ордеров: приходного № ____________________________,

расходного № _______________________________________________________________

 

Председатель комиссии: _______________   ____________   _______________________

                                              должность             подпись         расшифровка подписи

Члены комиссии: _________________   _____________   ___________________________

                                   должность                подпись              расшифровка подписи

                            _________________   _____________   ___________________________

                                   должность                подпись              расшифровка подписи

                            _________________   _____________   ___________________________

                                   должность                подпись              расшифровка подписи

 

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем

ответственном хранении.

Материально ответственное лицо:

_______________________   _______________   ___________________________________

               должность                    подпись                          расшифровка подписи

 

«___» ____________________ ____ г.

Оборотная сторона формы ИНВ-15

Объяснение причин излишков или недостач: ____________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

 

Материально ответственное лицо:

_______________________   _______________   ___________________________________

               должность                    подпись                          расшифровка подписи

 

Решение руководителя: ______________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

 

_______________________   _______________   ___________________________________

               должность                    подпись                          расшифровка подписи

 

«___» ____________________ ____ г.

 

Садоводческое некоммерческое товарищество принимает денежные средства от садоводов на определенные цели. //

Какими документами оформлять внесение целевых денежных средств через кассу? Необходимо ли применение контрольно-кассовой техники?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При внесении целевых средств (взносов) наличными деньгами садоводческое некоммерческое товарищество (СНТ) должно оформить приходный кассовый ордер и выдать члену товарищества квитанцию к нему. Данный документ должен быть составлен на основании решения общего собрания членов СНТ.

Обоснование вывода:

Принятие решений об установление размеров целевых фондов и соответствующих взносов относится к исключительной компетенции общего собрания членов садоводческого некоммерческого объединения (товарищества, далее — СНТ) (ст. 1, п. 1 ст. 21 Федерального закона от 15.04.1998 N 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан», далее — Закон N 66-ФЗ).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ). С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Вместе с тем порядок документооборота, которыми оформляются операции с денежными средствами, продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными Банком России в соответствии и на основании законодательства РФ (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). В частности, порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории Российской Федерации юридическими лицами установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание N 3210-У).

Прием наличных денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1) (п. 5 Указания N 3210-У). При этом вносителю наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру (п. 5.1 Указания N 3210-У). Все поступления наличных денег учитывают в кассовой книге (форма КО-4) (п. 4.6 Указания N 3210-У). Перечисленные формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Что касается применения контрольно-кассовой техники (далее — ККТ), хотим обратить внимание на следующее.

В соответствии с п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее также — ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ.

Под расчетами для целей Закона N 54-ФЗ понимаются прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги, прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).

Таким образом, из норм Закона N 54-ФЗ следует, что ККТ применяется при расчетах за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги с использованием наличных денежных средств и (или) электронных средств платежа. При внесении целевых средств (взносов) члены садоводческого некоммерческого товарищества (далее — СНТ), как нам представляется, не рассчитываются за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги с СНТ, в таком случае у организации нет обязанности применять ККТ (смотрите письма Минфина России от 28.04.2017 N 03-01-15/26332, от 28.08.2012 N 03-01-15/7-184).

В рассматриваемом случае при внесении целевых средств (взносов) наличными деньгами садоводческое некоммерческое товарищество (СНТ) должно оформить приходный кассовый ордер и выдать члену товарищества квитанцию к нему. Данный документ должен быть составлен на основании решения общего собрания членов СНТ.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www. garant.ru

Многоканальный телефон: (347) 292-44-44

Бухгалтерский учет возврата денег покупателю через онлайн-кассу

Главная → Статьи → Бухгалтерский учет возврата денег покупателю через онлайн-кассу

 

Организация возвращает покупателю (абоненту) остаток денежных средств в связи с расторжением договора оказания услуг. Раньше возврат оформлялся по расходным кассовым ордерам (далее – РКО) и проводкой Дебет 62.02 и Кредит 50.1, в настоящее время организация РКО не выписывает. Какими проводками следует отражать возврат денег покупателю, если возврат проведен через онлайн-кассу?

 

Как разъяснил Минфин России в письме от 12.05.2017 № 03-01-15/28914 (далее – Письмо № 03-01-15/28914), основываясь на нормах Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (далее – Закон № 54-ФЗ) (в редакции Федерального закона от 03. 07.2016 № 290-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт” и отдельные законодательные акты Российской Федерации”), при возврате денежных средств покупателю контрольно-кассовая техника (далее – ККТ) применяется в обязательном порядке.

В письме от 24.05.2017 № 03-01-15/31944 Минфин России обратил внимание на п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ, в котором определены признаки расчета (получение средств от покупателя (клиента) – приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) – расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, – возврат расхода). Отсюда специалисты Минфина России сделали вывод, что при осуществлении возврата товара на кассовом чеке (бланке строгой отчетности) необходимо указывать признак: возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода (смотрите также письмо Минфина России от 12. 05.2017 № 03-01-15/28920). При этом кассовый чек с признаком возврата прихода формируется на контрольно-кассовой технике того же хозяйствующего субъекта.

На сегодняшний день финансовое ведомство фактически не разделяет возврат средств клиенту в день их уплаты или в последующие дни (письмо Минфина России от 24.05.2017 № 03-01-15/31944). Следовательно, с переходом к применению онлайн-касс возврат денежных средств покупателю вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента поступления денежных средств, осуществляется с одновременным пробитием кассового чека.

До начала применения онлайн-касс возврат денежных средств из кассы не в день оплаты должен был осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера в соответствии с п.п. 6.1, 6.2 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указания № 3210-У) с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (п. 4.6 Указаний № 3210-У, смотрите также письмо ФНС России от 11.04.2013 № АС-4-2/6710).

Что касается необходимости оформления расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) при возврате товара (отказе от услуги) не в день покупки после начала применения онлайн-касс, то существует мнение специалистов, что РКО следует оформлять в случае, если денежные средства выдаются клиенту из главной кассы организации, а не из наличности, находящейся у кассира-операциониста. Сразу оговоримся, что разъяснений уполномоченных органов по аналогичным ситуациям нами не обнаружено, а в упомянутом выше письме Минфина России от 24.05.2017 № 03-01-15/31944 сообщено, что по вопросу соблюдения порядка ведения кассовых операций (выдачи денежных средств за возвращенный товар не в день покупки такого товара и документального оформления такой операции) необходимо обратиться в Банк России, наделенный функциями определения указанного порядка в соответствии со ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ “О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)” (смотрите также Письмо № 03-01-15/28914, где также указано, что по вопросам соблюдения указанного порядка (формирования приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров) целесообразно обратиться в Банк России.).

Вместе с тем выдача наличных денег относится к кассовым операциям (п. 2 Указаний № 3210-У) и проводится по расходным кассовым ордерам 0310002 (п.п. 4.1, 6 Указаний № 3210-У). Эти нормы продолжают действовать и после введения онлайн-касс, и на настоящий момент не претерпели изменений. Поэтому мы не исключаем, что при возврате наличных денег покупателю, что теперь сопровождается выдачей кассового чека с признаком возврат прихода, также как и раньше, следует оформить расходный кассовый ордер (РКО), даже если денежные средства выдаются из наличности, находящейся у кассира-операциониста. При выдаче в РКО покупатель проставит свою подпись, подтверждающую получение денег (п. 6.2 Указаний № 3210-У), что исключает дальнейшие претензии в том, что деньги не возвращены.

При этом полагаем, что приходный кассовый ордер 0310001 (ПКО), оформляемый по окончании проведения кассовых операций (осуществления расчетов) на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ (после формирования отчета о закрытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ)), следует составить на общую сумму принятых наличных денег, с учетом суммы, возвращенной покупателю, то есть на общую (полную) сумму прихода денег (п. 5.2 Указаний № 3210-У).

Указанные суммы наличных денег, поступившие в кассу по ПКО и выданные из кассы (возвращенные покупателю) по РКО, учитывают в кассовой книге (п. 4.6 Указаний № 3210-У).

Вместе с тем в настоящее время существует проект указания Банка России о внесении изменений в Указание № 3210-У (подготовлен Банком России 02.05.2017 г.). В частности, в пункте 4 Указаний № 3210-У предполагается подпункт 4.1 изложить в следующей редакции: “Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее – кассовые документы). Приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002 может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа “…”.

Ранее в проекте (по состоянию на 01.03.2017) предполагалось дополнить Указание № 3210-У подпунктом 6.6 следующего содержания: “6.6. Расходный кассовый ордер 0310002 может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных данных контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ, на общую сумму выданных наличных денег, за исключением сумм наличных денег, выданных при осуществлении деятельности банковского платежного агента (субагента)”.

Как видим, редакции Проекта предусматривают, что на конец дня (смены), по окончании проведения кассовых операций можно оформлять ПКО на общую сумму прихода и РКО на общую сумму выданных (возвращенных) наличных денег, которые следует учесть в кассовой книге. То есть получается, что по окончании смены РКО будет сформирован на основании данных ККТ, что позволяет не оформлять РКО в случае возврата денег в течение дня (смены). По сути, в таком случае кассовый чек с признаком возврат прихода будет выполнять роль РКО.

В то же время, на наш взгляд, делать такие выводы пока преждевременно. В настоящее время мы ждем разъяснений Банка России о том, в каком порядке при применении онлайн-ККТ оформлять кассовые документы.

Отметим, что применение ККТ при наличных расчетах (в том числе и онлайн-касс) в порядке, установленном Законом № 54-ФЗ, и соблюдение порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указаниями № 3210-У, это предметы самостоятельного регулирования в определенном разными нормативными документами порядке. В КоАП РФ за неприменение ККТ (ст. 14.5 КоАП РФ) и нарушение порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ) предусмотрены разные виды ответственности как за отдельные правонарушения.

Несмотря на наличие указанных выше Проектов, в настоящее время изменения, внесенные в Закон № 54-ФЗ, пока не привели к внесению изменений в Указания № 3210-У. И поскольку п. 6 Указаний № 3210-У продолжает действовать, то существующая редакция Указаний № 3210-У не исключает оформления РКО при возврате наличных денег покупателю, несмотря на выдачу кассового чека с признаком возврат прихода.

Как мы поняли из вопроса, покупателю (абоненту) возвращается остаток денежных средств, уплаченных им авансов (до оказания услуг исполнителем).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) при возврате полученного аванса покупателю из кассы в бухгалтерском учете необходимо сделать следующую проводку:

Дебет 62, субсчет “Авансы полученные” Кредит 50
– возвращен аванс (предоплата) покупателю.

Учитывая, что организация должна признавать в бухгалтерском учете выручку от оказания услуг только после фактического оказания их заказчику (п.п. 12, 13 ПБУ 9/99 “Доходы организации”), выручка отражается только на стоимость оказанных услуг до расторжения договора с покупателем (абонентом).

То есть, по нашему мнению, в связи с применением онлайн-ККТ порядок отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете не изменяется.

 

Ответ подготовил: Федорова Лилия, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российского Союза аудиторов
Контроль качества ответа: Мельникова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС?
Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >>

 

Определение исходных документов — AccountingTools

Что такое исходные документы?

Исходные документы — это физическая основа, на которой регистрируются бизнес-операции. Исходные документы обычно сохраняются для использования в качестве доказательства, когда аудиторы позже проверят финансовую отчетность компании и должны подтвердить, что операции действительно имели место. Обычно они содержат следующую информацию:

  • Описание бизнес-операции

  • Дата операции

  • Определенная сумма денег

  • Разрешающая подпись

Многие исходные документы также проштампован для обозначения утверждения или для записи текущей даты или счетов, которые будут использоваться для записи базовой транзакции.

Исходный документ не обязательно должен быть бумажным. Он также может быть электронным, например, электронная запись часов, отработанных сотрудником, которая вводится в систему хронометража компании через смартфон.

Примеры исходных документов

Примерами исходных документов и связанных с ними бизнес-операций, которые появляются в финансовых записях, являются:

  • Выписка по счету . Он содержит ряд корректировок балансового остатка наличных средств компании, на которые компания должна ссылаться, чтобы привести свои записи в соответствие с данными банка.

  • Кассовая лента . Это может быть использовано как свидетельство продаж за наличные, которое поддерживает запись транзакции продажи.

  • Квитанция кредитной карты . Это может быть использовано как доказательство выплаты денежных средств из мелкой наличности.

  • Сейф чековые изображения . Эти изображения поддерживают регистрацию денежных поступлений от клиентов.

  • Упаковочный лист . Это описывает товары, отправленные покупателю, и, таким образом, поддерживает запись транзакции продажи.

  • Заказ клиента . Этот документ вместе с транспортной накладной и / или упаковочным листом может использоваться для выставления счета покупателю, который, в свою очередь, генерирует транзакцию продажи.

  • Счет-фактура поставщика . Это исходный документ, подтверждающий выдачу поставщику наличных, чеков или электронных платежей. Счет-фактура поставщика также поддерживает запись расхода, товарно-материальных ценностей или основных средств.

  • Временная карта .Это поддерживает выдачу сотруднику зарплаты или электронного платежа. Если клиенту выставляются счета за часы работы, он также поддерживает создание счетов-фактур клиентов.

Например, компания занимается консалтинговым бизнесом. он накапливает информацию об отработанном времени из расписаний сотрудников, которая затем включается в счета-фактуры клиентов, что, в свою очередь, приводит к созданию транзакции продажи и дебиторской задолженности. Таким образом, в этой ситуации расписание является исходным документом для транзакции продажи.

Контроль над исходными документами

Существует ряд возможных средств контроля, которые можно использовать для снижения риска того, что исходные документы не будут должным образом зарегистрированы в системе бухгалтерского учета. Одним из наиболее распространенных элементов управления является предварительная нумерация документов, чтобы упростить отслеживание отсутствующих документов. Другой элемент контроля заключается в согласовании остатков на счетах с подтверждающими первичными документами, чтобы увидеть, не были ли какие-то документы зарегистрированы, или если некоторые транзакции, зарегистрированные в счетах, не имеют никаких подтверждающих первичных документов.

Как долго хранить исходные документы

Различные правила требуют, чтобы некоторые исходные документы хранились в течение нескольких лет. Также может быть разумным сохранить эти документы независимо от правил, хотя бы для предоставления доказательств в случае судебного процесса или для улучшения обслуживания клиентов. По этим причинам компания должна принять политику уничтожения документов, которая строго контролирует уничтожение или другую форму уничтожения исходных документов до тех пор, пока не пройдет определенное количество лет.

Сопутствующие курсы

Руководство для бухгалтеров
Пакет обучения бухгалтеров
Руководство по бухгалтерскому учету
Как проводить аудит
Управление записями

ТОП-16 важных документов в бухгалтерском учете

Если вы занимаетесь бухгалтерским учетом, вы, должно быть, заметили, что некоторые документы всегда появляются в ваших отчетах. В бухгалтерском учете мы фиксируем финансовых операций , анализируем их, составляем отчеты.

Важность бухгалтерского учета для бизнеса невозможно переоценить, тем более что надзорные органы и налоговые органы нуждаются в этой финансовой отчетности по разным причинам.

Знание того, какие документы использовать, — это лишь часть общей картины. Здесь мы составляем список наиболее часто используемых бухгалтерских документов.

1. Денежный авизо

Предприятия используют денежные авизо в качестве исходных документов. Именно здесь мы фиксируем все сделки купли-продажи. Это , один из наиболее часто повторяющихся бухгалтерских документов , который предприятие предоставляет при продаже за наличные или получает в случае покупки за наличные.

Денежное авизо содержит такие сведения, как количество продаж, цена товаров, применимые скидки и налог с продаж.Операции в кассовом документе попадают в книгу счетов, и аудитор всегда будет искать перекрестные ссылки на кассовую книгу и кассовые чеки.

2. Счет-фактура

Счет-фактура также называется счетом. Компания должна регистрировать все свои продажи в кредит или покупки в кредит в этом документе. Например, когда фирма осуществляет продажи в кредит, она готовит счет-фактуру продажи . Он детализирует транзакцию с точки зрения количества проданных товаров, цены за единицу и общей проданной суммы.То же самое и с покупками.

Счета-фактуры обычно составляются в двух экземплярах, причем основная (оригинал ) копия передается покупателю, а дубликат остается у продавца.

Счет-фактура становится счетом, когда покупатель или закупающая организация получает оригинал счета-фактуры.

3. Квитанция

Предприятия используют квитанцию ​​в качестве подтверждения оплаты товаров и услуг. Это исходный документ, который продавец готовит в связи с получением наличных от второй стороны.

Также подготовленный в двух экземплярах, оригинал отправляется лицу, выдающему наличные или платящему. Продавец хранит дубликат в качестве записи о транзакции и покажет детали платежа, включая имя, дату, общую уплаченную сумму и тип платежа (наличные / чек).

4. Платежная квитанция

Платежная квитанция является подтверждением документа о транзакции, полученного от банка для внесения денег на банковский счет.

Процесс включает заполнение формы в банке с указанием реквизитов вкладчика, даты транзакции и внесенной суммы.

Pay-in-slip должен быть подписан служащим банка с официальной печатью банка на корешке. Бухгалтеры используют корешок платежной ведомости в качестве исходного документа для записи транзакции.

5. Проверка

Чек — один из наиболее часто используемых документов финансовой отчетности. Этот документ используется для финансовых транзакций и подлежит оплате после предъявления указанному банкиру. Чек — это безусловный заказ, в котором субъект подписывает знаки, предписывающие банкиру выплатить определенную сумму денег.Получатель платежа — это лицо, данные которого указаны в инструменте.

Чеки могут быть «перечеркнуты», что означает, что чек подлежит оплате только на счет получателя.

6. Дебетовая нота

Мы используем дебетовую расписку в качестве подтверждающего документа. Записка отправляется физическому или юридическому лицу, против которого у нас есть дебет. Предприятия выставляют дебетовые векселя организациям, от которых они ожидают взыскания определенных сумм денег. Например, если вы выставляете поставщику дебетовую накладную, вы ожидаете, что он вернет дефектные или поврежденные товары.

Предприятия также используют дебетовое авизо в случаях переплаты. Вы должны указать все необходимые данные в дебетовом авизо, включая дату и сумму списания.

7. Кредит-нота

Компании используют кредит-ноту, чтобы показать, что они кредитовали данную партию, как указано в документе. Документ написан, например, покупателю, чтобы показать, что компания зачислила эту транзакцию в свои бухгалтерские книги.

Вы можете подготовить кредит-ноту на случай, если ваш платеж окажется меньше, чем должен был быть.

Детали как в дебетовом авизо. Тем не менее, их легко отличить по красным чернилам, используемым для написания кредитной ноты.

8. Ваучер

Ваучер — это бизнес-документ, в котором указывается, какой тип операции должен регистрироваться в финансовых книгах. Ваучеры готовятся с использованием исходных документов и идентифицируют операции как дебетовые и кредитные.

Есть два типа ваучеров:

  • Денежный чек
  • Безналичный ваучер

Денежные чеки включают чеки и платежи, а безналичные чеки включают дебетовую и кредитовую ноту.

9. Уведомление о переводе денег

Мы используем Консультации по денежным переводам, чтобы детализировать платежи, отправленные поставщику, включая то, является ли это счет-фактура или кредит-нота зачета. И если клиент платит чеком, уведомление о переводе будет отправлено вместе с чеком. В этом отношении извещение о переводе отличается от квитанции об оплате, поскольку оно исходит от клиента.

10. Выписка со счета

Это документ, отправляемый поставщиком клиенту, в котором перечислены операции по счету клиента, включая все выставленные счета и кредитовые ноты, а также все платежи, полученные от клиента.

11. Цитаты

При поиске товаров или услуг компания часто запрашивает ценовые предложения у разных поставщиков. Поставщики отправят свои расценки, в которых они описывают свои продукты или услуги, цены и условия доставки.

После того, как компания проверит предложения и выберет лучшее предложение, поставщики получат заказ на поставку на основе своего предложения. В свою очередь, они поставят товары или услуги, а затем отправят заказ на покупку.

При проверке счетов аудиторы и налоговые агенты часто запрашивают котировки поставщиков, чтобы найти признаки мошенничества. Поэтому котировки как исходные документы важны для бухгалтерии.

12. Заказы

Документы с заказами отправляются предприятием поставщику. Они содержат описание продуктов или услуг, но могут не включать цены. Это потому, что компания может захотеть заказать расходные материалы, но может не иметь обновленного прайс-листа.

Однако они важны, потому что поставленные товары или оказанные услуги должны соответствовать требованиям, указанным в документах заказа.Документ заказа может быть таким же простым, как страница Excel со списком позиций и кратким описанием.

13. Нота о получении товаров

Как предприятие, когда вы получаете заказанные товары, вы должны документировать заказ, когда он поступает. Вы делаете это по полученной записке, обычно на складе.

В накладной о получении товаров указывается, кто доставил товары, кто их получил, внешнее состояние товаров и их количество. Полученные товары можно использовать для учета запасов и, следовательно, для оптимизации бухгалтерской работы.

14.

Полученные материалы Примечание

Для производственных предприятий, которые получают материалы от поставщиков, они используют расписку о получении материалов, чтобы отслеживать полученные им материальные запасы. В этой записке указывается имя поставщика, имя доставщика, то, что было получено, его количество, дата и местонахождение запасов.

Он также включает имя того, кто получил товар на склад, его подпись и дату. Также это может указывать на состояние полученных материалов.

15. Отгрузочная накладная

Когда поставщик осуществляет поставку, к товарам прилагается товарно-транспортная накладная. В этом документе подробно описано, что доставляется, кто его доставил и кто получил. Часто получатель должен подписать его, указывая, что он принял товар.

Отгрузочная накладная может использоваться для подтверждения счетов-фактур или требований о недоставленных товарах. В этом отношении он помогает бухгалтерии отслеживать счета и долги.

16.

Заказ на продажу

Когда поставщик получает заказ на поставку от клиента, он создает внутренний заказ на продажу. Затем заказ на продажу отправляется отделу продаж, чтобы отдел продаж организовал доставку товаров.

Копия заказа на продажу также отправляется на склад, чтобы помочь с управлением запасами. В этом отношении заказы на продажу помогают бухгалтерии координировать свои действия с отделом продаж.

Важные советы по работе с бухгалтерскими документами

Зная самые важные бухгалтерские документы, продавец должен понимать, как их использовать для достижения наилучших результатов.Некоторые из этих документов служат доказательством продаж, и поэтому они должны быть безупречными, когда контролирующие органы приходят с просьбой о них. Кроме того, бухгалтерские документы могут быть изменены в любое время, поэтому продавец должен знать, как обновить их, добавив необходимые данные. Однако до тех пор, пока человек понимает процесс бухгалтерского учета и знает, как соответствовать требованиям местного законодательства, все будет в порядке. Следующие советы помогут упростить работу с этими документами.

Всегда имейте электронную копию бухгалтерских документов

После оформления кассовых авизо, квитанций и других документов бухгалтерского учета продавец должен также создать электронную копию.В настоящее время электронными копиями легко управлять, поскольку они устраняют неуклюжесть, связанную с бумажными копиями. Например, их можно легко извлечь и хранить в большей безопасности.

Они помогут очистить офис от слишком большого количества документов, которые могут оказаться бесполезными. Однако наиболее важным преимуществом электронных копий является то, что они служат резервной копией для остальных записей. Если бумажная копия потеряна, ее можно будет восстановить и распечатать. Таким образом, эти копии помогут решить споры и при отсутствии бумажных копий.

Будьте внимательны с бухгалтерскими документами

Для документов, используемых в бухгалтерском учете, требуются данные из различных источников, и они используются для определенных целей. Например, в кассовые чеки вносятся данные о проданных товарах. По этой причине продавец должен убедиться, что все детали указаны в документах. Это становится еще более важным, когда эти документы используются в качестве доказательства продаж.

В таком случае продавец окажется в затруднительном положении, если не проверит досконально детали.Взгляд на список бухгалтерских документов показывает, что каждый из них должен собирать данные для определенных целей, и их полезно иметь в виду при их использовании.

Использование различных деловых документов в бухгалтерском учете

Разнообразие бухгалтерских документов свидетельствует о том, что продавцу не следует полагаться на один вариант. Если кто-то знает важность исходных документов в бухгалтерском учете, он будет знать, что их использование в различных формах может принести много преимуществ.

Например, при работе с различными типами денежных авизо будет легко определить тот, который лучше всего фиксирует данные о продажах, когда существует разнообразие. При использовании квитанции в качестве исходного документа вы можете узнать, существует ли тип, который фиксирует больше деталей, чем другие.

Также рассмотрите возможность консультации профессионального бухгалтера при работе с бухгалтерскими документами.

Эксперт знает, как выявить ошибки и несоответствия, и поможет исправить их, чтобы финансовая отчетность была точной. Это более важно, если вы делаете это в целях соблюдения налогового законодательства.

Кроме того, бухгалтеры знают, что власти ищут, когда запрашивают финансовую информацию, и поэтому они помогают владельцам бизнеса избежать штрафов и других штрафов.

Заключение

Бухгалтерские документы играют решающую роль в обработке бизнес-операций и подготовке финансовой отчетности, такой как отчет о прибылях и убытках и баланс. Они также необходимы для соответствия и налогового учета. В настоящее время предприятия автоматизируют многие из бухгалтерских процессов , и программное обеспечение, которое выбирает предприятие, может стать отличным дополнением к ведению финансовой отчетности.

Автоматизированный сбор, извлечение и анализ данных — Решения для FinTech

Типы исходных бухгалтерских документов в бухгалтерском учете

Оба предприятия (или люди) участвующие в сделке получат копию первичного бухгалтерского документа произведено.

Документы бывают разных форм, размеров, цветов и типов.

Они могут быть на бумажных носителях или в электронных файлах, таких как PDF.

Каждый документ имеет несколько общих черт: —

  • Дата операции
  • Сумма
  • Название обоих предприятий / людей
  • Номер ссылки
  • Описание операции

Виды исходных бухгалтерских документов

Есть много разных типов исходных документов.

Ниже приводится список из десяти, которые регулярно используются большинством предприятий.

  1. Котировки
    Покупатель может требовать цитаты от разных продавцов для товаров, которые он хочет купить.
    Котировки будут изучены, обсуждены и будет принято решение о том, какие продавец, у которого можно купить товар, обычно в зависимости от того, у кого самый дешевый.
    После этого будет размещен заказ, и победивший поставщик обратится предложение в счет-фактуру продажи.

  2. Заказы
    Когда бизнесу необходимо купить товар он заполнит форму заказа.
    Форма заказа может быть такой же простой, как A5 лист из дубликата книги, или это может быть бланк, предоставленный продавцом через его онлайн-сайт или каталог.
    Бланки заказов не всегда показать стоимость, потому что покупатель может не знать стоимость при размещении порядок.
  3. Квитанции о доставке
    Во многих случаях поставщик предоставляет накладную о доставке с товарами, которые отправляются, проводятся или доставляются.
    Часто они содержат описание доставляемого товара, чтобы покупатель мог сверить его со своим заказом сразу по его прибытии.
  4. Счета-фактуры купли-продажи
    Когда проданный товар продавец оформит документ, содержащий все детали продажи.
    Если продавец не ожидает предоплаты отправляя товар, они укажут в своем счете условия оплаты т. е. время, которое у покупателя есть до момента оплаты.
    Один пример — платеж должен быть получен не позднее 30 числа месяца после даты выставления счета.
    Продавец вводит документ в свою систему как счет-фактуру продажи.Покупатель введет его в свою систему как счет за покупку.
  5. Кредитовые и дебетовые ноты
    Если покупатель решает не хранить товар, а вернуть его продавцу, Продавец выдаст специальную записку, в которой будет указана сумма, подлежащая возврату.
    В системе бухгалтерского учета поставщика это называется кредитным авизо, поскольку оно уменьшает сумму задолженности покупателя.
    В системе бухгалтерского учета клиента это называется дебетовым авизо, потому что оно уменьшает сумму его задолженности продавцу.
  6. Уведомления об оплате / переводе
    Когда клиент оплачивает свой счет, они отправят поставщику денежный перевод совет, в котором подробно описывается сумма и номера оплачиваемых счетов.
    Это будет отправлено либо вместе с чеком, либо отдельно, если оплата произведена Интернет-банкинг.
    Денежные переводы часто можно найти уже распечатанными в виде небольшого выреза внизу или справа сторона, счет-фактура продажи / покупки.
  7. Чеки (чеки)
    Чек (чек) — это специальная банкнота, которая представляет собой наличные деньги, выплачиваемые клиентом.

    Для проверки требуется подпись лица, имеющего право подписи банковского счета, с которого выписан чек. Каждый чек имеет специальный номер на нем, который нужно записать в бухгалтерию система.

    Имя получателя должно быть написано на чеке. Если он оставлен пустым, любой может заполнить его своим именем и внести депозит чек, таким образом украдя деньги.

    Чеки должны быть перечеркнуты сверху надписью «не подлежит обсуждению» и напечатанными словами «Или на предъявителя» вычеркнуто (не на всех чеках), поэтому чек должен быть депонирован на банковский счет получателя, а не обналичен, таким образом предотвращение кражи.

  8. Поступления
    Один раз заказчик оплатил счет, поставщик может выдать квитанцию.
    А квитанция является доказательством того, что оплата была произведена, что является хорошей идеей при оплате наличными.
    Квитанции обычно выдаются автоматически, когда покупать что-то в магазине.
  9. Депозитный лист
    Когда покупатель платит чеком или наличными, продавец выпишет банковский депозит бланк, который отнесут в банк и предъявят вместе с чеки и наличные.
    Депозитная квитанция покажет общую сумму депонирован плюс разбивка сумм чеков и наличных денег.
    банк сделает запись платежа, чтобы он отображался на выписка с банковского счета плательщика в качестве полученного платежа, а также на банк клиента выписка о произведенной оплате.
  10. Прочие
    Бухгалтерские первичные документы могут включать договоры аренды или займа с прилагаемые платежные ведомости, в которых указана общая сумма к оплате плюс проценты и административные сборы.

Оформление документов

Жизненно важно, чтобы все бухгалтерские первичные документы подаются таким образом, чтобы их было легко для получения позже в случае возникновения каких-либо запросов.

Самый распространенный метод — записать все в порядке дат, затем Алфавитный порядок.

Большинство налоговых департаментов потребуют от вас наличия хорошая система делопроизводства в офисе минимум 5-7 лет.

Общие термины / слова

  • Получатель платежа — физическое или юридическое лицо, которому платят или получают платеж
  • Плательщик — лицо, производящее платеж или выплачивающее денежные средства другому предприятию или лицу
  • Продавец — поставщик ( получатель)
  • Покупатель — покупатель; заказчик (плательщик)
Бухгалтерский учет Исходные документы Тест

Учет кассовых операций

Майк Энрайт, операционный менеджер, BizFilings

Отслеживать ваши денежные средства, кредиторскую задолженность и записи может быть непросто. Найдите наиболее эффективные способы держать свои деньги и ваши записи в порядке и обновлять соответствующим образом.

Если ваша компания представляет собой типичный бизнес, вы имеете дело с различными кассовыми операциями. Сведение всех этих транзакций в одну запись может быть заманчивым, но почти всегда плохой идеей.

В зависимости от характера вашего бизнеса вы захотите записывать свои операции с наличными различными способами.

  • Журнал продаж и кассовых поступлений : Чтобы упростить ведение учета, мы рекомендуем объединить ваши продажи и кассовые поступления в один журнал.
  • Ежедневный кассовый лист : Если кассовые операции составляют значительную часть вашего бизнеса, вам также следует подготовить ежедневный кассовый лист для сверки полученных и выплаченных денежных средств за день. Если вы используете ежедневный кассовый лист, вы можете сверять свои денежные поступления с ежедневным депозитом на свой банковский счет.
  • Журнал денежных выплат : Здесь должны регистрироваться ваши ежедневные выплаты наличными.
  • Выверка банка : Выверка ваших записей с ежемесячной выпиской из банковского счета подтверждает сумму, имеющуюся на вашем текущем счете.Это также поможет вам найти бухгалтерские ошибки. Это также может позволить вам обнаружить (и исправить) нарушения, такие как кражи сотрудников.
  • Мелкий кассовый фонд : Если ваши клиенты обычно платят чеком, наличие мелкого кассового фонда предоставит вам наличные деньги для оплаты различных мелких расходов. Фонд мелкой наличности не нужен, если вы используете кассовый аппарат и всегда имеете под рукой валюту, если вы отслеживаете эти небольшие покупки.

Ежедневное ведение кассовых листов

Кассовый лист — это ежедневная сверка полученных и выплаченных денежных средств.Если значительная часть вашего бизнеса осуществляется наличными, например, в розничном магазине, вам следует готовить кассовый лист в конце каждого дня. Это разумная практика — ежедневно вносить все денежные чеки на свой банковский счет.

Ваши ежедневные денежные поступления обычно должны соответствовать сумме ежедневного банковского депозита. Любые причины разницы должны быть указаны в вашей кассовой ведомости, например как небольшая сумма наличных, выплачиваемая по разным расходам. Если они не совпадают, вам следует изучить и согласовать любые расхождения между двумя суммами.

Ведение кассовых ведомостей предупреждает о любой нехватке или избытке наличных денег в течение дня. Некоторые предприятия предпочитают просто считать наличные в кассе в конце дня, не ведя кассовый лист, что делает их невежественными в отношении каких-либо дефицитов или излишков. Дефицит может быть результатом кражи, или он может быть просто результатом того, что вы не зарегистрировали особую транзакцию, например, расходы, которые вы оплатили наличными, — но без кассовой ведомости вы никогда не узнаете.

Среди Tools & Forms есть кассовый лист для вашего использования. Просто введите свои ежедневные суммы, чтобы сразу увидеть, есть ли у вас дефицит или избыток наличных в конце дня. Вы можете использовать электронную таблицу снова и снова для повседневных нужд.

Подготовка банковской выверки

Подготовка банковской выверки при ежемесячном получении выписки по счету помогает вам проверять сумму наличных на текущем счете.

Эта выверка необходима, поскольку остаток денежных средств в ваших книгах никогда не будет совпадать с остатком, указанным в выписке из банка.Задержка с расчетом по чекам и депозитам, автоматические банковские комиссии и кредиты, которые вы не зарегистрировали, и ошибки, которые вы могли допустить в своих бухгалтерских книгах, делают идеал невозможным.

После подготовки банковской выверки вы можете быть уверены, что остаток на счете, указанный в ваших книгах, актуален, и получите представление о любых нарушениях, таких как кража средств сотрудниками.

Пошаговые инструкции по подготовке банковской выверки

  1. Подготовьте список депозитов в пути. Сравните депозиты, указанные в вашей банковской выписке, с банковскими депозитами, указанными в журнале денежных поступлений. В своей банковской выверке укажите все депозиты, по которым еще не была подтверждена выписка по счету. Посмотрите на выверку банковских счетов, которую вы подготовили в прошлом месяце. Все ли транзитные депозиты за последний месяц отражены в банковской выписке за этот месяц? Если нет, вы узнаете, что с ними случилось.
  2. Подготовьте список непогашенных чеков. В журнале выплат наличных отметьте каждый чек, по которому была проведена выписка из банковского счета в этом месяце.В своей банковской выверке перечислите все непроверенные чеки из журнала выплат. Посмотрите на выверку банковских счетов за последний месяц. Существуют ли какие-либо чеки, которые были погашены в прошлом месяце, но еще не погашены банком? Если да, убедитесь, что они находятся в вашем списке непогашенных чеков в этом месяце. Если чек выпущен несколько месяцев назад, но до сих пор не погашен банком, вы можете провести дополнительное расследование.
  3. Запишите все банковские комиссии или кредиты. Изучите свою банковскую выписку.Существуют ли какие-либо специальные комиссии, взимаемые банком, которые вы не записали в своих бухгалтерских книгах? Если да, запишите их сейчас, как если бы вы выписали чек на эту сумму. Точно так же, если на ваш счет есть какие-либо кредиты, сделанные банком, они также должны быть записаны. Разместите записи в своей главной книге.
  4. Рассчитайте остаток денежных средств по своим книгам. Вычислите кассовый счет главной книги, чтобы получить конечный остаток денежных средств.
  5. Введите сальдо по выверке. В верхней части банковской выверки введите конечный баланс из банковской выписки.
  6. Итого депозиты в пути. Сложите депозиты в пути и введите сумму при выверке. Добавьте общую сумму вкладов в пути к банковскому балансу, чтобы получить промежуточный итог.
  7. Итого неоплаченных чеков. Сложите непогашенные чеки и введите сумму выверки.
  8. Вычислить баланс книги по сверке. Вычтите общую сумму непогашенных чеков из промежуточной суммы на шаге 6 выше. Результат должен быть равен остатку, указанному в вашей главной книге.
Alpha Company
Выверка банка
31 марта 2016 г.
Остаток по выписке из банка $ 4 672,98
Депозиты в пути
Дата Сумма
3/30 500 долларов США.25
3/31 $ 1 890,33 $ 2 390,58
Итого $ 7 063,56
Выпущенные чеки
Контрольный номер Сумма
1656 22,50 долл. США
1693 150 долларов.00
1696 32,00 $
1697 $ 1 902,00
1698 $ 1 105,80 $ 3 212,30
Остаток по книгам 3 851,26 долл. США

В приведенном выше примере, если на кассовом счете главной книги не отображается остаток в размере 3 851 доллар.26, вы должны найти причину разницы.

Если ваша банковская выверка не сбалансирована, вам необходимо найти ошибку или ошибки. Возможные причины ошибки банковского баланса:

  • Сумма непогашенных чеков добавлена ​​неправильно. Дважды проверьте добавленную вами сумму неоплаченных чеков.
  • Сумма депозитов в пути добавлена ​​неправильно. Еще раз проверьте добавление депозитов в пути.
  • Банковский баланс перенесен. Вы начали с правильной суммы в верхней части сверки? Дважды проверьте, сравнив его с остатком на конец месяца в своей банковской выписке.
  • Невозможность записи всех позиций выравнивания выписки по счету. Внимательно посмотрите на свою банковскую выписку. Есть ли какие-либо элементы, такие как различные банковские сборы или автоматические депозиты или снятия средств, которые не были зарегистрированы в ваших книгах?
  • Журналы добавлены неправильно. Дважды проверьте добавленные вами кассовые чеки и выплаты наличными.
  • Не удалось записать чек или депозит. Вы записывали все чеки и депозиты в свои журналы? Это должно было быть очевидно, когда вы составляли списки транзитных депозитов и неоплаченных чеков.
  • Неверно записана сумма. Сравните каждую позицию в банковской выписке с записью в журнале для этой позиции. Вы ввели правильную сумму?

Ведение журнала денежных выплат

Журнал выплат наличных — это место, где вы записываете свои выплаченные операции наличными (или чеками).Это также может быть журнал покупок или журнал расходов.

Хотя вы можете, если вы достаточно наслышаны, найти печатные журналы по выплате наличных, мы настоятельно рекомендуем хранить этот журнал на вашем компьютере или в облаке, как и большинство ваших финансовых журналов. Ваше бухгалтерское программное обеспечение, вероятно, будет включать в себя какие-либо журналы выплат и покупок, настраиваемые в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Использование учета по методу начисления и журналов выплаты денежных средств

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, вы записываете расходы в журнале выплат наличных во время оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.

У вас есть разнообразный магазин. Вы покупаете у своего основного поставщика товары на общую сумму 7800 долларов США. Большая часть покупки — это инвентарь для перепродажи, но также включены канцелярские товары на 100 долларов. Сделайте следующую запись в журнале покупок:

Дебет Кредит
Покупки 7,700
Расходы на канцелярские товары 100
Кредиторская задолженность
7,800

В следующем месяце после получения выписки от поставщика вы выписываете чек для оплаты вашего счета.Сделайте следующую запись в журнале покупок:

Дебет Кредит
Кредиторская задолженность 7,800
Наличные 7,800

Примеры журнала денежных выплат

Если ваша компания — магазин розничной торговли, записи в журнале могут выглядеть примерно так:

(Примечание: все суммы в долларах округлены до ближайшего доллара. )

  • 2 февраля вы оплатили счет за электричество в размере 177 долларов.
  • Также 2 февраля вы купили товарный инвентарь на счете у Ash Wholesale по цене 9 500 долларов.
  • 5 февраля вы потратили 82 доллара на СТО Аткинса, чтобы заправить свои транспортные средства газом. Вы берете все это со счета, который ведете у Аткинса.
  • 8 февраля вы выписываете чек на 9 500 долларов в счет оплаты счета, полученного от Эша.
  • 10 февраля вы выписываете чек на 82 доллара на станцию ​​обслуживания Atkins для оплаты вашего счета там.
  • По завершении этой страницы журнала вы должны пройти все семь столбцов суммы. Поскольку вы используете систему бухгалтерского учета с двойной записью, вы можете увидеть, все ли записи были записаны правильно. Проверьте, равна ли сумма дебетов сумме кредитов. Итого дебеты: 0 + 9 582 + 9500 + 82 + 177 = 19 341. Всего кредитов: 9 759 + 9 582 = 19 341.
ЖУРНАЛ ПОКУПОВ ЗА: ФЕВРАЛЬ 2016
Денежные средства Счета к оплате
Дата Описание. Др. Кр. Др. Кр. Purch. Д-р Расходы на доставку Др. Утилиты Exp. Д-р
2 Edison Util. — электричество 177 177
2 Ash Whlsle — инвентарь 9 500 9 500
5 Atkins Serv. Станция — газ 82 82
8 Ash Whlsle — в счету 9 500 9 500
8 Atkins Serv.- на счете 82 82
Итого 0 9,759 9 582 9 582 9 500 82 177

Если сумма столбцов дебета не равна сумме столбцов кредита, у вас есть проблема, которую вы должны отследить немедленно. Возможно, вы ввели одну из сумм не в тот столбец. Возможно, вы просто неправильно добавили при подсчете итогов. Обычно ошибку легко определить, потому что дебеты должны равняться кредитам для каждой транзакции.

В вашем журнале покупок может быть намного больше столбцов, чем в этом примере, потому что у вас, вероятно, будет больше классификаций расходов.

Ведение фонда мелкой наличности и работа с дебиторской задолженностью

Практически всем предприятиям нужны наличные деньги для оплаты мелких разных расходов.Самый простой способ сохранить эти деньги доступными — через фонд мелкой наличности, если только у вашего бизнеса нет наличных денег от ежедневных транзакций.

Если вы используете наличные деньги из дневных чеков для небольших расходов, необходимо точно записывать все наличные деньги, снятые с кассового аппарата, и подготовить кассовый лист в конце дня, чтобы помочь контролировать наличные, выплаченные из кассового аппарата.

Этапы создания фонда мелкой наличности

  1. Начните создание фонда мелкой наличности, выписав чек в «Petty Cash». «Обналичить чек.
  2. Поместите наличные деньги в ящик для мелкой наличности или в ящик для мелкой наличности.
  3. Оплачивая расходы из наличных денег, ведите подробный список всех расходов.
  4. Когда деньги почти закончились, сложите расходы в подробном списке.
  5. Напишите еще один чек в «Мелкую кассу» на сумму расходов. Этот чек должен пополнить фонд до первоначального баланса.

Как пользоваться фондом мелкой наличности

Предположим, вы решили создать фонд мелкой наличности для оплаты небольших расходов, которые вы не оплачиваете чеком или дебетовой картой.Вы чувствуете, что необходим фонд мелкой наличности в размере 100 долларов, поэтому вы выписываете чек на 100 долларов, подлежащий оплате в «Мелкую наличность». Вы физически кладете 100 долларов в ящик для мелких денег. Сделайте следующую запись в журнале кассовых выплат:


Дебет Кредит
Мелкая наличность 100
Наличные
100

Две недели спустя вы просматриваете ящик для мелкой наличности и находите 25 долларов. 00 осталось. Вы добавляете предметы, перечисленные в списке расходов, и с радостью обнаруживаете, что они в сумме составляют 75,00 долларов (25 + 75 = 100). Вы выписываете чек на сумму 75 долларов США на счет «Petty Cash». Денежные средства помещаются в кассу. Это пополнит фонд обратно до 100 долларов. Используя список мелких денежных расходов в качестве исходного документа, сделайте следующую запись в журнале денежных выплат:


Дебет Кредит
Канцелярские товары 13.20
Авторасходы 39,00
Разное. труд 15,00
Разное. расходы 7,80
Наличные
75,00

Ящик для мелкой наличности или ящик должны быть заперты, когда они не используются.Только один человек должен иметь доступ к мелкой наличности, так что один человек несет за это ответственность.

Понимание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность (часто сокращенно A / R) — это просто неоплаченные счета-фактуры клиентов и любые другие деньги, которые должны вам ваши клиенты. Сумма всей дебиторской задолженности ваших клиентов указана в качестве текущих активов в вашем балансе.

Ваша бухгалтерская программа должна автоматически вести учет дебиторской задолженности для каждого клиента.Книга дебиторской задолженности, которая также может использоваться как выписка по клиенту, служит для записи сборов и платежей каждого клиента.

Ведение записей о дебиторской задолженности

Когда клиент что-то покупает, вам нужно:

  1. Запишите продажу в журнал продаж и денежных поступлений. Этот журнал будет включать столбцы дебиторской и кредитной дебиторской задолженности. Начисленные продажи и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно.
  2. Каждый день продажи в кредит, зарегистрированные в журнале продаж и кассовых поступлений, разносятся по соответствующим счетам клиентов в регистре дебиторской задолженности.Это позволяет вам узнать не только общую сумму, которую должны вам все кредитные клиенты, но и общую сумму, которую должен каждому клиенту .
  3. Записи, сделанные в журнале продаж и денежных поступлений, также суммируются в конце месяца, а результаты разносятся на счет дебиторской задолженности в главной книге. Этот счет является «контрольным счетом» вашей дебиторской задолженности. «Контроль» означает, что после того, как вся ваша проводка будет завершена, общая сумма балансов клиентов в книге счетов дебиторской задолженности будет такой же, как и баланс на контрольном счете в главной книге. Если они не совпадают, вы можете сказать, что где-то в процессе вы допустили ошибку.

Если вы предоставляете кредит своим клиентам и ведете журнал продаж и денежных поступлений вручную, убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение интегрирует проводку в бухгалтерские книги дебиторской задолженности с автоматической записью операций продаж и денежных поступлений. Эта система, которая позволяет сэкономить время, также снижает вероятность ошибок при публикации.

Ведение книги дебиторской задолженности

Вы должны вести счет ГК дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит.Разносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и денежных поступлений в бухгалтерские книги клиентов в конце каждого дня. Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых чеков, обязательно проводите кассовые чеки на счете в соответствующие бухгалтерские книги в конце дня. Конечно, ваше программное обеспечение должно уметь заботиться об этом автоматически.

Если вам нравится бумажный след, храните все бухгалтерские книги дебиторской задолженности в одном подшивке, а копии бухгалтерских книг дебиторской задолженности также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам с просьбой об оплате.Если рассылать их по почте в виде выписок, каждый месяц составляйте новый лист бухгалтерской книги.

Ежемесячный отчет бухгалтерской книги должен начинаться с форвардного сальдо, которое является конечным сальдо за предыдущий месяц. Если ваши бухгалтерские листы не будут дублироваться, как ваши клиентские заявления, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц. Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает текущую сумму баланса клиента.

Для большинства предприятий выписки следует отправлять один раз в месяц всем клиентам, имеющим остаток на счете, и включать:

  • начальное сальдо (конечное сальдо предыдущего месяца)
  • все счета, выставленные в течение месяца
  • платежей на счету в течение месяца
  • любые дебетовые или кредитовые авизо
  • конечный баланс
  • срок оплаты

Отслеживание вашего контрольного счета

Когда вы ежемесячно отправляете по почте выписки своим клиентам, вы должны сверять бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности. Контрольный счет — это общий остаток дебиторской задолженности из вашей главной книги.

Начальная сумма дебиторской задолженности плюс начисленные продажи за месяц минус платежи по счету за месяц должны равняться конечной сумме дебиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой регистров дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в выписках клиентов, прежде чем отправлять их по почте. Ваша бухгалтерская программа должна автоматически уведомлять вас о расхождениях.

Работа с кредиторской задолженностью

Дебиторская задолженность может быть немного забавной — в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанные деньги. Счета к оплате (часто называемая A / P), с другой стороны, фокусируется на неоплаченных счетах бизнеса, то есть деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма вашей задолженности перед поставщиками указана в качестве текущего обязательства в вашем балансе.

Подготовка документов к оплате

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы регистрируются в журнале денежных выплат в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит. Если вы имеете дело с определенным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете накапливать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записывать одну транзакцию в журнал покупок в конце месяца.

Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала денежных выплат в конце каждого дня проводятся в соответствующую книгу счетов кредиторской задолженности. Книга счетов к оплате — это запись о том, что вы должны каждому поставщику.Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет как отдельные бухгалтерские книги, так и главную книгу.

Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. Журнал выплат денежных средств имеет столбцы кредиторской и дебетовой задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся на контрольный счет в главной книге.

Идти в ногу со своими бухгалтерскими книгами Книги счетов к оплате

помогут вам контролировать свои расходы и кредиторскую задолженность.Если вы ведете точные бухгалтерские книги о платежах, вам будет легко дважды проверять счета, которые вы получаете от своих поставщиков.

В конце месяца сверьте бухгалтерские книги кредиторской задолженности с контрольным счетом кредиторской задолженности. Контрольный счет — это общий остаток кредиторской задолженности из вашей главной книги. Начальная сумма кредиторской задолженности, плюс покупки на счете в течение месяца, минус платежи на счете в течение месяца, должна равняться конечной сумме кредиторской задолженности.Сравните эту сумму с суммой отдельных регистров кредиторской задолженности. Это поможет вам обнаружить любые ошибки, допущенные вами при учете своей кредиторской задолженности. Сверка также может помочь вам выявить любые ошибки в счетах поставщика.

Отчет о сроках погашения кредиторской задолженности — хороший инструмент управления денежными средствами, который следует составлять периодически. Это поможет вам спланировать время и сумму выплат наличными.

EMS 8 класса — Карточки с исходными документами

Что такое кассовый рулон

Кассовый рулон предназначен для учета продаж за наличный расчет и оказанных услуг на кассовом аппарате

Денежные счета-фактуры используются предприятиями, которые не используют кассовые аппараты для учета продаж за наличный расчет и оказанных услуг

— Выдается физическим / юридическим лицам для платежей бизнесу

— Служит доказательством платежа

— Оригинал выдается клиенту, а дубликат используется как исходный документ

Банковские депозитные квитанции используются, когда деньги зачисляются на банковский счет компании

Выписка по счету используется в качестве исходного документа, когда предприятие производит или получает электронный платеж

Выписка из банка — Дебетовая колонка

Выписка из банка — Кредитная колонка

— Чек выдается, когда предприятие производит платеж

— Этот чек выдается клиенту, а корешок чека используется в качестве исходного документа

Что означает НЕ ПЕРЕДАВАЕМЫЙ означает

НЕ ПЕРЕДАВАЕМЫЙ является пересечением / индоссаментом (мера безопасности), поскольку он обеспечивает внесение чека на этот банковский счет получателя

РОЛИК КАССОВОГО РЕГИСТРА Сделки

Продажа за наличные / оказанные услуги

РОЛИК КАССОВОГО РЕГИСТРА — Журнал

ДВОЙНОЙ НАЛИЧНЫЙ СЧЕТ — Транзакции

Продажа / оказание услуг за наличный расчет (используется, если у предприятия нет кассового аппарата)

ДВОЙНОЙ НАЛИЧНЫЙ СЧЕТ — Журнал

ДВОЙНАЯ КВИТАНЦИЯ — Транзакции

ДВОЙНАЯ КВИТАНЦИЯ — Журнал

BANK DEPOSIT SLIP — Транзакции

Деньги, внесенные в банк (анализ колонки квитанции)

КЛЮЧ БАНКОВСКОГО ДЕПОЗИТА — Журнал

БАНКОВСКАЯ ВЫПИСКА — Сделки

Наличные, внесенные непосредственно на банковский счет предприятия

БАНКОВСКАЯ ВЫПИСКА — Сделки

Электронные платежи (EFT)

CHECK COUNTERFOIL — Транзакции

Чековые платежи, произведенные с банковского счета предприятия

CHECK COUNTERFOIL — Журнал

11 Важность источников бухгалтерских документов

Перечень источников бухгалтерской документации

Ежедневно в организации происходит множество бизнес-операций, и эти операции регистрируются и контролируются различными источниками документов. Некоторые из этих документов регистрируются и представляются для оперативной отчетности. Некоторые из них бухгалтерские документы, которые используют для ведения финансовой отчетности.

Ниже приводится список из 11 источников бухгалтерских документов, которые вам следует знать, если вы ищете работу в области бухгалтерского учета, финансового аудита, бухгалтерского учета или вы студент в области бухгалтерского учета.

Понимание этих бухгалтерских источников документов очень важно и может помочь вам легко общаться с вашим коллегой, а также с аудиторами.В этой статье мы объясним вам 11 типов исходных документов. Вот так!

Предложение :

Что такое цитата?

Это источник бухгалтерского документа, который отправляется клиенту компанией, в котором указывается фиксированная цена, которая будет взиматься за производство или поставку товаров или услуг, если покупатель согласится. Котировки обычно используются, когда у предприятий нет стандартного списка цен на продукты.

Например, когда время, материалы и навыки, необходимые для каждой работы, варьируются в зависимости от потребностей клиента.Расценки не могут быть изменены после того, как они были приняты заказчиком.

Для того, чтобы выставить коммерческое предложение, большинство компаний сначала требуют от клиентов определенных требований. Например, тип продукта и количество ожидаемых заказов.

В обычных случаях компания, выпустившая коммерческое предложение, устанавливает конкретный период времени, в течение которого цены могут быть размещены.

Одно из наиболее важных правил предложения — оно используется запрашивающей компанией для сравнения цен.

Некоторые компании требовали двух или трех котировок на определенную сумму покупок. это один из самых важных бухгалтерских документов, который вы должны хорошо понимать.

Заказ на поставку :

Что такое заказ на поставку?

Второй источник бухгалтерских документов в этой статье — Заказы на поставку. Пусть сделают естественнее. После того, как вы запросите коммерческое предложение у нескольких поставщиков, а затем вы найдете одного поставщика, предложение которого соответствует вашим требованиям, и вы сделаете заказ на поставку.

Таким образом, заказ на поставку — это тип документа компании, в котором подробно описаны товары или услуги, которые компания желает приобрести у другой компании.

Часто делаются две копии заказа на поставку: одна отправляется компании, у которой будут закуплены товары или услуги, а другая хранится внутри компании, чтобы компания могла отслеживать свои заказы. Заказы на закупку часто нумеруются последовательно.

Заказ на закупку обычно выдается и подписывается лицом, уполномоченным на это в отделе закупок, или иногда должен быть утвержден генеральным директором или директором.

Заказ клиента :

Что такое заказ на продажу?

Теперь, чтобы вас не смущало, допустим, вы находитесь в группе поставщиков и только что получили заказ (заказ на поставку) от своего клиента. Теперь вы создаете заказ на продажу для склада или отдела продаж, чтобы доставить товары или услуги вашим клиентам.

Итак, теоретически заказ на продажу — это тип бухгалтерских документов компании, в которых подробно описывается заказ, размещенный клиентом на товары или услуги.Клиент мог отправить заказ на покупку в компанию, из которой компания затем создаст заказ на продажу.

Заказы на продажу обычно нумеруются последовательно, чтобы компания могла отслеживать заказы, размещенные клиентами. Убедитесь, что вас не путают с заказами на покупку.

Товар получен Нота :

Какие товары отмечены?

Теперь предположим, что вы — покупатель, и вы просто делаете заказ товаров для своей компании.Теперь поставщик доставляет товар на ваш склад, а вы его получаете.

Вы готовите документы, в которых перечислены товары, которые вы получаете. Эти документы называются «Товарами, полученными к сведению».

Теоретически отмеченные товары — это тип документа компании, в котором перечислены товары, полученные предприятием от поставщика.

Товарная накладная обычно оформляется на собственном складе предприятия или в зоне приема товаров. Убедитесь, что вы не путаете его с «Товар отправлен с уведомлением».Уведомление о получении товаров — это один из важных бухгалтерских документов, о котором вы должны четко знать.

Товарная накладная :

Что такое отправленные товары?

Документ компании, в котором перечислены товары, которые компания отправила покупателю. Компания будет вести учет отправленных товаров в случае возникновения каких-либо запросов со стороны клиентов об отправленных товарах.

Покупатель сравнивает отправленные товары с полученными товарами, чтобы убедиться, что все перечисленные товары были доставлены и соответствуют требованиям.

Счет-фактура :

Что такое счет-фактура?

Ну, счет-фактура — это один из источников бухгалтерских документов, который вы, вероятно, видите каждый рабочий день. Допустим, вы просто заказываете и получаете товар от своего поставщика.

После получения большинство поставщиков вручают вам счета-фактуры в то время, когда вы их получили, или некоторые — позже. Этот документ содержит полученные вами единицы, общую цену, промежуточную и общую сумму по счетам. Этот документ называется счет-фактура.Большинство студентов это знают очень хорошо.

Выписка или выписка со счета :

Что такое выписка со счета?

Ежемесячно для покупки в кредит в основном поставщики отправляют отчет, в котором указаны все непогашенные статьи, которые вы или ваша компания должны им. Этот документ называется выпиской со счета.

Итак, выписка по счету — это тип бухгалтерских документов, отправляемых поставщиком клиенту, в которых перечислены операции по счету клиента, включая все выставленные счета и кредитовые авизо, а также все платежи, полученные от клиента.

Отчет полезен, поскольку он позволяет покупателю согласовать сумму, которую, по его мнению, он должен поставщику, с суммой, которую, по мнению поставщика, он должен. Затем можно запросить любые различия.

Кредит-нота :

Что такое кредитная карточка?

Ну, кредитная отметка — это бухгалтерский документ, отправляемый поставщиком покупателю в отношении возвращенных товаров или переплаты, произведенной покупателем. Это «отрицательный» счет. Это обсуждается ниже.

Помните! Кредитовая нота — это документы, отправляемые поставщиками покупателям, а не покупателями поставщикам.

Разъяснение о кредите

Вероятно, за месяц происходит несколько сделок по продаже или сотни сделок по продаже.

Счета-фактуры, которые поставщики отправляли своим клиентам, вероятно, содержат товары, которые клиенты отклоняют, возвращают, а также, что платежи, сделанные клиентами, могут быть переплачены.

В таком случае поставщики обычно отправляют кредит-ноту для отмены заказа или в результате запроса от клиентов.Запрос от клиентов обычно выполняется с помощью дебетовой ноты. Мы хорошо обсуждаем последнее.

Дебетовая нота

Что такое дебет отмечен?

Ну, дебетовая запись — это документ, отправляемый покупателем поставщику в отношении возвращенных товаров или произведенной переплаты. Это официальный запрос поставщика на выдачу кредитной ноты.

Пояснения к дебетовому авизо

Итак, предположим, что вы являетесь бухгалтерскими документами, и в счетах-фактурах, полученных от поставщиков, есть несколько позиций, которые вы не получили или не отклонили.Это означает, что счета-фактуры завышены.

На этом этапе у вас есть два простых варианта: один — попросить ваших поставщиков переоформить счета-фактуры или вы попросите их предоставить кредитную отметку для уменьшения суммы в счетах.

Если вы решите попросить их выдать кредитную ноту, вы должны выпустить им дебетовую ноту.

Уведомление о переводе :

Что такое совет по переводу денег?

Что ж, Remittance Advice — это бухгалтерские документы, отправляемые поставщику вместе с платежом, с подробным описанием того, какие счета оплачиваются и какие кредитовые авизо зачитываются.

Уведомление о переводе позволяет поставщику обновлять записи клиента, чтобы показать, какие счета были оплачены, а какие еще не оплачены.

Он также подтверждает выплаченную сумму, так что любые расхождения можно легко выявить и расследовать.

Дополнительные пояснения по поводу извещения о переводе

Если вы хорошо разбираетесь в Выписке по счету, в противном случае мы рекомендуем вам прочитать ее еще раз.

Итак, после того, как вы получили выписку по счету от своих поставщиков, вы производите оплату всей или части выписки.Вы хотите проинформировать своих поставщиков об этом платеже, с помощью данного совета под названием «Уведомление о переводе».

Квитанция или Официальная расписка

Официальная квитанция — это документ, подтверждающий получение платежа. Обычно это касается продаж за наличные, например кассового чека из кассы.

Пояснение

Официальная квитанция обычно используется для денежных операций. Допустим, вы покупаете небольшой материал за наличные. После того, как вы производите оплату, кассиры обычно выдают документы, подтверждающие полученную сумму, за которую вам платят.

Если у вас возникнут вопросы, оставьте их ниже. И любезно поделитесь статьей, если хотите.

Вывод: Приведенный выше список источников бухгалтерской документации может не включать все бухгалтерские документы. Если вы хотите узнать больше, пожалуйста, оставьте отзыв ниже.

Что такое первичные бухгалтерские документы? Блог для производителей и дистрибьюторов

В статье дается обзор того, что такое первичные бухгалтерские документы, каковы их цели, содержание и примеры.

Вы также можете послушать эту статью:

Исходный бухгалтерский документ обеспечивает доказательство экономической операции.

Они являются источником информации, которая записывается в бухгалтерские книги, и используются для проверки действительности транзакций.

Бухгалтерские первичные документы необходимы, например, для подтверждения следующих операций:

  • A производство компания закупила и оплатила сырье.
  • Компания отгруженная продукция заказчику.
  • Электронная коммерция бизнес продал товар в Интернете.
  • Пользователь заплатил за подписка на услугу.

Цели первичного бухгалтерского документа

Целями создания и ведения первичных бухгалтерских документов являются:

  • Для подтверждения того, что транзакция произошла.
  • Для записи и сообщения другой стороне о том, что происходит экономическая операция.
  • Для описания хозяйственной операции в бухгалтерском учете.
  • Для расчета и отчетности по налогам.

Содержание первичного бухгалтерского документа

Во всех случаях первичные бухгалтерские документы должны содержать не менее:

  • Дата сделка.
  • Ссылка номер.
  • Имена вовлеченные стороны.
  • Описание сделки.
  • Тип источника документ (т.е. счет-фактура, чек).
  • Описание товаров или услуг.
  • Количества, суммы, и валюта транзакции.

Срок ведения бухгалтерских первичных документов

Согласно местным правовым нормам, компания должна сохранять первичные документы на несколько лет.

Помимо этих требований, каждая компания диктует свои собственные политики безопасности. Возможно, будет удобно хранить эти документы дольше. В будущем может быть полезно предоставить доказательства в случае внутренней консультации, судебного процесса или для улучшения обслуживания клиентов.

Аналогичным образом, каждая компания должна иметь процедуру относительно исходного документа. политика уничтожения. Эта процедура помогает организациям контролировать устранение таких документов на определенный срок.

Внутренние и внешние первичные документы

Бухгалтерские первичные документы можно также разделить на внутренние или внешние, в зависимости от того, были ли они созданы внутри компании или получены от другой стороны (например, продавца товаров).

Как правило, внешние исходные документы считаются более важными, поскольку они обеспечивают доказательство того, что ваша компания действительно имела транзакцию с другой стороной.Например, если ваша компания что-то купила, но не имеет платежных документов у продавца, то бухгалтер не имеет права делать такую ​​запись в бухгалтерских книгах.

Вам также может понравиться Как система MRP улучшает планирование закупок .

Некоторые общие исходные документы

Каждое предприятие должно регистрировать каждую хозяйственную операцию в своих книгах и иметь достаточно доказательств в поддержку этого. Использованы некоторые общие исходные документы: описано ниже:

Счет-фактура

Когда компания продает какой-либо товар или услугу другому лицу, выставляет счет или счет.В накладной указывается описание товара, стороны участвующие в сделке, дата, количество и цена.

Каждый раз, когда выставляется счет-фактура, одна копия для покупателя, а другая для продавца.

Квитанция об оплате

Квитанция — это исходный финансовый документ, подтверждающий перевод денежных средств от одной стороны к другой.

Квитанция содержит имена двух сторон, участвующих в транзакции, дату, сумму переведенных денег и валюту.

Например, когда человек или компания платят за продукт, в качестве подтверждения перевода денег предоставляется кассовый чек.

Чек из кассы

Чек, распечатанный в кассовом аппарате, является доказательством того, что покупка была оплачена наличными или картой.

Заказ на поставку

Заказ на поставку — это исходный документ, который покупатель выдает продавцу. Первоначально он запрашивает продукт или услугу, но это становится обязательным соглашением, когда продавец принимает заказ на покупку.

Иногда заказ на поставку приходит после предыдущего процесса переговоров. На этом этапе обе стороны, покупатель и продавец, согласовывают условия.

Заказ на поставку содержит описание номенклатуры, количества для покупки, цену, даты поставки и условия оплаты.

Заказ на продажу

Заказ на продажу — это документ, созданный продавцом при получении заказа на покупку от покупателя. Чтобы принять заказ на покупку, продавец выдает подтверждение заказа, в котором указываются сведения о продукте: продукт или услуга с ценой, количеством, условиями доставки, а также данными о продавце и покупателе.

На основе на более старых продажах продавец может выставить покупателю счет-фактуру.

накладная

накладная — это документ, который отправляется вместе с партией товаров, предоставляет доказательство того, что товар или продукция доставлены.

В накладной обычно указываются наименования сторон, место доставки, дата, а также описания и количество товаров в транзакции.

Копия, подписанная покупателем, возвращается продавцу в качестве доказательства доставки.

Товарная накладная

Уведомление о получении товара (GRN) похоже на накладную, но в этом случае оформляется покупателем.

Он также показывает имя сторон, участвующих в транзакции, описание, количество позиций в транзакции, дату и место доставки.

Уведомление о получении товара может быть отправлено продавцу, когда сделка будет завершенный. Он используется для сопоставления полученных товаров со счетами, полученными от поставщиков.

Дебетовая расписка

Дебетовое авизо может быть отправлено от покупателя продавцу вместе с возвращенным товаром. В этом случае покупатель уведомляет продавца о том, что он не намерен оплачивать товар, если он приобретен в кредит, или ожидает возврата или кредита от продавца, если товар уже оплачен.

Также, дебетовое авизо может быть отправлено продавцом покупателю, когда сумма к оплате покупателем увеличивается. В этом случае продавец уведомляет покупателя, что в на своих счетах они увеличили сумму, которую покупатель должен продавцу.Формально это может быть запрос на дополнительную оплату от покупателя, например когда в исходный счет были внесены изменения.

Кредит-нота

Кредитовое авизо может быть отправлено продавцом, когда покупатель полностью или частично вернул товар продавцу. В этом случае кредит-нота указывает на то, что покупателю не нужно платить за эти продукты, если они приобретены в кредит, или что продавец теперь должен покупателю возмещение, если покупатель уже заплатил за товары.

Также кредит-нота может быть отправлена ​​от покупателя продавцу в ответ на получение дебетовой ноты для подтверждения претензии продавца.

Тайм-карта

тайм-карта — это внутренний документ, который компании используют для регистрации рабочее время персонала и выплата заработной платы. В табеле учета рабочего времени записано имя сотрудник, рабочий день, время входа и время выхода.

временная карта со временем эволюционировала, от традиционных бумажных табелей до записи магнитных карт или отпечатков пальцев.

Выписка из банка

Выписка по счету используется для ввода платежей в систему бухгалтерского учета и сопоставления их со счетами-фактурами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *