Контроль это в менеджменте – —

Содержание

Основная функция контроля в менеджменте

Каждый руководитель выполняет основные функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль. Четыре элемента функции контроля: определение показателей и методики измерения результатов, измерение результатов, определение, соответствуют ли результаты плану, и корректирующие действия.

Все функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль тесно взаимосвязаны. Они одинаково важны для эффективного управления. Нельзя разделить их на основные и второстепенные. В то же время функции менеджмента: организация, мотивация и контроль базируются на продуманном и эффективном планировании.

  • Планирование – это первичная, основополагающая функция. На основании стратегических целей строится план их достижения, предусматривающий выделение определенных ресурсов и привязку этого выделения во времени. Планирование документирует распределение ресурсов и объединяет усилия отдельных подразделений и сотрудников для достижения общей цели. Для этого проводится декомпозиция общих целей на персональные. Обязательно нужно предусмотреть и планирование контроля организации . Функции менеджмента, кроме целеполагания, предусматривают и составление перечня работ, которые необходимо выполнить в определенной последовательности для достижения цели. При этом каждая работа привязана ко времени своего начала и окончания, назначенным для нее ресурсам и последующим (или предшествующим) во времени работам.
  • Организация, как функция менеджмента, заключается в создании структуры, позволяющей отдельным элементам системы совместно действовать по заданным правилам и рационально расходовать выделенные ресурсы для достижения поставленных целей. Организационная структура описывается рядом формализованных правил — регламентов, положений, инструкций.
  • Мотивация, как функция менеджмента, заключается в побуждении сотрудников всех уровней к эффективной совместной деятельности для достижения поставленных целей. Это наиболее гуманистическая и наименее формализованная функция управления.
  • Контроль, как функция, процесс менеджмента заключаются в количественном и качественном учете результатов работы, это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных перед ней целей

Назначение контроля

Контроль — основная функция менеджмента. Он предназначен для:

  • Снижения неопределенности процесса производства и процесса управления.
  • Предсказания и предотвращения возникновения сбоев.
  • Поддержки успешных действий.

Контроль немыслим без измерения. Чтобы понять, что работа идет по плану, нужно сравнить достигнутые на момент контроля количественные показатели с некими заранее известными плановыми.

Процесс контроля — это система, которая позволяет запланировать, измерить, определить отклонения и откорректировать любую деловую активность, такую как производство, упаковка, доставка потребителю и многое другое.

Функция контроля в менеджменте – это важнейшая часть процесса управления.

В отсутствие функции контроля любое управление теряет смысл. Вы будете не в курсе, выполнено ли то, что было запланировано, и вообще, выполняется ли хоть что-нибудь.

Без функции контроля также невозможно управлять персоналом.

Процесс управления — это функциональный процесс для организационного контроля, он должен вырастать из целей и стратегических планов организации

Четыре элемента функции контроля

К функции контроль менеджмента относится четыре основных этапа:

  1. Определить показатели и методику измерения результатов.
  2. Измерить результаты.
  3. Определить, соответствуют ли результаты плану.
  4. Применить корректирующие действия.
«Контроль» означает список, ведущийся в двух экземплярах (фр. contrôle, от contrerôle —, от лат. contra — против и rotulus — свиток).

Задание плановых значений и методики измерения результатов

Необходимо сформировать набор важных для контролируемого процесса показателей и определить для каждого плановые значения в заданные моменты времени. Когда при наступлении этого времени измеряется фактический результат, менеджеры получают сигналы о том, как обстоят дела и, таким образом, им нет необходимости проверять каждый шаг исполнения планов.

Показатели должны быть четко сформулированными, измеримыми и существенными для контроля. На промышленном предприятии показатели могут включать объемы продаж и выпуска продукции, эффективность использования рабочей силы, показатели безопасности и прочее.

При предоставлении услуг, с другой стороны, показатели должны включать, например, число клиентов, вынужденных ожидать своей очереди на обслуживание в банке или число новых клиентов, привлеченных в результате обновленной рекламной кампании.

Точки измерения на временной шкале также должны выбираться не случайно, а связываться с критически важными, с точки зрения контролируемого процесса, периодами времени или началом/окончанием важных этапов процесса. Это могут быть

  • Начало или конец планового периода – смены, дня, недели или месяца.
  • Начало или конец важного этапа: завершение подготовки производства, начало окончательной сборки изделия, отгрузка изделия заказчику.
  • Выход нового релиза продукта или достижение плановых объемов услуг.

Функции планирования и контроля в менеджменте взаимосвязаны очень тесно и не имеют смысла одна без другой. Никем не контролируемый план превращается в пустую бумажку. Так же связаны функции менеджмента мотивация и контроль.

Измерение результатов

Измерение результатов в контрольных точках и сравнение их с плановыми показателями должно выполняться на основе проактивного подхода, так, чтобы отклонения могли быть обнаружены как можно раньше или даже спрогнозированы до их появления, что позволит избежать или свести к минимуму корректирующие действия.

Если контрольные точки правильно спланированы и доступны средства, позволяющие определить точно, что делают подчиненные, оценка текущей и ожидаемой производительности будет точной и легкой.

Однако существует много видов деятельности, в которых трудно определить точные контрольные точки, существует также много активностей, которые трудно измерять.

Довольно просто, например, установить показатель нормы времени для производства массовой продукции и столь же легко измерить фактические значения по этим показателям

Сложнее обстоит дело с далекими от техники видами работ. Например, контролировать работу менеджера по трудовым отношениям нелегко, поскольку нелегко разработать четкую систему показателей.

Руководитель менеджеров такого типа часто полагается на такие расплывчатые показатели, как отношения с профсоюзами, энтузиазм и лояльность подчиненных, текучесть кадров и/или трудовые споры. В таких случаях и результаты измерения подчиненного руководителем тоже расплывчаты.

Соответствие результатов плану

Это несложный, но весьма важный этап процесса контроля. Он включает в себя сравнение измеренных результатов с заранее определенными плановыми показателями. На этом этапе крайне важна заранее разработанная методика сравнения. В этом документе должно быть четко определено, что конкретно измеряется, в какой момент времени и при каких условиях. Следовать этой методике надо неукоснительно, в противном случае, результаты измерения и сравнения с планом будут недостоверными.

Если показатели соответствуют плановым, менеджмент может полагать, что все под контролем. В этом случае нет необходимости вмешиваться в повседневную работу организации.

Корректирующие действия

Этот этап становится важнейшим в том случае, если показатели не дотягивают до плановых и анализ показывает необходимость корректирующих действий. Такие корректирующие действия могут включать в себя изменения в одном или нескольких аспектах повседневной работы организации.

Например, руководитель филиала банка должен решить, что необходимо занять больше операционисток в зале, чтобы выдержать ранее установленный показатель максимального пятиминутного ожидания.

Или начальник цеха принимает решение вывести станочников сверхурочно, чтобы выдержать сроки сдачи продукции.

Контроль также помогает выявить некорректно заданные плановые показатели, и в этом случае корректирующее воздействие будет заключаться в исправлении плановых показателей, а не в борьбе за изменение текущих измеренных значений.

Своевременность корректирующих действий

Надо всегда разрабатывать конструктивный путь к доведению показателей до плановых значений, иначе придется запоздало осознать, что сбой уже произошел. Чем раньше установлена ошибка или сбой, тем больше шансов ее исправить или наверстать отставание. И тем меньше будут затраты времени, материальных и трудовых ресурсов на ее исправление.

Отклонения, обнаруженные на поздних сроках, бывает и вовсе невозможно исправить. В этом случае организация несет чувствительные финансовые и репутационные потери, вплоть до прекращения своего функционирования.

Плохие новости сегодня лучше, чем те же новости завтра.

Д. С. Чедвик

Взаимосвязь функций управления

Функции менеджмента: мотивация и контроль тесно связаны друг с другом. Для построения эффективной системы мотивации подчиненного руководителю необходим доступ к точным и своевременным результатам контроля.

Контроль может осуществляться на соответствие:

  • плановым показателям;
  • стандартам качества;
  • корпоративным политикам;
  • требованиям по безопасности и охране труда;
  • требованиям контролирующих государственных или общественных организаций.

Контроль может быть также периодическим и разовым, запланированным и экстренным, частным и в рамках общего аудита деятельности организации.

Заключение

Основная функция контроля в менеджменте — обеспечение выполнения плана и достижение таким образом целей организации. Дополнительные функции — поддержка организации и мотивации и взаимодействие с ними. Функция контроля в менеджменте является важнейшей. Смысл контроля не в том, чтобы уличить подразделение или сотрудников в неисполнении плана и покарать их. Смысл заключается в своевременном обнаружении отклонений от плана. Тогда есть шанс успеть выполнить корректирующие действия. Продуманная организация процессов контроля – залог точного и своевременного исполнения планов и достижения поставленных целей.

fb.ru

Контроль в менеджменте. Виды контроля

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ «ТИСБИ»

заочное юридическое отделение

по курсу: «Менеджмент»

на тему: «Контроль в менеджменте. Виды контроля»

Работу выполнил:

студент группы 93/2

В.В.Чернова

Казань, 2010 г.

Контроль в менеджменте. Виды контроля

Во-первых, контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции.

Во-вторых, контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Выделяют две основные функции контроля – предупреждение возникновения кризисных ситуаций и поддержание успеха.

Первая из этих функций призвана выявить проблемы и дать возможность скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация должна обладать способностью вовремя обнаружить свои ошибки и исправить их до того, как они нанесут вред ее деятельности и тем более помешают достижению целей.

Вторая из названных функций состоит в активной поддержке того, что является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.

Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Цель контроля – предотвращение ошибок.

Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами:

а) на выполнении управленческих решений сказывается изменение внешней среды организации. Это изменение может сделать вполне реальные в момент их принятия планы недостижимыми в процессе их реализации в силу изменения законов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и т.д. Для того, чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и их влияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности;

б) функционирование самой организации, ее структура меняется и в ходе выполнения управленческого решения может выясниться, что эта структура или другие внутренние переменные организации перестали соответствовать задачам достижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля;

в) решения выполняют люди, которые не могут быть с абсолютной точностью запрограммированы на определенные действия. Их деятельность также нуждается в контроле.

Выделяют внешний и внутренний контроль. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.

Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим руководством — президентом компании, вице-президентом и т.д. ) или специальными сотрудниками – контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти ). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.

Внутренний контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например, при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.

Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.

4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

— положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;

— должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;

— приказом об учетной политике предприятия;

— приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей.

5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Для большей наглядности классификация внутреннего контроля, представлена в табл.1.

Таблица 1

Классификация внутреннего контроля.

Итак, разберем некоторые элементы представленной выше таблицы.

1. Формы контроля. Фирмы широко используют две формы контроля — финансовый и административный . Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различными. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по фирме в целом. Данный контроль позволяет видеть всю действительную картину состояния производства. И потому от его эффективности, в конечном счете, зависит качество принимаемых решений и своевременное их исполнение. Административный, контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.

2. По времени осуществления контрольных действий выделяют предварительный, текущий и заключительный контроль .

а) Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Например, если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам .

mirznanii.com

Основные виды контроля в менеджменте

Сущность контроля

Посредством контроля различного типа в современной науке управления возможно достижение любой компанией поставленных целей.

Определение 1

Контроль представляет собой процесс оценивания фактического состояния дел на предприятии с дальнейшим его сравнением с планируемыми показателями развития компании.

В соответствии с особенностями теории управления, контроль — непрерывный вид административной деятельности, который состоит из следующих составляющих:

Виды контроля в науке управления

В современной науке управления весь процесс контроля в соответствии с временем его осуществления принято классифицировать на 3 основных стадии:

  1. Предварительный контроль, задачей которого является проверка готовности предприятия к началу последующей стадии деятельности (начало активной работы дальнейшего этапа в процессе развития компании). Осуществление этого типа контроля происходит в следующих сферах: контроль материальных ресурсов (определить качественные характеристики сырья и материалов), контроль финансовых ресурсов (разрабатывается смета или бюджет на планируемые работы; контроль человеческих ресурсов (проверяется степень соответствия квалификации, знаниям и навыкам сотрудников). Также в процессе предварительного контроля проверяются необходимые условия при осуществлении работ (проверка технологических инструкций, учредительного договора и др.).
  2. Текущий контроль, осуществление которого происходит непосредственно в процессе проведения работ, в соответствии с промежуточными целями для того, чтобы можно было провести дальнейшую корректировку деятельности. Объект этого типа контроля — деятельность подчиненных, а целью является исключение отклонений от намеченного плана или инструкций. Текущий контроль возможен при отлаженной работе каналов связи системы управления с целью своевременного получения информации об итогах работы;
  3. Заключительный контроль, осуществляемый после выполнения работы, что позволяет провести предотвращение поступления брака потребителям, дает руководству информацию в сфере планирования и организации работы, провести разработку перспективной, эффективной системы мотивации деятельности сотрудников посредством оценки качественной составляющей выполняемой ими работы.

В соответствии с формами осуществления данные типы контроля идентичны, поскольку направлены на достижение одной и той же цели, заключающейся в том, чтобы фактически полученный результат был в большей степени близок к требуемому результату.

Эти виды отличны друг от друга лишь временем осуществления.

Еще одной классификацией контроля является показатель степени охвата:

  1. Сплошной контроль, предполагающий наблюдение за всеми процессами и результатами деятельности компании. Этот контроль применяют при условии высоких требований к качеству, при котором недопустимым является пропуск дефектов для дальнейшего производства (в том числе в процессе единичного производства) и когда качество выпускаемой продукции невозможно проверить на дальнейших стадиях применения продукта;
  2. Выборочный контроль, применяемый в процессе проверки соблюдения технологических процессов. Например, в процессе изготовления крупных партий деталей, в процессе массового производства.

По характеру осуществляемого контроля выделяют:

  1. пассивный контроль, который проводится в соответствии с отклонениями от планируемого качества, срока, результата и др. При этом происходит реагирование системы управления на найденные отклонения. Если при этом выявлены отклонения, то контроль необходимо усилить. Этот контроль должен ориентировать руководство на внесение изменений при наличии объективных причин;
  2. активный контроль, который опережает, то есть предупреждает нежелательные последствия.

spravochnick.ru

50.Функция контроля в менеджменте

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль — это непрерывный процесс совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

Контроль очень важен для успешного функционирования организации.

Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше сем они станут слишком серьезными.

Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.

Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.

Широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим.

Виды контроля:

  • Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

  • Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом является подчиненные сотрудники.

  • Заключительный контроль основывается на обратной связи. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, то есть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

51. Основные этапы контроля

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий.

Установление стандартов. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели вырастают из процесса планирования. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должны быть выполнены работы, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например: легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, так как они поддаются количественному измерению.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе определяется масштаб допустимых отклонений, измерение результатов, передача информации и ее оценка. В соответствии с принципом исключения, только, существенные отклонения от заданных стандартов должны вызвать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

  • Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты — это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

  • Передача и распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя доводится до сведения ответственных за участок. Должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

  • Оценка информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Важная информация — это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарт.

  • Ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

  • Устранить отклонения путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствование функций управления или технологических процессов.

  • Пересмотр стандартов. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

studfile.net

Контроль и анализ как функции менеджмента

Необходимость контроля

Определение 1

По классификации Файоля функция контроля — одна из административных функций. Контролировать – значит осуществлять заботу о том, чтобы все совершалось в соответствии с установленными правилам и отданными распоряжениям. Контроль является составная часть управления экономическими процессами и объектами, который заключается в наблюдениях за объектом с целью оценки соответствия реального состояния объекта желаемому состоянию, который предусмотрен на законодательном уровне, инструкциями, положениями, различными нормативными актами, а также планами, программами, проектами, договорами, соглашениями». Контроль представляет из себя процесс отслеживания производственной деятельности, который направлен на то, чтобы иметь гарантию того, что она осуществляется в запланированном порядке. Также он в себя включает корректировку любого выявленного при этом значительного отклонения. Контроль является процессом обеспечения достижения организацией своей цели.

В условиях неопределенности контроль достаточно важен для успешного функционирования организации в целом, поскольку он решает несколько главных задач, а именно:

  • позволяет во внутренней и внешней среде организации выявить проблемы и корректировать деятельность организации до момента, когда проблемы эти перерастут в кризис;
  • позволяет установить направления организационной деятельности, которые более эффективно способствуют достижению общих целей фирмы;
  • позволяет выявить нарушения, неудачи и ошибки организации и причины их и корректировать деятельность организации;
  • является заключительным звеном в цепи деятельности по управлению и позволяет менеджеру узнать, достигнуты ли цели организации, и в случае если нет, то какие причины тому виной;
  • итоги контроля — это основа оценки работы организации и персонала ее за какой – либо период.

Принципы контроля в менеджменте

Цели контроля станут достижимыми, если он реализуется в соответствии с базовыми принципами. Рассмотрим их подробнее.

Замечание 1

Контроль должен иметь всеохватывающий характер, держать в поле зрения ключевые сферы организационной деятельности, внешнюю среду и протекающие в ней внутренние процессы. Контроль в то же время должен обеспечивать достаточно объективную и полную картину ситуации. Это можно достигнуть тогда, когда система контроля стратегически направлена, охватывает главные приоритетные сферы развития и функционирования организации. Нецелесообразно проверять второстепенные сферы деятельности фирмы, некоторые из них и вовсе не имеет смысла контролировать. Обычно к контролю прибегают не с целей выявления проблемы, но для успешного ее решения и достижения конкретного результата, установления отклонений от обоснованных в науке стандартов. Основная цель контроля — это не исправление, а предотвращение ошибки, что гораздо дешевле обходится. Следовательно, контроль является неотъемлемой частью стратегического планирования.

Эффективный контроль должен быть увязан не только с планированием, но и с теми изменениями, которые происходят в структуре системы управления, то есть контроль должен быть гибким.

Система контроля должна быть экономичной для того, чтобы выгоды, им приносимые, превышали расходы на проведение его, включая затраты времени руководящего персонала и остальных работников на процессы сбора, передачи и анализа информации, а также затраты на оборудование для осуществления данной деятельности и затраты на поиск и хранение необходимой информации. В случае, если прибыль на инвестиции в контролирующую систему меньше, чем затраты на нее, то контроль является неэкономичным и непродуктивным. Важно в этой связи широко применять эффективные средства контроля.

Эффективный контроль должен быть использован с учетом человеческого фактора — обладать объективностью, доброжелательностью, способствовать формированию стабильного морально-психологического климата. Однако следует избегать чрезмерной степени контроля над людьми.

А с другой стороны, отсутствие контроля продолжительное время также неблагоприятный признак, свидетельствующий о равнодушном отношении менеджмента к людям, делам подразделения или организации, что вызывает неминуемо обратную реакцию.

Ценность контролирующей функции контроля заключена в тесной ее взаимосвязи:

  • с функциями планирования. Так, если менеджер не контролирует процесс выполнения плана, он не узнает, в запланированном порядке ли ведется работа и какие конкретные действия следует в будущем предпринять;
  • с делегированием полномочий. Большинство менеджеров неохотно передает свои полномочия, так как они опасаются, что подчиненные могут сделать что-либо неправильно, а отвечать за это придется им. Но нежелание менеджера делегировать свои полномочия можно существенно сократить, проработав систему контроля, в соответствии с которой управленческий персонал будет периодически получать информацию о ходе работы сотрудника, выполняющего те или иные обязанности, и обеспечить с ним обратную связь;
  • с защитой организации и ее персонала от угроз внешней среды. В условиях современной среды с ее актуальными проблемами безопасности, с учетом угрозы террористического нападения и сильнейших финансовых скандалов, менеджер должен иметь четкий план защиты сотрудников своей организации, данных и инфраструктуры на случай возникновения непредвиденной ситуации.

Анализ как функция менеджмента

На практике учетные данные достаточно редко применяются без анализа. Совершенно недостаточно для принятия эффективного решения правильно зафиксировать полученные результаты, состояние протекания каких – либо процессов, появление факторов окружающей среды, которые на предприятие воздействуют, что реализуется через функцию учета. Гораздо важнее установить, почему произошло это именно так, что могло бы быть сделано, есть ли для этого возможности и каким образом направить процесс изменений, когда он требуется. Анализ подразумевает расчленение и разложение объекта на внутренние элементы, части, присущие данному объекту составляющие с целью выявления соотношений, взаимосвязей и тенденций.

Замечание 2

Целью анализа является выявление причинных связей между событиями (полученными результатами деятельности, состоянием параметров производственно-хозяйственной системы) и условиями, которые к данным событиям привели или которые в будущем могут возникнуть.

Из этого следует, что через функцию анализа обеспечивается оценка уже свершившегося события или факта, а также установление условий, в которых данные события произошли, т. е. осуществляется подготовка учетной информации для восприятия при принятии оптимального управленческих решений.

В практике и теории менеджмента принято классифицировать по некоторым признакам виды анализа. По содержанию стадии процесса анализа выделяются:

  • оперативный анализ;
  • текущий анализ;
  • перспективный анализ.

Оперативный анализ может использоваться для организации решения комплексных задач в управлении (например, организации работы коллектива), а также для обеспечения процессов принятия и реализации управленческих решений. Большая часть оперативной аналитической информации применяется в функции организации.

Текущий или ретроспективный анализ охватывает информацию, которая отражает итоги деятельности анализируемых объектов за тот или иной период. Основное его назначение — анализ состояния или результата контролируемых объектов или параметров. Аналитическая информация служит для осуществления эффективного контроля.

Перспективный анализ направлен на оценку будущего поведения факторов внешней среды и оценку соответствия внутреннего потенциала требованиям внешней среды. Он является источником информации для планирования. Эффективным подходом анализа внешней среды, который широко используется в практике, выступает SWOT-анализ. Этот метод нацелен на анализ внешней и внутренней среды предприятия и предназначен для выявления связей между сильными и слабыми сторонами, свойственными организации, а также между угрозами и возможностями, которые предоставляет внешняя среда организации.

spravochnick.ru

Контроль — Википедия

Материал из Википедии — свободной энциклопедии

Контроль (фр. contrôle, от contrerôle — список, ведущийся в двух экземплярах, от лат. contra — против и rotulus — свиток) — одна из основных функций системы управления. Контроль осуществляется на основе наблюдения за поведением управляемой системы с целью обеспечения оптимального функционирования последней (измерение достигнутых результатов и соотнесение их с ожидаемыми результатами). На основе данных контроля осуществляется адаптация системы, то есть принятие оптимизирующих управленческих решений.

Цели контроля[править | править код]

Под контролем понимается система наблюдения и проверки процесса функционирования и фактического состояния управляемого объекта, реализуемая со следующими целями:

  1. Оценка обоснованности и эффективности принятых управленческих решений.
  2. Оценка результатов реализации этих решений.
  3. Выявление отклонений в функционировании объекта:
    • от принятых решений,
    • от установленных правил и норм.
  4. Разработка мер по преодолению выявленных отклонений.
  5. Разработка мер по корректировке управленческих процессов с целью профилактики деструктивных отклонений.
  6. Устранение препятствий для оптимального функционирования объекта.

Таким образом, контроль является процессом, обеспечивающим достижение системой поставленных целей путём сравнения фактического состояния системы с желаемым.

Элементы контроля[править | править код]

Контроль (как и любая стадия управления) характеризуется следующими элементами:

  1. субъект контроля — тот, кто осуществляет контроль,
  2. субъект принятия решений по результатам контроля,
  3. объект контроля — то, что подлежит контролю,
  4. предмет контроля — набор вопросов и критериев, согласно которым организуется контроль,
  5. цель контроля,
  6. задачи контроля,
  7. принципы контроля,
  8. методы контроля,
  9. технология контроля,
  10. процесс контроля.

Важные аспекты контроля[править | править код]

Для понимания сущности контроля необходимо выделить ряд аспектов:

  • Контроль — один из процессов, обеспечивающий достижение системой поставленных целей. Для того, чтобы контрольные процессы могли реализоваться, необходимо, чтобы в системе были организованы также следующие управленческие процессы (элементы управления)[1]:
    • установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
    • корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
  • Контроль направлен на недопущение разрастания проблемы (отклонения фактического состояния системы (объекта) от заданного).
  • Важнейшей составляющей контроля является обратная связь.
  • Контроль не должен быть чрезмерным, так как несущественные отклонения фактического состояния объекта (управляемой системы) от заданного, вызывающие срабатывание контрольных механизмов, делают эту систему неэкономичной. Также важно учесть, что чрезмерный контроль может переориентировать элементы управляемой системы с достижения поставленных целей на удовлетворение требований контроля.

Виды контроля[править | править код]

Контроль необходим везде, где существует система, предназначенная для выполнения определённых задач и достижения определённых целей. Управленческий контроль (то есть контроль в деятельности организаций) может осуществляться по множеству различных направлений:

Необходимость контроля[править | править код]

Обоснование необходимости контроля в управленческой деятельности:

  1. Исчезает неопределённость : никакое планирование, даже самое тщательное, не может учесть всех возможных осложнений и обстоятельств. Мероприятия контроля выявляют их и дают возможность корректировать программу действий.
  2. Появляется возможность предотвращения кризисов : никакая организация функционирования объекта не страхует от ряда мелких ошибок и упущений. Если их вовремя не исправлять, их количество может превысить некую «критическую массу». Мероприятия контроля позволяют выявить и исправить их, не дожидаясь кризиса.
  3. Выявляются не только деструктивные, но и конструктивные явления : контроль позволяет выявить эффективные решения, определить перспективные направления деятельности.

Функции контроля[править | править код]

  1. Выявление отклонений от требований нормативных актов различных уровней.
  2. Анализ причин отклонений (в том числе, кадровых).
  3. Коррекция, то есть разработка предложений по устранению выявленных нарушений.
  4. Профилактика, то есть разработка мер по недопущению таких нарушений в дальнейшем.
  5. Правоохрана, то есть привлечение к ответственности лиц, допустивших нарушения.

Принципы контроля[править | править код]

  1. Принцип соответствия : Содержание, цели и задачи контроля должны соответствовать :
    • задачам проверяемого объекта,
    • задачам контролирующего органа.
  2. Принцип системности : При проведении контроля должны рассматриваться полностью все аспекты деятельности объекта во взаимосвязи.
  3. Принцип всеобщности : Всякая социальная либо экономическая деятельность, совершаемая в государстве, должна быть подвержена системному и комплексному контролю с точки зрения :
  4. Принцип непрерывности : Все объекты контроля должны подлежать постоянному наблюдению. Мероприятия контроля должны осуществляться последовательно и регулярно. Необходим также контроль действий, предпринимаемых объектом контроля по устранению ранее выявленных нарушений.
  5. Принцип объективности : Оценка деятельности объекта контроля и её результатов осуществляется только на основании соответствия проверенных фактов с требованиями законодательных и иных нормативных актов, регулирующих проверяемую деятельность.
  6. Принцип независимости : Недопустимость положения, при котором субъект контроля при осуществлении контрольных мероприятий руководствуется какими-либо соображениями, кроме компетентного и добросовестного выполнения задач контроля. Запрет на какое бы то ни было силовое, материально или моральное воздействие на субъект контроля.
  7. Принцип гласности (вытекает из принципа соответствия) : Результаты контроля должны быть обязательно доведены:
    • до объекта контроля,
    • до субъекта принятия решений по результатам контроля.
  8. Принцип эффективности : Результаты контроля должны обеспечивать :
    • полноту выявления отклонений (фактического состояния от требуемого),
    • своевременность выявления таких отклонений,
    • установление причин отклонений,
    • установление виновных лиц,
    • помощь в разработке профилактических мер.
  9. Принцип научности : Контроль осуществляется путём применения научно обоснованных методов и приёмов.
  10. Принцип плановости : Контроль должен осуществляться планово:
    • планируются мероприятия контроля определённого субъекта (контролирующего органа) на период времени,
    • планируется набор определённых контрольных действий в рамках мероприятия контроля,
    • контрольным действиям должно предшествовать предварительное изучение объекта контроля для достижения понимания его деятельности.
  11. Принцип законности : Осуществление контроля в соответствии с законодательством; обеспечение охраны законных интересов как государства и общества в целом, так граждан и юридических лиц.
  12. Принцип ответственности : Нормативно предусмотренная ответственность субъекта контроля:
    • за соблюдение в процессе контроля законов и правовых актов,
    • за достоверность результатов контроля (так как на их основании принимаются решения, включая правовые).

Классификация контроля[править | править код]

Классификацию видов контроля можно производить по следующим основаниям[2]:

  • по степени вовлечённости носителя контроля в процесс контроля, определения и реализации контролируемых результатов;
    • собственно контроль — это деятельность, которая осуществляется непосредственно или косвенно зависящими от процесса лицами,
    • проверка (ревизия, аудит) — это деятельность по контролю, которая осуществляется лицами, ни прямо, ни косвенно не зависящими от оцениваемого процесса, результата.
  • по принадлежности к предприятию носителя контроля;
  • по обязательности контроля;
    • добровольный контроль,
    • контроль согласно уставу,
    • договорный контроль,
    • контроль согласно законодательству.
  • по объекту контроля;
    • контроль за объектом,
    • контроль за решением,
    • контроль за результатами.
  • по регулярности;
    • регулярный контроль,
    • нерегулярный контроль,
    • специальные проверки.
  • по объёму контроля;
    • полный контроль,
    • сплошной контроль,
    • выборочный контроль.
  • по отношению к времени реализации контролируемых решений и действий;
    • предварительный контроль,
    • текущий контроль:
      • поэтапный контроль,
      • периодический контроль,
      • контроль по случайной выборке[3],
    • последующий (итоговый) контроль.

Контроль в обществе[править | править код]

Контроль в технике[править | править код]

  • М. В. Мельник, А. С. Пантелеев, А. Л. Звездин. Ревизия и контроль: учебник. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 13—16. — 640 с. — ISBN 978-5-85971-641-8.
  • Малолетко А. Н. Контроль и ревизия: учеб. пособие. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 9—26. — 312 с. — ISBN 5-85971-433-5.
  • Бровкина Н. Д. Контроль и ревизия: учеб. пособие. — Москва: ИНФРА-М, 2007. — С. 5—10. — 346 с. — ISBN 978-5-16-003022-7.
  • Мельник Л. Г. Теория развития систем : монография / Л. Г. Мельник. – Сумы: Университетская книга, 2016. – 416 с.

ru.wikipedia.org

Виды контроля в менеджменте, его методы и принципы

Контроль представляет собой процесс оценки и измерения фактического развития организации и его сопоставления с планами. Именно контроль позволяет достичь конкретных целей.

Понятие «контроль» в качестве вида административной деятельности подразумевает не только проверку, но и управление. Управленческий контроль это непрерывный процесс, который включает в себя регулирование и наблюдение различных видов деятельности с целью эффективного выполнения конкретных задач.

Эффективный контроль возможен только при его соединении со стратегическим планированием. Благодаря ему обеспечивается наблюдение за воплощением в жизнь стратегических планов. Контроль позволяет определить, насколько хорошо выполняются конкретные операции и где необходимо внести изменения для достижения наилучших результатов.  

Таким образом, контроль — это процесс соизмерения фактических результатов с запланированными.

Перечислим виды контроля в менеджменте. К ним относят заключительный, текущий и предварительный контроль. Стоит отметить, что все основные виды контроля в менеджменте тесно взаимосвязаны друг с другом и находятся во взаимозависимости.  

Предварительный контроль выполняет на этапе планирования и формирования о структуры организации. Благодаря ему производится контроль точности выполнения конкретных правил, инструкций и процедур, направленных на разработку планов и  формирование организационной структуры.

Основные виды контроля в менеджменте, в том числе и предварительный контроль имеет свои объекты: человеческие, материальные, финансовые ресурсы и фактор времени.

Текущий контроль — проверка фактических результатов работы. Основная его задача — своевременно выявить отклонения фактического состояния от планового, а также  обеспечить обратную связь.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения определенных работ. Информация, полученная в результате такого контроля, применяется в будущих периодах в качестве накопленного опыта и учитывается при организации мотиваций.  

Все основные виды контроля в менеджменте включает в себя 3 стадии: установление стандартов, сопоставление и действия в зависимости от результатов сопоставления.

Методы контроля в менеджменте напрямую зависят от характера учетных и аналитических операций, характеризуясь при этом большим разнообразием, поскольку охватывают практически все процедуры и операции, которые выполняются для достижения конкретных целей.

Другими словами, методы контроля в менеджменте — это способы проведения контроля в организации. Перечислим основные методы контроля, которые используются в организациях — метод сопоставления, сравнения факторов,  метод обследования процессов, наблюдения, опросы, и т.д.

 

 Перечислим основные принципы контроля в менеджменте:
            1. Соответствие контроля стратегии организации. Контроль должен быть направлен на стратегические приоритеты компании и ее основные области функционирования. Все это должно быть отражено в стандартах контроля.
            2. Результативность контроля достигается благодаря правильному подбору стандартов контроля, которые адекватно отражают контролируемый предмет. Если это требование не соблюдено, то происходит непроизводительное расходование средств на осуществление контроля. Неверно подобранные стандарты контроля не обеспечивают решение ряда задач контроля. Контроль превращается в самоцель.
            3. Системность контроля. Контрольные функции должны быть интегрированы во все функции организации и находиться во взаимосвязи. При изменении одних элементов необходимы соответствующие корректировки других.
            4. Адаптивность контроля. Его способность в режиме реального времени перестраиваться под изменения, происходящие на предприятии с учетом изменившихся требований к параметрам подконтрольного объекта. Изменения могут касаться объектов, стандартов контроля, сроков реализации и частоты проведения контроля, выбор методов и средств осуществления контроля.

            5. Оптимальность контроля. Его объем должен быть полным для решения конкретных задач. Излишний контроль влечет за собой неэффективное расходование средств, затрачиваемое на сбор и обработку ненужной информации, оплату труда контролирующего персонала. Чрезмерный контроль вызывает недоверие и раздражает работников. Недостаточный контроль, в свою очередь, ведет к упущенным выгодам, неиспользованным резервам и неэффективному расходованию ресурсов.
            6. Экономичность контроля, поскольку задача, стоящая перед ним, приносить прибыль.
Перечисленные принципы контроля в менеджменте применяются при принятии решения относительно целесообразности использования той или иной контролирующей системы.

fb.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о