Методика разбивать задачи на жесткие и гибкие: Гибкие и жесткие задачи: что это такое и как их «подружить»

Гибкие и жесткие задачи: что это такое и как их «подружить»

Иногда составление расписания на день превращается в настоящую головоломку. Во-первых, наши дела могут исчисляться десятками, и уместить их в скромные 8–16 часов иногда просто невозможно. Во-вторых, если некоторые задачи мы можем выполнить когда угодно, то другие (например, визит к врачу) нужно выполнять строго в конкретное время.

Ну, а в-третьих, разные дела имеют разную продолжительность. Если проверить почту можно за две минуты, то на создание презентации у нас уйдет не менее трех часов, причем в это время желательно больше ни на что не отвлекаться.

К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.

Три вида задач

Прежде чем разбираться с планированием, давайте внимательно посмотрим на те «кирпичики», из которых будет строиться наш список дел.

Жесткие, гибкие и бюджетируемые задачи

В современном тайм-менеджменте выделяют три вида задач: жесткие, гибкие и «бюджетируемые». Рассмотрим их по порядку.

Жесткие задачи

Жесткие задачи (они же «встречи») — это дела, привязанные к конкретному времени. Например:

  • 9–30 Планерка
  • 13–00 Обед
  • 14–00 Позвонить клиенту
  • 16–00 Встреча с адвокатом
  • 20–00 Театр, спектакль «Гроза»

Сколько таких задач будет в ежедневном расписании — зависит от специфики вашей работы и образа жизни. Скажем, у политика или руководителя крупной корпорации жесткие задачи могут занимать большую часть расписания. А у домохозяйки или фрилансера таких задач может быть от силы 1–3 штуки в день.

Гибкие задачи

Гибкие задачи — это задачи, не привязанные к конкретному времени, их можно выполнять когда угодно. Например:

  • Полить цветы
  • Помыть посуду
  • Проверить почту
  • Купить картошку
  • Заказать товар у поставщиков

Чаще всего именно такие задачи и составляют львиную долю в любом списке дел. К гибким относится большая часть задач по работе или по дому, а также большинство регулярных (повторяющихся) задач.

Гибкие — это не значит необязательные. У таких задач может быть даже свой дедлайн, например, «сдать отчет к пятнице» или «заплатить по ипотеке до 28-го» (иначе начислят пени). Однако выполнить эти дела можно в любое удобное время.

Иногда выполнение гибких задач зависит от наличия того или иного контекста. Например, чтобы проверить электронную почту, понадобится компьютер или телефон, а чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине.

Бюджетируемые задачи

«Бюджетируемые» задачи — это разновидность гибких задач. У них тоже нет привязки к конкретному времени, однако сами они занимают значительное время. Например:

  • Подготовиться к докладу — 1 час
  • Написать статью — 2 часа
  • Разобрать завалы в почте — 1 час
  • Покрасить гараж — 3 часа
  • Помыть окна — 1 час

Задачи относят к «бюджетируемым», если их продолжительность существенно влияет на распорядок дня. Чаще всего это дела, которые требуют от одного часа и больше.

«Бюджетируемые» задачи могут быть и регулярными. Предположим, что какой-то проект требует от нас 10–20 часов работы. Полностью потратить весь день на него нельзя: у нас есть множество других дел, которые тоже нужно выполнять. Решение простое: сделать проект регулярной «бюджетируемой» задачей и заниматься им по 1–2 часа ежедневно.

Алгоритм жестко-гибкого планирования

Возникает закономерный вопрос: а как совместить эти три вида задач, если все они присутствуют в нашем списке дел?

Для решения этой проблемы лучше всего подходит алгоритм жестко-гибкого планирования. Эта техника с некоторыми вариациями была описана двумя специалистами по тайм-менеджменту — Дэвидом Алленом и Глебом Архангельским. Суть алгоритма в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами. Подобный план можно легко составить как в бумажном, так и в электронном органайзере.

Алгоритм жестко-гибкого планирования состоит из 5 этапов:

Этап 1. Составить список гибких задач

Запишите все сегодняшние задачи, которые не привязаны к конкретному времени. В список можно включить входящие задачи, дела из недельного или месячного плана, а также то, что не сделано вчера. Вполне возможно, что значительную часть вашего списка составят регулярные задачи: электронные органайзеры добавят их автоматически.

Если вы используете бумажный ежедневник или блокнот, то в них обычно слева располагают часовую сетку для жестких задач, а справа — список дел. В некоторых ежедневниках для гибких задач используется чистая половина листа.

В результате у вас должно получиться примерно следующее:

Список гибких задач

На этом этапе не нужно размышлять, что важно, а что не очень — это вы сделаете на следующем этапе. Пока просто запишите все дела, которые сегодня желательно выполнить.

Для гибких задач лучше использовать результативно-ориентированные формулировки. То есть, не «поговорить с Ивановым о поставках», а «заключить с Ивановым договор о поставках».

Этап 2. Выделить приоритетные гибкие задачи

Определите 2–3 самых приоритетных дела (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Обычно это или какие-то важные и неотложные задачи, или дела, которые работают на достижение стратегических целей. Такие задачи лучше как-нибудь обозначить, например, выделить красным цветом.

Список задач с расставленными приоритетами

Именно с этих отмеченных задач и следует начинать работу. По желанию можно расставить приоритеты и для оставшихся задач, чтобы видеть оптимальный порядок их выполнения.

Важно понимать, что все задачи не могут первоочередными, иначе пропадает всякий смысл в расстановке приоритетов. Особо выделить стоит лишь 20–30% от общего списка дел: этого более чем достаточно.

Этап 3. «Бюджетировать» время на крупные приоритетные задачи

Для крупных приоритетных задач напишите, сколько времени они займут:

Бюджетируем время на крупные приоритетные задачи

Обычно «бюджетируют» время только на приоритетные дела, поскольку до второстепенных задач руки могут так и не дойти. Впрочем, здесь нужно руководствоваться своим опытом и интуицией.

При «бюджетировании» учитывайте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Например, вы садитесь писать отчет, и в этот момент начальник просит вас срочно проверить заказ для особо важного клиента. Как раз для подобных случаев рекомендуется закладывать в резерв до 40% времени, отведенного на задачу.

Этап 4. Запланировать жесткие задачи

На сетке ежедневника или электронного органайзера расположите все задачи, жестко привязанные к конкретному времени:

Список жестких задач

Не забывайте про время, которое необходимо для подготовки к жесткой задаче. Например, если у вас назначена встреча, добавьте в свой план время на дорогу. А если выступление, то зарезервируйте хотя бы десять минут на то, чтобы полистать свои записи и собраться мыслями.

Иногда случаются мелкие неувязки, из-за которых расписанный по минутам план может «поехать». Например, организаторы выступления не успели вовремя загрузить ваши слайды. Или: у них сгорел проектор, и они судорожно ищут запасной. Или: вы впервые в здании и не можете сразу найти нужную комнату, а спросить, как назло, не у кого. Закладывайте 5–10 минут на такие организационные нестыковки.

Этап 5. Выполнение плана

Гибкие задачи выполняют в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами.

Если приоритетная задача относится к «бюджетируемым», вы сможете сразу увидеть, помещается она в «окно» или нет. Если не помещается, а выполнять ее частями нельзя, перенесите ее в следующее подходящее для этого «окно».

«Бюджетируемые» задачи можно вписать в сетку между жестких задач, а можно оставить в «гибком списке». Это зависит от возможностей вашего органайзера и личных предпочтений.

Жесткие и бюджетируемые задачи в сетке

Невыполненные гибкие задачи, если они по-прежнему актуальны, переносят на следующий день.

Если задача переносилась несколько раз подряд, подумайте: а действительно ли ее так необходимо выполнять? Если да, попробуйте или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или как-то переформулировать.

Например, если вы несколько раз переносили задачу «сделать заказ товара», воспользуйтесь методом швейцарского сыра и разбейте ее на несложные подзадачи: скачать прайсы, отметить нужные позиции, записать необходимое количество товара, позвонить в торговый отдел компании-поставщика. Такие небольшие подзадачи можно легко выполнять «между делом».

Заключение

Жестко-гибкое планирование — это отличное решение, если в вашем расписании много жестких задач.

Чтобы «выжать максимум» из этой техники, учтите следующее:

1. Чем больше «воздуха» в вашем плане (то есть незапланированного времени), тем больше шансов, что план будет выполнен. День, расписанный по минутам, легко может «развалиться» от непредвиденных задач.

2. Избегайте ненужных жестких задач. Не стоит делать задачу жесткой, если она может быть гибкой. Например, если вы можете поговорить с коллегой в любой момент, не нужно планировать беседу с ним на конкретное время.

Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше у вас пространства для маневра.

Поделиться:

Статья Тайм-менеджмент: управление временем

Тайм-менеджмент становится все более и более популярным инструментом организации своего личного, рабочего и корпоративного времени. Он включается в себя ряд техник и инструментов, позволяющих заставить неосязаемый ресурс времени работать на себя и достигать вполне конкретных результатов. Грамотная настройка ТМ-системы значительно упрощает рабочий процесс и делает его эффективнее, к тому же высвобождается значительный ресурс времени, который раньше тратился неорганизованно, а следовательно неэффективно.

 Необходимость освоить основы тайм-менеджмента очевидна для всех людей, работающих с большими объемами информации и взаимодействующих с большим количеством людей. Безусловно, к такой категории людей относятся бухгалтеры, через которых идет постоянный поток информации и которые не могут позволить себе ошибиться в море бумаг и цифр. Следует сразу сказать, что тайм-менеджмент имеет мало общего с определением «искусство все успевать», «делать больше дел за наименьшее количество времени». Наши ежедневные дела, как правило, бесконечны, и то, что мы не успеваем сделать сегодня, переносится на завтра. Поэтому тайм-менджмент учит прежде всего тратить время на главное, на приоритетное, учит эффективно организовывать свое время в соответствии с вашими целями.

 

 

Планируем рабочий день.

 

По статистике примерно 95% людей живут в режиме одного дня, не задумываясь о том, к чему и куда ведет их деятельность. Повседневная «текучка» поглощает настолько, что думать о перспективе совсем нет сил, желания и времени. Поэтому просто необходимо организовать свой рабочий день и процесс таким образом, чтобы работа оставляла силы на отдых, личные интересы и другие вещи. В тайм-менеджменте есть ряд проверенных техник, которые позволяют сделать это без особых усилий и которые дают ощутимый результат при минимальных вложениях.

Первое, с чего нужно начать, это разбить все ежедневные задачи на категории. Таких категорий существует три: «жесткие» задачи, «гибкие» и «бюджетируемые». «Жесткие» задачи имеют конкретную, жесткую, привязку ко времени. К таким типам задач могут относиться встречи, совещания, корпоративные сессии, разного рода занятия, обеды и так далее. В планировщиках обычно рядом с таким типом задач мы ставим время. Например, 10.30 – совещание у начальника, 13.00 – обед, 14.40 – звонок клиенту (он попросил позвонить в это время), 19.20 – футбол по второй программе.

«Гибкие» же задачи не имеют такой жесткой привязки ко времени, их можно выполнить в любое удобное для вас время. Но это совершенно не значит, что они не имеют срока исполнения или что они не важны. Такого рода задачи практически всегда имеют срок исполнения и ту или иную степень важности. Например, начальник дал вам указание предоставить отчет за прошедшую неделю к обеду во вторник. Задача не имеет жесткой временной привязки в том плане, что выполнять вы ее можете и в понедельник утром, и в понедельник вечером, и ночью, и хоть во вторник за завтраком. Большинство наших повседневных задач относятся именно к этой категории, поэтому особенно важно уметь работать с ними, организовывать в удобную систему и расставлять приоритеты.

Последний тип задач – «бюджетируемые» задачи – является разновидностью «гибких». Основное отличие в том, что эти задачи требуют значительного временного ресурса. Например, такие «гибкие» дела, как «передать документы Марине», «позвонить в компанию Гига», «купить продуктов для фруктового салата», не требуют значительных временных затрат. А вот для того, чтобы написать тот же отчет для начальника или подготовить презентацию, вам, вероятно, понадобится больше времени. Мы рекомендуем относить задачу к категории «бюджетируемые» в том случае, если она занимает от часа и больше.

Итак, когда все наши задачи мы отнесли к той или иной категории, нужно организовать их в удобную и понятную систему. Для этого мы берем страницу нашего ежедневника (в том случае, если вы пользуетесь бумажным планировщиком) и делим ее пополам. Слева вдоль линейки со временем мы пишем «жесткие» задачи, а так же в пробелы между ними – «бюджетируемые». Конечно, время для «бюджетируемых» задач будет несколько относительным, так как планы могут меняться и могут случаться неожиданные обстоятельства, но «жесткие» задачи, как правило, не меняются и образуют собой скелет дня. А справа мы выписываем «гибкие» задачи в порядке приоритетности и выполняем их в промежутках между «жесткими» задачами. Таким образом, получается примерно следующая картина:

 

ЧЕТЕРГ, 12 апреля.

8.00

9.00                                                                   Написать отчет за прош. неделю

10.00   совещание у директора                        Записать Маше диск с музыкой

11.00                                                               Обзвонить 10 потенциальных клиентов

12.00                                                               Набросать макет приглашения на Д.С.          

13.00   обед                                                             Сделать д.з. по английскому

14.00                                                                               Бассейн

15.00  встреча с клиентом на Полянке                       Зайти в гости к Маше     

16.00

17.00   подготовить презентацию

18.00

19.00

20.00   кино

21.00

22.00

 

 

Для большего удобства в этой схеме можно использовать цвета, например, для важного – красный, для менее важного – желтый, а для того, что пока терпит – зеленый. Так же следует отличать с помощью цвета «жесткие» и «бюджетируемые» задачи. В таком случае, эта схема будет выглядеть уже следующим образом:

 

ЧЕТЕРГ, 12 апреля.

8.00

9.00                                                                                 Написать отчет за прош. неделю

10.00   совещание у директора                                    Записать Маше диск с музыкой

11.00                                                                               Обзвонить 10 потенциальных клиентов

12.00                                                                               Набросать макет приглашения на Д.С.          

13.00   обед                                                                    Сделать д.з. по английскому

14.00                                                                               Бассейн

15.00   встреча с клиентом на Полянке                       Зайти в гости к Маше     

16.00

17.00   подготовить презентацию

18.00

19.00

20.00   кино

21.00

22.00

 

Лучшее решение для работы с такой схемой это каждый вечер или утро (вечер все же предпочтительней) составлять такой план на завтрашний день. С утра, когда вы просыпаетесь и радостно спешите на работу, одного взгляда в ваш планировщик будет достаточно для того, чтобы понять картину сегодняшнего дня и оценить фронт работ.

Говоря о планировании дня, нельзя не упомянуть «контекстное» планирование. Дело в том, что существует ряд задач, выполнение которых возможно только при наличии тех или иных контекстов. Например, буду проезжать мимо шиномонтажа – поменять резину, придет шеф – задать вот эти три вопроса, позвонит клиент – уточнить такой-то момент  (конечно, у каждого человека могут быть свои контексты). Но вот уже какой день вы не видите шефа, клиент вам не звонит, а шиномонтаж не попадается по дороге, и снова и снова приходится переписывать задачи изо дня в день.

Для планирования подобных задач есть простое решение. Создайте у себя в ежедневнике несколько страниц с типичными для вас контекстами. Каждому контексту – один лист. И при возникновении нужных вам обстоятельств, просто загляните туда и решите вопрос. Вам наверняка приходилось видеть и слышать что-то подобное: человек встречает начальника и говорит что-то вроде: о, Иван Иванович, добрый день! Что-то я хотел спросить у вас… Это… Хм, что-то из головы вылетело.

При использовании контекстного планирования у вас подобной проблемы не возникнет.

 

Выделяем приоритеты.

 

Теперь, когда у нас на руках готовый план дня и множество «гибких» задач, необходимо выделить среди них главное. Существует классическая схема деление задач на важные/ неважные и срочные/ несрочные. Важное дело может быть срочным, а может и подождать. Срочное же дело может быть важным, а может быть и пустяковым. Так как большинство людей живет, как уже упоминалось выше, в режиме сегодняшнего дня, то им людям свойственно браться, прежде всего, за то, что требует скорейшего выполнения. Если приходится выбирать между двумя делами, то выбирается наиболее срочное, а не наиболее важное. Особенно это актуально в таком режиме рабочего дня, где в течение дня постоянно поступают распоряжения сверху, или клиент срочно просит что-то сделать. Люди не знают, за что взяться в первую очередь. А в первую очередь нужно делать главное!

Есть два простых принципа, которые помогают в режиме большого количества задач выделить главное и не броситься на «свежее» поручение. Первое, принцип «ПВО» — подожди выполнять – отменят. Часто «срочные» задачи не настолько срочные, как их представляет начальство или клиент, и они вполне могут подождать. Здесь уже нет точно рецепта, как определить, может дело подождать или нет, это нужно понять по ситуации.

Второй принцип более радикальный, но он хорошо охлаждает голову от горящих дел: если можешь что-то не делать (без ущерба работе, прибыли, клиенту) – не делай.

В целом же вопрос приоритетов достаточное личное дело. Нужно для себя определить ряд критериев, на основе которых вы будете определять важность задачи. Например, распоряжение от шефа, всегда попадает в список важных, офисные дела – в список неприоритетных и т.д. На основе этих критериев вы легко построите свою схему важных/ неважных и срочных/ несрочных дел.

 

 

С чего начать рабочий день.

 

Безусловно, первое, с чего следует начать рабочий день – это просмотр его плана. План дня условно можно сравнить с картой путешествия из пункта А в пункт Б. Если нет у вас нет карты местности, то идти придется, скорее всего, наугад. Тот кто не знает, куда идет, наиболее вероятно, придет не туда, поэтому ваш план дня поможет прийти именно к желаемому результату. Нет ничего страшного в том, что в расписании дня могут произойти некоторые изменения – примерная карта местности все же лучше, чем ее отсутствие.

Дальше, после того, как вам стало не по себе при просмотре списка задач на день и от объема работы, необходимо настроиться на рабочий лад. Для этого есть такая психологическая техника, как «якорь». «Якорь» — это что-то что притягивает, настраивает и держит вас в нужном состоянии. Например, одним из типичных «якорей» может быть уборка на столе. Когда на столе завал, кучи документов, книг и стикеров поверх этого всего, то рабочий настрой значительно снижается. «Якорем» может послужить чашечка кофе, классическая музыка и так далее – это очень персональные предпочтения: кого-то кофе настраивает на работу, а кого-то на отдых. Выясните для себя, что заставляет вас настроится на рабочий лад и дальше следуйте списку ваших дел на сегодня, начиная с главного.

 

Учимся ничего не забывать.

 

Важно помнить, что одно взгляда в планировщик в начале дня недостаточно, чтобы удержать весь объем информации в голове, поэтому заглядывать в план на день необходимо несколько раз на дню, а в недельный план необходимо заглядывать раз в день, чтобы из недельных дел что-то могло перенестись в план дня. Если ваш планировщик у вас перед глазами, то вы ничего не забудете. И помните следующее: любая мысль или идея должна иметь физическое выражение – она должна быть записана на бумаге, в компьютере или, на худой конец, на запястье.

Если вы пользуетесь электронным планировщиком, например Outlook, то в нем всегда можно установить «напоминалку», которая сообщит о себе в назначенное вами время.

Главный же принцип, который не позволит вам ничего забывать – все записывать и, желательно, в удобную для вас систему (например, «жестко-гибкий» алгоритм планирования). Помните, что «самая острая память тупее самого тупого карандаша».

 

Как избежать авралов.

 

Существуют такие типы людей, для которых аврал является хорошим мобилизационным фактором, но таких меньшинство. Безусловно, горящие сроки и жизнь в диком ритме выматывают и порождают нестабильность в работе. Для того, чтобы избегать таких ситуаций нужно уметь грамотно и реалистично планировать. В некоторых компаниях для каждой задачи назначается как дедлайн, так и редлайн. Дедлайн – крайний срок сдачи продукта, документов. Как правило, здесь речь идет уже сдаче работы клиенту. Редлайн – срок, к которому работа должна быть сдана внутри компании, чтобы ее можно было оценить и поправить в случае необходимости. Между этими двумя сроками оставляется некий промежуток времени, в зависимости от конкретной задачи. Такой способ планирования всегда оставляет резерв времени в случае непредвиденных ситуаций и потому любое дело имеет меньше шансов попасть под категорию «горящего».

 

Используя все вышеперечисленные техники, настроив свою удобную для вас ТМ-систему, вы скоро увидите, что ваше время теперь тратится на главное, на не на второстепенное, что сроки «горят» все меньше, а потому появляется чувство уверенности и стабильности. Успевайте все!

Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

 

Как же спланировать свою деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Нужно планировать свой день.

Планируя свой день, мы учитываем два типа задач:

· Жесткие – привязанные к определенному времени.

· Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

 

Но есть такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени. Например, подготовку и расчет бюджета по новому проекту за 10 минут не сделаешь, потребуется как минимум 2–3 часа в течение нескольких дней, чтобы подготовить все необходимые материалы, перепроверить расчеты и избежать ошибок. Как быть с такими задачами? К какому типу задач их отнести? Таким образом, возникает необходимость в выделении третьего типа задач –бюджетируемых.

! Бюджетируемые задачи– крупные, времяемкие задачи, жестко не привязанные ко времени. Они требуют определения количества времени, необходимого для их выполнения.

 

Выполните задание.

Скопируйте условия задания в Word. Определите, какие из приведенных задач являются бюджетируемыми (требуют значительного ресурса времени для их выполнения)? Выделите бюджетируемые задачи зеленым цветом (шрифт или заливка).

1. Подписать документы для заключения договора.

2. Подать заявку в тех. отдел.

3. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

4. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

5. Оплатить мобильный.

6. Заказать авиа билеты.

7. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

8. Закончить недельный отчет.

9. Составить аналитический обзор источников по теме проекта.



10. Сдать недельный отчет.

11. Проверить правильность реквизитов в соглашении о сотрудничестве.

12. Подобрать статистику для отчета.

 

Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

 

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими, и бюджетируемыми задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

!Рассмотрим шаги выполнения алгоритма на примере самого простого инструмента планирования – ежедневника:

1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели и задачи (не более 2–3 задач).

4. «Бюджетируем» время на крупные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.

5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем. Невыполненные задачи переносим на следующий день.

 

Выполните задание.

 

Скопируйте условия задания в документ Word. Составьте план на день, используя алгоритм планирования жестко-гибких задач (кроме последнего шага).

 

9.00  
10.00  
11.00  
12.00  
13.00  
14.00  
15.00  
16.00  
17.00  
18.00  
19.00  
20.00  
21.00  
22.00  
23.00  

Список задач:

1. Подписать документы для заключения договора.

2. 15.10 -16.20 провести презентацию у клиента.

3. Оплатить мобильный.

4. Купить новый ежедневник.

5. Заказать авиабилеты.

6. Подать заявку в тех. отдел.

a. 9.00 – 9.15 – планерка.

7. Закончить недельный отчет.

8. Сдать недельный отчет.

9. Подобрать статистику для отчета.

10. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

11. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

12. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

13. Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.

14. Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.

15. Проверить правильность реквизитов.

16. Начальник поставил задачу: провести собеседование с кандидатами на должность менеджера нашего отдела с12.00 до 13.00.

 

Бюджетирование времени в плане дня. При определении бюджета времени на выполнение всех задач в ежедневном плане важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40% времени используем как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда нужно оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Методические указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.

 

Вопросы для самопроверки:

1. Насколько целесообразно планировать свои дела и задачи в ситуациях постоянных изменений и высокой степени непредсказуемости?

2. В чем заключается суть контекстного планирования?

3. Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше преимуществ в ситуациях постоянных изменений? Почему?

4. Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа.

5. В чем состоит основное отличие жестких задач от гибких? Приведите примеры.

6. Какие задачи называют бюджетируемыми? Для чего необходимо выделять задачи этого типа при планировании своего времени?

7. С помощью каких инструментов можно наладить свою систему контекстного планирования? Приведите примеры.

8. Каким образом алгоритм жестко-гибкого планирования дня помогает управлять своим временем?

9. Из каких шагов состоит алгоритм жестко-гибкого планирования? Дайте краткую характеристику каждого шага.

 

Литература по теме.

 

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.

 

Дополнительная литература:

1. Архангельский Г.А. Метод структурирования внимания [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

2. Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Задание состоит из двух частей.

1. Установите соответствие между гибкими задачами и контекстами. Для каждого контекста допишите по три своих варианта задач (Выполняйте задание в документе Word).

Какая из задач, приведенных в списке, не подходит ни под один из данных контекстов? Дайте название тому контексту, которому соответствовала бы эта задача.

 

В офисе Во время подготовки к экзамену На каникулах
1. 1. 1.
2. 2. 2.
3. 3. 3.
4. 4. 4.
5. 5. 5.
6. 6. 6.

 

Задачи:

· Съездить с ребятами на рафтинг.

· Сделать резервную копию информации базы данных по клиентам.

· Сходить на выставку.

· Повторить вопросы по экономической теории.

· Помочь родителям на даче.

· Дописать и сдать реферат до начала КИМ-ов.

· Подобрать материал для разработки презентации у клиента.

· Подобрать в электронной библиотеке книги и учебные пособия.

· Помочь стажеру освоить программу.

· Собрать информацию о потенциальных партнерах на отраслевой выставке.

 

2. Подумайте и запишите, с помощью каких инструментов планирования и где удобнее размещать напоминания о приведенных гибких задачах. Объясните свой выбор. Например: все задачи, связанные с покупками продуктов, удобнее записать на стикеры или отдельный лист бумаги и прикрепить с помощью магнита на холодильник. Когда собираемся идти в магазин, заглядываем в холодильник, чтобы понять, что нужно купить, поэтому дверца холодильника – самое удобное место для напоминания об отсутствии необходимых продуктов. В ежедневник или Outlook записывать такие задачи не стоит, они не попадутся на глаза в нужный момент.

 

 

Задание №2.

Используя алгоритм планирования жестко-гибких задач, в течение недели ведите свое ежедневное планирование. Запишите вывод, содержащий ответ на вопросы:

1. Каких задач было больше в ваших планах: гибких или жестких?

2. Как часто вам приходилось вносить коррективы в план дня?

3. Помогает ли разделение на гибкие и жесткие задачи оптимизировать расходы времени и сделать управление задачами более гибким в вашем случае? Обоснуйте ответ.

Задание №3.

Скопируйте таблицу в документ Word. Определите, какие из перечисленных задач относятся к жестким, а какие – к гибким. Распределите задачи по нужным столбцам.

 

Жесткие Гибкие
   
   
   
   
   
   
   

 

Задачи:

· Сдать отчет по проекту в 18.00.

· Купить хлеба по дороге домой.

· 14.00 – совещание у начальника.

· Когда руководитель отдела рекламаций вернется из командировки, передать ему информацию по «Колобку».

· 14 мая в 13.10 – сдать зачет по маркетингу.

· 19.00 – театр комедии.

· Купить билеты до Новокузнецка.

· Достать теплые вещи, пока не грянули морозы.

· Передать требования к вакансии старшего менеджера нашего отдела специалисту по рекрутингу.

· По дороге на переговоры заехать в банк.

!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Метод структурированного внимания.

2. Планирование на основе метода структурированного внимания. Горизонты планирования (схемы см. далее).

Структура внимания

 

 

3. Результато-ориентированное планирование (формула эффективной постановки задач). См. тему 4 «Обзор задач».

4. Результато-ориентированность и конкретизированность задач: различия, области применения. См. тему 4 «Обзор задач».

 


Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:

«Жёсткие» и «гибкие» дела – как расставить и всё успеть?

65% работников не хотят потратить полчаса на планирование рабочего дня. Но при этом они потратят 3 часа на мелкие и практически бесполезные задачки.

 

Тайм-менеджмент – это как занятия в спортзале. Нагрузки нужно увеличивать постепенно, но регулярно. А главное – начать. Не дожидаясь понедельника, первого числа и знака свыше.

 

Прямо сейчас.

 

Давайте попробуем?

 

 

 

Сядьте поудобнее, возьмите листок с ручкой и разделите завтрашние дела на 2 категории:

 

(1) «Жёсткие» – у которых есть строгая привязка к времени. Например, встреча в 13:00 или планёрка в 09:00.

 

(2) «Гибкие» – которые нужно выполнить к конкретному сроку. Например, дедлайн к 16:30 или отчёт к среде. Не указывайте в «гибких» задачах время.

 

Теперь вы можете увидеть, что между «жёсткими» делами остались промежутки времени, в которые вы и сможете заняться «гибкими» заданиями. Не забудьте включить в список пункт «Планирование на завтра». Уже на этом этапе тайм-менеджмент приносит плоды: вы получаете уверенность в запланированном, эффективном завтрашнем дне.

 

 


 

 


 

 

Конечно, жизнь вносит в планы свои коррективы. Поэтому не переживайте, если что-то пошло не по плану. Попробуйте адаптироваться и внесите изменения в распорядок. Помните: в любой ситуации вы – хозяин ситуации, а не её заложник.

 

 

 

На I этапе вы расставляли «гибкие» дела довольно хаотично. Теперь расставим их в порядке приоритетности. При этом больше ориентируйтесь не на крайние сроки, а на фактор важности. Например, если несрочная поставка товара старому-доброму клиенту может подождать день-два, то налоговая или генеральный директор ждать не будут.

 

Итак, расставьте между «жёсткими» делами «гибкие», но теперь более важные – на утро, а менее важные – на вечер. Готово! Перед вами – чётко спланированный график вашего эффективного рабочего дня.

 

Детально – не значит поминутно. Просто расставьте акценты – с чего начать и чем закончить.

 

 

 

Многие, не успев проникнуться всей прелестью тайм-менеджмента, бросают его, ибо банально ничего не успевают. Давайте не будем повторять их ошибки и возьмём на заметку 3 правила:

 

Не усложняйте

Некоторые так увлекаются планированием, что оно у них занимает больше половины времени. Простая система даёт результат – и отлично.

 

Отдыхайте

Даже автоматы сгорают от перенапряжения, а человеческий организм – явление намного более хрупкое и уязвимое. Бессмысленно долго работать без перерыва, поскольку эффективность работы в режиме «нон-стоп» постепенно сводится на «нет». Найдите свой собственный баланс труда и отдыха.

 

Не берите на себя слишком много

Огромное количество задач – это стрессы и конфликты, которые, в свою очередь, снижают работоспособность, да и вообще явления не из приятных.

 

Что можно сделать, если дел накопилось слишком много, и всё срочно:

  • Попросите о помощи. Лучше смиренно обратиться к ближнему, нежели гордо перерабатывать три часа.
  • Используйте правило 80/20. Из 8 часов рабочего дня потратьте 6,5 часов на первостепенные задачи и 1,5 – на всё остальное.

 

И ещё. Получайте удовольствие от того, что делаете. Пожалуй, это самое главное.

 

Управление временем: основные принципы и инструменты

Управление временем (тайм-менеджмент) — это наука, которая позволяет эффективно планировать и использовать временной ресурс, в зависимости от Ваших целей и приоритетов в жизни. Можно сказать, — это наука, которая помогает тратить время на ГЛАВНОЕ в жизни. В наше время безумных скоростей тайм-менеджмент становится все более востребованным и популярным.

Рассмотрим основанные инструменты тайм-менеджмента. В первую очередь тайм-менеджмент предлагает навести порядок в рабочей неделе. Для этого предлагается разделить все дела на несколько типов:

Жесткие задачи — дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «среда, с 15:00 до 17:00», «суббота, 21:00».

Примеры:

  • собеседование с соискателем вакансии — четверг, 17:00–18:00;
  • поход с детьми в театр — суббота, 18:00-22:00.

Регулярные «жесткие» задачи — встречи, имеющие строго определенную периодичность.

Примеры:

  • планерка с подчиненными, каждый понедельник с 11.00 до 12.00;
  • телефонная конференция с партнерами в регионах, каждую вторую среду, 15.00.

Для наглядности за жесткими задачами разного рода в календаре принято закреплять цветовые категории. Например, встречи с клиентами — красный цвет, внутренние совещания — синий, личные дела — желтый.

Многодневные события — продолжающиеся несколько дней, но не обязательно требующие личного участия в строго определенное время.

Пример:

  • выставка — неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;
  • командировка — нужно заранее иметь в виду.

Гибкие задачи — дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения, дела нужно выполнить в течение определенного периода или к определённой дате.

Пример:

  • проконтролировать подготовку к семинару партнёров, к 20 сентября;
  • изучить предложение конкурентов, до конца месяца.

Гибкие задачи — не значит неважные, задача может иметь срок исполнения, более того, она может быть горящей и неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать сегодня и в 11.00 и 13.30 — в любое время.

Для организации логичного и насыщенного рабочего дня применим следующие принципы при работе с гибкими задачами:

  • Главные задачи сегодняшнего дня выписывается под цифрой 1;
  • Все остальные задачи разбиваются по смыслу.

Благодаря такому разделению в разные моменты рабочего дня можно работать с теми задачами, которые нужны в эти моменты. Такой подход называется «контекстным планированием»: находясь в каком-либо контексте, мы видим список относящихся к нему задач.

Контексты настраиваются для каждого сотрудника, в зависимости от круга задач, которые решает сотрудник.

Примеры возможных контекстов сотрудника:

  • подчиненные;
  • руководитель;
  • клиенты, поставщики, контролирующие органы;
  • коллеги, подразделения, группы;
  • места;
  • проекты;
  • семья, друзья, родственники;
  • образование.

Рекомендуется создавать не более 5–9 контекстов, из них один — «забронировать» на сегодняшние задачи, второй — на задачи текущей недели.

Подход при планировании дня с использованием контекстного планирования:

  • Анализ категории «1-Неделя»: выбираем задачи, которые необходимо выполнить сегодня, переносим в категорию «1-День».
  • Анализ категории «1-День»: выбираем значимые задачи, не больше 2–3, присваиваем им высокую важность.
  • Анализ календаря на сегодня: подтверждаем актуальность жестких задач. Для этого звоним участникам встречи (или создаем «подтвердить встречи на сегодня» в список гибких задач)
  • Если задачи из категории «1-День» достаточно трудоемки — бюджетируем время на их выполнение.

В ходе рабочего дня новые задачи вносим в категорию «1-День», при необходимости им присваиваем высокий приоритет, и бюджетируется время на их выполнение.

Для того чтобы выполнить взятые обязательства, необходимо соблюдать правило: количество запланированного (жесткие задачи) и забюджетированного времени не должно превышать 60 % рабочего дня. Остальное время — это резерв, позволяющий реагировать на непредвиденные обстоятельства.

Выполненные задачи отмечаются, как завершенные. В подходящие моменты дня необходимо заглядывать в контекстные категории — «Клиенты», «Подчиненные», «Шеф» и т. п.

В следующем совете мы рассмотрим, как определить целевую группу для мероприятий/акций и каким образом организовать оповещение целевой группы.

Вернуться к списку статей
План задач на день » Планирование и постановка задач

Эксперт по саморазвитию Брайан Трейси утверждает: 10 минут на планирование дня экономит не менее 2 часов в сутки. Но как составлять план задач на день, чтобы успеть не только рутинные дела, но и что-то более важное? Мы поделимся тремя эффективными техниками, которые изменят ваш день.

Содержание

I. Планируем день правильно
II. Три способа составить список задач
1. Интеллект-карты
2. Результативно-ориентированное планирование 
3. Жестко-гибкое планирование
III. Планирование задач на день в СРМ

Планируем день правильно

Вроде весь день вы были заняты, а в итоге уходите из офиса с мыслью, что ничего не успели — знакомая ситуация? Давайте посмотрим, что можно с этим сделать.

1. Выделяйте приоритетные дела —  задачи, позволяющие достигать глобальных целей. Ответьте на вопрос, насколько важная и срочная каждая задача и нельзя ли ее кому-то делегировать. Если можно — так и сделайте, а сами займитесь более приоритетным делом.


Читать по теме
В постановке целей лучше всего руководствоваться принципом SMART.

2. Анализируйте день: выясняйте, что помешало выполнить все пункты вашего листа задач на день. По итогам решайте, что можно улучшить: планировать меньше дел, больше делегировать другим, продуктивнее работать или меньше внимания уделять неважным и несрочным вопросам.

3. Выберите инструмент для составления плана задач на день. Это можно делать как на бумаге, так и с помощью специальных сервисов и приложений, главное, чтобы было удобно. Остается только один вопрос: как правильно написать задачи на день, чтобы верно рассчитать свои силы и успеть как можно больше?

Назад к содержанию

Три способа составить список задач

Если просто хаотично записать все дела в список, это скорее запутает, чем поможет успевать больше. Поэтому мы предлагаем подойти к вопросу системно.

Интеллект-карты

Интеллект-карты придумал английский психолог Тони Бьюзен. Эта методика подробно описана в его книге «Супермышление». Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему.

Пример интеллект-картыПример интеллект-картыПример интеллект-карты с планом задач на день

Как написать задачи на день в интеллект-карте:

  1. Поместите в центре листа дату.
  2. От нее прочертите ветви с отдельными категориями дел. Это могут быть рабочие, личные, общественные и семейные дела. Либо используйте разделение по критериям срочности и важности как в матрице Эйзенхауэра.
  3. Укажите в каждой категории конкретные дела, при необходимости с подпунктами. Но слишком увлекаться детализацией не стоит, а то запутаетесь.

Задачи можно пояснить примечаниями, указать сроки их реализации, придумать забавные иллюстрации. Если вы не любите чертить от руки, на помощь придут десятки специальных сервисов, к примеру: Mind42, Coggle, MindMeister или iMindMap.

На таких картах удобно отмечать выполненные дела и добавлять новые. Они дают наглядное представление об объеме задач на день и позволяют видеть картину в целом.

Впрочем, у этого метода есть минусы: интеллект-карты плохо сочетаются с жестким планированием и временной последовательностью событий. К тому же на них нельзя указать приоритетность задач, а значит, вы всегда рискуете потратить время на не самые важные дела. Если для вас это важно, то попробуйте следующую методику.

Назад к содержанию

Результативно-ориентированное планирование

В основе этой методики — классический to-do list, только немного дополненный и измененный. Главная особенность результативно-ориентированного планирования — формулировка задачи в списке должна отвечать на вопрос «что сделать?» и отражать желаемый результат.

Пример: новому клиенту нужно выслать коммерческое предложение. Эту задачу следует записать как «подготовить и отослать КП Ивану Ивановичу», а не просто «коммерческое предложение», «подготовить документы» или другими размытыми формулировками.

Что сделать (формулировка задачи) Отметка о выполнении

Пример таблицы с задачами на день

Задачи записываются в произвольном порядке — без учета их срочности и важности, но разные категории задач выделяются разным цветом:

  • особо важные и срочные — красным;
  • менее приоритетные — зеленым;
  • те, что можно/нужно делегировать — желтым;
  • такие, которые в принципе сделать надо, но не обязательно сегодня — синим и так далее.

Это позволит сразу увидеть, что является самым срочным и важным, а значит, именно с этого и стоит начать. Как только дело сделано, напротив него в табличке ставится галочка. Или можно просто вычеркнуть задачу из списка.

Единственный минус этой методики — дела не ранжируются по дедлайнам, и есть риск сорвать сроки. Тогда для вас лучше будет воспользоваться третьей методикой.

Назад к содержанию

Жестко-гибкое планирование

Как правило, часть задач в распорядке дня привязана ко времени (это жесткие задачи), а другая — нет. Удобно совместить эти два типа дел помогает жестко-гибкая методика планирования.

Как работать с таблицей:

  1. В колонке слева запишите жесткие задачи с указанием времени.
  2. Справа — фиксируйте дела, не имеющие привязки к точному сроку.
  3. Для важных и объемных дел второй колонки укажите, сколько времени потребуется на их выполнение.
Жесткие задачи Гибкие задачи
Время Задача
8:00 Прослушать запись звонков отдела продаж в CRM (1 ч)
9:00 Провести планерку для менеджеров Согласовать план отпусков
10:00 Запросить в бухгалтерии данные по поступившим оплатам
11:00 Отправить презентацию по итогам года Васильеву
12:00 Посмотреть договор с ООО «Интерпретация»
14:00 Провести собеседование с кандидатом на должность менеджера Согласовать макет визиток и бейджей
15:00 Совещание с отделом маркетинга Доделать бюджет продаж на следующий месяц (2 ч)
17:00 Посмотреть в CRM статистику по сделкам менеджеров за неделю

Пример таблицы для жестко-гибкого планирования

Желательно, чтобы «жесткие» и «важные гибкие» задачи занимали не более 50-60% дня. Оставшиеся часы — это запас на менее важные дела и непредвиденные обстоятельства. Как и в предыдущей методике, особо приоритетные пункты плана можно выделять цветом для наглядности, а выполненные — вычеркивать.

Назад к содержанию

Планирование задач на день в СRМ

Если списки в блокнотах или ручные таблицы не для вас, автоматизируйте планирование задач с помощью CRM-системы. В SalesapCRM реализована постановка задач на день и более длительные сроки с помощью жестко-гибкого планирования: список совмещает те дела, которые просто надо выполнить в определенный день, и те, у которых есть четкий дедлайн по дате и времени.

В два клика вы можете поставить любую задачу себе или подчиненному: позвонить клиенту, отправить ему коммерческое предложение, подготовить договор — и она автоматически появится в расписании. Когда наступит дедлайн по задаче, сотрудник получит уведомление внутри программы, по электронной почте, телефону или в Telegram. Если же дедлайн будет просрочен, то об этом система сообщит руководителю.

В CRM можно планировать реализацию и больших проектов, которые состоят из десятков последовательных задач. Программа каждый день будет напоминать о сегодняшних задачах и сигналить, если вы о чем-то забыли.

Более подробно о возможностях SalesapCRM по управлению задачами вы можете узнать здесь. Не позволяйте неумелому планированию лишить вас результата.

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Автор: Любовь Аброськина

1 552

Читать онлайн Тайм-менеджмент. Полный курс страница 22

Стоит особо отметить, что внутри этих областей мы можем не придерживаться строгого порядка и не обращать внимания на царящий в них хаос. Главное – жестко придерживаться установленных границ и правил перемещения дел через них. Это даст гарантию того, что вы вспомните о том, что вам необходимо сделать, в нужное время, не тратя слишком много сил на наведение порядка. При этом голова у вас будет всегда свободна для мыслей и творчества.

Метод структурированного внимания служит основой для техники контекстного планирования и эффективного функционирования таких его инструментов, как ежедневник и др. Универсальность метода заключается в том, что он одинаково хорошо работает при планировании как ежедневных задач, так и более долгосрочных проектов, а также может служить основой стратегического планирования.

Пример применения метода структурированного внимания из личной практики. Планирование у меня ведется в MS Outlook, но в течение дня ключевые задачи мне комфортно писать на цветных бумажках – добавляется мотивация-настройка на выполнение плюс приятно по выполнении рвать эти бумажки и выкидывать. На поверхности рабочего ноутбука помещаются ровно девять бумажек. Через некоторое время после начала рабочего дня поверхность ноутбука заполнена. Если появляется новая задача, я пишу ее на бумажке и, чтобы положить на поверхность, просто вынужден что-то оттуда снять и убрать в «подсознание» (пространство рядом с ноутбуком). Таким образом, я гарантирую, что в «предсознании» у меня всегда не больше девяти напоминалок и нужная будет замечена в подходящий момент.

Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать

3.6. Система планирования на основе метода структурированного внимания

Горизонты планирования. Имея различные задачи с разными сроками исполнения, мы сталкиваемся с проблемой, как удержать их все под контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в системе планирования:

• «День»;

• «Неделя»;

• «Год».

В раздел «День» помещаются задачи на сегодня – это план дня в ежедневнике.

Раздел «Неделя» включает в себя среднесрочные задачи, выполнение которых предполагается в ближайшие неделю или месяц.

В раздел «Год» заносим свои долгосрочные проекты и задачи.

Временные рамки здесь определены не жестко, поэтому задачи могут выходить за границы определенного периода. Так, задачи горизонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие два-три дня. Дела в разделе «Неделя» требуют выполнения в течение двух-трех недель, а дела годового раздела могут выйти за рамки периода. Для нас важен не жесткий план на период (который рухнет в первые же дни), а строгое следование правилам перемещения задач между разделами.

Правила техники планирования «День – Неделя»

В ежедневнике.

1. Вечером, планируя следующий день, просматриваем раздел «Неделя». Все задачи, ставшие актуальными и более важными, переносим в раздел «День» (рис. 3.11).

2. Один раз в неделю, составляя план на следующую неделю, просматриваем раздел «Год» и все, что стало актуальным, переносим в раздел «Неделя».

3. Задачи и дела, невыполненные, но потерявшие свою актуальность на данный период, могут быть перенесены в разделы более отдаленного временнόго периода (из раздела «Неделя» – в раздел «Год»).

На доске планирования

Использование горизонтов планирования на доске для контекстного планирования дает максимальную наглядность относительно сроков исполнения задач, при этом жестко не привязывая их к определенным датам, что сохраняет возможность быстрого и гибкого реагирования на любые изменения.

Преимущества применения техники горизонтов планирования

• Позволяет не загонять себя в рамки жесткого планирования. Детально прописывая свое будущее на неделю или месяц, вы в то же время оставляете поле для маневров.

• Дает возможность не терять из виду важные дела и с помощью регулярного просмотра разделов гарантировать, что нужные задачи будут решены в подходящее для этого время.

Основные выводы

У многих людей отсутствует привычка думать о времени реалистично, в результате чего цели остаются недостигнутыми, мечты – нереализованными, а повседневные дела переносятся с одного дня на другой, откладываются, а потом в суете жизни и вовсе забываются. Только настройка личной системы планирования и привычка ежедневного ведения планов позволяют нам внимательнее относиться ко времени собственной жизни, всегда успевать сделать главное, укладываться в сроки и выполнять обязательства. Берег мечты постоянно будет далеко за горизонтом, если мы несемся в своей лодке жизни по воле волн. Никакая деятельность не станет успешной, если у нас нет точного плана реализации как наших долгосрочных дел и задач, так и повседневных обязанностей. Уверенное владение навыком контекстного планирования позволяет нам не потеряться в море информации, быть всегда готовыми к любым поворотам и изменениям обстоятельств и уметь использовать их с пользой для себя.

Для осуществления задуманного:

1. учитывайте неоднородность времени, ловите «кайросы»;

2. выделяйте свои личные контексты, заведите контекстные разделы в ежедневнике, используйте различные инструменты контекстного планирования для создания своей системы;

3. разделяйте задачи на «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые»;

4. выделяйте приоритетные дела и задачи;

5. записывайте задачи в результато-ориентированном виде;

6. составьте план реализации своих долгосрочных задач и целей, соотносите с ним свои ежедневные дела и задачи;

7. используйте технику «день – неделя – год» для своевременного выполнения необходимых дел и задач;

8. применяйте метод структурированного внимания для перемещения задач в вашей системе планирования;

9. стройте свой ежедневный план с учетом алгоритма планирования;

10. составляйте план в соответствии с правилами эффективного планирования.

Контрольные вопросы

1. Что такое планирование и для чего оно нужно?

2. В чем заключаются трудности планирования? Как их можно преодолеть? Приведите пример.

3. В чем суть контекстного планирования? Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше преимуществ? Почему?

4. Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа.

5. С помощью каких инструментов тайм-менеджмента можно планировать свой день? Приведите примеры использования различных инструментов планирования.

6. Что такое результато-ориентированное планирование? В чем главная идея этой технологии, что лежит в ее основе? Перечислите шаги по составлению результато-ориентированного списка задач и кратко охарактеризуйте каждый из них.

7. Что такое «горизонты планирования»? Как и на основе чего осуществляется перемещение задач между различными горизонтами?

8. Назовите основные правила эффективного планирования дня. Кратко охарактеризуйте их.

9. В чем отличие результато-ориентированной формулировки задачи от конкретизированной? Обоснуйте свой ответ.

10. Перечислите шаги алгоритма планирования дня.

11. Как осуществляется бюджетирование рабочего времени?

Практические задания

Задание 1. Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.

Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.

Звонил рассерженный клиент: не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы к выставке нужно готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов – календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся, и опять – голый стенд и две жалкие листовки. Позор!

На 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем не внесенной в базу данных информации по клиентам… А ведь это потенциальная прибыль фирмы.

90000 How to break down large projects & tasks into bite-sized tasks 90001 90002 Do you want to feel like you got a ton of stuff done at the end of the day? 90003 90002 Do you want to make steady progress toward your life goals? 90003 90002 Of course you do! 90003 90002 The key to achieving this is to work off a daily to-do list and to make sure the tasks you put on your list are tasty tasks. 90003 90002 A tasty task is a task that is so well written that you almost can not resist doing it.90003 90002 One key feature of any tasty task is that the task will take you 90013 no longer than 1 hour to complete 90014! And if you struggle with procrastination and / or staying focused for long periods of time, your maximum task length should be smaller still — closer to 30min. 90003 90002 This sounds easy enough in theory. But many people struggle with creating small tasks. 90003 90002 If you have a huge task on your to-do list right now and are wondering 90013 how to make tiny bite-sized tasks out of it 90014, this guide is for you! 90003 90022 How to break large projects into small tasks 90023 A step by step guide 90024 90002 Each of the following steps will help you break your large task into smaller pieces, each being a nice action step you can act on right away when you see it on your to-do list.90003 90027 1) Define: project or task? 90028 90002 First, let’s think about if our «task» is really a project. It’s wise to 90013 make a clear distinction between tasks and projects. 90014 90003 90002 90013 A task is something you can do more or less in one sitting. 90014 If something takes you several months / weeks, multiple days or even the better part of a day it is best to think of your «task» as a project. 90003 90002 You might associate the word project with something from the corporate world or school.But 90013 almost anything we want to do and achieve can be thought of as a project 90014. And it is actually a really good idea to turn most goals into projects! 90003 90002 So, is your task really a project? If so, continue to step 2. 90003 90002 If your task is not a project, but rather just a really long task, then skip ahead to step 3. 90003 90027 2) Break a large project into milestones 90028 90002 If your giant task turned out to be a project, let’s check if your project is so large that it should be broken down further into individual milestones.90003 90002 90013 Here are two general rules to follow when it comes to milestones: 90014 90003 90053 90054 If a project 90013 spans multiple months of work 90014, create monthly milestones. 90057 90054 If a project 90013 spans multiple weeks of work 90014, create weekly milestones. 90057 90062 90002 There are different ways to break a project into milestones and the best way depends on the nature of the project. But it is always important to 90013 clearly define what reaching a milestone entails 90014.90003 90002 Here are a few ways a large project can be broken down into smaller subprojects (aka milestones): 90003 90053 90054 90013 different phases 90014 (e.g. when creating something: planning, producing, testing / refining) 90057 90054 90013 different categories 90014 (e.g. when planning a party: entertainment, food, invites) 90057 90054 90013 different parts 90014 (e.g. when cleaning your house: living room, bathroom, bedroom) 90057 90062 90002 At this step you do not have to think about all the tasks inside the project yet.You are just trying to break the project down into smaller chunks which will make it easier to think of all the action steps involved. 90003 90002 If you can not think of a logical way to break down your project into milestones, just go to step 3 and start listing out all the action steps / tasks. Afterward you can divide them evenly into milestones and call them «Project Part I», «Project Part II», etc. 90003 90027 3) List out the steps 90028 90002 Take your large task or project and envision the individual steps you will do to finish the project.Write each one down. 90003 90002 Do not worry too much yet if the steps are too long or short. Just 90013 write every step down in a brainstorm kind of way. 90014 90003 90002 90013 If you are struggling with thinking of concrete action steps 90014, it could be a sign that you are not familiar enough with the type of project or task and need more info. 90003 90002 In that case, 90013 just think of the steps you need to take in order to gain more clarity. 90014 Write them down as tasks: 90003 90002 Figure out who can help me plan project X 90003 90002 Contact Person Y to ask how to do project X 90003 90002 Read up on how to do project X 90003 90002 Google how to do project X 90003 90002 90003 90002 Sometimes a project is just very complex or needs to stay flexible and you can not list all the steps in advance.For those projects, just 90013 make sure you always have at least the next 2-3 action steps listed out 90014 so there is always something to do. 90003 90002 After this step you should have a list of much smaller steps already. Now ask yourself for each step, how long will this take me? If the answer is longer than 1 hour (or whatever upper limit you decided) go to step 4 to break your task down further. 90003 90002 If a task will take you less than 1 hour to do but still feels a bit complex, also read through step 4 to see if you want to break it down further.90003 90027 4) Break multi-step tasks into single-step tasks 90028 90002 90013 Often we combine multiple steps into a single task 90014. This is completely fine for sequences we are performing all the time, like making a phone call. We would not write out: pick up phone, navigate to dial screen, type in number, press call. But if we were making a note for our grandmother we would … because she is not used to the sequence. 90003 90002 So think about how easy this step is for you to perform if you had to do it right now.If it really feels like a single simple action to you, go to step 5. 90003 90002 Otherwise we want to break this multi-step task into single-step tasks. 90003 90002 Often multi-step tasks use broad verbs: «do», «finish» or «work on». (If you do not use verbs in your tasks, read this post on how to write good tasks.) 90003 90002 So try to use more specific verbs for your smaller tasks. 90013 The more specific the verb, the easier it will be for your brain to ease into the action when it’s time to get the task done.90014 90003 90002 For example, if your large task / project is: «Do Taxes» you can break it up into the following steps: 90003 90002 Make checklist of documents needed for taxes 90003 90002 Find all documents on checklist 90003 90002 Download all tax documents 90003 90002 Buy «TurboTax» Software 90003 90002 Ask John if he will sit and do taxes with me 90003 90002 Bring taxes to the post office 90003 90002 90003 90002 You should now have a list of steps that are highly focused on single actions.But your individual steps might still take longer than your ideal task size … When will this end ?! 90003 90002 Almost there! We are getting to the last 2 techniques. 90003 90027 5) Break long stretches of work into smaller sessions 90028 90159 Time Boxing 90160 90002 To break down a single step action into smaller tasks, you can use a nifty trick called time boxing. 90003 90002 90013 Time boxing is adding an artificial time limit to a task 90014. Let’s take the tax example from before: We estimate that actually filing the taxes will take us 3 hours.90003 90002 We can then create three identical tasks, each one hour long: 90003 90002 90003 90002 As soon as you get to work on this you will 90013 start a 1 hour timer and check off the task when the timer is up 90014. 90003 90002 If you need longer to complete the filing, make more time-boxed tasks. If you finish sooner, remove the extra tasks. Easy peasy. 90003 90159 Alternative to time boxing 90160 90002 Similarly, you can break down large tasks by other numerical units: 90003 90002 Fill out 2 pages of tax report 90003 90002 Sort out one box of old stuff 90003 90002 90003 90002 After going through all these steps you should now have nice bite-sized tasks you can do one at a time.90003 90189 Summary 90190 90002 In your to-do list you want to have tasks that are specific and can be completed in one session, so they need to be short! Follow these steps to break down any large project. 90003 90159 90013 How to break down a large project or task into small tasks: 90014 90160 90053 90054 Figure out if a task is really a project 90057 90054 Break a large project into smaller subprojects / milestones 90057 90054 Write down all action steps you can think of for each subproject 90057 90054 If you can not think of all steps in advance just write out the next 2-3 action steps 90057 90054 If necessary, break down any large multi-action step into smaller, more specific single-action steps 90057 90054 Turn a long single-action step into multiple time-boxed or number-limited small tasks.90057 90062 90189 Share in the comments 90190 90002 Do you struggle with breaking tasks down into smaller steps? Was this guide helpful? Let me know what kind of project or task you want me to break down as an example in a future post! 90003 .90000 Rigid Flexible Circuit — The Ultimate Guide to the Most Effective PCB 90001 90002 Most hardware engineers and inventors know what a Rigid-Flex is. It is both the most frustrating part of a significant circuit and yet is, at the same time, the most beneficial and essential part of the circuit. 90003 90002 Its layout and the components that it contains gives it an edge above the rest of the PCB at an average inventor’s disposal. More importantly, thanks to the orientation of the Rigid-Flex PCB, a designer can maneuver it around different parts of the circuit and also connect other parts of the circuit.90003 90002 That said, there are also various problems that come with using such a peripheral as it is also one of the most complicated Printed Circuit Boards to integrate. In this guide, we will go over the basics of a Rigid-flex circuit board, its layout, its problems, and their solutions. 90003 90002 90003 90010 1, What is a Rigid-Flex PCB? 90011 90002 90003 90002 A Rigid-Flex Printed Circuit Board is a combination of various rigid and flexible technologies that tend to make up a very diverse and effective combination of the two.Unlike most Printed circuit boards, a Rigid-Flex PCB has multiple different layers of both rigid and flexible technology so that it may be able to function at an optimum level without the risk of breaking. 90003 90002 Contrary to popular belief, the rigid-flex does not stay in a fragile state; instead, it is in a steady state of a curve. The shape that the Rigid-flex takes is very similar to a spring, where if you happen to stretch or compress it will return to its original state. 90003 90002 It is also right about the rigid Flex except that you can bend it whichever way you please, but it will come back to its original position.However, that does not mean that all Flex PCBs have a constant shape, various devices have a somewhat flexible PCB that allows them to have no regular shape. 90003 90002 An excellent example of one such PCB is that of printers, as they boast a very flexible tape that allows them to move back and forth without any restrictions. The Flex PCB is one of the essential parts of a printer, as it is quite impossible for the machine to print otherwise. 90003 90002 90003 90002 90025 Image 1: Rigid Flexible Circuit 90003 90002 90003 90010 2, Rigid Flex PCB Design 90011 90002 90003 90002 To say that the design for the Rigid-Flex PCB is complicated would be an understatement, not only is it one of the most hectic of PCBs to craft, but it is also a PCB that requires a very meticulous design.Due to there being various layers in a Rigid Flex PCB, a designer must give intense attention to each of these layers so that one may not be different from the other or may intersect the other. 90003 90002 So to get a better understanding of how a Rigid-Flex PCB works, let’s dive deeper into its design and the many different layers of such a PCB. 90003 90002 Before we move onto the proper design of such a PCB, you must also keep certain factors in mind. Technology is always changing and evolving as the years go by; this means that people come up with new designs and methods of creating a Rigid Flex PCB are and will always be different, so there is no absolute way of making a rigid Flex PCB.90003 90002 Moreover, depending on the application of the rigid flex and its purpose, the design and layout can be very different from the standard design, so keep in mind that the purpose of the PCB can significantly affect the design of the PCB. 90003 90002 90003 90002 90044 Image 2: Rigid Flexible Circuit 90003 90002 90003 90002 The thickness of a Rigid-Flex PCB is very subjective, as depending on the purpose of the build the difference can be minor or incredibly significant. The average board thickness for a rigid Flex PCB can be somewhere between 0.2mm and 0.4mm. 0.2mm is the average thickness of a single layer PCB circuit, and 0.4mm is the average thickness of a PCB with nearly 4 layers. 90003 90002 90003 90002 90053 Image 3: Rigid Flexible Circuit 90003 90002 90003 90057 Material 90058 90002 90003 90002 The materials used to construct a proper Rigid Flex PCB are copper and the adhesive material used to join both the rigid and flex layers together. Although the choice of material for this is very strange, to say the least, this special adhesive prevents the copper from cracking or breaking.90003 90002 90003 90057 PCB Assembly 90058 90002 90003 90002 Combining rigid Flex PCBs is also a daunting task because there are too many variables to consider, which means you can make many mistakes that in turn destroy the entire circuit and application. 90003 90002 There are many different PCB assembly types which include Flip Chip, Wire harness, Ultrasonic Welding, and in-circuit testing to name a few. All of these different types of assembly methods have their benefits, and each one of them is complicated in their own right.90003 90002 Some designers and manufacturers use several of these methods in conjunction with other methods to create a Rigid Flex PCB that is both durable and flexible. All of these methods combine to make an effective and efficient circuit board. 90003 90002 90003 90002 90078 Image 4: Rigid Flexible Circuit 90003 90002 90003 90057 PCB Design Considerations 90058 90002 90003 90002 When you are crafting your Rigid-Flex Printed Circuit Board, there are certain things that you must first take into consideration, as they can significantly reflect on the overall outcome of the application.The first thing that you must consider is the electromechanical factors. 90003 90002 Whenever you get around to making a PCB circuit, you must always think regarding electromechanical factors, and how they will affect the result of the application. First, you have to consider the bend to thickness ratio, the thicker the wire, the larger the curve. If your circuit happens to be very thick, then it can increase the risk of failure and can sabotage the entire circuit. 90003 90002 Another consideration that you must also make is the bend line of every Rigid Flex PCB.Seeing how nearly all flexible circuits have bend lines that significantly affect their routing, you should be careful not to place any components on or around it. 90003 90002 Furthermore, it would be best if you did not repeatedly bend the flex circuits as it places stresses on the various surface-mount pads and through holes. There is a remedy for this as you can use through holes plating to reduce stress, you can also add additional padding to anchor the pads. 90003 90002 When you are designing your trace routing, you should also take into consideration some practices that will reduce the stress that you might otherwise experience on your flex circuit.Try to use curve traces instead of 90 ° or 45 ° angles as they can carry more power without having the risk of bending and breaking. 90003 90002 You can also use hatched polygons so that your circuit may carry a ground or power plane without having to compensate on the flexibility of your circuit. 90003 90002 90003 90002 90101 Image 5: Rigid Flexible Circuit 90003 90002 90003 90010 3, Rigid Flex PCB’s Technology and Production Process 90011 90002 90003 90002 The technology that most manufacturers use on a PCB differs depending on the manufacturer, type of PCB, and the efficiency of the PCB.The efficiency of the PCB is one of the unique attributes about a rigid flex’s PCB, as depending on the task of the PCB the technology that a designer uses can differ significantly. 90003 90002 An excellent example of this is the use of a rigid flex in a printer and a 3D printer. While both of these machines are accomplishing the same task, bringing a soft copy into hard copy, the technology being used is significantly different in both of these machines. 90003 90002 Seeing how the purpose of the PCB greatly influences the technology being used in it, it will undoubtedly also affect the PCB production process.At this point, it is obvious what are the factors that can influence the production process, so rather than talking about the factors that influence it we will discuss the process itself. 90003 90002 The production process of every PCB starts with stacking various layers of metal and other circuit boards. This part of the process is called the stack up. 90003 90002 90003 90057 The Stack Up 90058 90002 The stack up is the process of placing the layers for the rigid flex printed circuit board.Depending on the Rigid-flex circuit board the stack up can be of one, two, or four layer (s), and layers increase by the object’s application as well as its uses. 90003 90002 Think of these layers as ingredients to a recipe, they all might be completely different from the other, yet they all combine to make for a delicious recipe, with each ingredient adding greatness to the dish in some way, shape or form. 90003 90002 The process is straightforward, but it is quite difficult to explain without the help of visual aid, so to better explain the process take a look at the following diagram.90003 90002 90003 90002 90130 Image 6: Rigid Flexible Circuit 90003 90002 90003 90002 As you can see in the diagram each of the individual layers, take center stage, and you can see the difference between each one. Now that you know the major differences between each of these PCBs the next two diagrams will show you all of the components that go into making a PCB. 90003 90002 Do note that this is a very generic view of all of the various components that go into making a PCB and that these components can significantly differ depending on the type of PCB that you intend to make and its purpose.90003 90002 90003 90002 90141 90003 90002 90144 Image 8: Rigid Flexible Circuit 90003 90002 90003 90010 4, Benefits of Rigid-Flex PCBs 90011 90002 90003 90002 Moving onto what is possibly the most important part of this guide, the benefits. Why do people use Rigid flex PCBs? To say that because it is somewhat elastic is to do this magnificent work of engineering injustice. 90003 90002 The Rigid Flex PCB has many different benefits other than just reaching and connecting other circuits, which makes it possibly the most versatile type of PCB’s in the world.90003 90002 The first of the many advantages of a Rigid Flex PCB is the customizability. Now some of you might be thinking that all PCBs are customizable; this PCB is a little different regarding customizability. Unlike generic PCBs that shape how the device will be, a designer can customize the size and shape of the Rigid Flex to fit the device. In other words, if you happen to make a design that you like, but are having trouble making a proper PCB for it, then you can craft a rigid-flex PCB to fit the design better.90003 90002 Another one of the many benefits of the rigid-flex is its compact and flexible design. Thanks to the compact and flexible design of these printed circuit boards, the size of various accessories can significantly be reduced. The compact design of a rigid-flex board always tends to give way for more portable accessories and equipment that do not compromise on functionality for size. 90003 90002 The rigid-flex design also allows for more components in a certain device, which in turn greatly improve the overall product.Thanks to the flexible design there are various advancements and modifications that the manufacturer can make to their design to accommodate a variety of different modification that can improve the overall product. 90003 90002 Rigid Flex PCB is a very famous choice among various mobile phone manufacturers, as it gives them the liberty to make a PCB that caters to the design and specifications they have in mind. 90003 90002 As the name implies, Rigid-Flex technology allows for the best of rigid and flexible circuitry in their boards.It means that a Rigid Flex PCB can give you all of the benefits that come with a rigid and flexible circuit without having any of their disadvantages. It is possibly the single biggest advantage to a Rigid Flex PCB as it is capable of giving manufacturers all of the positives of these two individual circuit boards, without much of the negatives. 90003 90002 Another benefit of rigid-flex is its amazing heat absorption capability. Unlike the other two types of these circuits, a rigid-flex PCB can manage to take a lot more heat thanks to the technology used in these types of circuits.90003 90002 The addition of polyimide to Rigid Flex PCB makes it exceptionally resistant to heat, as well as UV rays and radiation. What makes this feat more impressive is that Rigid Flex PCB are a lot less thick as compared to their other counterparts. With the maximum height of a 4-layered PCB going up to 0.4 cm, a rigid-flex PCB is very extremely thin yet more functional than other PCB. 90003 90002 90003 90010 5, Rigid Flex PCB Applications 90011 90002 90003 90002 The rigid-flex PCB has various applications in different types of accessories and equipment that we use on a daily basis.One of its most obvious uses comes in a smartphone application. In the current age, smartphones have to be incredibly thin yet very functional, something that can only be achieved by using rigid-flex technology. 90003 90002 Another very famous application of rigid-flex PCB comes in various computer electronics all of which use some form of rigid flex PCB. One of the many components that use rigid-flex technology is the hard drive; it does to keep up with the ever-increasing write speeds of today’s computer.Using a rigid flex for a hard drive is great as it keeps the hard drive cool even when it is working at its peak. 90003 90002 Rigid-flex PCB is also used in the field of medicine. Most recently, an invention called the pill cam allows you to see the inside of a person’s stomach to examine the internal damage. This pill is made of well designed rigid flex circuits that are very effective. 90003 90002 90003 90010 6, Rigid Flex PCB Cost 90011 90002 90003 90002 The cost of a rigid Flex PCB is very different depending on the type of rigid-flex that you get and where you get it from.A rigid-flex PCB can have somewhere between one to four layers of different materials to make up the PCB. 90003 90002 The prices of a Rigid Flex PCB vary greatly depending on the type of PCB that you want, and the layers that it will contain. It means that depending on the type of PCB that you require, the price will increase or decrease. 90003 90002 Another factor the makes up for the cost of the PCB is the developer or manufacturer. Depending on the manufacturer, the price can be reasonable or absurd.However, this high price is justified by the amazing quality of the product as well as the immense attention to detail that the more expensive manufacturer will give to your product. 90003 90002 90003 90010 7, Conclusion 90011 90002 90003 90002 Rigid-Flex PCBs are one of the most important and effective types of PCBs in the current market. Not only can they absorb much heat, but they can also make for a very small and compact circuit that can be as effective as bigger circuits. Finding the right manufacturer that can give you cheap service without having to compromise on quality can be very hard.Which is why OURPCB can offer you some of the best services of the current time along with the best price. You can contact them at (insert e-mail and Phone number) 90003 90002 90003 90002 90003 .90000 Five Techniques for Writing More Flexible Code 90001 90002 90003 90004 90002 A few years ago, I was on a project with a large, complex code base and a steady stream of feature requests from the client. The project manager had to regularly confess that, due to technical decisions we’d made earlier in the project, some feature would not be possible or would be very expensive to implement. 90004 90002 The situation depressed me. As a software developer, I do not believe writing software should be like building a skyscraper, where the client has less and less freedom to change their mind as the project goes on.As construction progresses, changes become more and more expensive. 90004 90002 Software does not have to be that way. You can and should build software to be flexible because you do not know how you’ll need to change it. 90004 90002 Here are five techniques I use for writing flexible code. 90004 90013 1. Avoid Inheritance 90014 90002 The Go programming language is one of the few object-oriented languages ​​that does not offer any way for classes to inherit methods or properties from other classes.While class hierarchies are a cornerstone of object-oriented programming, they also make your code more rigid. All the classes in a common hierarchy are subtly linked, and changing any one of them could cause descendant classes to change or require changes in an ancestor. Inheritance tends to encourage code coupling and hurt your ability to make arbitrary changes later, thus reducing your code’s flexibility. 90004 90002 Besides creating rigid hierarchies, object inheritance also bundles together several assumptions.If a property or method is called on a class but not defined on it, the platform implicitly searches the class’s ancestors looking for a match. Customizing that behavior can be as simple as a method override or as complex as multiple inheritance and obscure design patterns. Avoiding inheritance means avoiding these sometimes complex workarounds for built-in behavior. 90004 90013 2. Prefer Composition 90014 90002 In place of inheritance, Go advises object composition. Functional programmers are familiar with function composition, and object composition is similar.Like inheritance, object composition attaches one class to another, but rather than dispatching to the attached class implicitly, object composition requires specifying exactly when and how the attached class’s methods and properties are used. It’s a minor inconvenience with powerful consequences. 90004 90002 Using object composition, dispatching method calls to different objects becomes trivial. You can compose multiple objects and dispatch to different ones depending on circumstances, an impossibility even with multiple inheritance.You can share common objects and state without using static properties or globals. Object composition gives you fine-grained control of the code’s behavior-an invaluable ability when you do not know how the code will need to change in the future. 90004 90013 3. Do not Abstract Incidental Similarity 90014 90002 We developers learn the acronym DRY at a young age: Do not Repeat Yourself. It becomes a mantra, and we pick up a reflexive skill for spotting similar code and deduplicating it. But aggressive deduplication is often bad for flexibility, especially when the similarities are only superficial.90004 90002 Take, as a parable, the case of two variables that both have the value 200. One variable specifies the maximum number of items in a list; the other is used to check whether an HTTP response was successful. Superficially, the two share their value in common, and it’s tempting to set the value of 90030 MAX_ITEMS 90031 to another variable rather than the magic number 200. But setting 90030 MAX_ITEMS 90031 to equal 90030 HTTP_SUCCESS 90031 is a terrible mistake. It links two values ​​that have nothing to do with each other.It’s better-and more flexible-to have duplicate code. 90004 90002 The example above may seem silly, but I’ve seen developers do that exact thing as a knee-jerk reaction to seeing two bits of code that look vaguely similar. Many times, the similarity is incidental and meaningless. 90004 90002 I’ve become very cautious about abstracting seeming similarities. I learned the hard way that many times, the first step to making a particular code change was undoing some abstraction. The abstraction-whether mine or someone else’s, whether old or recent-had been made with the optimistic assumption that if the many bits of abstracted code ever needed to change, they would all need to change the same way.That has not been my experience; many times code changes introduce differences from shared behavior. 90004 90013 4. Shrink Abstractions 90014 90002 Abstraction is still important, and one way to avoid writing abstractions that have to be unwritten later is to keep your abstractions as small as possible. The smaller and more focused an abstraction is, the less chance there is that you’ll need to tweak it to use it in a new place; it’ll either do the right thing, or it will not. And if you do need to tweak it but do not want the change to apply to all the other uses of that abstraction, small abstractions are easier to write altered versions of.90004 90002 A key skill for shrinking abstractions is to tease concepts apart. Rich Hickey has re-introduced the word «decomplect» into the modern vocabulary-it means «unbraid.» Often, code does several different things all together in one chunk of code. Decomplecting those responsibilities usually produces abstractions that do one very specific thing, such as setting a flag, calling a function, then unsetting the flag. 90004 90002 Small abstractions can also be more widely used. They’re more likely to compose well with each other.If you’re in the habit of building up small abstractions for non-trivial behavior, you’ll have a solid collection as the project matures, making it easier to introduce sophisticated behavior without writing complex code. 90004 90013 5. Do not Assume 90014 90002 All software has assumptions baked into it, but the more assumptions you make the more rigid the code becomes. Avoiding assumptions makes your code easier to change. 90004 90002 Here’s an example from my current project: should such-and-such a link open in a new tab? Some supported the new tab, others opposed it, and both sides had their tradeoffs.Typically, such a debate would lead to a thorough weighing of the pros and cons, perhaps even some research, followed by choosing the apparently better option. But in this case, there was an assumption we did not have to make; the links do not have to behave one way or the other, because we can configure the behavior. We now specify it with a feature flag. 90004 90002 While we had to add some code to allow either option, it was minor compared to the gain. Different developers can set the flag differently based on preference.If the client ever wants to turn off that behavior, it can be done without any code changes. And if some portion of users do not like it, we can easily make it configurable per user. The app is more flexible because we avoided the assumption that it had to be one way and no other. 90004 90013 Stay on Track with an Accommodating Code Base 90014 90002 My latest project has experienced a lot of change. Requirements can come and go on a weekly basis. Using the techniques above, I’ve been able to keep up with the client’s change requests.As the project matures, the code base should become even more able to accommodate change. 90004 90002 If you have any other tips for writing flexible code, I’m happy to hear them. 90004 .90000 How to Break Down Work into Tasks That Can Be Automated 90001 90002 Executive Summary 90003 90004 Virtually every organization is wrestling and experimenting with automation. But the problem comes in when businesses risk significant collateral damage and minimizing their ROI by trying to automate entire jobs. It’s much better to deconstruct jobs so you can identify the 90005 specific tasks 90006 that can be automated. How do you know? If the work is repetitive and easily predictable, computers can usually do it faster and with no errors; variable work, like consulting or HR, is not easy to automate.Independent work that does not require collaboration is better for automation, whereas interactive work involving communication skills and empathy is best done by humans. Mental work can usually be automated, but some physical work involves human dexterity or strength. Separating these tasks lets you move on to the harder questions when developing your company’s automation strategy. 90007 Philip Gatward / Getty Images 90004 Virtually every organization is wrestling and experimenting with automation.But most are missing the benefits that come from deep and systemic change. One of the largest failings, in our estimation, is that organizations are not spending the time necessary to deeply understand the work they’re considering automating. They are not deconstructing jobs so the 90005 specific tasks 90006 that can be automated can be identified. And without deconstruction, companies risk significant collateral damage and minimizing their ROI as they attempt to automate entire jobs. 90007 90004 So how do you go about deconstructing jobs in order to identify how best to deploy automation against specific tasks and the role said automation might play? 90007 90004 There are many approaches to deconstructing and categorizing the component activities of jobs, but we believe they can be illustrated with three fundamental work characteristics: 90007 90004 90017 Repetitive vs.Variable Work 90018 90019 Repetitive work is often predictable, routine, and determined by predefined criteria while more variable work is unpredictable, changing, and requiring adaptive criteria and decision rules. 90007 90004 Most work tasks of a credit analyst are repetitive, for example. They gather and synthesize similar data for every loan application. They look for the same red flags in each piece of customer data that are pulled from bank records, credit rating agency data, government records, and social media.Generally, repetitive work is more automation-compatible with well-established solutions such as Robotic Process Automation (RPA). RPA can perform such analyses as much as 15 times faster, with almost no errors. 90007 90004 On the other end of the continuum, the work of an HR consultant is highly variable. Every client situation is different and every problem is unique. HR consultants work with analytical tool kits, change management frameworks, and process design techniques that must be customized to diagnose unique problems and solutions.Such work is generally less amenable to automation, but advances in cognitive automation might automate some analytical tasks, or «learn» from previous client engagements. 90007 90004 90017 Independent vs. Interactive Work 90018 90019 Independent work requires little or no collaboration or communication with others, while work performed interactively involves more collaboration and communication with others, and relies on communication skills and empathy. 90007 90002 Further Reading 90003 90004 An accountant preparing statutory reports for regulators using prescribed templates and decision rules is doing primarily independent work.They can gather data from various sources, synthesize their findings, apply accepted analytical tools and produce reports with their findings with no need to engage with another person. A good portion of such work is automation-compatible using well-established methods. For example, RPA could do the information gathering and synthesis while artificial intelligence could do much of the analysis and produce certain basic reports. 90007 90004 A call-center agent, on the other hand, is doing interactive work, matching their work to each caller’s unique emotions, needs and style of communication.Interactive work is generally less automation-compatible, but advances in artificial intelligence and sensors can detect the caller’s emotions and analyze the request to give the call-center employee relevant information to better serve the caller with greater empathy and care. 90007 90004 90017 Physical vs. Mental Work 90018 90019 Physical work is work that is primarily manual in nature, requiring manual dexterity and, often, strength while mental work requires one’s cognitive abilities. 90007 90004 The work of a manufacturing line assembler is physical work.The assembler might gather different parts, weld them together, inspect the work and move the finished product to another part of the factory. Such work lends itself well to social or collaborative robotics that are the result of combining AI, sensors, and mobile equipment. A collaborative robot could gather and move parts and weld them together to degrees of precision that greatly exceed that of a human being. On the other hand, the mental work of an accountant, as we have described in the section above, can often be replaced or augmented by RPA or cognitive automation.90007 90004 With these three categories in mind, companies can better understand the work they’re thinking about automating and how specific jobs break up into individual tasks. 90007 90004 The next step is then to ask: Are these tasks able to be automated, technically speaking? Are these tasks grouped into a single job, and if so can these activities be separated with minimal breakage? And what is the expected return from automation in terms of productivity, speed to capability, cost, risk, etc.? These are just a few of the questions companies need to ask, and only one part of a full automation strategy. But they avoid the trap of treating all work as the same, and equally eligible for automation. Some work is harder to automate than other work and — just as important — some work makes sense as a single job while some work is able to be split into different tasks. 90007 .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *