Отдел закупок и снабжения – Обязанности отдела снабжения и его функции |

Содержание

Отдел снабжения – важное подразделение любого предприятия

Журнал Коммерческий директор

В этой статье вы прочитаете о том, для чего предприятию необходим отдел снабжения, какую структуру отдела снабжения можно считать оптимальной и как организовать эффективное управление отделом снабжения. Ответы на эти вопросы, а также подробную информацию о функциях и обязанности отдела снабжения читайте далее.

Зачем предприятию отдел снабжения

Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.

Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.


Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства – подходящего качества и комплексности.

Какие функции выполняет отдел снабжения

Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:

1) Планирование, в том числе:

— изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;

— прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;

— планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;

— оптимизация производственных запасов;

— оперативное планирование снабжения.

2) Организационные функции:

—  сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.

— анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
— получение и организация поступления реальных ресурсов;
— заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
— обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
— организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.

3) Контроль и координация работы, включающие:

— контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
— входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
— контроль производственных запасов;
— выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
— анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.

Структура отдела снабжения

В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

     1. Размеры предприятия;

         2. Отраслевая принадлежность;

           3. Тип производства;

           4. Число и географическое положение поставщиков;

           5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов

           6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

        От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

        При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

        Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.


        Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

        В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

        1. Функциональная структура:

        – транспортный отдел;

        – отдел закупок;

        – планово-диспетчерский отдел;

        – складское хозяйство;

        – группа таможенного оформления грузов.

        Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

        2. Товарная структура. При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.


        Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

        3. Рыночная структура. При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

        4. Матричная структура службы снабжения – формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

        При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

        У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

        Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

        Где отделу снабжения брать поставщиков

        – каталоги и прайс–листы;

        – Интернет;

        – торговые журналы;

        – конкурсы;

        – рекламные материалы – объявления в СМИ, фирменные каталоги;

        – ярмарки и выставки;

        – финансовые институты официальных органов, банки;

        – орговые директории;

        – торги и аукционы;

        – торговые представительства;

        – собственные исследования;

        – конкуренты потенциальных поставщиков;

        – личные контакты, переписка с возможными поставщиками;

        – специализированные информационные агентства, исследовательские организации;

        – торговые ассоциации;

        – регистрационные палаты, государственные ведомства, лицензионные службы, налоговая инспекция и другие органы, располагающие открытой информацией.

        Существенную выгоду могут принести закупки

        на конкурсной основе

        Олег Умрихин, генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область

        Благодаря конкурсным закупкам компания может получить серьезную выгоду, определяя лучшие предложения поставщиков. Конкурсы в зависимости от способов проведения могут быть следующими:

        • «Бумажный» конкурс. Предложения поставщиков на тендере по одному либо нескольким товарам – подаются в запечатанных конвертерах. Обычно перед тендером производится проверка поставщиков по формальным признакам. Среди основных преимуществ подобной процедуры следует отметить регламентированность, системность, официальность и коллегиальность. Хотя она не лишена недостатков. В частности, трудоемкость анализа анкет, отправка приглашений, сравнения предложений.

        • Корпоративная торговая площадка. Электронный конкурс, для которого используется специальный сайт вашей компании. Такой вариант отличается простотой подачи предложений поставщиков, рассылки уведомлений, конкурентного листа. Среди недостатков – серьезные траты времени и средств для внедрения. При этом проект зависит от привлеченных разработчиков.

        • Межкорпоративная площадка. Информация о закупках компании может размещаться на специальных интернет-площадках. Подобную площадку стоит подбирать с учетом репутации, отзывов о ней, удобства работы с порталом, технических возможностей портала. Необходимо узнать и предложенные схемы оплаты услуг.

        Какие ошибки часто допускает отдел снабжения

        1. Неритмичность организации поставок определенного материала. В итоге ресурсы компании или простаивают, или происходит авральная работа.

        2. Невыполнение заявки на запчасти для планового ремонта оборудование.

        3. Непланомерная работа отдела снабжения, производится всё в последний момент.

        4. Не проинформирован склад об ожидаемом приходе товарно-материальных ценностей – с простоем транспорта в ожидании разгрузки, возникновением неустойки.

        5. Неграмотный подбор поставщика – со срывом поставок, завышенной ценой контракта, ненадлежащим качеством продукции.

        6. Некорректное ведение учета товарно-материальных ценностей. В результате сложно понять количество запасов на складе.

        7. Отсутствие системы управления запасами. Образуется на складе множество невостребованных материалов, но при этом регулярно не хватает нужных.

        Как контролировать работу отдела снабжения

        1. Планирование закупок. Недобросовестные менеджеры по снабжению нередко приобретают материалы и сырье у «нужных» компаний в объемах, которые значительно выше производственной необходимости.

        2. Выбор поставщика. Начинать нужно с формированя лота, определив, какими партиями будут производиться закупки. Нужно установить такие правила, чтобы пресечь риск разделения относительно крупных партий на несколько мелких. Утверждением списка поставщиков, среди которых компания будет выбирать, должна заниматься комиссия, включая сотрудника отдела внутреннего контроля либо финансовой службы. Данная комиссия занимается утверждением окончательного пула поставщиков. По утвержденному списку менеджер будет рассылать одинаковые запросы, чтобы исключить риск получить прайс-листы от одного поставщика на розничные продажи, а от другого на оптовые.

        3. Замена поставщика. Решение о замене поставщика, не справившегося с условиями договора, должно приниматься генеральным или коммерческим директором. Целесообразно будет указать в регламенте закупок критерии, по которым работы, товары и услуги относятся к разным категориям важности. Это определяющее деление в случае принятия решения о подходящей форме закупок – запрос предложений, закрытый либо открытый конкурс, простая закупка либо закупка у единственного источника.

        Важным условием является и формализация закупок всех форм,  в том числе форматы документации, иерархия, сроки принятия решений на каждом этапе процесса.

        Материалы закупаем строго по плану

        Александр Качура, вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар

        Покупка материалов в нашей компании производится строго согласно плану закупок. Используется система тендерных торгов. Сначала принимается решение по каждому поставщику либо субподрядчику тендерным комитетом, объединяющим руководителей компании. Затем регулируется деятельность данного документа специальным регламентом. Даже при единственном расхождении во мнениях будет собрано внеочередное заседание, с принятием решения по рассматриваемому контрагенту.


        Предусмотрена проверка каждого поставщика и субподрядчика нашей службой безопасности – с изучением легальности бизнеса, финансового состояния и др. Отдел владельческого контроля (сформировано подразделение для внутреннего аудита, находится в непосредственном подчинении у главы организации) занимается периодическим анализом цен для понимания соответствия тендерной документации.

        Благодаря данной системе удается избежать искусственного завышения цен со стороны снабженцев, исключая сотрудничество с «родственными» поставщиками и случайными компаниями, о качестве деятельности которых ничего неизвестно.

        Также эффективный контроль может предполагать и другие средства, в числе которых:

        1. До принятия решения о необходимости определенной закупки необходимо обязательное сравнение заявки на закупку и бюджет.

        2. Ограниченный доступ сотрудников к данным о поставщиках, количестве закупок, ценах и пр.

        3. Правильное разделение обязанностей по цепочке – от заявки до платежа.

        Рекомендуется контроль закупок организовать по форме отчета.

        Как оптимизировать работу отдела снабжения в условиях кризиса

        1) Пересмотрите планирование

        Проблемы оперативного планирования – причина 63% невыполненных заданий. Нужно определиться со стратегией, которая учитывает закупки про запас и экономию средств за счет покупок лишь нужного объема «здесь и сейчас».

        Планируйте на короткий срок. В период кризиса снабжение нужно планировать лишь из реальной потребности – с отсутствием запасов. Не нужно управлять запасами, следует просто наладить закупки в срок. Заявки нужно использовать до 15-го числа этого месяца, а 16-го числа подготовить отчет о товарах, поступающих в следующем. Для продукции боле 1 месяца поставки нужно составить отдельный перечень, с указанием срока исполнения заявок – отдел снабжения должен обеспечивать поставку данных материалов в указанные сроки.

        Действуйте по науке. Следует учитывать эффективные общеизвестные инструменты анализа и прогнозирования. Среди распространенных методик в последнее время отмечают АВС-анализ, который гласит  «Контроль над 20% доминирующих субъектов позволяет контролировать ситуацию на 80%». Также в торговле распространен АВС-XYZ-анализ, который не особо подходит для производства. Вся номенклатура товаров разделяется на 9 групп, с определением подходящих вариантов для каждой из них. Дорогие и востребованные товары нужно контролировать лично, а некоторые категории просто занимают склад и о них на некоторое время можно забыть.

        2) Займитесь отношениями с поставщиками

        Ведите мониторинг. Проводите мониторинг всех предложений – поставщики меняют условия и цены сотрудничества неравномерно. Поэтому неприемлемо работать лишь с несколькими привычными из-за личных интересов или просто знакомства. Да, есть долгосрочные контракты и обязательства нарушать не стоит. Но в случае повышения цен либо нарушения сроков поставок со стороны поставщика, обычно есть основания для отказа, прописанные в соглашении.

        Требуйте уступок по ценам. В период кризиса инициатива переходит на сторону клиента, который может настаивать на более комфортных и лояльных для себя условиях сотрудничества.

        Если не можете платить – договаривайтесь. При временных финансовых сложностях компании можно попробовать договориться о распределении очередности выплат. Предлагайте на рассмотрение поставщикам приемлемый для себя график погашения и детали сотрудничества.

        Обратите внимание на возможности партнерства. Нужно всегда искать компромисс выгодной текущей поставки по доступным ценам и партнерских отношений для получения долгосрочных преимуществ. Многие поставщики готовы к уступкам своим клиентам по многим позициям, включая вопросы новой разработки и адаптации комплектующих под ваши задачи.

        3) Распорядитесь запасами

        Необходимо освобождать свои склады от материалов и товаров, которые не будут в ближайшее время востребованы. Нужно, прежде всего, провести оценку, не могут ли быть эти ресурсы востребованы для вспомогательного производства, других бизнес-направлений и общехозяйственных служб. Если такой возможности нет, нужно задуматься над возможными способами их распродажи:

        Недостатки можно сделать преимуществами. Отдел продаж может убедить покупателей, что значительные запасы являются преимуществом компании, учитывая её надежность и стабильность поставки – с оперативной поставкой необходимого объема, даже больших партий.

        Наведите порядок на складе. На любом производственном предприятии есть не только центральный склад, но также участковые и цеховые склады, храниться материалы могут у мастеров и бригадиров. Отдел снабжения может контролировать центральный склад, поэтому на него нужно оприходовать все материалы, в том числе лежащие на кладовках и возле станков. Если предприятие работает круглосуточно, то аналогичный график должен быть у склада. Займитесь инвентаризацией, обычно она позволяет выявить серьезные неучтенные запасы.

        4) Оптимизируйте кадры

        Не следует расценивать данный аспект только в качестве сокращения штата либо перехода к сокращенной рабочей неделе.

        Распределение функций, мотивация и контроль. Вряд ли управленческие должности отдела закупок необходимы, если практически всегда действия основываются на распоряжении сверху нижестоящим менеджерам, а при этом отфутболивываются им же новые предложения. Добиться эффективности компании можно в ситуации, когда сотрудники кропотливо и ответственно занимаются поиском лучших предложений, проверками на складе, с учетом ожидаемых изменений цен. Такой эффект достигается при условии четкого распределения функций между сотрудниками в отделе закупок и между службой снабжения и прочими подразделениями.


        Особенно важна разработанная и действующая схема для зависимости зарплаты работников отдела закупок от проделанной работы и эффективности решений. Основываться можно на показателях их мониторинга рынка, условиях закупок, ценах. Данная схема может сопровождаться рядом нюансов, которые изначально не были учтены – поэтому подлежит регулярным изменениям, но должна быть достаточно прозрачной и понятной для сотрудников.

        Если заподозрили снабженца в откатах,

        привлекайте службу безопасности

        Дмитрий Грачев, коммерческий директор АЦ Гермес

        Если подозреваете специалистов службы снабжения в откатах, нужно поручить сотрудников из другой службы заняться блиц-аудитом условий закупок. В частности, сравнение ваших цен на закупки с публичными, запрашивая предложении на основные приобретаемые товары от лица вымышленной компании (либо от другой компании, если проверяемому неизвестно родство предприятий). При подобном общении удастся определить реальные цены поставщика, понять методы его лоббирования своих интересов в компаниях-покупателях.

        Налаживайте взаимодействие между отделами. Отделу закупок необходимо контролировать информацию на рынке, с информированием производственного отдела (отдела продаж в торговой компании) про появление новых товаров с лучшей потребительской ценностью, свойствами, предложенных поставщиками Снабженцы будут получать у поставщиков данные о новых товарах и технологиях, привнося новые возможности в работу своей компании.

        press.tender.pro

        Отдел снабжения на предприятии. Организация снабжения на предприятиях :: BusinessMan.ru

        Материально-техничнеское снабжение предприятия является первоочередной задачей, которую приходится решать руководству для обеспечения выполнения поставленных задач в максимально эффективном режиме.

        Српецифика снабжения предприятия

        Для небольших фирм с узким сортаментом выпускаемой продукции это может быть один специалист по обеспечению. Для организаций среднего размера, выпускающих более широкую номенклатурную гамму, как правило, организуется уже отдел снабжения. На крупных предприятиях с развитым сортаментом нередки случаи создания управлений (дирекций) по обеспечению с развитой структурой.

        В случаях, когда отдельные товарные группы велики по объемам и сложны по сортаменту, создается специализированный отдел материального снабжения по направлениям.

        Например, на всех предрпиятиях трубной отрасли бюро металлов входили в состав производственных подразделений заводов. Это обосновано тем, что номенклатура заготовок составляла десятки тысяч наименований и составление графиков производства напрямую зависело от ритмичности ее поставок.

        Отдел снабжения: функции

        • Организация формирования номенклатуры материалов для производства продукции.
        • Планирование поставок в разрезе года и по периодам года (квартал, месяц).
        • Изучение рынка поставщиков необходимых товарных групп путем участия в выставках, ярмарках и других подобных мероприятиях. Выбор оптимальных вариантов снабжения с учетом логистики.
        • Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль за их исполнением.
        • Организация приемки поступающих товаров и изделий в соответствии с действующими документами (Положение о поставках, Инструкции П-6 и П-7).
        • Оптимальное размещение закупленных материальных ценностей на складах с учетом внутренней логистики предпрития.
        • Разработка нормативов потребления отдельных товарных позиций в производстве и контроль за их исполнением.
        • Разработка предложений по замене дорогостоящих материалов на более дешевые с учетом их технологичности.
        • Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов предприятия в части материального обеспечения.

        Эту работу на предприятии возглавляет начальник отдела снабжения. Он подчиняется непосредственно коммерческому директору.

        Организация обеспечения материалами

        Отдел снабжения, функции которого рассмотрены выше, обычно строится по трем основным направлениям:

        1. Материальные группы. Они занимаются организацией и контролем поставок товаров отдельных групп (спецодежда и обувь, концтовары, подшипники, смазки и горючее, хозтовары и прочее), контролируют их правильное использование в соответствии с требования технологического процесса. В непосредственном контакте с ними работает складское хозяйство.
        2. ОТК на приемке. Организует входной контроль матералов и изделий в соответствии с упомянутыми выше положениями. В составе группы обязательно участие квалифицированного юриста, возглавляющего претензионную работу. Основанием для осуществления ее деятельности является соответствующий стандарт предприятия.
        3. Бюро нормирования. Это подразделение разрабатывает и контролирует выполнение норма расхода материалов. В его состав входит специалист, отвечающий за своевременным движением бухгалтерских и финансовых документов и отчетность по ним, а также экономист или соответствующая группа. Это зависит от размера предприятия и объема потока информации.

        Начальник отдела снабжения

        На эту должность назначается инженер с высшим экономическим образованием, имеющий значительный опыт работы в аналогичной должности.

        Начальник отдела представляет категорию «руководители». Исполнение обязанностей по должности он осуществляет в соответствии с действующими нормативно-правовыми и другими документами по материално-техническому снабжению, Уставом организации и соответствующими указаниями и распоряжениями вышестоящего руководства, должностной инструкцией.

        Компетентность

        Начальник отдела снабжения должен знать:

        • нормативные и законодательные документы, касающиеся снабжения организации;
        • рыночные способы ведения хозяйства;
        • переспективные направления развития предприятия;
        • методы планирования потребления материальных средств, порядок нормообразования и контроля за исполнением показателей расходования;
        • организацию складского хозяйства;
        • порядок ведения договорной работы с поставщиками;
        • уровень оптовых и розничных цен на применяемые материалы;
        • основы законодательства по труду, охране труда и пожарной безопасности.

        Должностные обязанности начальника отдела снабжения

        1. Организация обеспечения предприятия материальными ресурсами в требуемом качестве и количестве, а также их рационального применения для максимальной эффективности производства.
        2. Управление переспективным и текущим планированием в части обеспечения основной деятельности, потребностей ремонтно-эксплуатационной службы и других потребностей предприятия на основе применения прогрессивных норм расхода материалов.
        3. Изыскание способов покрытия нужд производства за счет внутренних резервов.
        4. Обеспечивает заключение договоров на поставку необходимых ресурсов, изыскивает возможность установления длительных кооперационных связей.
        5. Организует своевременную доставку материалов на склады организации и приемку их в соответствии с действующими стандартами.
        6. Налаживает и контролирует претензионную работу по отклонениям из-за качества и количества ресурсов, соблюдения графиков их поставки.
        7. Обеспечивает регулярный контроль за состоянием запасов товарно-материальных ценностей на складах предпрития, своевременное их пополнение в соответствии с нормативами.
        8. Инициирует разработку мероприятий по рациональному использованию ресурсов, отходов производства и неликвидов. Изыскивает способы оптимальной доставки товарно-материальных ценностей на предприятие.
        9. Организует функционирование складского хозяйства, обеспечивает соблюдение правил размещения предметов хранения.

        Заключение

        Отделы снабжения заводов и других предприятий непоспредственно влияют на успешность их работы. В себестоимости продукции материалы занимают определяющее место, что налагает на отдел снабжения особую отвественность за судьбу организации.

        businessman.ru

        Цели и обязанности отдела закупок

        Зачем нужен отдел закупок? В каждой организации этот отдел представлен в том или ином виде. И его работа напрямую влияет на эффективность всей организации в целом. Рассмотрим более подробно, как именно влияет работа отдела на результаты организации.

        Цели отдела

        Отдел закупок — это отдел, специализирующийся на приобретении товаров у поставщиком на максимально выгодных для компании условиях.

        Работа отдела имеет прямое влияние на всю деятельность компании. На ассортимент, на продажи, наполненность складов, наличие необходимого товара, эффективное использование оборотных средств.

        Цели отдела закупок могут ранжироваться в зависимости от глобальных целей компании, но общий список часто выглядит примерно так:

        • определять потребность компании в том или ином товаре;
        • приобретать товары по максимально выгодной цене;
        • способствовать высокой оборачиваемости товара;
        • создавать условия для получения товара в поставленные сроки;
        • оценивать качество товара и закупать наиболее высококачественный;
        • поддерживать отношения с поставщиком или поставщиками;
        • эффективно взаимодействовать с остальными отделами компании;
        • эффективно вести учет приобретаемых товаров;
        • следить за товарооборотом, извлекая максимальную выгоду для компании.

        Основные функции

        В разных организациях функции отдела закупок могут существенно отличаться друг от друга. Но все же есть функции и обязанности, которые будут характеризовать отдел почти каждой компании:

        • мониторинг рынка поставщиков;
        • контроль наличия товара на складе;
        • своевременное пополнение ассортимента;
        • поиск лучших поставщиков и цен;
        • переговоры с поставщиками;
        • контроль доставки и грузоперевозок товара;
        • прием товара;
        • контроль качества закупленного товара;
        • при необходимости составление рекламаций.

        Дополнительные функции отдела закупок, которые могут иметь место в организации или нет — в зависимости от ее специфики и структуры:

        • управление ассортиментом;
        • сбор информации о конкурентах;
        • привлечение поставщиков к организации сбыта продукции.

        Структура

        Структура отдела закупок выстраивается в зависимости от:

        • размера организации;
        • отрасли;
        • количества ассортиментных единиц в товарообороте;
        • количества поставщиков;
        • их географического положения.

        В зависимости от типа организации отдел закупок может управляться централизованно или регионально.

        Как правило, это матричная структура, состоящая из начальника (руководителя, директора) отдела закупок и менеджеров (специалистов) по закупкам.

        Среднее количество товарных единиц или категорий на одного менеджера около 7, но оно может варьироваться в зависимости от объема производства или товарооборота.

        Обязанности отдела и его сотрудников

        Для эффективной работы отдела закупок необходимо четкое распределение обязанностей отдела закупок между его сотрудниками.

        Основной обязанностью руководителя отдела является обеспечение непрерывности и стабильности поставок необходимого товара путем оптимизации работы отдела и координации деятельности сотрудников. Также руководитель по закупкам должен иметь представление о всех заключенных договорах и категориях, чтобы организовать и продолжить эффективную работу отдела даже при отсутствии кого-либо из сотрудников.

        В обязанности менеджеров по закупкам или рядовых специалистов отдела входит организация поставок товара, отслеживание грузоперевозок, контроль оплаты закупленных партий, планирование закупок.

        Эффективной будет модель, где каждый закупщик имеет свою зону ответственности, состоящую из списка артикулов или товарных категорий.

        Требования к сотрудникам

        Учитывая обязанности сотрудников и функции отдела, можно составить список требований к идеальному кандидату на должность закупщика.

        Сотрудники отдела закупок соответственно должны обладать следующими навыками, знаниями и личными качествами:

        • Способность к анализу информации. Выбор поставщика должен основываться на многих критериях. Это и лучшая цена, и географическое преимущество, и выстроенность логистики компании поставщика и вашей организации.
        • Знания принципов ценообразования.
        • Знания правовых основ закупок.
        • Умение составлять и заключать договоры.
        • Умение вести переговоры. Иногда очень важно составить индивидуальные условия с поставщиком для своей компании. Снижение цены у поставщика или использование ресурсов поставщика для проведения рекламных акций, обучения своего персонала специфике товара, рассрочка на товар и системы постоплаты — все это может послужить хорошим конкурентным преимуществом среди аналогичных компаний.
        • Умение поддерживать деловые отношения.
        • Умение планировать свою деятельность.

        Мотивация закупщиков и руководителя по закупкам

        Система мотивации отдела закупок должна строиться таким образом, чтобы сотрудник работал с максимальной отдачей. Но при этом не должно выдвигаться противоречивых требований и требований, превышающих возможности сотрудника.

        Для внедрения системы ежемесячной мотивации необходимо:

        • Создать модель ключевых показателей эффективности отдела. Это такие показатели, как выполнение плана закупок, коэффициент оборачиваемости, прибыльность продаж товара, наличие и отсутствие лежалого товара.
        • Создать модель ключевых показателей эффективности каждого сотрудника на основании таких критериев, как дельта цен организации, в сравнении с конкурентами, наличие необходимого товара, качество приобретенного товара, запуск новых брендов, индивидуальные условия поставщиков и другое.
        • На основании модели КПИ рассчитывается премия. Причем эффективно будет выплачивать премию, состоящую из двух частей: премия по показателям отдела и премия по личному выполнению планов.

        При этом каждый критерий KPI должен обладать такими свойствами, как:

        • измеримость;
        • прозрачность;
        • плановый критерий должен быть создан с учетом тенденций рынка.

        То есть закупщик может при желании самостоятельно рассчитать размер своей премии.

        Премия руководителя отдела может строиться из показателей всего отдела, а также включать в себя показатели эффективности каждого сотрудника по отдельности.

        При этом премиальная часть рядового сотрудника отдела закупок должна составлять около 50% от всей зарплаты, а премия руководителя отдела — около 30-40%. Остальное — оклад, потому что не все показатели эффективности отдела можно привязать к деятельности определенного сотрудника.

        Входят ли продажи в зону ответственности закупщика

        В расчетах КПИ отдела закупок можно использовать такой критерий, как оборачиваемость приобретенных товаров — соотношения продаж к ее активам.

        Вроде как закупщик должен заниматься только покупкой товара, но все же качество приобретенного товара, его ценовая привлекательность для конечного потребителя или клиента компании существенно влияет и на выполнение плана продаж.

        Поэтому количество и качество продаж наполовину зависит от грамотно проведенных закупок.

        Место отдела закупок в структуре организации

        Задачи, которые решаются отделом закупок, в соответствии с современными тенденциями маркетинга, должны решаться в таком порядке:

        • Сначала строится стратегия сбыта (готового продукта либо приобретенного товара).
        • Затем, если отдел закупок на предприятии, решается вопрос стратегии производства.
        • И только потом разрабатывается стратегия закупок необходимого товара, сырья или комплектующих.

        Руководитель отдела закупок часто находится в прямом подчинении у генерального руководителя компании.

        Также должна быть налажена эффективная коммуникация отдела снабжения с отделом маркетинга и продаж. Без этого много усилий по созданию отдела закупок, улучшению его структуры и мотивации останутся без должного результата.

        Если в холдинг или организацию внедрена система категорийного менеджмента, то закупщик должен работать в связке с категорийным менеджером. При этом необходимо разграничить зону ответственности каждого специалиста, чтобы система мотивации оставалась прозрачной и понятной каждому.

        fb.ru

        Как создать эффективный отдел снабжения и грамотно управлять им

        В этой статье вы прочитаете о том, для чего предприятию необходим отдел снабжения, какую структуру отдела снабжения можно считать оптимальной и как организовать эффективное управление отделом снабжения. Ответы на эти вопросы, а также подробную информацию о функциях и обязанности отдела снабжения читайте далее.

        Вы узнаете:

        • Для чего предприятию необходим отдел снабжения.
        • Какая структура отдела снабжения оптимальна.
        • Как организовать управление отделом снабжения.
        • Какие функции отдела снабжения имеют важное значение.

        Зачем предприятию отдел снабжения

        Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.

        Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.

        Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства – подходящего качества и комплексности.

        Какие функции выполняет отдел снабжения

        Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:

        1) Планирование, в том числе:

        • изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;
        • прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;
        • планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;
        • оптимизация производственных запасов;
        • оперативное планирование снабжения.

        2) Организационные функции:

        • сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
        • анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
        • получение и организация поступления реальных ресурсов;
        • заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
        • обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
        • организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.

        3) Контроль и координация работы:

        • контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
        • входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
        • контроль производственных запасов;
        • выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
        • анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.

        Как сэкономить на работе с поставщиками: крутой кейс известной компании

        Редакция журнала «Коммерческий директор» нашла для вас способ выстроить выгодные отношения с поставщиками. Изучите кейс компании, которая оптимизировали закупки, за два года сэкономила 10% бюджета и снизила расценки поставщиков на 25%.

        Изучить кейс

        Структура отдела снабжения

        В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

        1. Размеры предприятия,
        2. Отраслевая принадлежность.
        3. Тип производства.
        4. Число и географическое положение поставщиков.
        5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов.
        6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

        От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

        При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

        Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.

        Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

        В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

        1. Функциональная структура:

        • транспортный отдел;
        • отдел закупок;
        • планово-диспетчерский отдел;
        • складское хозяйство;
        • группа таможенного оформления грузов.

        Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

        2. Товарная структура.

        При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.

        Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

        3. Рыночная структура.

        При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

        4. Матричная структура службы снабжения.

        Формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

        При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

        У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

        Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

        Где отделу снабжения брать поставщиков

        • каталоги и прайс–листы;
        • интернет;
        • торговые журналы;
        • конкурсы;
        • рекламные материалы – объявления в СМИ, фирменные каталоги;
        • ярмарки и выставки;
        • финансовые институты официальных органов, банки;
        • торговые директории;
        • торги и аукционы;
        • торговые представительства;
        • собственные исследования;
        • конкуренты потенциальных поставщиков;
        • личные контакты, переписка с возможными поставщиками;
        • специализированные информационные агентства, исследовательские организации;
        • торговые ассоциации;
        • регистрационные палаты, государственные ведомства, лицензионные службы, налоговая инспекция и другие органы, располагающие открытой информацией.

        Существенную выгоду могут принести закупки на конкурсной основе

        Олег Умрихин,

        генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область

        Благодаря конкурсным закупкам компания может получить серьезную выгоду, определяя лучшие предложения поставщиков. Конкурсы в зависимости от способов проведения могут быть следующими:

        • «Бумажный» конкурс. Предложения поставщиков на тендере по одному либо нескольким товарам – подаются в запечатанных конвертерах. Обычно перед тендером производится проверка поставщиков по формальным признакам. Среди основных преимуществ подобной процедуры следует отметить регламентированность, системность, официальность и коллегиальность. Хотя она не лишена недостатков. В частности, трудоемкость анализа анкет, отправка приглашений, сравнения предложений.
        • Корпоративная торговая площадка. Электронный конкурс, для которого используется специальный сайт вашей компании. Такой вариант отличается простотой подачи предложений поставщиков, рассылки уведомлений, конкурентного листа. Среди недостатков – серьезные траты времени и средств для внедрения. При этом проект зависит от привлеченных разработчиков.
        • Межкорпоративная площадка. Информация о закупках компании может размещаться на специальных интернет-площадках. Подобную площадку стоит подбирать с учетом репутации, отзывов о ней, удобства работы с порталом, технических возможностей портала. Необходимо узнать и предложенные схемы оплаты услуг.

        Какие ошибки часто допускает отдел снабжения

        1. Неритмичность организации поставок определенного материала. В итоге ресурсы компании или простаивают, или происходит авральная работа.
        2. Невыполнение заявки на запчасти для планового ремонта оборудование.
        3. Непланомерная работа отдела снабжения, производится всё в последний момент.
        4. Не проинформирован склад об ожидаемом приходе товарно-материальных ценностей – с простоем транспорта в ожидании разгрузки, возникновением неустойки.
        5. Неграмотный подбор поставщика – со срывом поставок, завышенной ценой контракта, ненадлежащим качеством продукции.
        6. Некорректное ведение учета товарно-материальных ценностей. В результате сложно понять количество запасов на складе.
        7. Отсутствие системы управления запасами. Образуется на складе множество невостребованных материалов, но при этом регулярно не хватает нужных.

        Как контролировать работу отдела снабжения

        1. Планирование закупок. Недобросовестные менеджеры по снабжению нередко приобретают материалы и сырье у «нужных» компаний в объемах, которые значительно выше производственной необходимости.
        2. Выбор поставщика. Начинать нужно с формированя лота, определив, какими партиями будут производиться закупки. Нужно установить такие правила, чтобы пресечь риск разделения относительно крупных партий на несколько мелких. Утверждением списка поставщиков, среди которых компания будет выбирать, должна заниматься комиссия, включая сотрудника отдела внутреннего контроля либо финансовой службы. Данная комиссия занимается утверждением окончательного пула поставщиков. По утвержденному списку менеджер будет рассылать одинаковые запросы, чтобы исключить риск получить прайс-листы от одного поставщика на розничные продажи, а от другого на оптовые.
        3. Замена поставщика. Решение о замене поставщика, не справившегося с условиями договора, должно приниматься генеральным или коммерческим директором. Целесообразно будет указать в регламенте закупок критерии, по которым работы, товары и услуги относятся к разным категориям важности. Это определяющее деление в случае принятия решения о подходящей форме закупок – запрос предложений, закрытый либо открытый конкурс, простая закупка либо закупка у единственного источника.

        Важным условием является и формализация закупок всех форм,  в том числе форматы документации, иерархия, сроки принятия решений на каждом этапе процесса.

        Материалы закупаем строго по плану

        Александр Качура,

        вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар

        Покупка материалов в нашей компании производится строго согласно плану закупок. Используется система тендерных торгов. Сначала принимается решение по каждому поставщику либо субподрядчику тендерным комитетом, объединяющим руководителей компании. Затем регулируется деятельность данного документа специальным регламентом. Даже при единственном расхождении во мнениях будет собрано внеочередное заседание, с принятием решения по рассматриваемому контрагенту.

        Предусмотрена проверка каждого поставщика и субподрядчика нашей службой безопасности – с изучением легальности бизнеса, финансового состояния и др. Отдел владельческого контроля (сформировано подразделение для внутреннего аудита, находится в непосредственном подчинении у главы организации) занимается периодическим анализом цен для понимания соответствия тендерной документации.

        Благодаря данной системе удается избежать искусственного завышения цен со стороны снабженцев, исключая сотрудничество с «родственными» поставщиками и случайными компаниями, о качестве деятельности которых ничего неизвестно.

        Также эффективный контроль может предполагать и другие средства, в числе которых:

        1. До принятия решения о необходимости определенной закупки необходимо обязательное сравнение заявки на закупку и бюджет.
        2. Ограниченный доступ сотрудников к данным о поставщиках, количестве закупок, ценах и пр.
        3. Правильное разделение обязанностей по цепочке – от заявки до платежа.

        Рекомендуется контроль закупок организовать по форме отчета.

        Как оптимизировать работу отдела снабжения в условиях кризиса

        1) Пересмотрите планирование

        Проблемы оперативного планирования – причина 63 % невыполненных заданий. Нужно определиться со стратегией, которая учитывает закупки про запас и экономию средств за счет покупок лишь нужного объема «здесь и сейчас».

        Планируйте на короткий срок. В период кризиса снабжение нужно планировать лишь из реальной потребности – с отсутствием запасов. Не нужно управлять запаса

        www.kom-dir.ru

        Отдел снабжения и его роль в производственном процессе предприятия

        Отдел материально-технического снабжения – это подразделение, деятельность которого направлена на обеспечение необходимыми ресурсами производства. При этом данная деятельность должна быть осуществлена до самого начала производственного процесса: от возникновения такой необходимости в ресурсах до их применения во время изготовления продукции.

        Определение основных терминов

        Отдел снабжения функционирует в рамках коммерческой деятельности субъекта хозяйствования, подразумевающей осуществление различных торговых операций, связанных с приобретением необходимых ресурсов и реализацией произведенной продукцией. Оптимальная организация данного структурного подразделения в некоторой мере определяется уровнем использования средств в производстве, ростом производительности труда, снижением себестоимости продукции, увеличением рентабельности и прибыли предприятия. Такую же роль играет отдел материального снабжения в управлении производством.

        Основной целью данного подразделения является доведение конкретных ресурсов до участников производства в необходимом количестве и объеме, в точный срок и с минимальными затратами.

        Отдел снабжения имеет адресный характер, который определяется его направленностью и целью обеспечения функционирования производственного предприятия. В первую очередь речь идет о потребностях различных потребителей продукции, услуг или работ данного субъекта хозяйствования.

        Отдел снабжения: его роль и значение

        Его роль и значение состоят в следующем:

        — деятельность данного подразделения предшествует производству и не только служит для обеспечения ресурсами производственного процесса, но и самостоятельно создает в определенном смысле его цену и потребительскую стоимость;

        — определяет и формирует как экономические результаты субъекта хозяйствования, так и потребности в ресурсах и готовой продукции самих потребителей;

        — обозначение финансовых результатов производственного предприятия;

        — в качестве вида деятельности предприятия служит основным источником его конкурентоспособности.

        Значительный удельный вес материальных издержек в общих расходах (около 60%) также подтверждает весомое значение материально-технического снабжения.

        Основные задачи и функции отдела снабжения

        1. Обеспечение с последующим поддержанием оптимального уровня запасов ресурсов, что будет способствовать минимизации издержек, связанных с их заготовкой.

        2. Обеспечение точной, оперативной, комплексной и достаточно надежной поставки ресурсов потребителям (иногда даже до рабочего места).

        Отдел снабжения выполняет следующие функции: коммерческие и технологические, а также вспомогательные и основные. К основным функциям относится приобретение ресурса, а к вспомогательным – маркетинг и юридическое сопровождение.

        Категории снабженцев

        В современных крупных компаниях работники отделов снабжения подразделяются на несколько категорий. Это связано с постоянным ростом объемов на предприятиях, что влечет за собой разграничение функций планирований, снабжения и сбережения товаров. При такой структуре каждое подразделение выполняет свои функции и имеет конкретное направление. Координацию работы в рамках данных структурных подразделений осуществляет начальник отдела снабжения.

        Структура системы снабжения

        В рамках такой организации работы каждое отдельное подразделение должно отвечать за некоторую группу товаров с осуществлением полного контроля поставки ресурсов и хранения их на складах.

        Необходимо отметить тот факт, что структура системы снабжения является основным инструментом для достижения цели любого субъекта хозяйствования, осуществляющего свою деятельность, например, в сфере торговли. Поэтому процессу структурирования подразделения материально-технического снабжения должно быть уделено пристальное внимание.

        Отдел снабжения еще известен под другим названием – «отдел закупок». Данное подразделение формируется в зависимости от количества поставщиков и ассортимента ввозимых товаров. Должен быть обязательно учтен и оборот продукции. Зачастую в компаниях в таких отделах на одного работника приходится свыше десяти поставщиков. В основном участки работы закрепляются в зависимости от видов товаров либо товарных групп. Рядовыми сотрудниками отслеживаются поставки товаров, своевременность оплаты за их поставку, а также планируются последующие закупки. Начальник отдела снабжения контролирует выполнение утвержденных планов закупок, следит за оборотами товара, наблюдает за работой менеджеров и, конечно же, осуществляет общее руководство. В его обязанности входит обеспечение непрерывности и плановости поставок.

        fb.ru

        Положение об отделе закупок

        Утверждаю

        [организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

        [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя]

        [число, месяц, год]

        М. П.

        1. Общие положения

        1.1. Настоящее Положение определяет основы деятельности, цели и задачи, функции, права и ответственность отдела закупок.

        1.2. Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно руководителю организации.

        1.3. В своей деятельности отдел закупок руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по материально-техническому обеспечению, локальными нормативными актами, решениями органов управления организации и настоящим Положением.

        1.4. Деятельность отдела закупок осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

        1.5. Начальник отдела закупок и другие сотрудники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

        1.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других сотрудников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

        1.7. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

        2. Основные задачи отдела закупок

        2.1. Снабжение всех подразделений организации необходимыми материалами требуемого качества в заданные сроки.

        2.2. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического снабжения и рационального использования материальных ресурсов.

        2.3. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

        2.4. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

        2.5. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

        3. Основные функции отдела закупок

        3.1. Обеспечение организации всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

        3.2. Разработка предложений по рациональному использованию материальных ресурсов с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

        3.3. Разработка проектов перспективных и текущих планов, балансов материально-технического обеспечения производства, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, создание необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

        3.4. Поиск возможностей и источников покрытия материально-технических потребностей организации за счет внутренних ресурсов.

        3.5. Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

        3.6. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли.

        3.7. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, организация их хранения на складах организации.

        3.8. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

        3.9. Разработка стандартов организации по материально-техническому обеспечению, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

        3.10. Контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.

        3.11. Разработка и участие в проведении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

        3.12. Организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения.

        3.13. Механизация и автоматизация транспортно-складских операций.

        3.14. Учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

        3.15. Составление установленной отчетности о материально-техническом обеспечении деятельности организации.

        3.16. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами, установленными настоящим Положением.

        4. Права отдела закупок

        Отдел закупок вправе:

        4.1. Получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.

        4.2. Запрашивать и получать от руководителя организации и начальников структурных подразделений организации информацию, необходимую для выполнения возложенных на него функций и задач.

        4.3. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического обеспечения и рационального использования материальных ресурсов.

        4.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела и организации в целом.

        4.5. Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности.

        4.6. Вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на сотрудников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности.

        4.7. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения деятельности организации.

        5. Ответственность отдела закупок

        5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач, возложенных на отдел закупок, несет начальник отдела.

        5.2. На начальника отдела закупок возлагается персональная ответственность за:

        — соблюдение действующего законодательства РФ;

        — организацию деятельности отдела закупок;

        — соблюдение сотрудниками отдела закупок производственной и трудовой дисциплины;

        — своевременное и качественное выполнение приказов руководства организации;

        — соблюдение требований и положений действующей в организации системы менеджмента качества и результативность ее функционирования в отделе закупок;

        — несвоевременное проведение в структурных подразделениях организации проверок, инвентаризаций и документальных ревизий;

        — другие нарушения в деятельности отдела закупок.

        5.3. Степень ответственности других сотрудников отдела закупок устанавливается их должностными инструкциями.

        prom-nadzor.ru

        Функции отдела закупок

        Отдел (служба) закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической цепи/системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса. Основные функции отдела закупок:

        1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

        2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.

        3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.

        4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.

        5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.

        6. Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

        • Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика

        • Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов

        • Сертификация

        • Контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.

        Приведенный выше перечень задач – один из вариантов набора полномочий работников отдела закупок производственного предприятия. В каждой фирме отдел закупок/снабжения будет иметь свой объем полномочий, которые будут зависеть от организационной структуры компании и логистической системы в целом.

        Источник http://www.secreti.info/biz145.html


        coolbtool.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о