Первая форма документооборот: СЭД/ECM. Документы и информация

Содержание

Первая Форма Система управления бизнесом

Основной вид деятельности ООО «МКМ Логистика» – вывоз и утилизация мусора всех видов и категорий на территории Москвы и Московской области. В связи с приростом клиентской базы и зон обслуживания в разы увеличился поток документов.

Процедура по пролонгации договорной документации, а также контроль вновь заключаемых рамочных контрактов отнимал у сотрудников компании значительное время. Вдобавок, вырос объем входящей и исходящей корреспонденции, «Счетов на оплату» и «Заявок на выставление счетов», для чего потребовался прозрачный контроль над всей документацией. В «Первую Форму» обратился Генеральный директор ООО «МКМ Логистика» с запросом – максимально эффективно выстроить работу с документами.

В результате внедрения системы электронного документооборота «Первая Форма» удалось:

  • Выстроить прозрачную работу сотрудников «МКМ Логистика» в части согласования договорной документации (сократив время согласования договорной документации и обеспечив прозрачность данной процедуры). Также удалось обеспечить снятие соответствующего функционала – ведение «Реестра договорной документации» с ответственных лиц блока коммерции и юридической службы.
  • Организовать централизованный учет всей договорной документации (в моменте можно получить информацию, сколько и по какому юридическому лицу заключено сделок/контрактов).
  • Выстроить прозрачную работу в части формирования и контроля исполнения «Заявок на выставление счетов» и «Заявок на оплату» между сотрудниками финансового блока и сотрудниками Организации – в моменте можно получить информацию, сколько и какому юридическому лицу были произведены оплаты по счетам.
  • Выстроить прозрачную работу в части формирования и контроля исполнения «Заявок в отдел ИТ» (Help Desk) между сотрудниками службы ИТ и сотрудниками Организации.
  • Выстроить прозрачную работу сотрудников секретариата в части обработки входящей и исходящей корреспонденции (прием, регистрация и рассылка корреспонденции среди сотрудников компании), что в свою очередь позволило снять с сотрудников секретариата функционал по ведению «Реестра входящей и исходящей корреспонденции».

На данный момент обсуждается продолжение сотрудничества с «Первой Формой». Планируется расширение области автоматизации на работу сотрудников производственного блока и интеграция «Первой Формы» с учетной системой 1С.

Первая Форма

Общие сведения
Веб-сайт www.1Forma.ru
Год выпуска первой версии 2003
Правообладатель 1Форма
Наличие партнёрской сети по внедрению 1Форма
Наличие партнёрской сети по технической поддержке
1Форма
Процессы, которые чаще всего автоматизировали
  • Электронный документооборот
  • Постановка и контроль задач и поручений
  • Согласование договоров, платежных документов
  • Работа с входящими и исходящими
Данные по внедрениям
Общее количество внедрений 300
Из них типовых (без кастомизации) 200
Из них кастомизированных 80
От 500 подключённых сотрудников 13
Количество внедрений в рамках которых осуществлялась миграция с другой системы электронного документооборота 5
Названия наиболее крупных внедрений в компаниях
  • Пересвет-Инвест
  • ВСК
  • Металл Профиль
  • Валента
  • КСК Групп
  • Спортмастер
  • Азбука Вкуса
  • Московский Планетарий
  • Пума Рус
Возможности системы
Встроенная поддержка мультиязычного интерфейса (предустановленные языки, возможность перевода своими силами без привлечения вендора) Нет
Многооконный режим работы Да
Возможность конструирования карточки документа (набор полей, их расположение и т.д.) силами администратора без привлечения вендора Да
Возможность кастомизации рабочей области силами пользователя Да
Работа с текстом документа в виде вложения Да
Наличие механизма потокового сканирования документов с автоматическим прикреплением их к карточкам документов Доработка
Интеграция с факс-серверами Нет
Связывание документов (Например: Распорядительный документ и отменяющий его документ) Да
Наличие возможности фильтрации и сортировки списков документов Да
Экспорт документов в форматы (pdf, doc) Да
Версионность файлов Да
Сравнение версий документов, аналогично сравнению в MS Word Да
Предоставление доступа на чтение/редактирование Да
Работа с оповещениями системы
Оповещения на почту Да
Наличие внутри системы календаря для просмотра задач Да
Возможность группировки задач по типам документов, целевым датам, авторам документов и т.д. Да
Интеграция с календарём/задачами почты Exchange Да
Согласование по почте ответом на пришедшее сообщение Да
Возможности Workflow
Использование в одном документе последовательных этапов с различными типами согласования Да
Многоуровневое согласование (отправка согласующим лицом документа на рецензию своим подчинённым) Да
Визуальный конструктор маршрутов Да
Автосогласование документов в соответствии с заданными сроками Да
Учёт выходных, праздников и рабочего времени при расчёте сроков автосогласования Да
Маршрутизация на группы сотрудников Да
Маршрутизация в зависимости от выполнения условий Да
Делегирование полномочий
Да
Создание инициативных поручений (не связанных с документом) Да
Создание связанных с документом поручений Да
Построение иерархии поручений Да
Ведение истории работы с поручением — отправка на исполнение, исполнение, возврат Да
Наличие напоминаний о приближении срока и просрочке Да
Поиск
Наличие формы поиска по всем типам документов системы Да
Настройка формы поиска администратором (добавление/удаление полей, смена порядка и т. д.) Нет
Настройка отображения результатов поиска пользователем (добавление/удаление столбцов, смена порядка и т. д.) Да
Полнотекстовый поиск по содержимому документов Да
Фильтрация и поиск в результатах поиска Да
Построение отчётов
Конструктор отчётов Доработка
Предустановленные отчёты
Да
Построение отчётов с графиками, диаграммами и т.д. Да
Создание кастомизированных отчётов администратором Да
Выгрузка отчётов в формате DOC Да
Выгрузка отчётов в формате XLS Да
Выгрузка отчётов в формате PDF Да
Выгрузка отчётов в формате HTML Нет
Наличие в отчётах ссылок на документы Да
Интеграционные механизмы
Наличие встроенных механизмов интеграции с другими системами Да
Авторизация
На основе внутреннего справочника Да
На основе Active Directory Да
На основе LDAP-каталога Нет
Безопасность
Поддержка электронной подписи Нет
Поддержка шифрования документов Да
Взаимодействие по протоколу HTTPS Да
Логирование операций пользователя с документом (чтение, модификация и т.д.) Да
Обновление версий системы
Периодическое обновление системы Да
Масштабируемость
Возможность масштабирования путем модернизации/добавления оборудования без внесения изменений в код или архитектуру системы Да
Интеграция с информационными системами Доработка
Документация
Инструкция администратора (настройка системы, рекомендации по резервному копированию, решение типовых проблем, старт/остановка системы, установка обновлений и т.д.) Да
Видеокурс по основам работы в системе Да
Системные требования и варианты рабочих мест
Поддержка Windows Да
Поддержка OS X Да
Поддержка Linux Нет
Наличие «толстого клиента» Нет
Наличие «тонкого клиента» Да
Почтовый клиент Outlook Да
Почтовый клиент Lotus Notes Нет
Мобильное приложение Да
Архитектура системы
Работа в виртуальной среде Да
Работа в распределённой среде (несколько узлов для удалённых территориальных подразделений) Нет
Механизм гарантированной доставки Да
Открытый код Нет
Возможность внесения изменений в систему своими силами Да
Описание API и другая документация для возможности доработки своими силами Да
Предоставление системы как сервиса в облаке вендора Да
Лицензирование
Конкурентные лицензии Нет
Безлимитная лицензия Да
Эксплуатация системы
Состав технической поддержки Обновление системы (установка актуальных версий), регулярное и по запросу. Решение возникающих проблем по работе системы в соответствии со SLA (в т.ч. устранение критических проблем в режиме 24*7). Консультации администраторов системы.
Стоимость технической поддержки 1ый год-бесплатно, далее — 20% от стоимости лицензий
Состав обновления Исправление ошибок, улучшение текущего функционала, принципиально новые возможности системы.
Дополнительная информация
Системы, с которыми чаще всего конкурирует

в поисках идеальной СЭД — GlobalCIO|DigitalExperts

Станислав Макаров

Независимый эксперт

Представляем вашему вниманию исследование СЭД, которое фокусируется исключительно на технологических параметрах. За скобками мы оставили рыночные показатели поставщиков и функциональные возможности продуктов, потому что они уже достаточно хорошо освещены в других работах. Надеемся, исследование будет вам полезно!

За основу исследования были взяты данные из обзор подготовленого порталом TAdviser «Российский рынок СЭД/ECM-систем». В качестве ключевых критериев оценки СЭД выбраны следующие:

  1. Архитектура
  2. Инфраструктура
  3. Использование
  4. Развитие
  5. Внешняя среда

Методика исследования

На основе анализа общих тенденций в архитектуре и разработке прикладных систем для корпоративного использования, а также опыта глобальных лидеров ECM, был сформирован портрет «идеальной СЭД» — какой могла бы быть система электронного документооборота, если бы она отвечала всем современным требованиям. Некоторые параметры идеальной СЭД взяты с запасом — ни одна из действующих систем еще не в состоянии им соответствовать. Таким образом, наша идеальная СЭД не только служит инструментом сравнения, но и задает вектор дальнейшего развития.

Идеальная СЭД  подвижная цель

Разумеется, идеальной СЭД в природе не существует. Да и не может существовать — потому что развитие технологий сегодня опережает цикл разработки прикладных решений, и любая реальная система а-приори отстает от идеала. Если посмотреть в ретроспективе на определение Enterprise Content Management от Gartner, то можно увидеть, что состав и доля конкретных технологий, включаемых аналитиками в джентльменский набор ECM-решений, постоянно менялся. Это будет продолжаться и дальше, и, скорее всего, с большей скоростью. То есть само определение идеальной СЭД, используемое как базис для сравнения, нужно регулярно пересматривать и актуализировать, не менее чем раз в год. В рамках этого обзора мы сформировали свое видение идеальной СЭД.

Пока вендоры СЭД будут придерживаться традиционной релизной политики и каскадной методологии разработки, этот разрыв будет только увеличиваться и может привести к исчезновению СЭД как класса — их функции могут быть «растащены» смежными системами. Например, облачные хранилища возьмут на себя роль репозитория документов, а функции коллективной работы и управления задачами будут реализованы на базе мессенджеров. 

Сравнение с идеалом вместо рейтингования

В ходе исследования каждая из представленных систем сравнивалась на предмет близости к идеалу. По каждому пункту была разработана шкала оценки, учитывающая современные тренды и историческую перспективу. 

Например, общепризнано, что архитектура «клиент-сервер» на текущий момент считается устаревшей и не может обеспечить достаточной гибкости, масштабируемости и надежности. С другой стороны, на пике популярности сейчас находится микросервисная архитектура, позволяющая реализовать концепцию «непрерывного внедрения» и ускорить таким образом доставку новых функций бизнесу. Соответственно, между этими двумя полюсами выстраивается шкала оценок.

В порядке исключения по некоторым критериям, где затруднительно выявить идеальные параметры, проводилось прямое рейтингование. Например, по требованиям к ресурсам для обеспечения работы системы на 1000 пользователей. В этом случае шкала оценок привязывалась к занятым в рейтинге местам. Аналогичным образом выставлялись оценки по критериям «интеграция» и «эксплуатация».

Также в ходе исследования выявилась группа критериев, для которых по разным причинам не удалось построить шкалу оценки. В частности, масштабируемость, которая по факту определяется архитектурой, и это уже было учтено в оценке. Также был исключен из оценки критерий качества и полноты API и по критерию поддерживаемых протоколов. Эти пункты оставлены в анкетах в качестве справочной информации.

Критерии включение и исключения

На российском рынке представлено больше сотни систем, декларирующих свою принадлежность к классу СЭД (по данным портала Docflow.ru). Даже за вычетом устаревших систем, модулей известных СЭД, внесенных в каталог в качестве самостоятельных позиций и уникальных заказных разработок, все равно остается несколько десятков продуктов. По этой причине полное исследование рынка было бы весьма затратно и едва ли бы практически полезно.

Поэтому, чтобы сузить область исследования, прежде всего было принято решение исключить из рассмотрения западные ECM-системы. В итоге было решено провести исследование по следующей выборке:

  1. DIRECTUM
  2. DocsVision
  3. EOS for SharePoint
  4. TerraLink xDE
  5. TESSA
  6. Логика ECM
  7. МСВСфера-Инфооборот
  8. Первая Форма
  9. ТЕЗИС

В дальнейшем из этого списка были исключены несколько систем:

  • TerraLink xDE — как решение на основе импортного продукта Open Text.
  • Логика ECM — потому что по факту это зонтичный бренд, под которым выступает шесть разных продуктов:
  • МСВСфера-Инфооборот — по причине ориентации продукта преимущественно на сегмент защищенных систем, где действует другая логика принятия решений, основанная на документах ФСТЭК.
  • Первая Форма – поскольку это не совсем СЭД, а «система управления класса workflow», как сообщается на сайте.

Дополнительно в исследование была включена система ДЕЛО как наиболее известный и массовый продукт класса СЭД. Таким образом, в финальный перечень вошло шесть систем. В ходе исследования использовалась информация, доступная из открытых источников.

➢ DIRECTUM
➢ DocsVision
➢ EOS for SharePoint
➢ ДЕЛО
➢ TESSA
➢ ТЕЗИС

Результаты исследования

Результаты исследования представлены в виде сводной таблицы с абсолютным суммарным значением баллов и в нормализованном виде — в процентах отклонения от идеальной СЭД. На основе этих данных могут быть проведены любые попарные сравнения представленных систем.

Для относительного сравнения систем в группе были посчитаны средние значения по пяти осям — архитектура, инфраструктура, использование, развитие и внешняя среда. В итоговой таблице выделены цветом значения, превосходящие среднее.

Сильные стороны и недостатки исследуемых СЭД

В исследовании рассматривались следующие системы (приводятся в алфавитном порядке):

  • Directum, версия 5.4
  • DocsVision, версия 5
  • EOS for SharePoint, версия 4.3.1
  • TESSA, версия 2.5
  • ДЕЛО, версия 17.1
  • ТЕЗИС, версия 4.2.2

По итогам исследования сформировалось три кластера систем. Первый кластер представлен одной СЭД ТЕЗИС, технологически отличающаяся от всех остальных, это единственная открытая система на стеке Java. Во второй кластер вошли близкие по технологическим подходам DocsVision, TESSA и EOS for SharePoint — их объединяет приверженность платформе Microsoft, в том числе самым современным. Третий кластер образуют ДЕЛО и Directum, имеющие под капотом довольно много унаследованных технических решений, что создает риск для дальнейшего развития этих продуктов.

ТЕЗИС

СЭД «ТЕЗИС» — Java-приложение, реализованное на платформе CUBA. Благодаря свойствам платформы, обеспечивается хорошая масштабируемость и надежность. Собственно, платформа CUBA предназначена для быстрой разработки корпоративных приложений и СЭД может рассматриваться как частный случай. CUBA является открытой платформой, широко поддерживаемой международным коммьюнити разработчиков. В 2015 году компания Haulmont была выбрана Gartner в качестве участника секции Emerging Technologies Exhibitor на конференции Gartner Symposium, что можно расценивать как факт признания достижений российских разработчиков на международном уровне. Язык Java остается одним из самых популярных языков программирования, и это гарантирует постоянное наличие кадровых ресурсов разного уровня квалификации, что позволяет гибко подходить к формированию команды.

Архитектура ТЕЗИС допускает разработку дополнительных компонент для расширения функциональности и интеграции. Особо стоит отметить, что механизм наследования Java позволяет  переопределять даже базовые классы системы без необходимости вносить изменения не посредственно в их код.

В ТЕЗИС нет десктоп-клиента, только веб, включая все функции администрирования. Учитывая общий тренд в корпоративном ПО на использование веб-приложений, это не является недостатком. Скорее наоборот: отсутствие толстого клиента значительно упрощает развертывание и сопровождение ТЕЗИС, а также экономит ресурсы разработчика.

DocsVision

DocsVision представляет зрелое решение с богатой историей, в версии 5 реализованное на новой технологической платформе. Это обеспечивает преемственность наработок и актуальность технических решений. В СЭД DocsVision отлично проработана структура и управление хранилищем документов, есть клиентские интерфейсы в разных средах —Windows, web и mobile.

К недостаткам системы можно отнести все еще существующую привязку к единственной платформе Microsoft (которую компания намерена в скором времени преодолеть и уже анонсировала планы по поддержке ОС Linux и СУБД PostrgeSQL). Высокий по сравнению с другими СЭД аппетит к аппаратным ресурсам также стоит рассматривать как негативный фактор.

TESSA

TESSA — современная система на основе технологий Microsoft. Отсутствие унаследованных решений позволяет ей развиваться быстрее и динамичнее. Web-клиент также реализован с использованием новейших технологий. TESSA имеет весьма хороший потенциал развития.

Из недостатков — также сфокусированность на Microsoft. В условиях импортозамещения это может стать ограничением для входа в некоторые сегменты рынка. Если не принимать в расчет политические факторы и работать в коммерческом сегменте, это не столь критично. Однако разработчик анонсировал предстоящую миграцию на Linux/PostreSQL. При несомненных плюсах такого решения есть риск, что это может привести к размыванию технологического фокуса.

EOS for SharePoint

SharePoint является одним из лидеров рынка ECM (а теперь и CSP), и это дает заметную фору прикладным решениям на этой платформе. EOS for SharePoint использует преимущества платформы и опыт компании ЭОС в электронном документообороте с российской спецификой.

Из недостатков необходимо указать на изрядно высокие требования к аппаратным ресурсам. Кроме того, можно было бы получить больше преимуществ от использования платформы SharePoint, если двигаться в сторону большей открытости архитектуры — в магазине приложений Microsoft доступно более тысячи плагинов для SharePoint, с их помощью можно было бы расширить возможности продукта.

ДЕЛО

Интерфейс системы ДЕЛО тщательно проработан и удовлетворяет разным категориям пользователей. Функциональная полнота решения ЭОС подтверждается достаточно неплохим соответствием требованиям MoReq.

Чтобы полностью соответствовать критериям импортозамещения, разработчик выполняет перенос системы на стек Linux/PostgreSQL, но это еще не отражено в прайс листе.

Исторически разработка ДЕЛО ведется на стеке Microsoft и вряд ли это кардинально изменится. Архитектура системы ДЕЛО своими корнями уходит в эпоху «клиент-сервер» — первая версия была выпущена в 1996 году. Хотя впоследствии архитектура была расширена и сейчас является частично трехзвенной, это может оказаться препятствием в дальнейшем развитии. Учитывая большой объем унаследованного кода, переход на новую архитектуру не представляется экономически оправданным.

Система ДЕЛО многие годы была лидером рынка СЭД, однако в изменившихся условиях удерживать лидерство будет все труднее — поскольку отсутствует возможность трансформации в сервисную архитектуру и полноценная поддержка бизнес-процессов.

Directum

К числу несомненных преимуществ Directum, ярко выделяющих его на фоне других систем, следует отнести отлично проработанный интерфейс, использование идей геймификации для вовлечения и обучения пользователей и самый широкий набор дополнительных модулей, отраслевых решений и интеграций. Все это делает работу с системой приятной и удобной.

Но в контексте технологических критериев данного исследования показатели Directum не столь блестящи. Основной и неустранимый риск создает использование собственного инструментария разработки IS Builder и языка ISBL. Это ограничивает «кормовую базу» экосистемы Directum только партнерами и клиентами. Концепция языка ISBL восходит к языкам 4GL, таким как Delphi (http://www.npo-comp.ru/is-builder.pdf), пик популярности которых миновал в начале нулевых в связи с массовым переходом к разработке веб- приложений, где Java и C# оказались гораздо эффективнее.

Еще одним существенным ограничением Directum является его жесткая привязка к платформе Microsoft. Дело здесь не только в импортозамещении — хотя сам Directum внесен в реестр Минкомсвязи. В корпоративном сегменте растет доля Linux и СПО, и это глобальная тенденция, вызванная не просто попыткой экономить на лицензиях, а требованиями ускорить разработку и внедрение решений, чего в принципе невозможно добиться на закрытых платформах. В нашей стране наиболее четко артикулировал эту позицию Сбербанк. 

Сводные оценки

В первой колонке (Идеальная СЭД) мы видим максимальное число баллов, которое могло быть присвоено системе по каждому из критериев. В последней колонке — арифметическое среднее оценок всех исследуемых СЭД, зеленым цветом выделены значения выше среднего.

 

Идеальная СЭД

ТЕЗИС

DOCSVISION

TESSA

EOS for SP

ДЕЛО

DIRECTUM

Архитектура

29

20,5

21

18,5

18,5

15

17

Инфраструктура

38,5

30,5

28

24

25

26,5

21

Использование

24

19,5

14

19

17,5

18,5

14

Развитие

19

18

14,5

16,5

12

12

9

Внешняя среда

20

17

13,5

12

15

13

11,5

ОБЩАЯ ОЦЕНКА

130,5

105,5

91

90

88

85

72,5

 

Идеальная СЭД

ТЕЗИС

DOCSVISION

TESSA

EOS SP

ДЕЛО

ДИРЕКТУМ

Архитектура

100%

71%

72%

64%

64%

52%

59%

Инфраструктура

100%

79%

73%

62%

65%

69%

55%

Использование

100%

81%

58%

79%

73%

77%

58%

Развитие

100%

95%

76%

87%

63%

63%

47%

Внешняя среда

100%

85%

68%

60%

75%

65%

58%

*Зеленым цветом выделены значения выше среднего.       

Графики 

На графиках визуально представлено, насколько каждая из реальных СЭД отличается от идеальной. 

     

Таблицу с детальными оценками можно посмотреть по ссылке.                

Полный вариант текста доступен по ссылке.

Во вложенных файлах — детальная оценка каждой СЭД, участвующей в исследовании.

Защищенный электронный документооборот Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

13. Fridrich, J. Feature-Based Steganalysis for JPEG Image and its Implication for Future Design of Steganographic Schemes / J. Fridrich // Lecture Notes in Computer Science, 2005. — Vol. 3200. — p. 67-81.

14. Lee, Y.-K. An Advanced Least-Significant-Bit Embedding Scheme for Steganographic Encoding / Y.-K. Lee, G. Bell, S.-Y. Huang, R.-Z. Wang, S.-J. Shyu // Lecture Notes in Computer Science, 2009. — Vol. 5414. — Pp. 349-360.

15. Герлинг Е.Ю. Исследование эффективности методов обнаружения стегосистем, использующих вложение в наименее значащие биты / Е.Ю. Герлинг // Информационные системы и технологии, 2011. — № 4. — С. 137-144.

16. Das, S. Steganography and Steganalysis: Different Approaches [Электронный ресурс] / S. Das, S. Das, B. Bandyopadhyay, S. Sanyal // International Journal of Computers, Information Technology and Engineering. — 2008. — Vol. 2. — Режим доступа: http://arxiv.org/ftp/arxiv/papers/1111/1111.3758.pdf (Дата обращения 06.10.219).

17. Jesse, D.D. Tactical Means, Strategic Ends: Al Qaeda’s Use of Denial and Deception / D.D. Jesse // Terrorism and Political Violence, 2006. — Vol. 18. — p. 367-388.

18. Ахрамеева К.А. Анализ методов анализа цифровых видеопоследовательностей. вложение / К.А. Ахрамеева, Л.Г. Попов // Телекоммуникации, 2017. — № 1. — С. 33-40.

19. Грибунин, В.Г. Цифровая стеганография / В.Г. Грибунин, И.Н. Оков, И.В. Туринцев. — М.: СОЛОН-ПРЕСС, 2009. — 265 с.

ЗАЩИЩЕННЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

В.И. Андрианов, к.т.н., доцент, Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича, [email protected]; Ю.С. Данилова, Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича, [email protected];

А.Л. Егорова, Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича, [email protected]

УДК 4.056_

Аннотация. Статья посвящена разработке систем электронного документооборота на предприятии, а также внедрению более совершенных систем коммуникации с применением интернет ресурсов. Внедрение системы электронного документооборота позволяет организации работать быстрее и с большей отдачей. Ранее при почтовой пересылке письма могли пропадать или задерживаться, в результате чего бизнес испытывал массу неудобств. Электронный документооборот избавляет от этих неудач. Немаловажными факторами в этом должны служить правильно разработанные системы защиты. Следовательно, надежная защита документооборота является актуальной задачей на данный момент.

Ключевые слова: системы электронного документооборота; защищенный электронный документооборот; система защиты; система управления; система контроля; технология защиты документооборота; пользователь защищенного документооборота; сферы применения.

SECURE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT

V.I. Andrianov, candidate of technical sciences, аssociate рrofessor, St. Petersburg state university of telecommunications n/a prof. M. A. Bonch-Bruevich;

Y.S. Danilova, St. Petersburg state university of telecommunications n/a prof. M. A. Bonch-Bruevich; A.L. Egorova, St. Petersburg state university of telecommunications n/a prof. M. A. Bonch-Bruevich.

Annotation. The article is devoted to the development of electronic document management systems at the enterprise as well as the introduction of more advanced communication systems using Internet resources. The introduction of an electronic document management system allows the organization to work faster and with greater return. Earlier, letters sanded by mail could disappear or be delayed as a result of that the business experienced a lot of inconvenience. Electronic document management eliminates these failures. Important factors in this should be properly designed protection systems. Therefore, reliable protection of electronic document management is an urgent task at the moment.

Keywords: electronic document management systems; secure electronic document management system; security system, management system; document protection technology; user of secure document management system; application field.

Введение

В настоящее время эффективная работа любого предприятия невозможна без правильного электронного документооборота. Работа с документами в электронной форме дает возможность быстро и эффективно хранить, обрабатывать и передавать документы в информационной системе предприятия.

Рассматривая системы по защите электронного документооборота, надо знать, что существует два вида документооборота: внутренний (СЭД) и внешний (ВЭД). Внутренний включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов. Внешний электронный документооборот — это удобная альтернатива любым бумажным документам. Поэтому, при разработке систем защиты надо, прежде всего, определить, что важнее — внутренняя защита документов или его защита при пересылке.

Благодаря внедрению этих систем происходит снижение ненужной бумажной волокиты. Все необходимые документы хранятся в отдельных файлах. Типы файлов, которые поддерживают такие системы, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудио и видео документы.

Для того чтобы понять, в чем смысл защиты электронного документооборота надо разобраться, почему эта защита становится актуальной только сейчас. Можно выделить несколько причин, по которым защита становится объектом внимания:

• происходит развитие государственных услуг в электронном виде, в которых принимает участие первые лица государства. В этом случае возникают вопросы защиты конфиденциальной информации.

• услуги, которые предоставляются в электронном виде, должны базироваться в правовом поле. Как правило, в этом случае созданию электронного документа предшествует огромная работа по обмену документами между различными ведомствами, которые не всегда надо делать общедоступным.

• появляется реальная необходимость преданию электронным документам юридической силы.

Ввиду вышеуказанных причин проблема защиты электронного документооборота в настоящее время начинает решаться на государственном уровне.

Главной целью внедрения защиты электронного документооборота является создание эффективной системы функционирования организации. Система защиты электронного документооборота является подклассом систем электронного документооборота, обеспечивающая не только безопасность передачи, но и целостность самой информацию.

Для создания системы защищенного документооборота в организации должны иметься определенные факторы, а именно:

• наличие определенного количества документов с грифом ограничения;

• необходимость управления потоками документов;

• наличие большого архива;

• необходимость постоянного поиска информации;

• наличие территориально-удаленных подразделений;

• обеспечение безопасности данных при пересылке необходимых документов.

Защищенный электронный документооборот

Рынок систем защиты электронного документооборота в последние годы является одной из наиболее развивающихся отраслей ИТ- индустрии.

Так как системы электронного документооборота могут быть подвержены различным хакерским атакам, для их защиты различные компании предлагают свои авторские разработки. Одно из решений по этому вопросу предлагает компания «ДиалогНаука».

Их разработка базируется на основе технологии инфраструктуры открытых ключей PKI (Public Key Infrastructure). Эта технология предусматривает использование асимметричных криптографических алгоритмов. Такая защита предполагает наличие двух различных ключей -открытого и закрытого. Таким образом, защищенность документооборота достигается путем шифрования документов, а достоверность — использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП). Электронная цифровая подпись, прежде всего, должна обеспечивать достоверность, аутентичность и юридическую значимость электронных документов. Уровень применяемых средств защиты в вышеуказанной системе позволяет обмениваться электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Кроме этого, для защиты электронных документов используются сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Для возможности работы в этой системе пользователь должен получить сертификат в центре «общество с ограниченной ответственностью научно-производственное предприятие Info Trust» (ООО НПП Info Trust). В этом случае участники системы должны руководствоваться регламентом КриптоСвязь «Защищенный Электронный Документооборот», который устанавливает единый порядок взаимодействия участников системы с использованием разработанных средств защиты информации [4].

Благодаря этим разработкам доступ к конфиденциальным документам имеет право только автор документа. Остальные пользователи системы этого права не имеют. Доступ к документам контролируется системой, а правила работы системы настраиваются администратором безопасности. При шифровании документов используется платформа «Docsvision», которая позволяет предотвратить доступ к документам пользователей, не являющимися их автором. А использования технологий AD RMS компании Microsoft (Active Directory Rights Management Services) позволяет обеспечивать не только контроль доступа к документу, но и контроль над его правильным использованием. Шифрование файлов в этой системе предотвращает несанкционированный доступ к информации.

Необходимость защиты электронного документооборота важна не только при работе с документами, но и при их отправке. Очень важно, чтобы документ во время доставки не был прочитан или изменен. В этом случае применяется Система «СТЭК-ТРАСТ», которая может организовать передачу сообщения и файлов любых форматов в зашифрованном виде с электронной подписью. Отправитель и получатель всегда могут быть уверены, что корреспонденция будет доставлена без изменений. В системе «СТЭК-ТРАСТ» применяется шифрование данных. Это гарантирует то, что корреспонденцию могут прочитать только указанные пользователи при наличии у них ключей электронной подписи [3].

Шифрование данных и установка электронной подписи происходит автоматически. При этом используются такие средства криптографической защиты, как: «КриптоПро», «Верба-OW», «VipNet CSP» и т.д. Внедрение такой защиты позволяет не только снизить вероятность потерь бумажных документов, но и повысить уверенность в том, что будет достигнута полная конфиденциальность информации [6].

Если ранее защищались только электронные документы или информационные ресурсы, содержащие документы, то теперь главным объектом защиты становится не сам документ, а именно системы передачи, обработки и хранения электронных документов при доступе к ним легальных пользователей. Понятно, что задача защиты не совершается сразу, а разделяется на этапы. Поэтому одним из наиболее значимых является процедура доступа пользователя к системе обработки непосредственно документа [2].

В этом случае система защиты должна минимизировать право доступа к документу. Очень важно обеспечить защищенный доступ с применением механизмов двухфакторной аутентификации. Для этого необходимо правильно построить инфраструктуру открытых ключей, систему управления закрытыми ключами, использовать защищенные носители. Надо понять, что в настоящие время, кроме классической защиты информационной системы, прибавились дополнительные функции, такие как:

• аутентификация пользователей и разделения доступа;

• подтверждение авторства электронного документа;

• контроль целостности электронного документа;

• конфиденциальность электронного документа;

• обеспечение юридической значимости электронного документа;

• регистрация событий в информационных системах;

• разработка криптографической и антивирусной защиты;

• межсетевое экранирование;

• виртуальные частные сети;

• аудит информационной безопасности.

Все эти функции должны быть четко разработаны и учтены при создании систем защиты электронного документооборота. Постараемся рассмотреть более подробно некоторые функции. Например, при аутентификации пользователей чаще всего применяют биометрические способы идентификации. Строгая аутентификация позволяет не только разделить, но и персонифицировать доступ к документам.

Составные части инфраструктурных решений должны базироваться на создании электронных баз данных, принадлежащих разным ведомствам. Кроме этого, при работе с внешними ключами защита должна быть обеспечена на каждом из этапов их жизненных циклов: этап генерации пары ключей (открытого и закрытого ключа), хранения закрытого ключа, использование закрытого ключа (выполнении криптографических операций) и уничтожение закрытого ключа [5].

Генерация пары ключей должна выполняться в среде, исключающей возможность влияния злоумышленников. Лучшими устройствами для генерации и хранения закрытых ключей являются аппаратные устройства (eToken), на которых могут выполняться криптографические операции. При использовании закрытого ключа необходимо не допустить его перехвата и, наконец, при уничтожении закрытого ключа необходимо обеспечить возможность его повторного применения [1].

Все это необходимо, например, при развитии таких массовых систем, как система госзакупок. Конечные торги — это вершина пирамиды, основу которой составляет защищенный электронный документооборот. Не менее важна роль защиты документов при оказании государственных услуг при выдачи электронных документов. Именно здесь главную роль в межведомственном обмене выполняет правильная подготовка электронного документа, имеющего правовую силу.

По сути, официального определения системы по защите электронного документооборота в настоящие время пока не существует. Это, прежде всего, система, позволяющая автоматизировать процедуры делопроизводства. Система защиты электронных документов должна стать для любой компании или ведомства одним из главных информационных ресурсов. Как и любой инструмент, защиту необходимо применять только

61

тогда, когда это действительно необходимо. Только в этом случае внедрение системы будет эффективно и принесет реальную пользу. Нужно учитывать следующие факторы: является ли компания крупным предприятием с несколькими филиалами или это небольшое предприятие, находящееся в одном офисе. От этого будет зависеть, кому конкретно будет нужна защита. Ведь на маленьком предприятии рабочие места сотрудников расположены близко и нет необходимости в пересылке документов. Здесь важнее защита документов конкретного пользователя.

В то же время, компании, имеющие отдельные филиалы должны побеспокоиться о защите и сохранении информации при пересылке. В этом случае больше всего подходят Workflow-системы, которые обеспечивают автоматизацию не только отдельных функций, но все бизнес процессы компании. Эта система четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. В этом случае пользователь не задумывается над тем как создать документ, как его получить, как его обработать. Все это закреплено в системе. В этом случае сотрудник не сможет неправильно заполнить документ или пропустить сроки (в этой системе предусмотрены напоминания). Единственным минусом этой системы является сложность и длительность внедрения, а также они не могут иметь электронный архив [7].

По данным сайта TAdviser наиболее востребованными в настоящие время являются системы «Directum», «ELMA», «DocsVision», «ДЕЛО», «Первая Форма». Все они имеют свои плюсы и минусы. Иностранные версии более мобильны с большим объемом функций, но они стоят дороже. Российские разработки более дешевые, хотя более сложные при внедрении. Самой лучшей системой, сочетающей цену и качество, является «Первая Форма». Ее главные преимущества:

• Настройка и адаптация под любые бизнес задачи.

• Удобство интерфейса; обучение происходит в условиях одного семинара.

• Экономичность; в процессе использования не потребуется никаких дополнительных затрат.

• Мобильность; работа в этой системе ведется через веб-браузер, поэтому сотрудники могут работать из любой точки. Кроме того, «Первая Форма» имеет одно из лучших мобильных приложений для работы на платформах iOS и Android.

Заключение

Проанализировав все вышесказанное, можно сделать вывод, что конкретная разработка защиты электронного документооборота не должна осуществляться отдельными ИТ-специалистами. Надо понимать, что правильно разработанная система защиты — это наука, которая должна осуществляться на основе твердых методических разработок. Следует помнить, что организация защиты информации в документообороте — это целый комплекс мероприятий. Защита системы — это защита ее работоспособности. В этом случае надо защищать аппаратные элементы системы (компьютеры, серверы и др. системное оборудование) от таких угроз как поломка, хакерская атака, сбой системы. Кроме этого необходимо усилить защиту файлов системы. Например, файлы базы данных без надежной защиты могут быть скопированы злоумышленником. Поэтому защита базы данных должна включать следующие аспекты [8]:

• обеспечение сохранности данных с возможностью их быстрого восстановления;

• защита от некорректных действий пользователей с документами.

Защищенный электронный документооборот должен состоять из целого комплекса действий по защите информации и обеспечении конфиденциальности. Мероприятия по защите документооборота должны учитывать правильно разработанные действия технического, программного и организационного обеспечения по ограничению доступа к защищаемой информации. В этом случае не последнюю роль играет человеческий фактор. Надо, чтобы каждый пользователь на своем рабочем месте понимал ответственность за порученное дело.

Литература

1. Душин С.Е., Красов А.В., Кузьмин Н.Н., Пошехонов Л.Б. Численное моделирование систем управления / Учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по направлениям 550200, 651900 «Автоматизация и упр.» подгот. бакалавров, магистров и дипломир. Специалистов. М-во образования РФ. С.-Петерб. гос. электротехн. ун-т «ЛЭТИ»; [С. Е. Душин и др.]. — СПб.: 2003.

2. Сахаров Д.В., Мельников С.Е., Штеренберг С.И. Инфраструктура связи на крайнем севере как база для формирования единой инфосреды // Электросвязь, 2016. — № 5. — С. 18-20.

3. Никитин В.Н., Лагутенко О.И., Ковцур М.М. Обеспечение информационной безопасности ИТС // Электросвязь, 2014. — № 1. — С. 29-31

4. Волостных В.А., Штеренберг С.И., Гвоздев Ю.В. Проблемы обеспечения безопасности персональных данных в высших учебных заведениях // Информационные технологии и телекоммуникации, 2014. — Т. 2. — № 4. — С. 134-141.

5. Кузнецов И.А., Липатников В.А., Сахаров Д.В. Управление АСМК организации интегрированной структуры с прогнозированием состояния информационной безопасности // Электросвязь, 2016. — № 3. — С. 28-36.

6. Выбираем систему электронного документооборота: от видов СЭД до конкретного ПО. Интернет ресурс. https://www.kp.ru/guide/sistemy-dokumentooborota.html (дата обращения 22.09.2019).

7. URL http://www.stek-trust.ru/zashchishchennyj-dokumentooborot (дата обращения -22.09.2019).

8. URL https://ecm-journal.ru/post/Zashhishhennyjj-dokumentooborot-Metodologicheskie-aspekty-realizacii.aspx (дата обращения — 22.09.2019).

ИССЛЕДОВАНИЕ СКОРОСТЕЙ ВЫПОЛНЕНИЯ БАЗОВЫХ МАТЕМАТИЧЕСКИХ ЗАДАЧ ПОПУЛЯРНЫХ ЯЗЫКОВ ПРОГРАММИРОВАНИЯ

И.В. Коровин, Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича;

И.А. Пулькин, Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича;

А.С. Веранян, Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича.

УДК 004.431.4, 004.432_

Аннотация. В статье приведено сравнение времени выполнения алгоритма первыми 10-ю языками программирования в рейтинге TIOBE (индекс, оценивающий популярность языков программирования на основе подсчета результатов поисковых запросов, содержащих название языка). Авторами описаны алгоритмы заполнения двумерного массива псевдослучайными четырехзначными числами, приведены результаты замеров скорости выполнений этих алгоритмов.

Ключевые слова: языки программирования; скорость выполнения ПО; Ассемблер; ООП; исполняемые файлы.

RESEARCH OF SPEEDS OF PERFORMANCE OF BASIC MATHEMATICAL PROBLEMS

OF POPULAR PROGRAMMING LANGUAGES

I. V. Korovin, St. Petersburg state university of telecommunications n/a prof. M. A. Bonch-Bruevich;

63

СБИС Электронный документооборот — система ЭДО, тарифы, цена

Лицензию продукта СБИС Электронный документооборот можно приобрести на 2 или 3 года со скидкой 5 и 10 процентов соответственно.

Для консультаций по подключению оставьте заявку на сайте или позвоните нам по телефонам +7 (812) 600-13-52 доб. 5, +7 (499) 350-13-50 доб. 5.

Возможности СБИС Электронный документооборот
Готовые решения для вашего бизнеса

Электронная подпись на вашем сайте. Выложите документы для клиентов на своем сайте. СБИС поможет их заполнить, подписать электронной подписью и отправить вам. Обрабатывайте полученные документы в СБИС или загружайте в свою систему.

Корпоративный удостоверяющий центр. Используйте СБИС для организации своего удостоверяющего центра, чтобы никуда не ходить и выдавать сотрудникам подписи прямо на рабочем месте за несколько минут.

Корпоративный портал для общих документов. Зарегистрируйте сотрудников, перенесите документы с сетевого диска в СБИС Диск и получите свой корпоративный портал для совместной работы с документами.

Cверка расчетов через интернет. СБИС мгновенно разошлет акты сверки по всем вашим клиентам, поможет им сверить данные со своей учетной системой и подготовить для вас информативный ответ по расхождениям, если они есть.

Электронные документы по e-mail. Ваши клиенты получат документы, работая с любым оператором ЭДО. СБИС разместит их на спецстранице, а клиенту отправит e-mail со ссылкой. Она откроется, только если есть подходящая электронная подпись.

Автоматическая генерация и подписание. Встраивайте в определенные этапы ваших процессов автоматическое создание документов по шаблонам, визирование и передачу контрагентам или третьим лицам.

Не тратьте бумагу, отправляйте электронно

Накладные, счета-фактуры создавайте как обычно или прямо в СБИС. Один клик, и они у клиента. Он подписывает их электронной подписью и отправляет вам. В итоге у вас и у него полный комплект подписанных юридически значимых документов. Аналогично можно отправлять документы не только компаниям, но и сотрудникам и даже обыкновенным людям, независимо от того, зарегистрированы они в СБИС или нет.

Редактируйте и подписывайте на любом устройстве

Встроенные в СБИС средства позволяют вам создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты …) на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере. Со СБИС вы можете их просматривать и подписывать даже без подключения к интернету.

Обсуждайте и редактируйте документы с партнерами онлайн

Вы отправили договор клиенту, но у него возникли вопросы по тексту — обсудить все замечания можно в чате по документу. Здесь же можно организовать видеоконференцию или отправить видеосообщение. Отредактируйте совместно текст договора в онлайн-редакторе или в GoogleDocs — СБИС сохранит все версии и историю изменений документа, зафиксирует результаты всех обсуждений и видеоконференций в ленте событий.

Роуминг со всеми операторами

В СБИС вам не нужно думать о том, какой оператор у контрагента. Просто отправляйте документы, а мы их гарантировано доставим всем благодаря максимальному роуминговому покрытию. Но есть вариант и проще…

Зачем вообще нужен оператор и какой-то роуминг? Со СБИС электронные документы можно пересылать по e-mail. Почта уж точно есть у всех. Ваш контрагент получит письмо со специальной защищенной ссылкой на документы. Перейти по ней может только владелец электронной подписи. Один клик — и документы подписаны — быстро, удобно и без роуминга. Соблюдение всех формальностей СБИС возьмет на себя, чтобы вы могли отправлять так даже счета-фактуры.

Отраслевые решения

В какой бы отрасли вы ни работали, у нас есть готовые решения и технологический опыт настройки специфичных бизнес-процессов.

Энергетика и ЖКХ. Ресурсоснабжающие организации. Примеры: Мосэнергосбыт, Мосводоканал, Газпром МРГ.

Фармацевтика. Производители, аптечные сети, дистрибьюторы. Примеры: Катрен, Протек, Ригла.

Телекоммуникации. Провайдеры, операторы мобильной и фиксированной связи. Примеры: Ростелеком, Мегафон, Дом.ru Бизнес.

Производство. Холдинги, промышленные компании. Примеры: Соллерс, Северсталь, Сибирский цемент.

Логистика. Транспортные, складские услуги, авиакомпании, аэропорты. Примеры: Молком, Алиди, ФЭСКО.

Ритейл и общепит. Поставщики и торговые сети, кафе, бары, рестораны и др. Примеры: Бургер-Кинг, М-Видео, Лента.

Банки. Финансовые компании и кредитные учреждения. Примеры: АИЖК, Открытие, Райффайзен Банк.

Подписание инструкций, приказов и других внутренних документов

Журнал учета инструктажа по технике безопасности, по пожарной безопасности, заявление на отпуск, приказ об изменении штатного расписания, оклада сотрудника – сколько бумаг мы должны оформлять в нашей повседневной работе. Выдайте сотрудникам электронную подпись для утверждения внутренних документов и навсегда избавьтесь от беготни с оформлением этих не всегда нужных бумаг.

Сверьте документы с контрагентом и сведите к нулю налоговые риски

С 2015 года ФНС тотально сверяет книги покупок/продаж между контрагентами. Расхождения могут привести к проблемам с налоговой. СБИС тщательно проверяет форму документа ваших поставщиков, реквизиты, подписи. Получайте только корректную «первичку», которую налоговая при проверке точно не «отбракует». СБИС сверит ваши документы с книгами покупок/продаж контрагентов раньше налоговой и заранее предупредит о возможных расхождениях.

Архив электронных и бумажных документов

Хранить бумажные документы неудобно – они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный архив СБИС решает все эти проблемы. Хранить документы в СБИС даже надежнее, чем на локальном компьютере. Серверы СБИС находятся в тщательно защищенном дата-центре.

В СБИС удобно хранить и бумажные документы. Один раз сделайте скан и работайте дальше уже с ним (сканы принимает даже налоговая). А для связи электронного и бумажного документа отлично подойдет QR-код, который напечатает СБИС на документе.

Легкая интеграция

Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Мы можем выполнить стыковку электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, не затрагивая работу ваших сотрудников:

  • Для самых популярных систем (1С, SAP, Docsvision) у нас есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние.
  • Если у вас специфичная система, просто выгрузите документы в любом формализованном виде. СБИС возьмет на себя их конвертацию в форматы ФНС, подписание и отправку. Причем будет делать это автоматически и незаметно для вас.
  • Для интеграции с крупными корпоративными системами у СБИС есть инструменты API, позволяющие решать прикладные задачи любой сложности. Например, встраивать работу с электронными документами в уже действующие корпоративные веб-порталы.
Обмен с системами маркировки

СБИС взаимодействует со всеми государственными системами маркировки, поэтому подходит для торговли любыми товарами.

СБИС регистрирует движение алкоголя в ЕГАИС, сигарет – в системе маркировки МОТП, лекарств – в ИС Маркировка и товаров животного происхождения – во ФГИС Меркурий.

Вы приходуете, перемещаете, продаете товары как обычно, а СБИС сам зарегистрирует все операции в системе маркировки.

Госорганам тоже удобнее работать с электронными документами

Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет: получив истребование, просто выберите нужные документы из списка и нажмите «Отправить». Далее СБИС сам сделает опись, все отправит и уведомит вас о приеме документов инспектором.

Маршруты согласования документов внутри компании

Если контрагент в документе укажет конкретного получателя, сотрудника или подразделение вашей компании, то СБИС направит документы сразу на него. Другой вариант — сами закрепите ответственного за контрагентом или договором.

Маршруты могут проходить параллельную или последовательную цепочку согласований через разных людей в зависимости от разных условий (например, от суммы) — просто настройте их с помощью наглядного редактора так, как вам требуется.

Шифруйте документы для большей безопасности

Все документы в СБИС передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных, но если вы считаете, что этого недостаточно, то можете зашифровать документы в адрес ваших партнеров, используя в качестве ключа электронную подпись или просто пароль.

ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Предисловие
  1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
  2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
  3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст
  4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  5. Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения
3.1 Общие понятия
  1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
  2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
  3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
  4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
  5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
  6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
  7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
  9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
  10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
  11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
  12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
  13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
  14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
  15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
  16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
  17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
  18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
  19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
  20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, Подтверждают достоверность его происхождения.
  21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
  22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
  23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
  24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
  25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
  26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
  27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
  28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
  29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
  30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.
  31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
  32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
  33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
  34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
  35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
  36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.
  37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
  38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
  39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
  40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
  41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
  42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
  43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.

3.2 Делопроизводство
3.2.1 Документирование
  1. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
  2. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
  3. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
  4. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
  5. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
  6. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
  7. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
  8. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
  9. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
  10. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
  11. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
  12. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
  13. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
  14. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
  15. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
  16. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
  17. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
  18. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
  19. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
  20. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
  21. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.
  22. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
  23. Текст документа: Основная содержательная часть документа.
  24. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
  25. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
  26. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
  27. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
  28. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
  29. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3.2.2 Организация работы с документами
  1. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
  2. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
  3. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
  4. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
  5. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
  6. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
  7. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
  8. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
  9. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
  10. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
  11. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
  12. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
  13. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
  14. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
  15. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
  16. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
  17. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
  18. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
  19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
  20. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
  21. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
  22. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
  23. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
  24. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
  25. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
  26. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
  27. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
  28. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
  29. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
  30. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
  31. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
  32. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
  33. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3 Архивное дело
3.3.1 Хранение и учет архивных документов
  1. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
  2. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
  3. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
  4. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
  5. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
  6. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
  7. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
  8. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
  9. фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
  10. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
  11. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
  12. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
  13. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
  14. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
  15. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
  16. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
  17. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
  18. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
  19. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
  20. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
  21. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
  22. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
  23. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
  24. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
  25. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
  26. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
  27. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
  28. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
  29. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
  30. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
  31. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
3.3.2 Комплектование архива
  1. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
  2. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
  3. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
  4. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
  5. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
  6. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
  7. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
  8. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
  9. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
  10. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
  11. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
  12. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3.3.3 Информационная деятельность архива
  1. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
  2. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
  3. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
  4. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
  5. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
  6. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
  7. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
  8. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
  9. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
  10. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
  11. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
  12. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
  13. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.
  14. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
  15. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
  16. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
  17. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
  18. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
  19. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
  20. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
  21. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
  22. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
  23. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
  24. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
  25. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
  26. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Печатные формы документов в Диадоке теперь с синим штампом — Диадок

  • Автоматический роуминг появился еще с тремя операторами ЭДО

    Настройка роуминга упростилась с провайдерами: «Калуга Астрал», «БИФИТ ЭДО», «Финтендер-Крипто». 

  • Прекращаем‌ ‌поддержку‌ ‌старого‌ ‌ мобильного‌ ‌приложения‌

    Скачивайте новое мобильное приложение Контур.Диадок 2.0.

  • Модуль Диадока теперь поддерживает конфигурацию 1С:Аренда и управление недвижимостью

    Новая версия модуля 5.45.01 совместима с конфигурацией 1С:Аренда и управление недвижимостью версии 3.0.82/3.3.3 и выше.

  • Обновление приложения Контур.Диадок 2.0 для Android. Информация о поддержке старого приложения.

     

     Теперь можно отправлять документы из приложения для Android

  • В Диадоке теперь можно работать с мобильной электронной подписью «МегаФона»

    Специальная SIM-карта позволяет подписывать документы в веб-версии Диадока с любого мобильного устройства: кнопочного телефона, смартфона или планшета.

  • Статус обработки документов с маркированными товарами можно узнать в веб‑интерфейсе и api Диадока

    Статусы обработки документов с маркированными товарами в ГИС МТ “Честный ЗНАК” уже сейчас доступны в API, в веб-интерфейсе появятся до конца недели.

  • Проверяем наличие лицензии на интеграцию с Диадоком

    С 7 октября нельзя использовать API Диадока без оплаченной лицензии. Изменения коснутся всех интеграционных решений — модулей для 1С, коннекторов, комплекса Контур.ERP и самостоятельно настроенных интеграций. Если лицензии нет, доступ будет заблокирован.

  • Изменения в печатных формах упд, актов и счетов‑фактур в формате 820 приказа

    В Акте, Счете-фактуре и УПД в поле для наименования планируем оставить только наименование. Если есть наименование, то код, артикул и характеристика визуализироваться не будут.

  • Для пользователей ОС «Лотос» доступна вся функциональность веб‑версии Диадока

    Результаты технического тестирования подтвердили совместимость системы ЭДО Диадок и операционной системы «Лотос».

  • Модуль Диадока «Стандарт» стал работать с конфигурацией 1С:Розница ред. 2.3

    Теперь пользователи конфигурации 1С:Розница ред. 2.3 с версии 2.3.3.31 могут работать с документами прямо в своей учетной системе, не переключаясь между браузером и 1С.

  • В приложении Контур.Диадок 2.0 для iOS теперь можно отправлять документы, доступно и для iPad. Старое приложение удалим в 2021 году.

    Обновите приложение, чтобы отправлять документы контрагентам и внутри организации. Также появилась возможность удалять документы. Доступно для iPhone и iPad.

  • Контур.ERP — сертифицированное решение для интеграции с Диадоком

    Первую сертификацию на интеграционное решение с SAP Диадок прошел в ноябре 2015 года. В апреле 2020 сертификация была подтверждена повторно.

  • Начать работать с сертификатами на macOS теперь проще

    Вышло обновление универсальной версии Контур.Плагина, которая позволяет пользователю Диадока без обращения в техподдержку начать работать с «железными» сертификатами КЭП на macOS.

  • Модуль Диадока скоро не сможет поддерживать устаревшие конфигурации 1С 8.2

    Новые версии модуля не будут работать с некоторыми конфигурациями 1С 8.2. Рассказываем, что нужно сделать для продолжения работы в модуле.

  • Ограничение длины комментариев

    20 апреля в Диадоке будет ограничена длина комментариев в веб-интерфейсе и структурах API.

  • Обновление мобильного приложения Контур.Диадок 2.0

    В этом обновлении добавили фильтры для поиска документов.

  • Акции Диадока для поддержки бизнеса

    Карантин вносит коррективы в ведение бизнеса. Меняйте процессы, не теряя эффективности — используйте акции из каталога Диадока. ЭДО — это безопасность, отсутствие бумаги и обмен юридически значимыми документами без личного контакта. Если раньше вы откладывали переход на электронный документооборот, то сейчас самое время.

  • Диадок работает в прежнем режиме

    Процессы в компании СКБ Контур настроены так, что режим удаленной работы сотрудников позволяет сохранять всю функциональность сервиса. А запланированные мероприятия — технические реализации и коммерческие переговоры — остаются в силе. 

  • С 20 марта связаться с техподдержкой можно только в чате или по почте

    Это временные меры. Пока мы не сможем проконсультировать вас по телефону. Обязательно сообщим, когда будут доступны все способы связи.

  • Новое мобильное приложение Контур.Диадок

    Мы выпустили новое мобильное приложение Контур.Диадок. Доступно на iOS и Android устройствах.

  • Сертификатами по старому ГОСТу нельзя подписывать документы в 2020 году

    Если у вас есть сертификат ГОСТ-2001, обновите его до 1 января.

  • Новая версия для документов в формате 820 приказа

    В Диадоке добавлена новая версия для документов в формате 820 приказа ФНС. В новой версии при генерации нужно указывать атрибуты и элементы, которые должны заполняться дефисами.

  • Диадок поддержал изменения в приказах ФНС № 155, 189, 551, 552

    Сегодня Диадок поддержал изменения в форматах ФНС 155, 189, 551, 552. 

  • Детально о поддержке изменений в приказах ФНС № 155, 189, 551, 552

    5 августа Диадок поддержит изменения в форматах ФНС 155, 189, 551, 552. 

  • В Диадоке можно работать с УПД нового формата

    Диадок теперь умеет работать с электронными документами в новом формате по 820 приказу ФНС. 

  • Поддержка нового формата УПД

    Продолжаем рассказывать об изменениях в формате электронных документов (УПД, счета-фактуры, отгрузочных документов) согласно 820 приказу ФНС и поддержке этих изменений в Диадоке.

  • Ставка 20% в Диадоке

    На сайте ФНС уже опубликованы новые xsd-схемы для форматов первичных документов и счёта-фактуры. В статье вы узнаете об изменениях в форматах и сроки поддержки новых xsd-схем в Диадоке.

  • Обновление штампа подписи и протокола электронного документа

    В Диадоке изменилась логика формирования штампа подписи на печатной форме документа и в протоколе.

  • Перейти на новый формат электронной подписи ГОСТ-2012 можно до конца 2019 года

    Минкомсвязи рассказало о планах и сроках перехода на новый формат электронной подписи ГОСТ-2012.

  • Новый формат электронной подписи: ГОСТ-2012

    Диадок теперь умеет работать с сертификатами нового формата ГОСТ-2012. Как начать работу с новыми подписями, чем подписывать документы, надо ли получать новый сертификат — читайте в статье.

  • Новые настройки прав

    31 августа в Диадоке появится новое право для сотрудника “Видеть списки контрагентов и работать с ними”. Новое право будет добавлено всем сотрудникам.

  • Массовая печать документов

    Теперь в Диадоке можно распечатать несколько документов за раз.

  • Редактор маршрутов согласования

    Появилась возможность редактировать сохранённые маршруты согласования.

  • Новые настройки прав

    В Диадоке появилось новое право для сотрудников «Создавать документы и работать с черновиками».

  • Про & Стандарт

    Теперь в Диадоке два модуля для 1С.

  • В веб-версии появился редактор УПД

    Теперь в веб-интерфейсе пользователи могут создать УПД. Также можно загрузить документ в формате XML и отредактировать его перед отправкой. 

  • Появилась возможность добавления сотрудника по сертификату

    Теперь в Диадоке вы можете добавить сотрудника в ящик вашей организации по сертификату КЭП. Для этого необходим файл открытого ключа сертификата сотрудника.

  • Обновился API Диадока

    В API Диадока появилась возможность узнавать о статусе промежуточного получателя. Изменения будут полезны отправителям документа для контроля промежуточного подписания.

  • Появилась возможность снятия документа с маршрута

    Теперь пользователи Диадока могут самостоятельно снимать документы с маршрута. Раньше остановить движение документа по ошибочному маршруту можно было только через техническую поддержку.

  • Управляйте сроками обработки документов в маршрутах согласования

    В маршрутах согласования Диадока появился новый инструмент — сроки обработки. Сроки обработки помогут ускорить работу с документами.

  • В модуле для 1С 8.3 стала доступна работа с УПД и пакетами документов

    В модуле для 1С 8.3 (управляемое приложение) появилась возможность работы с пакетами документов, а также отправка и получение УПД всех видов. 

  • Условия и автозапуск маршрутов согласования

    Диадок расширил возможности маршрутов согласования. Появились 2 новые функции: условия запуска
    и автоматический запуск маршрутов.

  • Модуль 1С для обычных форм поддерживает УПД

    Появилась возможность отправки и получения УПД всех видов, во всех поддерживаемых конфигурациях.

  • Обновления в мобильных приложениях

    Кратко рассказываем о том, что нового в мобильных приложениях для iOS и Android.

  • Появилась маршрутизация пакетов по КПП и адресу подразделения

    Мы улучшили функцию маршрутизации по КПП и адресу подразделения — добавили возможность маршрутизировать весь пакет документов.

  • Вебинар: Законодательная база по ЭДО

    21 июля вы узнаете, какими нормативными актами регулируется электронный документооборот (ЭДО), и сможете задать вопросы нашему эксперту Оксане Леоновой.

  • Вебинар: как перевести контрагентов на ЭДО

    14 июля мы расскажем, как лучше донести до них плюсы электронных документов.

  • Вебинар: познакомим с Диадоком поближе

    На вебинаре 30 июня  в 11-00 по московскому времени мы подробно покажем и расскажем, как устроен ящик организации в Диадоке:

  • Как поставщикам товаров перейти на ЭДО

    16 июня на вебинаре мы расскажем об особенностях ЭДО для производителей и поставщиков товаров. Вы узнаете, как перейти на электронные документы при различных вариантах бизнес-процессов, и получите ответы на свои вопросы.

  • Изменения в SDK Диадока

    Мы  актуализировали и перенесли все наши SDK.

  • Обмен электронными УПД

    Компании, которые использовали универсальный передаточный документ на бумаге, теперь могут перейти на ЭДО. Как это сделать, мы расскажем на вебинаре 9 июня.

  • Как производителям и поставщикам товаров внедрить электронные документы в свои бизнес-процессы

    16 июня в 11:00 по Москве состоится вебинар, на котором специалисты Диадока расскажут об особенностях перехода на ЭДО для оптовых поставщиков товаров.

  • У Диадока меняется диапазон IP-адресов

    В начале июня планируется изменение IP-адреcов принадлежащих все сервисам Диадока — с 46.17.204.* на 46.17.200.*

  • Вебинар: как работать с электронными документами прямо из 1С

    26 мая мы расскажем вам, как подписывать, получать, отправлять и проводить электронные документы, не выходя из своей учетной системы 1С.

  • Вебинар 19 мая: как перевести своих контрагентов на ЭДО

    Специалисты по активации расскажут с чего начать информирование и какими инструментами пользоваться.

  • Все непринятые приглашения можно отозвать в один клик

    В Диадоке появилась возможность разом отменить все приглашения, по которым ожидается ответ.

  • Вебинар: научим работать в Диадоке за час

    21 апреля в 11:00 по Москве пройдет бесплатный вебинар, на котором вы сможете в режиме онлайн при помощи эксперта опробовать основные возможности Диадока.

  • Обновился дизайн раздела «Сообщения»

    Дизайн раздела приведен в соответствие с новым визуальным стилем Диадока.

  • Новые возможности модуля для 1С

    Расширилась функциональность типового интеграционного решения для 1С.

  • Контур.Агент — новый способ мгновенно получать уведомления из Диадока

    Теперь вы можете получать уведомления о новых документах и приглашениях в Диадоке через бесплатное приложение Контур.Агент.

  • В Диадоке появился Личный кабинет организации

    Теперь каждый сотрудник может посмотреть, на каком тарифе работает компания, сколько документов отправлено и сколько еще доступно для отправки.

  • Обновлены веб-версия и API Диадока

    Согласно приказу от 02.02.2015 № ММВ-7-15/[email protected] в Диадоке внесены изменения в форматы актов и накладных. 

    Для пользователей веб-версии, по умолчанию все акты и накладные будут передаваться в новых форматах.

    Для пользователей API, которые самостоятельно создают акты и накладные в старом формате, ничего не поменяется. Обработка актов и накладных, созданных согласно приказу от 21.03.2012 N ММВ-7-6/[email protected] сохраниться.

  • Сделаны первые шаги по интеграции Диадока с Контур.Бухгалтерией

    Теперь пользователи Контур.Бухгалтерии, которые обмениваются электронными документами с контрагентами через Диадок, будут получать уведомления о новых входящих документах и приглашениях прямо в интерфейсе Контур.Бухгалтерии.

  • Обновился дизайн раздела «Контрагенты»

    Дизайн раздела приведен в соответствие с новым визуальным стилем Диадока. Это первый шаг обновления раздела, в дальнейшем мы сделаем более удобной и функциональной отправку приглашений и улучшим поиск контрагентов.

  • Обновлена веб-версия Диадока

    В Диадоке появилась возможность совершать массовые действия по всему списку документов.

  • В Диадоке введена единая цена на все исходящие документы

    С 1 сентября 2015 года вступают в силу новые цены на Диадок. Главное изменение –  цена документа больше не зависит от его типа.

  • Обновлена веб-версия Диадока

    В Диадоке появилась возможность выбирать сертификат непосредственно перед подписанием документов.

  • У сообщений в Диадоке появились новые возможности

    Уже более 1 500 пользователей Диадока написали сообщение контрагенту. Мы продолжаем развивать эту функциональность в соответствии с вашими запросами.

  • Начался редизайн веб-версии Диадока

    Первая часть страниц обновила свой дизайн: «Входящие», «Исходящие» и другие списки документов теперь выполнены в новом фирменном стиле Диадока.

  • Дизайн веб-версии Диадока обновится

    Команда Диадока готовится обновить дизайн веб-версии: оформление сервиса станет более современным, лаконичным и удобным для работы. Изменения в основном коснутся внешнего вида, большая часть функциональных элементов останется на своих прежних местах. Привычные сценарии работы останутся в силе.

  • В Диадоке появился чат с контрагентами

    Теперь контрагенты могут быстро обмениваться сообщениями прямо в сервисе.

  • Диадок переходит на новый формат счетов-фактур

    Обязательно сообщите об этом ИТ-специалистам в вашей компании.

    Время и способ обновления зависит от того, какой тип решения вы используете: веб-версия, коннектор, модуль 1С, API.

  • У Диадока появился модуль для 1С 8.1

    Пользователи 1С 8.1 теперь могут работать с электронными документами из своей учетной системы. 

  • Изменилась страница входа и регистрации в сервисе Диадок

    Основные четыре сценария регистрации теперь размещены в одном структурном блоке, но визуально отделены друг от друга.

  • Новый функционал в Диадоке: таймлайн и работа с пакетами документов

    В онлайн-версии Диадока обновился интерфейс страницы документа.

  • Налажена интеграция между «Парусом» и Контур.Диадоком

    Теперь пользователи продуктов «Парус» могут обмениваться электронными документами с партнерами непосредственно из системы, благодаря взаимодействию с Контур.Диадоком.

  • В модуле Диадок для 1С появилась возможность отправлять акт сверки взаиморасчетов

    В начале июня в модуле Диадок для 1С была реализована возможность отправлять документ Акт сверки взаиморасчетов.

  • Обновлен модуль «Диадок» для 1С 8.2 (обычное приложение)

    В минувшем месяце в модуле «Диадок» для 1С произошел ряд важных обновлений. Была выпущена принципиально новая версия модуля, в печатных формах документов появилось визуальное отображение подписи, а при отправке документа стало возможным добавлять дополнительные сведения. Об этих и других изменениях читайте в новости.

  • GMCS и СКБ Контур выпустили на рынок коннектор для систем ЭДО и ERP

    Компания GMCS, входящая в MAYKOR, и СКБ Контур, федеральный разработчик программного обеспечения, представляют совместно разработанный интеграционный коннектор для систем электронного документооборота (ЭДО) Диадок и ERP-системы Microsoft Dynamics AX.

  • С документами от разных контрагентов работают разные подразделения?

    Ничего страшного! В Диадоке появилась возможность разделять контрагентов по группам с указанием подразделений, принимающих документы от каждой отдельной группы.

  • Модуль для 1С: 8.2 теперь поддерживает конфигурацию «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»

    В начале ноября в модуле была реализована долгожданная поддержка конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», а также появилась возможность просмотра структуры подчиненности документа и его удаления.

  • Участники ЭДО переходят на усовершенствованную электронную подпись

    «СКБ Контур» повысила надежность электронной подписи. Теперь для КЭП доступны метка времени и служба статуса сертификатов.

  • Регистрироваться и искать документы стало легче!

    На этой неделе в Диадоке произошло два небольших обновления.

  • С модулем Диадок для 1С версии 8.2 можно обмениваться файлами

    В октябре в модуле была реализована новая функциональность: возможность обмениваться любыми файлами, выставлять неформализованные акты и формировать счета на оплату.

  • Обновления модуля Диадок для 1С:8.2 (обычное приложение)

    В модуле произошло несколько небольших, но важных изменений: появилась возможность подписывать документы по доверенности, была усовершенствована поддержка конфигурации «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти», а также теперь при выгрузке документа происходит сохранение дополнительной информации о связанных с ним документах.

  • Обновления модуля Диадок для 1С:8.2

    Теперь отправить контрагенту приглашение обмениваться электронными документами можно непосредственно из своей учетной записи в 1С.

  • Можно пригласить вас… обмениваться документами?

    Теперь, чтобы начать обмениваться электронными документами через Диадок, нужно будет сначала прислать контрагенту приглашение и дождаться, пока он его примет.

  • Обновление модуля «Диадок» для 1С 8.2

    В июле текущего года модуль «Диадок» претерпел массу важных и полезных изменений. В частности, кардинальные перемены коснулись карточек документов, а еще появилась возможность отправлять акты, используя собственные печатные формы. Кроме того, теперь документы можно не только подписать и отправить, но еще и передать на согласование или подписание нужному сотруднику.

  • Обновления модуля Диадок для 1С:8.2 (управляемое приложение)

    За май в функциональности модуля Диадок для управляемого приложения 1С:8.2 произошли значительные изменения. Теперь у пользователей есть возможность автоматически создавать приходные документы на основе электронных накладных и счетов-фактур и выставлять акты. Также в модуле появились журнал документов и настройка отправки.

  • Обновление модуля «Диадок» для 1С 7.7: входящие счета-фактуры

    В модуле появилась возможность выгрузить входящий электронный счет-фактуру в 1С автоматически.

  • Обновление модуля «Диадок» для 1С 7.7: входящие ТОРГ-12

    В модуле появилась возможность полноценной работы с электронными товарными накладными.

  • Пакеты документов и уведомления в Диадоке

    В системе появилась возможность связывать в один пакет любые входящие или исходящие документы. Помимо этого теперь пользователи Диадока могут получать уведомления о новых контрагентах или о запросах на согласование документов.

  • Массовая проверка контрагентов: узнайте, кто из ваших партнеров пользуется Диадоком

    В Диадоке появилась возможность массово проверить, какие из компаний уже работают с электронными документами в системе, какие имеют к ней доступ, и какие пока что не подключены к Диадоку.

  • Приказ ФНС России № ММВ-7-4/[email protected] утвердил требования к КСКПЭП

    15 апреля в силу вступил Приказ ФНС России от 08.04.2013 № ММВ-7-4/[email protected] «Об утверждении Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России», который определил общие принципы применения сертификатов ключей проверки электронной подписи (КСКПЭП) при взаимодействии налогоплательщика с ФНС.

  • Обновление модуля «Диадок» для 1С 8.2 (управляемое приложение)

    В модуле появилась поддержка новой конфигурации и возможность работать с печатными формами документов.

  • Согласование перед отправкой

    В Диадоке появилась возможность согласовывать не только входящие документы, но и исходящие: направить документ на согласование или подпись уполномоченному сотруднику теперь можно и перед отправкой контрагенту. А для внутренних документов — перед отправкой в другое подразделение.

  • Обновление программного интерфейса системы Диадок от 15 марта

    15 марта было выложено обновление программного интерфейса системы Диадок (API). Основным изменением стало появление возможности согласовывать исходящие документы: теперь до отправки документа контрагенту или в другое подразделение можно направить этот документ на согласование или подпись уполномоченному сотруднику.

  • Обновление модуля «Диадок» для 1С 7.7: поддержка новой конфигурации

    Теперь модуль «Диадок» для 1С 7.7 совместим и с конфигурацией «1С: Торговля и склад 9.2».

  • В системе «Контур-Экстерн» появилась возможность представлять документы по требованию через Интернет

    Пользователи «Контур-Экстерна» в ответ на требование налогового органа могут представить документы через Интернет. Такая функциональность была реализована в рамках интеграции с системой электронного документооборота (ЭДО) Диадок.

  • Команда Диадока продолжает интегрировать систему ЭДО с 1С

    Пользователи «Диадока» смогут работать с электронными документами в новой конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0». Новый интеграционный модуль позволяет обмениваться электронными счетами-фактурами и товарными накладными.

  • Обновление модуля «Диадок» для 1С 8.2: начать работать стало как никогда просто!

    Начать работать с электронными документами в 1С можно уже сейчас: просто зарегистрируйтесь в Диадоке (для этого вам не понадобится даже сертификат электронной подписи), скачайте и установите модуль «Диадок» для 1С и отправьте свои первые электронные документы прямо из учетной записи.

  • Обновление модуля «Диадок» для 1С 8.2: поддержка новой конфигурации и отправка любых документов

    Теперь модуль «Диадок» для 1С 8.2 совместим и с конфигурацией «1С: Управление торговлей 10.2». Помимо этого, в модуле появилась возможность отправить через 1С не только счет-фактуру, товарную накладную или акт, но и документ любого типа.

  • Отправлять документы в Диадоке стало еще проще

    Последние изменения в системе позволили сделать обмен документами удобнее и быстрее. Так, например, появились возможности отправлять документы сразу нескольким контрагентам, связывать документы в пакеты и автоматически подгружать реквизиты получателя.

  • Юридически значимый электронный документооборот становится внутренним

    В Диадоке появилась возможность выставлять юридически значимые документы, необходимые для оформления операций между субъектами одной компании.

  • Модуль «Диадок» для 1С 7.7: мгновенная отправка электронных документов

    Пользователи «1С: Бухгалтерия 7.7» могут обменивать электронными документами прямо из учетной системы.

  • Обновление модуля Диадок для 1С: отправка счетов на оплату

    Возможность отправлять счета на оплату появилась и у пользователей, работающих в 1С. Отправить счет контрагенту можно, не выходя из учетной системы.

  • Обновление модуля «Диадок» для 1С: массовое сопоставление документов

    Теперь модуль Диадок автоматически сопоставляет входящие электронные счета-фактуры с уже созданным документам в 1С.

  • Зарегистрироваться и начать работать в Диадоке за минуту? Легко!

    В Диадоке появилась быстрая регистрация на сайте. Чтобы отправить электронный документ вашему контрагенту, не нужно оставлять заявку на подключение к Диадоку и ждать звонка менеджера. Более того, вам даже не придется предварительно приобретать сертификат электронной подписи.

  • У вас новый входящий документ!

    Абоненты «Контур-Экстерна» теперь получают уведомления о новых входящих электронных документах непосредственно в системе сдачи налоговой отчетности.

  • Обновление модуля «Диадок» для 1С 8.2: еще меньше ручной работы

    Благодаря модулю «Диадок» бухгалтерам больше не придется вручную заполнять страну происхождения товара и номер его ГТД. А для автодилеров появилась автоматическая загрузка VIN-кодов автомобилей и артикулов новых запчастей.

  • Согласуйте, пожалуйста, документ!

    В Диадоке появилась новая возможность: теперь любой входящий документ можно направить на согласование в подразделение или определенному сотруднику организации.

  • Перейти на электронный документооборот за минуту. Урок первый

    С сегодняшнего дня команда Диадока начинает серию видео-уроков о том, как работать с электронными документами. Приятного и полезного просмотра!

  • Диадок становится удобнее: в системе произошло несколько небольших, но приятных изменений

    В список последний обновлений вошли фильтр по дате документа, изменения в выгружаемом реестре и возможность возвращать удаленные документы.

  • Свершилось! Встречайте — модуль «Диадок» для 1С.7.7

    Удобно работать с электронными документами смогут и пользователи «семерки»: модуль «Диадок» теперь совместим с 1С.7.7

  • Обновление модуля «Диадок» для «1С»: перевыставить документ просто

    Теперь перевыставить электронный документ в 1С можно за одно действие.

  • 5 октябрьских обновлений модуля «Диадок» для «1С»

    Модуль «Диадок» снова радует своих пользователей пятью обновлениями этого месяца: поддержкой новой конфигурации, возможностью работы с электронными документами в распределенных базах и расширенным функционалом обработки электронных документов.

  • Акт и товарная накладная в веб-интерфейсе Диадока

    Теперь, помимо электронного счета-фактуры, непосредственно в Диадоке можно создать товарную накладную (ТОРГ-12) и акт сдачи-приемки работ (услуг) в рекомендованном ФНС формате.

  • Осеннее обновление модуля «Диадок» для 1С: 5 новых возможностей

    Сегодня в модуле «Диадок» для 1С произошло несколько очень заметных изменений, которые сделали работу с электронными документами для пользователей 1С еще проще и приятней.

  • Работа с входящими документами: согласование и автоматическое направление в подразделения.

    Диадок стал еще удобнее для работы организаций с развитой внутренней структурой: теперь в системе можно настроить доставку документов от контрагентов в нужное подразделение, а также согласовывать входящие документы.

  • Обновление модуля «Диадок»

    Модуль «Диадок» теперь совместим и с конфигурацией «1С» для автомобильного бизнеса, разработанной компанией «1С-Рарус». Конфигурацией «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти. Редакция 4.1» пользуется около 20% автодилеров России.

  • Диадок научился работать с системой вложенных подразделений

    В Диадоке появилась возможность создавать подразделения внутри одной организации и добавлять в них сотрудников с разными уровнями доступа.

  • Интеграция Диадока с решениями на платформах «1С»

    Появилось полное описание возможностей программного интерфейса (API) Диадока для разработчиков систем на платформе «1С».

  • Абоненты Контур-Экстерна в скором времени смогут представлять в налоговую документы по требованию в электронном виде

    С этой целью были реализованы первые шаги интеграции Диадока и системы для сдачи электронной отчетности «Контур-Экстерн».

  • Обновление модуля «Диадок»: выгрузить ТОРГ‑12 в 1С за пару кликов

    В модуле была реализована функция автоматической выгрузки в систему 1С электронной товарной накладной ТОРГ-12, переданной через Диадок.

  • На сайте Диадока появился онлайн-консультант

    Онлайн-консультант работает с 7.00-19.00 по московскому времени с понедельника по пятницу.

  • Диадок прекращает поддержку старых форматов электронных счетов-фактур

    С 1 июля 2012 года система будет поддерживать работу с этими документами только в форматах, утвержденных ФНС.

  • Обновление программного интерфейса системы Диадок от 26 июня 2012

    26 июня 2012 было выложено обновление программного интерфейса системы Диадок (API). Основными изменения стали появление возможности «удалять документы» и усовершенствование механизма авторизации в системе Диадок.

  • Акт первый: в Диадоке теперь — в утвержденном формате

    Диадок научился работать с формализованными актами сдачи-приемки работ (услуг). Такие акты налоговые органы смогут принимать в электронном виде.

  • ТОРГ-12 в Диадоке: накладная в утвержденном ФНС формате

    На прошлой неделе Диадок научился работать с формализованными товарными накладными. Возможность подписать, отправить и принять ТОРГ-12 в утвержденном XML-формате появилась одновременно в API Диадока, в веб-интерфейсе и в модуле «Диадок» для пользователей «1С».

  • Обновление программного интерфейса системы Диадок от 11 мая

    11 мая 2012 было выложено новое обновление программного интерфейса системы Диадок (API). Центральным изменением можно назвать реализацию поддержки XML-форматов для товарных накладных (ТОРГ-12) и актов о выполнении работ.

  • В Диадоке теперь у каждого документа «свой тип»

    В системе была введена типизация документов, которая делает работу со списком документов (поиск, просмотр реквизитов, систематизация по типу) удобнее и позволяет автоматически обрабатывать входящие документы.

  • Обновление программного интерфейса системы Диадок

    За последние два месяца в программном интерфейсе Диадока (API) произошли значительные изменения.

  • Обновление модуля «Диадок»: корректировочные и исправленные счета-фактуры в «1С»

    На этой неделе вышло новое обновление модуля «Диадок», совместимого с программами «1С: Предприятие». «Диадок» позволяет работать с электронными корректировочными и исправленными счетами-фактурами прямо в бухгалтерской системе.

  • Диадок научился работать с корректировочными счетами-фактурами и исправлениями счета-фактуры

    В начале этой недели в Диадоке появилась возможность обмена электронными корректировочными счетами-фактурами и исправлениями счета-фактуры.

  • «Связанные одной цепью»: в Диадоке реализованы взаимосвязи между документами

    В Диадоке появилась возможность просматривать список связанных между собой документов и удобно перемещаться между ними для дальнейшей скорой обработки.

  • Обновление модуля «Диадок» для работы в «1С»: реализован весь функционал работы с контрагентами

    Модуль «Диадок», разработанный для пользователей программ «1С-Предприятие», не отстает от возможностей нашей системы электронного документооборота. Теперь добавлять и удалять контрагентов можно непосредственно из 1С, не переходя для этого в веб-сервис Диадока.

  • В ногу с законодательством: еще легитимнее, еще удобнее

    В прошлую пятницу Диадок полностью перешел на формирование всех документов, относящихся к документообороту электронными счетами-фактурами, по новым утвержденным формам или форматам.

  • Обновление модуля «Диадок» для работы в «1С»: добавлена возможность обработки электронных ТОРГ-12

    Работа при помощи модуля «Диадок» в учетной системе 1С становится всё более удобной: сейчас прямо из системы можно получать и отправлять не только электронные счета-фактуры, но и товарные накладные.

  • Пользователи 1С могут отказаться от бумажных счетов-фактур

    Компания СКБ Контур, развивающая систему обмена внешними электронными документами Диадок, выпустила модуль, совместимый с системой 1С.

  • «Ваш контрагент прислал вам запрос на добавление в друзья»… или Какие новые функции появились в Диадоке

    В Диадоке появилась новые возможности для удобной работы с контрагентами, а так же карточка организации с подробной информацией

  • В Диадоке появилась возможность работы с электронными счетами-фактурами

    С 1 июня 2011 года в системе обмена электронными документами Диадок появилась техническая возможность работы со счетами-фактурами.

  • 29 апреля обновился интерфейс Диадока

    29 апреля 2011 года в системе Диадок обновился интерфейс. Если раньше пользователи работали с «письмами», где документы представлялись как вложения в эти письма, то теперь работа будет производиться непосредственно с самими документами — договорами, актами, счетами, накладными.

  • Запущена демоверсия Диадока

    У системы Диадок появилась демонстрационная версия, благодаря которой каждый посетитель сайта может самостоятельно оценить простоту и удобство работы в системе.

  • Что такое рабочий процесс? Простое руководство по началу работы | Процессная улица

    Если вы посмотрите на определение рабочего процесса в Википедии, вы, вероятно, запутаетесь, как и я:

    «Рабочий процесс состоит из согласованного и повторяемого шаблона деловой активности, обеспечиваемого систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы, предоставляют услуги или обрабатывают информацию. Он может быть изображен как последовательность операций, объявленных как работа человека. или группа, организация персонала, или один или несколько простых или сложных механизмов.”

    Попросту говоря…

    Рабочие процессы — это способ, которым люди выполняют работу, и их можно проиллюстрировать как серию шагов, которые необходимо выполнить последовательно, на диаграмме или контрольном списке.

    Думайте об этом буквально как о работе, переходящей от одного этапа к другому, будь то коллега, инструмент или другой процесс. Вы можете выполнить полный рабочий процесс в одиночку (например, написание, редактирование и публикацию сообщения в блоге) или в нем может участвовать несколько человек (например, выставить счет клиенту).

    Вот пример схемы рабочего процесса:

    Вот простой пример рабочего процесса, в котором задействовано несколько человек:

    • Фрилансер создает счет и отправляет его своему клиенту
    • Клиент отправляет счет в свой финансовый отдел
    • Финансовый отдел утверждает счет и обрабатывает платеж

    Рабочий процесс, который вы используете самостоятельно, может выглядеть примерно так:

    • Написать сообщение в блоге
    • SEO оптимизировать
    • Проверка орфографии и грамматики
    • Опубликовать

    Часто в бизнесе рабочие процессы намного сложнее.Что-то вроде адаптации сотрудников может включать в себя несколько встреч, отчетов, задач и отделов. Именно на этом уровне их необходимо должным образом контролировать, управлять и оптимизировать, чтобы обеспечить их максимальную эффективность.

    Другой способ отображения рабочего процесса — это контрольный список — простой набор инструкций, например:

    В этом посте я расскажу, почему вам следует использовать рабочие процессы, их компоненты и начать создавать свои собственные.

    Почему вы должны тратить время на создание рабочих процессов?

    Неудивительно, что истоки рабочих процессов восходят к Генри Ганту. Да, это тот же человек, который отвечает за диаграммы Ганта!

    Промышленная революция стала катализатором для таких умных мыслителей, как Гант, к разработке эффективных способов организации рабочей силы. Владельцы бизнеса внезапно смогли мобилизовать огромную рабочую силу с помощью мощного оборудования, но им нужно было ответить на вопрос, прежде чем они точно узнают, как лучше всего использовать эту энергию:

    Как наиболее эффективно выполнить эту работу?

    Разбив этот вопрос, Гант пришел к выводу, что ему необходимо знать:

    • Точное количество выполняемых работ
    • Кто за что отвечает
    • Время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи

    Отвечая на эти вопросы и структурируя ответы в виде диаграммы или процесса, вы получаете рабочий процесс.

    Как гласит старая пословица, «нельзя управлять тем, что не измеряешь». Измеряя объем работы, который необходимо выполнить, вы можете определить, насколько оптимально она будет выполнена. В противном случае вы понятия не имеете, что происходит или где находится узкое место в деятельности вашей команды.

    Как документировать рабочие процессы в вашем бизнесе

    Точно так же, как Гант начал с измерения активности персонала, вашей отправной точкой также должно быть представление о том, как выглядит каждый рабочий процесс в вашей компании.

    Вы можете сделать это, составив схему процесса, как описано в этом руководстве:

    Идея состоит в том, чтобы проводить встречи с вашей командой, чтобы узнать, как они работают, и создать рабочие процессы, которые они будут выполнять на . Если вы ведете небольшой бизнес или работаете удаленно, попросите их записать скринкаст — отличный вариант, потому что это точно и легко сделать.

    Когда у вас будет достаточно информации, чтобы начать создавать свой первый формальный рабочий процесс, самое время перенести ее в шаблон в программном обеспечении рабочего процесса, таком как Process Street.

    Создать шаблоны Process Street для рабочих процессов так же просто, как написать документ Word. А когда это будет сделано, вы сможете увидеть завершенную работу в виде контрольных списков на своей панели инструментов; один контрольный список для каждого рабочего процесса, запущенного сотрудником:

    В приведенном выше примере вы можете увидеть рабочий процесс подключения клиента с тремя контрольными списками — по одному на каждый раз, когда клиент был подключен.

    Process Street упрощает отслеживание рабочих процессов вашей команды, а затем оптимизирует любые узкие места или препятствия.Кроме того, документирование рабочих процессов обеспечит соответствие любым отраслевым нормам и упростит планирование управления рисками.

    Создание рабочего процесса в Process Street

    Process Street был создан, чтобы помочь предприятиям легко создавать рабочие процессы, затем выполнять их и создавать отчеты о ходе выполнения.

    В этом разделе я проведу вас через первую часть: создание рабочего процесса.

    Во-первых, вам нужно зарегистрироваться на Process Street и создать новый шаблон.

    Нажмите «Новый пустой шаблон…», чтобы создать пустой шаблон рабочего процесса, который вы можете заполнить.

    Назовите свой шаблон заголовком рабочего процесса. Например, «Рабочий процесс утверждения содержания».

    В редакторе шаблонов вы увидите пустой список слева; это шаги (или задачи) вашего рабочего процесса. Заполните их грубыми шагами, которые вам или вашей команде необходимо будет выполнить. Подробная информация о каждом шаге будет добавлена ​​позже.

    Пригласите свою команду на Process Street с помощью «Добавить участников…». Это позволяет вам распределить вашу команду по этапам, за которые они несут ответственность, и дать понять другим, какова общая картина рабочего процесса.

    Когда вы напечатали свои шаги и назначили участников (необязательно), вы можете нажать «Сохранить изменения» и начать рабочий процесс.

    На следующем экране вы заметите, что можете запустить контрольный список из шаблона. Нажмите «Запустить контрольный список…», чтобы выполнить рабочий процесс.

    Назовите контрольный список, чтобы отразить экземпляр рабочего процесса. Например, для рабочего процесса утверждения контента вы должны назвать этот контрольный список названием контента, который нужно одобрить.

    По мере прохождения рабочего процесса вы можете отмечать задачи и оставлять комментарии, чтобы ваша команда всегда была в курсе.

    Пример рабочего процесса для вдохновения

    Примеры являются ключевыми, чтобы лучше понять, что такое рабочий процесс.

    Вот два из самых сложных рабочих процессов, которые когда-либо приходили в голову, и заканчивая простыми повседневными задачами.

    Сборка коммерческих самолетов Boeing

    Процесс изготовления самолета с нуля у Boeing просто потрясающий. Вряд ли каждый отдельный рабочий процесс будет таким сложным, но сам масштаб задачи, от начала до конца, потребует серьезных мыслей:

    «Boeing Commercial Airplanes выполняет капитальную сборку всех самолетов 737 на своих заводах в США; однако запчасти для самолетов поставляются поставщиками со всего мира.

    Сборка 737 — сложная работа.Работникам завода необходимо вывезти 367 000 деталей; равное количество болтов, заклепок и прочего крепежа; и 36 миль (58 километров) электрического провода; и сложите их все вместе, чтобы получился самолет.

    Фюзеляж или корпус самолета производится на заводе Boeing в Уичито, штат Канзас, на Среднем Западе Америки. На этом объекте сотрудники прикрепляют носовую часть фюзеляжа самолета к центральной и хвостовой части. Когда фюзеляж готов, его пристегивают к вагону для поездки на поезде протяженностью 2175 миль (3500 километров) через Соединенные Штаты… »

    Принятие, редактирование и публикация гостевой записи

    Вот более наглядный пример, который вам может пригодиться.

    На Process Street мы часто получаем сообщения для гостей. Когда они принимаются, мы запускаем следующий контрольный список, чтобы все были на одной странице с прогрессом. Если вам нужны правки, вы даже можете добавить приглашенного автора в контрольный список и работать с ними таким образом.

    Ваши следующие шаги с рабочими процессами

    Как только вы получите общее представление о том, что такое рабочий процесс и как вы можете его использовать, вы откроете для себя гораздо больше возможностей.

    С документированными рабочими процессами в программном обеспечении для управления бизнес-процессами, таком как Process Street, вы даже можете начать автоматизировать шаги — прочтите здесь полное руководство по этому поводу и здесь для введения.

    Вот что вы можете сделать дальше:

    • Проведите мозговой штурм по рабочим процессам, которые вы и ваша команда используете
    • Оптимизация рабочих процессов для исключения неэффективных шагов
    • Создайте библиотеку процессов и рабочих процессов для перспективного развития вашего бизнеса
    • Автоматизируйте утомительную работу, подключив Process Street к Zapier

    Process Street может быть вашим программным обеспечением рабочего процесса, программным обеспечением стандартных рабочих процедур или программным обеспечением для адаптации.
    Какой рабочий процесс вы хотите задокументировать в первую очередь и почему? Дай мне знать в комментариях!

    Что такое рабочий процесс и как извлечь из него максимальную пользу

    Как вы, наверное, догадались из предыдущих глав, существует множество различных рабочих процессов.В предыдущих главах использовались примеры из HR, бухгалтерского учета и маркетинга, но они лишь прикоснулись к поверхности того, какие рабочие процессы могут вам помочь.

    У большинства предприятий есть много документов, которыми могут управлять известные типы рабочих процессов. Они также известны как рабочие процессы управления документами, которые создают, отслеживают, редактируют, хранят и управляют любым документом, связанным с бизнес-процессом, например отчетами о расходах, запросами новых учетных данных или адаптацией сотрудников.

    Отделы кадров и ИТ, как правило, получают большую выгоду от рабочих процессов, но другие отделы также могут воспользоваться ими для оптимизации своих процессов и повышения эффективности.Наиболее распространенные типы рабочих процессов, с которыми сталкивается большинство людей, связаны с утверждениями: кто-то отправляет форму, чтобы сделать запрос, и запрос автоматически утверждается или направляется менеджеру для утверждения.

    Вот 12 хорошо известных типов рабочих процессов, которые вы можете использовать в своей организации, а также примеры того, как они могут выглядеть.

    Новый рабочий процесс заказа

    Вы можете создать новый рабочий процесс заказа для заказов клиентов, независимо от того, отправляет ли клиент заказ или продавец размещает заказ для них.Этот рабочий процесс собирает всю информацию, относящуюся к заказу, а затем проверяет выполнение каждого шага перед отправкой заказа: выставление счетов, оплата, отгрузка и доставка.

    После завершения рабочего процесса нового заказа заказ архивируется.

    Рабочий процесс счета-фактуры

    Если продавец создает заказ для клиента, рабочий процесс счета-фактуры может гарантировать, что клиенту выставлен счет-фактура, он платит и получает свой продукт. Рабочий процесс сопоставляет счет-фактуру клиента с платежом клиента и отправляет напоминание, если приближается срок платежа.Он автоматически направляет платежи в банк и кредитует счет клиента.

    Рабочий процесс коммерческого предложения

    Рабочий процесс коммерческого предложения начинается, когда продавец заполняет форму, в которой подробно описываются пожелания покупателя. Если это что-то, что можно легко заполнить существующей информацией в системе, цитата создается автоматически. В противном случае запрос коммерческого предложения отправляется операционной группе для получения информации о том, сколько будет стоить производство того, что хочет заказчик.Предложение направляется менеджеру по продажам для окончательного определения цены, а затем предложение отправляется клиенту для утверждения.

    Рабочий процесс утверждения отпуска

    У большинства компаний есть какая-то процедура утверждения отпуска. Рабочий процесс утверждения отпуска может ускорить этот процесс, особенно если сотрудники обычно просто отправляют электронное письмо своим менеджерам.

    В рабочем процессе утверждения отпуска сотрудник отправляет форму, которая направляется своему руководителю для утверждения. Если запрос одобрен, и сотрудник, и отдел кадров получают уведомление, чтобы они могли отметить его в своих календарях.Если запрос отклонен, сотрудник может изменить даты и повторно отправить запрос.

    Рабочий процесс адаптации сотрудников

    В наши дни для адаптации сотрудников требуются налоговые формы, информация о прямом депозите для расчета заработной платы, новые входы в компьютер и подписи в руководствах по процедурам. Рабочий процесс адаптации сотрудника уже будет иметь сотрудника в системе и назначить ему компьютерный логин еще до того, как сотрудник даже приступит к работе.

    Рабочий процесс также просит нового сотрудника заполнить регистрационные формы и направляет их в соответствующий отдел.Затем рабочий процесс может запланировать ориентацию сотрудника и приветственный обед, заказать визитки и назначить месячный заезд для сотрудника и его руководителя.

    Рабочий процесс служебной аттестации сотрудников

    В зависимости от того, сколько сотрудников в вашей организации, может быть легко позволить проверке эффективности ускользнуть от дела.

    Рабочий процесс служебной аттестации сотрудника может инициировать напоминание руководителю сотрудника о необходимости запланировать проверку и отправить сотруднику форму самооценки.Руководитель проверяет самооценку и отправляет черновик оценки сотруднику, а затем назначает встречу для его обсуждения. И сотрудник, и руководитель подписывают окончательную аттестацию, и менеджер утверждает ее, прежде чем она будет добавлена ​​в файл сотрудника.

    Рабочий процесс заказа на закупку

    Для отслеживания покупок и создания журнала документов вы можете настроить рабочий процесс заказа на покупку. Этот рабочий процесс начинается с того, что сотрудник создает запрос, который затем либо автоматически утверждается, если он соответствует определенным критериям, либо направляется менеджеру и / или финансовому отделу для утверждения.

    Затем поставщик получает уведомление, чтобы он мог просмотреть заказ на поставку и принять или отклонить его. Если поставщик принимает заказ на поставку, дата поставки подтверждается и запрашивается оплата.

    Рабочий процесс маркетингового информационного бюллетеня

    В рабочем процессе маркетингового информационного бюллетеня процесс начинается, когда кто-то подписывается на ваш информационный бюллетень. Они помечаются в зависимости от того, как они отвечают на вопросы (например, название должности, географический регион), поэтому вы можете отправлять им нужный контент.

    Они получают приветственное письмо, а через пару дней получают сообщение с тщательно подобранным списком статей, адаптированных к их предпочтениям. Вы можете настроить этот рабочий процесс в зависимости от того, как часто вы хотите отправлять информационные бюллетени по электронной почте подписчику, и от типа контента, который вы хотите, чтобы он получал.

    Рабочий процесс маркетинговой кампании

    Рабочий процесс маркетинговой кампании охватывает всю кампанию, которую вы проводите, с момента создания брифинга до момента его запуска.

    Пример рабочего процесса маркетинговой кампании начинается с креативного задания: после его утверждения он переходит к копирайтеру, чтобы они могли начать писать, и к графическому дизайнеру, чтобы они могли приступить к созданию изображений. Специалист в предметной области рассматривает эти проекты, и в них вносятся все необходимые исправления.

    После утверждения изменения загружаются в систему управления контентом и снова проверяются. При необходимости они проходят пользовательское тестирование (это часто требуется для таких ресурсов, как викторины).После прохождения пользовательского тестирования активы публикуются.

    Рабочий процесс запроса содержимого

    Менеджеру по продажам может потребоваться определенный актив, чтобы помочь продать новый продукт, например лист продаж. Рабочий процесс запроса контента начинается, когда менеджер по продажам отправляет форму, запрашивающую новый лист продаж. Этот запрос направляется в отдел маркетинга, который назначает его писателю. Редактор утверждает контент и запрашивает изображения, а конечный продукт отправляется менеджеру по продажам для распространения.

    Рабочий процесс утверждения бюджета

    С помощью рабочего процесса утверждения бюджета вы можете упростить процесс получения бюджета всей компании. Каждый руководитель отдела получает напоминание о необходимости создать и представить свой бюджет, который затем проверяется финансовым отделом и либо утверждается, либо отклоняется, прежде чем будет скомпилирован в корпоративный документ. Это гарантирует, что у каждого отдела есть адекватное финансирование.

    Рабочий процесс компенсации сотрудникам

    Как обсуждалось в предыдущих главах, рабочий процесс компенсации сотрудникам может упростить и ускорить получение сотрудниками оплаты их расходов.Сотрудник отправляет запрос на возмещение затрат, и, если он соответствует определенным критериям, он автоматически утверждается. В противном случае он направляется руководителю для утверждения вручную, а затем отправляется финансовому отделу для возмещения сотруднику и создания записи о расходах.

    Как JotForm может помочь

    Все приведенные выше примеры представляют собой реальные типы рабочих процессов, которые используются во многих компаниях. Существуют также более абстрактные типы рабочих процессов, которые нельзя полностью автоматизировать, например, рабочий процесс фотографии.

    Однако есть способы упростить эти рабочие процессы с помощью форм, подобных тем, которые предоставляет JotForm.Например, фотограф может создать настраиваемую онлайн-форму для своих клиентов, чтобы заполнить запрашиваемые списки снимков, или пекарь может создать форму для клиентов, чтобы заказывать индивидуальные торты.

    Хотя промежуточный процесс потребует большого количества ручного вмешательства, настройка этих типов рабочих процессов также может запускать последующие электронные письма, чтобы напоминать клиентам об их сеансах фотосъемки или запрашивать отзывы об их тортах.

    Решение из Японии: рабочий процесс Канбан

    Наконец, последний полезный тип рабочего процесса — это рабочий процесс канбан, который основан на японской технике повышения производительности.Канбан — это довольно простая концепция: он наглядно показывает этапы процесса. Вы разделяете проекты на одной доске, а затем делите доску на столбцы, чтобы показать статус. Например, есть столбцы для «сделать», «в процессе» и «завершено».

    Канбан можно использовать с чем-то таким простым, как стикеры на стене, или с таким сложным, как программное обеспечение, такое как Asana или Trello. Канбан может помочь вам определить, где в ваших рабочих процессах есть проблемы, и создать более эффективные процессы.

    Это лишь некоторые из распространенных типов рабочих процессов, используемых в организациях. Хотя у каждой компании будут свои потребности, вы можете использовать эти примеры для вдохновения при создании собственных рабочих процессов.

    Однако рабочие процессы лучше всего представлены в картинках, а не в словах. В следующей главе вы узнаете больше о том, как визуализировать рабочие процессы, в том числе о том, как создавать диаграммы рабочих процессов и диаграммы действий.

    Как создать свой первый рабочий процесс

    Перед тем, как мы начнем создавать рабочий процесс, вам нужно иметь свою форму (вам понадобится сегмент, который вы назначили вашей форме), а также свой электронный адрес.Если вы еще этого не сделали, давайте сначала:

    Шаг 1. Перейдите к рабочим процессам в верхнем меню своей учетной записи Flodesk.

    Шаг 2. Щелкните + Новый рабочий процесс , чтобы начать новый рабочий процесс.

    Шаг 3. Выберите шаблон или начните с нуля.

    Шаг 4. Назовите свой рабочий процесс для облегчения доступа в будущем.

    Шаг 5. Щелкните Добавить триггер , чтобы определить, какое событие вызывает запуск автоматизации для подписчика.

    Шаг 6. Выберите триггер. Если у вас нет таких интеграций, как Shopify, наиболее часто используемым триггером будет момент, когда запускать автоматизацию, когда подписчик добавлен в сегмент.

    Шаг 7. Выберите свой сегмент.

    Шаг 8. Щелкните значок + знак , чтобы добавить новое электронное письмо, временную задержку или условие.

    Шаг 9. Щелкните действие, которое вы хотите добавить в качестве следующего шага в рабочий процесс:

    • Электронная почта: отправляет электронное письмо в качестве следующего шага
    • Задержка по времени: ждет количество минут, часов, или дней до следующего шага
    • Условие: позволяет разделить рабочий процесс и добавить различные следующие шаги в зависимости от того, открывал ли ваш подписчик последнее электронное письмо или нет.
    • Действие: добавляет вашего подписчика в новый сегмент или удаляет его из сегмент

    Шаг 10.Когда вы будете готовы, добавьте электронное письмо в свой рабочий процесс и выберите, хотите ли вы использовать существующее электронное письмо (отправленное или черновое письмо, которое вы создали ранее) или создать новое сейчас.

    Шаг 11. Настройте электронную почту (вот видеоурок о том, как настроить электронную почту для вашего бренда).

    Шаг 12. Выберите тему, профиль отправителя и текст для предварительного просмотра. По завершении нажмите Сохранить , чтобы добавить этот шаг в рабочий процесс.

    Шаг 13. Вы справились! Теперь нажмите Опубликовать сейчас , чтобы начать автоматизацию.Вы всегда можете приостановить или отредактировать его в будущем. После запуска вы можете перейти к своим рабочим процессам в верхнем меню и проверить информацию по каждой опубликованной вами автоматизации.

    Дополнительная информация:

    Рабочие процессы | Центр ресурсов FormAssembly

    Обзор

    Формы можно комбинировать для определения рабочего процесса.

    Рабочий процесс определяет порядок заполнения каждой формы и позволяет передавать данные между формами. Хотя данные могут передаваться между формами, важно отметить, что файлов и вложений не могут быть переданы .

    Формы обрабатываются отдельно, и применяются параметры обработки, определенные для каждой формы (например, предварительный просмотр, уведомления по электронной почте, соединители), за исключением параметров подтверждения (например, сообщения с благодарностью и перенаправления), которые перезаписываются движок рабочего процесса.

    Одним из преимуществ использования рабочего процесса является то, что вся информация отправляется и проходит через соответствующие соединители после каждой отдельной формы. Таким образом, если пользователю не удается завершить весь рабочий процесс, часть его информации все равно отправляется.С другой стороны, если вы работаете в одной форме, которая разбита на несколько страниц, информация не отправляется до завершения последней страницы.

    Примечание: Рабочие процессы не могут быть разделены между учетными записями.

    Примечание:
    • Рабочие процессы доступны в планах Professional, Premier, Enterprise и Compliance Cloud.
    • Логика рабочего процесса пока недоступна. Вы можете определить только предварительно определенный последовательный список форм.
    • Передача данных между формами ограничена максимальным размером, разрешенным для URL-адресов, и не должна использоваться для больших текстовых полей (более 2000 символов, все поля вместе).
    • Вы в настоящее время не можете использовать ссылку перенаправления в конце рабочего процесса.

    Вы можете создать динамический рабочий процесс , используя ссылку перенаправления на вкладке «Уведомления» для каждой формы отдельно, вместо использования рабочего процесса.


    Конфигурация

    Чтобы создать новый рабочий процесс, на странице Forms выберите New Workflow на левой боковой панели.

    Экран конфигурации рабочего процесса содержит следующие настройки:

    Имя
    Имя рабочего процесса (не отображается для респондентов)
    Спасибо Страница
    Адрес страницы, на которой вы хотите, чтобы респондент был перенаправлен после завершения последней формы рабочего процесса. Если этот параметр не установлен, вместо него будет использоваться сообщение «Спасибо» в настройках уведомлений последней формы рабочего процесса.
    Шаги
    Компонент рабочего процесса или шаг — это одна форма с дополнительными параметрами.
    Параметры
    (Необязательно) Этот параметр автоматически добавляется к строке запроса формы и должен быть отформатирован соответствующим образом. Вы можете использовать его для передачи данных между формами (см. Ниже).

    Передача данных между формами

    На экране конфигурации рабочего процесса параметр параметров может использоваться для передачи данных между формами.Параметр представляет собой пару имя поля / значение в следующем формате:

     FIELD_NAME = FIELD_VALUE 

    Вы можете найти свои имена полей на странице псевдонимов формы.

    Например, если у вас есть поле под названием «цена» с псевдонимом tfa_1 и вы хотите автоматически заполнить его значением «10,00 долларов США», ваш параметр будет выглядеть так:


    Вы также можете ссылаться на данные отправлено в предыдущей форме, заменив FIELD_VALUE на соответствующее имя поля, окруженное двойным знаком процента (%%).

     FIELD_NAME = %% FIELD_NAME_PREVIOUS_FORM %% 

    Например, если у вас было поле во второй форме с псевдонимом tfa_1, которое вы хотели заполнить значением из поля первой формы с псевдонимом tfa_7, ваш параметр будет выглядеть так:


    Чтобы разделить разные пары имя / значение поля, используйте символ амперсанда (&).

     FIELD_NAME = FIELD_VALUE  &  OTHER_FIELD_NAME = %% OTHER_FIELD_NAME_PREVIOUS_FORM %% 

    Например, если вы хотите определить значение поля и предварительно заполнить поле значением предыдущего поля, ваш параметр будет выглядеть так:

    Опять же,

    вы можете обратиться к странице псевдонимов формы, чтобы определить имена полей.

    Примечание. Параметр parameters автоматически добавляется к URL-адресу формы, поэтому вам следует указывать только пары имя / значение поля (т. Е. Опускать часть URL-адреса).


    Ссылка на общедоступный рабочий процесс

    Щелкните Изменить в рабочем процессе, чтобы ссылку на размещенный рабочий процесс FormAssembly можно было отправить потенциальным респондентам. Вы также можете опубликовать свой рабочий процесс, подробнее см. Ниже.


    Встраивание рабочего процесса

    Использование iFrame

    Чтобы опубликовать рабочий процесс в iFrame, используйте стандартный код iFrame FormAssembly и замените URL-адрес в iframe src = « http: // tfaforms.com / YOUR_FORM_ID «ниже с URL-адресом запуска рабочего процесса:

     
     

    URL-адрес запуска рабочего процесса можно найти на вкладке «Рабочий процесс»:


    Использование WordPress

    Чтобы встроить рабочий процесс в WordPress, сначала убедитесь, что вы установили самую последнюю версию нашего плагина WordPress.

    Затем используйте следующий шорткод для публикации рабочего процесса:

     [formassembly  workflowid = 1234 ] 

    Примечание : ваш идентификатор рабочего процесса — это номер после tfaforms.com/workflows/start/ в вашем рабочем процессе URL:


    Использование серверного метода

    Чтобы использовать серверный скрипт для публикации рабочего процесса, вы должны начать с размещения кода, который вы используете для своего серверного скрипта, на странице, которую вы создаете. .

    Затем вы захотите заменить ссылку сброса, которая ссылается на вашу форму.

    Заменить: https://app.formassembly.com/rest/forms/view/123456

    С подробностями рабочего процесса: https://app.formassembly.com/rest/workflows/start/98765

    Тогда вы должны быть готовы к тестированию! Просто убедитесь, что ваш идентификатор рабочего процесса и URL-адрес указаны правильно, как указано выше.

    Передача параметров предварительного заполнения в рабочий процесс

    Если вы хотите передать незащищенный параметр запроса в первую форму рабочего процесса, то помимо создания ссылки предварительного заполнения вам необходимо выполнить еще один шаг.

    В этом примере предположим, что вы используете параметр «AID» для идентификатора учетной записи. На странице конфигурации первой формы в вашем рабочем процессе вам нужно будет добавить AID = %% AID %% для первого шага. Например:

    После того, как вы добавили это в конфигурацию и применили изменения, вам будет хорошо начать тестирование вашей ссылки предварительного заполнения!

    Создание рабочих процессов | Справочный центр Dubsado

    Рабочие процессы — мощный инструмент для автоматизации вашего клиентского процесса! Они могут автоматически отправлять формы, электронные письма, приглашения по расписанию и многое другое вашему клиенту через проект.Рабочий процесс может даже создать задачу для вашего списка задач и изменить статус проекта. Возможности практически безграничны!

    Перед тем, как начать, вам потребуется:

    • Ваш клиентский процесс выписан. Если вы предлагаете несколько услуг, у вас может быть несколько процессов, но начните с самого простого!
    • Весь контент (пакеты, стандартные электронные письма, формы и т. Д.) Для этого процесса, созданный в вашей учетной записи Dubsado. Возможно, вы захотите проверить наш контрольный список установки.
    • Четкое понимание клиентов, проектов, шаблонов и того, как управлять проектом вручную, отправляя формы, электронные письма, счета и т. Д.без рабочего процесса.

    Существует несколько различных способов применения рабочего процесса к проекту, но наиболее распространенным является использование формы захвата потенциальных клиентов. Поэтому обычно полезно начать рабочий процесс с первого действия, которое вы предпримете, как только появится новый потенциальный клиент. Вы можете отправить им быстрое последующее электронное письмо или анкету.

    Если вы предлагаете несколько услуг с разными процессами, мы также рекомендуем начать с самого простого / самого простого процесса для вашего первого рабочего процесса!

    Чтобы создать новый рабочий процесс:

    1. Перейдите в Шаблоны >> Рабочий процесс.
    2. Щелкните Добавить рабочий процесс в правом верхнем углу.
    3. Присвойте своему рабочему процессу заголовок .

    Рабочие процессы состоят из действий. Каждое действие — это шаг, который рабочий процесс будет запускаться автоматически, когда условия запускают это действие.

    Для построения каждого шага рабочего процесса:

    1. Щелкните Добавить действие.
    2. Выберите, что должен делать рабочий процесс, из раскрывающегося списка Действие .
    3. Укажите, когда рабочий процесс должен выполнять это действие, выбрав триггер в разделе Когда .
    4. Настройте содержимое , которое будет отправлено для этого действия, если применимо. У каждого действия есть свой набор опций. Например, действие «Отправить форму» спросит вас, как следует отправить форму, какой шаблон формы отправить и какое стандартное электронное письмо использовать.
    5. Щелкните Применить , чтобы сохранить действие.
    6. Продолжайте добавлять действия, пока ваш процесс не будет построен.

    Действие — это то, что будет делать рабочий процесс. Отправляя что-либо своему клиенту через рабочий процесс, обязательно выберите действие, соответствующее типу шаблона, который вы хотите отправить.

    Действия на основе содержимого

    Об этих действиях чаще всего думают, когда приходит в голову рабочий процесс — автоматическая отправка сообщений электронной почты, форм, счетов и т. Д. Вашему клиенту.

    • Отправить электронное письмо — отправляет обычное электронное письмо вашему клиенту без прикрепленных форм Dubsado или шаблонов планировщика
    • Отправить форму — отправляет дополнительное соглашение, анкету или предложение
    • Отправить договор — отправляет основной контракт для проекта
    • Отправить основной счет — отправляет счет, помеченный как основной, клиенту по электронной почте
    • Создать счет — создает новый счет из указанных вами пакетов с возможностью отправки через электронная почта
    • Отправить планировщик встреч — отправляет шаблон планировщика

    Действия по управлению проектом

    Рабочие процессы также могут помочь вам в управлении вашими проектами.Изучите эти действия, чтобы ваши проекты были организованы и неуклонно выполнялись!

    • Create Todo — создает задачу в вашем списке задач для себя или одного из ваших многопользовательских (не для вашего клиента) с возможностью отправки напоминания по электронной почте назначенному пользователю
    • Изменить статус проекта — перемещается проект в статус проекта по вашему выбору
    • Добавить тег — добавляет один или несколько тегов в проект
    • Активировать / деактивировать портал — активирует или деактивирует клиентский портал, но не устанавливает пароль и не отправляет любое уведомление клиенту
    • Архивный проект — переводит проект в состояние «Архивировано» и приостанавливает все рабочие процессы, выполняемые в этом проекте.

    Действия управления рабочим процессом

    У нас также есть несколько действий, которые влияют на то, как будет работать сам рабочий процесс.

    • Приостановить рабочий процесс — запрещает рабочий процесс выполнять какие-либо действия до тех пор, пока он не будет вручную снят с паузы
    • Задержать действия до — предотвращает выполнение будущих действий до тех пор, пока они не будут запущены, но работает только с действиями, запущенными «после всех предыдущих действия завершены »
    • Запустить рабочий процесс — применяет и активирует новый рабочий процесс в проекте

    Триггер — это компонент« когда »действия рабочего процесса. Это условие, которое вы хотите выполнить перед запуском этого действия.

    Относительные триггеры и триггеры с фиксированной датой

    Для любого действия рабочего процесса вы сначала должны решить, должно ли оно выполняться относительно других условий или действий в рабочем процессе (99,9% случаев) или оно должно выполняться в фиксированную дату.

    Относительные триггеры лучше всего использовать при настройке шаблонов рабочего процесса, которые вы будете использовать с каждым клиентом. Относительная опция позволяет вам выбрать условие, специфичное для проекта, за которым нужно следить, например, подписание контракта или оплата счета.

    Для относительных триггеров вы также можете встроить задержку в X дней, недель или лет.

    Триггер фиксированной даты — это конкретная дата и время, когда действие будет выполняться каждый раз, когда применяется этот рабочий процесс. Используйте фиксированные даты только для рабочих процессов, связанных с особым праздником или конкретным событием, когда все они будут на одной временной шкале.

    Утвердить перед отправкой

    Утверждение перед отправкой дает вам возможность вручную управлять запуском действия, позволяя вам вносить изменения в действие или определять, хотите ли вы его запускать.Если вы не одобрите действие сразу, когда придет время для его активации, вы получите уведомление по электронной почте с напоминанием об утверждении этого действия.

    Вы можете включить утверждение для выбранных действий, где вы видите флажок «Требовать утверждения перед выполнением этого действия».

    Общие триггеры

    До / после даты начала / окончания проекта

    Эти 4 триггера будут смотреть конкретно на установленную вами дату проекта. В каждом проекте есть две даты, на которые может смотреть рабочий процесс: дата начала и дата окончания.Вы можете использовать эти триггеры, чтобы действия происходили по обе стороны от этих двух дат.

    Если у вас есть только одна дата проекта, а не диапазон дат с началом и концом, вы можете использовать любую комбинацию триггеров. Дата единого проекта будет рассматриваться как дата начала и окончания.

    Триггеры завершения содержимого

    • После завершения формы — отслеживает указанную форму, которая уже была отправлена ​​через тот же рабочий процесс, которая должна быть завершена клиентом
    • После того, как форма не завершена — отслеживает указанную форму который уже был отправлен через тот же рабочий процесс, чтобы быть незавершенным; действие не будет выполнено, если форма будет заполнена до запуска действия
    • После подписания контракта клиентом — следит за тем, чтобы основной контракт по проекту был подписан клиентом
    • После оплаты счета Полный — отслеживает первичный счет по проекту, который должен быть оплачен полностью, без остатка.
    • После завершения запланированного платежа — отслеживает указанный плановый платеж в первичном счете, подлежащем оплате; требует, чтобы вы установили график платежей для шаблона рабочего процесса.

    Триггеры встречи

    При использовании действия «Отправить планировщик встречи» в рабочем процессе вы сможете использовать три триггера планировщика.

    СОВЕТ: Триггеры планировщика будут работать только тогда, когда вы отправили планировщик через рабочий процесс, а не когда клиент заполняет планировщик, встроенный на ваш веб-сайт или добавленный в свой проект вручную.

    • После назначения встречи — относительно того, когда клиент планирует встречу с помощью указанного шаблона планировщика, который уже был отправлен через тот же рабочий процесс
    • Время начала встречи — относительно времени начала встреча, запланированная с помощью указанного шаблона планировщика, который уже был отправлен через тот же рабочий процесс
    • После окончания встречи — относительно времени окончания встречи, запланированной с помощью указанного шаблона планировщика, который уже был отправлен через тот же рабочий процесс

    • Не пропустите подготовку. У нас есть отличные ресурсы, такие как контрольный список установки и видео перед построением рабочих процессов, которые помогут вам добиться успеха и эффективности в рабочих процессах. Потратив время на подготовку процесса и контента, вы НАСТОЛЬКО упростите построение рабочих процессов … мы обещаем!
    • Ваш рабочий процесс не обязательно должен быть идеальным с первого раза, так что пусть это не помешает вам начать! Составьте свой рабочий процесс и проверьте его. Вы даже будете продолжать вносить изменения в свои рабочие процессы, поскольку ваш бизнес и процессы меняются с течением времени.
    • Будьте конкретны с вашими триггерами. Чем точнее вы укажете триггер, установленный для каждого действия, тем более индивидуализированным будет рабочий процесс. Вам не нужно беспокоиться об отправке клиенту пяти писем одновременно. Тщательно подумайте о том, что действительно должно произойти, прежде чем запускать каждое действие.
    • Тестируйте, тестируйте и еще раз тестируйте! Никогда не применяйте рабочий процесс к проекту реального клиента, если вы сначала не проверили его на себе. Создайте тестовый проект с собой в качестве клиента.Дополнительное время и внимание, которые вы потратите на тестирование и настройку рабочего процесса, прежде чем запускать его на реальном клиенте, окупятся!

    Разработка веб-формы для рабочего процесса | Документация по рабочему процессу 2.6 с пакетом обновления 1 (SP1)

    В этом руководстве показано, как проектировать, разрабатывать и использовать веб-форму, а затем добавлять ее в простой рабочий процесс для использования оператором, работающим со списком задач.

    Перед началом работы

    В следующих процедурах показаны основные шаги, необходимые для создания простого рабочего процесса с помощью веб-формы.

    Об этой задаче

    Примечание. Для получения видеоруководства по этой теме откройте в браузере http://www.youtube.com и выполните поиск по запросу GE Proficy Workflow - Разработка веб-формы для рабочего процесса .

    Процедура

    1. Войдите в Workflow.
      1. Запустите клиент Workflow с помощью меню «Пуск» или значка на рабочем столе.
      2. На главном экране рабочего процесса щелкните.

        Откроется диалоговое окно входа в рабочий процесс.

      3. Необязательно: В разделе Тип аутентификации выберите тип, соответствующий вашему профилю пользователя.
      4. В поле «Имя пользователя» введите свое имя пользователя.
      5. В поле Пароль введите свой пароль.
      6. Нажмите ОК.
    2. Создайте ресурс веб-формы.
      1. В навигаторе щелкните.
      2. Щелкните Добавить форму.
      3. В поле Имя введите имя, например Моя первая форма .
      4. В поле Описание введите поясняющую информацию о ресурсе веб-формы, например Это моя первая веб-форма .
      5. Щелкните OK или нажмите ENTER .
      6. На панели «Дисплеи» щелкните «Редактор дисплеев».
      7. На вкладке «Обзор» выберите «Использовать вкладку конструктора» для создания простой веб-формы.
      8. Нажмите «Сохранить».
    3. Создайте форму, добавив в веб-форму текстовое поле, доступное только для чтения.
      1. Щелкните вкладку Дизайнер.
      2. В разделе «Поля формы» щелкните элемент управления «Текстовая форма», чтобы добавить поле в форму.

        Совет. Вы можете добавить несколько текстовых полей, а также другие элементы управления формы. Каждый текстовый элемент управления помечен и пронумерован в поле «Имя» по порядку; например, Text1 , Text2 и т. д.

        Чтобы удалить поле, выберите его и нажмите «Удалить».

        В области макета отображается базовая конфигурация формы.

      3. В разделе «Свойства» вы можете настроить поля формы.
        1. В поле «Имя» введите уникальный идентификатор, изменив существующий текст. Например, введите Имя текстового элемента управления . Например, введите Имя текстового элемента управления .
        2. В поле «Текст» введите содержимое, которое отображается для оператора и предоставляет дополнительные сведения о форме.Например, введите Название формы .
        3. В поле «Размер» из раскрывающегося списка выберите размер текста.
        4. В поле «Выравнивание» из раскрывающегося списка выберите значение выравнивания.
    4. Создайте форму, создав текстовое поле для веб-формы.
      1. В разделе «Поля формы» щелкните элемент управления формы «Текстовое поле», чтобы добавить поле в форму.

        В области макета отображается базовая конфигурация формы.

      2. В разделе «Свойства» вы можете настроить поля формы.
        1. В поле «Имя» введите уникальный идентификатор, изменив существующий текст. Например, введите Имя элемента управления текстовым полем .
        2. В поле «Метка» введите описательный текст в элементе управления формы, который отображается для оператора. Например, введите текстовое поле с сообщением о состоянии .
        3. Убедитесь, что в раскрывающемся списке Тип выбран текст.

        Никаких дополнительных настроек не требуется.

      3. Нажмите «Сохранить».
    5. Для просмотра формы или отображения на панели «Дисплеи» щелкните Global Viewer.
    6. Создайте ресурс рабочего процесса.
      1. В навигаторе щелкните.
      2. Щелкните Добавить рабочий процесс.
      3. В поле Имя введите имя, например Мой первый рабочий процесс .
      4. В поле Описание введите уточняющую информацию о ресурсе рабочего процесса, например Это мой первый рабочий процесс .
      5. Щелкните OK или нажмите ENTER .
    7. Настройте ресурс рабочего процесса.
      1. На панели «Дисплеи» щелкните.
      2. Щелкните вкладку Редактор рабочего процесса.
      3. Чтобы назначить задачу в рабочем процессе, на вкладке «Общие» в поле «Персонал» нажмите кнопку с многоточием.
      4. В универсальном браузере щелкните и выберите свое имя пользователя.
      5. Щелкните OK или нажмите ENTER .
      6. Перетащите локальный подпроцесс в рабочий процесс и дважды щелкните его или дважды щелкните существующий подпроцесс.
      7. На панели конфигурации подпроцесса щелкните Изменить.
      8. В поле «Имя» введите имя, например WebFormStep , а затем нажмите «ОК».
      9. Нажмите «Сохранить».
      10. Щелкните вкладку Обзор.
      11. В разделе «Состояние» нажмите «Включить».
    8. Добавьте форму в рабочий процесс.
      1. Щелкните вкладку Редактор рабочего процесса.
      2. В рабочей области дважды щелкните подпроцесс WebFormStep .
      3. Из панели «Стандартные действия» перетащите действие формы в подпроцесс.
      4. На панели конфигурации занятия щелкните Изменить.
      5. В поле «Имя» введите имя, например WebFormActivity , а затем нажмите «ОК».
      6. На панели конфигурации действия в разделе «Общие параметры» нажмите кнопку с многоточием рядом с полем «Формы».

        Появится универсальный браузер.

      7. В универсальном браузере щелкните и выберите созданную форму: Моя первая форма .
      8. Щелкните OK или нажмите ENTER .
      9. Нажмите «Сохранить».
    9. Добавьте действия в подпроцесс для отображения информации формы и запроса ввода от оператора.

      Вы можете привязать пользовательский ввод из элемента управления текстовым полем формы (шаг 4) к переменным рабочего процесса. Например, вы можете добавить действие «Сообщение о состоянии» в свой подпроцесс, чтобы доставить вашему оператору сообщение о конкретной задаче и запросить ввод.

      1. С панели «Стандартные действия» перетащите действие «Сообщение о состоянии» в подпроцесс после действия формы.
      2. На панели конфигурации действия в разделе «Общие параметры» щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем «Сообщение», а затем выберите «Выражение», чтобы привязать сообщение к форме.
      3. В поле «Введите выражение» введите следующее выражение: «Введено пользователем:» +
      4. Щелкните вкладку «Переменные рабочего процесса».
      5. Разверните действие формы, WebFormActivity , которое вы добавили в подпроцесс.
      6. Чтобы завершить выражение, дважды щелкните значение текстового поля, Имя элемента управления текстовым полем. Значение , которое вы создали на шаге 4.

        Вы создали следующее выражение: «Введено пользователем:» + {WebFormActivity}. {Имя элемента управления текстовым полем.Значение}

      7. Щелкните OK.
      8. Из панели «Стандартные действия» перетащите действие «Задержка» в подпроцесс после действия «Сообщение о состоянии».
      9. В поле Timeout выберите секцию секунд, а затем с помощью стрелок установите 5-секундную задержку.
      10. Нажмите «Сохранить».
    10. Добавьте рабочие инструкции в рабочий процесс.
      1. Щелкните вкладку Рабочие инструкции.
      2. В списке Задача / Шаги задачи выберите шаг задачи, WebFormStep .
      3. В области «Рабочие инструкции» введите инструкции или вставьте изображение.
      4. Нажмите «Сохранить».
    11. Создайте расписание рабочего процесса для автоматического запуска рабочего процесса, а затем активируйте его, чтобы он был доступен в производственной среде.
      1. В навигаторе щелкните.
      2. Нажмите «Добавить расписание».
      3. В поле Имя введите имя, например Мое расписание .
      4. В поле Описание введите уточняющую информацию о ресурсе, например Это мое первое расписание .
      5. Щелкните OK или нажмите ENTER .
      6. На панели «Дисплеи» щелкните.
      7. В разделе «Выбор рабочего процесса» нажмите «Обзор».

        Появится универсальный браузер.

      8. Выберите рабочий процесс, созданный на шаге 6, Мой первый рабочий процесс
      9. В разделе «Фильтр запуска задач» установите флажок Отображается ли расписание в окне «Запуск задачи».
      10. Нажмите «Сохранить».
      11. В разделе «Состояние» нажмите «Включить».
    12. Запустите и протестируйте рабочий процесс.
      1. В строке заголовка щелкните значок списка задач,.
      2. Щелкните «Начать задачу».
      3. Выберите расписание, созданное на шаге 11, Мое расписание .
      4. Нажмите Пуск.

        Созданная вами задача теперь отображается в Списке задач. Вы можете вводить данные в форму, просматривать рабочие инструкции и отправлять изменения.

    Что делать дальше

    Совет. Для пользователей Vision: щелкните вкладку ЗАДАЧИ, чтобы просмотреть незавершенные рабочие процессы.

    Добавление рабочего процесса — WorkflowFirst Служба поддержки клиентов

    Чтобы создать рабочий процесс любого типа (что означает любую вкладку или любую форму), просто нажмите кнопку «Добавить рабочий процесс»:

    Нажав кнопку «Добавить рабочий процесс» (или нажав кнопку «Создать новый» в списке рабочих процессов ) отобразит форму, в которой вы можете ввести имя рабочего процесса.

    Обычно здесь можно просто щелкнуть ОК, ничего не меняя. Но при желании вы можете изменить название рабочего процесса.Вы также можете изменить тип рабочего процесса — создает ли он новый элемент в этом списке или обновляет существующий элемент . Обычно вы начинаете с создания рабочего процесса, который создает новые элементы.

    Вы также можете развернуть «Другие настройки», чтобы установить более расширенную конфигурацию рабочего процесса:

    Можно ввести следующие поля:

    Заголовок

    Имя рабочего процесса, заданное для вас по умолчанию. Вы можете заменить его на что-то более значимое, например, «Система заявок в службу поддержки».

    Тип рабочего процесса

    Либо «Обновляет существующий элемент», либо «Создает новый элемент». Это относится к тому, как начинается рабочий процесс.

    Обновляет существующий элемент : рабочий процесс может быть запущен после того, как запись уже создана. Он будет изменять (обновлять) существующую запись по мере ее появления.

    Создает новый элемент : рабочий процесс может быть запущен до создания записи. Рабочий процесс создает новую запись, а затем обновляет ее по мере выполнения этапов.

    Примечание : Если вы выбрали «Создает новый элемент», убедитесь, что все обязательные поля в вашем типе присутствуют на первом этапе вашего рабочего процесса. Если обязательные поля отсутствуют, то на первом этапе рабочего процесса произойдет сбой с ошибкой, поскольку необходимо ввести это поле, прежде чем он сможет создать запись.

    Условие

    Это необязательное простое условие, которое оценивается, чтобы определить, должна ли быть видна кнопка запуска рабочего процесса. Например, вы можете указать здесь «Complete = False», чтобы гарантировать, что первая стадия рабочего процесса будет видна только в том случае, если для поля Complete установлено значение False.

    В разделе «Другие настройки» есть несколько дополнительных элементов конфигурации:

    Показать состояние

    Указывает, должен ли текущий этап рабочего процесса записи быть видимым для пользователя в виде поля.

    Создать отчет

    Указывает, должен ли создаваться отчет о рабочем процессе. Это предоставит список всех записей в рабочем процессе, сгруппированных по их текущему этапу. На этот отчет можно подписаться, чтобы он автоматически отправлялся на ваш почтовый ящик каждый день.

    Уведомление по электронной почте

    Указывает, будет ли добавлена ​​область уведомлений, позволяющая пользователям подписываться на уведомления по электронной почте, когда записи достигают определенных этапов рабочего процесса. В электронном письме будет ссылка на запись рабочего процесса, чтобы можно было предпринять дальнейшие действия.

    Контрольный журнал

    Указывает, будет ли записываться история всех изменений, внесенных в запись, будь то посредством рабочего процесса или ручного редактирования. Будет добавлена ​​детализация «Контрольный журнал», и система будет автоматически создавать запись в этом списке всякий раз, когда в запись вносятся изменения.

    Показать кнопки

    По умолчанию все действия этапа рабочего процесса отображаются в виде кнопок над записью. Если вы предпочитаете просто сделать их доступными в списке «Что дальше», а не в виде кнопок, то установите для этого параметра значение №

    Только эта вкладка

    По умолчанию для рабочего процесса вкладок верхнего уровня кнопка для создания рабочего процесса будет иметь вид отображается на той же вкладке приложения, где он определен. Если вы хотите иметь возможность запускать рабочий процесс с других вкладок, установите для него значение No.

    Отключить другое редактирование

    По умолчанию все остальные параметры редактирования (возможность вручную редактировать записи, удалять их или создавать новые записи) являются отключен, чтобы список управлялся только через рабочий процесс.Чтобы разрешить ручное редактирование, установите для него значение №.

    Добавить отправителя

    Добавляет специальное поле «Источник», которое содержит имя пользователя, запустившего рабочий процесс.

    Уведомить отправителя

    По умолчанию все отправители рабочего процесса уведомляются о завершении элементов рабочего процесса. Если вы хотите отключить это (возможно, вы хотите справиться с этим самостоятельно с помощью сценариев), установите для него значение №

    Добавить уведомление по этапу

    Добавляет параметры для настройки уведомлений (на вкладке «Конфигурация») для каждого этапа рабочего процесса.

    Добавить уведомление по роли

    Добавляет параметры для настройки уведомлений (на вкладке «Конфигурация») для каждой роли, используемой в рабочем процессе. Например, менеджер может быть одной из ролей, используемых в рабочем процессе. Это позволит вам получать уведомления обо всем, что происходит в рабочем процессе, связанном с ролью менеджера.

    Добавить фильтры по роли

    Добавляет фильтр вверху списка, позволяющий выбрать роль для фильтрации списка. При фильтрации списка по роли будут отображаться только те элементы рабочего процесса, которые имеют отношение к пользователю этой роли.

    Добавить роль «Только мой рабочий процесс»

    Добавляет роль безопасности, аналогичную роли «Только мой рабочий процесс», которая при добавлении к пользователю гарантирует, что они смогут видеть только те элементы рабочего процесса, которые они создали.

    Добавить сообщение

    Если установлено значение «Да», на каждом этапе автоматически добавляется опция «Запрос», которая позволяет пользователю запрашивать пользователя на предыдущем этапе рабочего процесса. Затем этот пользователь может ответить, и рабочий процесс может продолжиться.

    Повторяемый

    Для рабочего процесса, который обновляет элементы, указывает, может ли рабочий процесс снова запускаться после его завершения.

    Примечание : В поле можно добавить любое количество рабочих процессов, и любое количество рабочих процессов может выполняться в любое время. Поскольку они имеют общий доступ к одной и той же записи, рабочие процессы также могут взаимодействовать друг с другом, что позволяет моделировать некоторые очень сложные бизнес-процессы.

    Теперь отображается блок-схема, на начальном экране будет отображаться только основная начальная точка рабочего процесса:

    Если вы поместите курсор мыши в поле рабочего процесса, появится ряд параметров панели инструментов:

    Слева на справа расположены кнопки со значками:

    Изменить

    Эти команды переводят вас на экран редактирования для этого этапа рабочего процесса (или основной записи рабочего процесса).Здесь вы можете изменить название этапа рабочего процесса, значок и другие параметры.

    Выбор полей ввода

    Для этапа рабочего процесса, на который вводится пользовательский ввод, это позволяет выбрать поля, которые будут отображаться в форме, созданной для этого этапа рабочего процесса. Он может состоять из существующих полей или новых полей, которые вы можете указать при создании сцены. Это будет рассмотрено в этом разделе.

    Edit Script

    В дополнение к разрешению пользователю вводить поля и разрешению пользователю принимать решения, вы также можете добавить некоторые специальные сценарии.Сценарий будет иметь полный контроль над тем, что можно установить на этапе, а также дает возможность легко запускать вторичный рабочий процесс. Подробная информация о языке сценариев, DbfScript, представлена ​​в Справочнике по DbfScript

    Добавить параметр

    Эта команда переводит вас в форму «Новый подэтап», где вы можете ввести детали нового этапа, который будет проходить под этим этапом.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *