Принцип парето в управлении предполагает: Принцип Парето или закон-правило 80/20

Содержание

Принцип Парето или закон-правило 80/20

Любой из видов деятельности требует результативной оценки, а она в последнее время нередко проводится при использовании принципа Парето (80/20), который утверждает, что 20% приложенных усилий дают 80% общей результативности проекта, а прочие усилия всего лишь реализуют оставшиеся 20. Следовательно, результаты любого предприятия могут дать максимальный результат, если выбрать из доступных вложений те, что позволяют сделать это, обходясь малыми затратами, тогда как все, что еще вы сможете предпринять, в результате будет выглядеть совершенно ненужным.

Принцип Парето за время своего существования оказал немалое влияние на общественное формирование личностей множества довольно известных и успешных людей. Именно вследствие четкого осознания этого утверждения появились преуспевающие предприниматели, инвесторы и другие деятели.

Что представляет из себя закон 80/20

Люди, которые не руководствуются правилом Парето, считают, что каждый из клиентов может принести их предприятию равную прибыль, а все их работники выполняют свои действия с одинаковой степенью эффективности.

На самом деле все их сотрудники и другие знакомые имеют собственную степень важности и даже в разные дни недели они нередко добиваются разных результатов. Принцип 80х20 или принцип Парето – это детальный анализ цепи причин, позволяющий сделать вывод, что часть произведенных усилий максимально повлияла на достижение итогового результата, а вся прочая деловая активность оказалась на деле бесполезной.

Для достижения максимальной эффективности достаточно около пятой части затраченных сил, а прочие действия оказываются безрезультатными.

История появления правила

Экономист Вильфред Парето еще в конце 19 века открыл это правило во время исследований существующих закономерностей разделения материальных благ между разными группами английского населения.

Именно тогда ему удалось сделать ошеломительное открытие: в реальной жизни 20% населения страны распоряжалось 80% богатства, имеющегося в ней.

При углубленном анализе ситуации Вильфреду Парето стало ясно, что этот же принцип лежал в основе распределения богатства и в другое время, но о нем еще просто не подозревали.

Сам экономист не смог детально обосновать открытый им Закон Парето или принцип 80/20, как его стали называть. В таком виде он оставался до наступления 1949 года, пока эта закономерность не привлекла внимания профессора Гарварда, Джорджа К. Зиппа.

Используя современные методы самоорганизации все имеющихся ресурсов, он доказал, что правило 80/20 работает почти всегда, а значит, что для достижения максимальной эффективности достаточно около 20% (пятой части!) затраченных сил, а прочие действия обычно оказываются пустым времяпрепровождением.

Чуть позже ученый Иосиф Юран доказал, что принцип Парето действует не только на производственную статистику, но и на статистические методы, применяемые и к другим сферам человеческой жизни. К 70-м годам прошлого века его метод стал представлять собой достаточно серьезную угрозу для других предпринимателей и к нему, хоть и вынужденно, стали все чаще прислушиваться.

Связь принципа Парето с другими видами деятельности

Сотрудники будут прикладывать усилия к продаже наиболее ходовых продуктов

Первой применение принципа Парето начала компания IBM, подчинившая ему свои маркетинговые стратегии. В 1963 году специалисты компании заметили, что на выполнение 20% операций их компьютерная техника тратит 80% своего времени.

В результате было принято принципиально новое решение: было определено 20% функций, выполняемых пользователями чаще всего, а затем эти функции были адаптированы так, чтобы они стали удобными с точки зрения большинства пользователей.

В управлении торговыми сетями принцип Парето указывает на то, что на поддержание маловостребованных единиц продукции и оплату труда персонала, без которого предприятие прекрасно обходится, тратится большое количество ресурсов.

Таким образом, для того, чтобы увеличить прибыли в несколько раз, следует сосредоточивать свое внимание на самых эффективных сферах торговли, не распыляя его на тех покупателей, которые наверняка не принесут большого дохода.

Следовательно, для того, чтобы оптимально обустроить свой бизнес, его достаточно модифицировать, учитывая, что самые результативные сотрудники

будут прикладывать усилия к продаже наиболее ходовых услуг или продукции.

Принцип Парето в управлении предполагает, что стремиться к достижению 100%-го результата совсем не обязательно, поскольку выгоды во многих случаях перекрывают ресурсы и силы, потраченные на это.

Достаточно наглядно показывает это параллель с действиями известных художников, которые, работая над своими шедеврами, не прорисовывают каждую деталь изображения, а акцентируют внимание зрителей лишь на некоторых элементах, которые имеют наибольшее значение в каждом конкретном случае.

Применение правила Парето в других сферах жизни

Принцип Парето действует абсолютно во всех сферах общественной жизни, область его применения на практике не ограничивается. Главная ваша задача – это

выделить приоритетные для вас сферы, а дальше вступает в действие принцип Парето: эффективности и функционировании общественного сектора, или организации вашего личного времени он содействует по одному и тому же принципу.

Применять этот принцип для управления временем очень просто: нужно проанализировать все запланированные на день дела, а затем выбрать из них те, которые могут привести вас к ощутимому результату.

Бесполезную и не результативную активность лучше всего просто вычеркнуть из этого списка до выходных. Уже первый рабочий день, планы на который вы измените, согласно правилу Парето, удивит вас неожиданными результатами, достигнуть которых вам будет намного легче, чем обычно.

Люди, живущие согласно принципу 80/20, замечают, что работая неполный рабочий день, они зарабатывают значительно больше, чем те, кто вынужден трудиться «от зари до зари»

Не забывайте, что наибольшие успехи ждут вас в той сфере, в которой вы добились самых значительных результатов. Если вам с трудом удается заниматься каким-либо из пунктов «саморазвития», скорее всего, вам не стоит обращать внимания на это занятие.  Акценты  нужно расставлять в первую очередь на своих выигрышных сторонах.

Так, например, если основное ваше достоинство – это умение общаться, то вам следует выбрать деятельность, непосредственно связанную с этим действием, а если контакты с людьми не вызывают у вас позитивных мыслей – постарайтесь найти себе удаленное место работы.

Если говорить о финансах, то постарайтесь определить, из каких источников в вашем кошельке появляется 80% денег, а затем сосредоточьтесь именно на них, поскольку остальные источники отвлекают вас и требуют слишком серьезных затрат.

Исключение можно сделать только для источников пассивного дохода, поскольку они не требуют почти никаких затрат на свое осуществление.

Исходя из того, что каждый из нас живет в определенном физиологическом ритме, вам потребуется узнать, в какие часы вы можете работать с максимальной эффективностью, а затем постараться подчинить свою жизнь этому ритму, чтобы ваши усилия приносили максимальные плоды.

Чтобы увеличить прибыли в несколько раз, следует сосредоточивать свое внимание на самых эффективных сферах торговли, не распыляя его на тех покупателей, которые наверняка не принесут большого дохода

Обратите внимание, что правило работает и в отношении выбираемой вами литературы.

80% книг, которые вы читаете, не приносят вам ничего полезного, кроме впустую убитого времени и снижения зрения. «Легкой» и неинтересной литературой забивать свое драгоценное время не следует, гораздо полезнее периодически перечитывать ту литературу, которая смогла оказать на вас заметное влияние и обогатила в духовном смысле.

Большое значение имеют и вещи, которыми, по сути, вами уже не используются: они занимают много места и, говоря языком «фэн-шуй», создают в доме зоны энергетических завалов. Научившись вовремя избавляться от них, вы почти сразу же почувствуете неожиданную свободу мышления и прилив новых сил.

То же самое можно сказать и о знакомых людях: эмоциональное наполнение вы получаете от 20% своих знакомых, а остальные не играют существенной роли в вашей жизни.

Избавляясь от общения с ними, вы освобождаете в жизни место для новых знакомств и создаете возможность для оказания внимания общению с теми людьми, которым нужно стараться его уделять. При этом кратковременное личное общение с друзьями в любом случае принесет вам больше, чем часовые споры, которые вы ведете в социальных сетях с виртуальными знакомыми.

Заключение

Четкое следование закону Парето в каждой сфере общественной жизни неожиданно быстро приведет вас к успеху. Нередко люди, живущие согласно ему, замечают, что работая неполный рабочий день, они зарабатывают значительно больше, чем те, кто вынужден трудиться «от зари до зари». Все мы можем достигнуть большего, не затрачивая для этого слишком много усилий, а главное – это научиться не распыляться, сосредоточиваясь только на основных своих занятиях и подчиняя свою жизнь этому правилу.

Постарайтесь не пытаться сделать все сразу и тогда вы сами удивитесь, насколько быстро к вам придет успешность во всех начинаниях.

Что такое принцип 80 на 20: закон Парето в примерах

Автор: Ричард Кох (Richard Koch), преподаватель экономики управления и стратегии бизнеса Школы бизнеса при Бирмингемском университете. Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.

 

Принцип 80/20 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий, отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Например, на получение 80% результатов у вас уходит 20% всего затраченного времени. Выходит, что на практике 4/5 приложенных вами усилий (немалая доля) почти никак не влияет на результат.

Таким образом, Принцип 80 на 20 утверждает, что диспропорция является неотъемлемым свойством соотношения между причинами и результатами, вкладываемыми и получаемыми средствами, прилагаемыми усилиями и вознаграждением за них. Выражение «80/20» хорошо описывает данную диспропорцию: 20% вложенных средств приносят за 80% отдачи; 80% следствий проистекают из 20% причин, 20% усилий дают 80% результатов.

Множество примеров, подтверждающих справедливость Принципа 80/20, можно найти в области бизнеса. 20% ассортимента продукции дают обычно 80% от общего объема продаж в денежном выражении, то же самое можно сказать о 20% покупателей и клиентов. Кроме того, 20% ассортимента продукции или 20% покупателей обычно приносят компании 80% прибыли.

Возьмем наше общество. 20% преступников совершают 80% преступлений; 20% водителей виновны в 80% дорожно-транспортных происшествий; 20% вступивших в брак ответственны за 80% разводов (те, которые постоянно то вступают в брак, то разводятся, сильно искажают статистику, что дает пессимистично-однобокую картину нестабильности заключаемых браков).

Наконец, 20% детей используют 80% возможностей, предоставляемых системой образования в данной стране.

Даже дома: на 20% ваших ковров приходится 80% воздействий, ведущих к их износу. 80% всего времени вы носите 20% имеющейся у вас одежды. 80% всех ложных тревог при срабатывании противоугонной сигнализации вызывается 20% возможных причин.

Двигатель внутреннего сгорания также великолепно подтверждает справедливость Принципа 80/20: 80% энергии, выделившейся при сгорании топлива, теряется, а колесам передается лишь 20% всей энергии. Эти 20% топлива производят 100% всего движения.

Математическая зависимость, которая легла в основу Принципа 80/20, была обнаружена более ста лет назад, в 1897 году, итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923). Его открытие называли по-разному, в том числе принципом Парето, законом Парето, правилом 80/20, принципом наименьшего усилия, принципом Дисбаланса. В данном материале мы будем именовать его Принципом 80/20.

Принцип 80 на 20 оказал огромное, хотя и незаметное широкой публике, влияние на многих ныне преуспевающих людей, особенно бизнесменов, энтузиастов-компьютерщиков, специалистов отделов технического контроля и, таким образом, способствовал формированию того мира, в котором мы сейчас живем. Тем не менее Принцип 80/20 остается одной из величайших тайн нашего времени, и даже те немногие из осведомленных о нем, кто знает и применяет его, используют лишь небольшую долю его мощи.

Так что же обнаружил Вильфредо Парето? Так случилось, что он рассматривал распределение богатства и доходов в Англии XIX века. Он выяснил, что большая часть доходов и материальных ценностей принадлежит меньшинству людей в исследованных группах. Возможно, что для Парето не было в этом ничего удивительного. Однако он также установил два очень примечательных, по его мнению, факта. Первым был тот, что существует неизменное математическое соотношение между численностью группы людей (в процентах от общей численности рассматриваемого населения) и долей богатства или дохода, контролируемой этой группой.

Другими словами, если известно, что 20% населения владеют 80% материальных ценностей, то можно с уверенностью сказать, что 10% населения имеют приблизительно 65% материальных ценностей, а 5% населения — 50%. Для Парето главным здесь были не цифры процентного соотношения, а тот факт, что распределение богатства среди населения предсказуемо несбалансированно.

Другой находкой Парето, восхитившей его, было то, что данная схема дисбаланса оставалась неизменной для статистических данных, относящихся к различным периодам времени и различным странам. Будь то данные по Англии за любой период ее истории или доступные Парето данные по другим странам за разные периоды времени, выяснялось, что схема снова и снова повторяется, причем с математической точностью.

Что это — простое совпадение или нечто имеющее огромное значение для экономики и общества? Сработала бы эта схема применительно к данным из других областей, — не только в отношении богатства или доходов? Парето был блестящим новатором, поскольку до него никому не приходило в голову рассмотреть две системы взаимосвязанных данных — распределение доходов или богатств и число людей, получающих доход или владеющих собственностью, и сравнить процентные соотношения между двумя этими данными. (К настоящему времени этот метод стал привычным и привел к крупным достижениям в таких областях, как бизнес и экономика).

К сожалению, хотя Парето и осознавал важность своего открытия, он не преуспел в объяснении его. Он выдвинул серию неплохих, но бессвязных социологических теорий, в которых придавал большое значение роли элиты и которые в конце его жизни были присвоены фашистами Муссолини.

В течение целого поколения значение Принципа 80/20 оставалось недооцененным. Несмотря на то, что некоторые экономисты, особенно американские, осознавали важность этого принципа, лишь после второй мировой войны два человека одновременно, но независимо друг от друга начали демонстрировать миру, на что способен Принцип 80/20.

 

Одним из этих первопроходцев был профессор филологии из Гарварда Джордж К. Зипф. В 1949 году он открыл принцип наименьшего усилия, который, в сущности, представлял собой заново открытый и детально обоснованный Принцип Парето. Принцип Зипфа гласил, что ресурсы (люди, товары, время, знания или любой другой источник продукта) самоорганизуются так, чтобы свести к минимуму затраченную работу, и, таким образом, приблизительно 20-30% любого ресурса производят 70-80% деятельности, связанной с этим ресурсом.

Для того чтобы продемонстрировать неизменную повторяемость этой схемы дисбаланса, профессор Зипф рассматривал статистику народонаселения, область филологии и динамику промышленности. Например, он произвел анализ статистики всех браков, заключенных в 1931 году в 20-ти кварталах города Филадельфия, и показал, что 70% браков было заключено между людьми, проживавшими друг от друга на расстоянии, не большем 30% протяженности этой территории.

Зипф дал научное объяснение тому, что на рабочем столе никогда нет порядка, и оправдал беспорядок другим законом: вещи находятся настолько близко от нас, насколько часто мы ими пользуемся. Ну, секретарши посмышленее уже давным-давно поняли, что часто используемые бумаги подшивать не надо!

 

Другим первопроходцем практического применения Принципа 80/20 был родившийся в 1904 году в Румынии американский инженер Иосиф Мозес Юран, великий гуру качества; этот человек стоял у истоков революции качества 1950-1990 годов. Юран сделал принцип Парето (или, как он иногда его называл, «принцип немногого, имеющего решающее значение») синонимом изыскания путей повышения качества продукции.

В 1924 году Юран поступил в качестве инженера по организации производства на работу в компанию «Вестерн электрик», производственное подразделение корпорации «Белл телефон систем». Впоследствии он стал одним из первых в мире консультантов по качеству.

Ему пришла в голову великолепная идея использовать Принцип 80/20, наряду с другими статистическими методами, для того чтобы искоренить выпуск бракованной продукции, повысить надежность и полезность промышленных и потребительских товаров. В книге «Руководство по контролю за качеством», первое издание которой вышло в 1951 году, Юран превозносил достоинства Принципа 80/20:

Экономист Парето обнаружил, что материальные ценности имеют неоднородное распределение (такое же наблюдал Юран в отношении бракованной продукции). Мы можем обратиться к ряду других областей — распределению преступлений среди преступников, распределению аварий по технологическим процессам, имеющим повышенную опасность, и т.д. Принцип неравномерного распределения Парето применим к распределению материальных ценностей и распределению потерь качества.

Крупные американские промышленники не заинтересовались теориями Юрана. В 1953 году его пригласили с лекциями в Японию, и здесь он нашел аудиторию, готовую воспринимать новые идеи. Юран остался в Японии и начал работать с несколькими японскими корпорациями, занимаясь вопросами повышения качества потребительских товаров, их ценности для покупателя.

Лишь после 1970 года, когда японская угроза американской промышленности стала совершенно очевидной, Запад стал воспринимать Юрана всерьез, и тот вернулся в США, для того чтобы сделать для американской промышленности то, что он сделал для японской. Фундаментом этой глобальной революции качества был Принцип 80/20.

 

Одной из самых первых корпораций, взявших на вооружение Принцип 80/20 и наиболее успешно использовавших его, была IBM. Вот почему большинство специалистов по компьютерным системам, получивших профессиональную подготовку в 1960-х и 1970-х годах, хорошо знают эту теорию.

В 1963 году в IBM обнаружили, что примерно 80% компьютерного времени тратится на обработку 20% команд программы. Компания немедленно переделала системное программное обеспечение так, чтобы наиболее используемые 20% были наиболее доступны и удобны для пользователя, что сделало компьютеры IBM более эффективными и быстрыми в большинстве приложений, чем машины конкурирующих фирм.

Разработчики персональных компьютеров и программного обеспечения нового поколения, например «Эппл», «Лотус», «Майкрософт», применяли Принцип 80/20 с еще большей изощренностью и сделали свои машины более дешевыми и простыми в работе. Этим они завоевали новые массы покупателей, которые раньше бежали бы от компьютера как от огня.

 

Далеко идущие последствия принципа Парето проявили себя широкой публике через столетие после того, как Парето открыл его, в недавних дискуссиях по поводу астрономических и постоянно растущих доходов суперзвезд и немногих наиболее богатых людей некоторых профессий. Режиссер Стивен Спилберг заработал 165 миллионов долларов в 1994 году. Джозеф Джеймиэл, самый высокооплачиваемый адвокат, получил 90 миллионов. Просто компетентные в своем деле режиссеры и юристы, конечно же, зарабатывают ничтожно мало в сравнении с этими суммами.

В XX веке предпринимались массированные попытки уравнивания доходов, однако неравенство, искорененное в одной сфере, неожиданно возникает в другой. В США с 1973 по 1995 год реальные доходы работников, не принадлежащих к сфере управления, упали на 14%. В 1980-х годах весь прирост доходов ушел в руки 20% самых богатых людей, а недоступные воображению 64% всего прироста были получены 1% наиболее богатых людей. Львиная доля всех акций частных инвесторов в США находится в руках очень немногих владельцев: на долю 5% американских семей приходится примерно 75% всех активов.

Если мы взглянем на роль доллара в современном мире, то увидим такую же картину: почти 50% расчетов мировой торговли производится в американских долларах, что намного превышает 13%-ю долю США в мировом экспорте. Мировые валютные резервы на 64% состоят из долларов, хотя доля валового внутреннего продукта США в мировом валовом продукте лишь ненамного превышает 20%. Принцип 80/20 будет работать всегда и везде, если не прилагать сознательных, настойчивых и массированных усилий по его преодолению.

 

Принцип 80/20 имеет огромную важность по той причине, что он противоречит тому, что мы привыкли считать логичным. Мы вправе ожидать, что все факторы имеют приблизительно одинаковое значение. Что все клиенты одинаково для нас ценны. Что каждая сделка, каждый продукт и каждый вырученный от продажи доллар так же хороши, как и другие. Что все работники отдельно взятой категории приносят приблизительно одинаковую пользу. Что любые день, неделя или год одинаково важны для нас. Что все наши друзья одинаково ценны. Что ко всем бумагам или телефонным звонкам должно относиться с одинаковым вниманием. Что образование, полученное в одном университете, имеет такую же ценность, что и образование, полученное в другом. Что все проблемы проистекают из множества причин, так что не стоит даже стараться искать среди них несколько ключевых. Что все возможности одинаково ценны, поэтому неважно, какую из них мы выберем.

Мы привыкли думать, что 50% причин или вложенных в дело ресурсов дадут нам 50% результатов или конечного продукта. И нам кажется естественным, почти демократичным, ожидание, что причины и следствия приблизительно одинаково сбалансированы между собой. Конечно же, иногда бывает и так. Однако «заблуждение 50/50» является одним из самых не соответствующих действительности, вредных и глубоко укоренившихся в наших мозгах.

Принцип 80 на 20 говорит о том, что если мы изучим и проанализируем два набора данных, относящихся к причинам и результатам, то скорее всего получим картину несбалансированности. Численно этот дисбаланс может составлять 65/36, 70/30, 75/25, 80/20, 95/5 или 99,9/0,1 или принимать любые другие значения. При этом сумма двух чисел в подобных соотношениях не обязательно должна быть равна 100.

Принцип 80 на 20 также гарантирует, что когда мы узнаем действительное соотношение, то сильно удивимся уровню этого дисбаланса, потому что каким бы ни оказался действительный уровень дисбаланса, он скорее всего превзойдет наши ожидания. Администраторы могут подозревать, что некоторые клиенты и некоторые наименования продукции более выгодны, чем другие, но когда они узнают, насколько велика разница между первыми и вторыми, то бывают очень удивлены и даже ошарашены.

Школьные учителя знают, что большая часть проблем с дисциплиной или прогулами проистекает от небольшого числа учеников, однако после анализа своих записей обычно выясняют, что размах дисбаланса все-таки оказывается большим, чем они ожидали. Мы можем думать, что некоторую часть своего времени мы работаем более эффективно, чем остальное время, но если мы измерим прикладываемые усилия и получаемые результаты, то можем и дар речи потерять.

Так зачем же нам нужен Принцип 80/20? Осознаете вы это или нет, но он накладывает отпечаток на вашу жизнь, на мир, в котором вы живете, на вашу работу. Понимание Принципа 80/20 дает вам трезвое видение того, что в действительности происходит в окружающем мире.

Бизнес и рынок в течение сотен лет с успехом применяли этот процесс. Французский экономист Ж.-Б. Сэй примерно в 1800 году изобрел слово «entrepreneur» и определил его так: «Антрепренер перебрасывает экономические ресурсы из сферы малой продуктивности в сферу большой продуктивности и пожинает плоды». Но один из любопытнейших выводов, подразумеваемых Принципом 80/20, — это вывод о том, что бизнес и рынки еще очень далеки от оптимальных решений. Например, Принцип 80/20 утверждает, что 20% продукции, клиентов или работников реально приносят 80% прибыли.

Если это так — а исследования подтверждают существование сильного дисбаланса — то картину в целом нельзя назвать эффективной или оптимальной. Такое положение вещей подразумевает, что 80% продукции, покупателей или работников приносят лишь 20% прибыли. Что огромные силы уходят впустую. Что наиболее мощные ресурсы компании сдерживаются большинством гораздо менее эффективных ресурсов. Что прибыли могут быть многократно увеличены, если вы будете продавать больше выгодной для вас продукции, наймете более выгодных работников и привлечете больше выгодных покупателей (или убедите их покупать больше).

В такой ситуации закономерен вопрос: зачем продолжать выпуск 80% продукции, которая приносит лишь 20% прибыли? Компании редко задаются этим вопросом, возможно, потому что ответом будет немедленно начать радикальные перемены, а отказаться от четырех пятых того, что вы делаете, не так уж просто.

То, что Ж.-Б. Сэй называл работой антрепренера, современные финансисты называют арбитражем. Международные финансовые рынки очень быстро корректируют аномалии во взаимоотношениях, например, между валютными курсами. Однако занимающиеся бизнесом организации или люди в большинстве своем практически не применяют подобное антрепренерство или арбитраж. Они не привыкли к переброске ресурсов из областей, где они дают слабые результаты, в области, где они дадут мощные результаты, или к избавлению от малоэффективных ресурсов и к приобретению высокодоходных ресурсов.

В большинстве случаев мы просто не осознаем, до какой степени некоторые ресурсы (лишь малая их доля, то, что Джозеф Юран называл «немногим, имеющим решающее значение») могут быть сверхпродуктивны и до какой степени «заурядное большинство» ресурсов малопродуктивно или вообще убыточно. Если мы увидим разницу между «немногим решающим» и «заурядной массой» во всех областях нашей жизни, если мы предпримем определенные шаги в этом направлении, то сможем приумножить то, что имеет для нас ценность.

 

Только практические современные знания. Изучите любые навыки самоменеджмента, мотивации, личной и профессиональной эффективности по абонементу, со скидкой.

Методики управления рисками. Виды рисков. Уровни рисков. Порядок работы с рисками.

Проблема

Проверка застройщика и предложенного им строительного проекта играет важнейшую роль для сокращения рисков, с которыми неизбежно сталкивается каждый инвестор, планирующий сделать капиталовложение в квартиру, расположенную в возводимой новостройке. Работа над рисками, их анализ и преодоление – это основная задача опытного спонсора, подыскивающего выгодный объект для денежного финансирования. Успешное выполнение поставленных задач во многом обуславливает способность эффективно контролировать уровень имеющихся рисков и нейтрализовать их с минимальными издержками.

Что такое риски

Спонсорские риски – это вероятные негативные события, которые могут отрицательным образом повлиять на инвестиционный проект, создать реальную угрозу процессу его реализации.

Виды рисков

Общая классификация спонсорских рисков позволяет разделить их на:

  • вероятные;
  • маловероятные.

Также специалисты в области правоотношений, связанных с инвестициями в долевом строительстве, предлагают подразделять риски на:

  • существенные, то есть те риски, которые способны оказать серьезное негативное влияние на инвестиционный проект, поставив под угрозу его реализацию и извлечение инвестором прибыли;
  • несущественные.

По степени воздействия на ситуацию риски делятся на:

  • игнорируемые, то есть те, которые не несут никакого отрицательного воздействия на ход реализации строительного проекта;
  • незначительные, которые предполагают:
  • увеличение продолжительности производства строительных работ, но все это происходит в рамках установленного бюджета и плановых сроков завершения возведения новостройки;
  • несоблюдение строительных решений;
  • незначительное понижение уровня безопасности строительства, который допускаются заказчиком;
  • наличие несерьезных производственных дефектов, которые можно быстро устранить;
  • умеренные, то есть риски, вызывающие такие последствия как:
  • увеличение периода строительство объекта недвижимого имущества;
  • появление производственных дефектов;
  • общее снижение безопасности строительства, которое требует согласования с заказчиком;
  • существенные, которые провоцируют возникновение:
  • производственного брака;
  • недопустимого несоблюдения техники безопасности на стройке;

Уровни рисков

Существует 3 уровня рисков, среди них:

  1. недопустимые, или риски, первичные для обработки. Они должны быть устранены или нейтрализованы на начальном этапе возникновения. Этот риск должен находиться под постоянным и самым жестким контролем со стороны инвестора проекта, уровень его действия должен периодически подвергаться анализу и переоценке;
  2. оправданные, или риски, вторичные для обработки. Это такие риски, которые должны иметь выработанную стратегию обработки. Контролировать такие риски следует до того момента, пока они не станут приемлемыми. Риск должен подвергаться контролю постоянно, периодически его рекомендуется переоценивать;
  3. приемлемые, то есть те риски, которые рассматриваются к принятию. Они оцениваются и переоцениваются периодически, как правило, не несут вредных последствий.

Ошибки при работе с рисками

Следует назвать ряд ошибок, распространенных в финансовой среде, которые совершают неопытные инвесторы. К ним относится:

  • неспособность осуществлять эффективный анализ и поиск существенных и вероятных рисков;
  • усиленный контроль над динамикой несущественных и маловероятных рисков, которые не могут вызвать вероятных негативных последствий;
  • игнорирование, принятие и неспособность нейтрализовать или снизить существенные и вероятные риски.

Чтобы добиться максимальной продуктивности при работе с рисками указанных выше ошибок следует избегать. Такая тактика позволит спонсору уделить наибольшее внимание самым опасным существенным и вероятным рискам.

Такие риски должны быть правильно выявлены и проанализированы. Чтобы избежать возможного негативного влияния, спонсор оценивает степень рисков, классифицирует их по видам, систематизирует и вырабатывает стратегию борьбы с рисками. Для более оперативной и эффективной нейтрализации рисков инвестору следует воспользоваться рядом полезных деловых инструментов.

Порядок работы с рисками

Процедура по борьбе с рисками, включает в себя несколько последовательных этапов. Среди основных стадий нейтрализации рисков можно назвать:

  • идентификацию рисков – это процесс определения рисков, которые способны отрицательным образом повлиять на строительный проект. В некоторых случаях для поиска рисков инверсоры привлекают риск-менеджеров и иных консультантов, которые самостоятельно анализируют конкретный проект и выявляют потенциально вероятные риски;
  • описание выявленных рисков. Указанная стадия устранения рисков предусматривает составление письменной характеристики каждого из найденных рисков. Как правило, они заносятся в специальную табличку. Описание риска обычно содержит пункты, касающиеся:
  • порядкового номера риска;
  • объекта риска;
  • наименования риска;
  • факторов риска;
  • вероятности возникновения риска;
  • потенциального и фактического ущерба, причиненного риском;
  • индекса риска.

Любой риск, внесенный в список, рассматривается специалистами с точки зрения его уязвимости. Риски оцениваются в качественных и количественных показателях;

  • оценка рисков – это третья стадия процедуры по устранению рисков. На этом этапе спонсор или уполномоченный им на эти действия специалист должен составить сводную таблицу, оформленную на основании данных об экспертах, осуществляющих анализ строительного проекта и потенциала инвестирования.
  • Документ должен содержать перечень экспертов, каждому из которых присвоен персональный уровень компетентности. Сведения, внесенные в список, будут являться конфиденциальными;
  • составление карты рисков осуществляется наиболее авторитетными экспертами, избранными инвестором. Риски фиксируются на карте в соответствии с уровнем их воздействия на строительный проект и в соответствии с рангом вероятности. Далее определяется граница толерантности к риску, то есть граница, указывающая на признак приемлемости риска. Те риски, которые обладают низким уровнем толерантности, необходимо тщательно разработать;
  • стадия воздействия на риски включает в себя поиск стратегии управления рисками. Специалисты изучаются вопрос, существует ли объективная необходимость в принятии дополнительных мер или разработке плана действия по устранению рисков. Они работаться с целью:
  • уменьшить вероятность риска;
  • снизить возможность наступления материального ущерба;
  • изменить характер последствий, возникающих после реализации риска.

Главная задача специалистов, разрабатывающих план, — смещение самых опасных рисков за пределы границы толерантности. При этом они должны соотносить затраты, необходимые на такое перемещение, с выгодами, которые возникнут в результате нейтрализации риска. Изменение показателя успешности управления рисками напрямую зависит от характера мер по управлению, предложенных по итогам анализа;

  • заключительная стадия предполагает принятие мер по воздействию на существующие риски, расположенные выше границы толерантности. В отношении недопустимых рисков обычно применяется воздействие в виде смягчения причин, повлекших за собой формирование риска.

Карта инвестиционных рисков

На первоначальной стадии выявления рисков спонсор может воспользоваться картой рисков. Это специальный документ, где содержатся сведения обо всех потенциальных рисках инвестора. Также в карте рисков отмечается план по устранению рисков, намеченный инвестором. Он фиксирует выбранные им мероприятия, которые помогут нейтрализации рисков, и вносит в карту информацию о требующихся ресурсах.

Созданная инвестором карта рисков должна быть максимально эффективной, чтобы он смог наглядно визуализировать механизм управления рисками. Карта рисков является не статичным, а динамичным документом. Она должна быть изменена в зависимости от направления динамики инвестиционного проекта. Риски лучше сразу делить на группы и подгруппы, определять уровень их опасности для проекта. Такой способ анализа позволит уделить особенно пристальное внимание наиболее вероятным и значительным событиям негативного характера, которые могут понизить прибыльность строительного проекта.

Техники по составлению карты рисков

Для составления карты рисков эксперты используют следующие методики:

  • метод аналоги;
  • метод моделирования;
  • метод численной оценки;
  • метод исследования отрасли;
  • метод анализа документационного комплекса.

Метод аналогии

Метод аналогии часто используется специалистами при составлении карты рисков. Он отличается простотой и высокой эффективностью суть методики заключается в фиксации рисков, характерных для аналогичных проектов.

Все же инвестору не следует применять только этот метод, исключая все остальные способы построения карты, поскольку документ должен быть в высшей степени адаптирован к условиям конкретного строительного проекта. Каждый проект по возведению здания является уникальным, он имеет свои черты и особенности, отличающие его от похожих процессов. Помимо типичных для ситуации рисков инвестору потребуется включить в карту индивидуальные риски проекта, которые вызваны особенностями действующего проекта.

Метод моделирования

Моделирование проектных действий – это способ составления карты рисков, который позволяет инвестору сформировать план действий, направленных на устранение рисков и их негативных последствий. Используя воображение, специалисты могут произвести диагностику состояния проекта и сформировать стадии его реализации. Каждой из стадий будут сопутствовать определенные риски. Чтобы воспользоваться этим способом для составления карты рисков, специалисту потребуется обладать глубокими теоретическими и практическими познаниями.

Квадрат инвестиционных рисков

Принцип Парето

Основной целью процедуры по оценке опасности рисков выступает поиск наиболее существенных и вероятных рисков, возникающих в процессе подготовки и реализации строительного проекта. Для достижения описанной цели успешно применяется принцип Парето. Этот принцип указывает на то, что устранение 20% наиболее существенных для проекта рисков дает инвестору 80% безопасности проекта.
Данное правило помогает понять, что инвестору не следует стремиться к преодолению стопроцентного показателя рисков. Безусловно, у спонсора не будет достаточного количества времени и средств, чтобы справиться со всеми возможными негативными факторами, однако стоит уделить внимание самым опасным из них.

Существенность риска и возможных последствий

Для того, чтобы выявить наиболее существенные риски, необходимо произвести их оценку и проанализировать объемы возможных убытков, вызванных возникновением рискового события. Критерий существенности играет важнейшую роль при классификации рисков. Знание потенциальных убытков поможет инвестору сократить их до минимума.

Вероятность риска

Если риск является существенным, но маловероятным, то его разработку можно отложить. Гораздо большей опасностью для инвестора обладают вероятные риски. Так, если проекту в скором будущем угрожает какое-либо негативное событие, то необходимо немедленно направить все силы на его нейтрализацию.

Квадрат рисков

Квадрат рисков — это графический инструмент, который помогает зафиксировать самые существенные и вероятные риски среди всех рисков, обнаруженных аналитиками. Фигура помогает сконцентрировать внимание спонсора на самых значимых рисках.

Части квадрата рисков

Такой квадрат имеет 4 части:

  • существенные и вероятные риски вносятся в левую верхнюю часть квадрата. Это те пункты, которые следует тщательно изучить в первую очередь;
  • в правой верхней части инвестор фиксируют все существенные риски, которые отличаются низкой степенью вероятности. Работа над такими рисками производится после анализа вероятных рисков;
  • в левую нижнюю часть квадрата вносят информацию о несущественных рисках, которые наиболее вероятны. Они оказывают минимальное воздействие на реализацию строительного проекта;
  • правая нижняя часть содержит сведения о несущественных рисках с низкой степенью вероятности, которые прорабатываются в последнюю очередь.

Методики устранения инвестиционных рисков

После окончания процедур по выявлению и оценке рисков проекта инвестору потребуется определить способы их нейтрализации.

Факторы, влияющие на способ борьбы с рисками

Выбор методик защиты и их применение к каждому риску зависит от:

  • конкретной рисковой ситуации;
  • ресурсов инвестора;
  • отношения инвестора к обнаруженным рискам.

Отказ от вложения средств

Иногда наиболее эффективным способом борьбы с риском является отказ от принятия действий по его устранению. Антирисковые мероприятия требуют значительных ресурсов, что может спровоцировать вложение в их реализацию существенных финансовых средств. Часто необоснованные траты становятся губительными для инвестора. Необдуманные инвестиции, вложенные под давлением внешних обстоятельств, не могут оказать предполагаемого положительного влияния на ситуацию, что делает их неэффективными.

Вложение средств для устранения риска

Если инвестор вкладывает свои денежные средства для устранения рисков без осуществления их предварительной оценки, это свидетельствует о низком уровне его компетентности в вопросах инвестиционных рисков. Делая капиталовложения на удачу, он может рассчитывать в равной степени, как на положительные, так и на отрицательные последствия своих действий.

Принятие риска наиболее полезно для инвестора, когда рисковые последствия осмыслены и учтены. В таком случае угроза потери денежных средств не будет являться для спонсора неожиданностью. Имея в голове понятие о видах и степени опасности рисков, инвестор сможет создать оптимальный алгоритм действий, адаптированный к конкретной практической ситуации.

Полное устранение риска

Полное устранение риска – это прием по нейтрализации рисков, который применяется в тех случаях, когда риск проекта является существенным и весьма вероятным. Также данная методика используется при наличии обстоятельств, когда устранение риска не требует от инвестора вложения крупных финансовых средств и иных ресурсов. Риск может быть устранен посредством:

  • снижения до нуля возможного ущерба, возникающего в результате наступления рискового события;
  • устранения вероятности наступления рискового события.

Снижение риска

Возможность наступления рискового события может быть снижена до нуля либо до определенного показателя. Если устранить риск в полной мере невозможно, то спонсору рекомендуется предпринять комплекс мер по максимальному снижению вероятности и значимости этого риска.

Хотя риск и сохраняется, антирисковые мероприятия позволяют:

  • понизить размер возможных убытков;
  • уменьшить вероятность наступления рискового события.

Передача риска третьему лицу

Это один из юридических приемов, направленных на устранение имеющихся рисков. Он предполагает страхование ответственности застройщика перед долевым инвестором, вложившим свои денежные средства в строительный проект по возведению объекта недвижимого имущества.

Борясь с рисками, инвестор должен, прежде всего, уделять внимание нейтрализации существенных и вероятных рисков, для поиска которых ему понадобится составить квадрат рисков. Самые опасные риски рекомендуется устранять полностью, снижать их до минимального показателя или передавать третьим лицам.

Устранение несущественных и маловероятных рисков

Несущественные или маловероятные риски можно снижать или принимать. Прием риска может оказаться полезным, если затраты на устранение риска не превышают потенциальный ущерб, вызванный наступлением негативных последствий. Также рекомендуется принимать риски, когда у инвестора нет времени и других ресурсов на борьбу с ними.

Рисковые расходы

Управление рисками влечет за собой внесение дополнительных денежных средств в строительный проект. Эти затраты могут быть снижены, если после реализации проекта и получения квартиры в новостройке инвестор получит дополнительную прибыль.

Управление рисками – это один из значительных пунктов, входящих в перечень расходов на участие в договоре долевого строительства нового жилья. Если инвестор откажется поддерживать застройщика и компенсировать риски, то он в значительной степени снизит показатель безопасности своих инвестиций в строительный проект по возведению новостройки.

На практике часто встречаются ситуации, когда значительные капиталовложения со стороны инвестора окупаются благодаря высокой прибыльности готового проекта. Именно поэтому можно сделать вывод, что большая сумма средств, вложенных для устранения рисков, обеспечивает высокую степень безопасности проекта.

Для спонсора важно не экономить на расходах и вкладывать средства наиболее эффективным образом. Плодотворность капиталовложений поможет спонсору сократить свои расходы на поддержку строительного проекта и извлечь больше прибыли от полученной в собственность квартиры.

Чтобы снизить расходы по рискам, требуется:

  1. производить объективную оценку рисков, принимая самые малозначительные и несущественные из них;
  2. использовать наиболее эффективные и недорогие приемы для нейтрализации рисковых случаев.

Данные о расходах можно зафиксировать в карте рисков. Это поможет объективно оценить затраты и рассчитать вероятную прибыль.

Рисковый план

Рисковый план составляется инвестором после проведения процедуры выявления и оценки рисков. Эта бумага представляет из себя такой документ, который содержит последовательность действий по нейтрализации рисков, а также примерные сроки процедуры устранения рисков.

В плане инвестор фиксирует основные приоритеты, которые следует проработать в первую очередь. Необходимо спланировать период нейтрализации рисков, а также учесть объем ресурсов, требующихся для осуществления таких планов.

План должен постоянно корректироваться. Внесение изменений в готовый рисковый план осуществляется в соответствии с результатами предпринятых антирисковых мероприятий. Эти изменения способствуют объективному анализу ситуации, поскольку документ будет отражать достижения и планы инвестора в отношении устранения рисков строительного проекта.

Динамика инвестиционных рисков

Вероятность и значимость рисков должна быть регулярно переоценена инвестором, поскольку в результате динамики реализации строительного проекта риски изменяются. Строительный проект развивается, здание возводится, определенные риски уменьшаются или исчезают самостоятельно, а некоторые – увеличиваются. По итогам анализа динамики рисков инвертор вносит в ранее составленную карту рисков, квадрат рисков и рисковый план соответствующие изменения.

Работа над рисками не должна быть приостановлена на каком-то этапе строительства. Спонсор, не производящий постоянный мониторинг состояния рисков, может столкнуться с проблемной ситуацией, когда риски выйдет из под контроля. Информация о рисках не может быть достаточной и окончательной, она постоянно изменяется, поэтому исследовать ее необходимо непрерывно, на протяжении всего периода реализации строительного проекта по возведению объекта недвижимого имущества.

Безопасность действующего проекта, должна изучаться на протяжении времени окупаемости инвестиций. Это позволит спонсору избежать значительных финансовых потерь и извлечь из квартиры в новостройке дополнительную прибыль.

Спонсору следует помнить о том, что развитие ситуации со строительным проектом вариативно. Постоянно возникают новые обстоятельства, которые ранее не были учтены. Именно поэтому для спонсора полезно не прекращать работу по оценке рисков и принятию необходимых мер по их своевременному устранению.

Принципы планирования рабочих задач

Одна из проблем планирования — это группировка, клас­сификация разнообразных задач, проблем и дел, ежедневно встающих перед руководителем. По каким критериям сорти­ровать задачи, как поступить с той или иной проблемой, с какой из них начать, как распределить их во времени? Для того, чтобы найти ответы на эти вопросы, специалисты предлагают воспользоваться принципом Парето, АБВ- анализом или принципом Эйзенхауэра.

Принцип Парето

Этот принцип, названный именем своего автора — италь­янского экономиста Вильфредо Парето, в общем виде сво­дится к утверждению, что внутри любой группы (например, группы задач) малые части приобретают намного большую значимость, чем предполагает их удельный вес. В результате многочисленных исследований в различных сферах было установлено следующее:

* 20 % клиентов (товаров) дают 80 % оборота или при­были;

* 80 % клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли;

* 20 % ошибок обусловливают 80 % потерь;

* 80 % ошибок обусловливают 20 % потерь и т. д.

Поэтому принцип Парето иногда называют принципом 80 : 20, или принципом 8 : 2. Если говорить об управлении, то здесь этот принцип проявляется так: в процессе работы 20 % задач обусловливают 80 % результатов, а 80 % задач обеспечивают 20 % результатов. Или иначе: в процессе ра­боты за 20 % времени достигается 80 % результатов, а за оставшиеся 80 % времени — 20 % результатов. Между про­чим, вы можете это проверить во время сессии. Не правда ли, что за первые 80 % времени, отпущенного на подготовку к экзамену, вы выучиваете 20 % вопросов, а за оставшиеся 20 % — 80 % материала. Если вы делаете наоборот, это озна­чает, что вы овладели самоорганизацией по принципу Паре-то! Теперь осталось только воспользоваться опытом в реше­нии управленческих задач. Ведь применительно к повсед­невной работе менеджера использование принципа Парето означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные и требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступить к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью. Итак, сначала — немногие «жиз­ненно важные» проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

АБВ-анализ

Этот принцип планирования и установления приорите­тов подтверждает и конкретизирует принцип Парето. Суть его заключается в разделении всех дел на три категории. При разделении исходят из того, что относительная значимость задач (с точки зрения вклада в конечный результат) не совпа­дает с их относительным количеством. Важнейшие задачи (категория А), решаемые менеджером в течение дня, состав­ляют примерно 15 % от общего количества дел. Однако их значимость (вклад в достижение цели) составляет около 65 %. Количество менее важных задач (категория В) состав­ляет примерно 20 %, и столько же — значимость; на несуще­ственные задачи приходится соответственно 65 и 15 %.

Что значит овладеть принципом АБВ-анализа? Это:

а) научиться классифицировать задачи по категориям;

б) определить очередность их решения;

в) выделить необходимое время для их решения.

Как это сделать? Для начала классифицируйте все дела, которые вам предстоит сделать сегодня, по категориям. Вот вопросы, которые облегчат решение задач категории А (т. е. наиболее важных):

1. С решением каких задач я в наибольшей степени прибли­жаюсь к воплощению главных целей (личных и профес­сиональных)?

2. Могу ли я за счет выполнения какой-то одной задачи ре­шить сразу несколько других?

3. Решив какие задачи, я смогу внести максимальный вклад в достижение цели моего предприятия, дела и т. д.?

4. Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в тактическом и стратегическом планах) и наи­большее материальное или моральное вознаграждение?

5. Невыполнение каких задач может иметь самые негатив­ные последствия?

После классификации задач по категориям определите вре­мя на их решение. Для этого в своем рабочем плане отведите:

а) 65 % запланированного времени на решение задач категории А;

б) 20 % запланированного времени на решение задач категории Б;

в) 15 % запланированного времени на решение задач категории В.

Обратите внимание, что удельный вес времени, выде­ленного на решение задач каждого класса, соответствует не их количеству, а их значимости. И наконец, определите по­рядок решения. Рекомендуется дела, задачи группы А ре­шать в первую очередь, чтобы обеспечить большую часть общего эффекта. Затем можно приниматься за задачи груп­пы Б и только в самую последнюю очередь переходить к за­дачам группы В, если, конечно, у вас осталось на это время. Если времени не осталось, отложите их. Ничего страшного не произойдет, вы и без этого сделали, что могли, для дости­жения максимального результата. Следует отдавать себе от­чет в том, что вы не можете да и не должны делать все.

Устанавливайте приоритеты — это основное правило эф­фективной организации работы. Ну а если у вас нет времени для подробного АБВ- анализа, вы можете воспользоваться принципом Д. Эйзенхауэра.

Приоритизация и управление временем

Меня зовут Юлия Корес, я автор Telegram-канала Life as a project, сегодня я описываю популярные методы тайм-менеджмента и делюсь подборкой книг по теме.

{«id»:185689,»url»:»https:\/\/vc.ru\/u\/660293-julia-cores\/185689-prioritizaciya-i-upravlenie-vremenem»,»title»:»\u041f\u0440\u0438\u043e\u0440\u0438\u0442\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f \u0438 \u0443\u043f\u0440\u0430\u0432\u043b\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0435\u043c»,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/u\/660293-julia-cores\/185689-prioritizaciya-i-upravlenie-vremenem»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/u\/660293-julia-cores\/185689-prioritizaciya-i-upravlenie-vremenem&title=\u041f\u0440\u0438\u043e\u0440\u0438\u0442\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f \u0438 \u0443\u043f\u0440\u0430\u0432\u043b\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0435\u043c»,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter. com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/u\/660293-julia-cores\/185689-prioritizaciya-i-upravlenie-vremenem&text=\u041f\u0440\u0438\u043e\u0440\u0438\u0442\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f \u0438 \u0443\u043f\u0440\u0430\u0432\u043b\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0435\u043c»,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/u\/660293-julia-cores\/185689-prioritizaciya-i-upravlenie-vremenem&text=\u041f\u0440\u0438\u043e\u0440\u0438\u0442\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f \u0438 \u0443\u043f\u0440\u0430\u0432\u043b\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0435\u043c»,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect.ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/u\/660293-julia-cores\/185689-prioritizaciya-i-upravlenie-vremenem»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u041f\u0440\u0438\u043e\u0440\u0438\u0442\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f \u0438 \u0443\u043f\u0440\u0430\u0432\u043b\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0435\u043c&body=https:\/\/vc. ru\/u\/660293-julia-cores\/185689-prioritizaciya-i-upravlenie-vremenem»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}

Лишь единицы из моего окружения занимаются планированием и целеполаганием. Хотя мы все выходим в жизнь с приблизительно одинаковыми способностями, материальным состоянием и происхождением (привет, пост-советское воспитание!), через какое-то время становится заметна разница между уровнем жизни бывших одноклассников, однокурсников и коллег.

В этой статье, я обещала рассказать про способ приоритизация задач по матрице Эйкзенхауэра, но решила заодно описать и другие основные методики управления временем.

Многие люди откладывают реализацию своих желаний на будущее, ссылаясь на постоянную занятость работой или учебой. С каждым годом, жизнь становится все быстрее, и в этом стремительном темпе очень легко потеряться, лишиться желания принимать какие-то решения вообще. Именно умения мечтать, ставить цели и приоритеты, а затем планировать свою жизнь отличает успешных людей от остальных — потерянных во времени и жизни.

Лишь единицы из моего окружения (и вашего тоже) занимаются планированием и целеполаганием. Хотя мы все выходим в жизнь с приблизительно одинаковыми способностями, материальным состоянием и происхождением (привет, пост-советское воспитание!), через какое-то время становится заметна разница между уровнем жизни бывших одноклассников, однокурсников и коллег.

Как приблизиться к тем, кто достиг больше? Научиться управлению временем. Внедрив планирование в свою жизнь, вы сразу почувствуете в себе способность смотреть наперед, хотеть большего и добиваться ощутимых результатов.

Планирование в равной степени необходимо всем — и бизнесменам, и творческим личностям, и офисным сотрудникам. Ответственный подход и уважение к каждому часу вашей жизни позволит высвободить колоссальные временные ресурсы для создания той жизни, которую хотите вы. Тайм-менеджмент – лучший способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management или управление временем – это комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Техники управления временем помогают справляться со множеством дел в короткие сроки, соблюдать баланс между работой и личной жизнью, избавиться от хронической усталости и быстрее достигать целей.

Про управление временем создано множество книг и курсов. Я прочитала многие книги и прослушала несколько лекций, а также больше года внедряла описанные в них методы в свою жизнь. Могу порекомендовать эти книги:

1. Дэвид Аллен «Getting Things Done»

2. Алан Лакейн «Искусство успевать»

3. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

4. Марк Фостер «Do It Tomorrow и другие секреты управления временем».

Но в целом, суть time-management везде одинакова, разница лишь в подаче информации. В этой статье я расскажу основные методы управления временем, которые повторяются в каждом издании по этой тематике.

Основные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные принципы служат фундаментом любой методологией управления временем:

  • Постановка конкретных целей. Это пожалуй самое важное в управлении временем и жизнью. Нужно постоянно понимать для чего вы вообще живете и совершаете какие-либо действия. Цель управления временем — добиться того, чтобы вся ваша деятельность наиболее эффективным путем вела вас к выполнению определенных целей — краткосрочных или долгосрочных. Даже время с близкими или просмотр фильма несут за собой цель — сделать вас счастливыми и отдохнувшими, чтобы в рабочее время вы могли продуктивно выполнять другие цели.
  • Планирование действий. Исходя из ваших целей вы должны составить список дел, разбивая объемные дела на мелкие подзадачи. Благодаря планированию, у вас будет четкий план достижения любых целей. Конечно его придется иногда корректировать и перенаправлять, так как в жизни ничего не идет на 100% по плану, но план все равно в итоге приведет вас к цели. Планы на день, на неделю и на месяц, также, будут исходить из глобальных целей, и таким образом, каждый день вы будете делать шаги к тому, чего хотите добиться, и не будете терять время зря.
  • Расстановка приоритетов. Рассортируйте дела по степени важности проекта и срочности дела. Выполняя действия последовательно: от срочных к второстепенным, вы всегда будете успевать закончить в срок. Самые важные и срочные дела нужно планировать на пики своей продуктивности.
  • Фокусирование на главном. Ежедневно совершая маленькие задачи, помните о глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Научитесь говорить «нет» всему, что не ведет вас к целям или не дарит позитивных эмоций. А во время работы старайтесь не отвлекаться на соц.сети или общение, избегая незапланированных перерывов.
  • Анализ опыта. Генерируйте осознанность, следите за результатами в вашей жизни от внедрения изменений. Очень важно анализировать свои ошибки и негативно повлиявшие на вас ситуации, чтобы в будущем предотвратить все, что отнимает ваши личные ресурсы. Подстраивайте все подходы к управлению временем под себя, создавая свой индивидуальный свод правил под разные деятельности.
  • Планирование отдыха. Качественно отдохнувший человек способен на большее. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Всем хочется побыстрее приблизиться к целям, но не стоит экономить на общении с близкими, сне или вашем хобби. Регулярно занимайтесь тем, что дарит вам чувство счастья, дает энергию на дальнейшую работу и помогает не выгорать.

Эффективные методы планирования

На основе теоретических принципов было создано множество методов и инструментов по управлению временем. Перечисляю самые эффективные из них.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция выделения приоритетов, рекомендованная президентом США Д. Эйзенхауэром. Этот подход помогает не запутаться в большом списке дел, с помощью сортировки задач по важности и срочности. Важность дела определяется его влиянием на достижение цели, а срочность – привязанностью к конкретному времени или дате.

Каждое дело необходимо распределить по 4 приоритетам:

  • Важное, срочное. Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, сделать задачи по главным проектам, и т.д.
  • Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, общаться с партнерами, разрабатывать новые проекты, и т.д.
  • Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – рассылка писем, совершение звонков, и т. д. Нужно быть осторожным с задачами из этого списка, ведь они занимают у вас время здесь и сейчас, при этом не являются важными для вас и ваших целей. За ними нужно постоянно следить, делегировать или убирать вообще.
  • Не важное, не срочное. Такие задачи лучше вообще вычеркнуть из повседневного списка.

Прежде всего следует выполнять дела первого приоритета, затем – второго. Задачам третьего приоритета можно посвятить остаток дня или делегировать их другим. Этот метод можно использовать с помощью выделения задач по цветам, как в приоритетах планировщика ToDoist, о котором я рассказывала тут.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Этот метод также предполагает приоритизацию дел. После тщательного анализа списка задач, необходимо их расставить по приоритетам от «A» до «E»:

  • «A». Самые важные дела, которые не терпят отлагательств и имеют серьезные последствия для целей.
  • «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
  • «C». Желательные задачи без неприятных последствий в случае невыполнения.
  • «D». Рутинные задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
  • «E». Задачи, от которых стоит отказаться.

Метод работает только если приступать к задачам из каждого последующего уровня строго после завершения предыдущих.

Принцип Парето

Принцип известного итальянского экономиста В. Парето гласит: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что меньшая часть прилагаемых усилий приносит большую долю результата. А практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на выполнение целей и проектов.

Соответственно, метод Парето заключается в том, чтобы найти те самые 20% эффективных действий нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Метод «Помидор»

Еще один итальянский метод, названный в честь кухонного таймера. Метод помогает добиться максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки.

Техника Помидор заключается в том, чтобы поставить таймер и делать задачу в течении 25 минут, затем отдохнуть 5 минут и приступить к следующему раунду. После каждого 4-го этапа нужно отдыхать 15-20 минут.

Метод Помидора

P.S. Мне не подошел этот метод, хотя я слышала много позитивных отзывов насчет него. Но я поняла, что мне нужно минут 15 для полного погружения в задачу, затем у меня начинается поток вдохновения, который лучше не прерывать, пока я не закончу задачу полностью. Я знаю, что это не очень правильно с точки зрения отдыха, но это пока самый эффективный способ работы, который я для себя нашла.

Пирамида Франклина

Согласно пирамиде, разработанной Бенджамином Франклином, цели нужно распределить по пунктам степени важности:

  • Фундамент пирамиды – главная миссия жизни, основные жизненные ценности, вектор направления движения.
  • Глобальная цель.
  • Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
  • Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
  • Краткосрочный план на неделю/месяц.
  • Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня должно базироваться на целях ниже. Залогом эффективной работы служат следование плану, постоянный анализ успехов и необходимые корректировки.

Пирамида Франклина

Отвлечение

Не менее необходимый навык для эффективного управления временем — это сфокусированность и концентрация на задаче. В наше время частым отвлечением от работы и прокрастинацией страдают почти все из-за обилия информационного шума вокруг нас. Есть люди и с особыми заболеваниями, типа синдрома дефицита внимания и гиперактивности, но чаще всего плохую концентрацию имеют люди, неумеющие фокусироваться на важном.

Чтобы эффективно работать, не теряя внимания, нее позволяйте ничему выбивать вас из состояния потока. Я минимизирую отвлекающие факторы, чтобы добиться более высокой производительности:

  • У меня включен тихий режим во всех чатах в мессенджерах, кроме личных сообщений.
  • У меня отключены уведомления везде, кроме emergency каналов связи.
  • Я разбираю почту и личные сообщения не тогда, когда они приходят, а между выполнением задач, в перерыв.
  • Я выделяю отдельное время для проверки соц. сетей. Например, когда еду в транспорте, жду в очереди или устраиваю перерыв. Также, у меня стоит ограничение по времени для каждой соц.сети, чтобы случайно не провести там все свободное время.

Выводы

Фраза «У меня нет времени» — это бред. Я относительно недавно пришла к этому инсайту. Я не делаю каких-то вещей не потому что не успеваю, а потому что не ищу возможность сделать их. Соответсвенно они для меня неприоритетны. Приоритеты складываются из желаний и целей. Если есть желание, то при любой загруженности найдется время для него, ведь это станет самым важным.

В целом, не стоит начинать применять методики планирования временем, если у вас нет целей на разные жизненные этапы. Как найти свою миссию и поставить цели, исходя из которых и будут складываться ваши дела, я напишу отдельно.

Временной ресурс – самый важный ресурс для человека. Каждый новый день — это возможность получить то, что хочется. Благодаря управлению временем осуществление мечт переходит из разряда волшебства к работе по простому алгоритму. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни | Calltouch

Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни

Есть мнение, что все великие открытия не плод титанического труда мыслителей, а результат их наблюдательности и умения сопоставлять факты. Знаменитое правило Парето только подтверждает эту мысль. Сам открыватель этой закономерности, в шутку или всерьёз, говорил, что принцип неравномерного распределения результатов и действий обнаружил, собирая урожай гороха в своем саду. Парето отметил – 80% урожая дают 20% кустов.

Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни

Вильфредо Парето изучал социологию, инженерное дело, экономики, философию и политологию. Центральными темами его деятельности – это принципы распределения доходов, анализ факторов выбора людей, деление общества на классы. С его легкой руки в обществе закрепился термин «элита».

В начале двадцатого века ученый подтвердил закономерность 20% на 80% на примере неравномерного распределения богатств у населения Италии. Меньшая часть общества «элита» владеет 80% благ, тогда как большая часть – только 20%. Правило работает и в других странах. Этот закон Парето отразил в научных публикациях, однако современники холодно встретили исследования ученого.

Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни

Принцип или Правило Парето выводит следующую закономерность: 20% прилагаемых усилий дают 80% итогового результата. В обратном отражении закон Парето показывает, что оставшиеся 80% усилий приводят только к 20% результата.

Рассмотрим на примерах из жизни и бизнеса:

  • Независимо от роста экономики, ВВП, количества населения в стране 4/5 всех благ находится во владении 1/5 части общества. Соответственно меньшим достатком владеет большинство населения.
  • Только 20% полученных знаний приносят в 4 раза больше пользы для развития человека, остальные 80% информации не дают заметного эффекта.
  • Социологи также доказали Правило Парето в своих исследованиях. Большая часть всех преступлений в мире совершаются меньшими группами преступников, 80% ДТП случается по вине 20% автолюбителей.
  • В бизнесе закон Парето также нашел доказательства. Основную часть прибыли приносит меньшая часть клиентов, 4/5 продаж идет за счет 1/5 наименований продуктовой матрицы магазина.

Однако Закон Парето получило известность только в середине 20 века, когда исследования итальянского ученого взяли на вооружение американские бизнес-консультанты и популяризаторы науки Джордж Зипф и Джозеф Джуран. Сопоставив теорию с практическими наработками в сфере улучшения качества производства, они значительно расширили область применения принципа неравномерного распределения.

Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизниКак применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни

Например, наработки Джурана пригодились японским корпорациям для известного всему миру «экономического чуда». Позже опыт японцев переняли американские промышленники. Ещё одним известным популяризаторов принципа 20/80 является Ричард Кох – бизнесмен, консультант в сфере менеджмента, писатель.

Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни

Следствия закона Парето

Из принципа Парето вытекают несколько интересных следствий, которые с успехом можно применять на практике. Рассмотрим подробнее:

  • Для достижения большей части задуманного достаточно малых, направленных усилий.
  • Множество действий оказываются бессмысленными и малоэффективными для результата.
  • Логичный на первый взгляд путь решения проблемы не всегда является правильным. По этому поводу можно привести изречение Х.Л. Менкена: «Каждая сложная проблема имеет решение – простое, быстрое и неправильное».
  • Хороший результат требует обычно минимальных затрат, все остальные действия – не приносят ощутимых изменений.
  • 4/5 всех неудач в бизнесе, работе, проектах является следствием 1/5 неблагоприятных факторов.
  • Тратить на достижение идеального результата 100% усилий, ресурсов не рационально. Рабочий оптимум – это 20% затрат, которые обеспечивают 80% отдачи.

Эволюция людей, совершенствование систем происходит в обстановке изменчивости внешних факторов и векторов развития. То, что было передовым 10-15 лет назад быстро устаревает. На смену приходят новейшие технологии, которые полностью меняют уклад жизни человека. В таких условиях, бизнесу и производству нужно беречь силы, но получать при этом максимум возможной отдачи. Об этом говорит закон Парето и его следствия.

Если присмотреться к разным видам деятельности, то можно увидеть принцип неравномерности усилий/результата буквально везде – торговля, экономика, медицина, социология, производство и другие сферы. Например, из всего гардероба человек использует только 1/5 часть вещей, но именно они на 80% отражают его стиль в одежде.

Правило Парето – как измерить эффективность в разных сферах жизни?

Применяя эту закономерность можно стать более продуктивным, научиться использовать свои ресурсы рационально, с меньшими затратами достигать намеченных целей. Как измерить эффективность действий?

  • Время – невосполнимый ресурс. Если тратить его впустую, то результат работы не зависит от вас лично. Вооружившись принципом Парето, посмотрите, сколько времени вы тратите на исполнение дела. Если вы заметите, что большую часть дня выполняете ненужную работу, отбросьте эти действия. Они не принесут результата. Сконцентрируйтесь на действительно важных мероприятиях. Их обычно не так много.
Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни
  • Саморазвитие. Человек не может находиться на одном уровне навыков постоянно. Если нет развития, значит, идет деградация. Развиваться нужно в любом возрасте. Используя закон Парето, выберите ту сферу, которая изначально дается легко – это значит, что при меньших усилиях, вы получите максимум результата.
Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни
  • Распорядок дня. Эффективность в работе зависит от биоритмов человека. Кто-то выдает максимум в утренние часы, другие предпочитают вечер или даже позднюю ночь. Проанализируйте свой распорядок дня, опираясь на свои ощущения и закон Парето. Если вы «жаворонок», то выполняйте большую часть дел утром. Если вы «сова», продуктивное время – вечер.
Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни
  • Ненужные вещи. Самая непростая практика применения принципа 20/80 – это избавление от ненужных вещей. Философы фэн-шуй уверяют, что, избавившись от хлама, вы освобождаете место для новых, приятных перемен в жизни. Переберите гардероб, проведите уборку в кладовой, разгребите завалы на рабочем столе. Вы удивитесь, но для жизни и работы нужно немного вещей.
Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни
  • Учеба, самообразование. Фундамент практических знаний человека – это 1/5 часть полученной им информации. Остальные 4/5 – информационный шум, который либо проходит мимо ушей или же быстро забывается. Если вы изучаете образовательный курс самостоятельно, сконцентрируйтесь на 20% по-настоящему ценных знаний. Не нужно складировать курсы, мастер-классы, тренинги на жестком диске, превращаясь в умного, но малопродуктивного «хомячка». Изучите один курс по своей теме основательно и надобность в других отпадет сама собой.
Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни
  • Личные отношения. Круг общения каждого человека состоит примерно из 20% друзей, близких, родственников и 80% знакомых, коллег по работе. Гармоничные отношения по жизни предполагают больше внимания именно первой группе, чем второй.

Значимость принципа Парето

Чем полезна эта закономерность? Зная о ней, можно понять, как добиться успеха в деле и в личных сферах. Даже если вы не слышали об этом принципе, это не отменяет его воздействие. Например, в бизнесе можно тщетно тратить колоссальные ресурсы и получать мизерные результаты. При этом, «умные» конкуренты всегда будут впереди, затрачивая на достижение результата меньше усилий.

Мы все больше постигаем устройство человека и социума. Закон Парето – это один из удивительных принципов, который переворачивает представление о продуктивности деятельности. Мерилом в нем выступают не объемы работы, а именно эффективность усилий нацеленных на результат. Самое превосходное во всем этом то, что успех в любой сфере зависит от небольшого числа правильных действий.

Один из парадоксов мерчендайзинга вытекает из принципа 20/80. Покупатель из всего ассортимента выбирает 20% наиболее приобретаемых товаров. Но, если оставить на прилавках только эту продукцию, то спрос резко сократится. Это ещё одно следствие закона: 4/5 всей продукции в магазине создает видимость выбора для того, чтобы покупатель приобретал 1/5 популярных товаров.

Резюме

Мы узнали, что такое закон Парето. Поняли, что в любых системах дисбаланс неизбежен. Масштаб может отличаться, например: 88/12, 65/35, 90/10. Но неравномерность усилий и результатов присутствует во всех сферах жизни.

Понимание данной закономерности поможет в рекламной деятельности: при разработке, запуске, ведении кампаний. Чтобы проанализировать результаты с высокой точностью подключите сквозную аналитику calltouch.

Используйте правило управления временем 80/20, чтобы расставить приоритеты для ваших задач

Как вы максимизируете свое время? Используете ли вы приложения для управления временем? Планируете ли вы заранее и не отставать от графика? Или вы приоритете свои задачи? Если вы попробовали эти вещи и все еще не можете эффективно использовать свое время, возможно, вам нужно измениться.

Присоединяйтесь к нашему бесплатному 10-дневному курсу по управлению электронной почтой и экономьте 10+ часов каждую неделю!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты
отпереть
Прочитайте нашу политику конфиденциальности

Правило 80/20 — это еще один вариант управления временем, и с небольшими изменениями оно может быть просто вашим идеальным решением.

Что такое правило 80/20?

Правило 80/20 также известно как принцип Парето. Концепция возникла у итальянского экономиста Вильфредо Парето. Он заметил, что 80 процентов земель страны принадлежат всего 20 процентам населения. Это привело Парето к дальнейшему изучению этого дисбаланса и его связи с другими областями.

Спустя годы консультант по имени Джозеф Джуран применил эту концепцию к бизнесу и назвал ее принципом Парето. От The Economist онлайн:

Джуран распространил этот принцип на контроль качества, заявив, например, что большинство дефектов в производстве являются результатом небольшого процента причин всех дефектов — что он назвал «жизненно важными и тривиальными множествами».

Согласно Investopedia, это означает, что:

  • 80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов в линейке продуктов.
  • 80 процентов доходов компании получают от 20 процентов ее клиентов.
  • 80 процентов продукции компании приходится на 20 процентов ее сотрудников.

Тайм-менеджмент является наиболее распространенным использованием принципа Парето, так как большинство людей, как правило, тонко распределяют свое время вместо того, чтобы сосредоточиться на наиболее важных задачах.

Имея все это в виду, связь принципа с управлением временем означает, что 80 процентов вашей продукции могут быть получены только из 20 процентов вашего времени. Теперь вопрос в том, как вы этого достигнете? Вот четыре вещи, которые вы можете сделать.

Часто оценивайте свои задачи

Если 80 процентов результатов получаются из 20 процентов усилий, то вполне понятно, что 80 процентов результатов будут приходиться на 20 процентов ваших задач. Итак, определите 20 процентов ваших задач, которые дадут 80 процентов результатов, к которым вы стремитесь.

Изображение предоставлено: Astephan через Shutterstock

При рассмотрении своих заданий задайте себе следующие вопросы:

  • Каждое задание в моем списке помечено как срочное?
  • Находятся ли задачи в моем списке в пределах моей компетенции или они принадлежат другому месту?
  • Я трачу слишком много времени на определенные типы задач?
  • Есть ли задачи, которые я должен делегировать

    ?

  • Являются ли все эти задачи действительно необходимыми для общего результата?

Постоянно оценивайте свои цели

Ваши цели и задачи могут быть взаимосвязаны, но не всегда. Некоторые могут быть совершенно разными. Поэтому подумайте о своих целях и действиях, необходимых для их достижения. Помните, что 80 процентов этих целей будут достигнуты только с 20 процентами необходимых действий.

Изображение предоставлено: AzriSuratmin через Shutterstock

Здесь снова проведите инвентаризацию и посмотрите, какие 20 процентов действий приближают вас к большинству ваших целей. Посмотрите эти несколько примеров и посмотрите, сможете ли вы рассказать:

  • Если я опаздываю сегодня (активность 20%), я могу закончить задание в моем списке задач, сделать босса счастливым и забрать завтра (80% целей).
  • Если сегодня я сделаю салат для обеда на своем столе (20% активности), я смогу выполнить эту задачу, уложиться в сроки и приблизиться к своей цели по снижению веса (80% целей).
  • Если я планирую регулярные встречи (активность 20%), я могу улучшить командное общение, иметь более успешный проект и быть лучшим лидером (цели 80%).

Определите ваше лучшее время

У каждого есть определенное время в течение дня, когда они наиболее продуктивны. Вы можете делать свою лучшую работу между 9 утра и 11 утра. Или вы можете сделать больше между 15:00 и 17:00. Когда вы чувствуете себя наиболее энергичным, сосредоточенным и продуктивным?

Кредит Фотографии: Дин Дробот через Shutterstock

Определите, когда ваше лучшее время

и использовать его для решения 20 процентов задач и целей, которые вы определили. Это гарантирует, что вы тратите свое самое продуктивное время дня на задачи и действия, необходимые для достижения наилучших результатов.

Определить и устранить отвлекающие факторы

Независимо от того, путешествуете ли вы в офис каждый день или работаете дома, отвлекающие факторы присутствуют везде Эти неприятные небольшие перерывы могут привести к потере фокуса, задержке выполнения задач и общему снижению вашей производительности.

,

Изображение предоставлено: Аргус через Shutterstock

Используя концепцию правила 80/20, FreshBooks предполагает:

80 процентов ваших отвлекающих факторов исходит от 20 процентов источников.

Чтобы принять эти отвлекающие факторы и устранить их, вы должны сначала идентифицировать их. Ваш список может выглядеть примерно так:

  • Шквал писем
  • Входящие телефонные звонки
  • Незапланированные посетители
  • Жажда или голод
  • Уведомления в социальных сетях

После того, как у вас есть список отвлекающих факторов, просмотрите его и посмотрите, какие из них вас больше всего мешают. Вы, вероятно, обнаружите, что только две или три (20 процентов) составляют основную часть (80 процентов) проблемы. Затем включите способы устранения этих прерываний. Вот некоторые предложения:

  • Блокируйте определенное время для работы с электронными письмами.
  • Пусть несрочные звонки идут на голосовую почту.
  • Закройте дверь своего офиса.
  • Выпить и перекусить под рукой.
  • Держитесь подальше от социальных сетей во время работы.

Вы пробовали правило 80/20?

Принцип Парето может принести успех в определенных отраслях и сферах применения, но может ли он работать на вас? Если вы с большим успехом попробовали правило 80/20, продолжаете ли вы его использовать? С другой стороны, если вы дали этой концепции положительный результат, знаете ли вы, что пошло не так?

Все еще борется? Принять эти привычки производительности онлайн

упорядочить свои дни.

80-20 Определение правила

Что такое правило 80-20?

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, представляет собой афоризм, утверждающий, что 80% результатов (или результатов) являются результатом 20% всех причин (или входов) любого данного события. В бизнесе цель правила 80-20 состоит в том, чтобы определить ресурсы, которые потенциально являются наиболее продуктивными, и сделать их приоритетными. Например, как только менеджеры определяют факторы, которые имеют решающее значение для успеха их компании, они должны уделять этим факторам наибольшее внимание.

Хотя аксиома 80-20 часто используется в бизнесе и экономике, вы можете применить эту концепцию к любой области — например, к распределению богатства, личным финансам, привычкам в расходах и даже к неверности в личных отношениях.

Принцип Парето (правило 80-20)

Ключевые выводы

  • Правило 80-20 утверждает, что 80% результатов (выходов) происходят от 20% причин (входов).
  • В правиле 80-20 вы устанавливаете приоритет 20% факторов, которые дадут наилучшие результаты.
  • Принцип правила 80-20 заключается в том, чтобы определить лучшие активы предприятия и эффективно использовать их для создания максимальной стоимости.
  • Это «правило» является предписанием, а не жестким математическим законом.

Понимание правила 80-20

Вы можете думать о правиле 80-20 как о простой причине и следствии: 80% результатов (выходов) происходят от 20% причин (входов). Это правило часто используется, чтобы указать, что 80% дохода компании приносят 20% ее клиентов.С этой точки зрения компании может быть выгодно сосредоточиться на 20% клиентов, которые несут 80% доходов, и продвигать рынок специально для них — чтобы помочь удержать этих клиентов и привлечь новых клиентов с аналогичными характеристиками.

Основной принцип

По сути, правило 80-20 заключается в определении лучших активов предприятия и их эффективном использовании для создания максимальной ценности. Например, ученик должен попытаться определить, какие части учебника принесут наибольшую пользу на предстоящем экзамене, и сосредоточиться на них в первую очередь.Однако это не означает, что ученик должен игнорировать другие части учебника.

Часто неверно интерпретируют

Правило 80-20 — это предписание, а не строгий математический закон. Как правило, 80% и 20% равны 100% — это совпадение. Входы и выходы просто представляют разные единицы, поэтому процент входов и выходов не обязательно равен 100%.

Правило 80-20 часто интерпретируется неверно. Иногда недоразумение является результатом логической ошибки, а именно: если 20% входных данных являются наиболее важными, то остальные 80% не должны иметь значения.В других случаях путаница возникает из-за случайной стопроцентной суммы.

Бизнес-менеджеры из всех отраслей используют правило 80-20, чтобы сузить круг своих интересов и определить те проблемы, которые вызывают наибольшие проблемы в их отделах и организациях.

Справочная информация о правилах 80-20

Правило 80-20, также известное как принцип Парето и применяемое в анализе Парето, было впервые использовано в макроэкономике для описания распределения богатства в Италии в начале 20 века.Он был введен в 1906 году итальянским экономистом Вильфредо Парето, наиболее известным благодаря концепциям эффективности по Парето.

Парето заметил, что 20% стручков гороха в его саду дают 80% гороха. Парето распространил этот принцип на макроэкономику, показав, что 80% богатства Италии принадлежало 20% населения.

В 1940-х годах доктор Джозеф Джуран, известный в области управления производством, применил правило 80-20 для контроля качества производственной продукции.Он продемонстрировал, что 80% дефектов продукции вызваны 20% проблем в производственных технологиях. Сосредоточив внимание на 20% производственных проблем и уменьшив их количество, бизнес может повысить качество своей продукции. Джуран придумал этот феномен «немногие важные и многие тривиальные».

Преимущества правила 80-20

Хотя существует мало научных анализов, которые либо доказывают, либо опровергают справедливость правила 80-20, есть много анекдотических свидетельств, подтверждающих, что это правило является по существу действительным, если не численно точным.

Результаты работы продавцов в самых разных сферах деятельности продемонстрировали успех благодаря применению правила 80-20. Кроме того, внешние консультанты, использующие «Шесть сигм» и другие стратегии управления, внедрили принцип 80-20 в свою практику с хорошими результатами.

Реальный пример правила 80-20

Аспирантка Гарварда Карла выполняла задание для своего курса цифровых коммуникаций. Проект заключался в создании блога и отслеживании его успеха в течение семестра.Карла спроектировала, создала и запустила сайт. В середине семестра профессор провел оценку блогов. Блог Карлы, хотя и добился некоторой известности, генерировал наименьший объем трафика по сравнению с блогами ее одноклассников.

Когда применять правило 80-20

Карла наткнулась на статью о правиле 80-20. Поскольку в нем говорилось, что эту концепцию можно использовать в любой области, Карла начала думать о том, как применить правило 80-20 к своему блог-проекту.Она подумала: Я потратил много времени, технических способностей и писательского опыта на создание этого блога. Тем не менее, несмотря на всю эту затраченную энергию, я получаю очень мало трафика на сайт.

Она знала, что даже если контент впечатляет, он практически ничего не стоит, если его никто не читает. Карла пришла к выводу, что, возможно, ее маркетинг блога был большей проблемой, чем сам блог.

Приложение

Чтобы применить правило 80-20, Карла решила назначить свои «80%» на все, что было вложено в создание блога, включая его содержание; и как свои «20%» она назвала посетителей блога.

Используя веб-аналитику, Карла внимательно изучила посещаемость блога. Она спросила:

  • Какие источники составляют первые 20% трафика моего блога?
  • Каких 20% моей аудитории я хочу охватить?
  • Каковы характеристики этой аудитории как группы?
  • Могу ли я позволить себе вложить больше денег и усилий в удовлетворение потребностей моих читателей из числа первых 20%?
  • С точки зрения содержания, какие сообщения в блогах составляют 20% самых популярных тем?
  • Могу ли я улучшить эти темы и получить еще больше внимания от моего контента, чем я получаю сейчас?

Карла проанализировала эти вопросы и соответствующим образом отредактировала свой блог:

  1. Она скорректировала дизайн и персону блога в соответствии с ее целевой аудиторией, составляющей 20%, — стратегия, распространенная в микромаркетинге.
  2. Она переписала часть контента, чтобы более полно удовлетворить потребности своего целевого читателя.

Хотя ее анализ подтвердил, что самой большой проблемой блога был его маркетинг, Карла не игнорировала его содержание. Она вспомнила распространенное заблуждение, процитированное в статье — если 20% вводимых данных являются наиболее важными, то остальные 80% должны быть несущественными — и не хотела повторять эту ошибку.

Результаты

Применяя правило 80-20 к своему блог-проекту, Карла лучше понимала свою аудиторию и более целенаправленно нацеливала свои 20% читателей.Она переработала структуру и контент блога на основе того, что она узнала, и посещаемость ее сайта выросла более чем на 220%.

Понимание принципа Парето (Правило 80/20) — лучшее объяснение

Первоначально принцип Парето основывался на наблюдении, что 80% богатства Италии принадлежало только 20% населения.

В более общем смысле принцип Парето — это наблюдение (не закон), что большинство вещей в жизни распределяются неравномерно . Это может означать все следующее:

  • 20% ввода создает 80% результата
  • 20% рабочих дают 80% результата
  • 20% клиентов создают 80% выручки
  • 20% ошибок вызывают 80% сбоев
  • 20% функций вызывают 80% использования
  • И так далее…

Но будьте осторожны при использовании этой идеи! Во-первых, существует распространенное заблуждение, что числа 20 и 80 должны складываться с 100 — это не так!

20% рабочих смогли создать 10% результата.Или 50%. Или 80%. Или 99%, или даже 100%. Подумайте об этом — в группе из 100 рабочих 20 могут выполнять всю работу, а остальные 80 — бездельничать. В этом случае 20% рабочих выполняли 100% работы. Помните, что правило 80/20 — это приблизительный ориентир для типичных дистрибутивов .

Также помните, что числа не обязательно должны быть «20%» и «80%» точно. Ключевым моментом является то, что большинство вещей в жизни (усилия, вознаграждение, результат) распределяются неравномерно — одни вносят больше, чем другие .

Жизнь не справедлива

Что означает, когда мы говорим «вещи распределяются неравномерно»? Ключевым моментом является то, что каждая единица работы (или времени) не приносит одинаковой суммы.

В идеальном мире каждый сотрудник вносил бы одинаковую сумму, каждая ошибка была бы одинаково важна, каждая функция была бы одинаково любима пользователями. Планирование было бы таким простым.

Но это не всегда так:

Согласно правилу 80/20, большинство вещей имеет неравное распределение.Из 5 вещей, возможно, 1 будет «крутой». Эта крутая вещь / идея / человек окажет наибольшее влияние на группу (зеленая линия). Мы хотим, чтобы жизнь была похожа на красную линию, где каждый вклад вносит одинаковый вклад, но это не всегда происходит.

Конечно, это соотношение может меняться. Это может быть 80/20, 90/10 или 90/20 (помните, числа не нужно складывать до 100!).

Ключевым моментом является то, что большинство вещей — это , а не 1/1, где каждая единица «затрат» (усилия, время, труд) вносит точно такой же объем выпуска.

Так почему это полезно?

Принцип Парето помогает вам осознать, что большинство результатов приходит от меньшего количества исходных данных. Зная это, если…

20% работников вносят 80% результатов: Сосредоточьтесь на вознаграждении этих сотрудников.

20% ошибок составляют 80% сбоев: сосредоточьтесь в первую очередь на исправлении этих ошибок.

20% клиентов приносят 80% дохода: сосредоточьтесь на удовлетворении потребностей этих клиентов.

Примеры продолжаются. Дело в том, чтобы понять, что вы часто можете сосредоточить свои усилия на 20%, которые имеют значение, а не на 80%, которые мало что добавляют.

С экономической точки зрения убывающая предельная выгода . Это связано с законом убывающей отдачи: с каждым дополнительным часом усилий каждый дополнительный работник добавляет меньше «энергии» к конечному результату. В конце концов, вы тратите много времени на мелкие детали.

Забавный пример, не связанный с математикой, пожалуйста,

Все красиво и радужно абстрактно. Хочу привести реальный пример. Взгляните на это потрясающее видео, в котором художник рисует автомобиль в Microsoft Paint.Просто феноменально, что можно сделать с помощью такого простого инструмента:

А теперь давайте разберем это видео. Оно длится около 5 минут, поэтому каждая минута составляет около 20% времени до завершения (конечно, видео ускоряется, но в любом случае нас интересует только относительное время). Посмотрите, как развивалась машина со временем:

Теперь предположим, что художник создавал потенциальные проекты для клиента. Через 5 минут он может представить:

  • Одиночный автомобиль высшего качества (Уровень 5)
  • Достаточно детализированный автомобиль (Уровень 3) и раскрашенный каркас (Уровень 2)
  • 5 машин на каркасном уровне (5 уровней 1)

«Но уровень 5 намного лучше, чем уровень 1!» кто-то неизбежно закричит.

Дело не в том, что уровень 5 лучше, чем уровень 1 — это очевидно. Вопрос в том, лучше ли один уровень 5, чем пять уровней 1, или какая-то другая комбинация.

Допустим, ваш покупатель не знает, хочет ли он автомобиль, грузовик или лодку, не говоря уже о цвете. Было бы бессмысленно тратить время на создание рисунка уровня 5 — покажите некоторые концепции, получите общее направление, а затем проработайте детали.

Дело в том, чтобы приложить усилия, необходимые для получения максимальной отдачи от вложенных средств — обычно это первые 20% (или 10%, или 30% — точная сумма может варьироваться).На этапе планирования может быть лучше получить 5 быстрых прототипов, чем 1 готовый продукт.

В этом примере через 1 минуту (20% времени) мы хорошо понимаем, каким будет окончательный результат. Большая часть «работы» выполняется заранее, в смысле выбора типа автомобиля, стиля кузова и перспективы. Остальное — «заполнение деталей», таких как цвета и тени.

Нельзя сказать, что детали просты — это не так, — но каждая деталь не добавляет к изображению столько, сколько широкие мазки в начале. Разница между №4 и №5 не так велика, как №1 и №2, а еще лучше, пустой рисунок и №1 (время от 0:00 до 1:06). Вам действительно нужно посмотреть, чтобы увидеть разницу между автомобилями №4 и №5, в то время как вклад №1 вполне очевиден.

Заключительные мысли

Это не всегда лучшая стратегия. Суть принципа Парето состоит в том, чтобы признать, что большинство вещей в жизни распределены неравномерно . Принимайте решения о распределении времени, ресурсов и усилий на основе этого:

  • Вместо того, чтобы тратить 1 час на написание статьи / сообщения в блоге, в необходимости которого вы не уверены, потратьте 10 минут на обдумывание идей.Затем потратьте 50 минут на написание лучшего.
  • Вместо мучительных 3 часов над одним дизайном, сделайте 6 макетов (по 30 минут каждый) и выберите свой любимый.
  • Вместо того, чтобы тратить 3 часа на углубленное чтение 3 статей, потратьте 5 минут на просмотр 12 статей (1 час), а затем потратьте час на каждую из двух лучших (2 часа).

Эти методы могут иметь смысл, а могут и не иметь — суть в том, чтобы понять, что у вас есть возможность сосредоточиться на важных 20%.

Наконец, не думайте, что принцип Парето означает выполнение только 80% необходимой работы.Это может быть правдой, что 80% моста строится в первые 20% времени, но вам все равно нужна остальная часть моста, чтобы он работал. Возможно, 80% «Моны Лизы» было написано в первые 20% времени, но это не был бы шедевр без всех деталей. Принцип Парето — это наблюдение, а не закон природы.

Когда вы ищете высокое качество, вам нужно все 100%. Когда вы пытаетесь оптимизировать свои затраты, сосредоточьтесь на критических 20%, чтобы сэкономить время.Посмотрите, какие действия приносят больше всего результатов, и уделите им должное внимание.

Другие сообщения из этой серии

  1. Правило 72
  2. Понимание основ бухгалтерского учета (ALOE и балансы)
  3. Понимание долга, рисков и кредитного плеча
  4. Что нужно знать о фондовом рынке
  5. Понимание принципа Парето (Правило 80/20)
  6. Сочетание простоты и сложности

Правило производительности 80/20 для менеджеров проектов

Правило 80/20 — также известное как принцип Парето — гласит, что 20% входов дают 80% выходов. Изначально теоретизированный итальянским экономистом Вильфредо Парето, который отмечал, что около 80% земли в Италии принадлежит 20% населения, это наблюдение теперь может применяться во многих ситуациях.

Например, 20% коммерческих продаж могут принести 80% прибыли бизнеса или 20% маркетинговых усилий могут обеспечить 80% результатов кампании. Независимо от ситуации это правило можно использовать как инструмент для обнаружения и улучшения областей, которые приносят наибольшую пользу.

Одно из лучших его применений — управление проектами.Такие руководители проектов, как вы, могут определять и улучшать критические аспекты управления проектами, которые принесут наиболее ощутимую прибыль для бизнеса.

Продолжайте читать, чтобы узнать, как применить правило 80/20 для повышения продуктивности управления проектами.

Правильное общение для плодотворной проектной деятельности

20% коммуникации приведут к 80% деятельности проекта.

Во-первых, наладьте общение, поскольку оно задает темп для большинства ваших проектных мероприятий.Убедитесь, что вся информация, связанная с проектом, эффективно достигает членов вашей команды, чтобы они могли выполнять свою работу наилучшим образом.

Использование плана коммуникации для управления информацией

Обычно используется несколько платформ — около 91% предприятий используют как минимум два приложения для обмена сообщениями — для обмена информацией и совместной работы над проектами. Но больше платформ не означает более продуктивного управления проектами. На самом деле — это противоположное .

Итак, используйте план коммуникации для управления информацией о проекте. Таким образом, вы можете эффективно распространять нужную информацию о проекте среди нужных людей в нужное время. План коммуникации должен состоять из цели, среды, частоты и аудитории. Вот пример подробного плана коммуникации:

Пакетная передача информации о проекте

Если вы не управляете срочным проектом, вам не нужно запускать обновления, как только они приходят вам в голову или когда вы их получаете.Эффективный способ добиться этого — передавать информацию группами, если вы соблюдаете план коммуникации.

Например, создайте общую базу знаний (подсказка: Confluence), чтобы объединить соответствующие обновления проекта. Затем обязательно делитесь им только с соответствующими членами команды периодически. Вы будете тратить меньше времени на обмен информацией, а ваши товарищи по команде будут тратить меньше времени на сортировку «спама» проекта.

Определение приоритетных эффективных проектов для достижения бизнес-результатов

20% проектов принесут 80% бизнес-выигрышей.

Ключ в том, чтобы выяснить, какие проекты имеют большее значение, и сосредоточиться на них, а не пытаться манипулировать всеми проектами. Однако, если большинство ваших проектов имеют одинаковую важность и срочность, управление проектами портфолио поможет. В большинстве организаций с множеством проектов также есть специальный отдел — Офис управления проектами (PMO), который этим занимается.

Сосредоточьтесь на самых ценных клиентах

Хотите знать, каким проектам следует уделять приоритетное внимание? Ответ кроется в ваших клиентах (если ваш бизнес полагается на работу с клиентами).У всех нас есть один (или, надеюсь, больше) клиентов, которые приносят большие выгоды с точки зрения портфолио и результатов. При расстановке приоритетов для командного исполнения сосредоточьтесь в первую очередь на этих клиентах, прежде чем выбирать других.

Если не клиенты, то сосредоточьтесь на ценности проекта

Но что происходит, когда ваш бизнес не полагается на клиентов? Тогда вам следует сосредоточиться на ценности проекта. В первую очередь расставьте приоритеты среди наиболее эффективных.

Выпуск новой версии приложения с исправлениями ошибок? Да, это важно.Вы модернизируете систему расчета заработной платы для HR в вашей компании? Это может подождать. Используйте такие инструменты, как «Матрица ценности-сложности» , чтобы планировать и расставлять приоритеты для 20% проектов, которые могут принести вашей компании большие и лучшие результаты.


Чтобы узнать больше о более проверенных стратегиях управления ожиданиями и приоритезацией нескольких проектов, ознакомьтесь с нашим руководством по управлению несколькими проектами Pro .


Эффективное управление временем для качественной работы

20% задач составят 80% результатов проекта.

Время никого не ждет (и никакого проекта). Итак, эффективно работайте над задачами, которые сильно повлияют на качество ваших проектов.

Тратьте больше времени на важные задачи

Отвечаете ли вы на электронные письма или редактируете предложения по проекту, не забывайте уделять больше времени важным задачам, которые значительно ускорят прогресс и улучшат результаты проекта. Это также означает определение приоритетов задач, которые потенциально могут стать препятствием для других, если не будут выполнены вовремя.

Например, когда вы создаете подробное описание проекта, члены вашей команды будут иметь достаточную информацию, чтобы начать работу без сучка и задоринки. Вы также будете тратить меньше времени на повторение их задач (и возможных ошибок) позже. Такие инструменты, как диаграммы Ганта , могут помочь визуализировать, как эти важные задачи зависят друг от друга для хорошего потока работы.

Увеличьте вашу производительность «Час пик»

Наша производительность растет и падает с каждым днем. Но у всех нас есть то время, когда производительность достигает пика .Для некоторых это пять утра; в то время как другие очень продуктивны днем. Дело в том, чтобы охранять «час пик» вашей продуктивности и использовать его исключительно для выполнения самой важной работы (например, написания нового проектного предложения).

Пока вы занимаетесь этим, не забывайте также ограничивать отвлекающие факторы (например, уведомления Slack, шумное окружение). Мало того, чтобы еще больше поставить вас в зону, уберите беспорядок в своем пространстве, чтобы важные вещи (например, канцелярские товары) были под рукой, а работа была хорошо организована.

Управление ресурсами для хорошо выполненных проектов

20% ресурсов будут способствовать 80% работы.

Где ваши проекты будут без ресурсов? Мы полагаем, что останутся неисполненными. В любом случае важно, чтобы вы идентифицировали 20% основных ресурсов (например, членов команды, программное обеспечение, оборудование) и удостоверились, что эти ресурсы доступны для выполнения наиболее ценных проектов.

Выделите ресурсы для важных проектов

Поскольку ресурсы не безграничны, все сводится к их распределению таким образом, чтобы поддерживать стратегические цели организации.Это означает, что избегайте ненужного накопления ресурсов и сосредоточьтесь на получении от них максимальной рентабельности инвестиций.

Диаграммы Ганта можно использовать не только как мощный инструмент планирования для управления ресурсами. Детализация разбивки задач, а также приоритетов упрощает распределение ресурсов. Вы можете легко определить чрезмерно загруженные ресурсы и соответствующим образом отрегулировать их. Таким образом, вы можете эффективно координировать работу, не перегружая команду.

Например, ваш самый опытный разработчик полного стека перегружен, потому что каждому требуется его опыт для всех работ по разработке.Судя по графику проекта, кажется, что он ваш критический ресурс и самое большое ограничение. Ищите задачи, которые можно направить другим инженерам в вашей команде, и держите фиксированный максимальный лимит незавершенной работы для вашего основного разработчика.

Повышайте производительность с меньшими затратами

Помните, что правило 80/20 — это всего лишь наблюдение, а не золотой стандарт для измерения производительности и состояния ваших проектов.

Следите за новостями о том, как лучше работать, а также эффективно управлять проектами и командами.

Используйте правило управления временем 80/20 для определения приоритетов ваших задач

Как вы оптимизируете свое время? Если вы уже расставляете приоритеты, делегируете полномочия и все еще пытаетесь сделать все, вам следует попробовать правило 80/20, также известное как принцип Парето.

Как вы максимизируете свое время? Вы пользуетесь приложениями для управления временем? Планируете ли вы заранее и всегда в курсе? Или вы расставляете приоритеты в своих задачах? Если вы пробовали эти вещи, но по-прежнему не можете эффективно использовать свое время, возможно, вам нужно что-то изменить.

Правило 80/20 — еще один вариант управления временем, и с небольшими изменениями оно может стать вашим идеальным решением.

Что такое Правило 80/20?

Правило 80/20 также известно как принцип Парето.Идея возникла у итальянского экономиста Вильфредо Парето. Он заметил, что 80 процентов земли в стране принадлежит всего 20 процентам населения. Это побудило Парето продолжить изучение этого дисбаланса и его связи с другими областями.

Спустя годы консультант по имени Джозеф Джуран применил эту концепцию к бизнесу и назвал ее принципом Парето.Из журнала The Economist онлайн:

Джуран распространил этот принцип на контроль качества, заявив, например, что большинство дефектов в производстве являются результатом небольшого процента причин всех дефектов — того, что он описал как «небольшое количество жизненно важных и множество незначительных.»

Согласно Investopedia, это означает, что:

  • 80 процентов объема продаж приходится на 20 наименований продуктов в линейке продуктов.
  • 80 процентов доходов компании поступает от 20 процентов ее клиентов.
  • 80 процентов продукции компании производится 20 процентами ее сотрудников.

Тайм-менеджмент — наиболее распространенное использование принципа Парето, поскольку большинство людей склонны распределять свое время тонко, вместо того, чтобы сосредоточиться на самых важных задачах.

Учитывая все это, связь принципа с тайм-менеджментом означает, что 80 процентов вашей продукции может быть получено всего за 20 процентов вашего времени.Теперь вопрос в том, как этого добиться? Вот четыре вещи, которые вы можете сделать.

Часто оценивайте свои задачи

Если 80 процентов результатов приходят из 20 процентов усилий, то само собой разумеется, что 80 процентов результатов будут получены от 20 процентов ваших задач.Поэтому определите 20 процентов ваших задач, которые принесут 80 процентов желаемых вами результатов.

Кредит изображения: Астефан через Shutterstock

Рассматривая свои задачи, задайте себе следующие вопросы:

  • Все ли задачи в моем списке помечены как срочные?
  • Находятся ли задачи из моего списка в моей компетенции или они принадлежат другому?
  • Я трачу слишком много времени на определенные типы задач?
  • Есть ли задачи, которые мне следует делегировать?
  • Действительно ли все эти задачи необходимы для общего результата?

Постоянно оценивайте свои цели

Ваши цели и задачи могут быть взаимосвязаны, но не всегда.Некоторые могут быть совершенно отдельными. Так что подумайте о своих целях и действиях, необходимых для их достижения. Помните, что 80 процентов этих целей будут достигнуты всего за 20 процентов необходимых действий.

Кредит изображения: Азрисуратмин через Shutterstock

Здесь снова проведите инвентаризацию и посмотрите, какие 20 процентов действий приближают вас к большинству ваших целей.Посмотрите эти несколько примеров и посмотрите, сможете ли вы рассказать о них:

  • Если я работаю допоздна сегодня (20 процентов активности), я могу закончить пункт в моем списке задач, порадовать босса и завтра отказаться (80 процентов целей).
  • Если сегодня я приготовлю салат, чтобы съесть за столом на обед (20 процентов активности), я смогу поработать над этой задачей, побить дедлайн и приблизиться к своей цели по снижению веса (80 процентов).
  • Если я планирую регулярные встречи (20 процентов активности), я могу улучшить командное взаимодействие, иметь более успешный проект И стать лучшим лидером (80 процентов целей).

Определите свое прайм-тайм

У всех есть определенное время в течение дня, когда они наиболее продуктивны.Лучше всего работать можно с 9 до 11 утра. Или вы можете успеть сделать больше с 15 до 17 часов. Когда вы чувствуете себя наиболее энергичным, сосредоточенным и продуктивным?

Кредит изображения: Дин Дробот через Shutterstock

Определите, когда у вас самое лучшее время, и используйте его для решения 20 процентов задач и целей, которые вы определили.Это гарантирует, что вы будете тратить наиболее продуктивное время дня на задачи и действия, необходимые для достижения наилучших результатов.

Выявление и устранение отвлекающих факторов

Независимо от того, путешествуете ли вы в офис каждый день или работаете из дома, отвлекающие факторы будут везде.Эти неприятные небольшие перерывы могут привести к потере внимания, отложенным задачам и общему снижению вашей производительности.

Кредит изображения: Argus через Shutterstock

Используя концепцию правила 80/20, FreshBooks предполагает:

80 процентов ваших отвлекающих факторов происходит из 20 процентов источников.

Чтобы отвлечься от этих отвлекающих факторов и устранить их, вы должны сначала их идентифицировать.Ваш список может выглядеть примерно так:

  • Шквал писем
  • Входящие телефонные звонки
  • Незапланированные посетители
  • Жажда или голод
  • Уведомления в социальных сетях

Составив список отвлекающих факторов, просмотрите его и посмотрите, какие из них мешают вам больше всего.Вы, вероятно, обнаружите, что только два или три (20 процентов) составляют основную часть (80 процентов) проблемы. Затем включите способы устранения этих перебоев. Вот некоторые предложения:

  • Блокируйте определенное время для работы с электронной почтой.
  • Разрешить несрочные вызовы переходить на голосовую почту.
  • Закройте дверь своего офиса.
  • Выпейте и перекусите под рукой.
  • Держитесь подальше от социальных сетей во время работы.
  • Используйте приложение-таймер, чтобы рассчитывать свои рабочие сессии, а также перерывы.

Вы пробовали правило 80/20?

Принцип Парето может принести успех в определенных отраслях и сферах применения, но может ли он работать на вас? Если вы успешно испробовали правило 80/20, продолжаете ли вы его использовать? И наоборот, если вы попробовали эту концепцию с отрицательными результатами, знаете ли вы, что пошло не так?

Все еще боретесь? Приобретите эти привычки для продуктивной работы в Интернете, чтобы оптимизировать свои дни, и ознакомьтесь с этими программами и вариантами приложений для учета рабочего времени.

14 способов сделать Windows 10 быстрее и повысить производительность

Сделать Windows 10 быстрее несложно.Вот несколько способов повысить скорость и производительность Windows 10.

Об авторе Sandy Writtenhouse (Опубликовано 462 статей)

Имея степень бакалавра информационных технологий, Сэнди много лет проработала в ИТ-индустрии в качестве менеджера проекта, руководителя отдела и руководителя PMO.Затем она решила следовать своей мечте и теперь постоянно пишет о технологиях.

Более От Sandy Writtenhouse
Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Пожалуйста, подтвердите свой адрес электронной почты в письме, которое мы вам только что отправили.

Правило маркетинга 80/20 и как им воспользоваться

Правило 80/20, также известное как принцип Парето, приписывают итальянскому экономисту Вильфредо Парето. В одной из своих статей Парето отметил, что около 80% земли в Италии принадлежало примерно 20% всего населения страны. По сути, принцип Парето предполагает, что между следствиями и их причинами существует соотношение 80 к 20.

Принцип Парето выходит за рамки дисциплин. Например, в спорте вы обнаружите, что по крайней мере 20% спортсменов выигрывают в 80% случаев или что примерно 20% тренировок и упражнений влияют на 80% результатов спортсмена. Точно так же, когда дело доходит до здравоохранения, около 20% пациентов зависят от 80% ресурсов здравоохранения страны.

Применяя его к деловому миру, правило 80/20 предполагает, что 80% продаж вашей компании приходится на 20% ваших клиентов. В качестве альтернативы можно сказать, что 20% того, что вы делаете, составляет 80% результата этой конкретной деятельности.

В экосистеме продаж и маркетинга вы можете использовать правило 80/20 в качестве руководства для разработки высокоэффективных бизнес-решений для своей компании. Ниже вы можете найти несколько стратегий, которые помогут вам сосредоточить свое внимание и ресурсы на ваших 20% лучших клиентов.


  1. Найдите своих лучших клиентов

У вас, вероятно, есть сотни или тысячи контактов в ваших списках клиентов и потенциальных клиентов с вашего веб-сайта, а также из маркетинговых материалов по электронной почте и в социальных сетях.Внимательно следите за тем, какие клиенты совершили недавнюю покупку, являются частыми покупателями или какие из них делали покупки щедро.

После того, как вы их определили, пометьте их как высший приоритет для ваших продаж и маркетинга и используйте их данные о клиентах, чтобы помочь вам найти и привлечь новую аудиторию.

  1. Определите географическое положение ваших клиентов

Следите за тенденциями в ваших POS-платформах, уделяя особое внимание тому, где находятся ваши лучшие клиенты.Вы заметите, что некоторые районы, районы, города или регионы намного прибыльнее, чем остальной рынок. Затем вы можете использовать эту информацию для улучшения своих продаж и маркетинговых стратегий в этих местах.

  1. Определите ниши клиентов

Во время цикла продаж вы, скорее всего, встретите клиентов, которые проявляют определенное поведение, которое сигнализирует о намерениях покупателя. Используйте эту информацию, чтобы выявить общие черты среди потенциальных клиентов, активно стремящихся совершить покупку, и опирайтесь на их опыт, чтобы вести их по вашей воронке продаж.

  1. Работа с трудными клиентами

Нравится вам это или нет, но вы будете иметь дело с требовательными или слишком требовательными клиентами, которые проверят ваше терпение и снизят вашу продуктивность с помощью ненужных, повторяющихся вопросов или запросов.

Если вы на их зов, это означает, что вы не оправдываете ожиданий и не твердо устанавливаете параметры хорошего обслуживания клиентов. Взгляните на этих клиентов и их покупательские привычки.Они в ваших 20% лучших? Вы можете терять драгоценное время, взаимодействуя с клиентами и отвечая на них, которые в конечном итоге могут просто не стоить времени и усилий.

Правильные ожидания — лучший способ работать с клиентами, которые зря тратят ваше время.

  1. Радуйте своих лучших клиентов

Определенные клиенты всегда будут вашими крупными покупателями, но важно не принимать их как должное.Не упускайте из виду своих лучших клиентов, увязнув в привлечении новых клиентов или работе с проблемными клиентами. Убедитесь, что вы всегда поддерживаете контакт со своими лучшими клиентами и обеспечиваете им отличное качество обслуживания.

Держите эти типы клиентов в восторге от ваших услуг, взаимодействуя с ними на более личном уровне, и продолжайте вместе с ними изучать другие возможности для бизнеса.

  1. Посмотрите, как работают ваши лучшие продавцы

Обратите внимание на 20% лучших продавцов в вашей организации.Это те члены вашей команды, которые закрывают больше продаж или наиболее эффективно радуют ваших клиентов.

Какие бы атрибуты и методы ни использовали ваши лучшие продавцы, они должны быть вашим критерием при формировании дополнительных команд или обучении остальных ваших продавцов.

  1. Управляйте своими эксплуатационными расходами

Управление вашими расходами работает на многих уровнях: оно помогает вам сэкономить, избегая контрпродуктивных мер, и позволяет вам принимать правильные бюджетные решения.Например, вы можете решить уволить непродуктивных продавцов, увеличив суточную норму питания вашей оставшейся команды, тем самым повысив продуктивность и эффективность вашей команды продаж.

Итак, правило 80/20 может обеспечить прочную основу для ваших продаж и маркетинговых целей. Независимо от того, касается ли это ваших клиентов, продавцов или ресурсов компании, возможно, вам стоит принять принцип Парето в бизнес-операциях вашей компании.

Это недооцененный метод в сфере продаж и маркетинга, но он имеет большой потенциал для продвижения вашего бизнеса.

Пост-продажи: Правило 80/20 и способы его использования впервые появилось на PureB2B.

Мастер управления временем с правилом 80/20, принципом Парето

Кредит: Pixabay

MJ Gonzales │ExecutiveChronicles.com

Тайм-менеджмент настолько важен, что повсюду можно найти множество советов, как правильно и быстро практиковать его. Недооценка времени руководителей и бизнесменов равносильна потере огромных возможностей в конце концов.Так как же вы сбалансируете свое время, если у вас много работы? Согласно принципу Парето или закону немногих жизненно важных, вам следует концентрироваться только на 20% всего, что вы должны делать для своей работы.

В аккаунте About.com было два известных человека, которые предложили этот принцип, и первым был итальянский экономист Вильфредо Парето. Парето сформулировал эту идею, чтобы проиллюстрировать экономику Италии примерно в 1906 году, где 80 процентов прибыльных активов страны принадлежало 20% населения.В 1940 году доктор Джозеф М. Джуран, популярный в области менеджмента качества, адаптировал эту идею, и именно он назвал ее принципом Парето.

«Правило 80/20 означает, что в любом деле немногие (20 процентов) жизненно важны, а многие (80 процентов) — тривиальны. В случае Парето это означало, что 20% людей владеют 80% состояния. В первоначальной работе Джуран выявил 20 процентов дефектов, вызывающих 80 процентов проблем », — поясняет management.about.com. «Руководители проектов знают, что 20 процентов работы (первые 10 процентов и последние 10 процентов) отнимают 80 процентов вашего времени и ресурсов.”

Сайт также указал, что это правило применимо почти ко всему, и напоминает, что в управлении вы должны быть мудры в том, как вы распределяете свое время и энергию.

Между тем, в своей книге «Успех в управлении временем» Тима Уилсона подробно описано, как вы выполняете Правило 80/20. Во-первых, Уилсон предложил определить желаемый результат и перечислить то, что вам нужно сделать для его достижения. Из всех пунктов вашего списка действуйте по важным.

«Когда вы действительно работаете над чем-то, имеющим непосредственное отношение к вашей работе, вы выполняете задачу.Весь ваш список дел — это те 20%, которые дают 80% или более результатов », — поделился Уилсон». Если что-то есть в вашем списке дел, вы не зря поместили это туда. Мы не часто записываем эмоционально заряженные ответы — списки основаны на рациональном мышлении ».

С другой стороны, то, что также подразумевает принцип Парето в тайм-менеджменте, мы должны проявлять мудрость, чтобы не прятаться непродуктивной и нерелевантной деятельностью. Кроме того, вам не нужно делать все, но вместо этого вы можете сосредоточиться на том, что вы специализируете, а все остальное можно делегировать другим.Например, если вы можете нанять помощника для ответа на телефонные звонки и электронные письма, сделайте это. На чтение ежедневной порции случайных сообщений может потребоваться час или два вашего драгоценного времени, которое вы можете использовать для заключения сделок с крупными клиентами.

Разъяснение правила 80/20 (принцип Парето)

Правило 80/20, также известное как принцип Парето, было основополагающим принципом при расстановке приоритетов, эффективности и работе «умнее» на протяжении более 100 лет.Короче говоря, Правило 80/20 помогает получить максимальную отдачу от минимально возможных усилий. Послушайте, как Дженни Рэй объясняет, что такое Правило 80/20, его историю и как использовать этот принцип в бизнесе, консультировании и при проведении индивидуальных интервью.

Объяснение правила 80/20 (принцип Парето)

Транскрипция YouTube

Правило 80/20, также известное как принцип Парето. Это важный инструмент управления рабочим процессом, помогающий получить максимальную отдачу от минимальных усилий.

История принципа Парето

А принцип Парето был начат, или задуман, или, по крайней мере, сформулирован около 140–150 лет назад. Этот общий принцип был оценен итальянским экономистом. И он заметил, что 80% земли и богатства Италии, или производства, принадлежало примерно 20% населения. Был еще один пионер менеджмента качества экономист, Джозеф Джуран. Он основывался на этой концепции и придумал: «Немногое жизненно важное, а много полезного». Это означало, что было всего несколько человек, которые действительно способствовали переменам и прогрессу внутри экономики.Но было много людей, которым требовалось подпитывать более поздние стадии этой экономики.

Недавнее принятие правила 80/20

Концепция 80/20 быстро стала важной практикой. А поскольку команды продаж и тренинги по продажам стали очень популярными в Соединенных Штатах после Второй мировой войны, это был один из основных инструментов, который использовался для определения основных клиентов, большой рыбы, как способ убедиться, что люди встречаются. квоты с наименьшими усилиями. Итак, это подводит нас к сегодняшнему дню.Как 80/20 используется в управлении рабочим процессом, в консалтинге и как вы можете применить его на практике, чтобы стать более эффективным сотрудником.

График правил 80/20

Что ж, концепция 80/20 — это очень простой график. И мы собираемся вывести это на экран здесь. Дело в том, что 20% ваших усилий, ваших продуктов, ваших услуг или ваших идей приводят к 80% результатов. Прибыль или общий объем, который вы делаете внутри своего бизнеса. И когда вы работаете над чем-то в качестве внешнего советника, в качестве консультанта, ваша работа, ваша первая задача — отфильтровать шум от 100% до 20%.Какие самые важные дела люди делают?

Самое главное

Итак, один из наших первых вопросов в Bain, когда мы проводили стартовую встречу, был: «Какой продукт для вас самый важный? Какой у вас самый прибыльный продукт? ». И это было шоком, когда люди не всегда могли на это ответить. Поэтому мы просили их вернуться или предлагали это сами, и мы оценивали их, используя ряд различных показателей, некоторые из которых я упоминал ранее, такие как объемы, или доходы, или прибыль.И мы бы сказали: вот, пожалуйста, это список ваших самых важных продуктов и услуг. Они почти всегда были удивлены. Итак, чтобы прийти к консенсусу по поводу наиболее важных областей, а затем вы сможете определить, как вы добиваетесь результатов от этих наиболее важных областей?

Практическое применение

Мы делаем это сегодня в нашем бизнесе в Management Consulting, у нас есть пара вещей, которые являются нашими наиболее важными вещами, мы сосредоточились на них, обеспечили их ресурсами, преследовали их и позаботились о том, чтобы следовать им с огромным совершенством.Для нас и для многих работников и для многих компаний труднее всего делать меньше на 80%. Доставить по-другому. Чтобы различать то, во что вы вкладываете, и что вы делаете на 80% в вашей среде.

Самооценка

Если вы хотите применить это на практике сегодня, просто сделайте небольшое оценочное упражнение над собой. Из стандартной недели, назовем ее следующей, наметьте, на что вы тратите свое время. И составьте карту того, что приносит вам результаты. Даже если это не совсем 20%, может быть, 22%, может быть, 15%, вы заметите, что небольшое количество вашего времени принесло большие изменения и большие результаты.И со временем наиболее эффективные сотрудники, наиболее эффективные участники и наиболее эффективные предприятия сосредотачиваются на том, чтобы делать действительно очень хорошо в ограниченном количестве вещей.

Опять же, мы хотели бы помочь вашей организации или вам лично реализовать Принцип 80/20, чтобы быть более эффективными в той работе, которую вы выполняете. Просто свяжитесь с нами на сайте www.managementconsaled.com или в социальных сетях.

Связанное содержимое:
.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *