Протокольная служба и порядок ведения протокольных мероприятий – Протокольная служба и организация протокольных мероприятий

Протокольная служба. Деловой этикет. Организация протокольных мероприятий

ПРОГРАММА

 

Начало. Представление участников. Правила проведения семинара.

 

1.     Цели и задачи службы протокола. Протокол как основа построения деловых отношений 

·         Организация протокольной работы в компании или организации.

·         Оказание консультативной помощи по вопросам протокола всем службам компании.

 

2.     Функции службы протокола

·         Общая организация деловых встреч и переговоров руководства компании (первых лиц организации) с партнерами и клиентами, приемов в компании делегаций и отдельных представителей.

·         Планирование, организация и обеспечение деловых визитов руководителей компании (первых лиц организации) за рубеж и регионы Российской федерации.

·         Организация протокольных мероприятий: приемов, презентаций, торжественных подписаний договоров и соглашений и др.

·          Введение единых норм протокола и осуществление контроля их исполнения.

·         Организация переговорного процесса в компании, в организации.

·         Разработка корпоративного стиля (с учетом норм протокола), осуществление контроля его поддержания.

·         Формирование и ведение биографических досье, обновление списков клиентов и партнеров.

·          Формирование и ведение подарочного фонда руководителя. Подготовка и вручение подарков от компании или от организации.

 

3.     Осуществление связи с подразделениями. Взаимосвязь службы протокола с другими службами и внешними организациями 

·         Транспортной группой.

·         Службой безопасности.

·         PR (Рекламной группой).

·         Группой организации питания и др.

 

4.     Требования протокола к приему иностранных делегаций, рабочих встреч, официальных и неофициальных визитов

·         Виды визитов.

·         Протокольная атрибутика: гимн, герб, флаг и протокольные деловые аксессуары.

·         Программа пребывания.

·         Стол переговоров.

·         Правила рассадки.

·         Виды приемов (торжественных банкетов).

·         Культурные мероприятия.

 

5.     Этикет встреч и переговоров. Подарки, сувениры, цветы в работе протокольной службы. Российская практика и зарубежные традиции

·         Подготовка к встрече деловых партнеров

. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы.

·         Подготовка и проведение деловых переговоров. Оформление помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Кофе — пауза. Подача кофе – правила и особенности сервировки. Чай на «Кофе – паузе» — рекомендуемые сорта чая.

·         Протокольное угощение на переговорах высокого уровня. Вода на столе для переговоров. Протокольные требования к подаче угощений. Горячие напитки. Время подачи и очередность. Появление службы сервиса в помещении для переговоров. Сервировка подноса. Сервировочная тележка. Нюансы сервисного обслуживания. Требования к обслуживающему персоналу.

·         Виды официальных приемов в России и за рубежом. Составление списка приглашенных. Одежда на приемах. Культура поведения за столом. Правила рассадки гостей. Культура еды и питья. Тосты.

·         Предметы сервировки. Назначение и правила использования столовых приборов. Что необходимо иметь в офисе для профессионального сервиса.

·         Правила сервировки. 

6.     Основные правила бизнес-этикета

·         Для чего нужен деловой этикет.

·         Основные принципы бизнес-этикета.

·         Основные отличия гражданского и бизнес-этикета.

7.     Международный этикет

·         Основные правила международного этикета.

·         Основы общения с зарубежными партнерами.

·         Протокольные вопросы.

·         Подарки и сувениры.

·         Национальные особенности делового общения.

 

8.     Дресс-код. Внешний вид делового человека

·         Создание верного впечатления.

·         Выбор цвета в одежде: взаимодействие, влияние.

·         Украшения и аксессуары.

·         Правила для мужчин.

·         Правила для женщин.

·         Ловушки или «недоделовой» стиль.

 

Ответы на вопросы. Подведение итогов.

 

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

 

Методы и формы работы

Занятия проходят в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников семинара. Выполняются практические упражнения, поиск совместного решения актуальной проблемы представителей группы. В работе используются: слайды, кейсы, тематические примеры. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие основных факторов, с которыми они могут столкнуться на работе. Используются работа в малых группах, мозговой штурм. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую  информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

www.msk.itctraining.ru

Протокольная служба. Деловой этикет. Организация протокольных мероприятий

ПРОГРАММА

 

Начало. Представление участников. Правила проведения семинара.

 

1.     Цели и задачи службы протокола. Протокол как основа построения деловых отношений 

·         Организация протокольной работы в компании или организации.

·         Оказание консультативной помощи по вопросам протокола всем службам компании.

 

2.     Функции службы протокола

·         Общая организация деловых встреч и переговоров руководства компании (первых лиц организации) с партнерами и клиентами, приемов в компании делегаций и отдельных представителей.

·         Планирование, организация и обеспечение деловых визитов руководителей компании (первых лиц организации) за рубеж и регионы Российской федерации.

·         Организация протокольных мероприятий: приемов, презентаций, торжественных подписаний договоров и соглашений и др.

·          Введение единых норм протокола и осуществление контроля их исполнения.

·         Организация переговорного процесса в компании, в организации.

·         Разработка корпоративного стиля (с учетом норм протокола), осуществление контроля его поддержания.

·         Формирование и ведение биографических досье, обновление списков клиентов и партнеров.

·          Формирование и ведение подарочного фонда руководителя. Подготовка и вручение подарков от компании или от организации.

 

3.     Осуществление связи с подразделениями. Взаимосвязь службы протокола с другими службами и внешними организациями 

·         Транспортной группой.

·         Службой безопасности.

·         PR (Рекламной группой).

·         Группой организации питания и др.

 

4.     Требования протокола к приему иностранных делегаций, рабочих встреч, официальных и неофициальных визитов

·         Виды визитов.

·         Протокольная атрибутика: гимн, герб, флаг и протокольные деловые аксессуары.

·         Программа пребывания.

·         Стол переговоров.

·         Правила рассадки.

·         Виды приемов (торжественных банкетов).

·         Культурные мероприятия.

 

5.     Этикет встреч и переговоров. Подарки, сувениры, цветы в работе протокольной службы. Российская практика и зарубежные традиции

·         Подготовка к встрече деловых партнеров. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы.

·         Подготовка и проведение деловых переговоров. Оформление помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Кофе — пауза. Подача кофе – правила и особенности сервировки. Чай на «Кофе – паузе» — рекомендуемые сорта чая.

·         Протокольное угощение на переговорах высокого уровня. Вода на столе для переговоров. Протокольные требования к подаче угощений. Горячие напитки. Время подачи и очередность. Появление службы сервиса в помещении для переговоров. Сервировка подноса. Сервировочная тележка. Нюансы сервисного обслуживания. Требования к обслуживающему персоналу.

·         Виды официальных приемов в России и за рубежом. Составление списка приглашенных. Одежда на приемах. Культура поведения за столом. Правила рассадки гостей. Культура еды и питья. Тосты.

·         Предметы сервировки. Назначение и правила использования столовых приборов. Что необходимо иметь в офисе для профессионального сервиса.

·         Правила сервировки. 

6.     Основные правила бизнес-этикета

·         Для чего нужен деловой этикет.

·         Основные принципы бизнес-этикета.

·         Основные отличия гражданского и бизнес-этикета.

7.     Международный этикет

·         Основные правила международного этикета.

·         Основы общения с зарубежными партнерами.

·         Протокольные вопросы.

·         Подарки и сувениры.

·         Национальные особенности делового общения.

 

8.     Дресс-код. Внешний вид делового человека

·         Создание верного впечатления.

·         Выбор цвета в одежде: взаимодействие, влияние.

·         Украшения и аксессуары.

·         Правила для мужчин.

·         Правила для женщин.

·         Ловушки или «недоделовой» стиль.

 

Ответы на вопросы. Подведение итогов.

 

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

 

Методы и формы работы

Занятия проходят в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников семинара. Выполняются практические упражнения, поиск совместного решения актуальной проблемы представителей группы. В работе используются: слайды, кейсы, тематические примеры. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие основных факторов, с которыми они могут столкнуться на работе. Используются работа в малых группах, мозговой штурм. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую  информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

www.itctraining.ru

Протокольная служба и организация протокольных мероприятий

Преподаватели расскажут о правилах и традициях в организации протокольных мероприятий, их важных элементах (цветы, подарки, сувениры), сопровождении первых лиц, иностранных гостей, религиозных деятелей, а также дадут рекомендации по организации работы внутри службы протокола.

Для кого

для руководителей и специалистов протокольных служб, отделов по обеспечению деятельности органов власти различного уровня, предприятий и организаций.

Программа

Организация и проведение протокольных мероприятий.

  1. Государственный протокол РФ. Дипломатический протокол. Бизнес-протокол.
  2. Виды мероприятий. Формальные признаки и отличия деловых встреч, официальных и неофициальных событий, протокольных мероприятий. Принципы организации.
  3. Прием делегаций: российских и иностранных. Программа пребывания. Порядок встреч и проводов. Рассадка гостей в автомобиле. Организация досуга гостей. Организация работы переводчиков, журналистов, фотографов. Государственный протокол: особенности приема первых лиц государства и официальных делегаций.
  4. Организация переговоров. Организационная подготовка. Встреча гостей. Порядок представлений и приветствий. Обмен визитками. Порядок подписания итогового документа.

Этикет: международный деловой и общегражданский протокол и этикет.

  1. Нормы делового этикета. Деловая культура России и других государств.
  2. Протокольная переписка: требования, структура и размер делового письма, особенности электронной переписки, деловая переписка с зарубежными партнерами. Как писать: приглашения, благодарности, поздравления, соболезнования, некрологи, пресс-релизы. Рекомендации по визуальному оформлению и способу вручения.
  3. Телефонные переговоры: стандарты телефонного общения, служебная иерархия в телефонном разговоре, требования к правильной речи — тембр голоса, интонация, дикция.
  4. Организация протокольных банкетов и фуршетов. Виды официальных приемов. Дневные приемы. Вечерние приемы. Подбор блюд, стиль сервировки. Вариативность меню. Элементы национальной кухни. Расчет оптимального количества еды и напитков. Принципы рассадки в зависимости от вида мероприятия и протокольного старшинства гостей. Зонирование, планирование банкетной рассадки, расстановка буфетных линий, расчет необходимой площади, технического метража. Расчет количества обслуживающего персонала.

Национальный и религиозный протокол.

  1. Особенности религиозного протокола. Специфика организации мероприятий с участием религиозных деятелей различных конфессий.
  2. Специфика организации протокольных мероприятий с участием иностранных гостей с Востока (Китай, Япония, Арабский Восток). Отличие от европейских норм этикета и стандартов.

Некоторые атрибуты сопровождения протокольных мероприятий.

  1. Подарки, сувениры в работе протокольной службы. Российская практика и зарубежные традиции. Поводы и случаи преподнесения подарков. Символическое значение подарков. Отличие между сувенирами и подарками, их ценность и уместность. Сувениры корпоративные и национальные: рекомендации по подбору.
  2. Цветы в подарок и оформление цветами. Букеты или корзины — мода на цветы, «говорящие» букеты.
  3. Рекомендации по оформлению мест проведения протокольных мероприятий. Государственные символы: их правильный порядок и расстановка. Именные таблички, элементы навигации (в т.ч. в случае участия представителей иностранных государств).

Требования протокола к дресс-коду.

  1. Дресс-код мероприятий. Требования формата мероприятия, времени суток. Наиболее распространенные пожелания к форме одежды, указываемые в приглашении.
  2. Соответствие внешнего облика специалистов протокольной службы и обслуживаемых ими лиц уровню и поводу мероприятия. Стереотипы и стандарты ожидания. Рекомендованные фасоны, цвета, аксессуары. Визуальная коррекция фигуры, крой, выбор фактур материалов. Современные требования этикета к деловому стилю одежды и к макияжу.

Деятельность службы протокола.

  1. Рекомендованный перечень внутренних регламентирующих документов протокольной службы (положение о службе, должностные инструкции, протокольное старшинство).
  2. Кадровое обеспечение службы протокола. Основные обязанности сотрудников. Требования к деловым и личностным качествам сотрудников.
  3. Взаимосвязь службы протокола с другими службами и внешними организациями.


Посещение Государственного комплекса «Дворец конгрессов» (Константиновский дворец). Опыт организации международных, государственных и общественных мероприятий.

Удостоверение о повышении квалификации в объеме 40 часов (лицензия № 3053 от 03.07.2017).

Для оформления удостоверения необходимо предоставить:

  • копию диплома о высшем или среднем профессиональном образовании (в случае получения диплома не в РФ, просим уточнить необходимость процедуры признания иностранного диплома в РФ по контактным телефонам или электронной почте)
  • копию документа, подтверждающего изменение фамилии (если менялась).

В пакет участника входит:

  • обучение по заявленной программе;
  • комплект информационно-справочных материалов;
  • экскурсионная программа;
  • ежедневные обеды и кофе-брейки.

Посмотреть полную программу семинара и зарегистрироваться на него Вы можете на сайте.

Возможно корпоративное обучение (для сотрудников только Вашей компании) или специальные предложения для корпоративных клиентов.

www.klerk.ru

Протокольная служба и организация протокольных мероприятий (250 часов)

Начать обучение

Факультативы   Семинары   Электронные уроки   Хобби-курсы

Уважаемые слушатели! В нашем Институте регулярно проходят различные акции и действуют скидки, узнать о которых вы можете на сайте в разделе «Акции и новости».

Документ: диплом установленного образца о профессиональной переподготовке, дающий право на ведение профессиональной деятельности в сфере протокольной службы (высылается Почтой России).


Актуальность программы:

Современный мир – это мир отношений: государств, компаний, руководителей и сотрудников. Как сделать эти отношения гармоничными? Как не уронить честь фирмы и поднять ее имидж?


Современный мир – это череда мероприятий: встреч, совещаний, переговоров, семинаров, фестивалей, конференций, брифингов, приемов… Как не запутаться в них? Как предстать на этих мероприятиях достойно?


Современный мир – это мир правил и норм: международных, государственных, корпоративных. Всегда ли стоит им следовать, есть ли исключения? Как выбрать алгоритм поведения?


Современный мир – это вкус еды. Все ли могут похвастать умением разбираться в меню, составить необходимую калькуляцию для приема гостей? А если это прием на несколько десятков, а то и сотен приглашенных?


Что предложить зарубежным гостям, а что предпочесть на обеде или ужине в незнакомой стране? С непривычки столовые приборы могут стать камнем преткновения в вашей карьере. Виртуозность обращения с приборами во время еды может быть достигнута!
Современный мир – это мир имиджа: аксессуары, одежда, мебель, дизайн, ландшафт. Сколько составляющих необходимо учесть, чтобы не разочаровать партнеров, соответствовать им по уровню?


Современный мир – система. Знать элементы, составляющие современный деловой мир, основы дипломатии. Достигнуть совершенства в навыках столового этикета, утраченных в бешенном ритме фастфудов. Соблюдать правила игры по законам имиджа. Вот те ключи, которые приведут вас и вашу организацию к успеху!

 

Цель курса: освоение универсальных организационно-протокольных положений функционирования протокольных служб, особенностей служебной и протокольной иерархии, работы с иностранными партнерами, основных норм и правил современного этикета.


Задачи курса:
— представить слушателям систему организации и проведения протокольных мероприятий;
— познакомить слушателей с особенностями международного делового и общегражданского протокола и этикета;
— указать специфику проведения мероприятий с учетом национальных и религиозных особенностей партнеров;
— научить идентифицировать мероприятия и подбирать соответствующие вспомогательные атрибуты, в т. ч. дресс-код.

 

Категория слушателей: специалисты разных профилей, особенно начинающие, работающие в системе представительских служб, СМИ; руководители собственного бизнеса, стремящиеся к расширению деловых связей; все желающие, интересующиеся деловыми протокольными системами.


Сфера применения: во всех сферах жизни.

 

Форма обучения: без отрыва от работы (100% дистанционная), обучение проходит в онлайн режиме на образовательном портале http://online.business.in-texno.ru/

 

Средства дистанционного обучения: электронные учебно-методические комплексы, включающие электронные учебники, учебные пособия, учебные видео-, аудиозаписи.

 

Форма итоговой аттестации по программе: итоговый междисциплинарный экзамен в форме тестирования.

 

Содержание программы:

 

Наименование модулей

Всего

часов

Контрольные мероприятия

1.  Организация и проведение протокольных мероприятий (особенности подготовки и проведения разных видов мероприятий: деловых встреч, переговоров, официальных и неофициальных)

 

36  Зачетное тестирование
2. Этикет: международный деловой и общегражданский протокол и этикет (алгоритмы выстраивания отношений в рамках ситуаций от деловых до общегражданских) 60  Зачтеное тестирование
3. Национальный и религиозный протокол (специфика работы с иностранными гостями или в рамках приемов в других государствах)

50

 

 

 Зачетное тестирование
4. Некоторые атрибуты сопровождения протокольных мероприятий (подарки, обмен сувенирной продукцией, элементы навигационных систем) 30  Зачетное тестирование
5. Требования протокола к дресс-коду (формат одежды, современные  требования к имиджу делового человека в деловой сфере)

50

 

 

 Зачетное тестирование
6.  Деятельность службы протокола (документы, кадровое обеспечение, положение в структуре организации и связь с внешней средой)

24

 

 

 Зачетное тестирование
Итоговое контрольное мероприятие    Экзаменационный тест
Всего 250  

 

Подробнее о программе и обучении вы сможете узнать в Учебном отделе по тел.:  +7 (495) 105-96-04

business.in-texno.ru

Положение о протокольном отделе (на правах управления)

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный прокурор

Российской Федерации

Ю.Я.Чайка

16.05.2012

 

 Положение

о протокольном отделе (на правах управления)

1. Общие положения

1.1. Протокольный отдел (на правах управления) Генеральной прокуратуры Российской Федерации (далее — отдел) является структурным подразделением Генеральной прокуратуры Российской Федерации, которое осуществляет протокольное обеспечение мероприятий международного характера Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

Протокольное обеспечение включает:

обеспечение встреч (по прибытии) и проводов (при убытии), организацию размещения, питания и культурного обслуживания иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, прибывающих в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;

паспортно-визовое обеспечение работников органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации, выезжающих в служебные командировки за рубеж;

оказание визовой поддержки представителям зарубежных стран и международных организаций, прибывающим в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;

заказ зала официальных лиц и делегаций в аэропортах для руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также для иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, прибывающих в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;

получение и подготовку сувенирной продукции для вручения в соответствии с установленными нормами зарубежным партнерам, в том числе букетов цветов главам делегаций, возглавляемых женщинами;

подготовку списков участников проводимых в Генеральной прокуратуре Российской Федерации официальных приемов иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, международных форумов, конференций, заседаний и совещаний, а также переговоров и встреч руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации с зарубежными представителями;

обеспечение мероприятий протокольной атрибутикой (флагами государств и международных организаций, папками для подписания международных договоров и соглашений о сотрудничестве, подписными ручками и т.п.), а также непосредственное участие в подписании договоров и соглашений.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «О прокуратуре Российской Федерации», другими федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации, а также настоящим Положением.

Положение об отделе утверждается Генеральным прокурором Российской Федерации.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность с учетом возложенных задач и предоставленных полномочий на основе планов работы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, решений коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Координационного совещания руководителей правоохранительных органов Российской Федерации во взаимодействии с другими структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратурами субъектов Российской Федерации, приравненными к ним военными и другими специализированными прокуратурами, научными и образовательными учреждениями системы прокуратуры Российской Федерации.

2. Структура отдела

2.1. Руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, который имеет заместителя.

2.2. В штате отдела состоят прокуроры и федеральные государственные гражданские служащие.

2.3. Должностные обязанности работников определяются начальником отдела и исполняются в соответствии с должностными регламентами (служебными контрактами).

3. Основные задачи отдела

3.1. Протокольное обеспечение проводимых в Генеральной прокуратуре Российской Федерации официальных приемов иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, международных форумов, конференций, заседаний и совещаний, а также переговоров и встреч руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации с зарубежными представителями.

3.2. Обеспечение совместно с федеральными органами государственной власти, структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации и другими организациями проведения визитов за рубеж Генерального прокурора Российской Федерации, официальных делегаций и представителей Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

3.3. Обеспечение совместно с федеральными органами государственной власти, структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации и другими организациями проведения поездок в субъекты Российской Федерации Генерального прокурора Российской Федерации.

3.4. Обеспечение служебных командировок работников Генеральной прокуратуры Российской Федерации в части приобретения проездных документов.

3.5. Участие в организации и проведении мероприятий Генеральной прокуратуры Российской Федерации международного характера.

4. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами реализует следующие функции:

осуществляет организацию рабочих поездок (визитов) Генерального прокурора Российской Федерации спецрейсами в части оформления документов и их согласования с Управлением делами Президента Российской Федерации, Федеральной службой охраны Российской Федерации, Федеральным агентством воздушного транспорта и Федеральной службой по надзору в сфере транспорта;

организует бронирование и приобретение железнодорожных и авиабилетов (при необходимости — билетов на автобус) для работников Генеральной прокуратуры Российской Федерации, убывающих в служебные командировки за рубеж и в субъекты Российской Федерации;

взаимодействует с подразделениями Министерства иностранных дел Российской Федерации по вопросам оказания визовой поддержки представителям зарубежных стран и международных организаций, прибывающим в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации, и оформления выездных документов, в том числе виз, при командировании работников Генеральной прокуратуры Российской Федерации за рубеж;

проводит подготовку и согласование с заинтересованными структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации проектов распоряжений Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей об организации приема представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций;

осуществляет совместно со структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации подготовку приемов иностранных делегаций, в установленном порядке готовит для утверждения руководством Генеральной прокуратуры Российской Федерации программу их пребывания, при необходимости — другие документы;

организует обеспечение встреч (по прибытии) и проводов (при убытии), размещение, питание транспортное, бытовое и культурное обслуживание иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, прибывающих в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;

готовит списки участников проводимых в Генеральной прокуратуре Российской Федерации официальных приемов иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, международных форумов, конференций, заседаний и совещаний, а также переговоров и встреч руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации с зарубежными представителями;

организует обеспечение мероприятий протокольной атрибутикой (флагами государств и международных организаций, папками для подписания международных договоров и соглашений о сотрудничестве, подписными ручками и т.п.), а также принимает непосредственное участие в подписании договоров и соглашений.

получает сувенирную продукцию для вручения представителям зарубежных государств;

обеспечивает заказ залов официальных лиц и делегаций, а также VIP-залов в аэропортах;

организует оформление, хранение и выдачу дипломатических и служебных заграничных паспортов работников органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации, ведет их учет;

оказывает консультативную и организационно-методическую помощь органам и учреждениям прокуратуры Российской Федерации в организации приемов иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, международных форумов, конференций, заседаний и совещаний, а также переговоров и встреч с зарубежными представителями.

5. Полномочия работников отдела

5.1. Начальник отдела:

организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач;

в рамках компетенции отдела осуществляет контроль за исполнением распоряжений, указаний и поручений Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей, плановых и специальных мероприятий;

издает в пределах своих полномочий распоряжения по вопросам, относящимся к деятельности отдела;

определяет служебные обязанности подчиненных работников и их полномочия по решению вопросов в установленной сфере деятельности;

осуществляет контроль за надлежащим исполнением служебных обязанностей подчиненными работниками, обеспечивает проведение мероприятий по повышению их квалификации;

совместно с Главным управлением кадров Генеральной прокуратуры Российской Федерации и своим заместителем осуществляет подбор и расстановку кадров в отделе, обеспечивает надлежащие условия труда подчиненных работников;

вносит Генеральному прокурору Российской Федерации предложения о назначении на должность, об установлении должностных окладов, доплат, о присвоении классных чинов, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности работников отдела;

готовит аттестацию заместителя начальника отдела;

организует взаимодействие отдела с другими структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

докладывает Генеральному прокурору Российской Федерации и заместителю Генерального прокурора Российской Федерации, курирующему деятельность отдела, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

дает поручения подчиненным работникам о выполнении заданий, устанавливает сроки их исполнения;

выполняет иные поручения Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей.

5.2. Заместитель начальника отдела:

организует в отделе информационно-аналитическую работу, подготовку информационных материалов Генеральному прокурору Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

участвует в подготовке предложений в плановые мероприятия Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

по поручению начальника отдела участвует в подготовке проектов приказов, указаний и распоряжений Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей, дает заключения по представленным другими структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации проектам организационно-распорядительных документов;

вносит начальнику отдела предложения о назначении на должность, об установлении должностных окладов, доплат, о присвоении классных чинов;

по поручению начальника отдела готовит аттестации (отзывы) работников отдела;

организует в отделе работу по выполнению приказов, указаний и распоряжений Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей, решений коллегии и планов работы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, постановлений Координационного совещания руководителей правоохранительных органов Российской Федерации;

обеспечивает взаимодействие отдела со структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органами и учреждениями прокуратуры Российской Федерации;

выполняет по поручению Генерального прокурора Российской Федерации, его заместителей и начальника отдела другие обязанности и персональные поручения.

5.3. Полномочия работников отдела определяются их должностными регламентами и служебными обязанностями, установленными начальником отдела.

Работники отдела в целях реализации своих полномочий имеют право взаимодействовать с федеральными органами исполнительной власти, дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями иностранных государств в Российской Федерации и за рубежом при:

подготовке программ пребывания в Российской Федерации иностранных делегаций, прибывающих по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;

оказании визовой поддержки представителям зарубежных стран и международных организаций, прибывающим в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;

оформлении служебных паспортов и виз делегациям и работникам Генеральной прокуратуры Российской Федерации, выезжающим в зарубежные командировки.

6. Делопроизводство

Общее и секретное делопроизводство в отделе осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Номенклатура дел отдела утверждается начальником отдела.

 

genproc.gov.ru

7.1.2. Протокольные мероприятия

К протокольным мероприятиям относятся официальные бесе­ды, визиты, обмен документами и все виды приемов.

Дипломатическая беседа. Ведение дипломатических бесед является одной из главнейших обязанностей каждого дипломатического (а в определенной мере и внешнеэкономического) ра­ботника за рубежом. Работник внешнеполитической или внешне­экономической сферы, не ведущий бесед или не умеющий их вес­ти, а следовательно, не поддерживающий деловых связей в стране своего пребывания, не может считать себя полноценным работни­ком этой сферы. Дипломатические и внешнеэкономические работ­ники не должны замыкаться в стенах своих служебных кабинетов, ограничиваться только изучением политической и экономической ситуации в стране пребывания и во всем мире по книжным источ­никам, публикациям в местной иностранной печати, радио- и те­леинформации. Живое общение с политическими, научно-техническими, журналистскими и деловыми кругами в стране пре­бывания должно быть направлено на:

— поддержание и развитие в стране пребывания политических, экономических, торговых, культурных, научно-технических и иных отношений;

— разъяснение внутренней и внешней политики своего госу­дарства и защиту его интересов в своей сфере деятельности;

— стремление поддерживать и развивать дружеские отноше­ния с упомянутыми кругами страны пребывания;

— выяснение позиции собеседников по всем интересующим вопросам.

Помимо формальной беседы, живое общение может осуществ­ляться в форме лекции, выступления в различных обществах и ас­социациях, в студенческих аудиториях, во время пресс-конфе­ренций, дачи интервью и т. д.

Примерный круг собеседников может быть следующим: руко­водящие деятели государства, официальные лица министерств и ведомств, члены дипломатического корпуса, деятели обществен­ных организаций, деятели культуры, искусства, науки и техники, деловые круги, в том числе работники авиакомпаний, туристиче­ских и других фирм, журналисты и другие лица.

Дипломатическая беседа требует высокой эрудиции специали­ста во всех сферах политической, экономической и культурной жизни. Как правило, это диалог, ведущийся без привлечения спра­вочного материала и без досье. Поэтому необходимо держать в памяти достаточный запас знаний в своей сфере деятельности, а также из области истории, международных отношений, культуры и искусства страны пребывания и своей страны, творчества вы­дающихся деятелей мировой культуры и искусства.

Без знаний в этих областях будет трудно, да и просто невоз­можно вести беседу и поддерживать отношения с теми или иными кругами. Кроме того в соответствии с протокольной традицией почти каждая беседа после взаимных приветствий начинается с разговора о событиях общественной и театральной жизни, кино­фильмах, концертах, художественных выставках, новых книгах и о других событиях в общественной и культурной жизни.

Беседы бывают официальными и неофициальными. Офици­альными могут быть беседы, когда работник по своей инициативе либо по приглашению направляется в соответствующее ведомство. Причем он может заранее знать, о чем пойдет беседа. В таком слу­чае он заблаговременно хорошо изучит проблему, о которой пой­дет речь в беседе, подготовится к возможной дискуссии и к защите своей позиции. Особенно тщательная подготовка к визиту необхо­дима, когда работника приглашают в то или иное ведомство, но в соответствии с широко распространенной протокольной практи­кой заранее не сообщают о цели приглашения, и когда не принято спрашивать о теме предстоящей беседы.

Во время беседы необходимо хорошо понять собеседника и, если что-то не понятно, непременно попросить разъяснений. Если во время беседы вручат какой-либо официальный документ (ноту, памятную записку и др.), его следует здесь же внимательно прочи­тать. Во время беседы надо вступать в дискуссию, отстаивать свою позицию. Не годится, когда вместо активной защиты своих инте­ресов дается лишь один ответ: «я доложу об этом моему руководству», Конечно, могут быть случаи, когда нужно давать подобный ответ, но если сотрудник будет так отвечать всегда, то это будет свидетельство­вать о его недостаточной квалификации и компетентности.

От участников беседы, как и от всех работников внешней сфе­ры, требуются внимательное отношение к людям, общительность и незамкнутость, сдержанность и незаносчивость, умение завязать и поддержать разговор, быть приятным собеседником, распола­гающим к себе в общении с людьми. Такие качества помогают в установлении, поддержании и расширении дружественных связей в стране пребывания. И наоборот, трудно будет загранработнику, если он по своему характеру человек необщительный, угрюмый и неразговорчивый или же навязчивый, болтливый и к тому же за­носчивый и грубый.

В соответствии с принципом «международной вежливости» дипломатическая беседа ведется в спокойном тоне, если даже тема беседы является напряженной. В беседе всегда должен царить дух взаимной заинтересованности. Каждый стремится получить от со­беседника то, что ему еще неизвестно. Поэтому нельзя превращать беседу в интервью: один все время спрашивает, а другой только отвечает, не находя возможности спросить самому. Так вести бе­седу нельзя. Надо со своей стороны говорить все, что выгодно ска­зать, но что не составляет государственную и коммерческую тай­ну. Никогда не следует говорить неправду. Если загранработник чего-то не знает или есть что-то, что не подлежит разглашению, он должен умело уклониться от ответа или в крайнем случае сослать­ся на свою неосведомленность.

Особенно осторожным надо быть в беседах с журналистами. Недобросовестный журналист может использовать только сам факт беседы с дипломатом или работником внешнеэкономической сферы. Такие журналисты могут публиковать выдуманные сооб­щения, ссылаясь на конкретное лицо, на «круги, близкие к посоль­ству» либо на «информацию, полученную во время приема» в та­ком-то посольстве, учреждении и т.д.

В соответствии с международным протоколом официальная беседа проводится по установленной схеме: небольшая вводная и протокольная часть, основная тема и заключительная часть. Во вводной протокольной части участники беседы обмениваются приветствиями, любезностями, справляются о самочувствии, гово­рят о событиях культурной жизни и т. п., а также конкретизируют, на каком языке будет вестись беседа. Далее переходят к основной теме, где излагается предмет обсуждения и проводится дискуссия по обсуждающимся вопросам. В заключительной части снова про­износятся протокольные фразы, вроде такой: «Примите, ваше пре­восходительство (г-н советник и т.д.), уверения в моем величай­шем к Вам уважении». По окончании составляется протокольная запись беседы, в которой отмечается, с кем проведена беседа, дата и место ее проведения. На основании записи составляется инфор­мация для отправки в центр (телеграфная или в форме письма) в целях принятия необходимых мер или для сведения руководства.

Дипломатическая переписка. Дипломатическая переписка ведется с соблюдением традиционных правил международного протокола. Выработанные в течение длительной практики, эти правила являются общепринятыми в международной деятельности и считаются обязательными. Нарушение правил ведения диплома­тической переписки может привести к отрицательным последствиям во взаимоотношениях сторон. Основным требованием при под­готовке документа является хорошее знание того вопроса, о кото­ром пойдет речь в документе, истории вопроса, состояния пробле­мы на момент составления документа, международно-правовых аспектов проблемы и т. д.

Наиболее распространяющими видами документов диплома­тической переписки являются: личная нота, вербальная нота, па­мятная записка, меморандум, официальное или частное (полуофициальное) письмо. Личная нота посылается для освещения вопро­сов двухсторонних отношений важного и принципиального зна­чения, международных проблем или официальной информации о каком-либо значительном событии, а также в соответствии с про­токолом для поздравления по случаю государственного праздника, личных праздничных событий у главы государства, главы прави­тельства и др.; соболезнования по случаю траурных событий и т. д. Личной ноте свойственны следующие формальные признаки: она составляется в первом лице, печатается на нотном бланке, в пра­вом верхнем углу печатается город отправления, дата отправления ноты. Текст ноты начинается с обращения, например: Уважаемый Господин Посол; Господин Поверенный в делах, и т. д. После об­ращения идет текст, который, как правило (за исключением случа­ев соболезнования или протеста), начинается словами «Имею честь». Текст заканчивается выражением уважения (комплимен­том). При этом необходимо очень внимательное отношение к пра­вильному применению комплимента: не следует завышать или занижать его. Комплименты должны заканчиваться в зависимости от политического, служебного положения или ранга лица, к кото­рому посылается личная нота, следующим образом: «Прошу Вас, Господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уваже­нии», «Прошу Вас, господин Директор, принять уверения в моем высоком уважении». В случае фирменной переписки вместо при­веденных могут быть комплименты: «С глубоким уважением…», «С уважением…». После комплимента следует разборчивая подпись ли­ца, которое посылает личную ноту. Указать фамилию, должность подписывающего ноту допустимо, но необязательно. Печать на лич­ной ноте не ставится. В левом нижнем углу личной ноты на первой странице пишется адрес лица, которому посылается нота. Адрес со­стоит из титула, имени и фамилии, полной официальной должности лица, полного официального (конституционного) названия страны, полного названия столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота. Пример личной ноты приво­дится далее.

Вербальная нота является наиболее распространенным доку­ментом дипломатической переписки посольства. В ней излагаются самые разнообразные вопросы, возникающие в деятельности ми­нистерства или дипломатического представительства. Текст вер­бальной ноты составляется в третьем лице, печатается на специ­альном нотном бланке.

Вербальная нота не подписывается, в конце текста ставится мастичная печать посольства. Вербальная нота начинается с обра­щения, которое должно содержать комплимент, например: «По­сольство Российской Федерации свидетельствует свое уважение Министерству иностранных дел Бельгии и имеет честь (далее идет текст)…». В конце текста снова повторяется комплимент, напри­мер: «Посольство возобновляет Министерству уверения в своем весьма высоком уважении». После этой фразы печатается название столицы и дата отправления вербальной ноты. В нижнем левом углу всегда первой страницы вербальной ноты (независимо от об­щего количества страниц) печатается адрес. Этот же адрес печата­ется на конверте, в котором отправляется вербальная нота.

Посольство ЮАР в Москве 5 января 1993 года (Перевод с английского)

Посольство Южно-Африканской Республики в Российской Федера­ции свидетельствует свое уважение Министерству иностранных дел Российской Федерации и, ссылаясь на Соглашение о воздушном сообще­нии между Российской Федерацией и Южно-Африканской Республикой, имеет честь сообщить, что «Аэрофлот — российские международные авиалинии» признан администрацией Южно-Африканской гражданской авиации в соответствии со статьей 4(2) указанного Соглашения.

Кроме того допуск № ДОТ 005 для иностранных операторов, кото­рый был предоставлен ранее «Аэрофлоту — Советским авиалиниям», будет скорректирован надлежащим образом.

Посольство Южно-Африканской Республики в Российской Федера­ции пользуется случаем, чтобы возобновить Министерству иностран­ных дел Российской Федерации уверения в своем весьма высоком уваже­нии.

Москва, 30 декабря 1992 года

Памятная записка вручается лично после устного заявления или просьбы с изложением этого заявления или просьбы. Цель вручения памятной записки — усилить значение или подчеркнуть важность сделанного заявления или просьбы, предупредить воз­можность неправильного понимания или толкования сказанного устно. Текст памятной записки обычно составляется в безличной форме, например: «Возбуждается просьба», «Доводится до сведе­ния» и т. д. Текст не содержит ни обращения, ни комплимента. Памятная записка печатается на простом листе бумаги. Под тек­стом проставляется название столицы и дата вручения. Печать не ставится. Над текстом печатается надпись: «Памятная записка».

Меморандум представляет собой документ, подробно изла­гающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержа­щий анализ тех или иных положений, аргументацию в защиту сво­ей позиции или полемизирующий с доводами другой стороны. Меморандум вручается лично или пересылается с нотой (личной или вербальной). Меморандум, вручаемый лично, печатается на нотном бланке, не имеет обращения и комплемента, под текстом указывается место и дата вручения, печать не ставится.

Меморандум, посылаемый с нотой, печатается на нотной бума­ге (не на бланке). Место и дата отправления в этом случае не ука­зываются, печать не ставится.

Официальное или частное (полуофициальное) письмо носит менее формальный характер и может быть написано по любому поводу, если протокол не требует, чтобы оно носило характер личной или вербальной ноты.

Приведенные виды документов дипломатической переписки отличаются друг от друга своим значением, назначением и прото­кольными (формальными) признаками. Все они являются офици­альными, хотя частное письмо характеризуется как «полуофици­альный» документ. Поскольку оно исходит от официального ра­ботника, с него не снимается официальное качество.

Необходимо правильно выбирать подходящий для каждого конкретного случая вид документа, а также учитывать, что на лич­ную ноту принято отвечать личной же нотой, на вербальную ноту — вербальной и т.д. Существует протокольное правило: «Всякое письмо требует ответа» . Поэтому, если нет особых, специальных причин, ответ на ноту, письмо или любой дипломатический доку­мент необходимо не задерживать и давать его, по возможности, в самый короткий срок. В дипломатических документах совершенно не допускаются исправления и подписки, как бы искусно они ни ;были выполнены. Допускается складывание документа только в ; пол-листа, поэтому для отправки документа следует выбирать конверты соответствующего формата и хорошего качества. Доку­менты дипломатической переписки нельзя посылать по почте, они отправляются с курьерами.

Дипломатические приемы. Любой дипломатический прием имеет представительское значение и является важнейшим средством установления, поддержания и развития контактов с диплома­тическим корпусом, иностранными специалистами, деловыми людьми, журналистами, официальными властями, общественны­ми, культурными, научно-техническими и другими кругами стра­ны пребывания. Приемы, как правило, проводятся в ознаменова­ние каких-либо событий: национального праздника своего госу­дарства, юбилейных событий и дат, отмечаемых всей страной. Применительно к системе воздушного транспорта к таким событи­ям могут относиться: День воздушного флота, юбилей установле­ния воздушного сообщения с данной страной и т.д.

Дипломатические приемы проводятся в порядке оказания по­чести или гостеприимства отдельным лицам, например, в честь главы или членов правительства страны пребывания, министра иностранных дел, руководителя и членов делегации, прибывшей из своей страны, деятелей науки, культуры, искусства. Диплома­тические приемы могут проводиться и в порядке повседневной работы. Такие приемы, немногочисленные по числу приглашен­ных лиц, представляют собой удобную возможность для укрепле­ния и расширения связей.

Наиболее распространенными видами дипломатических прие­мов являются следующие.

1. «Бокал шампанского» — этот вид приема начинается в 12.00 и заканчивается к 13.00. Он может устраиваться по случаю окон­чательного отъезда посла, в честь делегации и т.д. Во время такого приема подается только шампанское, но возможна подача водки, виски или вина. Подача закуски не обязательна, но и не будет лишней (орешки, чипсы, канапе и другие легкие закуски).

2. «Завтрак» — устраивается между 12.00 и 15.00. Наиболее распространенное время проведения — от 12.00 до 13.00. Меню завтрака составляется с учетом местных обычаев и традиций и может ограничиваться одной закуской, одним горячим блюдом (мясным или рыбным) и десертом. На завтрак подавать первые блюда (супы) не принято, хотя это не будет являться ошибкой. Пе­ред завтраком подается аперитив: водка, виски, пиво, сухое вино, К холодным закускам предлагается водка или настойка (охлаж­денные), к рыбному блюду — сухое вино (комнатной температу­ры), к десерту — шампанское (охлажденное). Во время всего зав­трака подается минеральная вода, соки и другие прохладительные напитки. После того, как все поели, хозяин и хозяйка первыми встают из-за стола и предлагают гостям перейти в другой зал, где подается кофе или чай. К кофе подается коньяк или ликер. Про­должительность завтрака 1—1,5 часа (45—60 минут за столом и 15 минут за кофе или чаем). Форма одежды — обычный костюм, но в торжественных случаях может быть и смокинг (обычно ука­зывается в приглашении).

3. «Чай» — устраивается между 16.00 и 18.00 часами, как пра­вило, только для женщин. Например, жена посла принимает жен других послов или женщин из российской колонии и т.д. Возмож­ны случаи приглашения на чай и мужчин. Для чая подаются кон­дитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки, воды. Закуски (сэндвичи с икрой, рыбой, сыром) подаются за чаем редко и если подаются, то в небольшом количестве. Продол­жительность 1 —1,5 часа.

4. «Жур фикс» — это вид приема устраивается женой министра иностранных дел или другого лица, или же женой посла 1 раз в неделю в один и тот же день и час в течение всего осенне-зимнего сезона (с осени до лета). Приглашения на такие приемы (среда, четверг, пятница) рассылаются один раз в начале сезона и дейст­вуют до конца сезона. По времени проведения, составу угощения и форме одежды этот прием не отличается от приема типа «чай», но приглашаются и мужчины. Такие приемы носят часто форму му­зыкальных или литературных вечеров. «Жур фикс» проводится также и официальными учреждениями, например, Протокольный отдел МИД в рамках приема жур фикс проводит киносеансы для дипломатического корпуса в Москве.

5. «Коктейль» или «а-ля-фуршет» — это приемы, проводимые стоя, без рассадки за столами, и по характеру организации не от­личаются друг от друга. Начинаются от 17.00 до 18.00 и длятся 2 часа. Спиртные напитки выставляются на столах, иногда устраи­ваются буфеты, где бармены готовят коктейли и разливают напит­ки для желающих. Иногда разлитые в бокалы напитки разносятся официантами. Угощения — различные холодные закуски, кондитерские изделия, фрукты, иногда подаются также горячие закуски. Гости подходят к столам, набирают закуски на свои тарелки и от­ходят от столов, чтобы дать возможность подойти другим гостям. форма одежды на этом виде приема — повседневный костюм или смокинг (указывается в приглашении).

6. «Обед» — этот вид приема является наиболее почетным. Начинается он в промежуток от 20.00 до 21.00 и длится обычно 2—3 часа или больше, при этом время за столом составляет при­мерно час, а остальное — в гостиных. Перед обедом гостям пред­лагается аперитив: водка, виски, джин, сухое вино, соки, прохла­дительные напитки. Меню обеда (в зависимости от местных тра­диций) — одна-две холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. Вина такие же как за завтраком. После обеда в гостиной подается чай или кофе с лике­ром или коньяком. Форма одежды — для мужчин черный костюм, смокинг или фрак (в зависимости от конкретного случая) (указы­вается в приглашении), для женщин вечернее платье.

В некоторых официальных случаях сразу же после обеда про­водится прием типа «коктейль». Гости, присутствовавшие на обе­де, по его окончании направляются на прием типа «коктейль», на который уже собрались гости, приглашенные только на этот при­ем. Такое сочетание приемов, как правило, организуется только для гостей самого высокого положения или иностранной делега­ции, возглавляемой лицом, в честь которого дается обед.

7. «Обед — буфет» — этот вид приема от обычного обеда от­личается тем, что гости сами берут кушанья, которые стоят на от­дельном столе по принципу самообслуживания и рассаживаются за отдельными столами по 5—6 человек. Этот вид приема менее официален, чем обычный обед. Форма одежды — как указано в приглашении.

8. «Ужин» — этот вид приема отличается от «обеда» только временем его начала — не раньше 21.00. Меню и вина — такие же, как на обеде. Форма одежды — для мужчин черный костюм, смо­кинг или фрак, для женщин вечернее платье.

Кроме перечисленных разновидностями приемов могут быть музыкальные и литературные вечера, встречи для игры в шахматы, другие спортивные игры, просмотра кинофильмов и т.д. Эти меро­приятия, как правило, сопровождаются легким угощением. Форма одежды — для мужчин повседневный костюм, для женщин кос­тюм или платье.

Организация приемов. Любой дипломатический прием дол­жен быть подготовлен самым тщательным образом. В подготовку входят: выбор вида приема, составление списка приглашенных лиц, заблаговременная рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом, составление меню, подготовка помещений, сервировка столов, подготовка тостов или речей, определение по­рядка проведения. Соответствующая протокольная служба систе­матически и тщательно проверяет списки приглашенных и вносит в них необходимые изменения. Это делается для того, чтобы из­бежать досадных ошибок, вроде неправильного указания изме­нившегося служебного положения или, еще хуже, посылки при­глашений уже умершему, или, скажем, холостяку прибыть на при­ем с супругой.

Приглашения на прием направляются на бланке, отпечатанном типографическим способом. Имя, фамилию приглашенного и его должность предпочтительно писать от руки. На верху бланка или в самом тексте приглашения указано, по какому случаю проводится прием, например: «По случаю прибытия торговой делегации Рос­сии».

В приглашениях на приемы с рассадкой гостей за столом со­держится просьба ответить (R.S.V.P.). Приглашения, как правило, рассылаются не позднее, чем за 2—3 недели до приема. Во всех случаях, когда в приглашении на прием не зачеркнуты буквы R.S.V.P. (просьба ответить), необходимо заблаговременно по те­лефону или письмом сообщить, принимается приглашение или нет. Отсутствие ответа или его запоздание рассматривается как проявление неучтивости. После того, как был дан положительный ответ на приглашение, посещение приема является обязательным. На прием, в приглашении на который содержится просьба отве­тить (R.S.V.P.), следует приходить в точно указанное время. Опо­здание считается нарушением этикета. Если из одного ведомства приглашено несколько человек и они являются на прием с рассад­кой за столом не вместе, то принято, чтобы первыми приходили младшие по должности, а затем старшие. На приемы, проводимые без рассадки за столом, в приглашении на которое указывается время начала и окончания приема (18.00—20.00 и т.д.), можно прийти и уйти в любое время в пределах, указанных в приглаше­нии. В таком случае приходить к началу приема, как и находиться до его конца, не обязательно. Во всех случаях официальным лицам не рекомендуется уходить с приема раньше старших гостей. Оставаться на приеме после указанного времени его окончания не при­нято и является нарушением протокола. Рассадка за столом на официальных приемах осуществляется точно в соответствии с правилами протокола. Главным правилом является строгое соблю­дение старшинства служебного или общественного положения гостей. Нарушение протокола при рассадке может быть расценено как сознательное нанесение ущерба престижу лично гостю и его стране.

Соблюдаются следующие правила рассадки: ближайшее место к хозяину и хозяйке считается самым почетным. Место по правую руку почетнее места по левую руку. Первыми по правую руку и по левую руку от хозяина сажают женщин, от хозяйки — мужчин, затем места чередуются — рядом с женщиной сажают мужчину и наоборот. Женщину не сажают рядом с женщиной, мужа с женой. Женщину не сажают на конец стола, если на его торце не сидит мужчина.

Иностранным гостям в равном ранге с отечественными гостя­ми дается преимущество при рассадке. При рассадке необходимо учитывать знание иностранных языков сидящими рядом гостями.

studfile.net

Семинар Протокольная служба. Деловой этикет. Организация протокольных мероприятий

Начало. Представление участников. Правила проведения семинара.

1. Цели и задачи службы протокола. Протокол как основа построения деловых отношений

  • Организация протокольной работы в компании или организации.
  • Оказание консультативной помощи по вопросам протокола всем службам компании.

2. Функции службы протокола

  • Общая организация деловых встреч и переговоров руководства компании (первых лиц организации) с партнерами и клиентами, приемов в компании делегаций и отдельных представителей.
  • Планирование, организация и обеспечение деловых визитов руководителей компании (первых лиц организации) за рубеж и регионы Российской федерации.
  • Организация протокольных мероприятий: приемов, презентаций, торжественных подписаний договоров и соглашений и др.
  • Введение единых норм протокола и осуществление контроля их исполнения.
  • Организация переговорного процесса в компании, в организации.
  • Разработка корпоративного стиля (с учетом норм протокола), осуществление контроля его поддержания.
  • Формирование и ведение биографических досье, обновление списков клиентов и партнеров.
  • Формирование и ведение подарочного фонда руководителя. Подготовка и вручение подарков от компании или от организации.

3. Осуществление связи с подразделениями. Взаимосвязь службы протокола с другими службами и внешними организациями

  • Транспортной группой.
  • Службой безопасности.
  • PR (Рекламной группой).
  • Группой организации питания и др.

4. Требования протокола к приему иностранных делегаций, рабочих встреч, официальных и неофициальных визитов

  • Виды визитов.
  • Протокольная атрибутика: гимн, герб, флаг и протокольные деловые аксессуары.
  • Программа пребывания.
  • Стол переговоров.
  • Правила рассадки.
  • Виды приемов (торжественных банкетов).
  • Культурные мероприятия.

5. Этикет встреч и переговоров. Подарки, сувениры, цветы в работе протокольной службы. Российская практика и зарубежные традиции

  • Подготовка к встрече деловых партнеров. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы.
  • Подготовка и проведение деловых переговоров. Оформление помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Кофе — пауза. Подача кофе – правила и особенности сервировки. Чай на «Кофе – паузе» — рекомендуемые сорта чая.
  • Протокольное угощение на переговорах высокого уровня. Вода на столе для переговоров. Протокольные требования к подаче угощений. Горячие напитки. Время подачи и очередность. Появление службы сервиса в помещении для переговоров. Сервировка подноса. Сервировочная тележка. Нюансы сервисного обслуживания. Требования к обслуживающему персоналу.
  • Виды официальных приемов в России и за рубежом. Составление списка приглашенных. Одежда на приемах. Культура поведения за столом. Правила рассадки гостей. Культура еды и питья. Тосты.
  • Предметы сервировки. Назначение и правила использования столовых приборов. Что необходимо иметь в офисе для профессионального сервиса.
  • Правила сервировки.

6. Основные правила бизнес-этикета

  • Для чего нужен деловой этикет.
  • Основные принципы бизнес-этикета.
  • Основные отличия гражданского и бизнес-этикета.

7. Международный этикет

  • Основные правила международного этикета.
  • Основы общения с зарубежными партнерами.
  • Протокольные вопросы.
  • Подарки и сувениры.
  • Национальные особенности делового общения.

8. Дресс-код. Внешний вид делового человека

  • Создание верного впечатления.
  • Выбор цвета в одежде: взаимодействие, влияние.
  • Украшения и аксессуары.
  • Правила для мужчин.
  • Правила для женщин.
  • Ловушки или «недоделовой» стиль.

Ответы на вопросы. Подведение итогов.

В результате обучения Вы

  • узнаете правила делового этикета и разных требований к нему в различных ситуациях,
  • овладеете технологиями эффективного установления контакта,
  • узнаете особенности общения с зарубежными партнерами,
  • узнаете об организации приемов гостей на высшем уровне,
  • узнаете о протокольным этикете, знание которого необходимо для приема гостей высшего уровня.

руководители и сотрудники протокольной службы, специалисты департаментов по внешнеэкономическим связям.

Занятия проходят в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников семинара. Выполняются практические упражнения, поиск совместного решения актуальной проблемы представителей группы. В работе используются: слайды, кейсы, тематические примеры. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие основных факторов, с которыми они могут столкнуться на работе. Используются работа в малых группах, мозговой штурм. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

Тренинг, 16 академических часов

26-27 декабря 2019

Москва

10:00-18:00

Семинар, 16 академических часов

12-13 декабря 2019

Москва

11:00-17:00

9-10 декабря 2019

Москва

с 10:00

Курс повышения квалификации, 40 академических часов

9-13 декабря 2019

Москва

09:00-16:15

Семинар, 40 академических часов

9-13 декабря 2019

Москва

09:00-16:15

www.b-seminar.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *