Провести встречу – Как провести эффективную деловую встречу?

Содержание

Как провести эффективную деловую встречу?

Ежедневно проходят миллионы встреч на разных уровнях. Как лучше организовать деловую встречу и сделать ее эффективной?

Умение провести эффективную деловую встречу подразумевает наличие таких навыков, как знание делового языка, умение вести беседу, презентабельность и язык тела.

Давайте рассмотрим подробнее, что нужно, чтобы сделать деловые встречи действительно эффективными.

А кто, собственно, участвует в деловой встрече?

Чтобы определиться с составом на предстоящую деловую встречу, вам необходимо пропустить всех кандидатов через следующие фильтры:

  • Чье участие просто необходимо для проекта?
  • Кто нужен для принятия важных решений по проекту?
  • Чье одобрение необходимо для продолжения работы в данном направлении?

Ответив на эти вопросы, вы не только определитесь, кто будет принимать участие в деловой встрече, но и нужна ли встреча вообще.

Затем согласуйте время проведения встречи с графиками свободного времени всех ее участников.

Умение организовать диалог

Умение организовать диалог на деловой встрече или встрече с участием посредника является исключительным талантом руководителя. Это является очень важным условием для успеха в проведении деловой встречи.

Руководитель должен выбрать формат встречи из следующих вариантов: с посредником, с лидером и посредником. Выбранный формат встречи, позволит развивать ее по определенному сценарию и определяет модель участия каждого в ней.

Подготовка, проработка и распределение ролей

Для того чтобы эффективно управлять деловой встречей, необходимо иметь подготовить и распределить четыре важных роли:

  • Посредник
  • Протоколист
  • Лидер
  • Рядовой участник

Каждый из участников встречи может выполнять любую из этих ролей, равно как и один участник может выполнять все эти роли. Для эффективности проводимой встречи необходимо обязательно разъяснить всем суть их ролей.

Подготовка участников к своим ролям может быть непрерывным процессом, что позволяет поддерживать участие и вовлеченность всех участников такой встречи.

Диалог до и после встречи

Для организации безупречной деловой встречи необходимо четко понимать, зачем вы собираетесь ее организовать?

Привлекайте максимально возможное число будущих участников к процессу планирования самой встречи. Будучи организатором, обратите внимание на следующие моменты:

  • Повестка дня
  • Состав участников
  • Время и место проведения деловой встречи
  • Подготовка материалов
  • Аудио/видео оборудование для проведения презентаций
  • Возможные особые обстоятельства и потребности

На будущее важно зафиксировать и распространить ключевые результаты проведенного мероприятия, включая решения, действия и открытые вопросы. Как только деловая встреча завершилась, необходимо распространить эти результаты среди участников — отправить follow-up mail каждому из них.

Читаем дальше:

Деловой этикет в Британии

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Совещаемся по-английски

Деловой английский в США

Обсудить эту тему в школе Skyeng

первый урок бесплатно

Оставить заявку

Читайте также

2839

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Другие статьи по темам

skyeng.ru

Как организовать и провести деловую встречу » ДеньгоДел

Каждый день проводится большое количество деловых встреч и переговоров совершенно разных уровней. И не важно, что это: встреча глав мировых корпораций с целью заключить миллионную сделку или деловая беседа двух мелких предпринимателей о сотрудничестве – в любых переговорах важно уметь правильно их проводить, а не действовать наобум. Без тщательной подготовки к деловой встрече и правильной стратегии поведения во время неё вы вряд ли сможете достичь желаемого результата переговоров.

Проведение деловых встреч – дело довольно тонкое, и даже если вы только начинаете вести деловую активность, уже сейчас вам не помешает узнать некоторые нюансы организации деловых переговоров.

Как организовать деловую встречу

Во время деловой встречи соблюдайте несколько простых правил, и тогда вы: во-первых, будете чувствовать себя увереннее во время переговоров; во-вторых, предстанете в глазах своего собеседника (-ов) серьезной и продуманной личностью, с которой можно иметь дело; и в-третьих, повысите свои шансы на желаемый итог переговоров.

Четкие задачи

В процессе подготовки к переговорам необходимо составить конкретный список вопросов, которые нужно рассмотреть и задач, которые нужно решить. И во время самих переговоров не следует отклоняться от этого списка, иначе вы рискуете потерять главную нить разговора и, следовательно, не добиться поставленной цели. Чем больше основных вопросов, которые должны быть рассмотрены на переговорах, тем серьезнее должна быть подготовка к ним, так как необходимо выбрать оптимальное количество времени, которое затратится на рассмотрение каждого вопроса.

Минимум «воды»

Это правило касается не только деловых переговоров с партнерами, но и рабочих совещаний и любых деловых бесед по работе. Часто люди (особенно, если они находятся в приятельских отношениях вне работы), начинают углубляться в те темы, которые абсолютно не имеют отношения к цели переговоров. И по итогу получается, что встреча вроде бы состоялась, вроде бы о чем-то говорили, но в результате ни к чему не пришли. Поэтому старайтесь по максимуму отвлечься от разговоров на тему «как отметил день рождение» или «как поживает семья», а сконцентрироваться исключительно на рабочей теме. Все остальные разговоры – в свободное от работы время.

Только важные люди

Редко деловые переговоры проводятся двумя людьми с глазу на глаз. Это скорее частные случаи. В большинстве, на переговорах присутствует несколько людей с обеих сторон – советники, коллеги, партнеры, помощники. Брать с собой на переговоры нескольких людей, которые выскажут свое мнение, дадут совет и помогут принять правильное решение – это разумно, но не стоит переусердствовать с количеством помощников. Во-первых, большое количество людей в переговорной комнате может создать ощущение «толпы» и рассеять вашу концентрацию. Во-вторых, люди, которые не особо имеют отношение к рассматриваемой проблеме, если и будут говорить, то скорее всего это будет либо не по теме, либо просто не будет никого интересовать (вы же не будете прислушиваться к мнению дизайнера о том, как вывести предприятие из кризиса?). Поэтому берите с собой на переговоры только тех, кто действительно там нужен.

Пунктуальность и регламент

Привычка опаздывать – увы, проблема многих людей. И деловых в том числе. Ждать опоздавших – значит, задерживать начало переговоров. В ожидании время тратиться впустую. По-настоящему деловой человек просто обязан ценить своё время, поэтому либо «выдрессируйте» своих подчиненных так, чтобы они всегда приходили вовремя, либо просто начинайте без опоздавших. К слову, лучший способ навсегда пресечь привычку опаздывать у своих подчиненных – это подавать им собственный пример своевременного прихода на работу и на все рабочие мероприятия.

Слово каждому

Если вы приняли во внимание правило о присутствии только важных людей на переговорах (см. 3-й пункт), то значит, на деловой встрече вас интересует мнение каждого находящегося в стенах переговорной комнаты. Дайте им возможность это мнение высказать. Во время вашей речи позвольте присутствующим комментировать и делать конструктивные замечания, однако, не превращайте всё в балаган. Когда итоговое решение уже более менее вырисовалось, еще раз переспросите каждого, что он думает о сложившейся ситуации. Подводя итоги, старайтесь учесть мнение всех участников переговоров.

Сдержанность

Умение держать себя на деловой встрече – необходимое качество каждого человека. Не стоит проявлять излишний восторг в отношении каждого выгодного для вас решения. Не стоит раздражаться и психовать, если что-то пошло не так, как вы хотели. Вы можете проявлять своё удовлетворение или свое недовольство, но делайте это сдержанно и с достоинством. Также, на любые «выпады» со стороны оппонентов отвечайте спокойно и уверенно.

Презентации

Для любой деловой встречи уместно составить небольшую презентацию, в которой вы опишите краткие положения и цели встречи. Это будет полезно и вашей стороне, и стороне собеседника: вы не упустите и не забудете ни одной важной детали, а собеседнику будет легко воспринять информацию, если она будет представлена в наглядной форме.

Вывод

В конце встречи нужно обязательно сделать вывод, включающий в себя вопросы, которые были рассмотрены, и решения, которые были приняты по этим вопросам. Если определенные вопросы по каким-либо причинам не были затронуты (отсутствовали ответственные за них люди, не хватило времени, не было нужной информации и т.д.), то обязательно нужно перенести рассмотрение этих вопросов на определенный день и время, и оповестить об этом всех участников.

Еще несколько советов:

1. На рабочие переговоры стоит приходить в соответствующей деловой одежде. В некоторых современных компаниях уместен свободный стиль одежды в обычные рабочие дни (особенно для тех работников, которые не имеют прямого контакта с клиентами и партнерами), однако, если вы являетесь участником деловой встречи, проявите уважение к своим собеседникам и оденьтесь подобающе.

2. Если тематика переговоров очень обширна, будет лучше разбить их на несколько этапов, в процессе каждого из которых вы будете рассматривать отдельный вопрос. В этом случае необходимо правильно расставить приоритеты, и выстроить последовательность этапов в наиболее оптимальном виде.

3. Не тратьте понапрасну свое время. Если вы видите, что встреча стремительно терпит поражение, то лучше закончите её, не доживаясь «официального» финала. Признаков того, что переговоры уже не увенчаются успехом, может быть много: собеседник перестал задавать вам вопросы и поддерживать разговорную активность, собеседник явно устал и не настроен на конструктивную беседу, собеседник начал язвить и так далее. В зависимости от важности тематики переговоров и сотрудничества именно с этим партнером, либо перенесите встречу, либо вовсе поставьте на ней жирную точку.

4. Если другая сторона начала задавать вам слишком много провокационных и каверзных вопросов, это значит только одно: они не до конца верят тому, что вы говорите. Возможно, вы выглядите неубедительно. Поэтому стоит изменить манеру общения или поработать над невербальным проявлениями тела и голоса.

dengodel.com

Как провести деловую встречу с клиентом

Деловую встречу можно считать удачной, когда удается выстроить конструктивное общение участников. К результативным переговорам следует готовиться, заранее определить стиль поведения и одежды, поставить перед собой цели, собрать подробную информацию о клиенте.

Проводим деловую встречу

Суть проведения деловой встречи заключается в построении конструктивной беседы двух или более лиц. Для проведения результативных переговоров лицу, направляющемуся на встречу, необходимо подготовиться к беседе: определиться со стилем поведения и одежды, поставить перед собой цели, которых он желает достигнуть на переговорах, собрать максимально подробную информацию о клиенте (последние успехи, достижения, привычки и т. д.).

Сбор информации о клиенте

Чтобы узнать «поближе» своего клиента, важно провести небольшое исследование. Его содержание заключается в предварительном сборе информации, представленной различными источниками, о которых мы вам расскажем.

Сайт клиента. Самым приоритетным и бесценным источником информации о Клиенте является его собственный сайт. Как правило, на веб-ресурсе люди представляют максимум информации о своей компании. Рекомендуем внимательно изучить главную страницу сайта. Лишь на первый взгляд кажется, что там представлены общие сведения. Эта страница может рассказать о географии фирмы, регионах, в которых представлена продукция или услуги, о сроках существования предприятия и о том, какую роль оно играет на современном рынке.

Не меньший интерес вызывает раздел «Новости». Многие ошибочно публикуют на нем мировые новости, чтобы хоть как-то занять этим читателя. На самом деле, здесь должна быть отражена жизнь компании: события, произошедшие за последнее время, информация об успешном участии в выставках, сведения о новых партнерах, пара слов о стратегических планах.

Раздел сайта «Партнеры» познакомит вас со списком клиентов, с которыми сотрудничает предприятие. Если среди них вы найдете хотя бы две компании, с которыми работаете и вы, это станет мощным инструментом воздействия на клиента при проведении переговоров.

Поэтому неплохо было бы подготовить от них благодарственные письма или рекомендации. На сайте может быть представлена информация о сотрудниках предприятия. Вы можете ознакомиться со сведениями о руководителе предприятия, изучить профессиональное поле его деятельности. Возможно, вы увидите общие точки соприкосновения или интересы, о которых можно будет поговорить на встрече: учились в одной школе, имеются маленькие дети, являетесь поклонниками одного вида спорта и т. д.

Социальные сети. Интернет открывает ряд возможностей, которые вам как специалисту в области продаж не стоит упускать из виду. К примеру, многие люди ведут личные блоги. На сайте компании может быть ссылка на корпоративный блог, что предоставит дополнительную информацию.

Руководитель компании тоже может вести личный блог. Например, директор PR-агентства «Простор» Роман Масленников ведет собственный блог, при помощи которого общается с людьми, разделяющими его интересы. Если вам удастся найти твиттер человека, к встрече с которым вы готовитесь, не забудьте изучить информацию в нем.

Поискав пользователя в другой социальной сети («В контакте», «Одноклассники», «Фейсбук», «Профессионалы.ру» и др), не забудьте поинтересоваться кругом его друзей и деятельностью сообществ и групп, в которых он состоит.

СМИ. Средства массовой информации хранят много полезной информации и сведений, которые можно применить. Если фирма заботится о своем имидже, оперативно реагирует на обвинения и нападки конкурентов и, как следствие, тесно сотрудничает со СМИ, размещая в газетах и журналах статьи, а на телевидении и радио – ролики и интервью, значит, компании важно общественное мнение и это в свою очередь можно использовать и на встрече.

Не стоит игнорировать и рекламные материалы. Детально изучив средства рекламы, которые использует компания, вы можете судить не только о ее благосостоянии, но и о целях, которых она стремится достигнуть. В свою очередь персона, с которой вам предстоит провести беседу, также следует тем же целям.

Информацию об акциях и мотивирующих программах можно также использовать при личной встрече. Все это позволит сформировать положительное мнение о вас, как о человеке, который разбирается в бизнесе вашего клиента, что выгодно отличит вас от рядовых менеджеров, пытающихся поскорее «впарить» товар клиенту. На их фоне вы будете смотреться компетентным специалистом, что позволит построить линию доверия между вами и руководителем компании.

Поисковики. Не забывайте, что поисковые системы также открывают вам возможность побольше узнать о бизнесе клиента или руководителе предприятия. Набрав в строке название компании, перелистывая одну страницу за другой можно получить очень важные сведения, о которых вы даже и не догадывались: о предстоящих судебных делах, об оборотах компании и т. д.

Имидж

В бизнес среде общепринятым является деловой стиль одежды. Недопустимо ношение кроссовок и джинс, коротких юбок, открытых туфель, шортов и маек. Однако, как ни странно, из каждого правила есть свои исключения. К примеру, для того чтобы переговоры прошли не только успешно (то есть оказались перспективными), но и были результативными (принесли выгоду переговорщику в короткое время), нужно одеваться чуть хуже того лица, с которым назначена встреча.

Деловой стиль – эталон, но не следует усердствовать с украшениями. Дорогие часы, одетые на беседу с незнакомым человеком, могут свидетельствовать вовсе не о хорошем вкусе (хотя этому имеет место быть), а о намерении переговорщика поскорее «срубить» денег с клиента, что будет отталкивать его от открытого общения и конструктивного диалога.

В практике встречаются случаи, когда руководителями крупной процветающей компании являются люди, которые носят джинсы, шорты, свитеры с растянутыми рукавами. Представьте себе, что вы в дорогом костюме попали на встречу к директору такой компании. Как вы будете выглядеть перед ним? Как расфуфыренная утка! При встрече с такой персоной у вас очень мало шансов на продуктивное общение.

То, каким образом вы должны выглядеть на встрече с клиентом, подскажет предыдущий этап. Собрав и проанализировав информацию о компании и клиенте, вы придете к нужному решению. К примеру, если в ходе исследования вы пришли к выводу, что человек достаточно серьезен, поскольку занимает должность генерального директора уже десять лет, любит посещать различные семинары и конференции, является членом политической партии, состоит в общественной организации, активно занимающейся благотворительностью и при этом увлекается автомобилями класса «Люкс», одеть необходимо классический деловой костюм: светлая рубашка, темные брюки, пиджак, чистые туфли.

Девушки могут надеть темное платье, которое не должны украшать блестящие аксессуары. Все должно быть « в меру». Не стоит перегружать свой внешний облик лишними акцентами.

Если же беседовать предстоит с представителем развивающегося малого предприятия, предлагающего широкий ассортимент молодежной одежды, при этом вы знаете, что персона, с которой предстоит беседа, достаточно молода и придерживается свободного стиля одежды, рекомендуем одеться более свободно. К тому же это будет служить отличным дополнением к разговору: вы сможете показать клиенту, что положительно оцениваете направление, которое он избрал для своей коммерческой деятельности.

Если из имеющихся источников вы узнали, что предстоит встреча с неординарной и креативной личностью (а это можно узнать, изучив не только подробности жизни человека, но и его фотографии) оденьтесь «интересно». Яркий галстук, не сочетаемые цвета, стильные аксессуары позволят вам предстать перед собеседником такой же феноменальной и необычной персоной, в котором он сможет увидеть союзника.

Как известно, классический стиль предполагает светлый вверх (как правило, белый) и темный низ. Собираясь на деловую встречу, можете ориентироваться на это правило и, отталкиваясь от того, с кем вам предстоит общаться, выбирать цвета и стиль. Это простое правило позволит выглядеть эффектно и оригинально. Однако не стоит забывать и о голове. Девушки с длинными волосами должны аккуратно уложить их в прическу.

Как произвести положительное впечатление за 5 минут

Направляясь на встречу, у вас есть лишь пара секунд на то, чтобы составить о себе положительное мнение. Если этого времени вам не хватило, в вашем распоряжении есть еще пять минут на то, чтобы это исправить. Вспомните ситуацию, когда в вашем офисе раздается стук, в дверь входит человек с огромной сумкой и с возгласом «Внимание!» пытается сконцентрировать ваше внимание на книге, которую он держит в своей руке. Что вы о нем подумали? Хотите, чтобы и о вас клиент подумал тоже самое? Конечно, нет! А поэтому, вам нужно заранее подумать, как вы войдете в дверь и что скажете своему деловому партнеру.

Поскольку речь идет о деловой беседе, мы предлагаем читателям MирСоветов использовать следующий вариант. Откройте дверь, поздоровайтесь с клиентом, назовите его имя и отчество (или имя-фамилию), чтобы уточнить, тот ли это человек, ради которого вы пришли на встречу.

После этого представьтесь, назовите свое имя, должность и компанию, интересы которой вам предстоит представлять, и сообщите клиенту, что вы договорились с ним на встречу на это время. В этот период установите визуальный контакт с Клиентом. Если человек «зарыт» в бумагах, уточните, можете ли переговорить с ним сейчас или необходимо дать ему немного времени, чтобы закончить текущие дела. Если персона готова приступить к переговорам – начинайте.

Как построить беседу?

Чтобы дать клиенту понять, что он имеет дело с деловым человеком, огласите регламент встречи. К примеру, скажите: «Цель нашей с вами встречи – определить ваши текущие бизнес-задачи и определить, как в их достижении вам сможет помочь наша фирма. Беседу я предлагаю построить в два этапа.

На первом этапе я задам вам несколько вопросов, чтобы понять, какие именно ваша фирма имеет приоритеты, а на втором – я расскажу вам о том, какие из них сможет разрешить наша компания. Я думаю, что таким образом наши переговоры пройдут наиболее продуктивно, вы согласны со мной?». Получив согласие клиента можно приступать к беседе.

Если клиент не одобряет ваши планы, уточните у него, какую альтернативу он предлагает. Для определения потребностей бизнеса клиента, хороший переговорщик должен в совершенстве владеть техникой постановки вопросов. Этот список можно распечатать на листке бумаги и вносить в него ответы клиента по ходу встречи либо «держать» эти вопросы в памяти и конспектировать полученные сведения. Беседа должна развиваться логично, а поэтому последовательность вопросов необходимо хорошо продумать. Вы можете подготовить вопросы исходя из следующих шаблонов:

  • Сколько лет ваша компания на рынке?
  • Кто является целевой аудиторией ваших покупателей?
  • На какие рынки вы ориентируетесь (город, область, регионы)?
  • Какие конкурентные преимущества привлекают клиентов в вашу компанию?
  • Что именно отличает вас от ваших конкурентов?
  • С каким поставщиком услуг вы сейчас работаете?
  • Почему вы выбрали именно его (нынешнего поставщика)?
  • Вы можете оценить работу вашего поставщика по десятибалльной шкале? Какую оценку вы бы ему поставили?
  • Что именно не устраивает вас в работе вашего нынешнего поставщика услуг?

По вашему мнению, какие преимущества должны быть у нашей компании, чтобы мы смогли построить с вами долгосрочное сотрудничество?

На деловой встрече нужно помнить, что этап сбора информации самый важный. С помощью хороших вопросов вы сможете «разговорить» клиента, который расскажет обо всех проблемах и неудобствах, которые ему приходится терпеть. В ваших силах понять, можете ли решить их, и, если вы уверены в своем продукте, у вас есть отличный шанс выгодно закрыть сделку.

Как правильно презентовать свои услуги?

На предыдущем этапе говорил ваш клиент, вы лишь задавали вопросы. Теперь говорить будете вы и в ваших силах построить общение так, чтобы клиент либо не задавал вопросов, поскольку полностью согласится с вашими словами, либо задал их как можно больше, что позволит развеять все сомнения. Ключ к успешному проведению этапа презентации услуг кампании заключается в том, как вы сможете перевести все то, с чем ранее поделился с вами клиент в его пользу, базируясь на качестве оказания услуг вашей фирмы.

К примеру, если при сотрудничестве с нынешним поставщиком услуг Клиента не устраивает качество доставки (заказы часто задерживаются, что «подрывает» работу компании Клиента), вы должны сделать акцент на том, что с вашей компанией такой ситуации не возникнет, поскольку работа вашей сервисной службы проходит слаженно, за чем следит служба контроля, которой, скорей всего, нет у нынешнего поставщика Клиента, ведь если бы она была, задержек по срокам не было бы.

К тому же, в договоре вашей компании прописано, что при условии подрыва поставок ваша компания будет предоставлять бонусы Клиенту или выплачивать неустойку. В свою очередь, это является юридической гарантией надлежащего исполнения договора, что позволяет обезопасить Клиента от рисков.

Итоги

Для того чтобы провести деловую встречу с потенциальным клиентом, необходимо пройти несколько этапов. На подготовительном, важно собрать информацию о компании и личности человека, с которым предстоит провести деловые переговоры. В этом может помочь сайт фирмы, информация из поисковых систем, рекламных источников и СМИ.

В одежде придерживаться нужно классического стиля, но если у вас есть точные сведения о личности человека, к которому идете на переговоры, стиль и манера общения могут быть схожими с ним.

Чтобы произвести положительное впечатление за пять минут, нужно огласить регламент встречи, а на этапе сбора информации о клиенте задавать как можно больше ситуационных вопросов.

Завершающим становится этап презентации, на котором вы «подводите» собеседника к тому, что при сотрудничестве с вашей фирмой он получит более выгодные условия.

© Валентина Абрамова, МирСоветов

bbf.ru

провести встречу — Перевод на английский — примеры русский

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

Грузинская сторона выразила свою готовность провести встречу на политическом уровне.

The Georgian side expressed its readiness to meet at a political level.

Однако оппозиция готова провести встречу в столице любого другого члена СНГ без исключения.

The opposition was, however, ready to meet in any other capital of a member of CIS, without exception.

Главы государств считают целесообразным до конца текущего года провести встречу парламентариев стран — членов ЦАС в городе Ташкенте.

The Heads of State consider it expedient to hold a meeting of parliamentarians of the member countries of CAC in Tashkent before the end of the current year.

В интересах стабильности и мира на данной границе считаем необходимым провести встречу представителей России, Таджикистана и Афганистана с целью выработки неотложных мер доверия и безопасности.

In the interests of stability and peace along the border we believe it is necessary to hold a meeting of representatives of the Russian Federation, Tajikistan and Afghanistan for the purpose of working out urgent measures for building confidence and promoting security.

Мы приветствуем планы Таиланда провести встречу государств-участников в сентябре следующего года.

В 2007 году Соединенное Королевство предложило провести встречу с Аргентиной для обсуждения этого вопроса.

In 2007, the United Kingdom proposed to meet with Argentina on the matter.

20 июля 2009 года Генеральный секретарь пригласил представителей организации провести встречу и обсудить его роль в поощрении прав человека.

On 20 July 2009, the Secretary-General invited representatives of the organization to meet and discuss his role in advancing human rights.

Участники заседания приветствовали решение Временного национального совета (ВНС) провести встречу с Контактной группой по Ливии.

Participants welcomed the decision of the Interim National Council (INC) to meet the Contact Group on Libya.

На момент составления настоящего доклада Специальный докладчик занимался организацией ряда региональных консультаций, которые позволят ему провести встречу с правозащитниками на местах.

At the time of drafting of the present report, the Special Rapporteur is attempting to set up a series of regional consultations which will enable him to meet defenders in the field.

Он настоятельно просил их как можно скорее провести встречу в целях смягчения напряженности, возникшей после публикации результатов первого тура голосования.

He urged them to meet as quickly as possible to ease tensions following the announcement of the results of the first round.

Европейский союз также рекомендует обеим сторонам как можно скорее провести встречу под эгидой Смешанной комиссии Организации Объединенных Наций.

The European Union also encourages both sides to meet under the auspices of the United Nations Mixed Commission as soon as practical.

Председатель говорит, что он предложил провести встречу с авторами разных проектов резолюции с целью попытаться достигнуть компромисса.

The Chairman said that he had offered to meet with the sponsors of the different draft resolutions to try to promote a compromise.

Правительство согласилось провести встречу с ЮНАМИД для обсуждения этого вопроса.

The Government agreed to meet with UNAMID to discuss.

Он далее выразил готовность провести встречу со Специальным докладчиком в ходе одного из своих будущих совещаний в целях продолжения рассмотрения данного вопроса.

It further expressed its willingness to meet the Special Rapporteur at one of its future meetings, in order to pursue the consideration of this issue.

Во исполнение резолюции 1309 Совета Безопасности сторонам было предложено провести встречу в Берлине 28 сентября 2000 года под эгидой моего Личного посланника.

Pursuant to Security Council resolution 1309, the parties were invited to meet in Berlin on 28 September 2000, under the auspices of my Personal Envoy.

Министры поручили заместителям секретарей министерств внутренних дел провести встречу, с тем чтобы завершить разработку текста соглашения.

The Ministers instructed the Under-Secretaries of the Interior Ministries to meet in order to finalize the text of the Agreement.

Я также настоятельно призываю президента Анголы и г-на Савимби при первой возможности провести встречу на территории страны.

I also urge the President of Angola and Mr. Savimbi to meet inside the country at the earliest opportunity.

Постоянный форум постановляет провести встречу четырех своих членов с Межучрежденческой группой поддержки в ходе ее ежегодной сессии в 2004 году.

The Forum decides to hold a meeting of four of its members with the Inter-Agency Support Group at its annual session of IASG, in 2004.

Региональным комиссиям рекомендуется провести встречу с целью определения областей, в которых на их нынешних результатах и деятельности мог бы благоприятно сказаться межрегиональный обмен.

The regional commissions are recommended to meet to determine how their current output and activities could benefit from cross-regional exchange.

Группа согласилась с просьбой правительства Эритреи провести встречу вне Эритреи при том условии, что поездка в Асмару состоится.

The Group agreed to a request by the Government of Eritrea to meet outside Eritrea on the condition that a visit to Asmara would take place.

context.reverso.net

Как назначить встречу клиенту: уговорить или напроситься

Маркетолог Ким Саркисян считает, что большинство менеджеров пытаются продать с первого же звонка. Но если в сегменте b2c это еще возможно, то в b2b — однозначно нет. Из-за этого фирмы теряют лидов и недополучают прибыль. Мы решили выяснить, как надо построить разговор по телефону, чтобы договориться о встрече с клиентом: разобрали холодный обзон и входящие звонки.

 

Содержание:
I. Как назначить встречу с клиентом при холодном звонке
II. Как уговорить клиента на встречу, если он позвонил сам
III. Еще несколько советов, как назначить встречу клиенту по телефону

1. О психологии
2. Об этике
3. Об отказах и возражениях

Как назначить встречу с клиентом при холодном звонке

Помните о цели разговора — назначить встречу клиенту. Для этого не надо вступать в длительный диалог, высылать КП, или презентовать продукт собеседнику. Эксперт в области продаж Оксана Гафаити вблоге Mindspace утверждает, что уговорить на встречу можно за 3 минуты и 5 шагов:

  1. Завладеть вниманием
  2. Представиться
  3. Объяснить цель звонка
  4. Донести выгоду
  5. Назначить встречу

Завладеть вниманием

Достаточно обратиться к клиенту по имени. Собственное имя, по мнению автора книги «Энциклопедия продающих скриптов» Дмитрия Лукьянова, всегда привлекает внимание людей, и именно поэтому важно заранее узнать, как зовут собеседника.

Максим Сергеевич, добрый день!

Представиться

Обязательный шаг с точки зрения делового этикета и здравого смысла. Ваш собеседник хочет понимать, с кем он общается. При первом звонке назовите свое имя, компанию и в двух словах объясните, чем она занимается. При повторных звонках достаточно имени и компании.

Меня зовут Александр Петренко, я ведущий эксперт рекламного агентства «Рекламище».

Объяснить цель звонка

В этот момент слушатель уже размышляет о том, что вы сейчас будете ему что-то «впаривать». Поэтому начинайте договариваться о встрече как можно раньше — сразу после приветствия и представления.

Я звоню, чтобы договориться с вами о встрече.

Донести выгоду

На первый взгляд такой ход разговора выглядит нагло. Многие начинающие менеджеры смущаются и не понимают, как предложить клиенту встречу в первую же минуту разговора. Но держите в голове мысль, что вы несете клиенту ценность. Поэтому надо сказать, которую выгоду он обретет от сотрудничества с вами.

Я уверен, что вы заинтересованы в снижении затрат на рекламу и росте прибыли.

Назначить встречу

После этого договаривайтесь о времени. Предложение должно быть прямым и четким, без лишних реверансов. Не спрашивайте, когда клиенту удобно встретиться, а предлагайте свое время. Иначе рискуете получить в ответ: «Сейчас много дел, давайте в следующем году».

В понедельник в три часа дня вам будет удобно?

Оксана Гафаити подчеркивает, что при первом звонке нельзя допускать презентации продукта, потому что вы еще не изучили как следует потребности клиента и все равно не сможете презентовать на языке его выгод. В итоге он просто не поймет, зачем ему нужен ваш продукт, и откажется от встречи.

Таким образом, получается компактный скрипт, с помощью которого можно назначить встречу без лишней телефонной болтовни:

Максим Сергеевич, добрый день! Меня зовут Александр Петренко, я ведущий эксперт рекламного агентства «Рекламище». Я звоню, чтобы договориться с вами о встрече. Уверен, что вы заинтересованы в снижении затрат на рекламу и росте прибыли. В понедельник в три часа дня вам будет удобно?

Соблюдение этого сценария покажет вас клиенту с хорошей стороны: вы не мямлите, не «втюхиваете» свой продукт, экономите свое и его время, а значит, с вами будет приятно иметь дело.

Назад к содержанию

Как уговорить клиента на встречу, если он позвонил сам

Задумываясь, как вывести клиента на встречу по телефону, многие ошибаются, думая что раз клиент позвонил сам, то всё будет просто. Вероятнее всего, человек просто мониторит рынок и еще не готов на личные встречи с подрядчиками.

Первый шаг в таком разговоре — квалификация лида. То есть определение, насколько качественным клиентом он может стать. Это поможет определиться со стратегией его дальнейшей обработки. При квалификации выясняют:

  • срочность потребности,
  • размер компании,
  • ее обороты,
  • вероятную частоту сделки,
  • кто принимает решение о покупке,
  • критерии оценки поставщика,
  • ожидания клиента,
  • проблемы, которые клиент хочет решить.

Дарья Васильева, учредитель КА Perso-num:
— Получить лида мало, важно превратить его в покупателя. Лид может быть «некачественным», но без квалификации на него все равно уйдет много времени в ущерб реальным клиентам. 

Вопросы для квалификации лучше внести в чек-лист в карточке заявки CRM-системы: это поможет держать список на видном месте и грамотно выстраивать диалог с любым позвонившим.

Как это работает, расскажем на примере облачной системы SalesapCRM. Чек-лист можно прикрепить к любому этапу в карточке заявки/сделки: например, к самому первому «Не обработана». Прямо во время звонка менеджер формирует из карточки входящего звонка новую заявку. В таком случае при входящем звонке менеджер сможет одновременно поприветствовать звонящего и открыть сформировавшуюся карточку заявки с чек-листом из вопросов и без запинки приступить к квалификации лида.

Чек-лист с опорными вопросами находится в отдельной вкладке внутри карточки заявки

Ответы собеседника при этом можно записывать в соответствующие поля или в области для примечаний в правом поле карточки. А у вас уже есть CRM-система? Если нет, то вам стоит попробовать, как это работает!

Хотите прокачать отдел продаж?

Внедрите CRM-систему SalesapCRM!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

После квалификации вы уже будете иметь представление о потребности клиента, поэтому последние два шага идентичны шагам при холодном звонке: доносите до клиента выгоду от встречи и договариваетесь о времени. 

Назад к содержанию

Еще несколько советов, как назначить встречу клиенту по телефону

Независимо от того, звоните вы клиенту сами или принимаете входящий звонок, необходимо придерживаться нескольких рекомендаций, разработанных компанией ADCONSULT: психология, этика и работа с возражениями.

О психологии

Ваша речь должна быть живой и естественной. Улыбайтесь, расставляйте интонационные ударения, используйте краткие и простые формулировки, характерные для живой речи, говорите чуть громче обычного.

Придумайте статусную должность. Даже если в трудовой вы рядовой менеджер отдела продаж, представляйтесь клиентам ведущим экспертом или специалистом по работе с ключевыми клиентами.

Общайтесь на равных. В психологии разделяют три вида самопредъявления в общении: пристройка сверху, пристройка снизу и пристройка рядом. Часто менеджеры, особенно новички, пристраиваются снизу и начинают заискивать перед «большим и важным» ЛПР. Это распознается не только интонации, но и по фразам:

— Извините;
— Вас беспокоит такой-то;
— Вам удобно говорить?
— Вам интересны наши услуги? 

Об этике

Вы можете быть экспертом в своем продукте, но если вы не соблюдаете деловую этику, мало кто захочет иметь с вами дело.

Уважайте время клиента. И свое тоже. Подтвердите встречу перед выездом, уточните, как добраться до офиса клиента, если едете к нему, и объясните подробно, как найти вас, если встреча на вашей территории. Опозданием вы проявляете неуважение к партнеру, поэтому если задерживаетесь, то предупредите об этом.

Назад к содержанию

Об отказах и возражениях

Если клиент отказался встречаться с вами, это не повод прекращать разговор.

Но что же делать, если клиент высказывает различные возражения, отказываясь от встречи? Портал «Клуб Продажников» предлагает ряд рекомендаций:

«Мы уже работаем с другими поставщиками»

«Если бы у вас были причины для того, чтоб начать работу с новым поставщиком, то какие?»

или

«Очень хорошо. Я уверен – они достойные партнеры. Мы поможем реально оценить, чьи услуги лучше. Это потребует 15-20 минут. Вам когда удобнее встретится: в конце этой недели или в начале следующей?»

«Что конкретно вы предлагаете?»

«У нас большой выбор продуктов. И чтобы подобрать то, что нужно вам, хотелось бы встретиться лично. К тому же нам действительно интересно с вами познакомиться». 

«Нам это не интересно»

«Обратное было бы странным, ведь вы ничего о нас не знаете. Поэтому предлагаю договориться о встрече. За 10-15 минут я вам все расскажу, а вы примете решение о целесообразности сотрудничества»

Или

«А если бы вы заинтересовались сотрудничеством с другим поставщиком, то в каком направлении?» 

«Я занят/ У меня нет времени»

«Понимаю, поэтому и звоню, чтобы договориться о встрече в удобное время. На встречу уйдет всего 15-20 минут. Вам удобнее утром или вечером?» 

«Мне некогда с вами встречаться. Отправьте предложение по почте»

«Хорошо, общую информацию о компании и товарах я отправлю. Но этого мало, чтобы подобрать подходящий вариант для вашей компании. Для этого нам необходимо встретиться. Встреча не займет больше 15-ти минут» 

«Переговорите с моим заместителем/бухгалтером»

«Спасибо, я пообщаюсь с сотрудником, которого вы считаете наиболее компетентным в этих вопросах. И все-таки, есть принципиальные моменты, которые может оценить только руководитель. Я отниму у вас всего 10 минут. К тому же не хочу допустить «эффекта испорченного телефона».

«А мы можем обсудить это по телефону?»

«Телефонного разговора мало, чтобы полностью изучить продукт. На встречу я возьму его с собой, и вы сможете наглядно убедиться в его качестве».

Как мы видим, уговорить клиента на встречу не так уж трудно, особенно если помнить, что это и есть цель звонка. Надо знать целевых клиентов и их боли, изучить техники преодоления возражений и прописать небольшой скрипт. А работать с ним эффективно поможет CRM-система. Если хотите сделать звонки в своей компании максимально эффективными, то регистрируйтесь в SalesapCRM и тестируйте ее по максимуму первые 7 дней бесплатно. 

Назад к содержанию

Автор: Анна Иванова

Хотите эффективнее управлять бизнесом?

Внедрите SalesapCRM!

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в соцсетях:

salesap.ru

Как провести первую встречу с клиентом и не облажаться. Читайте на Cossa.ru

На первой встрече обычно знакомятся с потенциальным клиентом и обсуждают возможное партнёрство. Иногда у компании уже есть запрос: например, организовать дилерскую конференцию. А бывает, что есть желание улучшить процесс, но нет понимания, как это сделать: разработали систему адаптации новых сотрудников, но ею никто не пользуется. Как так сделать, чтобы начали? Знаем, что коллеги по цеху часто, собрав с потенциального клиента вводные, уходят с первой встречи подумать над предложением, просчитать смету… Потом возвращаются. Совершают в начале общения массу действий, которые не всегда приближают их к заключению договора.

Настоящая забота о клиенте — это не тратить его время попусту, сразу понять задачу и начать действовать — предложить конкретные решения.

Мы считаем, что с первой встречи можно и нужно уходить только с проектом «в кармане» — что называется, «ударив по рукам». Только это можно считать результатом. Всё остальное — его отсутствие.

В этой статье расскажем о правилах, которые помогают уйти с понятными договорённостями о дальнейшей работе. Правила органично родились из шести принципов why_effect, на основе которых действуем и строим культуру компании:

  • делать со смыслом;
  • любить то, что делаешь;
  • помогать другому;
  • быть честным;
  • отвечать за результат;
  • развиваться.

True stories из нашего опыта

Заранее подумай о технических деталях — подготовь ноутбук, переходники, вот это всё

Но будь готов защитить свой продукт и аргументировать его покупку без подручных средств: есть только ты и твоя голова.

Однажды приехали на встречу к клиенту, а ноутбук, где была презентация о компании с успешными кейсами, неожиданно сел. Пришлось выкручиваться и рассказывать материал просто голосом. Теперь вся команда на пятницах развития учится объяснять, что мы делаем, и защищать проекты «на пальцах».

Выясни, кто со стороны клиента принимает решения на проекте и по каким критериям оценивает конечный результат

Если этого человека нет на встрече, объясни присутствующим ценность работы с ним напрямую — важно «на берегу» добиться знакомства и включённости в процесс. Иначе в конце может выясниться, что человек хотел получить другой результат, а подчинённые некорректно сформулировали ТЗ.

Готовили подразделению крупнейшей российской ИТ-компании шаблон презентаций, которым будут пользоваться менеджеры. Параллельно то же самое делали для них конкуренты. По итогу клиент принимал решение, с кем продолжить работу.

На первой встрече был менеджер проекта и арт-директор — с ними договаривались об условиях, а потом согласовывали структуру слайдов и референсы, защищали сам концепт. После защиты клиент взял тайм-аут на «подумать» — вернулся с новостью, что проект выиграли другие ребята. Решающим фактором стало наличие модульной сетки в предложении конкурентов — элемента, который нужен дизайнерам, чтобы выравнивать объекты на слайде. А менеджерам, у которых уже есть готовый шаблон, — не нужен.

Оказалось, что решение принимал дизайн-директор компании, которого мы никогда не видели, а значит защитить ему свой продукт и объяснить, почему мы разработали такое решение, не могли. Так мы проиграли классный проект.

Будь партнёром, а не подрядчиком

Решай бизнес-задачи, а не делай проектики.

Встретились с фармацевтической компанией, получили задачу сделать обучающий видеоролик для медицинских представителей. Ролик сделали — и успокоились.

Глубже не пошли — не выяснили на встрече, почему вообще возникла необходимость в таком продукте, как эта задача встраивалась в стратегию развития отдельного подразделения внутри компании. Проект закрыли, а потом узнали про настоящую проблему: медицинские представители не знают, какие возможности роста есть в компании, и уходят.

Это значит, что бизнес-задача была уменьшить отток сотрудников и повысить информированность о внутренних программах развития для сотрудников. Для её решения одного видеоролика недостаточно.

Если бы мы на первой встрече поинтересовались, то предложили бы комплексное решение: не просто ролик, а ещё рассылку, приложение, образовательный курс.

Теперь всегда начинаем с вопроса «Зачем?». Зачем снимать видеоролик? Делать презентацию? Сайт? Видеоролик — это не самоцель, с его помощью бизнес решает внутренние задачи. Если понимаешь это и искренне хочешь помочь — можешь строить с клиентом долгосрочные партнёрские отношения, где ты заинтересован в развитии его бизнеса не меньше, чем в своём.

Лидируй встречу, соблюдай тайминг

В начале встречи спроси, сколько времени есть у человека. Напомни цель и регламент — что важно обсудить, к какому результату прийти. Если в ходе разговора человек уходит в рассуждения, которые к решению задачи отношения не имеют, тормози его — не бойся напомнить, что время ограничено.

Приехали на встречу с зампредседателя одной государственной корпорации — обсудить защиту проекта по улучшению бизнес-процессов перед председателем.

На встрече клиент постоянно уходил в рассуждения о жизни, делился воспоминаниями. Обсудили всё, кроме дела: начали с блокчейна, закончили историей России: «Амир, понимаешь…».

Истории не приближали нас к пониманию задачи — не иллюстрировали ответы на возникающие вопросы. Мы честно об этом сказали, прежде поблагодарив за рассказ. Это можно сделать вежливо, не обидев человека: «Не могу вытащить из истории ценность для проекта — можешь, пожалуйста, ещё раз объяснить, к чему ты это рассказал?»

Конечно, комфортнее промолчать и дать договорить историю в двадцать минут. Но следить за таймингом встречи и возвращать к цели разговора, если видишь, что отклоняетесь от курса, — твоя ответственность и забота о клиенте.

Говори про клиента, а не про себя

Объясняй ему ценность того, что предлагаешь. Неважно, какие клёвые ты делаешь сайты. Важно, как это может помочь конкретному человеку в конкретной компании.

Делали проект для одной телекоммуникационной компании. На первой встрече рассказали клиенту, что работаем по собственной методологии в четыре этапа:

  1. составляем понимание задачи и пишем сценарий;
  2. разрабатываем визуальную концепцию;
  3. делаем раскадровку;
  4. создаём продукт.

Методология разработана согласно нашему убеждению, что смысл первичен, а визуальная форма может быть любой.

Сперва встретили сопротивление: «И чё, что у вас методология? Мне просто преза нужна». С позиции клиента объяснили, как работа по методологии приведёт нас к результату — мы пишем сценарий, чтобы построить рассказ, который будет понятен конечному читателю или слушателю, то есть клиенту клиента. Благодаря такому подходу у человека не возникло ощущения, что мы просто пытаемся заставить его работать, как удобно нам, — он понял, что это влияет на качество продукта. А раньше по неопытности мы говорили на встречах, что пишем сценарий, чтобы нам легче было визуализировать содержание.

Организационные вопросы

Но всё описанное выше не будет работать, если не соблюдать базовые правила.

Несколько фундаментальных из них — ниже.

Не опаздывай

Прояви заботу и уважение. Если задерживаешься, сообщи заранее — минимум за час. Никто не хочет строить отношения с необязательными людьми.

Готовься ко встрече

Заранее узнай, кто будет со стороны клиента и зачем. Посмотри социальные сети людей, с которыми предстоит говорить: это поможет лучше их понимать, ты будешь чувствовать себя увереннее. Прочитай последние новости компании и индустрии — важно знать, куда идёшь и чем можешь помочь.

Выясни или обозначь цель встречи заранее

Чтобы по ходу дела вдруг не выяснилось, что ожидания расходятся.

Садись рядом с клиентом, а не напротив

Так он будет подсознательно воспринимать тебя как союзника, а не противника. Лучше сразу предупредить, что будешь делать записи в блокноте или на ноутбуке, чтобы человек понимал — ты его слушаешь, а не залипаешь в социальных сетях.

Подведи итоги

Проговори в конце встречи, какая у неё была цель, к какому результату удалось прийти. Если что-то не сделано — предложи обсудить, почему так получилось. Скажи, какие дальнейшие шаги с твоей стороны, а чего ждёшь от человека — чтобы обе стороны ушли с единым ви́дением ситуации. Вышли после встречи фоллоу ап.

Правила работают, только если быть честным с клиентом

Клиент — это не компания, а конкретный человек, с которым ты идёшь на встречу. У него есть имя, роль в компании, задачи, за которые он несёт ответственность. Все эти правила про то, что ты честно и с заботой относишься к этому человеку — искренне хочешь помочь решить проблему.

Если мотивация иная — опустошить кошелек потенциального любой ценой, убедив в покупке продуктов и услуг, которые ему не нужны, ничего не получится. Даже, если соблюдать правила.

Отношение всегда ощущается — даже, если получишь формальный результат и заберёшь проект, в процессе станет понятно, что думаешь только о себе. С такими людьми и компаниями никто не хочет работать. Отношение определяет результат.

Мы учимся у лучших и на собственном опыте — вести встречи и в целом работать с клиентами.

Если хотите тоже, начните с рассылки рассылки «Главреда» о работе с клиентом.

Потом можно почитать «Советника, которому доверяют» (Дэвид Майстер, Чарльз Грин, Роберт Галфорд), «Сначала скажите „нет“» (Джим Кэмп), «Обнимите своих клиентов» (Джек Митчелл) и «Клиенты на всю жизнь» (Карл Сьюэлл).

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на [email protected] А наши требования к ним — вот тут.

www.cossa.ru

Встреча с клиентом

Невозможно произвести первое впечатление во второй раз – известная истина, которая как нельзя лучше описывает момент первой встречи с потенциальным клиентом. Во многом успех дальнейшего сотрудничества зависит от произведенного вами впечатления. Если даже итог встречи не будет ознаменован соглашением о партнерстве в любой форме: контракт, договор, устная договоренность, то положительным исходом является эффективное общение и намерение сотрудничать в дальнейшем. Не стоит торопить клиента принять решение в пользу предлагаемых вами услуг или товаров, цель первой встречи — заставить начать думать вашего визави о необходимости воспользоваться вашим предложением и анализировать выгоду от его принятия. Если партнер заинтересовался – можно считать первый контакт продуктивным.

На начальном этапе знакомства вы не можете твердо знать, в какой степени клиент нуждается в ваших услугах: либо реализация его давних планов совпала с вашим деловым предложением, либо ваше предложение стало для него абсолютно новой информацией к размышлению и анализу его актуальности.

Не стоит перегружать список целей, которые Вы преследуете при проведении первоначальной встречи с клиентом. Оптимальным вариантом будет выполнение таких задач: заинтересовать и мотивировать клиента вашими услугами, оценить уровень готовности к сотрудничеству (покупке, оформлению договора и т.д.), сформировать приблизительный список услуг, товаров, которые могли бы заинтересовать клиента, побудить принять участие в рекламном мастер-классе, презентационном мероприятии, протестировать пробную партию товаров, получить рекомендации. Резюмируя, получить позитивный отклик со стороны клиента в ваш адрес: как лично, так и компании в целом.

Подготовка к встрече с клиентом

Даже минимальная подготовка к встрече позволяет чувствовать себя увереннее. Различают два основных этапа:

— информационный;

— организационный.

На первом этапе происходит сбор и накопление значимой информации о потенциальном клиенте. Второй этап посвящен организации необходимых условий для проведения встречи.

Сбор информации

При подборе информации, значение будут играть:

  1. Направление, особенности сферы деятельности клиента. Желательно познакомиться со специфичной профессиональной терминологией.
  2. Информация о компании (или клиенте), тенденции развития и функционирования, структура организации. На этом этапе помощником в сборе необходимых данных могут выступить официальный сайт фирмы, заметки с информационных лент, отзывы.

Для разработки определенной стратегии поведения и убеждения клиента, вам могут пригодиться данные:

  • О ваших прямых конкурентах, их предложениях, расценках, акциях. Это поможет вам аргументировать ваше деловое предложение, почему стоит продолжить сотрудничество с вами, а не с другими фирмами.
  • По спектру ваших услуг или товаров: их перечень, расценки, условия. Не лишним будет предоставить примерный пакет документов, необходимый для подписания договора: анкеты, заявки, пример договора, условия льготных тарифов, условия акций. Оформленное коммерческое предложение поможет клиенту в дальнейшем после встречи ещё раз просчитать и обдумать ваше предложения и его условия.
  • Для наглядности и лучшего восприятия, можно подготовить презентацию. Этот способ представления информации поможет задействовать сразу два информационных канала: не только слух, но и зрение. К тому же информация, переданная через графики и схемы, всегда более наглядна, компактна и способна отображать не только состояние Вашей организации на сегодняшний день, но и тенденции развития.

Затем следует следующий этап – организационный. Целью этого этапа выступает создание необходимых условий для продуктивного общения: место предстоящей встречи, необходимые офисные принадлежности и деловые бумаги, продуманный внешний вид.

Место встречи

Этот фактор не зря стоит на первом месте. Комфортное для обеих сторон место переговоров может существенно облегчить достижение положительных результатов. Есть два варианта:

— место встречи назначает клиент;

— место встречи выбираете вы.

Согласование этого пункта чаще всего происходит в ходе предварительных телефонных переговоров. Если место встречи клиент назначает на своей территории, вам придется в большей степени импровизировать. Если возможность выбрать предоставляется вам, то нужно обязательно учесть некоторые обстоятельства:

Во-первых, беседа должна проходить без присутствия посторонних лиц и без отвлекающих факторов (шум, гул голосов, громкая музыка, хлопанье дверей и другие подобные звуки). Лучше всего для этого подходят либо отдельный кабинет, либо специальная комната для переговоров. Если ваш офис не предназначен для ведения переговоров такого уровня, на который вы рассчитываете, то выходом может быть аренда специального помещения: конференц-зала в бизнес-центре, бизнес-клубе, гостинице, коворкинг-центре.

Во-вторых, на выбор места повлияет ранг клиента, которому должно удовлетворять предполагаемое место встречи.

В-третьих, это должно быть удобное место с точки зрения удаленности, удобства транспортных развязок и т.п.

Серьезные переговоры с клиентом, которого вы встретите первый раз, не рекомендуется назначать в ресторане или кафе, особенно в разгар обеденного перерыва. Можно ошибиться и с выбором ресторана (кафе), и с выбором кухни: вряд ли вы увидите еще хоть раз человека, которого вы пригласили в очень дорогой для него ресторан с довольно экзотичной кухней. Переговоры могут затянуться из-за процесса выбора и приготовления блюд, сам прием пищи – тоже процесс небыстрый, и не совсем совместим с форматом деловых переговоров малознакомых партнеров. Единственное послабление в этом правиле – в качестве допустимого варианта можно рассматривать тихую уютную кофейню, в которой достаточно места для уединенного делового разговора.

Необходимые ресурсы для успешных переговоров

Существует минимум, который обязательно должен присутствовать при вас во время первой встречи:

— визитка (при себе всегда желательно иметь несколько штук), на которой указана вся необходимая на ваш взгляд информация;

— ежедневник и ручка;

— буклеты фирмы;

— стандартный набор канцелярских товаров для партнера по переговорам (на случай отсутствия у него): бумага, ручка;

— пакет бланков: договора, заявки и т.д.;

— мобильные устройства с выходом в сеть.

Внешний вид

Главное правило – классика всегда актуальна. Если вы достаточно информированы о предпочтениях вашего клиента, то можете одеться в его манере и стиле. Если же такой возможности у вас нет, то ориентируйтесь на классический деловой стиль: брюки, рубашка, джемпер. Варианты: брюки, водолазка или джинсы с рубашкой и пиджаком. Следует однозначно избегать вызывающего и провокационного стиля в одежде и внешнем виде: прическа, макияж, маникюр для женщин. Особенно это актуально, когда речь идет об иностранцах: их традиционализм порой достигает зашкаливающих значений.

Вы должны:

— выглядеть опрятно и аккуратно;

— чувствовать себя комфортно;

— подбирать одежду по размеру.

Конечно, не стоит забывать про внешний вид обуви. Есть негласное правило, что обувь всегда должна быть дорогой. Это, как и дорогие часы, – показатель статусности владельца. Итак, начищенная обувь хорошего качества – это аксиома. Для женщин рекомендуется невысокий каблук.

Ухоженные руки – обязательно. Прическа – в деловом стиле, соответствующая общему стилю в одежде. Аксессуары желательно подобрать известных фирм и брендов, никаких копий, подделок или откровенного ширпотреба. В этом случае работает правило: лучше меньше, да лучше. Лучше обойтись без деталей, чем использовать фейк. Внешний вид должен внушать доверие к вам, а не свидетельствовать о неудачных попытках «прыгнуть выше себя».

Как вести себя на встрече с клиентом

Рассмотрим вариант встречи, если она проходит на территории клиента. Существует алгоритм поведения, установленный деловым этикетом:

  1. Прийти в офис в точно назначенное время (за пару минут).
  2. Подтвердить у секретаря или помощника, что вас примут.
  3. Постучаться и зайти. Дожидаться ответа не стоит, так как ваша встреча назначена и подтверждена помощником. Если у вашего партнера не предусмотрен личный кабинет, входить в общее помещение допускается без стука. Войдя, вы спрашиваете, как увидеть того, с кем назначена встреча.
  4. Приветствие клиента должно обязательно содержать личное обращение по имени и отчеству. Также обязательно полностью представиться самому: имя, отчество (при необходимости), занимаемая должность, компания в которой работаете. Возможно указать и другие данные, которые будут необходимы на этом этапе.
  5. Инициатором рукопожатия должен быть клиент. Пришедший на встречу должен дождаться этого жеста от хозяина кабинета и, конечно, ответить на него.
  6. Чтобы выглядеть достойно в глазах собеседника, ваша речь должна звучать одновременно четко, спокойно, уверенно, не слишком громко, но и не тихо. Избегайте суетливости в жестах.
  7. При обмене визитками необходимо вручить карточки всем присутствующим участникам встречи, даже если их участие не предполагалось или в дальнейшем не будет рассматриваться. Вручение происходит лично в руки, не иначе. Если у клиента нет возможности принять вашу визитку (например, заняты руки), допускается положить её перед ним на стол. Будет правильным, если вы сразу же прочитаете данные владельца карточки и только затем уберёте её. Это будет знаком уважения и внимания к партнеру.
  8. Находясь на территории клиента, если не последовало приглашения сесть, вы можете сами спросить, где вам расположиться. Папку или портфель положите рядом с собой: на рядом стоящем кресле, стуле, на столе или, в крайнем случае, на полу возле себя. Если встреча с клиентом происходит на нейтральной территории, ждать или спрашивать разрешения не стоит – вы на равных правах – присаживайтесь сами. Удобной будет позиция, если вы располагаетесь по разным сторонам от угла стола. Если встреча назначена на вашей территории, вам предстоит проявить гостеприимство и усадить посетителя.
  9. Для полноценного общения, необходимо исключить такие помехи как: телефон, посетители. Телефон – на беззвучный режим, секретаря или помощника предупреждаем, чтоб не пропускали других посетителей.
  10. Во время первой встречи, от которой будет зависеть дальнейшее сотрудничество, не рекомендуется курить: не зная вкусов и финансовых возможностей клиента, можно вызвать раздражение, как маркой сигарет, так и их стоимостью (чрезмерно высокой или наоборот, слишком дешевой).
  11. Разговор начинать рекомендуется с нейтральных тем. Необходимо настроить собеседника на позитивный лад, переключить его на общение с вами, а не «с места в карьер» переходить к деловым вопросам. Это может вызвать ненужное напряжение. Выбирая тему для вступительной беседы, остановитесь на нейтральной, но не банальной. Избегайте тем, связанных с политическими вопросами, религиозными, гендерными, а также спортивными предпочтениями. Но и разговор про погоду будет слишком обыденным. Здесь должен включиться ваш креатив или домашние заготовки, в виде собранной информации о клиенте. Вполне уместно будет сделать комплимент компании, задать нейтральный вопрос. Возможно, этот вопрос плавно выведет ваш разговор на основную тему вашей встречи.
  12. Общение в течение основной части разговора должно коснуться положения дел в компании клиента на текущий момент, перспектив развития. Для этого вам лучше начать с ситуационных вопросов, ответы на которые обрисуют ситуацию в компании собеседника. Следующими в беседе должны стать проблемные вопросы. Они способны обрисовать возможную проблему клиента (уже существующую или которая может возникнуть в ближайшем будущем). Действенные вопросы подталкивают клиента обозначить пути решения такой проблемы. Прогностические вопросы ставят своей целью выяснить, как клиент видит развитие этого явления. Следующий вопрос об оценке затраченных ресурсов на решение проблемы и возможности их минимизации – из разряда ценностных. Заканчивать такой разговор необходимо информационным блоком вопросов, которые должны прояснить, интересует ли клиента информация о возможностях вашей фирмы в решении представленной проблемы. После полученного подтверждения, дабы не перегружать клиента информацией, необходимо озвучить в общих чертах ваше коммерческое предложение: ваши услуги, товары, расценки. На этом этапе можно дать клиенту время на размышления и назначить новую встречу, при этом еще раз упомянув о потребностях партнера и ваших вариантах решений.

После встречи

В завершении переговоров обязательно следует поблагодарить собеседника за потраченное на вашу встречу время, резюмировать еще раз решение, к которому пришли: новая встреча, телефонный звонок, предоставление дополнительной информации посредством электронных средств связи и т.д. После этого происходит прощание.

После того как покинете место встречи, рекомендуется незамедлительно зафиксировать ключевые моменты встречи, полученную информацию, достигнутые договорённости. Иначе через небольшой промежуток времени данная информация, или ее часть, обязательно забудется.

Благодарственное письмо за сотрудничество

В формировании наиболее выгодного, позитивного имиджа вам поспособствует отправка благодарственного письма за предоставленную возможность сотрудничества. Не стоит пренебрегать этим шансом укрепить завязавшиеся отношения, а также лишний раз напомнить о себе. Это подтвердит вашу репутацию человека, знакомого с деловым этикетом.

Благодарственное письмо за сотрудничество оформляется в свободной форме, но может основываться на такой структуре:

  • В шапке письма указывается получатель, которому адресуется благодарность.
  • Обращение к конкретному лицу (обычно по имени, отчеству).
  • В тексте письма прописывается причина, в связи с которой и выражается благодарность: действия, оказанные услуги, предоставленные возможности и т.п. В стиле желательно избегать излишнего официоза и сухости.
  • Можно указать заслуги непосредственного получателя письма, который поспособствовал плодотворному сотрудничеству.
  • Бланк письма должен быть официальным, с реквизитами отправляющей стороны, подписью и печатью руководителя.

Коммерческое предложение

Правильно составленное коммерческое предложение мотивирует делового партнера на продолжение взаимовыгодного сотрудничества с вами. Главные задачи такого документа:

  • остановить внимание на предлагаемых услугах, товаре;
  • вызвать заинтересованность;
  • сформировать желание воспользоваться услугой или приобрести товар.

Структура коммерческого предложения:

  1. Заголовок (предполагает использование логотипа).
  2. Подзаголовок (с указанием товара, услуги).
  3. Реклама услуг и продукции.
  4. Перечисление положительных эффектов от сотрудничества.
  5. Контакты отправителя.

Язык документа должен быть четким, ясным, грамотным. Документ должен быть четко структурирован, с понятным описанием выгоды от принятия предложения.

worldsellers.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о