Расстановка приоритетов это: планирование дел и расстановка приоритетов

Содержание

планирование дел и расстановка приоритетов

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

 

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

 

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

 

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

 

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

  1. Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

    Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

  2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

  3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

  4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день.

    Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

  5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

 

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %
С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет
2,____________________=_________ — приоритет
3.____________________=_________ — приоритет
4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________

 

Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Сергей Бехтерев: Планирование — это и есть расстановка приоритетов

Правильно определив приоритеты, вы научитесь концентрироваться на целях, а значит, сможете  быстрее их реализовывать. Так вы сделаете свой бизнес и личную жизнь успешнее  и сэкономите время для самого важного.

Из фрагмента новой книги Сергея Бехтерева вы узнаете главные принципы правильного планирования своего времени.

Книга «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом» уже в продаже! Первые 30 страниц читайте по ссылке: http://www.ozon.ru/context/detail/id/143601077/

Будем благодарны за ваш отзыв о книге на ozon.ru

***

Дайте мне определение, что значит расставить приоритеты? Когда на своих сессиях мы задаем этот вопрос, то в 100% случаев слышим привычное «это означает выделить главное». Но позвольте! Это же только половина! И именно поэтому большинство людей, прекрасно зная, что значит расставить приоритеты, почему‑то занимается в течение дня не приоритетными задачами. Потому что целиком определение, “что значит расставить приоритеты”, звучит так: «выделить главное и отказаться от всего остального»!

То есть это два действия! Выделить главное и отказаться от всего остального! Причем второе действие значительно сложнее первого, так как жертвовать чем‑то в нашей культуре пока не очень принято. Хочется всего и сразу и без усилий. Но если научиться отказываться от неприоритетных задач, то, согласитесь, просто не остается ничего остального, кроме как… заняться главным! Распределение времени по методу «60% “камни”» —  «40% “песок”» лишает возможности жить по принципу «Успеть всё». Посмотрите на рисунок, что происходит, если попытаться запланировать выполнение всех дел.

Распределение времени по принципу «Успеть всё»

Чтобы окончательно перейти к реалистичному планированию, нужно избавиться от еще одной навязанной привычки: «У меня нет времени на…». Эту фразу мы слышим настолько часто, что даже не замечаем, насколько она нелепа и абсурдна. Что значит «нет времени»?! У каждого из нас в распоряжении 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. Перед временем все равны! Замените в своем лексиконе фразу «Нет времени» на такое словосочетание:

Одно дело приоритетнее другого

* Спасибо за совет Александру Фридману, от которого я впервые услышал об этом приеме.

—  Прим. авт.

Я давал этот совет многим менеджерам, и каждый раз он помогал. Просто посмотрите, как это работает:

КАК МЫ ГОВОРИМ ОБЫЧНО: КАК ГОВОРИТЬ ЭФФЕКТИВНЕЕ:
«У меня нет времени на спорт» «Для меня приоритетнее провести 2 часа перед телевизором, чем пробежаться в парке рядом с домом»
«У меня нет времени на чтение книг» «Для меня просидеть час в социальных сетях приоритетнее, чем прочитать 50 страниц новой книги по профессии»
«У меня нет времени на семью» «Для меня провести вечер на работе из-за неумения планировать свое время приоритетнее семьи»
«У меня нет времени на общение с родителями» «Для меня провести выходные в “Ашане” и “Икее” важнее поездки к родителям»

Догадываетесь, что происходит в голове, когда мы начинаем честно говорить сами с собой? Происходит осознание и начинается настоящая, а не мифическая расстановка приоритетов! Что вы выбираете:

– Планировать рабочее время исходя из имеющихся у вас задач?

Или

– Планировать выполнение приоритетных задач исходя из имеющегося рабочего времени?

 

Приглашаем на официальную страницу книги какработатьврабочеевремя. рф

Как расставить приоритеты и понять, что для вас важно: восемь советов


Антон Бахарев

Вряд ли сегодня найдется хоть один человек, который не сталкивался бы с тем, что у него очень много дел и слишком мало времени, чтобы все их переделать. Выбрать то, что действительно важно — задача не из простых. Собрали из нескольких книг советы о правильной расстановке приоритетов.

Из книги «Меняем привычки»

Главное, что нужно запомнить: если всё является приоритетом — значит, приоритетом не является ничего. Перед началом каждого рабочего дня повторяйте эту фразу. Такая «мантра» позволит прорваться сквозь многоголосый информационный «шум» к тому, что действительно первостепенно.

Лучшее время для активной мыслительной деятельности — это утро, потому что префронтальная кора, исполнительный механизм нашего мозга, к концу дня разряжается, а подзаряжается во время ночного сна. Именно поэтому сложную мыслительную работу лучше выполнять с утра, когда мозг еще свеж, не растрачивая это ценное время на электронную переписку и онлайн-конференции.

Начало дня нужно особенно ценить и беречь для самого важного.

Из книги «Заряжен на 100%»

Приоритет — слово, не имевшее множественного числа. Изначально оно означало единственную важную вещь. Но мы уже привыкли говорить «определить приоритеты», и нам это не кажется странным. Отбрасывая лингвистические нюансы, скажем так: если приоритетов больше трех, можно считать, что их нет вообще. Проблемы возникают из-за нечетких приоритетов, большого количества задач, когда непонятно, за что браться в первую очередь.

Нам с коллегами из МИФа, как и многим читателям МакКеона (автора книги «Эссенциализм») на Западе и в России, очень помогла придуманная им мантра: «Если не очевидно, что это „да“, то значит, это „нет“». Слишком много возможностей, развлечений, отвлечений жаждут наших внимания, энергии и времени. И стоит говорить «да» только тем идеям и целям, которые действительно вас зажигают.

Матрица дел

Простой инструмент для расстановки приоритетов в рутинных делах и задачах (а не стратегических целях) — матрица дел, она же матрица Эйзенхауэра, она же матрица ABCD, ставшая известной во многом благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Матрица состоит из четырех квадрантов (A, B, C, D), по которым вы распределяете задачи, исходя из двух характеристик — их важности и срочности:

  1. Важное-срочное
  2. Важное-несрочное
  3. Неважное-срочное
  4. Неважное-несрочное

Этот инструмент известен очень многим. Но, как показывает опыт, далеко не все знающие его используют. В матрице дел проще оценивать существующую загрузку, понимать, от каких задач можно отказаться, если нужно добавить новые, каким снизить важность, и так далее.

Из книги «Ловушки мышления»

Принимая решение, дистанцируйтесь от мгновенных эмоций. Если вы откликаетесь на мгновенные эмоции, то это может напоминает ситуацию, когда после того, как вы скатитесь с американской горки, вам пытаются продать фотографию, где вы визжите во время езды. Вы можете импульсивно купить ее, потому что в вас еще бурлит адреналин. Но нужна ли вам эта фотография на следующий день? На самом деле нет. Никто не выглядит хорошо на американских горках.

Прекратить делать

Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому», предлагает создать «список того, что нужно прекратить делать». Эта идея родилась в ответ на вопрос, поставленный одним из его наставников: подумать, что он стал бы делать после двух в корне меняющих жизнь звонков. Во время первого его уведомили бы, что он унаследовал 20 миллионов долларов без каких-либо обязательств. А во время второго ему сообщили бы, что в связи с редкой и неизлечимой болезнью ему осталось жить всего 10 лет.

Наставник спросил Коллинза: «Что бы вы начали делать по-другому, в частности, что бы прекратили делать?» С тех пор, говорит Коллинз, он каждый год готовит список «прекратить делать».

Наивно делать вид, будто мы на все можем найти время, установив многозадачный режим работы или начав работать более эффективно. Взглянув повнимательнее, вы обнаружите, что в расписании не так уж много пробелов. Час, проведенный за одним занятием, — это час, не потраченный на другие. Так что если вы приняли решение проводить больше времени с детьми, или пойти учиться в колледж, или больше тренироваться, то параллельно должно появиться решение, что вы собираетесь прекратить делать.

Из книги «Бизнесхак 2.0»

Это квадрат Декарта. Четыре вопроса, позволяющих принять взвешенное решение.

Есть тонкость — в квадрате НЕ-НЕ нельзя допускать ответов, аналогичных первому (а это хочется сделать из-за двойного отрицания). Этот инструмент помогает рассмотреть проблему со всех сторон. Плюсы и минусы можно взвесить, придав им субъективные численные оценки — чтобы количественно сравнить оба варианта.

Правило семи вздохов

Самураи принимали решения на протяжении семи вдохов. Если самураю не удавалось принять решение за это время, он переключался на что-то другое, поскольку это означало, что для решения либо не готов он сам, либо нет подходящих обстоятельств.

Правило 10/10/10

Принимая решение, задайте себе три вопроса:

1. Как я буду относиться к этому через десять минут?

2. Как я буду относиться к этому через десять месяцев?

3. Как я буду относиться к этому через десять лет?

Некоторые решения могут вызывать краткосрочные эмоции, страх, и бывает полезно подумать о том, какие дивиденды они способны принести в долгосрочной перспективе. Будете ли вы жалеть, что на что-то не решились? Или наоборот?

Подготовлено по книгам «Меняем привычки», «Заряжен на 100%», «Ловушки мышления», «Бизнесхак 2.0».

Картинки: pixabay

Расстановка приоритетов в списке дел

Расстановка приоритетов в списке дел

Итак, вы сидите за рабочим столом, и перед вами список сегодняшних дел. Десятки пунктов. Как вы определите, с чего начать?

Этот раздел посвящен расстановке приоритетов в этом списке. В разных ситуациях приходится использовать разные подходы. В предыдущих главах мы придерживались очень простой схемы: если дело нужно выполнить сегодня, оно имеет приоритет А; если его нужно закончить скоро (но не сегодня), оно получает приоритет В; все остальные дела имеют приоритет С.

«А что делать, если все дела в списке имеют приоритет А?» Прочитать эту главу.

Выполнение дел в порядке их следования в списке

Я часто слышу от системных администраторов, что у них уйма времени уходит на размышления о том, что делать дальше. Я и сам замечал, что могу потратить пять и больше минут только на то, чтобы читать список дел и думать, какой пункт выполнить следующим. Если суммировать все это время, получится не так уж мало.

Если вы теряете время на раздумья о том, что делать дальше, остановитесь. Упростите процедуру принятия решений до предела: просто начните с первого пункта списка и двигайтесь сверху вниз. За то время, что вы сидите и размышляете, вы смогли бы выполнить пару простых дел. Кроме того, в результате переноса невыполненных пунктов на следующий день более старые пункты всплывают к началу списка. Если вы выполните их в первую очередь, это будет хорошим началом дня.

? В детстве моей домашней обязанностью было выносить мусор вечером в понедельник и четверг. Я это ненавидел. Я жаловался на судьбу, откладывал до последнего и всячески пытался избежать этой обязанности. (Думаю, все дети так же относятся к домашним обязанностям.) Хоть это и был большой, трехэтажный викторианский дом, мне хватило бы десяти минут на то, чтобы опорожнить все мусорные корзины. Но вот что занятно! Прежде чем взяться за дело, я изобретал тысячу способов задержаться, теряя при этом полчаса. Есть много ситуаций, когда собственно на дело уходит гораздо меньше времени и усилий, чем на попытки его избежать.

Выполнять дела в том порядке, в каком они идут в вашем списке, гораздо лучше, чем откладывать их на потом. Приведу лозунг фирмы Nike: «Просто сделай это».

Если ваш список настолько короткий, что вы можете переделать все дела за один день, такой подход тем более оправдан. Если неважно, в какое время дня вы выполнили ту или иную задачу, не все ли равно, в каком порядке вы их выполняли?

Здесь уместна аналогия с загруженностью компьютерной сети. Когда нагрузка невелика, службы, связанные с телефонией, не испытывают проблем. Но когда нагрузка в сети возрастает, эти службы работают лучше, если принята одна из более сложных схем расстановки приоритетов или система оценки качества обслуживания (quality of service, QoS). При малой нагрузке годится любая схема. При большой требуется что-то более структурированное. Если список дел невелик, можно расставлять приоритеты как угодно. Если мы завалены делами, нам потребуется схема посложнее.

Развивая аналогию, хочу спросить вас: знаете ли вы, что система оценки качества обслуживания часто сводится не к тому, что какие-то пакеты обслуживаются лучше? Фактически она сводится к тому, что некоторые пакеты обслуживаются хуже! Если разобраться, внутри системы оценки качества обслуживания происходят довольно любопытные вещи. При небольшой загрузке сеть работает так, словно никакой системы оценки качества нет. Пакеты приходят и уходят. Но когда нагрузка возрастает, отсутствие системы оценки качества приводит к отбрасыванию любого пакета, поступившего последним. Иными словами, в буфере нет места для новых пакетов, и они игнорируются. Совсем другое дело, если работает система оценки качества обслуживания. Когда буфер переполнен, последний пакет не отбрасывается; вместо этого из буфера выкидывается пакет с более низким приоритетом. То есть, платя интернет-провайдеру за лучшее обслуживание при определенном трафике, вы платите за то, чтобы вас не выкинули при повышенной нагрузке. Вы буквально даете провайдеру взятку, чтобы, когда нагрузка в сети возрастает, он выкидывал пакет другого клиента!

То же самое происходит при расстановке приоритетов ваших заданий. В вашем распоряжении ограниченные ресурсы и ограниченный запас времени. Если мы завалены работой, то начинаем недовольно ворчать по поводу любого нового запроса. В действительности же нам следует просмотреть список текущих дел и определить, нет ли там пунктов, выполнение которых можно отсрочить. (К сожалению, взятки нам не светят!)

Расстановка приоритетов с учетом ожиданий клиентов

Вот маленький секрет, который я узнал от Ральфа Лоуры (Ralph Loura), когда он был моим начальником в Bell Labs. Если у вас имеется список дел, то при любом порядке их выполнения будет затрачено (примерно) одно и то же время. Однако если вы будете выполнять их в том порядке, какого ждут от вас клиенты, они будут считать, что вы работаете быстро. При том же объеме работы для вас больше понимания у клиентов. Круто, а?!

Чего же ждут от вас клиенты? Разумеется, каждый из них хочет, чтобы его запрос был выполнен немедленно, тем не менее, отдавая себе отчет в том, что на все требуется время. Представление может быть далеким от реальности часто по причине непонимания компьютерных технологий, но все же мы можем разбить ожидания пользователей на несколько категорий:

• Некоторые запросы должны выполняться быстро. В качестве примеров можно привести восстановление пароля, выделение IP-адреса и удаление защищенного файла. У таких запросов есть одна общая особенность. Как правило, это малозначительные дела, которые задерживают выполнение чего-то серьезного (со стороны пользователя). Представьте себе раздражение пользователя, который не может приступить к работе, пока не восстановлен пароль, а вы выполняете его просьбу лишь через несколько часов.

• Срочные задачи, включающие период ожидания («Поспеши и подожди»), должны начинаться как можно раньше. Задачи, выполнение которых предшествует другим задачам, должны, по мнению пользователей, начинаться безотлагательно. Например, заказ какой-нибудь детали включает в себя собственно размещение заказа и долгий период ожидания поставки. Только после этого вышедшую из строя деталь можно заменить на новую. Если ожидание длится две недели, то пользователь рассчитывает, что вы быстро сделаете заказ, и две недели не растянутся на три.

• Некоторые запросы выполняются долго. Сюда относятся установка нового компьютера, создание службы «с нуля» и вообще все, что связано с поставкой товаров. Даже если продавец обещает доставку в течение суток, люди понимают, что их запрос нельзя выполнить немедленно.

• При аварийной ситуации вся остальная работа прекращается. Последняя категория — аварийные ситуации. Пользователи не только считают, что в таких случаях приостанавливается любая другая работа, но и верят в то, что все системные администраторы заняты ликвидацией аварии. Как правило, пользователи не знают, что в группе системных администраторов есть разделение труда.

Теперь, лучше представляя ожидания клиентов, вы можете воспользоваться этим знанием. Как? Предположим, ваш список дел выглядит так, как показано на рис. 8.1.

Выполнив эти дела в том порядке, в каком они перечислены, вы, скорее всего, будете весьма довольны своей производительностью. Вы сделали все в тот день, когда требовалось, и у вас ушло шесть с половиной часов (плюс час на обед). Очень неплохо для вас.

Рис. 8.1. Задачи, не упорядоченные в соответствии с ожиданиями пользователей

Однако ваша деятельность разошлась с представлениями клиентов о том, сколько времени должно уйти на решение их проблем. Сотрудник, сделавший запрос Т7, был вынужден целый день ждать того, на что, по его мнению, требуется пара минут. Если бы этим клиентом был я, то вспылил бы. Из-за отсутствия IP-адреса на целый день задержалась установка нового лабораторного оборудования.

(На самом деле, скорее всего, раздраженный нетерпеливый клиент не стал бы ждать целый день. Он «пинговал» бы IP-адреса до тех пор, пока не нашел свободный на тот момент и не воспользовался бы им. Мог случиться какой-нибудь конфликт, и вся система перестала бы работать, и вы потеряли бы на этом целый день. Впрочем, я отвлекся…).

Давайте изменим порядок выполнения дел с учетом представления клиентов о том, сколько времени требует та или иная задача. Задачи, о которых известно, что они решаются быстро, мы переставим в начало и выполним с утра. Остальные можно выполнить позже. Из этого правила мы сделаем одно исключение, в чем вы вскоре убедитесь. Список с новым порядком задач представлен на рис. 8.2.

Вы начинаете свой день с выполнения задач Т1 и Т7, потому что клиенты ожидают их скорого выполнения, и еще потому, что эти задачи, скорее всего, тормозят крупные проекты. Вы, конечно, уложитесь в предполагаемые сроки выполнения этих задач.

Следующая задача (Т5) относится к категории «Поспеши и подожди». Независимо от того, насколько быстро вы оформите заказ, он будет выполнен только через день-два. Однако если вы не будете тянуть с заказом, то избежите претензий со стороны клиента.

Следующая задача (Т4) выполняется за 30 минут. Можете проверить.

Задача Т2 не требует много времени, но ожидание ее выполнения выражается в сроках, а не в часах и минутах. Если завтра к работе приступает новый сотрудник, ожидается, что к его приходу учетная запись будет создана независимо от того, создадите вы ее за минуту или за день, утром или вечером. Поскольку для задачи установлен крайний срок, важно, чтобы она просто была выполнена.

Рис. 8.2. Задачи, упорядоченные в соответствии с ожиданиями пользователей

Если бы возникла аварийная ситуация (например, из-за того, что два хоста оказались сконфигурированы с одним IP-адресом) и вся работа остановилась, то наше расписание было бы нарушено. Тем не менее я все равно постарался бы создать учетную запись до появления нового сотрудника. Другие дела пришлось бы отложить на день, и это не вызвало бы непонимания клиентов в условиях аварийной ситуации. Но ради создания учетной записи я готов остаться на работе допоздна, чтобы не нарушить срок.

Установку нового сервера (ТЗ) я отношу к категории «черных дыр». По идее, требуется несколько минут на монтаж оборудования, около часа на установку операционной системы и чуть больше часа на ее конфигурирование. По крайней мере, так считают производители. Мы-то, системные администраторы, знаем, что это нереально. В первый раз монтируя незнакомое устройство, вы не один час потратите на то, чтобы разобраться со своеобразной системой монтажа, изобретенной производителем. Процесс установки операционной системы на сервере, как правило, включает в себя ее многократную установку, настройку и последующее удаление, пока не будет достигнута идеальная конфигурация. (Этот ящик будет стоять тут несколько лет, так что имеет смысл потратить время на то, чтобы довести все до ума.) Конфигурирование тоже никогда не укладывается в предполагаемые рамки. Следовательно, браться за задачи типа «черная дыра» следует только после успешного завершения задач, время выполнения которых прогнозируется точнее.

Присваивая приоритет задаче Т6, мы немного отклонились от правил. Учитывая ожидаемое время выполнения этой задачи, можно было ожидать, что я запланирую ее на более раннее время — где-нибудь до задачи ТЗ. Однако на всех сайтах, с которыми я работал, сетевые новости Usenet имеют низкий приоритет, и работа с ними считается очень простой, чем-то вроде подарка для сотрудника. (Я никогда не встречал интернет-провайдера, у которого ситуация была бы иной.) Таким образом, решение низкоприоритетного вопроса переносится в конец списка. Общее правило гласит: если все согласны с низким приоритетом какой-то задачи (или он установлен руководством), то ее следует поместить в конец списка. Задумайтесь: если кто-то пожалуется, что одна из других задач не выполнена, как вы будете смотреть в глаза шефу, объясняя, что отложили клиентский запрос, занимаясь устранением небольшой ошибки в Usenet? Нет, только не это!

Просто? Да. Вам потребуется какая-то практика, но клиенты быстро заметят разницу.

Делегируйте, регистрируйте или действуйте

Когда я излагаю эту систему, основное возражение, выдвигаемое моими слушателями, заключается в том, что их список дел меняется. В начале рабочего дня у них нет фиксированного списка дел, которые надо сделать. Новые дела добавляются в список на протяжении всего дня.

В таком случае следует применять технологию «Делегируйте, регистрируйте или действуйте», описанную в главе 2, где речь шла о прерываниях. Решая, как поступить, вы можете руководствоваться ожиданиями клиентов.

Запрос на восстановление пароля должен быть выполнен быстро, поскольку он задерживает другую работу. Следовательно, лучше сделать это самому, чем делегировать запрос другому сотруднику. И уж, конечно, не стоит регистрировать этот запрос, откладывая его выполнение и расстраивая планы клиента.

Взаимная защита от прерываний

Описанные приемы годятся не только для расстановки приоритетов в вашем личном списке дел, но и для более масштабного планирования. Воспользуйтесь ими для организации работы всего отдела компьютерной поддержки!

Помните технику взаимной защиты от прерываний, описанную в главе 1? По сути, она позволяет вам действовать с учетом ожиданий клиентов. Ваш коллега перехватывает все прерывания в течение половины дня, чтобы вы могли поработать над проектами, а во второй половине дня вы меняетесь ролями. Фактически этот подход обеспечивает постоянное наличие системного администратора, готового снять вопросы, решение которых, по мнению клиентов, не займет много времени.

Большинство служб технической поддержки имеют двухуровневую структуру. Сотрудники первого уровня отвечают на телефонные звонки и переадресуют их на второй уровень, только если не в состоянии решить вопрос самостоятельно. Это не что иное, как вариант взаимной защиты от прерываний для всей команды, который обеспечивает время отклика, соответствующее ожиданиям пользователей!

Расстановка приоритетов, основанная на ожиданиях клиентов, и применение взаимной защиты от прерываний копируют работу службы технической поддержки, что свидетельствует в пользу предложенного мной подхода. А, может, как раз наоборот: двухуровневая структура службы технической поддержки хороша именно потому, что учитывает ожидания пользователей. В любом случае это круто, не так ли?

Понимание матрицы Эйзенхауэра — Dropbox Business

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности. Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок, или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь на сцену выходит матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить:

  • Первый Квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
  • Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
  • Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы привлечь ваше внимание, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
  • Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно избегать по возможности. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочных/важных задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите свои задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам своевременно реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления своим списком заданий. Можно использовать эти инструменты управления задачами для делегирования срочных, но не важных задач другим участникам вашей рабочей группы, а также установить сроки сдачи и напоминания для срочных, но не важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, где это возможно, является отличным способом работы с задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их выполнения. С помощью средств автоматизации или интеграции в Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно с точки зрения времени для вашего бизнеса. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков их выполнения или переносить их непосредственно в карточки Trello для участников вашей рабочей группы из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания контента помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут создавать помехи в работе, обеспечив таким образом более продуктивную работу вашей рабочей группы в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.

Лучший способ расстановки приоритетов — Психологос

​​​​​​​На Дистанции в Университете практической психологии мы прорабатываем различные методики самоорганизации и повышения эффективности. В том числе, как правильно расставлять приоритеты. ​​​​​​​

Зачем расставлять приоритеты.

Первая причина очевидная: для того, чтобы делать в первую очередь самые важные дела. Вторая причина менее очевидная: для того, чтобы в любой момент времени вы точно знали, какое дело вам сейчас делать. Чтобы не было выбора, ведь именно в момент выбора начинаются метания, отговорки, мысли вроде «Надо бы войти попить чаю» и так далее.

Долой метания, расставляем приоритеты.

Я хочу с вам поделиться моим авторским способом расставлять приоритеты, больше вы нигде не прочитаете про этот метод. На мой взгляд, это самый эффективный способ расставлять приоритеты, но у него есть один недостаток. Он требует знания высшей математики за второй класс, а точнее умение умножать и делить.

Итак, представьте, что у вас есть список дел. Давайте я набросаю дел для примера:

  1. Снять видеоролик для сайта
  2. Заказать компьютерный стол
  3. Ответить на срочные письма
  4. Разобрать коробку в шкафу

Ну вот примерно такой список был взят мной с потолка. Дальше мы будем оценивать значимость каждого дела. Значимость будет складываться из трёх параметров:

  • Важность – насколько вообще важно делать это дело? Случится ли что-то страшное, если вы вообще решите его не делать? Как много зависит от его выполнения?
  • Срочность – насколько быстро нужно сделать это дело? Всё бросать и заниматься только им? Или если в течение недели сделаете, то в принципе нормально?
  • Сложность – насколько много времени потребует это дело? Нужно ли договариваться и взаимодействовать с другими людьми, чтобы его сделать? Насколько оно эмоционально и морально простое или наоборот сложное и неприятное?

Оцените все дела по этим трём параметрам по шкале от 1 до 10 в порядке Важность-Срочность-Сложность. В итоге у вам получится примерно вот так:

  1. Снять видеоролик для сайта 8 6 7
  2. Заказать компьютерный стол 6 2 3
  3. Ответить на срочные письма 7 9 2
  4. Разобрать коробку в шкафу 2 2 6

Итак, все дела оценены по трём критериям Важность-Срочность-Сложность, но пока расставить приоритеты не получится, потому что всё-таки не понятно, какие дела ставить в первую очередь, важные или срочные? Или может быть сначала самые простые, чтобы быстро их сделать и чтобы они не отвлекали?

Чтобы расставить приоритеты будем считать конечную Значимость каждого дела.

Значимость = Важность * Срочность / Сложность

Умножаем Важность на Срочность и делим на Сложность. Таким образом на самом верху у нас будут оказываться дела очень важные и очень срочные, при этом совсем простые. Ну а внизу наоборот. И тогда наш список станет таким:

  1. Снять видеоролик для сайта 8 * 6 / 7 = 6.9
  2. Заказать компьютерный стол 6 * 2 / 3 = 4.0
  3. Ответить на срочные письма 7 * 9 / 2 = 31.5
  4. Разобрать коробку в шкафу 2 * 2 / 6 = 0.7

Я воспользовался для подсчёта калькулятором и округлил значения до десятых, такой точности будет вполне достаточно. Так вот теперь мы видим, как легко расставить дела в порядке приоритета:

  1. Ответить на срочные письма 31.5
  2. Снять видеоролик для сайта 6.9
  3. Заказать компьютерный стол 4.0
  4. Разобрать коробку в шкафу 0.7

Самое приятное в этой процедуре, что в ней не требуется никакие сложных решений, есть готовый алгоритм, который всегда расставит приоритеты правильно. Ваша задача только адекватно оценить важность, срочность и сложность дела, дальше методика берёт всё на себя.

Расставьте этим способом приоритеты с том списке, который вы делали в предыдущем задании, чтобы убедиться, что это не только просто, но и конечный список получается вполне адекватным. На первых местах оказываются те дела, которые действительно разумно делать в первую очередь.

Расстановка приоритетов для возможностей на основе индекса NPS®

Менеджер по продукту в Agile-команде может получить клиентские отзывы о своем продукте несколькими способами, например с помощью разговоров с клиентами, опросов и запросов на поддержку. Еще один способ, о котором вы, вероятно, слышали — это индекс NPS.

Если вы не знаете, NPS расшифровывается как Net Promoter Score (индекс потребительской лояльности). NPS — это показатель лояльности, который определяет отношение клиентов к вашему продукту и ваши действия по этому поводу. Это особенно ценный механизм обратной связи с клиентами для таких менеджеров, как я: работающих с продуктами, распространение которых опирается на мощность «сарафанного радио». Отличительной особенностью NPS по сравнению с другими инструментами количественного взаимодействия, например оценкой удовлетворенности клиентов, является то, что он позволяет легко и быстро собрать отзывы, обеспечивающие корректный и измеримый результат. Он содержит всего один вопрос, а результат можно сравнивать с другими продуктами.

В этой статье показано, как индекс NPS можно использовать не только как показатель, но и как мощный инструмент, который поможет вашей команде разработчиков ПО расставлять приоритеты для возможностей.

Краткое руководство по работе с NPS

Опрос NPS состоит из одного простого вопроса: «Какова вероятность того, что вы порекомендуете друзьям или коллегам?»

Для продуктов Atlassian опрос NPS выглядит следующим образом:

После сбора через опрос NPS достаточного количества ответов их делят на три группы: Promoters (сторонники) (9–10), Passives (нейтральные пользователи) (7–8) и Detractors (критики) (0–6).

Затем вычисляется индекс NPS. Для этого из процентного количества сторонников вычитается процент критиков. Например, если на 100 ответов у вас получилось 40 сторонников, 25 нейтральных пользователей и 35 критиков, тогда ваш индекс NPS будет (40% – 35%) = +5%. Значения индекса NPS находятся в диапазоне от –100% до +100%.

В компании Atlassian клиентские отзывы влияют на все, что мы делаем. NPS является одним из самых важных показателей, которые мы используем для определения отношения клиентов к нашим продуктам. Но NPS — это всего лишь число, оно не скажет вам, почему клиенты довольны или недовольны вашим продуктом.

Именно поэтому после выбора оценки мы просим дать отзыв.

Мы называем такие ответы «стенограммами», и тут начинается самое интересное. Чтобы превратить эти отзывы в полезную информацию, требуется пара шагов.

Шаг 1. Сгруппируйте стенограммы NPS

Каждый месяц мы получаем тысячи стенограмм. Для извлечения максимальной пользы из всех отзывов клиентов мы автоматически группируем эти стенограммы (используя аналитику обработки текстов) по определенным темам. Это помогает нам предоставить обратную связь той команде, которая сможет наилучшим образом использовать эти отзывы.

А если вы менеджер по продукту, который выявляет конкретные случаи использования или болевые точки, вам не нужно покупать, создавать или изучать какое-либо модное программное обеспечение. Вы можете просто читать и группировать стенограммы по своему усмотрению.

Чтение и группировка стенограмм вручную принесет вам и вашей команде невероятную пользу. Вы быстро определите, что нравится вашим клиентам и что их расстраивает. Это может даже изменить ваш взгляд на определенную проблему или возможность.

Давайте рассмотрим некоторые примеры стенограмм, которые мы получили о Confluence, продукте от Atlassian для ведения совместной работы в команде, и как мы используем их в процессе определения приоритетов возможностей.

«Обожаем вас, обожаем Confluence… Наша производительность взлетела до небес… Спасибо… Спасибо руководству по продукту и команде разработчиков…это прекрасное приложение».

Управление

«ПОЛЕЗНЫЙ ФУНКЦИОНАЛ, НО ПРИЛОЖЕНИЕМ НЕ УДОБНО ПОЛЬЗОВАТЬСЯ. СЛОЖНО ВЫПОЛНИТЬ (ХОРОШЕЕ) ФОРМАТИРОВАНИЕ».

Управление

Первую стенограмму приятно видеть, но она не дает нам никакой новой практической информации. Во второй стенограмме упоминается, чем конкретно разочарован клиент. Мы может отметить ее метками «Удобство использования» и «Форматирование». В электронной таблице (или БД) это можно представить следующим образом:

Значение NPS Стенограмма Удобство использования Форматирование
5

Полезный функционал, но приложением не удобно пользоваться. Сложно выполнить (хорошее) форматирование

1 1

Давайте рассмотрим еще одну стенограмму:

«В ТАБЛИЦАХ НЕДОСТАТОЧНО ФУНКЦИОНАЛА: МНЕ ПЕРИОДИЧЕСКИ ТРЕБУЕТСЯ ВЫРЕЗАТЬ И ВСТАВЛЯТЬ СТОЛБЦЫ».

ИНЖЕНЕР ПО ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

Добавим эту стенограмму и две новые метки.

Значение NPS Стенограмма Удобство использования Форматирование Таблицы Таблицы: вырезание/вставка столбцов
5

Полезный функционал, но приложением не удобно пользоваться. Сложно выполнить (хорошее) форматирование

1 1
8

Таблицы недостаточно функциональные: иногда мне бывает нужно вырезать и вставлять столбцы.

1 1

По мере добавления новых стенограмм мы будем добавлять соответствующие категории и метки. Как правило, мы не добавляем метки положительным отзывам! Например, стенограмме «Возможности таблиц просто супер! Но мне бы хотелось, чтобы Confluence работал быстрее» будет добавлена метка «Производительность», а не «Таблицы».

Шаг 2. Проанализируйте результаты

Вы классифицировали множество стенограмм, но как узнать, над чем следует работать? В Atlassian мы смотрим на объем стенограммы и чувства (настроение) клиентов, когда они упоминают о конкретном опыте. Сочетание этих двух параметров помогает нам анализировать стенограммы NPS.

Если вы выбрали группировку вручную, вот несколько полезных советов, чтобы определить, как потратить деньги наиболее выгодным образом и создать продукт, который нравится клиентам.

Первым делом подсчитайте количество отзывов по каждой категории.

Допустим, мы получили следующий результат:

КАТЕГОРИЯ Всего
Производительность 90 %
Таблицы 60 %
Таблицы: вырезание/вставка строк 20
Таблицы: ширина столбца 30
Удобство использования 50
Форматирование 45 %
Новые возможности 25
Одновременное редактирование 20

Удалив (временно) метки второго уровня и переупорядочив список, мы можем сразу увидеть свои основные приоритеты:

КАТЕГОРИЯ Всего
Производительность 90 %
Таблицы 60 %
Удобство использования 50
Форматирование 45 %
Новые возможности 25
Одновременное редактирование 20

Не имея никакой другой информации, мы сразу поняли, что возможностью № 1 является производительность (Performance), поскольку в большинстве отзывов упоминается именно она. Но действительно ли это самая важная возможность, над которой необходимо работать? Принесет ли решение этой проблемы наибольшую пользу клиентам?

Чтобы ответить на эти вопросы, мы можем рассчитать значение NPS по каждой категории:

КАТЕГОРИЯ Всего Показатель NPS
Производительность 90 30
Таблицы 60 -30
Удобство использования 50 -10
Форматирование 45 -5
Новые возможности 25 25
Одновременное редактирование 20 20

Несмотря на то что многие пользователи упомянули производительность, показатель NPS для этой категории достаточно высок. Если бы мы сосредоточили все свои ресурсы на производительности, это вряд ли сильно повлияло бы на наш общий показатель NPS. Добавление новых возможностей также вряд ли сильно изменит положение дел. При этом, судя по всему, многие пользователи недовольны отсутствием необходимого функционала в таблицах. Их раздражает недостаточное удобство использования.

(Примечание. Будьте осторожны с выводами при использовании выборок малого объема! Указанные выше числа приводятся в качестве примера и могут иметь большую погрешность.)

Шаг 3. Разберитесь с приоритетами

Вы сгруппировали стенограммы и определили возможности, имеющие наибольшее влияние. Несмотря на то что прямые отзывы клиентов являются мощным инструментом, они относятся к одним из тех входных данных, которые требуется сопоставить с другими клиентскими данными (исследования, отзывы о продукте, обращения в службу поддержки, отток клиентов и т. д.), чтобы не сомневаться в том, что вы улучшаете самый важный показатель. Вы можете обосновать необходимость повышения приоритета этих возможностей в вашем бэклоге с помощью всех этих данных, но помните, что данные NPS не скажут вам, что делать дальше — это лишь одни из множества входных данных, имеющихся в вашем распоряжении.

Теперь перейдем к сложной части: поиск решения и его реализация.

Хорошие новости! В вашем распоряжении уже находится множество цитат клиентов, которые должны помочь понять проблему. У вас даже могут быть клиенты, с которыми можно связаться для разговора через запрос новых возможностей. Расставить приоритеты в бэклоге возможностей поможет не только показатель NPS, но и записи стенограмм, которые позволяют определять проблему клиента. Это сочетание количественных оценок и отзывов клиентов является настоящим сокровищем для менеджеров по продукту.

Поделитесь этой статьей

Henk Kleynhans

Henk built built Wi-Fi networks in Africa, lobbied for spectrum reform and once connected the Dalai Lama to Desmond Tutu, before joining Atlassian to help unleash the potential of every team through the Power of Software. You can follow Henk on Twitter: @geekrebel

Почему расстановка приоритетов важна для производительности и 4 способа расставить приоритеты лучше

Все хотят быть более продуктивными, потому что они знают, что это означает успех в карьере, работать умнее, а не усерднее, и иметь лучший баланс между работой и личной жизнью. Да, если вы достаточно продуктивны, у вас действительно есть все! Однако многие люди не осознают важность расстановки приоритетов и ту роль, которую они играют в повышении или снижении вашей продуктивности.

Когда дело доходит до производительности, главенствуют два элемента: энергия и расстановка приоритетов.Повышение уровня энергии повысит вашу продуктивность, потому что вы сможете дольше работать, дольше оставаться сосредоточенным и т. Д. Но расстановка приоритетов? По сути, это игра с мячом для продуктивности. Если вы не расставляете приоритеты эффективно, вы потратите так много своего драгоценного времени, энергии и внимания на задачи, которые не являются особо важными, или которые вас слишком истощают, или которые не столь срочны, как другие. По сути, если вы не расставляете приоритеты эффективно, вы никогда не будете столь продуктивны, как хотите.

Теперь, когда вы понимаете роль приоритезации в производительности, вы можете использовать эти 4 метода для лучшего определения приоритетов в работе.

1. Сопоставьте срочность и важность: Есть задачи, которые нужно выполнить сегодня, потому что их крайний срок сегодня. Есть задачи, которые нужно выполнить сегодня, потому что они невероятно важны для проектов, над которыми вы работаете, или для вашего успеха в компании. Итак, что первично: срочное или важное? На самом деле, эти два понятия частично совпадают. Лучшее, что вы можете сделать, — это составить список всего, что вам нужно сделать. Затем по шкале от 0 до 10 оцените срочность каждой задачи.После этого по шкале от 0 до 10 оцените важность каждой задачи. Сложите баллы и так оцените свои задачи! Затем приступайте к работе с наивысшим баллом и продолжайте двигаться вниз по списку.

2. Упорядочить задачи по оценкам усилий: Если у вас есть несколько срочных и важных задач, требующих вашего внимания, возможно, лучше всего расположить их в порядке, требующем наибольших усилий, и требующих наименьших усилий. Этот метод — иногда называемый поеданием лягушки благодаря Марку Твену — первым делом с утра избавит вас от самой сложной и самой важной задачи и позволит вашему рабочему дню превратиться в своего рода нисходящую нагрузку.Однако, если вы обнаружите, что вы не жаворонок и более продуктивны, когда делаете что-то на раннем этапе, сделайте наоборот. Упорядочивайте срочные и важные задачи с наименьшими усилиями, необходимыми для наибольших усилий, а затем выполняйте их.

3. Будьте реалистичны: Ставить перед собой настолько высокие ожидания, что они практически невозможны, — значит настраивать себя на неудачу. Так почему же вы делаете то же самое, когда ставите в приоритет то, что вам нужно сделать за день? Вы должны реалистично оценивать, сколько работы вы можете делать каждый день.В противном случае вы справитесь с перерывами и достигнете критической точки, потому что вы не сможете завершить все, что вы намеревались сделать и сказали своему боссу или коллегам, что собираетесь сделать. Часть расстановки приоритетов заключается в осознании того, чего не может достичь за день, а также того, чего может достичь за день.

4. Не становитесь жертвой невозвратных затрат Заблуждение: Существует психологический эффект, когда мы, люди, чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что уже потратили на это время и усилия.Это заблуждение может остановить ваши приоритеты и продуктивность. Независимо от того, чем вы занимаетесь сейчас, вы никогда не вернете время, потраченное на несущественную задачу. Лучшее, что вы можете сделать, — это двигаться дальше и перестать работать в направлении неправильного приоритета, переориентируя и переориентируя приоритеты, чтобы оставаться продуктивным и выполнять важные задачи.

Если продуктивность — ключ к успеху в карьере, то расстановка приоритетов — его ключевой клинок. Без него замок не открыть! Раскройте свой карьерный потенциал и используйте эти 4 метода для более эффективной расстановки приоритетов, чтобы повысить свою продуктивность и производительность на работе.

5 шагов для установления приоритетов

Высокопроизводительные люди не могут сделать больше за меньшее время. Вместо этого они сосредотачивают свое внимание на вещах, которые действительно имеют значение: на вещах, которые имеют значение, приносят большую ценность и приводят к наибольшему влиянию. Это должно показаться знакомым — это называется расстановкой приоритетов.

Это кажется очевидным, но без четкого представления о приоритете большинство из нас будет отвлекаться на менее важные задачи. Мы реагируем вместо того, чтобы отвечать.Мы вычеркиваем вещи из нашего списка задач, но результаты минимальны. Фактически, одно исследование показало, что средний сотрудник тратит до 41 процента своего времени на работу, не требуя особого внимания.

Я работаю в группе обучения и развития Zapier, и здесь я поделюсь некоторыми советами, которые мы даем сотрудникам Zapier о том, как нарастить и укрепить мышцы приоритизации.

Наша команда проверила ряд ресурсов, перечисленных в конце статьи, чтобы собрать эти предложения о том, как расставить приоритеты для вашей работы.

1. Верните себе силу выбора

Представьте, что вы входите в автосалон с пачкой денег, агрессивным продавцом и не знаете, какой автомобиль вам нужен. Получите ли вы машину, которая вам больше всего подходит, или машину, которую продавец хочет, чтобы вы купили?

Без плана, закрепляющего ваше решение, вы просто реагируете на задачи, которые другие люди ставят на вашу тарелку. Вы позволяете другим людям — вашему руководителю, коллегам, друзьям — выбирать за вас.

Если вы не выбираете приоритеты, это сделает кто-то другой. Выбирайте, как тратить свою энергию и время каждую неделю и каждый день. Каждый раз, когда вы говорите: «Мне нужно _____ », решите, по-прежнему ли это точное утверждение, если вы измените его на «Я выбираю _____ ». По словам Грега Маккеуна, автора книги Essentialism , «использование этого языка напоминает нам, что мы делаем выбор, что позволяет нам сделать другой выбор из ».

2. Сузьте кругозор

Делая собственный выбор, вы можете делать свою работу наилучшим образом.Но нельзя над всем работать как можно лучше. Высокопроизводительные люди знают, что на самом деле имеют значение лишь некоторые вещи. Они делают меньше, лучше. Они способны «отличить жизненно важное немного от незначительного множества».

Это означает, что вам необходимо безжалостно расставлять приоритеты в своей самой важной работе на регулярной основе. Скажи остальным нет. Это непросто, иначе мы бы делали это все время. Расстановка приоритетов означает поиск реальных компромиссов и принятие сложных решений. Это значит отказаться от множества интересных работ.

В начале каждой недели и дня спрашивайте себя: «Что самое важное, что я должен делать?»

Чтобы решить, что является наиболее важным, подумайте:

  • Подходит ли мне это? я.е., Могу ли я однозначно представить ценность?

  • Настало ли время для этого? т.е. должно ли это происходить сейчас?

  • Я делаю это по правильным причинам? т.е. делаю ли я восторженный выбор?

  • Какие пункты, если я сделаю их в первую очередь, сделают другие пункты более легкими или ненужными?

  • Что я могу сделать сегодня, чтобы разблокировать проблемы и достичь целей моей команды?

Если вы все еще не уверены, спросите других.Ваши коллеги и менеджеры могут помочь.

3. Поместите наиболее важную работу в упорядоченный список

Список из пяти или шести приоритетов не поможет вам решить, над чем работать во вторник утром в 9 утра. Подходит ли пункт № 2? Или, может быть, вам стоит добиться прогресса в №4?

Ваша самая важная работа должна иметь форму списка, в порядке от наиболее важного к наименее важному.

Фактически, мы только недавно начали использовать множественное число слова «приоритет».

Слово «приоритет» появилось в английском языке в 1400-х годах.Это было необычно. Это означало самое первое или предыдущее. Следующие пятьсот лет он оставался особенным. Только в 1900-х годах мы превратили этот термин во множественное число и начали говорить о приоритетах. — Эссенциализм Грега Маккеуна

Приоритет означает, что у нас есть одна вещь, которая является наиболее важной. По определению это не может означать, что у нас есть несколько самых важных вещей. Итак, чтобы убедиться, что один приоритет является наиболее важным, составьте упорядоченный список приоритетов .

4. Не отвлекайтесь от своего приоритета

Одно дело знать свой приоритет.Другое дело — уделить ему все свое внимание в течение дня. Отвлечение — ваш единственный самый большой барьер на пути к значительному прогрессу в решении ваших главных задач.

Когда вы сядете работать над своим приоритетом, это будет нелегко. Вы столкнетесь с уведомлениями Slack, открытыми вкладками браузера, соблазнительными плейлистами Spotify и многим другим. Каждое прерывание означает потерянное время, переключение вашего внимания на что-то менее важное. И нас часто прерывают. В одном исследовании изучались сотрудники высокотехнологичных компаний и измерялось, как часто они отвлекались.Они обнаружили, что люди меняли действия каждые три минуты и пять секунд, и что в среднем требовалось 23 минуты, чтобы вернуться к задаче.

Дело в том, что мы живем в мире, созданном для того, чтобы лишить вас способности сосредотачиваться. Это будет постоянная битва, но она стоит того.

Создайте стандартный ритуал без отвлечения, который можно активировать каждый раз, когда вы переходите в режим фокусировки. Это означает создание для себя среды, которая избавит вас от самых заманчивых отвлекающих факторов. Ваш ритуал концентрации может включать:

  • Закрытие Slack или отключение уведомлений

  • Использование расширения, такого как StayFocusd, для ограничения доступа к веб-сайтам

  • Надевание наушников с шумоподавлением

  • Раскрутка вашего любимого списка воспроизведения любимой музыки

Что бы это ни было, когда вы направляетесь в режим фокусировки, включите его.

5. Запланируйте время в своем календаре для наивысшего приоритета

Вы входите на работу во вторник утром, и у вашего начальника есть две задачи, ожидающие вас. Вы просите о чем-то, что не важно, но нужно делать быстро. Другой критический, но не зависящий от времени. Что бы вы, скорее всего, сделали в этой ситуации?

Исследование, опубликованное в журнале Journal of Consumer Research , показало, что люди часто предпочитают срочные задачи важным. Они называют это просто эффектом срочности.

Срочные задачи приносят немедленное удовлетворение. Чувство удовлетворения. Задача вычеркнуть из списка. С другой стороны, важные задачи могут оказаться более сложными и далекими от завершения, что делает их по своей сути менее привлекательными.

И вот что интересно: простой эффект срочности тем сильнее, чем мы заняты. Когда у нас много дел, мы склонны сосредотачиваться на том, что можем быстро вычеркнуть из нашего списка. Это помогает нам чувствовать себя под контролем, но не помогает нам добиться прогресса в нашей самой важной работе.

Чтобы противостоять этому, заранее заблокируйте время в своем календаре для работы, которая важна, но не срочна .

  • Блокируйте не менее двух часов за раз. Помогает войти в режим «глубокой работы».

  • Дайте себе как минимум два из этих временных блоков каждую неделю . Больше, если получится.

  • Работайте над первоочередными задачами , когда ваша энергия находится на пике (для большинства людей это середина утра, но вы можете найти свой хронотип и запланировать свою продуктивность).

  • Пока вы это делаете, блокируйте 15-минутный период планирования каждый понедельник утром. Это когда вы можете пересмотреть свои приоритеты на неделю.

  • Рассмотрите возможность использования По часовой стрелке , чтобы оптимизировать календарь и освободить блоки непрерывного времени.

Блокировка времени для вашей приоритетной работы (выделена красным) двухчасовыми блоками

Одно исследование показало, что сотрудники, которые блокировали свое время таким образом, сообщили, что они на 14 процентов эффективнее распоряжаются своим временем и на 12 процентов чаще выполняют более.


Приоритезация — это сложно, но, по крайней мере, есть конкретные вещи, которые вы можете сделать, чтобы это произошло. Вот краткое изложение действий:

  1. Верните себе право выбора. Обратите внимание, каждый раз, когда вы говорите: «Мне нужно _____ ». Замените его на «Я выбираю _____ ».

  2. Регулярно безжалостно расставляйте приоритеты в своей самой важной работе. В начале каждой недели и дня спрашивайте себя: «Что самое важное, что я должен делать со своим временем и ресурсами на этой неделе / ​​сегодня?»

  3. Сделайте упорядоченный список приоритетов, а не неупорядоченный список. Приоритет означает, что у нас есть самое важное.

  4. Не отвлекайтесь. Создайте стандартный ритуал без отвлечения, который можно активировать каждый раз, когда вы переходите в режим фокусировки.

  5. Не позволяйте срочным задачам красть ваше время. Заблаговременно отметьте время в своем календаре для работы, которая важна, но не срочна.

Ресурсы

Вот ресурсы, которые мы использовали при составлении этих предложений:

Цель и задача приоритизации

Приоритезация — это прежде всего фокус — где распределить ресурсы и когда начать работу.Речь идет прежде всего не о методах оценки и механизмах ранжирования. Без определения приоритетов проекта трудно эффективно распределить персонал для выполнения наиболее ценных проектов. Приоритеты проекта позволяют руководству направлять своих сотрудников на самые важные проекты. Гейлорд Уол из пункта B говорит, что приоритеты создают «истинный север», который устанавливает общее понимание того, что важно. Приоритезация проектов позволяет организациям наилучшим образом использовать ресурсы компании.Без четкой и общей картины того, что является наиболее важным, проекты с более низкой стоимостью могут продвигаться вперед за счет проектов с высокой стоимостью. Опять же, приоритезация — это фокус — ГДЕ распределять ресурсы и КОГДА начинать работу. Приоритезация и распределение ресурсов идут рука об руку.

На диаграмме выше мы видим, что приоритезация связана с приоритетом ресурсов и приоритетом расписания. Приоритет ресурсов вызывает вопрос: «Куда мы собираемся теперь инвестировать наши ресурсы?» Основные ресурсы — это деньги и люди.Поскольку зачастую необходимо сделать больше работы, чем имеющихся ресурсов, высшее руководство должно дать указания, куда вкладывать деньги и куда направлять человеческие ресурсы. Это требует понимания того, как выполнять наиболее важную работу в рамках существующих ограничений мощности. Однако не все проекты можно запустить сразу. Приоритезация также может помочь определить сроки и последовательность проектов. В некоторых случаях высокоприоритетные проекты могут иметь другие зависимости или ограничения ресурсов, для которых требуется дата начала в будущем.В других случаях менее приоритетные проекты отодвигаются в будущее. В обоих случаях приоритет расписания помогает ответить на вопрос «когда мы можем начать работу над проектом?» Наличие необходимых человеческих ресурсов для выполнения проектной работы является решающим фактором успеха. Высокоприоритетные проекты имеют более высокую вероятность успеха из-за адекватного персонала. Проекты с более низким приоритетом могут столкнуться с большей конкуренцией за ресурсы и иметь более высокий риск задержки проекта из-за нехватки времени на ресурсы. Проекты с более низким приоритетом, которые переносятся в будущее, имеют еще более низкую вероятность успеха, поскольку эти проекты сталкиваются с проблемами, связанными с инициированием проекта и более высокой конкуренцией за ресурсы.

Цель расстановки приоритетов — выделить ресурсы на наиболее важную работу. Расстановка приоритетов обеспечивает фокус — ГДЕ назначать ресурсы и КОГДА начинать работу. Цель расстановки приоритетов — выполнить наиболее важную работу для получения максимальной выгоды для бизнеса. Хотя приоритизация является критически важной потребностью во многих организациях, в следующем посте мы выделим случаи, когда расстановка приоритетов является пустой тратой времени.

Я являюсь юристом консалтинговой компании Point B с профессиональной целью сделать компании успешными с помощью управления портфелем проектов.

Мой личный подход состоит в том, чтобы правильно подобрать процессы управления портфелем, чтобы они соответствовали культуре и зрелости организации, чтобы быть эффективными без создания бюрократии. Свяжитесь со мной, если вы хотите узнать больше о том, как управление портфелем проектов (PPM) может помочь вашей организации в достижении ее стратегических целей.

Последние сообщения Тима Вашингтона (посмотреть все)

Как правильно научиться определять приоритеты

У каждого есть свои любимые привычки для повышения производительности.Ваш рабочий стол, утренний распорядок и диета — все это играет роль. Но есть одна вещь, в которой все согласны, может иметь значение: целенаправленная музыка.

Успокаивающие ритмы не отвлекают вас, где бы вы ни были и чем бы вы ни занимались. Если вы пытаетесь заглушить газонокосилку или просто залезть в канавку, наденьте наушники. Музыка может иметь решающее значение в вашем внимании.

С учетом сказанного, не вся музыка в равной степени способствует продуктивности. Вы должны быть осторожны с тем, что слушаете.Для выполнения работы требуются совершенно иные звуки, чем для тренировки.

Если вам нужна дополнительная помощь, чтобы избавиться от отвлекающих факторов, ознакомьтесь с бесплатным руководством Lifehack «Прекратите отвлекаться и найдите свое внимание» . В этом руководстве вы узнаете простые методы, позволяющие сосредоточиться и повысить продуктивность. Возьмите бесплатный путеводитель здесь.

Эта статья поможет вам выбрать лучшую музыку для продуктивной работы, а также список мелодий, которые помогут вам начать работу.

Как выбрать лучшую музыку для себя

С таким большим количеством жанров и исполнителей, есть из чего выбирать.Прежде чем нажать кнопку воспроизведения, помните о следующих рекомендациях:

1. Палка с инструментальной

Песни без слов помогают сосредоточиться. Слова могут отвлекать вас от того, чего вы пытаетесь достичь, потому что слова могут смешаться с тем, что вы пытаетесь прочитать. Если вы что-то пишете, вы можете вместо этого набрать текст.

Интеллект и инструментальная музыка взаимосвязаны, возможно, потому, что инструментальная музыка менее навязчива.Инструментальная музыка имеет тенденцию уходить на второй план, давая вам ритм, не отвлекая вас от текущей задачи.

Держитесь подальше от инструментальных версий песен, которые вы знаете. Легко заполнить пропуски словами, если вы уже запомнили их.

Однако возможны некоторые исключения. Креативщики, которые создают видео или аудио, могут предпочесть треки, раскрывающие их творческий потенциал, тексты песен и все такое. Однако, если тексты вас отвлекают, вернитесь к инструментальным мелодиям.

2. Успокойся

Не вся инструментальная музыка бывает спокойной и расслабляющей. Музыка должна быть сфокусирована, однако. Так что остерегайтесь инструментальных песен, которые слишком громкие и возбуждающие. Высокая громкость и темп могут поднять настроение, когда вам нужно сохранять спокойствие.

Опять же, некоторые роли могут делать исключения. Физические работники могут использовать более шумные мелодии, чтобы поддерживать энергию. Хотя спокойные мелодии лучше всего подходят тем, кто работает за столом, не переходите излишне экстремально. Что-то слишком успокаивающее может вызвать у вас усталость, а зевота в течение всего дня — не совсем путь к продуктивности.

3. Выберите музыку, которая вам нравится

В конце концов, лучшая музыка для сосредоточения — это то, что вам нравится. Если вы ненавидите классическую музыку, не составляйте классический плейлист только потому, что вы наткнулись на исследование о ее преимуществах. Ваша неприязнь к музыке снизит продуктивность, которую вы в противном случае получили бы от ее прослушивания.

Не бойтесь пробовать что-то новое. Если вы раньше никогда не слушали джаз, почему бы и нет? Сохраните понравившиеся песни для последующего прослушивания. Со временем вы создадите плейлист из проверенной музыки.

4. Обновите настройки

Прежде чем приступить к работе над своей производительностью, убедитесь, что у вас есть подходящее оборудование. Приобретите сервис потоковой передачи музыки, чтобы не слушать рекламу. Купите наушники с шумоподавлением, чтобы не отвлекать коллег.

Музыка Focus — это все об атмосфере. Все, что мешает вашему потоку, будь то плохое качество звука или прерывистая потоковая передача, должно быть удалено.

Будьте готовы потратить не менее 100 долларов на наушники или динамики.Для самого потокового сервиса Spotify Premium является стандартом за 9,99 долларов в месяц. Также популярны Slacker, Apple Music и YouTube Music.

Создание идеального плейлиста для целенаправленной музыки (с рекомендациями)

Теперь, когда вы знаете, что искать в основной музыке и как ее слушать, пора составить свой плейлист. Начните с этих гладких инструментальных жанров, исполнителей и песен.

1. Chillhop Music

У этого канала YouTube почти 3 миллиона подписчиков.Его музыкальные видеоклипы транслируются круглосуточно и без выходных, в них представлены драйвовые и расслабляющие ритмы.

Большинство песен на этом канале относятся к категории «лофи-хип-хоп», разновидности электронного R&B. В отличие от традиционного хип-хопа, песни хип-хопа лофи следуют медленному, устойчивому шаблону, который вызывает сосредоточенность и расслабление.

Плейлисты Chillhop также можно транслировать на Spotify, Soundcloud и Bandcamp. Среди популярных исполнителей — nymano, No Signal и Sleepy Fish.

2. Энди Макки

Энди Макки — акустический гитарист, прославившийся после того, как одна из его ранних песен «Drifting» стала вирусной на YouTube.«Drifting» демонстрирует творческие, тихие гитарные приемы, которые можно найти в остальной музыке Макки.

Сегодня у Макки шесть альбомов преимущественно акустической гитары. Одна из самых популярных пьес Макки, «Rylynn», является прекрасным примером его успокаивающего, но оптимистичного звука.

3. John Butler Trio

Группа John Butler Trio стала популярной после выпуска «Ocean», хита 2012 года, который собрал более 50 миллионов слушателей на YouTube. «Ocean» — сложная для акустической гитары баллада, которая приливает и течет, как сам океан.

Известное плавными сменами тональности и настроения, трио Джона Батлера доказывает, что быстрые песни могут стать отличной музыкой для фокусировки. Длинные песни группы — «Ocean» длятся 12 минут — менее разрушительны для длительных проектов. Двумя другими фаворитами трио Джона Батлера являются «Betterman» и «Spring to Come».

4. Классическое радио на Пандоре

Классическая музыка уже давно является основным продуктом для меломанов, стремящихся к работе. Классический вокзал Пандоры представляет собой великолепный микс, от Бетховена до современных художников, таких как Мария Каллас и Хорхе Болет.

В Пандоре есть радиостанции всех мыслимых жанров. Вы можете создавать списки воспроизведения на основе жанра, исполнителя или даже конкретной песни.

Другие музыкальные приложения предлагают похожие плейлисты и радиостанции, к которым вы можете обратиться за исправлением классической музыки. От фортепьянных мелодий до скрипичных концертов вы найдете множество вещей, которые повеселят ваши уши.

5. Саундтрек к фильму «Пираты Карибского моря»

Саундтрек к фильмам полон потрясающей музыки. Одна из моих любимых — это серия «Пираты Карибского моря», которая полна приключений, но не в лицо.

Если вам нравится то, что вы слышите, Ханс Циммер, вдохновитель саундтрека к фильму «Пираты Карибского моря», работал над огромным количеством фильмов. Циммер также написал саундтреки к темам «Темный рыцарь», «Интерстеллар» и «Начало».

В кинематографической музыке нужно остерегаться ассоциаций. Каким бы знаковым ни был саундтрек к фильму «Пираты Карибского моря», если вы думаете о Джеке Воробье, а не о балансировании таблиц, вам, вероятно, следует переключиться на новую песню.

6.Легенда о Зельде Саундтрек

Еще одна горячая точка для инструментальной музыки — видеоигры. Если вы не знаете, с чего начать, посмотрите отрывки из The Legend of Zelda.

Любой, кто играл в игры The Legend of Zelda, сразу узнает то, что слышит. Саундтрек легкий, воздушный и полный трепета. Заметное место занимают клавишные, арфы и флейты.

Хотя вы можете часами слушать музыку The Legend of Zelda, не забывайте о песнях этого жанра, спродюсированных фанатами.Сообщество видеоигр сильное, а инструментальные воссоздания саундтреков к вашим любимым играм можно найти по всему Интернету.

7. Звуки природы и белый шум

Некоторым этот жанр может показаться слишком расслабляющим, но другие предпочитают музыку с менее структурированной направленностью. Звуки грома, ветра и стремительной воды могут перенести вас в тихое идиллическое место, где вы сможете поработать.

Один из видов белого шума, которого следует избегать, — это звуки, связанные с городом. Даже без слов звуковые сигналы или болтовня толпы могут отвлекать.

Преимущество этого типа музыкального фокуса в том, что его можно установить в виде петли. Если вы найдете трек, который вам нравится, поставьте его на повтор. Когда все начнется сначала, вы даже не заметите.

Готовься, ставь, играй

Самое лучшее в фокусной музыке — это то, что нет ничего запретного. Некоторым людям лучше слушать мелодии Тома Петти, чем инструментальную музыку, и это нормально. Важно то, что это мотивирует, но не отвлекает.

Чтобы получить новый уровень продуктивности, потратьте пару часов на просмотр своего любимого сайта с потоковой музыкой.Вы сделаете больше и, что самое главное, получите удовольствие от каждой минуты.

Дополнительные советы по повышению концентрации внимания

Кредит на фотографию: Лала Азизли через unsplash.com

Онлайн-тренинг по управлению временем от MindTools.com

Оптимальное использование времени и ресурсов

Расстановка приоритетов — это важный навык, который вам нужен, чтобы максимально эффективно использовать свои собственные усилия и усилия вашей команды. Это также навык, необходимый для создания спокойствия и пространства в своей жизни, чтобы вы могли сосредоточить свою энергию и внимание на действительно важных вещах.

Это особенно важно, когда время ограничено, а требования кажутся неограниченными. Это помогает вам распределять свое время там, где оно наиболее необходимо и наиболее разумно потрачено, освобождая вас и вашу команду от менее важных задач, которые можно выполнить позже … или спокойно бросить.

При правильной расстановке приоритетов (и тщательном управлении переориентированными задачами) вы можете навести порядок в хаосе, значительно снизить стресс и приблизиться к успешному завершению. Без него вы будете барахтаться, утопая в конкурирующих требованиях.

Нажмите здесь чтобы просмотреть стенограмму этого видео.

Простая приоритезация

На простом уровне вы можете расставить приоритеты на основе временных ограничений, потенциальной прибыльности или выгоды от задачи, с которой вы сталкиваетесь, или от давления, которое вы испытываете, чтобы завершить работу:

  • Расстановка приоритетов на основе стоимости или прибыльности проекта, вероятно, является наиболее часто используемой и рациональной основой для определения приоритетов. Независимо от того, основано ли это на субъективном предположении о стоимости или на сложной финансовой оценке, это часто дает наиболее эффективные результаты.
  • Ограничения по времени важны там, где другие люди зависят от вас в выполнении задачи, и особенно там, где эта задача находится на критическом пути важного проекта. Здесь небольшое количество ваших собственных усилий может иметь очень большое значение.
  • И это храбрый (и, возможно, глупый) человек, который сопротивляется давлению своего начальника, чтобы выполнить задачу, когда это давление разумно и законно.

Инструменты приоритезации

Хотя эти простые подходы к расстановке приоритетов подходят для многих ситуаций, существует множество особых случаев, когда вам понадобятся другие инструменты для расстановки приоритетов и управления временем, если вы собираетесь быть действительно эффективными.Мы рассмотрим некоторые из этих инструментов определения приоритетов ниже:

Парный сравнительный анализ

Парный сравнительный анализ наиболее полезен, когда критерии принятия решения расплывчаты, субъективны или непоследовательны. Он помогает вам расставить приоритеты, предлагая сравнить каждый элемент в списке со всеми другими элементами в списке по отдельности.

Решая в каждом случае, какой из двух является наиболее важным, вы можете объединить результаты, чтобы получить список с приоритетами.

Матричный анализ решений

Матричный анализ решений помогает расставить приоритеты в списке задач, в которых необходимо учитывать множество различных факторов.

Матрица приоритетов действий

Эта быстрая и простая техника построения диаграмм предлагает вам отобразить ценность задачи в зависимости от усилий, которые она потребует.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, плюс получите бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Делая это, вы можете быстро определить «быстрые победы», которые принесут вам самые большие награды в кратчайшие сроки, и избежать «тяжелых утомительных задач», которые отнимают время ради небольшого возможного вознаграждения.Это оригинальный подход к принятию высокоэффективных решений по расстановке приоритетов.

См. Нашу статью о матрице приоритетов действий узнать больше.

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра

Подобно матрице приоритетов действий, этот метод предлагает вам подумать о том, являются ли задачи срочными или важными.

Часто, казалось бы, срочные задачи на самом деле не так уж и важны. И часто действительно важные дела (например, работа для достижения ваших жизненных целей) просто не так важны.Такой подход поможет вам преодолеть это.

См. Нашу статью о Принципе срочности / важности Эйзенхауэра узнать больше.

Матрица Ансоффа и Бостонская матрица

Это дает вам быстрые практические правила для определения приоритетов открывающихся перед вами возможностей.

Матрица Ансоффа помогает оценивать возможности и расставлять приоритеты по рискам. Бостонская матрица выполняет аналогичную работу, помогая вам расставить приоритеты по возможностям, исходя из привлекательности рынка и вашей способности использовать его в своих интересах.

Анализ Парето

Там, где вы сталкиваетесь с целым рядом проблем, которые необходимо решить, Анализ Парето помогает определить наиболее важные изменения, которые необходимо внести.

Сначала вас просят сгруппировать различные типы проблем, с которыми вы сталкиваетесь, а затем просят вас подсчитать количество случаев каждого типа проблем. Установив приоритетность наиболее распространенного типа проблемы, вы можете сосредоточить свои усилия на ее решении. Это освобождает время, чтобы сосредоточиться на следующем наборе проблем и так далее.

Модифицированный счетчик Борда

Модифицированный граф Борда — полезный метод определения приоритетов проблем и проектов в группе, позволяющий каждому внести справедливый вклад в процесс определения приоритетов. Это особенно полезно там, где важен консенсус и где необходимо принять твердое групповое решение.

Используя этот инструмент, каждый участник группы «назначает» свои приоритетные проблемы, а затем ранжирует их по шкале, скажем, от 1 до 10. Баллы по каждой проблеме затем суммируются, а затем задаются приоритеты на основе баллов.Очевидная справедливость этого подхода делает его особенно полезным там, где расстановка приоритетов основана на субъективных критериях и когда люди должны «соглашаться» с решением о расстановке приоритетов.

Почему расстановка приоритетов важна и как это сделать — PDWare

Недавно я видел, как некоторые организации пытались обосновать, почему бережливое проектирование процессов и операционное превосходство могут устранить необходимость в расстановке приоритетов. Их логика такова: если мы будем делать что-то быстрее и лучше, мы сможем все! Зачем тратить время на расстановку приоритетов !?

Мне вспоминается высказывание гуру менеджмента Питера Друкера: «Нет ничего бесполезнее, чем эффективно делать то, чего не следует делать вообще.«Или, если вы предпочитаете более поп-культуру, не смотрите дальше, чем фраза Аланис Мориссетт в« Мэри Джейн », когда она пела:« Ну, это полный ход, детка … в неправильном направлении ».

In The Resource Management and Руководство по планированию мощностей , я представляю структуру, которую я называю Квадрант мощности . На высоком уровне четыре области передового опыта, которые приводят к эффективному планированию мощностей:

  • Видимость — Видение общей картины спроса и мощности

  • Расстановка приоритетов — Понимание того, какая работа наиболее важна

  • Оптимизация — Наиболее эффективное использование ваших ресурсов

  • Интеграция — Установление нескольких уровней планирования для согласования организации

В совокупности эти области действуют в синергетическая мода.В конце концов, трудно расставить приоритеты, если у вас нет полной картины спроса. Трудно оптимизировать ваши ресурсы, если вы не уверены, какая работа имеет наибольшую ценность или как выглядит картина между вашей реальной мощностью и спросом. И ничто из этого не является устойчивым без существующих моделей планирования, которые гарантируют, что проекты и люди будут согласованы с текущей стратегией и что у ценных предметов есть необходимые ресурсы.

Хорошо ли иметь бережливые процессы? Абсолютно! Но не заблуждайтесь, полагая, что это заменяет необходимость расставлять приоритеты.

Что касается того, КАК расставить приоритеты, обычно я видел множество методов, часто с несколькими, используемыми в комбинации:

  • Составная, взвешенная оценка выгод / рисков (включая нематериальные выгоды)

  • Финансовый показатель (например, как NPV)

  • Субъективный приоритет (например, от МСП или владельца процесса)

  • Стратегическое согласование (например, согласование с конкретными стратегиями, бизнес-единицами и т. д.)

  • Оценка срочности / важности

Общие преимущества, указанные в рейтинге преимуществ / рисков:

  • Нормативные / договорные (здесь обязательная работа получит высокий балл)

  • Стратегическое согласование и важность — включая как степень согласованности (сильное соответствие vs.слабый) и уровень воздействия на бизнес

  • Финансовая отдача / прибыльность

  • Конкурентное преимущество

  • Деловые операции (например, эффективность, оперативность, надежность)

  • Вероятность коммерческого успеха

  • Стратегический Кредитное плечо (например, может порождать другие продукты, которые нелегко скопировать другими, длительный срок службы на рынке и т. Д.)

Типичные области риска, которые необходимо включить:

  • Техническая сложность

  • Сложность программы (e.g., количество заинтересованных сторон, использование внешних поставщиков, использование офшорных ресурсов, количество внутри- и межпрограммных зависимостей, степень организационного или географического охвата, затронутые процессы и т. д.)

  • Существующая база навыков

  • Наличие людей и помещений

Используя некоторую комбинацию этих методов в качестве входных данных, вы можете затем назначить приоритет. Обратите внимание, что расстановка приоритетов и ранжирование — это разные вещи. Назначенный конечный приоритет, основанный на некоторой комбинации вышеперечисленных методов, лучше всего подходит как «диапазон» приоритета или группировка.Обычно я считаю, что рейтинг 1-n эффективен только для конкурирующей группы проектов в портфеле. В зависимости от характера вашей организации попытки принудительно ранжировать весь портфель и поддерживать его актуальность часто контрпродуктивны.

Подробнее о расстановке приоритетов см. В другом моем блоге: «Основные соображения по приоритизации проектов».

Ну вот и все, почему и как расставить приоритеты. Я хотел бы получить известие от вас. Что хорошо работает в ВАШЕЙ организации?

Как решить, над чем работать и в каком порядке — BMC Blogs

Когда дело доходит до ИТ-проектов, обычно есть длинный список дел, которые все кажутся неотложными и срочными для заинтересованных сторон.Без времени или ресурсов для решения всех задач сразу становится важным расставить приоритеты. Эффективная расстановка приоритетов может помочь ИТ-командам управлять временем, позволить всем участникам работать более эффективно и помочь убедиться, что ваша команда в первую очередь занимается наиболее важными проектами.

Тем не менее, определение приоритетов ИТ-задач — непростой процесс. При участии множества различных сторон, все из которых, похоже, имеют разные мнения о том, как следует вести проекты, попытки правильно расставить приоритеты проектов могут быть разочаровывающими и неэффективными.Однако реализация некоторых стратегий, помогающих с установлением приоритетов проекта и создание системы приоритезации, может сделать эту задачу более эффективной и действенной.

Стратегии приоритезации проектов

Несколько вещей, которые вашей организации следует рассмотреть для реализации в рамках своей системы приоритезации, включают:

Оценка проектов с учетом стратегического планирования

Прежде чем расставить приоритеты, важно потратить некоторое время на сбор всей информации, которая нужна вашей команде, чтобы иметь возможность эффективно упорядочивать проекты.Одна из частей этого сбора информации должна включать работу с командой руководителей и получение полного понимания общего видения бизнеса, направления, в котором компания планирует двигаться, и сроков любых серьезных изменений. Чтобы лучше понять эти вопросы, подумайте о том, чтобы привлечь всех менеджеров проектов к планированию на стратегическом уровне. Благодаря лучшему пониманию и сохранению в памяти планирования компании на стратегическом уровне ИТ-команда сможет лучше определять приоритеты проектов.

Определение факторов, мотивирующих каждый проект

Точно так же в рамках сбора информации полезно понимать, какие факторы мотивируют каждый проект. Например, направлен ли проект на получение конкурентного преимущества, финансовой выгоды, улучшение процессов, юридических или налоговых норм, повышение качества, снижение рисков или развитие бизнеса? Понимание того, какие факторы мотивируют каждый проект, — это важная информация, которую ваша команда должна иметь перед заказом проектов.

Выявление любых проблем, которые могут повлиять на успех или завершение проекта

Еще один компонент, который важно продумать, — это все, что потенциально может повлиять на завершение проекта. Например, у вас есть проект, который можно завершить только после того, как другая команда выполнит задачу? Или тот, который зависит от факторов, находящихся вне контроля бизнеса? Если это так, важно определить эти проблемы, чтобы вы могли помнить о них при оценке проектов, за которые стоит взяться в первую очередь.

Создание матрицы на основе критериев

После того, как вы собрали необходимую информацию, создайте объективную систему для взвешивания и оценки проектов. Создание матрицы на основе критериев — эффективный способ сделать это и построить модель, которую можно использовать многократно. Это позволит вашей команде оценить каждый проект на основе установленных критериев, что обеспечит объективную систему на основе данных для определения приоритетов задач.

Предоставление доступа к списку приоритетов руководству и руководству

После того, как вы составили список приоритетных проектов, важно передать этот список руководству и руководящей команде перед началом работы.Помимо совместного использования этого списка, полезно также просмотреть матрицу с заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить прозрачность оценки проектов. Это гарантирует, что все стороны будут единодушны в том, каким проектам будет отдан приоритет, и поможет определить четкие ожидания. Кроме того, он предлагает еще одну возможность для обратной связи и ввода информации до того, как установленный план будет реализован.

Эффективное создание и использование матрицы на основе критериев для определения приоритетов проектов

Хотя сбор информации и обмен ею являются важной частью процесса, создание и использование матрицы, основанной на критериях, возможно, является наиболее важным способом обеспечения стратегической, объективной и эффективной приоритезации.Чтобы разработать матрицу, необходимо вовлечь все заинтересованные стороны ИТ.

Когда эти заинтересованные стороны сидят за столом, первым шагом будет определение критериев для оценки проектов. Эти критерии будут специфичными для каждой организации и должны конкретно соответствовать приоритетам и потребностям вашей организации. Однако при разработке этих критериев важно убедиться, что они являются факторами, которые можно легко и объективно измерить. Примеры используемых общих критериев:

  • Конкурентное преимущество
  • Удовлетворенность клиентов
  • Простота внедрения
  • Потенциальный доход

После разработки критериев присвойте каждому критерию вес по шкале от 1 до 5, где 1 — наименее важный, а 5 — самый важный.

После того, как критерии установлены и взвешены, вы можете использовать матрицу для оценки конкретных проектов. Используя аналогичную шкалу от 1 до 5, оцените каждый проект в зависимости от того, какое влияние он окажет на каждый указанный критерий. Например, оценка 1 будет означать, что проект окажет наименьшее положительное влияние на конкретный критерий; тогда как оценка 5 будет означать, что проект окажет наиболее положительное влияние на установленный критерий.

После оценки каждого проекта на основе его влияния на каждый указанный критерий, просто умножьте рейтинг и вес, чтобы получить балл по каждому критерию.Затем сложите баллы для каждого проекта, чтобы определить порядок, в котором проекты должны быть реализованы.

Для получения дополнительных сведений о том, как разработать и использовать матрицу на основе критериев, посетите это руководство.

Советы по простой и эффективной реализации стратегии приоритезации

Даже при наличии хороших стратегий и систем процесс определения приоритетов ИТ-задач может быть утомительным и трудным. В конце концов, он по своей сути включает в себя множество разных людей, многие из которых имеют разные приоритеты и мнения о том, как следует решать проекты.Помните эти советы, чтобы облегчить это бремя и сделать планирование более продуктивным:

  • Пусть данные управляют процессом. Когда вы садитесь с командой, чтобы определить приоритеты проектов, убедитесь, что вы взяли с собой всю необходимую информацию и данные. Использование данных для определения проблем и воздействия, которое окажут проекты, может уменьшить степень, в которой мнения и «инстинкты» влияют на процесс или отвлекают его.
  • Будьте последовательны в отношении используемых критериев. Еще один способ уменьшить влияние индивидуальных мнений и желаний — быть последовательным в отношении критериев, используемых в матрице планирования. Это гарантирует, что приоритеты организации находятся в центре процесса, в отличие от ведомственных желаний или необоснованного мнения отдельного человека о том, как следует решать проекты.
  • Объединяйтесь вокруг целей. Еще один способ убедиться, что процесс приоритизации сфокусирован на правильных вопросах, — это убедиться, что все участвующие стороны согласны и едины вокруг одних и тех же целей организации.Объединение вокруг одних и тех же целей верхнего уровня перед тем, как приступить к расстановке приоритетов, поможет сделать процесс более целенаправленным и эффективным.
  • Расставьте приоритеты с учетом конкретных временных рамок. При работе с командами по определению приоритетов проектов полезно указать временные рамки. Например, отделу или члену команды легче понять, что проект не будет рассматриваться «в этом месяце» или «в этом квартале», чем услышать, что он не решается. Этот небольшой сдвиг может иметь большое влияние на процесс определения приоритетов и то, как будет получен список с приоритетами.

Расставить приоритеты для ИТ-проектов непросто и быстро, но это важный шаг к обеспечению успеха ИТ-команд. Потраченное время на прохождение этого процесса помогает убедиться, что у команды есть необходимая информация для определения приоритетов задач, и что команда в первую очередь берет на себя самые важные проекты. Кроме того, это помогает наладить общение в масштабах организации, четкие ожидания и прозрачность ранжирования проектов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *