Система внутреннего контроля это: Система внутреннего контроля — это… Что такое Система внутреннего контроля?

Система внутреннего контроля — это… Что такое Система внутреннего контроля?

Система внутреннего контроля
Система внутреннего контроля
Система внутреннего контроля — совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности.
Система внутреннего контроля включает организованные внутри экономического субъекта и его силами надзор и проверку:
— соблюдения требований законодательства;
— точности и полноты документации бухгалтерского учета;
— своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
— предотвращения ошибок и искажений;
— исполнения приказов и распоряжений;
— обеспечения сохранности имущества организации.

См. также:  Экономические субъекты  

Финансовый словарь Финам.

.

  • Система ведения реестра
  • Система выкриков

Содержание

Смотреть что такое «Система внутреннего контроля» в других словарях:

  • Система внутреннего контроля — 41. Система внутреннего контроля представляет собой процесс, организованный и осуществляемый представителями собственника, руководством, а также другими сотрудниками аудируемого лица, для того чтобы обеспечить достаточную уверенность в достижении …   Официальная терминология

  • Система внутреннего контроля — Cистема своевременного выявления рисков, сопутствующих деятельности НДЦ, и управления ими; контроля за соблюдением подразделениями и сотрудниками НДЦ при исполнении их служебных обязанностей, действующего законодательства, нормативных актов,… …   Депозитарных терминов

  • СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ — (англ. internal audit) – совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководителями экономического субъекта в качестве средств для обеспечения эффективного ведения хоз. деятельности. С.в.к. включает организованные внутри… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

  • Система внутреннего контроля банка — Система внутреннего контроля совокупность системы органов и направлений внутреннего контроля, обеспечивающая соблюдение порядка осуществления и достижения целей, установленных законодательством Российской Федерации, настоящим Положением,… …   Официальная терминология

  • система внутреннего контроля в аудите — Совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая включает организованные внутри данного экономического… …   Справочник технического переводчика

  • система внутреннего контроля предприятия — Политика предприятия и все связанные с ней процедуры, направленные на выявление, исправление и предотвращение существенных ошибок и искажении информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Процедуры контроля на предприятии… …   Справочник технического переводчика

  • СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В АУДИТЕ — совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая включает организованные внутри данного экономического… …   Большой бухгалтерский словарь

  • СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ — политика предприятия и все связанные с ней процедуры, направленные на выявление, исправление и предотвращение существенных ошибок и искажении информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Процедуры контроля на предприятии… …   Большой бухгалтерский словарь

  • Система органов внутреннего контроля — определенная учредительными и внутренними документами кредитной организации совокупность органов управления, а также подразделений и служащих (ответственных сотрудников), выполняющих функции в рамках системы внутреннего контроля… Источник:… …   Официальная терминология

  • система — 4.48 система (system): Комбинация взаимодействующих элементов, организованных для достижения одной или нескольких поставленных целей. Примечание 1 Система может рассматриваться как продукт или предоставляемые им услуги. Примечание 2 На практике… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации


Как построить в компании систему внутреннего контроля

Все ли операционные риски следует контролировать и предотвращать? Как оценить, что контрольные процедуры выполнены должным образом? Разбираемся с Андреем Коптеловым.

Если вам кажется, что у вас все под контролем, вы просто еще не набрали скорость.

Марио Андретти, участник гонок «Формула 1»

Пока гром не грянет, мужик не перекрестится, — эта пословица прекрасно описывает российскую специфику управления операционными рисками. К сожалению, наши компании нередко отличаются слабым уровнем работы с операционными рисками и полным отсутствием системы внутреннего контроля. Исправить данный недостаток можно, применяя к бизнес-процессам компании методологию американского законодательства SOX (Sarbanes-Oxley Act)

Что такое операционный риск

Операционный риск, можно определить как риск прямых или косвенных убытков в результате неверного исполнения бизнес-процессов, неэффективности процедур внутреннего контроля, технологических сбоев, мошенничества, несанкционированных действий персонала или внешнего воздействия.

Ключевой идеей системы управления операционными рисками является определение наиболее вероятных и серьезных в части ущерба рисков и последующее изменение существующих бизнес-процессов с целью недопущения реализации данных рисков или минимизации последствий в случае, если риск все-таки реализовался.

По статистике среднестатистическая компания теряет 5% прибыли только из-за мошенничества, тогда как потери из-за других видов операционных рисков в разы больше. Смысл системы управления операционными рисками хорошо иллюстрирует следующее определение: управление операционными рисками – это возможность не терять значительные деньги по незначительным поводам.

Многие операционные риски отличает от финансовых и кредитных рисков тот факт, что их источник лежит внутри самой организации. А, значит, вероятность реализации операционных рисков может быть снижена за счет устранения причин, их порождающих. Операционные риски в основном приводят к неоправданным потерям. Поэтому, в случае их обнаружения и устранения, компания получает ощутимую выгоду с точки зрения повышения качества внутренних бизнес-процессов и снижения неоправданных потерь.

Формализация операционных рисков

Формализация операционных рисков необходима для превентивного определения тех точек в бизнес-процессах, где с высокой вероятностью может произойти нештатное событие. Однако на практике некоторые российские компании даже в случае многократной реализации операционного риска так и не предпринимают никаких мер для исключения его в будущем.

Тут можно привести известный афоризм, что грабли бывают двух видов: первые чему-то учат, и вторые — мои любимые. Именно поэтому в рамках управления операционными рисками, помимо формализации операционных рисков в специальном реестре или даже в специализированной информационной системе, рекомендуется создавать базу убытков, чтобы заносить в нее случаи реализации рисков в компании, а также понесенный ущерб. Такая практика позволяет анализировать причины рисков и специальными мероприятиями снижать вероятность их реализации в будущем.

Первый шаг — создание реестра операционных рисков, вести который следует поручить экспертам из подразделений компании или внутренним аудиторам. А после того, как ключевые риски собраны, можно начать накапливать статистику по случаям их реализации, чтобы определить первоочередные мероприятия по их предотвращению.

Сложным вопросом в части выявления операционных рисков является доказательство полноты выявленных рисков, и тут наиболее просто использовать отраслевые реестры рисков, которые, как правило, собираются аудиторами. Использование отраслевых реестров операционных рисков позволяет выполнить формализацию операционных рисков в бизнес-процессах на порядок быстрее, чем использование экспертных методов сбора операционных рисков от своих сотрудников и руководителей.

Оценка операционных рисков

Учитывая, что в крупной компании количество операционных рисков может смело перевалить за тысячу, то нужен простой способ их оценки и ранжирования для определения наиболее критичных рисков, с которыми придется бороться в первую очередь.

Управление всеми найденными операционными рисками экономически невыгодно для компании. Проще смириться с убытками, которые вызывают риски с небольшим ущербом и низкой вероятностью реализации, чем проектировать и внедрять мероприятия по их предотвращению. Именно поэтому ключевой задачей оценки операционных рисков является отсечение тех рисков, которые с высокой степенью вероятности не оправдают дальнейших затрат на их предотвращение.

Существует множество подходов к оценке рисков, однако самым простым является экспертное ранжирование рисков по двум критериям: вероятность реализации риска и объем ущерба от случая реализации. Данная оценка производится на основании мнений экспертов, которые анализируют вероятность и ущерб для всех операционных рисков, актуальных для компании.

После того как оценка проведена, можно использовать четыре стратегии управления операционными рисками. Первая, самая применяемая в России, называется «принимать»: риски принимаются к сведению, но действия по их минимизации не планируются. Вторая стратегия — «страховать»: особенно часто эту стратегию используют для маловероятных рисков с серьезным ущербом. Третья стратегия называется «избегать»: в этому случае компания отказывается от рискованных бизнес-процессов, либо сосредоточивает максимальные усилия на оптимизации данных процессов в части снижения ущерба и его вероятности. Четвертая стратегия называется «предотвращать» и требует построения контрольных процедур для минимизации высоко вероятных рисков со средним или малым ущербом.

Построение системы внутреннего контроля

Для недопущения реализации рисков или минимизации последствий используется система внутреннего контроля, в рамках которой не только определяется ответственный за операционный риск, но и создается контрольная процедура, которая внедряется в существующий бизнес-процесс.

Контрольная процедура — это действие, которое помогает удостовериться, что все необходимые меры в отношении предотвращения случаев реализации операционных рисков приняты. При этом, чтобы проверить работоспособности контрольной процедуры, важно также получить свидетельство контроля — документальное подтверждение факта ее исполнения.

Наиболее результативными считаются превентивные контрольные процедуры, которые позволяют минимизировать саму вероятность наступления рискового события. Однако для повышения надежности бизнес-процесса их часто применяют одновременно с детективными процедурами. Например, наряду с процедурой изъятия карточки-пропуска при увольнении сотрудника должна существовать контрольная процедура сверки списка сотрудников, которым закрыт доступ по их карточкам-пропускам, со списком уволенных за определенный период.

Для создания контрольной процедуры в бизнес-процессе нужно ответить на следующие вопросы:

  • Когда и как часто выполняются процедуры контроля?
  • Кто выполняет контрольную процедуру?
  • Что необходимо выполнить в процедуре контроля?
  • Как понять, что процедура контроля выполнена правильно?
  • Как процедура контроля документирована?
  • Какие свидетельства выполнения процедуры контроля существуют?
  • Где расположены контрольные точки в бизнес-процессах?

При проектировании контрольной процедуры в обязательном порядке необходимо предусмотреть необходимость создания свидетельств контроля, подтверждающих факт правильного выполнения контрольной процедуры. На практике свидетельством контроля может являться акт сверки, log-файл информационной системы, — все то, что подтвердит факт успешного выполнения контрольной процедуры сотрудником или информационной системой.

При этом нужно учитывать, что ручной контроль требует серьезных трудозатрат, и поэтому автоматизация контрольных процедур является ключевым направлением развития системы внутреннего контроля в последнее время. Чем больше в компании автоматизированных контрольных процедур, результаты выполнения которых видны в log-файлах информационных систем, тем эффективнее и, главное, дешевле, система внутреннего контроля.

Тестирование эффективности системы внутреннего контроля

Чтобы быть уверенным в том, что система внутреннего контроля эффективна, необходимо с определенной периодичностью проверять, как на практике выполняются контрольные процедуры. Данная проверка осуществляется с помощью специализированных тестов, которые состоят из следующих шагов:

Сначала устанавливается наличие регламента, где определяется порядок, правила выполнения данного бизнес-процесса и соответствующих контрольных процедур.

Далее проверяется выполнение на практике требований, описанных в документе, и документируются конкретные примеры выполнения.

По результатам проведенного теста принимается решение об эффективности или неэффективности анализируемых контрольных процедур.

Дополнительной сложностью в тестировании является требование, чтобы тестирование выполнялось сотрудниками, не участвующими в проверяемых бизнес-процессах. Тысяча тестов, которые необходимо выполнить в течение месяца, — это нормальная ситуация для системы внутреннего контроля крупной компании. При этом количество проводимых тестов зависит от количества экземпляров бизнес-процессов, проходящих через проверяемую контрольную процедуру. Таким образом, периодичность проведения тестирования устанавливается в зависимости от критичности операционных рисков и частоты исполнения бизнес-процесса и может варьироваться.

В существующих условиях количество трансакций в деятельности крупной компании достигает сотен тысяч в день, а число операционных рисков превышает несколько сотен. При этом достаточно сложно отследить эффективность выполнения контрольных процедур на ручном уровне, поэтому единственным эффективным путем является максимальная автоматизация как контрольных процедур, так и проверочных тестов.

Почему нужно равняться на методологию SOX

Анализ разных подходов к построению систем внутреннего контроля показал, что максимально жесткой и проработанной в части внедрения является именно методология закона SOX, которая предназначена для минимизации нарушений, связанных с финансовой отчетностью. Только в системе внутреннего контроля, построенной по требованиям SOX, можно обнаружить не только контрольные процедуры и свидетельства контроля, но и специализированные тесты, с помощью которых в регулярном режиме проверяют эффективность работы контрольных процедур.

При этом вся система, помимо внутренних тестов, дополнительно контролируется внешним аудитором. Его задача — выборочно проверять не только качество оценки операционных рисков, но и правильность работы контрольных процедур, существование свидетельств контроля, а также регулярность внутреннего тестирования системы.

И хотя внедрение такого объема контрольных процедур и тестов часто слишком дорого для компании, в тех бизнес-процессах, над которыми нужно установить максимальный контроль, можно использовать методологию SOX в полном объеме.

Статья  http://www.e-xecutive.ru/management/practices/1985953-kak-postroit-sistemu-vnutrennego-kontrolya


Приглашаем вас на обучение по программе профессиональной переподготовки «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование бизнес-процессов».
← Назад к списку

Внутренний контроль — Википедия

Внутренний контроль имеет широкое определение как процесс, осуществляемый органом управления организации или другими сотрудниками, с целью получения информации относительно выполнения следующих задач:[1]

Понятие внутреннего контроля

Одной из основных функций бухгалтерского учёта является его защитная функция, заключающаяся в обеспечении охраны интересов собственника путём создания базы для осуществления финансового контроля. Однако реализация защитной функции требует наличия средств по осуществлению контроля. В первую очередь, это — внутренний контроль.

Под внутренним контролем понимают систему мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих должностных обязанностей при совершении хозяйственных операций. При этом подразумевается не только и не столько функционирование контрольно-ревизионного подразделения организации, а создание системы всеобъемлющего контроля, когда он является делом не только ревизора, а всего аппарата управления предприятия.

При разработке эффективной системы внутреннего контроля администрация предприятия ставит следующие цели:

Внутренний контроль на предприятии состоит из трёх элементов:

  • контрольная среда,
  • учётная система,
  • контрольные процедуры.

Контрольная среда

Контрольная среда — это позиция, осведомлённость и практические действия собственников и руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.[3]

Элементы контрольной среды:

  • Стиль и основные принципы управления предприятием.
  • Организационная структура предприятия.
  • Кадровая политика.
  • Распределение ответственности и полномочий.
  • Внутренний управленческий учёт и подготовка отчётности для внутренних целей.
  • Подготовка бухгалтерской отчётности для внешних пользователей.

Стиль работы руководства предприятия

  • Руководство предприятия должно создать атмосферу всеобъемлющего контроля.
  • Добросовестное и честное отношение к делу должно воспитываться у работников на основе соответствующего примера и оценки со стороны руководства.
  • Руководители предприятия должны разрабатывать фирменные «кодексы чести».
  • Руководители предприятия должны демонстрировать профессиональную компетентность.

Организационная структура

  • Чёткая система власти и подчинённости («единоначалие»). Каждый работник должен знать, кому он подчинён и кому он может ставить задачи.
  • Однозначная регламентация ответственности сотрудников. Каждый работник должен понимать, за что он несёт ответственность и по каким критериям оцениваются результаты его деятельности.
  • Надлежащая система внутренней отчётности с целью точного учёта затраченных средств и полученных результатов. Каждый работник должен знать, когда, кому и по каким вопросам он должен представлять отчёт.
  • Анализ информационных потоков.

Кадровая политика

Кадровая политика осуществляется администрацией с целью формирования коллектива из необходимого числа сотрудников, обладающих:

  • честностью,
  • лояльностью,
  • квалификацией,
  • опытом,
  • потенциалом.

Элементы кадровой политики:

Распределение ответственности и полномочий

Распределение ответственности и полномочий должно гарантировать правильное ведение хозяйственных операций и обеспечивать осуществление превентивной защитной функции бухгалтерского учёта. Для этого разрабатываются должностные инструкции. Для каждого сотрудника должностная инструкция определяет:

  • Кому подчинён работник.
  • Кем руководит работник.
  • Какую работу выполняет.
  • Какие решения полномочен принимать.
  • За что отвечает и каким образом несёт ответственность.
  • Какие документы исполняет и подписывает.
  • Чьи обязанности выполняет временно (при необходимости).

Для предотвращения попыток отдельных лиц нарушать требования, следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Например, с точки зрения управления активами между различными сотрудниками должны быть разделены следующие функции:

  • непосредственный доступ к активам,
  • разрешение на совершение операций с активами,
  • осуществление хозяйственных операций,
  • отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учёте.

Внутренний управленческий учёт

Цель управленческого учёта состоит в обеспечении информацией внутрипроизводственного планирования, управления и контроля. В управленческом учёте основное внимание обращается на центры ответственности — структурные подразделения, возглавляемые руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. При этом в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он реально может оказывать воздействие. Основным оценочным показателем обычно принимают прибыль, при этом руководствуются следующими правилами:

  • рост прибыли подразделения не должен вести к снижению прибыли всего предприятия,
  • прибыль каждого подразделения должна быть подсчитана объективно, независимо от прибыли всего предприятия,
  • результаты деятельности одного менеджера не должны зависеть от решений других менеджеров.

Обеспечение соблюдения правил составления и представления внешней бухгалтерской отчётности

На предприятии должны быть установлены жёсткие сроки подготовки внешней бухгалтерской отчётности (в том числе налоговой). Она не должна составляться в последний день установленного срока её представления. Должно оставаться время на проверку этой отчётности, её утверждение и подписание руководством. Сроки представления бухгалтерской отчётности внешним пользователям устанавливаются учётной политикой предприятия[4].

Внутренний контроль системы бухгалтерского учёта

Элементы системы бухгалтерского учёта

Эффективная система бухгалтерского учёта должна обеспечивать :

  • отражение в учёте всех без исключения фактов хозяйственной деятельности,
  • однозначную идентификацию хозяйственных операций в первичных документах таким образом, чтобы не было расхождений в их толковании,
  • правильность оценки стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении,
  • отнесение фактов хозяйственной деятельности к тем периодам, в которые они имели место; определение точного времени совершения хозяйственных операций.
  • своевременное, правильное и оперативное формирование внешней и внутренней отчётности.

Организация документооборота

Одним из основных методов бухгалтерского учёта, обеспечивающим, в частности, реализацию его защитной функции, является «документация». Таким образом, неотъемлемое условие успешной работы любой бухгалтерии — правильная организация документооборота.

Основные требования к бухгалтерскому учётному документу:

  • должен быть составлен по определённой форме, регламентированной соответствующим нормативным актом,
  • должен содержать все предусмотренные реквизиты,
  • должен быть составлен своевременно (для первичных документов — в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после её окончания),
  • заполнение его должно обеспечивать полную сохранность информации в течение времени, установленного для хранения документа (требование к качеству бумаги, краски и т. п.)[5].

Исправления в бухгалтерских учётных документах обязательно оговариваются и подписываются всеми теми же лицами, которые подписали документ. В ряде кассовых и банковских документов исправления (даже и оговорённые) не допускаются.

Для каждого типа документа в организации составляется и нормативно утверждается график документооборота, устанавливающий соответствие конкретных стадий цикла :

  • с ответственными лицами,
  • с установленными сроками обработки.

График документооборота, таким образом, должен быть увязан:

Жизненный цикл документа :

  1. Составление документа. либо Поступление документа в организацию.
  2. Сортировка документов.
  3. Проверка правильности оформления документа.
  4. Визирование документа должностными лицами.
  5. Утверждение документа.
  6. Регистрация документа.
  7. Исполнение документа.
  8. Формирование бухгалтерской записи (при необходимости).
  9. Текущее хранение документа.
  10. Передача документа в архив организации. либо Уничтожение документа.
  11. Передача в государственный архив (при необходимости)[6].

Процедуры внутреннего контроля

Внутренний бухгалтерский контроль

Внутренний бухгалтерский контроль — контроль, осуществляемый бухгалтерскими службами в процессе обработки и принятия к учёту хозяйственной информации.

Средства внутреннего бухгалтерского контроля:

  • Проверка первичных учётных документов при принятии к учёту.
  • Документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей.
  • Распределение обязанностей между различными лицами:
    • по подготовке первичного учётного документа.
    • по санкционированию хозяйственной операции,
    • по разноске операции по счетам учёта.
  • Контроль за взаимосвязанными операциями (например, перечисление средств и получение товара).
  • Проверка полноты бухгалтерских записей при внесении их в компьютер.
  • Регулярная сверка счетов с составлением пробного баланса.
  • Регулярная сверка взаиморасчётов с дебиторами и кредиторами.
  • Сверка данных учёта:
  • Осуществление контроля за соблюдением смет расходов.
  • Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации:
  • Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников:
    • разделение обязанностей,
    • ротация обязанностей,
    • предоставление регулярных ежегодных отпусков всем сотрудникам в соответствии с графиком[7].

Внутренний управленческий контроль

Под внутренним управленческим контролем подразумевают контроль, осуществляемый в ходе деятельности органов управления предприятием. Управленческий контроль проводится по направлениям стратегии развития хозяйствующего субъекта:

Средства внутреннего управленческого контроля:

  • Создание эффективной системы внутренней отчётности.
  • Определение периодичности и сроков представления внутренней отчётности.
  • Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой управленческой информации.

Служба внутреннего контроля

Задачи службы внутреннего контроля

По решению и в интересах органов управления в организации могут создаваться специализированные подразделения внутреннего контроля. Такое подразделение (служба внутреннего контроля) может подчиняться:

Для ряда предприятий создание ревизионной комиссии, контролирующей работу аппарата управления и отчитывающейся перед собственником на ежегодном общем собрании, регламентировано законодательством:

Основные задачи, возлагаемые на службу внутреннего контроля (СВК) :

Полномочия службы внутреннего контроля

Обязанности, возлагаемые на СВК
  • Обеспечение текущего анализа финансового положения.
  • Проведение регулярных проверок структурных подразделений.
  • Информирование руководства о всех выявленных случаях нарушений нормативных актов всех уровней (включая локальные).
  • Информирование руководства о вновь выявленных рисках.
  • Документирование проверок и оформление заключений по ним.
  • Разработка рекомендаций по устранению выявленных нарушений и недостатков.
  • Осуществление контроля за выполнением этих рекомендаций.
Права работников СВК

(определяются Положением о внутренним контроле или уставом СВК)

  • Получать от работников проверяемых подразделений необходимые документы.
  • Требовать личного объяснения работника по поставленным вопросам, входящим в компетенцию СВК.
  • Снимать копии с документов и файлов.
  • Определять соответствие деятельности работников требованиям нормативных актов.
  • Выдавать временные предписания о прекращении и недопущении действий, имеющих состав нарушения.
  • Привлекать в целях внутреннего контроля работников других подразделений.

Принципы функционирования службы внутреннего контроля

  • Принцип ответственности — каждый контролёр (субъект контроля) несёт экономическую, административную и дисциплинарную ответственность за надлежащее выполнение контрольных функций.
  • Принцип сбалансированности — субъекту контроля нельзя поручать выполнение контрольных функций, не обеспечив соответствующими организационными (приказами, инструкциями) и техническими (программами, счётными устройствами) средствами.
  • Принцип своевременности сообщения о выявленных отклонениях лицам, непосредственно принимающим решения.
  • Принцип интеграции — СВК является частью системы управления и должна методами контроля способствовать оптимизации её деятельности.
  • Принцип соответствия — степень сложности СВК организации должна соответствовать сложности бизнеса.
  • Принцип постоянства — все объекты контроля должны подлежать постоянному наблюдению, мероприятия контроля должны осуществляться последовательно и регулярно.
  • Принцип комплексности — при проведении контроля должны рассматриваться полностью все аспекты деятельности проверяемого подразделения или работника.
  • Принцип распределения обязанностей — выполнение требований по формированию контрольной среды.
  • Принцип подконтрольности каждого субъекта — выполнение контрольных функций одним субъектом контроля подконтрольно на предмет качества другому субъекту контроля (внутреннего либо внешнего).
  • Принцип ущемления интересов — необходимо с помощью нормативных актов создавать условия, при которых любые деструктивные отклонения ставят в экономически невыгодное положение структурное подразделение или конкретного работника.
  • Принцип недопущения сосредоточения прав контроля в руках одного лица.
  • Принцип заинтересованности руководства организации в наиболее эффективном функционировании СВК.
  • Принцип неснижения эффективности работы контролируемых подразделений во время осуществления мероприятий контроля.
  • Принцип целесообразности — исключение излишних контрольных процедур с учётом уровня существенности выявляемых нарушений (стоимость мероприятий контроля не должна оказаться больше, чем ущерб от последствий нарушения).
  • Принцип расстановки приоритетов в соответствии с рисками. Тотальный контроль за стандартными текущими операциями нерационален, он только отвлекает силы специалистов от решения проблем, серьёзно влияющих на финансовое положение организации.
  • Принцип единичной ответственности — недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, что приведёт к безответственности, затрате излишних сил и средств.
  • Принцип замещения — временное или окончательное выбытие отдельных контролёров не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их совершение. необходимо добиваться, чтобы каждый контролёр владел рядом смежных функций[8] .

Внутренний контроль и управление рисками

Контроль за основными видами рисков предпринимательской деятельности организуется службой внутреннего контроля на трёх уровнях.

На индивидуальном уровне

На индивидуальном уровне (уровне работника) актуальны следующие виды рисков:

Меры контроля за указанными рисками:

  1. Предварительный контроль
  2. Текущий контроль
    • контроль объёмов ресурсов, выдаваемых, оплачиваемых или привлекаемых одним лицом,
    • контроль объёмов хозяйственных операций и сделок, превышающих по сумме определённый лимит.
  3. Последующий контроль
    • контроль правильности ведения работником первичной документации,
    • контроль проведения в полном объёме установленных процедур сверки, согласования и визирования платёжных документов,
    • контроль процедуры формирования на базе первичных документов учётных и отчётных данных.

На микроуровне

На микроуровне (уровне предприятия) актуальны следующие виды рисков:

Меры контроля за указанными рисками:

  1. Предварительный контроль
    • контроль наличия качественных ограничений рисков на каждом уровне принятия решений,
    • контроль наличия в каждом подразделении документально установленных полномочий и ответственности,
    • контроль наличия в организации плана оперативных действий на случай временного кассового дефицита.
  2. Текущий контроль
    • контроль достоверности представляемой руководству информации о текущем состоянии показателей рынка,
    • контроль соблюдения подразделениями и должностными лицами обязательств, принятых организацией.
    • контроль практической реализации принципа коллегиальности решений (если такая коллегиальность предусмотрена уставом),
    • контроль соблюдения юридической правомерности и экономической целесообразности заключаемых сделок,
    • контроль соответствия данных финансовой отчётности регистрам синтетического и аналитического бухгалтерского учёта.
  3. Последующий контроль — анализ работы по управлению рисками.

На макроуровне

На макроуровне (уровне внешних событий) актуальны следующие виды рисков:

  • риск снижения доходности рынка,
  • риск изменения тенденций экономического развития,
  • риск неблагоприятной государственной экономической политики,
  • риск неблагоприятных условий предпринимательства,

Меры контроля за указанными рисками:

  1. Предварительный контроль
    • контроль информированности руководства о предложениях аналитических служб по текущей ситуации,
    • контроль информированности руководства о прогнозах развития ситуации на соответствующем сегменте рынка.
  2. Текущий контроль
  3. Последующий контроль — сравнение соответствия выводов и рекомендаций аналитических служб реальному развитию ситуации[9] .

Ограничения эффективности системы внутреннего контроля

Система внутреннего контроля, как бы хорошо она не была организована, не может безусловно предотвращать любые негативные тенденции в силу влияния ряда ограничений, присущих любой системе контроля:

  • Возможность ошибки.
  • Возможность злоупотребления, в том числе сговора между контролируемыми и контролирующими лицами.
  • Ненадлежащее вмешательство руководства в работу системы внутреннего контроля. (например, в компьютерную программу встроено средство защиты, блокирующее введение суммы, превышающей определённую величину, и требующее специального подтверждения верности операции. Бухгалтер не понимает назначения блокировки, воспринимая её как сбой программы, приглашает программиста, который снимает блокировку).
  • Отсутствие адекватной реакции на информацию, представляемую системой внутреннего контроля. (например, в компьютерной программе предусмотрена функция подготовки специального отчёта об операциях, превышающих определённую сумму, или о необычных операциях; но руководство не интересуется этим вопросом или вообще не знает о такой возможности).

Типичные ошибки в организации внутреннего контроля:

  • Контроль «по случаю» — не постоянный и всеобъемлющий, а приуроченный к каким-либо событиям или (в худшем случае) по итогам уже возникшей критической ситуации.
  • Тотальный контроль — руководитель, решивший контролировать всё и вся, не повышает ответственность сотрудников, а освобождает от неё.
  • Скрытый контроль — неблагоприятное воздействие на морально-психологическую атмосферу в коллективе, задушение инициативы. (Позор, чувство вины — не то, на чём можно строить нормальные отношения в коллективе; скрытый контроль вызывает чувство досады, и это его единственный ощутимый результат).
  • Контроль любимого участка — чаще того, в делах которого руководитель чувствует себя специалистом.
  • Контроль-проформа — видимость контроля по причине безусловной презумпции добросовестности сотрудников.
  • Контроль-недоверие — оценка успешности контроля по количеству выявленных нарушений.
  • Контроль без обратной связи — придерживание результатов контроля для различных целей (например, при разговоре о повышении заработной платы).
  • Поверхностный контроль (например, контроль прихода и ухода с работы вместо контроля её результатов).[10]

Отличие от внутреннего аудита

Понятие внутренний контроль является более общим понятием, чем внутренний аудит, хотя нередко они используются как синонимы. Так, в банковской сфере задачей внутреннего аудита является проверка финансовой отчётности на корректность, а внутренний контроль включает также и мероприятия по оценке финансовых рисков.[11] Иначе говоря, оценка эффективности и рациональности деятельности, являющаяся основной задачей внутреннего контроля, может иметь второстепенное значение (или не иметь вообще никакого значения) в рамках внутреннего аудита, задачей которого является соответствие формальным требованиям.

Примечания

  1. ↑ «Internal Control — Integrated Framework». Committee of Sponsoring Organizations (COSO).
  2. Малолетко А.Н. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 93 — 97. — 312 с. — ISBN 5-85971-433-5.
  3. Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: ИНФРА-М, 2007. — С. 91. — 346 с. — ISBN 978-5-16-003022-7.
  4. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. — Москва: Финстатинформ, 2001. — 239 с. — ISBN 5-7866-0138-2.
  5. Дубоносов Е.С., Петрухин А.А. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. — Москва: Книжный мир, 2005. — С. 43 — 44. — 197 с. — ISBN 5-8041-0192-7.
  6. ↑ Бухгалтерское дело / Р.Б.Шахбанов. — Москва: Магистр, 2010. — С. 178 — 188. — 383 с. — ISBN 978-5-9776-0128-3.
  7. М.В.Мельник, А.С.Пантелеев, А.Л.Звездин. Ревизия и контроль : учебник. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 60 — 81. — 640 с. — ISBN 978-5-85971-641-8.
  8. Соколов Б.Н., Рукин В.В. Системы внутреннего контроля (организация, методика, практика). — Москва: Экономика, 2007. — С. 16 — 19. — 442 с. — ISBN 978-5-282-02725-9.
  9. Фомичёв А.Н. Риск-менеджмент. — Москва: Дашков и К, 2009. — С. 226 — 238. — 374 с.
  10. Вересов Н.Н. Все схвачено: психологические аспекты и сущность управленческого контроля  (недоступная ссылка — история) (2005). Проверено 16 сентября 2011. Архивировано 25 марта 2012 года.
  11. И. М. Малышевская. «Внутренний контроль в банке: проблемы и парадоксы.». (недоступная ссылка)

См. также

Система внутреннего контроля | Статья в журнале «Молодой ученый»

Библиографическое описание:

Батуева, А. Б. Система внутреннего контроля / А. Б. Батуева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2018. — № 16 (202). — С. 148-150. — URL: https://moluch.ru/archive/202/49462/ (дата обращения: 12.07.2020).



В условиях современных рыночных отношениях деятельность хозяйствующих субъектов должна осуществляться в соответствии с определенными правилами (принципами), удовлетворять требованиям состояния экономики, а повышение её эффективности по всем направлениям является неотъемлемой частью развития экономических отношений. Однако существуют такие отрицательные факторы, которые могут препятствовать развитию организации и не позволить достичь общей цели без определенных потерь. В качестве таких факторов могут выступить: нестабильность экономического состояния в стране, неопределенное и изменчивое состояние внешней среды, риски хозяйственной деятельности, конкуренция, нарушения и хищения внутри предприятия, необходимость в повышения уровня доверия к организации со стороны деловых партнеров и инвесторов.

Для эффективного функционирования хозяйствующего субъекта необходимо внедрение совершенной системы управления, которая обеспечит развитие и поддержание его жизнедеятельности.

Целью данной работы является выявление сущности и необходимости создания системы внутреннего контроля на предприятии.

Существует множество различных определений к понятию внутренний контроль. Каждый ученый по-своему раскрывает это понятие.

Колодин Д. М. утверждает: «Внутренний контроль — это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций» [3, с. 16].

Мельник М. В. считает, что внутренний контроль — одна из основных функций управления, представляющая собой систему постоянного мониторинга и проверки хозяйственной деятельности организации, необходимый для оценки правильности и эффективности принятых управленческих решений, выявления отклонений и своевременного их устранения, снижения рисков его деятельности и управлению ими [4, с. 45].

Волков А. Г. полагает, что внутренний контроль — это процесс, который направлен на достижение целей организации и который является результатом действий руководства по планированию, организации, контролю деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений [2, с. 60].

В российских стандартах аудита дается следующее определение: «Система внутреннего контроля — процессы, разработанные, внедренные и поддерживаемые лицами, отвечающими за корпоративное управление, руководством и другими сотрудниками организации для обеспечения разумной уверенности в отношении достижения целей организации в области подготовки надежной финансовой отчетности, результативности и эффективности деятельности и соблюдения применимых законов и нормативных актов» [1].

По мнению автора, система внутреннего контроля — это одна из важнейших функций управления организации, с помощью которой можно сравнить плановые и фактические значения показателей, выявить в них отклонения, определить причины этих отклонений и определить степень их влияния на субъект, а также оценить их опасность для предприятия.

Основными составляющими элементами системы внутреннего контроля являются:

1) Система бухгалтерского учета. Используется для сбора, анализа, регистрации, обобщения информации и ее отражения в учетных регистрах на основании первичных документов.

2) Контрольная среда. Характеризуется общим отношением, осведомленностью и практическими действиями руководства организации, которые направлены на установление, поддержание и развитие системы внутреннего контроля в организации.

3) Процедуры контроля. Направлены на минимизацию рисков, которые могут повлиять на достижение целей организации.

Результаты исследований говорят о том, что система внутреннего контроля необходима для всех субъектов хозяйствования: как в коммерческих организациях, так и в бюджетных учреждениях. Ее деятельность должна подлежать регулированию со стороны высшего органа управления с целью обеспечения наиболее эффективного функционирования. Для коммерческих субъектов таковым органом являются владельцы и учредители, а для бюджетных — распорядитель бюджетных средств высшего уровня.

Совершенствование объема и содержания, а также последовательности исполнения процедур внешнего контроля — цель осуществления оценки системы внутреннего контроля. А критерием эффективности функционирования этой системы является возможность выполнять такие функции, как: предотвращение возможности возникновения отклонений в финансово-хозяйственной деятельности и в системе бухгалтерского учета, установление и исключение уже существующих отклонений. Систему внутреннего контроля следует считать неэффективной, если не выполняется хотя бы одна из указанных функций. В таком случае субъекту внешнего контроля при проведении аудита необходимо увеличить объем выборки и число выполняемых процедур. Однако, признав систему внутреннего контроля эффективной, субъект внешнего контроля, скорее всего, может принять решение не проводить проверку необходимых операций или документов в стопроцентном объеме. Это свидетельствует о том, что необходимость дублирования контрольных процедур субъектами внешнего контроля зависит от оценки системы внутреннего контроля, а, следовательно, от этого зависит общий результат всей проверки деятельности хозяйствующего субъекта.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что осуществляя проверку реализации и эффективности управленческих решений, контроль за наличием и эффективностью использования материальных ресурсов, установление и исключение отклонений в финансово-хозяйственной деятельности, в системе бухгалтерского учета организации, внутренний контроль является одним из самых важных аспектов управления хозяйствующим субъектом. Следовательно, система внутреннего контроля непременно должна быть совершенной в такой мере, что обеспечивало бы максимально возможную эффективную деятельность субъекта хозяйствования.

Литература:

  1. Международный стандарт аудита 315 (пересмотренный) «Выявление и оценка рисков существенного искажения посредством изучения организации и ее окружения» (введен в действие на территории Российской Федерации Приказом Минфина России от 24.10.2016 N 192н) // СПС КонсультантПлюс.
  2. Волков А. Г. Контроль и ревизия: Учебное пособие /А. Г. Волков, Е. Н. Чернышева. — М.: Изд. центр ЕАОИ, 2011. — 224 с.
  3. Колодин Д. М. Внутренний контроль: Практические рекомендации / Д. М. Колодин. — М.: Техносфера, 2017. — 194 с.
  4. Мельник М. В. Ревизия и контроль: Учебное пособие / М. В. Мельник, А. С. Пантелеев. — М.: ИД ФВК-ПРЕСС, 2003. — 520 с.

Основные термины (генерируются автоматически): внутренний контроль, внешний контроль, система, хозяйствующий субъект, бухгалтерский учет, финансово-хозяйственная деятельность, субъект хозяйствования, субъект, достижение целей организации, эффективное функционирование.

Внутренний контроль — Википедия. Что такое Внутренний контроль

Внутренний контроль имеет широкое определение как процесс, осуществляемый органом управления организации или другими сотрудниками, с целью получения информации относительно выполнения следующих задач:[1]

Понятие внутреннего контроля

Одной из основных функций бухгалтерского учёта является его защитная функция, заключающаяся в обеспечении охраны интересов собственника путём создания базы для осуществления финансового контроля. Однако реализация защитной функции требует наличия средств по осуществлению контроля. В первую очередь, это — внутренний контроль.

Под внутренним контролем понимают систему мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих должностных обязанностей при совершении хозяйственных операций. При этом подразумевается не только и не столько функционирование контрольно-ревизионного подразделения организации, а создание системы всеобъемлющего контроля, когда он является делом не только ревизора, а всего аппарата управления предприятия.

При разработке эффективной системы внутреннего контроля администрация предприятия ставит следующие цели:

Внутренний контроль на предприятии состоит из трёх элементов:

  • контрольная среда,
  • учётная система,
  • контрольные процедуры.

Контрольная среда

Контрольная среда — это позиция, осведомлённость и практические действия собственников и руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.[3]

Элементы контрольной среды:

  • Стиль и основные принципы управления предприятием.
  • Организационная структура предприятия.
  • Кадровая политика.
  • Распределение ответственности и полномочий.
  • Внутренний управленческий учёт и подготовка отчётности для внутренних целей.
  • Подготовка бухгалтерской отчётности для внешних пользователей.

Стиль работы руководства предприятия

  • Руководство предприятия должно создать атмосферу всеобъемлющего контроля.
  • Добросовестное и честное отношение к делу должно воспитываться у работников на основе соответствующего примера и оценки со стороны руководства.
  • Руководители предприятия должны разрабатывать фирменные «кодексы чести».
  • Руководители предприятия должны демонстрировать профессиональную компетентность.

Организационная структура

  • Чёткая система власти и подчинённости («единоначалие»). Каждый работник должен знать, кому он подчинён и кому он может ставить задачи.
  • Однозначная регламентация ответственности сотрудников. Каждый работник должен понимать, за что он несёт ответственность и по каким критериям оцениваются результаты его деятельности.
  • Надлежащая система внутренней отчётности с целью точного учёта затраченных средств и полученных результатов. Каждый работник должен знать, когда, кому и по каким вопросам он должен представлять отчёт.
  • Анализ информационных потоков.

Кадровая политика

Кадровая политика осуществляется администрацией с целью формирования коллектива из необходимого числа сотрудников, обладающих:

  • честностью,
  • лояльностью,
  • квалификацией,
  • опытом,
  • потенциалом.

Элементы кадровой политики:

Распределение ответственности и полномочий

Распределение ответственности и полномочий должно гарантировать правильное ведение хозяйственных операций и обеспечивать осуществление превентивной защитной функции бухгалтерского учёта. Для этого разрабатываются должностные инструкции. Для каждого сотрудника должностная инструкция определяет:

  • Кому подчинён работник.
  • Кем руководит работник.
  • Какую работу выполняет.
  • Какие решения полномочен принимать.
  • За что отвечает и каким образом несёт ответственность.
  • Какие документы исполняет и подписывает.
  • Чьи обязанности выполняет временно (при необходимости).

Для предотвращения попыток отдельных лиц нарушать требования, следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Например, с точки зрения управления активами между различными сотрудниками должны быть разделены следующие функции:

  • непосредственный доступ к активам,
  • разрешение на совершение операций с активами,
  • осуществление хозяйственных операций,
  • отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учёте.

Внутренний управленческий учёт

Цель управленческого учёта состоит в обеспечении информацией внутрипроизводственного планирования, управления и контроля. В управленческом учёте основное внимание обращается на центры ответственности — структурные подразделения, возглавляемые руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. При этом в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он реально может оказывать воздействие. Основным оценочным показателем обычно принимают прибыль, при этом руководствуются следующими правилами:

  • рост прибыли подразделения не должен вести к снижению прибыли всего предприятия,
  • прибыль каждого подразделения должна быть подсчитана объективно, независимо от прибыли всего предприятия,
  • результаты деятельности одного менеджера не должны зависеть от решений других менеджеров.

Обеспечение соблюдения правил составления и представления внешней бухгалтерской отчётности

На предприятии должны быть установлены жёсткие сроки подготовки внешней бухгалтерской отчётности (в том числе налоговой). Она не должна составляться в последний день установленного срока её представления. Должно оставаться время на проверку этой отчётности, её утверждение и подписание руководством. Сроки представления бухгалтерской отчётности внешним пользователям устанавливаются учётной политикой предприятия[4].

Внутренний контроль системы бухгалтерского учёта

Элементы системы бухгалтерского учёта

Эффективная система бухгалтерского учёта должна обеспечивать :

  • отражение в учёте всех без исключения фактов хозяйственной деятельности,
  • однозначную идентификацию хозяйственных операций в первичных документах таким образом, чтобы не было расхождений в их толковании,
  • правильность оценки стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении,
  • отнесение фактов хозяйственной деятельности к тем периодам, в которые они имели место; определение точного времени совершения хозяйственных операций.
  • своевременное, правильное и оперативное формирование внешней и внутренней отчётности.

Организация документооборота

Одним из основных методов бухгалтерского учёта, обеспечивающим, в частности, реализацию его защитной функции, является «документация». Таким образом, неотъемлемое условие успешной работы любой бухгалтерии — правильная организация документооборота.

Основные требования к бухгалтерскому учётному документу:

  • должен быть составлен по определённой форме, регламентированной соответствующим нормативным актом,
  • должен содержать все предусмотренные реквизиты,
  • должен быть составлен своевременно (для первичных документов — в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после её окончания),
  • заполнение его должно обеспечивать полную сохранность информации в течение времени, установленного для хранения документа (требование к качеству бумаги, краски и т. п.)[5].

Исправления в бухгалтерских учётных документах обязательно оговариваются и подписываются всеми теми же лицами, которые подписали документ. В ряде кассовых и банковских документов исправления (даже и оговорённые) не допускаются.

Для каждого типа документа в организации составляется и нормативно утверждается график документооборота, устанавливающий соответствие конкретных стадий цикла :

  • с ответственными лицами,
  • с установленными сроками обработки.

График документооборота, таким образом, должен быть увязан:

Жизненный цикл документа :

  1. Составление документа. либо Поступление документа в организацию.
  2. Сортировка документов.
  3. Проверка правильности оформления документа.
  4. Визирование документа должностными лицами.
  5. Утверждение документа.
  6. Регистрация документа.
  7. Исполнение документа.
  8. Формирование бухгалтерской записи (при необходимости).
  9. Текущее хранение документа.
  10. Передача документа в архив организации. либо Уничтожение документа.
  11. Передача в государственный архив (при необходимости)[6].

Процедуры внутреннего контроля

Внутренний бухгалтерский контроль

Внутренний бухгалтерский контроль — контроль, осуществляемый бухгалтерскими службами в процессе обработки и принятия к учёту хозяйственной информации.

Средства внутреннего бухгалтерского контроля:

  • Проверка первичных учётных документов при принятии к учёту.
  • Документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей.
  • Распределение обязанностей между различными лицами:
    • по подготовке первичного учётного документа.
    • по санкционированию хозяйственной операции,
    • по разноске операции по счетам учёта.
  • Контроль за взаимосвязанными операциями (например, перечисление средств и получение товара).
  • Проверка полноты бухгалтерских записей при внесении их в компьютер.
  • Регулярная сверка счетов с составлением пробного баланса.
  • Регулярная сверка взаиморасчётов с дебиторами и кредиторами.
  • Сверка данных учёта:
  • Осуществление контроля за соблюдением смет расходов.
  • Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации:
  • Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников:
    • разделение обязанностей,
    • ротация обязанностей,
    • предоставление регулярных ежегодных отпусков всем сотрудникам в соответствии с графиком[7].

Внутренний управленческий контроль

Под внутренним управленческим контролем подразумевают контроль, осуществляемый в ходе деятельности органов управления предприятием. Управленческий контроль проводится по направлениям стратегии развития хозяйствующего субъекта:

Средства внутреннего управленческого контроля:

  • Создание эффективной системы внутренней отчётности.
  • Определение периодичности и сроков представления внутренней отчётности.
  • Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой управленческой информации.

Служба внутреннего контроля

Задачи службы внутреннего контроля

По решению и в интересах органов управления в организации могут создаваться специализированные подразделения внутреннего контроля. Такое подразделение (служба внутреннего контроля) может подчиняться:

Для ряда предприятий создание ревизионной комиссии, контролирующей работу аппарата управления и отчитывающейся перед собственником на ежегодном общем собрании, регламентировано законодательством:

Основные задачи, возлагаемые на службу внутреннего контроля (СВК) :

Полномочия службы внутреннего контроля

Обязанности, возлагаемые на СВК
  • Обеспечение текущего анализа финансового положения.
  • Проведение регулярных проверок структурных подразделений.
  • Информирование руководства о всех выявленных случаях нарушений нормативных актов всех уровней (включая локальные).
  • Информирование руководства о вновь выявленных рисках.
  • Документирование проверок и оформление заключений по ним.
  • Разработка рекомендаций по устранению выявленных нарушений и недостатков.
  • Осуществление контроля за выполнением этих рекомендаций.
Права работников СВК

(определяются Положением о внутренним контроле или уставом СВК)

  • Получать от работников проверяемых подразделений необходимые документы.
  • Требовать личного объяснения работника по поставленным вопросам, входящим в компетенцию СВК.
  • Снимать копии с документов и файлов.
  • Определять соответствие деятельности работников требованиям нормативных актов.
  • Выдавать временные предписания о прекращении и недопущении действий, имеющих состав нарушения.
  • Привлекать в целях внутреннего контроля работников других подразделений.

Принципы функционирования службы внутреннего контроля

  • Принцип ответственности — каждый контролёр (субъект контроля) несёт экономическую, административную и дисциплинарную ответственность за надлежащее выполнение контрольных функций.
  • Принцип сбалансированности — субъекту контроля нельзя поручать выполнение контрольных функций, не обеспечив соответствующими организационными (приказами, инструкциями) и техническими (программами, счётными устройствами) средствами.
  • Принцип своевременности сообщения о выявленных отклонениях лицам, непосредственно принимающим решения.
  • Принцип интеграции — СВК является частью системы управления и должна методами контроля способствовать оптимизации её деятельности.
  • Принцип соответствия — степень сложности СВК организации должна соответствовать сложности бизнеса.
  • Принцип постоянства — все объекты контроля должны подлежать постоянному наблюдению, мероприятия контроля должны осуществляться последовательно и регулярно.
  • Принцип комплексности — при проведении контроля должны рассматриваться полностью все аспекты деятельности проверяемого подразделения или работника.
  • Принцип распределения обязанностей — выполнение требований по формированию контрольной среды.
  • Принцип подконтрольности каждого субъекта — выполнение контрольных функций одним субъектом контроля подконтрольно на предмет качества другому субъекту контроля (внутреннего либо внешнего).
  • Принцип ущемления интересов — необходимо с помощью нормативных актов создавать условия, при которых любые деструктивные отклонения ставят в экономически невыгодное положение структурное подразделение или конкретного работника.
  • Принцип недопущения сосредоточения прав контроля в руках одного лица.
  • Принцип заинтересованности руководства организации в наиболее эффективном функционировании СВК.
  • Принцип неснижения эффективности работы контролируемых подразделений во время осуществления мероприятий контроля.
  • Принцип целесообразности — исключение излишних контрольных процедур с учётом уровня существенности выявляемых нарушений (стоимость мероприятий контроля не должна оказаться больше, чем ущерб от последствий нарушения).
  • Принцип расстановки приоритетов в соответствии с рисками. Тотальный контроль за стандартными текущими операциями нерационален, он только отвлекает силы специалистов от решения проблем, серьёзно влияющих на финансовое положение организации.
  • Принцип единичной ответственности — недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, что приведёт к безответственности, затрате излишних сил и средств.
  • Принцип замещения — временное или окончательное выбытие отдельных контролёров не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их совершение. необходимо добиваться, чтобы каждый контролёр владел рядом смежных функций[8] .

Внутренний контроль и управление рисками

Контроль за основными видами рисков предпринимательской деятельности организуется службой внутреннего контроля на трёх уровнях.

На индивидуальном уровне

На индивидуальном уровне (уровне работника) актуальны следующие виды рисков:

Меры контроля за указанными рисками:

  1. Предварительный контроль
  2. Текущий контроль
    • контроль объёмов ресурсов, выдаваемых, оплачиваемых или привлекаемых одним лицом,
    • контроль объёмов хозяйственных операций и сделок, превышающих по сумме определённый лимит.
  3. Последующий контроль
    • контроль правильности ведения работником первичной документации,
    • контроль проведения в полном объёме установленных процедур сверки, согласования и визирования платёжных документов,
    • контроль процедуры формирования на базе первичных документов учётных и отчётных данных.

На микроуровне

На микроуровне (уровне предприятия) актуальны следующие виды рисков:

Меры контроля за указанными рисками:

  1. Предварительный контроль
    • контроль наличия качественных ограничений рисков на каждом уровне принятия решений,
    • контроль наличия в каждом подразделении документально установленных полномочий и ответственности,
    • контроль наличия в организации плана оперативных действий на случай временного кассового дефицита.
  2. Текущий контроль
    • контроль достоверности представляемой руководству информации о текущем состоянии показателей рынка,
    • контроль соблюдения подразделениями и должностными лицами обязательств, принятых организацией.
    • контроль практической реализации принципа коллегиальности решений (если такая коллегиальность предусмотрена уставом),
    • контроль соблюдения юридической правомерности и экономической целесообразности заключаемых сделок,
    • контроль соответствия данных финансовой отчётности регистрам синтетического и аналитического бухгалтерского учёта.
  3. Последующий контроль — анализ работы по управлению рисками.

На макроуровне

На макроуровне (уровне внешних событий) актуальны следующие виды рисков:

  • риск снижения доходности рынка,
  • риск изменения тенденций экономического развития,
  • риск неблагоприятной государственной экономической политики,
  • риск неблагоприятных условий предпринимательства,

Меры контроля за указанными рисками:

  1. Предварительный контроль
    • контроль информированности руководства о предложениях аналитических служб по текущей ситуации,
    • контроль информированности руководства о прогнозах развития ситуации на соответствующем сегменте рынка.
  2. Текущий контроль
  3. Последующий контроль — сравнение соответствия выводов и рекомендаций аналитических служб реальному развитию ситуации[9] .

Ограничения эффективности системы внутреннего контроля

Система внутреннего контроля, как бы хорошо она не была организована, не может безусловно предотвращать любые негативные тенденции в силу влияния ряда ограничений, присущих любой системе контроля:

  • Возможность ошибки.
  • Возможность злоупотребления, в том числе сговора между контролируемыми и контролирующими лицами.
  • Ненадлежащее вмешательство руководства в работу системы внутреннего контроля. (например, в компьютерную программу встроено средство защиты, блокирующее введение суммы, превышающей определённую величину, и требующее специального подтверждения верности операции. Бухгалтер не понимает назначения блокировки, воспринимая её как сбой программы, приглашает программиста, который снимает блокировку).
  • Отсутствие адекватной реакции на информацию, представляемую системой внутреннего контроля. (например, в компьютерной программе предусмотрена функция подготовки специального отчёта об операциях, превышающих определённую сумму, или о необычных операциях; но руководство не интересуется этим вопросом или вообще не знает о такой возможности).

Типичные ошибки в организации внутреннего контроля:

  • Контроль «по случаю» — не постоянный и всеобъемлющий, а приуроченный к каким-либо событиям или (в худшем случае) по итогам уже возникшей критической ситуации.
  • Тотальный контроль — руководитель, решивший контролировать всё и вся, не повышает ответственность сотрудников, а освобождает от неё.
  • Скрытый контроль — неблагоприятное воздействие на морально-психологическую атмосферу в коллективе, задушение инициативы. (Позор, чувство вины — не то, на чём можно строить нормальные отношения в коллективе; скрытый контроль вызывает чувство досады, и это его единственный ощутимый результат).
  • Контроль любимого участка — чаще того, в делах которого руководитель чувствует себя специалистом.
  • Контроль-проформа — видимость контроля по причине безусловной презумпции добросовестности сотрудников.
  • Контроль-недоверие — оценка успешности контроля по количеству выявленных нарушений.
  • Контроль без обратной связи — придерживание результатов контроля для различных целей (например, при разговоре о повышении заработной платы).
  • Поверхностный контроль (например, контроль прихода и ухода с работы вместо контроля её результатов).[10]

Отличие от внутреннего аудита

Понятие внутренний контроль является более общим понятием, чем внутренний аудит, хотя нередко они используются как синонимы. Так, в банковской сфере задачей внутреннего аудита является проверка финансовой отчётности на корректность, а внутренний контроль включает также и мероприятия по оценке финансовых рисков.[11] Иначе говоря, оценка эффективности и рациональности деятельности, являющаяся основной задачей внутреннего контроля, может иметь второстепенное значение (или не иметь вообще никакого значения) в рамках внутреннего аудита, задачей которого является соответствие формальным требованиям.

Примечания

  1. ↑ «Internal Control — Integrated Framework». Committee of Sponsoring Organizations (COSO).
  2. Малолетко А.Н. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 93 — 97. — 312 с. — ISBN 5-85971-433-5.
  3. Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: ИНФРА-М, 2007. — С. 91. — 346 с. — ISBN 978-5-16-003022-7.
  4. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. — Москва: Финстатинформ, 2001. — 239 с. — ISBN 5-7866-0138-2.
  5. Дубоносов Е.С., Петрухин А.А. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. — Москва: Книжный мир, 2005. — С. 43 — 44. — 197 с. — ISBN 5-8041-0192-7.
  6. ↑ Бухгалтерское дело / Р.Б.Шахбанов. — Москва: Магистр, 2010. — С. 178 — 188. — 383 с. — ISBN 978-5-9776-0128-3.
  7. М.В.Мельник, А.С.Пантелеев, А.Л.Звездин. Ревизия и контроль : учебник. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 60 — 81. — 640 с. — ISBN 978-5-85971-641-8.
  8. Соколов Б.Н., Рукин В.В. Системы внутреннего контроля (организация, методика, практика). — Москва: Экономика, 2007. — С. 16 — 19. — 442 с. — ISBN 978-5-282-02725-9.
  9. Фомичёв А.Н. Риск-менеджмент. — Москва: Дашков и К, 2009. — С. 226 — 238. — 374 с.
  10. Вересов Н.Н. Все схвачено: психологические аспекты и сущность управленческого контроля  (недоступная ссылка — история) (2005). Проверено 16 сентября 2011. Архивировано 25 марта 2012 года.
  11. И. М. Малышевская. «Внутренний контроль в банке: проблемы и парадоксы.». (недоступная ссылка)

См. также

Система внутреннего контроля — это… Что такое Система внутреннего контроля?

Система внутреннего контроля
Cистема своевременного выявления рисков, сопутствующих деятельности НДЦ, и управления ими; контроля за соблюдением подразделениями и сотрудниками НДЦ при исполнении их служебных обязанностей, действующего законодательства, нормативных актов, внутренних документов НДЦ и норм профессиональной этики; контроля за способами предотвращения и исправления нарушений и ошибок, допущенных в результате осуществления НДЦ депозитарной и клиринговой деятельности; реализации идеологии внутреннего контроля в используемых технологиях и повседневной практике сотрудников

Депозитарных терминов. 2000.

  • Синтетический счет депо
  • Система Головного Депозитария (СГД)

Смотреть что такое «Система внутреннего контроля» в других словарях:

  • Система внутреннего контроля — совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Система внутреннего контроля включает… …   Финансовый словарь

  • Система внутреннего контроля — 41. Система внутреннего контроля представляет собой процесс, организованный и осуществляемый представителями собственника, руководством, а также другими сотрудниками аудируемого лица, для того чтобы обеспечить достаточную уверенность в достижении …   Официальная терминология

  • СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ — (англ. internal audit) – совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководителями экономического субъекта в качестве средств для обеспечения эффективного ведения хоз. деятельности. С.в.к. включает организованные внутри… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

  • Система внутреннего контроля банка — Система внутреннего контроля совокупность системы органов и направлений внутреннего контроля, обеспечивающая соблюдение порядка осуществления и достижения целей, установленных законодательством Российской Федерации, настоящим Положением,… …   Официальная терминология

  • система внутреннего контроля в аудите — Совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая включает организованные внутри данного экономического… …   Справочник технического переводчика

  • система внутреннего контроля предприятия — Политика предприятия и все связанные с ней процедуры, направленные на выявление, исправление и предотвращение существенных ошибок и искажении информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Процедуры контроля на предприятии… …   Справочник технического переводчика

  • СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В АУДИТЕ — совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая включает организованные внутри данного экономического… …   Большой бухгалтерский словарь

  • СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ — политика предприятия и все связанные с ней процедуры, направленные на выявление, исправление и предотвращение существенных ошибок и искажении информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Процедуры контроля на предприятии… …   Большой бухгалтерский словарь

  • Система органов внутреннего контроля — определенная учредительными и внутренними документами кредитной организации совокупность органов управления, а также подразделений и служащих (ответственных сотрудников), выполняющих функции в рамках системы внутреннего контроля… Источник:… …   Официальная терминология

  • система — 4.48 система (system): Комбинация взаимодействующих элементов, организованных для достижения одной или нескольких поставленных целей. Примечание 1 Система может рассматриваться как продукт или предоставляемые им услуги. Примечание 2 На практике… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации


Методика внедрения эффективной системы внутреннего контроля на предприятии

В действующей системе развивающихся рыночных отношений, а также в условиях постепенного усложнения структуры и разнообразия организационно-правовых форм предприятий как никогда остро стоит вопрос о внедрении службы, позволяющей предупреждать, выявлять и контролировать отклонения в действиях должностных лиц, а также в совершаемых ими операциях. Именно данные направления являются основными задачами внутреннего контроля, внедрение которого должно быть приоритетной миссией всякой организации, желающей эффективно функционировать на рынке. Основная цель данной статьи заключается в рассмотрении этапов внедрения системы внутреннего контроля в компании с подробным раскрытием процедур, производимых на каждом этапе.

Итак, система внутреннего контроля — это совокупность процедур, используемых заинтересованными в успешной работе менеджерами организации для упорядоченного ведения финансово-хозяйственной деятельности. В общем случае основные направления работы данной системы можно классифицировать следующим образом:

—        Контроль над обеспечением сохранности активов организации;

—        Контроль соблюдения законодательства;

—        Контроль над своевременной подготовкой достоверной финансовой отчетности;

—        Контроль соответствия операций, выполняемых работниками организации, должностным инструкциям.

Впервые об обязательном внедрении системы внутреннего контроля на предприятии заговорили после скандального случая, связанного с компанией «Enron» — руководство предоставляло искаженную финансовую отчетность, завышая показатели выручки, тем самым добиваясь инвестиционной привлекательности; результатом стало банкротство крупнейшей энергетической компании Америки. Основными из причин краха данного предприятия называют отсутствие налаженной системы внутреннего контроля, а также противостояние интересов менеджеров высшего звена, получающих вознаграждения в виде процентов с указанной в отчетности прибыли, и корпорации в целом. Следствием действий компании Enron явилось принятие в 2002 году закона Сарбейнса-Оксли (SOX), который предъявил жесткие требования к отчетности публичных компаний с целью повышения их достоверности, потребовал проведения систематических независимых проверок, а также наличия внутреннего и внешнего контроля.

Что касается России, то некоторые изменения в данном вопросе коснулись и наших компаний: так, ст. 19 Федерального закона № 402 указывает на то, что любой экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Более строгие требования предъявляются к предприятиям, отчетность которых подлежит обязательному аудиту: такие организации должны осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности [2]. На практике компании зачастую внедряют систему внутреннего контроля в рамках функций, выполняемых службой внутреннего аудита, однако формально эти понятия не тождественны друг другу. Сущность и основные различия данных служб можно представить следующим образом:

Таблица 1

Сущность и различия службы внутреннего аудита и службы внутреннего контроля

Линии сравнения

Служба внутреннего аудита

Служба внутреннего контроля

Основная цель

Повышение эффективности работы предприятия, выявление неиспользованных резервов

Приоритетные задачи

1) Изучение и оценка работы службы внутреннего контроля

2) Подготовка информации относительно эффективности функционирования предприятия высшему руководству

3) Оценка достоверности финансовой отчетности

1) Проверка наличия и сохранности активов

2) Контроль соответствия выполняемых операций законодательству

3) Проверка подготовки достоверной финансовой отчетности

4) Выявление отклонений и нарушений в работе персонала

Инициаторы

Совет директоров и высшее исполнительное руководство

Линейное руководство

Результат работы службы

Констатация выявленных отклонений

Выбор оптимального решения для устранения отклонений; разработка алгоритмов действий персонала, позволяющих предотвратить нарушения

 

Как видно из данной таблицы, конечные цели служб внутреннего аудита и внутреннего контроля все же аналогичны: они созданы для того, чтобы выявить резервы повышения эффективности предприятия. Однако методика работы данных подразделений различаются: служба внутреннего аудита создается высшим руководством, которому докладывается о нарушениях в деятельности того или иного подразделения, несовершенствах системы внутреннего контроля, недостатках финансовой отчетности. На основании информации о выявленных отклонениях руководство может принимать управленческие решения относительно устранения негативных факторов. Служба внутреннего контроля же образована линейными менеджерами и интегрирована в общую структуру управления организации: так, осуществляется фактический и документальный контроль всех бизнес-процессов на различных этапах их функционирования, выявляются проблемные зоны, и, что характерно, предлагаются пути и рекомендации устранения недостатков. Повышению эффективности работы службы внутреннего контроля способствует и то, что менеджеры, ответственные за результаты работы своих подразделений, могут предложить максимально эффективные решения в силу того, что они компетентны в своих областях деятельности и видят работу отделов «изнутри». Но в этом же и недостаток такого построения системы контроля, ведь исключать возможность сговора между менеджерами подразделений, а также линейными работниками нельзя — зачастую собственные цели стоят выше интересов корпорации, поэтому недостатки будут тщательно скрываться, что, безусловно, не лучшим образом скажется на работе предприятия. Для оценки же подобных несовершенств внутреннего контроля необходима эффективно построенная служба внутреннего аудита.

Далее необходимо рассмотреть особенности внедрения системы внутреннего контроля в компании. Обобщенно этапы построения эффективной системы можно представить следующим образом:

Таблица 2

Этапы внедрения системы внутреннего контроля

Этап 1. Определение подразделений, в которые необходимо внедрение контроля

Определение бизнес-процессов

Определение функций

Определение ответственных лиц

Этап 2. Оценка рисков

Выявление рисков в ведении хозяйственной деятельности

 

Прогнозирование возможных последствий

 

Устранение, минимизация рисков

 

Этап 3. Внедрение контрольных процедур

Утверждение положения о службе внутреннего контроля

 

Закрепление контрольных функций в должностных инструкциях, трудовых договорах работников

 

Определение санкций (поощрений) за нарушение (добросовестное исполнение) должностных обязанностей

 

Этап 4. Мониторинг исполнения

 Выявление отклонений, не устраненных системой внутреннего контроля

 

Оценка качества исполнения контрольных процедур

 

 

На первом этапе необходимо определить те подразделения, в которых наблюдаются необоснованно низкие показатели деятельности, ведь именно в таких службах риск выявления нарушений высок. Для более наглядного представления о внедрении системы внутреннего контроля рассмотрим этапы, указанные в таблице 2, на примере отдела сбыта, результаты продаж которого существенно ниже запланированных в условиях роста рынка. В первую очередь нужно определить функции, которые реализуются данным подразделением, а также ответственные за их выполнение лица:

Таблица 3

Основные функции отдела сбыта

Функции

Ответственные лица

Осуществление поиска потенциальных клиентов

Младший менеджер

Ведение переговоров о поставке продукции с потенциальными клиентами

Старший менеджер

Организация хранения материально-производственных запасов на складе

Заведующий складом отдела сбыта

Контроль оплаты продукции покупателями

Заместитель руководителя

Составление плана поставок

Санкционирование отгрузки

Руководитель отдела сбыта

Подписание договоров

Принятие решения относительно скидок покупателям и отсрочек платежей

Рассмотрение поступающих от покупателей претензий

Заместитель руководителя/ старший менеджер

 

Данная таблица наглядно демонстрирует основные зоны ответственности в отделе сбыта, что соответствует первому этапу внедрения системы внутреннего контроля на предприятии. В рамках следующего шага необходимо выявить риски, которые могут возникнуть при выполнении вышеуказанных функций. Основным риском, вытекающим из таблицы 3, является недобросовестная работа начальника отдела сбыта: данное должностное лицо подписывает контракты на реализацию с клиентом, после чего санкционирует отгрузку продукции этому покупателю, а также самостоятельно принимает решения относительно предоставляемых скидок. Таким образом, нельзя исключать риск того, что начальник отдела продаж будет предлагать покупателю необоснованно большие объемы скидок, после чего санкционировать отгрузку; при этом цена продажи никем не контролируется и находятся в ведении исключительно руководителя данного отдела, что не лучшим образом скажется на работе предприятия. В целях снижения данного риска рекомендуется передать одну из вышеуказанных функций другому должностному лицу, например, формирование политики скидок и бонусов можно поручить финансовому отделу, сотрудники которого, на основании анализа платежеспособности и деловой репутации клиента, будут принимать решения, а также контролировать оплату. Начальнику отдела сбыта достанутся функции по подписанию контрактов по цене, определенной финансовым отделом, а также санкционирование отгрузок. Таким образом, минимизируется риск предоставления необоснованного количества скидок, бонусов, отсрочек платежей недобросовестным начальником.

На третьем этапе внедрения системы внутреннего контроля необходимо утвердить положение о службе внутреннего контроля, в котором будут прописаны количество сотрудников, методы проверок, а также основные функции службы. Кроме того, наиболее эффективным способом обеспечения контроля являются должностные инструкции, в которых указаны обязанности сотрудников и трудовые договора, где определены санкции за недобросовестное их выполнение. Так, указав в трудовом договоре начальника того же финансового отдела пункт о премировании в случае устойчивого снижения уровня дебиторской задолженности, возрастает вероятность того, что руководитель финансового отдела будет более тщательно проверять своих подчиненных на предмет объективности расчета платежеспособности клиента. Ведь в случае продажи товара покупателю с низкой финансовой устойчивостью риск неоплаты возрастает, а дебиторская задолженность увеличивается, что, в свою очередь замедляет оборачиваемость средств в организации. Таким образом, обеспечивается повсеместное введение контрольных процедур во всех подразделениях предприятия.

На четвертом этапе внедрения системы внутреннего контроля необходимо наблюдение за результатами и фиксация основных показателей каждого подразделения. В разрезе отдела сбыта необходимо проанализировать динамику таких показателей, как объем продаж, соотношение стоимости оплаченной продукции к отгруженной, количество жалоб клиентов, уровень просроченной дебиторской задолженности, объем продаж на одного клиента, количество недостач продукции на складе и другие. Количество показателей и их «вес» выбираются исходя из компетентного суждения сотрудников службы внутреннего контроля. Если наблюдается качественное улучшение данных показателей, можно говорить об эффективном внедрении контрольных действий в организации, следует выявлять новые резервы роста с целью их использования. Однако в случае качественного ухудшения основных показателей принимаются решения о внедрении дополнительных контрольных процедур, вносятся предложения о замене недобросовестных сотрудников, а также о необходимых структурных изменениях в компании.

Таким образом, внутренний контроль осуществляется всеми сотрудниками организации на непрерывной основе и направлен на достижение текущих и стратегических целей предприятия [1, с. 37]. Организация системы внутреннего контроля включает в себя четыре этапа и требует значительных усилий руководства и менеджеров в силу того, что работа по внедрению подобной системы трудоемка, но, вместе с тем, и действенна. Рассмотренная в данной статье схема внедрения контрольных процедур подходит для предприятия любой отраслевой принадлежности и любого масштаба. Кроме того, для более продуктивной деятельности предприятия необходима параллельная работа службы внутреннего контроля и службы внутреннего аудита, так как эти подразделения выполняют основную цель по повышению эффективности предприятия различными методами.

 

Литература:

 

1.                 Одегова Н. А. Общие принципы организации системы внутреннего контроля/ Н. А. Одегова // Аудитор. — 2013. — № 12.

2.                 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп., вступившими в силу с 02.11.2013).

90000 Internal Control System: Definition, Components, Features (Explained) 90001 90002 90003 Internal controls system includes a set of rules, policies, and procedures an organization implements to provide direction, increase efficiency and strengthen adherence to policies. 90004 90005 90002 These are important for achieving the business objective. 5 components of an internal control system are linked to the organization. 90005 90008 What is Internal Control System? 90009 90002 The internal control structure of a company consists of the policies and procedures established to provide reasonable assurance that specific entity objectives will be achieved.90005 90002 In small business organizations, generally, the owner-manager controls the total activities of his business by his personal supervision and direct participation. 90005 90002 For example; 90005 90002 The owner generally purchases required business materials and other properties. 90005 90002 He himself gives the appointment of employees, completes the contract with them through discussion and also keeps, constant watch over their activities. 90005 90002 He himself signs cheques for payments in different heads.90005 90002 Since the signs all the cheques, he can easily have an idea of ​​what commodities, assets, and services he is signing for. 90005 90002 But with the expansion of business, the appointment of additional employees and officers is needed and the scope of business also widens. 90005 90002 Under such conditions, it becomes almost impossible on the part of the manager to perform all the activities of the business alone for which he is to delegate authority and so his overall control tends to decrease.90005 90002 In such circumstances the introduction of internal control becomes essential. 90005 90002 The internal control system differs from one business organization to another depending on the nature and size of the business. 90005 90002 To achieve the objective of a business proper execution of business activities in the light of prevailing laws and socio-economic conditions of the country is called an internal control system or structure. 90005 90002 The internal control system is introduced to avoid errors and frauds and for systematic control of business activities.90005 90002 American Institute of Certified Public Accountants (AlCPA) says; the plan of organization and all of the coordinate methods and measures adopted within a business safeguard its assets, check the accuracy and reliability of its accounting data, promote operational efficiency and encourage adherence to preserved managerial policies. 90005 90002 Three elements of the internal control system are: 90005 90040 90041 90042 Environment control: 90043 The attitude, alertness, and work-zeal of directors, managers and shareholders are reflected through environmental control.90044 90041 90042 Accounting system: 90043 Accounting system means some procedures and recordings with which identification of business transactions, classification, summarization, statement preparation and analysis for timely presentation of correct information are performed. 90044 90041 90042 Control procedure: 90043 The additional policies and procedures adopted by the business authority for ensuring the achievement of the specific goal of a business organization are the controlling procedures.90044 90053 90002 These control procedures are: 90005 90056 90041 Proper delegation of power, 90044 90041 Segregation of responsibility, 90044 90041 Preparation and use of documents, 90044 90041 Adoption of adequate security measures to protect the properties, and 90044 90041 Independent control over the execution of activities. 90044 90067 90002 An internal control system, not only prevent fraud forgery but also fulfills other objects: 90005 90040 90041 The business organization implements its policies complying with the prevailing laws of the country.90044 90041 Employees and officers discharge their assigned responsibilities to increase efficiency in the execution of work. 90044 90041 Financial statements provide correct and reliable information maintaining proper accounts. 90044 90053 90002 In light of the above discussion, it can be briefly stated that the overall policies and plans adopted by the management for the proper execution of business activities are called the internal control system. 90005 90008 5 Components of Internal Control System 90009 90040 90041 90084 90042 Controlling the environment 90086 90043 90088 90002 The control environment is the basis of other elements of all other components of the internal control system.Moral values, managerial skills, the honesty of employees and managerial direction, etc. are included in the controlling environment. 90005 90044 90041 90084 90042 Risk assessment 90086 90043 90088 90002 After setting up the objective of business, external and internal risks are to be assessed. The management determines risk controlling means after examining the risks related to every objective. 90005 90044 90041 90084 90042 Control activities 90086 90043 90088 90002 The management establishes a controlling activities system to prevent risk associated with every objective.These controlling activities include all those measures that are to be followed by the employees. 90005 90044 90041 90084 90042 Information and communication 90086 90043 90088 90002 Relevant information for taking decision are to be collected and reported in proper time. The events that yield data may originate from internal or external sources. 90005 90002 Communication is very important for achieving management goals. The employees are to realize what is expected of them and how their responsibilities are related to the activities of others.Communication of the owners with outside parties ‘like’s suppliers is also very important. 90005 90044 90041 90084 90042 Monitoring 90086 90043 90088 90002 When the internal control system is in practice, the organization monitors its effectiveness so that necessary changes can be brought if any serious problem arises. 90005 90044 90053 90008 Responsibility for Internal Control System 90009 90002 It is the general responsibility of all employees, officers, management of a company to follow the internal control system.90005 90002 The under-mentioned three parties have definite roles to make internal control system effective: 90005 90040 90041 90084 90042 Management 90086 90043 90088 90002 Establishment and maintenance of an effective internal control structure mainly depends on the management. Through leadership and example or meeting, the management demonstrates ethical behavior and integrity of character within the business. 90005 90044 90041 90084 90042 Board of directors 90086 90043 90088 90002 The board of directors possessing a sound working knowledge gives directives to the management so that dishonest managers can not ignore some control procedures.The board of directors stops this sort of unfair activity. Sometimes the efficient board of directors having access to the internal audit system can discover such fraud and forgery. 90042 90086 90043 90005 90044 90041 90084 90042 Auditors 90086 90043 90088 90002 The auditors evaluate the effectiveness of the internal control structure of a business organization and determine whether the business policies and activities are followed properly. The communication network helps an effective internal control structure in execution.And all officers and employees are part of this communication network. 90005 90044 90053 90008 3 Objectives of Internal Control System 90009 90002 Internal controls system includes a set of rules, policies, and procedures an organization implements to provide direction, increase efficiency and strengthen adherence to policies. 90005 90002 3 objectives of internal control are; 90005 90040 90041 financial reports are reliable, 90044 90041 operations are effective and efficient, and 90044 90041 activities comply with applicable laws and regulations.90044 90053 90008 Characteristics of a Proper Internal Control System 90009 90002 An effective internal control system includes organizational planning of a business and adopts all work-system and process to fulfill the following targets: 90005 90040 90041 Safeguarding business assets from stealing and wastage. 90044 90041 Ensuring compliance with business policies and the law of the land. 90044 90041 Evaluating functions of each employee and officer to increase efficiency in operation. 90044 90041 Ensuring true and reliable operating data and financial statements.90044 90053 90002 It is to be kept in mind, a business organization, be it’s small or large, can enjoy the benefits of adopting an internal control system. 90005 90002 Prevention of stealing-plundering and wastage of assets is a part of the internal control system. 90005 90084 Protection of assets 90088 90002 A business organization protects its assets in the following ways: 90005 90040 90041 90084 90042 Segregating the duties of the employees 90086 90043 90088 90002 Segregation of the duties of the employees means that each employee is assigned with specific tasks.The person in charge of assets is not allowed to maintain accounts of the assets. 90005 90002 Some other person maintains the accounts of these assets. Since different employees perform the same nature of transactions, the work of each is automatically checked. Segregation of the duties of the employees of an organization reduces the possibility of stealing assets and if stolen, detection becomes easier. 90005 90002 For example, there is no scope for stealing cash by a cash-receiving employee where cash receipts accounts are maintained by a different employee.90005 90044 90041 90084 90042 Assigning specific duties to each employee 90086 90043 90088 90002 The employee assigned with a specific duty is held responsible for his assigned activities. If and when any problem arises the manager can immediately identify the person concerned and holds him liable. 90005 90002 Lost documents can easily be detected if the task of maintaining records is assigned to a particular employee and it becomes possible to know the recording process of transactions.90005 90002 An employee assigned with a particular job can easily provide necessary information regarding that job. Moreover, an employee feels proud if he is assigned a particular job and tries to complete the job using die best of his skill. 90005 90044 90041 90084 90042 Rotating job assignments of the employees 90086 90043 90088 90002 Some organizations rotate job assignments of employees at intervals to avoid fraud-forgery by the employees concerned. 90005 90002 Under this policy, the employee concerned can easily understand that on the placement of somebody else in his place his dishonesty if it is done, will be detected.This ensures the honesty of an employee. 90005 90044 90041 90084 90042 Using mechanical devices 90086 90043 90088 90002 Business concerns adopt various mechanical devices to avoid stealing, destruction, and wastage of assets. Under the mechanical system, cash register, cheque-protectors, time-clock, mechanical-counters, etc. are used as control methods. 90005 90002 Since a cash-register contains locking-tape, each cash sale is recorded here. 90005 90002 The amount of cheque is written on the cheque by the cheque-protector machine to avoid any sort of alteration.Arrival and departure of employees are recorded properly with the help of time- clock. 90005 90044 90053 90084 Compliance with organization policies and laws of the country 90088 90002 Internal control becomes effective only when compliance with organization policies and laws of the country is ensured. 90005 90002 To make an internal control system effective and ensured, efficient and trustworthy employees are required to be appointed. 90005 90002 Effective starting of the internal control system depends on time and labor spent on the recruitment of employees.90005 90002 There should be a training program for the newly appointed employees and policies of the business concerns are to be communicated to them properly. 90005 90002 For example, 90005 90002 Every cash disbursement must have prior approval of the higher authority. 90005 90002 Daily written job specification makes employees responsible for anti dutiful. ‘Employees duties and execution of policies are to be well-defined to them during the primary training period. 90005 90002 In the case of the joint-stock company internal control system is to be framed complying with the law of the country.90005 90084 Evaluation of performance 90088 90002 The proper controlling system should have provisions for supervision and evaluation of assigned duties of the employees. The absence of evaluation and supervision system hampers the objectives of a business organization to a great extent. 90005 90002 Many business organizations engage internal auditors to evaluate and supervise the work of the employees. 90005 90002 The functions of internal auditors are to evaluate and supervise the extent of policies and methods of the organization followed by the employees.90005 90084 The accuracy of accounting records 90088 90002 A business organization should maintain a complete and correct accounting record. 90005 90002 For ensuring proper maintenance of accounts efficient and honest personnel are to be appointed and trained. 90005 90002 The performance of the employees is evaluated at intervals. By the supervisors to ensure that the policies of the business are followed by the employees. 90005 90002 An inaccurate or incomplete accounting record prompts the dishonest employees to steal because they can easily subside the act of stealing.90005 90002 Transactions accounted for are the documentary evidence of business. 90005 90002 This documentary evidence is an integral part of internal control systems. 90005 90002 These documents are to be arranged serially for convenient control. Since these primary documents are the documentary evidence of transactions of a business, the validity of these documents is to be checked from time to time. 90005 90002 For example, 90005 90002 The documents used for recording transactions of accounts are examined for the re-audit purpose of the merchandise inventory of a business organization.90005 90002 While maintaining accounts of transactions the accountant is. to preserve the following four documents: 90005 90040 90041 90042 Purchase requisition: 90043 Written order placed by the officers of the department concerned to the purchasing department for purchasing a certain quantity of goods is called purchase requisition. 90044 90041 90042 Purchase order: 90043 Before purchase, the buyer sends a written order to the seller requesting h 90044 90053.90000 What is Internal Control? definition, objectives and types 90001 90002 90003 Definition 90004: Internal Control can be defined as a system designed, introduced and maintained by the company’s management and top-level executives, to provide a substantial degree of assurance in achieving business objective, while complying with the policies and laws, safeguarding the assets, maintaining efficiency and effectiveness in regular operations and reliability of financial statements.90005 90006 Objectives of Internal Control System 90007 90008 90009 To ensure that the 90003 business transactions take place as per the general and specific authorisation 90004 of the management. 90012 90009 To make sure that there is a 90003 sequential and systematic recording 90004 of every transaction, with the accurate amount in their respective account and in the accounting period in which they take place. It confirms that the financial statement fulfils the relevant statutory requirements.90012 90009 To provide 90003 security to the company’s assets from unauthorised use 90004. For this purpose, physical security systems are used to provide protection such as security guards, anti-theft devices, surveillance cameras, etc. 90012 90009 To 90003 compare the assets in the record with that of the existing ones 90004 at regular intervals and report to the those charged with governance (TCWG), in case any difference is found. 90012 90009 To evaluate the 90003 system of accounting for complete authorisation 90004 of the transactions.90012 90009 To review the 90003 working of the organization and the loopholes in the operations 90004 and take necessary steps for its correction. 90012 90009 To ensure there is the 90003 optimum utilization of the firm’s resources 90004, i.e. men, material, machine and money. 90012 90009 To find out 90003 whether the financial statements are in alignment with the accounting concepts and principles 90004. 90012 90041 90002 An ideal internal control system of an organization is one that ensures best possible utilization of the resources, and that too for the intended use and helps to mitigate the risk involved in it concerning the wastage of organization’s funds and other resources.90005 90006 Types of Internal Control System 90007 90002 90047 90005 90049 90009 90003 Preventive Controls 90004: These controls are introduced in the firm to stop errors and irregularities from taking place. 90012 90009 90003 Detective Controls 90004: These controls are implemented to reveal errors and irregularities, once they take place. 90012 90009 90003 Corrective Controls 90004: These controls are designed to take corrective action for removing errors and irregularities after they are detected.90012 90062 90002 The type of internal control system implemented in the organization will be based on the company’s nature and requirements. 90005 90002 Internal Control System is important for every organization, for efficient management as well as it also assist in the company’s audit. It includes all the processes and methods to help the company in reaching its ultimate objective. 90005 .90000 Components of an internal control system — AccountingTools 90001 90002 A system of internal control has five components. An accountant must be aware of these components when designing an accounting system, as does anyone who audits the system. The components of an internal control system are as follows: 90003 90004 90005 90002 90007 Control environment 90008. This is the attitude of management and their employees regarding the need for internal controls. If the controls are taken seriously, this greatly enhances the robustness of the system of internal control.90003 90010 90005 90002 90007 Risk assessment 90008. This is the process of reviewing the business to see where the most critical risks lie, and then designing controls to address those risks. This assessment must be conducted on a regular basis, to take into account any new risks introduced by changes in the business. 90003 90010 90005 90002 90007 Control activities 90008. This is the use of accounting systems, information technology, and other resources to ensure that appropriate controls are put in place and operating properly.For example, there may be accounting systems in place to periodically conduct inventory audits and fixed asset audits. In addition, there may be off-site backups to minimize the risk of lost data. 90003 90010 90005 90002 90007 Information and communication 90008. Information about controls should be communicated to management in a timely manner, so that shortfalls can be addressed promptly. The amount of information communicated should be appropriate to the needs of the recipient. 90003 90010 90005 90002 90007 Monitoring 90008.This is the set of processes used by management to examine and assess whether its internal controls are functioning properly. Ideally, management should be able to spot control failures and make adjustments to improve the control environment. Otherwise, an improper or ineffective control may allow misstatements to pass through into the financial statements. 90003 90010 90035 90002 90037 Related Courses 90038 90003 90002 Accounting Controls Guidebook 90003.90000 What Are the Seven Internal Control Procedures in Accounting? | Small Business 90001 90002 By David Ingram Updated January 25, 2019 90003 90002 Internal controls are policies and procedures put in place to ensure the continued reliability of accounting systems. Accuracy and reliability are paramount in the accounting world. Without accurate accounting records, managers can not make fully informed financial decisions, and financial reports can contain errors. Internal control procedures in accounting can be broken into seven categories, each designed to prevent fraud and identify errors before they become problems.90003 90006 Tip 90007 90002 The seven internal control procedures are separation of duties, access controls, physical audits, standardized documentation, trial balances, periodic reconciliations, and approval authority. 90003 90010 Separation of Duties 90011 90002 Separation of duties involves splitting responsibility for bookkeeping, deposits, reporting and auditing. The further duties are separated, the less chance any single employee has of committing fraudulent acts. For small businesses with only a few accounting employees, sharing responsibilities between two or more people or requiring critical tasks to be reviewed by co-workers can serve the same purpose.90003 90014 Accounting System Access Controls 90011 90002 Controlling access to different parts of an accounting system via passwords, lockouts and electronic access logs can keep unauthorized users out of the system while providing a way to audit the usage of the system to identify the source of errors or discrepancies. Robust access tracking can also serve to deter attempts at fraudulent access in the first place. 90003 90018 Physical Audits of Assets 90011 90002 Physical audits include hand-counting cash and any physical assets tracked in the accounting system, such as inventory, materials and tools.Physical counting can reveal well-hidden discrepancies in account balances by bypassing electronic records altogether. Counting cash in sales outlets can be done daily or even several times per day. Larger projects, such as hand counting inventory, should be performed less frequently, perhaps on an annual or quarterly basis. 90003 90022 Standardized Financial Documentation 90011 90002 Standardizing documents used for financial transactions, such as invoices, internal materials requests, inventory receipts and travel expense reports, can help to maintain consistency in record keeping over time.Using standard document formats can make it easier to review past records when searching for the source of a discrepancy in the system. A lack of standardization can cause items to be overlooked or misinterpreted in such a review. 90003 90026 Daily or Weekly Trial Balances 90011 90002 Using a double-entry accounting system adds reliability by ensuring that the books are always balanced. Even so, it is still possible for errors to bring a double-entry system out of balance at any given time.Calculating daily or weekly trial balances can provide regular insight into the state of the system, allowing you to discover and investigate discrepancies as early as possible. 90003 90030 Periodic Reconciliations in Accounting Systems 90011 90002 Occasional accounting reconciliations can ensure that balances in your accounting system match up with balances in accounts held by other entities, including banks, suppliers and credit customers. For example, a bank reconciliation involves comparing cash balances and records of deposits and receipts between your accounting system and bank statements.Differences between these types of complementary accounts can reveal errors or discrepancies in your own accounts, or the errors may originate with the other entities. 90003 90034 Approval Authority Requirements 90011 90002 Requiring specific managers to authorize certain types of transactions can add a layer of responsibility to accounting records by proving that transactions have been seen, analyzed and approved by appropriate authorities. Requiring approval for large payments and expenses can prevent unscrupulous employees from making large fraudulent transactions with company funds, for example.90003.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *