Хозяйственное обеспечение это – 404: Not Found

Содержание

Административно-хозяйственная деятельность — это что такое? :: BusinessMan.ru

Что же это – административно-хозяйственная деятельность? Для чего она необходима? Как выглядит данный вид деятельности? Можно ли встретить здесь «подводные камни»? Вот на эти, а также на ряд других вопросов и будет дан ответ в рамках сегодняшней статьи.

Общая информация

Про любую компанию можно сказать, что существует несколько функций, обойтись без которых невозможно. Это независимо от того, чем структура занимается. К числу таковых и относится административно-хозяйственная работа. Это аксиома, без которой сейчас успешная деятельность невозможна. Поэтому, рассматривая ее, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, о должностях, о месте и роли в структуре компании. В целом административно-хозяйственная деятельность – это весьма типичное дело. Хотя конкретное наполнение отличается зависимо от целей, что стоят в данный момент времени перед компанией, от ее размера и доступных ресурсов. Но начать следует с определения. Административно-хозяйственная деятельность – это работа, связанная с организацией работы сотрудников, отделов и служб предприятия с целью достижения высокой результативности организации. Охватывает все уровни.

Классификация

Административно-хозяйственное обеспечение деятельности условно можно поделить на:

  1. Текущее обеспечение деятельности. Это приобретение канцтоваров, расходных материалов, офисного инвентаря, техники и мебели в рабочем состоянии, проведение при необходимости ремонта и профилактики, предоставление связи, осуществление крупных разовых покупок.
  2. Документооборот. Под этим подразумевается разработка системы обмена бумагами, ведение архива, библиотек, баз данных.
  3. Эксплуатация здания, помещения и территории. Под этим понимают уборку, электрообеспечение, сантехнику, мелкий бытовой ремонт, оформление внешнего вида, обустройство прилегающей местности, озеленение.
  4. Организационная работа. К ней относятся мероприятия, обустройство рабочих мест, переговорных комнат, обеспечение питания сотрудников, транспортное обслуживание, страхование сотрудников и компании, переезды.
  5. Обеспечение взаимоотношений со сторонними организациями. В качестве примера можно привести взаимодействие с государственными органами, арендодателями, поставщиками.
  6. Внутреннее информирование персонала. К такому относится организация оповещения о новых документах, контроль исполнения поручений, организация и поддержка в актуальном состоянии доски объявлений, выпуск внутрикорпоративных изданий (листки, бюллетени, газеты), рассылка сообщений, организация внутрифирменных выставок и музеев.

Как видите, административно-хозяйственная деятельность – это не сидение на месте и битье в баклуши.

Нюансы выполнения задач

Следует обратить внимание читателя на тот факт, что часть функций носит постоянный характер, тогда как другие представлены в виде разовых задач. Но несмотря на это, обо всем этом следует помнить и при необходимости обсуждать с сотрудниками. Ведь может быть и такое, что возникнет потребность в выполнении пусть и разовой, но глобальной задачи, вроде организации переезда. И в таком случае вопросов с тем «а кто будет все это выполнять» быть не должно. Специалист административно-хозяйственной деятельности должен хорошо понимать, что его основное предназначение – это обеспечение комфортной и бесперебойной работы всех служб компании. Главная задача – это помочь остальным подразделениям выполнить производственный план, несмотря ни на что. Поэтому рассмотренный выше список функций может как сокращаться, так и расширяться. Все зависит от конкретной ситуации.

О влиянии различных факторов

На конкретный перечень выполняемых функций оказывают влияние такие факторы:

  1. Размер компании.
  2. Специфика деятельности.
  3. Цели компании.
  4. Использование собственных/заемных средств и ресурсов.

То, что хорошо для малого предприятия, может оказаться чрезвычайно неэффективным для средней по размеру структуры. Хорошо, если руководство может признать, что есть проблемы и необходима определенная реорганизация компании.

Как определить функции и задачи?

Итак, мы постепенно дошли до мысли, что административно-хозяйственное обеспечение деятельности организации должно осуществляться в соответствии с потребностями. Но как же определить те конкретные функции и задачи, которые необходимо будет выполнять? Вот небольшое руководство к действию:

  1. Проводится анализ текущего положения компании и определяются недостающие функции.
  2. Формируется направление движения исходя из принятых целей компании.
  3. Обозначается специфика предприятия и то, как она влияет на реализацию поставленных задач.
  4. Просчитывается целесообразность выполнения определенных работ своими силами или посредством привлечения сторонних подрядчиков.
  5. Решаются вопросы подчинения должностей.
  6. Определяется лучший формат реализации необходимой функции (выделение одного сотрудника, отдела или целой службы).

Формат статьи, увы, не позволит в полной мере рассмотреть все и вся. Поэтому, в качестве одного объекта исследования будет взята организация рабочих мест для сотрудников. Ведь часто им приходится выполнять межфункциональные задачи и из-за несогласованности действий различных подразделений возникают разнообразные проблемы.

Организация рабочих мест

Данное событие происходит не каждый день. Поэтому обычно никаких регламентов в этом случае не предусматривается. Задачи же решаются по ситуации, очень часто в авральном режиме. В таком случае необходимы специальные приказы по административно-хозяйственной деятельности. Например, введение регламента организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, как его можно оптимизировать, что и в какой последовательности нужно предпринимать. Особенно это актуально для тех компаний, которые поставили перед собой цели добиться активного развития. Это очень часто связано с расширением штатов и необходимо иметь проработанную заготовку на этот случай.

Первые шаги

Первоначально следует составить описание рабочего места. Оно должно включать перечень необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то случайное и впервые подвернувшееся под руку, а то, что используется в типичном рабочем месте. Можно осуществить градацию зависимо от уровня должности и выделить высшее управленческое звено, руководителей средней руки и исполнителей. Или можно отталкиваться от специфики деятельности. Это наличие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особенных требований к температуре помещений, текущего освещения и тому подобных моментов. В идеале описание необходимо составлять для каждой должности. Но это одновременно является и очень трудоемкой работой. Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания. Например, для работников лаборатории необходимо обеспечить достаточное освещение и определенный температурный режим. Сотрудники, работающие с клиентами, должны иметь места ожидания. Для бухгалтеров обязательно должен быть предусмотрен сейф.

Какие соображения необходимо иметь на уме?

План административно-хозяйственной деятельности должен прорабатывать ряд вопросов. Например, что лучше иметь постоянно в запасе или же следует приобретать после получения информации о выходе нового человека на работу. Например, в случае с инвентарем желательно иметь небольшой резерв. Ведь он может понадобиться даже работающим сотрудникам. Также можно озаботиться и столами со стульями. Тогда как запасной компьютер – это уже излишество. Он и дорого стоит, и быстро морально устаревает, да и хранить его без работы не эффективно. Вообще, очень хорошим решением будет составление матрицы всего бизнес-процесса с указанием в ней всех отделов, которые участвуют в процессе. В таком случае можно просто и понятно отметить, где и в какие сроки необходимо что-то делать. Это важно, не в малой мере, из-за того, что упущения часто происходят из-за сбоев в передаче данных. Ведь если нет адекватной исходной информации, то даже самые лучшие приказы по административно-хозяйственной деятельности не смогут удовлетворить существующие запросы в полной мере.

Другие подходы

Но только этим ограничиваться не стоит. Например, при взаимодействии с сотрудниками можно завести журнал заявок. В него тогда регистрируются поступающие объяснения и затем передаются на выполнение конкретному исполнителю. При этом необходимо периодически просматривать и контролировать статус выполнения. Также может быть актуальным стимулирование работников к качеству и скорости обработки заявок. Если есть обоснованное нарекание на то, что кто-то из сотрудников некачественно выполняет свои обязанности, то это должно заканчиваться наказанием исполнителя. Для обеспечения справедливости очень желательно устанавливать нормы. В таком случае необходимо составить полный перечень возможных заявок с пополнением при возникновении прецедентов. А затем для каждого пункта разрабатывается своя норма. Хотя очень часто типовых норм не предусматривают. Поэтому компании устанавливают свои собственные значения исходя из специфики их деятельности и текущих задач. Например, если поступило сообщение, что перегорела лампочка освещения, то на устранение этой проблемы выделяется один рабочий день.

Обобщая вышенаписанное

Как видите, организация административно-хозяйственной деятельности имеет свои «подводные камни», которые на первый взгляд и не видны. При разработке положений и должностей необходимо учитывать довольно большой массив информации. Это относится к целям компании, ее специфики и размерам. Детальное планирование и четкое прописывание бизнес-процессов позволит успешно решать задачи благодаря установлению адекватной процедуры выполнения работы. Управление административно-хозяйственной деятельностью предусматривает, что все, кто задействован в исполнении и контроле процесса, должны быть ознакомлены с теоретически обоснованием при его выполнении. Следует всегда помнить, что грамотное руководство позволяет резко улучшать эффективность всегда процесса. Неважно о чем идет речь – про административно-хозяйственная деятельность учреждения государственных органов, некоммерческую структуру или частное предприятие – хорошее управлением обладает огромным резервом развития. И это нужно использовать.

Заключение

Вот и было рассмотрено, что собой представляет административно-хозяйственная деятельность. Конечно, предоставленной только в этой статье информации недостаточно, чтобы сразу стать хорошим управленцем. Даже простого ознакомления с умными книгами будет недостаточно. Ведь в этом деле нужно понимать еще и практический аспект осуществления деятельности. О существовании абсолютно всех «подводных камней» книги не расскажут, необходимо самостоятельно набивать шишки и набираться опыта.

businessman.ru

Хозяйственное обеспечение — Региональный информационно-аналитический центр

Основные задачи:

  1. Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание учреждения и его подразделений.
  2.  Содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений учреждения, а также прилегающей территории.
  3. Контроль за использованием и техническим состоянием автомобильного парка учреждения.

 

Функции:

  1. Содержание зданий, помещений учреждения и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами.
  2. Контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
  3. Разработка и утверждение текущих и перспективных планов реконструкции, капитального и текущего ремонтов зданий, помещений учреждения, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений.
  4. Проведение ремонта зданий, помещений.
  5. Обеспечение контроля за качеством ремонтных работ.
  6. Приемка выполненных ремонтных работ с учетом необходимых требований.
  7. Участие в разработке планов по созданию интерьера в зданиях и помещениях учреждения в соответствии с требованиями современного дизайна.
  8. Проведение работ по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т. п.
  9. Подготовка документов, необходимых для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организации их поставки, приемки и учета.
  10. Обеспечение структурных подразделений канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
  11. Обеспечение сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда, принятие мер по их восстановлению и ремонту в случае гибели или повреждения.
  12. Обеспечение транспортного обслуживания руководства учреждения, специалистов Министерства образования Омской области.

obr55.ru

хозяйственное обеспечение — это… Что такое хозяйственное обеспечение?



хозяйственное обеспечение

Универсальный русско-английский словарь.
Академик.ру.
2011.

  • хозяйственное мыло для стирки
  • хозяйственное общество

Смотреть что такое «хозяйственное обеспечение» в других словарях:

  • административно-хозяйственное обеспечение — Административно хозяйственная служба ОКОИ обеспечивает хозяйственную деятельность штаба Игр, предоставляя соответствующим образом оборудованные офисные помещения для штатного и внештатного персонала, наблюдателей, консультантов, волонтеров и… …   Справочник технического переводчика

  • Административно-хозяйственное управление Ракетных войск стратегического назначения — Орган военно тылового обеспечения работы центрального аппарата РВСН и повседневной деятельности войск. Создано в 1960 в Главном штабе Ракетных войск как административно хозяйственный отдел (АХО). В его состав входили отделения: строевое и кадров …   Энциклопедия РВСН

  • Главное административно-хозяйственное управление СС — (нем. SS Wirtschafts und Verwaltungshauptamtes; SS WVHA), одно из ведущих подразделений СС, руководившее всей хозяйственной деятельностью СС, в том числе эксплуатацией труда заключенных концентрационных лагерей. Содержание 1 История 2 Структура …   Википедия

  • Правовое обеспечение рынка — – совокупность нормативных актов, разработка, издание, соблюдение, применение которых юридически регламентирует предпринимательскую деятельность в процессе купли–продажи товаров и услуг. Предприниматель, действующий на рынке, непосредственно… …   Словарь по экономической теории

  • СОВО — Сводный оперативно войсковой отряд (СОВО) в Советском Союзе временное оперативно войсковое подразделение, формируемое под определённую задачу из сотрудников МВД, КГБ и военнослужащих Вооружённых Сил (сухопутных, пограничных и внутренних… …   Википедия

  • Сводные отряды — СОВО  сводный оперативно войсковой отряд  в Советском Союзе временное оперативно войсковое подразделение, формируемое под определенную задачу из сотрудников силовых ведомств и военнослужащих внутренних войск и министерства обороны с целью решения …   Википедия

  • Сводный оперативно-войсковой отряд — СОВО  сводный оперативно войсковой отряд  в Советском Союзе временное оперативно войсковое подразделение, формируемое под определенную задачу из сотрудников силовых ведомств и военнослужащих внутренних войск и министерства обороны с целью решения …   Википедия

  • Сводный оперативно войсковой отряд — СОВО  сводный оперативно войсковой отряд  в Советском Союзе временное оперативно войсковое подразделение, формируемое под определенную задачу из сотрудников силовых ведомств и военнослужащих внутренних войск и министерства обороны с целью решения …   Википедия

  • Сводный оперативный войсковой отряд — СОВО  сводный оперативно войсковой отряд  в Советском Союзе временное оперативно войсковое подразделение, формируемое под определенную задачу из сотрудников силовых ведомств и военнослужащих внутренних войск и министерства обороны с целью решения …   Википедия

  • Сводный отряд — СОВО  сводный оперативно войсковой отряд  в Советском Союзе временное оперативно войсковое подразделение, формируемое под определенную задачу из сотрудников силовых ведомств и военнослужащих внутренних войск и министерства обороны с целью решения …   Википедия

  • Вычислительный центр — I Вычислительный центр (ВЦ)         предприятие, предназначенное для выполнения сложных и трудоёмких вычислительных работ с помощью ЭВМ. Различают ВЦ общего назначения, ВЦ для обработки экономической информации и ВЦ для управления… …   Большая советская энциклопедия

Книги

  • Предпринимательское право: правовое обеспечение предпринимательской деятельности. Учебное пособие для бакалавров и специалистов. Стандарт третьего поколения, Балашов Алексей Игоревич. В учебном пособии рассматриваются основы предпринимательского права Российской Федерации: организационно-правовые формы хозяйствующих субъектов; правовой режимимущества предпринимателей;… Подробнее  Купить за 279 руб
  • Предпринимательское (хозяйственное) право. Учебное пособие, Кораев К.Б.. Учебное пособие подготовлено для бакалавров и магистрантов экономических вузов, изучающих дисциплины «Предпринимательское (хозяйственное) право», «Коммерческоеправо», «Экономическое право»,… Подробнее  Купить за 229 руб
  • Предпринимательское (хозяйственное) право, Кораев Константин Борисович. Учебное пособие подготовлено для бакалавров и магистрантов экономических вузов, изучающих дисциплины «Предпринимательское (хозяйственное) право», «Коммерческое право», «Экономическое право»,… Подробнее  Купить за 119 руб

Другие книги по запросу «хозяйственное обеспечение» >>

universal_ru_en.academic.ru

Административно-хозяйственная деятельность в компании

В любой компании есть несколько функций, без которых она обойтись никак не может, вне зависимости от того, чем данная компания занимается. И именно к таким функциям относится и административно-хозяйственная работа. В данной статье речь пойдет о наиболее значимых административно-хозяйственных функциях в компаниях, о должностях, которые эти функции могут выполнять, о месте и роли данной функции в структуре компании, а также более подробно о некоторых административных функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания.

Несмотря на то, что административно-хозяйственные функции в различных компаниях типичны, тем не менее конкретное их наполнение зависит от целей, которые стоят в данный момент перед компанией, а также от размера компании и ее ресурсов. Рассмотрим наиболее типичные административно-хозяйственные функции, а также влияние на них текущих задач и ситуации в компании.

Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:

1) Текущее обеспечение деятельности:

  • обеспечение канцтоварами
  • обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами
  • обеспечение хозяйственными товарами
  • поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика)
  • обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернетканалов, эксплуатация городских линий)
  • осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование)

2) Документооборот:

  • разработка файлинг-системы
  • ведение документооборота
  • ведение архива
  • ведение библиотек, баз данных

3) Эксплуатация здания, помещения, территории:

  • уборка помещений
  • эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт)
  • оформление помещений
  • ремонт помещений
  • обустройство прилегающих территорий
  • озеленение

4) Организационная работа:

  • организация рабочих мест
  • организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации)
  • организация работы переговорных
  • организация питания сотрудников
  • транспортное обслуживание
  • курьерское обслуживание
  • организация страхования сотрудников и компании
  • организация переездов

5) Взаимоотношения со сторонними организациями:

  • взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий)
  • взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)
  • взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат.

6) Внутреннее информирование персонала:

  • организация оповещения о новых документах
  • контроль исполнения поручений
  • выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений
  • организация и поддержание в актуальном состоянии Досок объявлений
  • организация внутрифирменных музеев и выставок

Хотим обратить внимание, что часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть – это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей работы. Чтобы в случае необходимости решить какую-либо разовую, но глобальную задачу (например, организовать переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?».

Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Их основная задача – помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы, что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен, в зависимости от конкретной ситуации.

На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы:

  • размер компании
  • цели компании
  • находится ли здание в собственности
  • специфика деятельности компании (например, насколько часто требуется работа курьера, или насколько необходимы служебные машины)

То есть каждая компания может самостоятельно сформировать список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ.

В качестве иллюстрации приведем два примера.

Пример 1

Крупное промышленное предприятие поставило цель – выйти на международный уровень и приблизить стандарты своей работы к общемировым. Планировалось развивать международное сотрудничество и принимать делегации. Предприятие владеет несколькими производственными зданиями (5 цехов, административный корпус, проходная, котельная, столовая, теплица), имеет собственную территорию. Руководство поставило задачу реорганизовать административно-хозяйственные подразделения с учетом новых требований. До преобразований на предприятии существовал административно-хозяйственный отдел, в который входили: канцелярия, архив, машинописное бюро, курьерская служба, дизайнер, уборщицы, дворники. Примечательно, что АХО подчинялся коммерческому(!) директору, который, естественно, очень редко вообще вспоминал про существование этого отдела. Кроме того, как отдельные подразделения, которые подчинялись напрямую директору завода, существовали следующие службы: отдел озеленения, транспортный цех, столовая, заводская многотиражка. Некоторые административно-хозяйственные функции вообще не были ни за кем закреплены, из-за чего регулярно возникали проблемы. Так, за мелкий бытовой ремонт никто не отвечал, и все руководители решали такие вопросы как могли, привлекая к работе своих подчиненных, которые лучше других разбирались в технике. Также не осуществлялась централизованная закупка канцтоваров и хозинвертаря, а также офисного оборудования. Опять же каждый руководитель отдела закупал все необходимое самостоятельно, никто не отслеживал сметы на эти расходы.

Руководство завода видело неэффективность данного направления и решило провести реорганизацию. В итоге было создано отдельное подразделение, которое возглавил заместитель директора по общим вопросам (новая должность). Ему были подчинены следующие службы: АХО, столовая, транспортный цех, отдел по благоустройству территории и озеленению, служба безопасности, многотиражка.

Претерпела изменения и структура административно-хозяйственного отдела. В него вошли:

  • канцелярия
  • архив
  • административный сектор (организация работы переговорных, встреч делегаций, мероприятий, заказа билетов и гостиниц и т.д.)
  • сектор обеспечения текущей деятельности (закупка канцтоваров и хозинвентаря, закупка мебели и оборудования, мелкий ремонт, обеспечение связи, оформление помещений, организация рабочих мест)
  • сектор по обеспечению чистоты (уборщицы)

Таким образом, было введено два новых отдела (административный сектор и сектор обеспечения текущей деятельности), упразднено машинописное бюро (в связи с переходом на электронный документооборот) и курьерская служба (расчет показал, что услуги сторонних организаций обходятся дешевле). Дворники перешли в подчинение отделу по благоустройству территории. В результате преобразований существенно сократились расходы за счет освобождения основных подразделений от выполнения несвойственных функций (ремонт, закупки), а также за счет того, что осуществление централизованных закупок канцтоваров и хозинвентаря позволило получать существенные скидки за объем, а также привело к необходимости точного учета расходования канцтоваров, что тоже дало существенную экономию.

Пример 2.

Небольшая организация (издательский бизнес) арендовало несколько помещений в офисном здании. Ремонт помещения, электрообеспечение, сантехнические работы, питание (столовая) обеспечивали арендодатели. Ранее все необходимые административные функции выполняла секретарь. По мере необходимости ей помогали и другие сотрудники. Но постепенно компания разрослась, и задач стало так много, что было принято решение ввести специальную должность для этой работы. Было решено выделить должность офис-менеджера со следующими функциями:

  • текущее обеспечение деятельности в полном объеме
  • курирование работы секретаря, уборщицы, курьера, водителя, IT-менеджера
  • взаимодействие (оформление договоров, учет первичных бухгалтерских документов, контроль проплат) со сторонними организациями (поставщики, арендодатели)
  • организация работы переговорной
  • обеспечения внутреннего информирования в компании (подготовка текстов информационных рассылок, выпуск Новостного листка, оформление Доски объявлений)

Таким образом, мы видим, что для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо:

  • провести анализ текущего состояния компании, определить недостающие функции
  • определить цели направления, исходя из целей компании
  • обозначить специфику компании и ее влияние на цели направления
  • выявить «узкие» места; моменты, которые могут помешать реализовать цели
  • просчитать целесообразность выполнять какие-то работы своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков
  • определить лучший формат реализации данной функции (один сотрудник, отдел, целая служба)
  • решить вопрос подчиненности данной должности

Формат статьи не предоставляет возможности подробно рассмотреть каждую из функций административно-хозяйственного отдела, поэтому остановимся только на двух функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания. По нашему опыту, нарекания к административно-хозяйственному отделу чаще всего возникают по следующим вопросам:

  • организация рабочих мест сотрудников
  • выполнение заявок на мелкий ремонт

Так как эти задачи относятся к разряду межфункциональных, то чаще всего проблемы возникают из-за несогласованности действия различных подразделений. В данной ситуации роль АХО заключается в организации всего процесса и согласовании работы всех служб. А так как претензии обычно относятся к срокам выполнения этих задач, то очевидно, что проблемы лежат в так называемом сетевом планировании. Рассмотрим, каким образом лучше построить организацию выполнения каждой из этих задач.

Организация рабочих мест

Так как новые рабочие места в компаниях организуются не каждый день, то обычно никаких регламентов по поводу данного процесса не разрабатывается, а задача решается по ситуации, чаще всего аврально. Но именно Регламент организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, каким образом его можно оптимизировать, и что в какой последовательности лучше предпринимать. Особенно это актуально для компаний, которые поставили цели активного развития, что чаще всего связано с расширением штатов.

Первое, с чего необходимо начать данную работу – это составить описание рабочего места. Такое описание должно включать перечень необходимой мебели и оборудования для типичного рабочего места. Можно провести градацию рабочих мест в зависимости от уровня должности (топ-менеджер, руководитель среднего звена, исполнитель) и специфики деятельности (наличие посетителей, использование дополнительного специального оборудования или инвентаря, особые требования к температуре помещения, освещенности и т.п.).

В идеале лучше составить описание рабочего места каждой должности. Однако это очень трудоемкая работа, поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением описания типового рабочего места, а также рабочих мест отдельных (специфичных) должностей. Например, для секретаря важно предусмотреть наличие хозяйственного шкафчика для хранения посуды, хозяйственных принадлежностей, еды. Для работника лаборатории важно предусмотреть достаточное освещение и определенный температурный режим. Для сотрудников работающих с клиентами – наличие мест ожидания посетителей. А для главного бухгалтера – сейф.

Приведем пример описания типичного рабочего места офисного сотрудника.

Показатель

Значение показателя

Примечание*

Площадь рабочего места

Минимум 4 кв.м.

Исходя их этого показателя рассчитывается максимально допустимое количество рабочих мест в каждом рабочем помещении

Освещенность

 

Достаточно общего освещения

Для некоторых рабочих мест может требоваться дополнительное местное освещение

Необходимая мебель

Стол

 
 

Стул – 2 шт.

Один стул для посетителей

 

Тумба подвижная

 
 

Шкаф для документов

 

Необходимое оборудование

Компьютер

 
 

Принтер

 
 

Телефон

 
 

Ксерокс

Общего пользования для нескольких помещений

Инвентарь

Калькулятор

 
 

Бокс для хранения дискет

 
 

Съемный диск

 
 

Ножницы

 
 

Канцелярский набор

(в том числе, скрепки, линейка, кнопки, ручки, карандаши, ластик)

 

Степлер

 
 

Дырокол

 
 

Папки

 

* В Примечании реального документа лучше всего указать координаты поставщика по данному пункту.

Таким образом, если заранее понятно, что именно нужно для организации рабочего места, то проще продумать, как организовать весь процесс.

Основной принцип в данном случае — определить, что лучше иметь в запасе постоянно (на случай приема нового сотрудника), а что закупать уже после получения информации о выходе нового человека. Так, например, по инвентарю лучше иметь небольшой запас, тем более что он может понадобиться и работающим сотрудникам. Если позволяют площади можно иметь в запасе и столы со стульями. А вот хранить про запас компьютер вряд ли стоит – это и дорого, и, что самое главное, такая техника быстро морально устаревает и хранить ее без работы неэффективно.

Для сокращения времени организации рабочего места, в АХО должна иметься актуальная информация о поставщиках мебели и оборудования. Если же такая информация не учитывается и не хранится, то административному работнику придется потратить сначала довольно много времени на то, чтобы найти необходимых поставщиков и выбрать среди них тех, которые подходят в данной ситуации.

Вообще, лучше всего составить матрицу всего бизнес-процесса организации рабочего места и указать в ней все отделы, участвующие в процессе, а также какой отдел, что и в какие сроки должен делать. Это тем более важно, так как проколы очень часто происходят именно из-за сбоев в передаче информации.

Приведем упрощенный пример бизнес-процесса организации нового рабочего места.

Действие

Примечание

Решение о приеме нового сотрудника

Решение принимает директор и согласует дату с отделом кадров

Отдел кадров информирует АХО о дате выхода нового сотрудника, предоставляет заявку с указанием особых требований

В тот же день, что принято решение

Составление Плана подготовки нового рабочего места на основе типового плана и текущей ситуации. Ревизия того, что есть в наличие, а что необходимо закупить.

АХО составляет в день получения заявки и утверждает у директора (в том числе и смету)

Решение о размещении нового рабочего места (в каком помещении, каким образом)

Вопрос обсуждается отделом кадров и АХО при обсуждении заявки. Согласованное решение утверждается у директора

АХО проводит обсуждение с IT -специалистом требований к оборудованию и ставит ему задачи по срокам

Сроки согласно плана

АХО осуществляет заказ всего необходимого у поставщиков

По плану

АХО получает от поставщиков счета и передает их бухгалтерию для оплаты

Сразу после получения счетов

АХО контролирует осуществление оплаты и доставки

По плану

АХО организует процесс установки мебели и оборудования, проверяет готовность рабочего места

Накануне выхода нового сотрудника

Выполнение заявок на мелкий ремонт

Нарекания по данному вопросу возникают чаще всего потому, что внимание ему уделяется по остаточному принципу. Информация от сотрудников не учитывается, не планируется ее выполнение и как следствие – поручения забываются и не выполняются. Решается данная проблема относительно просто.

Прежде всего, необходимо завести журнал заявок и назначить сотрудника, ответственного за постоянный контроль поступающих заявок и выдачу заданий исполнителю. Эту функцию может выполнять и сам руководитель АХО. Он должен установить периодичность просмотра журнала и далее ставить задачу исполнителям и контролировать выполнение. Еще лучше организовать подачу заявок в электронном виде.

Форма заявки может быть следующая:

Дата обращения

Подразделение сотрудник, подающий заявку

Суть заявки, что необходимо сделать

Срок исполнения

Ответственный

Срок выполнения

Качество выполнения

1

2

3

4

5

6

7

01.06.05

бухгалтер

Отремонтировать аппарат по счету денег

08.06.05

Техник АХО

07.06.05

Хорошее, претензий нет

Процедура работы с такой заявкой может быть следующая:

  • Столбцы 1 – 4 заполняются заявителем при подаче заявки.
  • Столбец 4 (срок выполнения заявки) может быть скорректирован руководителем АХО (или сотрудником, ответственным за распределение заявок), после согласования с заявителем.
  • Столбец 5 заполняется руководителем АХО (или сотрудником, ответственным за распределение заявок), после чего заявка передается исполнителю.
  • После выполнения заявки исполнитель заполняет столбец 6 (срок выполнения) и подписывает заявку у заявителя, который должен поставить свою подпись в столбце 7 и указать качество выполнения заявки с его точки зрения, а также указать претензии, если они есть.
  • После этого оформленная заявка передается руководителю АХО для контроля и подшивается в папку, а ее данные учитываются при стимулировании.

Для повышения эффективности работы по выполнению мелкого ремонта немаловажно привязать стимулирование административных работников к качеству и скорости отработки заявок. Обоснованное нарекание кого-то из сотрудников должно приводить к наказанию исполнителя.

Чтобы обеспечить справедливость, лучше всего установить нормы выполнения заявок. Для этого составляется полный перечень возможных заявок (который можно пополнять по прецеденту) и устанавливаются нормы выполнения по каждому пункту.

По данному вопросу типовых норм не существует, поэтому каждая компания устанавливает свои собственные нормы, исходя из своей специфики и текущих задач. Например,

Тип заявки

Норма

Починка замка

В день обращения, не позднее окончания рабочего дня

Замена лампочки верхнего освещения

1 день

Ремонт сантехники

2 дня

Мелкий ремонт мебели

3 дня

Навеска полок, картин, крючков и т.п.

5 дней

Итак, мы рассмотрели, перечень наиболее типичных функций административно-хозяйственного персонала, влияние на содержание данных функций целей компании, ее размеров и специфики. А также более подробно вопрос о том, как можно построить процесс организации рабочего места и процесс выполнения заявок на мелкий ремонт. Как мы показали, данные задачи решаются за счет детального планирования и четкого прописывания бизнес-процессов, т.е. важно установить четкую процедуру выполнения данной работы, составить регламент, ознакомить всех, кто задействован в его исполнении, и постоянно контролировать этот процесс. Задача чисто управленческая. В любой деятельности грамотное управление резко повышает эффективность всего процесса, поэтому и административно-хозяйственными функциями в организации также необходимо управлять, и в этом заложен огромный резерв развития.

Автор: Скриптунова Е.А., компания «АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги»
Опубликовано в журнале «Секретарь-референт»

aximaconsult.ru

Административно-хозяйственное обеспечение предприятия

почитаем: Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в п…

Однако указанные письма были официальным разъяснением закона. Это не ответы на частные вопросы. И…

Комиссия банка дело тонкое, но брать за это деньги с работника? …

Указания Минфина и т.п. НПА не являются.

А это реализовать

Все эти доки управляющий должен представить суду.

Иногда в детективах (ну, люблю я детективы) тоже бывают подобные неказистости, когда в сюжетах ре…

У нас в стране закон только для обычных людей работает? …

Угу. Про позорное введение торгового сбора уже забыли?

Я прекрасно знаю, что такое олимпиада в Японии как минимум. Так вот, это для вас конечно новость,…

Откуда у бухгалтера возьмутся все эти документы, если он давно в фирме не работает? …

Ну, могу судить по себе, что «Родина» действительно вынуждает многих людей уехать. Если человек х…

Во-первых, как Вы решаете что я знаю и чего не знаю? Судя по Вашим комментам, ничего не знаете ка…

Всё правильно. У нас когда была студенческая олимпиада, запад и Япония с Китаем, реально поверили…

я не вижу подтверждения, что в данной ситуации бухгалтер -вор , я вижу халатное отношение к сво…

тупость людская безгранична)) че уж говорить, если находятся «умельцы», не знающие счета своим де…

Кстати, есть еще одна совершенно бюджетная (недорогая) программа для СНТ. В ней правда нет бухгал…

И других проблем ну просто нету…

Открываем кассовую книгу, видим приходную операцию, далее смотрим операции расходные: куда, кому,…

Не всегда :)У меня за полный (оплаченный и сверху одним процентом посыпанный) 2018 год — 0,908 ба…

Ничего, что эта статья к банкстерам неприменима?

так и есть, даже если косячит один, то другой либо не котролирует, либо не принимает никаких мер …

Какой-то слив негатива… может вам грушу боксёрскую купить? Или к психологу?…

Ну… что Вам ответить, только мое любимое: не следует недооценивать предсказуемость тупизны. Мож…

Наверное, как и в других профессиях, так и среди бухгалтеров есть случайные люди. Кто-то (наивный…

Ну нравится людям усложнять себе жизнь. Людмила К., я тоже собираюсь брать мтсовскую. Подскажите,…

У нас же в стране инфляция минимальная ))))

Все верно, правительство просто выколачивает из людей копейки, заманивая «легализацией». Пройдет …

Сказки. Как можно не заметить ушедшие с р/с 300 тыс. вместо 30 да почти год? Учета совсем нет? Ка…

А вы? Почитаем ГК?

Бухи идиеты, кто-же дает такую инфу? Как может быть? Да, очень просто, это типа обналичка для вы…

А почему бы и нет?

и после этого банки нам «впаривают» зар.платные проекты! Вот всегда думала что это сыр в мышеловк…

https://ngs.ru/more/8853/?from=commentsheader

сомнительный способ… пока вы будете бегать по судам… в налоговой вбять за сроками взыскания и…

При самом плохом раскладе скажут — так он ЗП получал, начислят все налоги с ФОТ и НДФЛ….. пени,…

www.klerk.ru

Специалист АХО — кто это? Административно-хозяйственный отдел: структура, сотрудники, руководство

Каждый человек, который имел опыт работы, понимает, насколько важно, когда в компании должным образом поддерживается жизнедеятельность и обеспечивается безопасность сотрудников. Выясним, какие работники должны быть включены в штат компании, чтобы сделать пребывание в ней комфортным.

Для чего создается АХО

Вначале поясним, что АХО – это административно-хозяйственный отдел. Обычно такие структурные подразделения создаются на крупных предприятиях с разветвленной структурой хозяйственной деятельности. В мелких компаниях функции целого отдела может выполнять один человек. Основная функция сотрудников этого отдела сводится к тому, чтобы грамотно организовать административно-хозяйственную деятельность, минимизировав затраты компании на обеспечение ее жизнедеятельности и создав комфортные условия пребывания на рабочих местах.

Структура отдела

Как уже говорилось выше, сотрудник АХО – это должность, которая более характерна для крупной организации, где формируют самостоятельное структурное подразделение и создают положение об АХО.

В многотысячных холдингах в рамках АХО могут быть выделены участки, группы.

Так, в рамках отдела можно выделить секторы:

1. Планово-расчетный, основная задача которого – планирование расходов и определение их целесообразности.

2. Материально-ресурсный – осуществляет контроль приемки расходных материалов.

3. Социально-бытового обеспечения – создает условия комфортного существования сотрудников компании.

Основные задачи отдела

Перед данным подразделением ставится достаточно много задач, в большой организации редко можно услышать вопрос: «Специалист АХО — кто это?»

Всем членам коллектива понятно, что работники отдела занимаются важными вопросами, решение которых способствует результативной работе предприятия:

  • хозяйственное обслуживание;
  • содержание в надлежащем состоянии внутренних помещений и здания;
  • создание комфортных условий труда.

Административно-хозяйственный отдел. Функции

В связи с тем, что задачи перед этой структурной единицей могут стоять весьма разнообразные, но так или иначе связаны с обеспечением хозяйственного обслуживания надлежащего уровня, можно обозначить следующие его функции:

  • обеспечение соответствующего содержания помещений предприятия;
  • контроль исправной работы оборудования;
  • планирование реконструкций, ремонта зданий;
  • осуществление планового ремонта, его контроль и приемка;
  • благоустройство здания и его фасада, озеленение;
  • составление сметы расходов;
  • оформление всей необходимой документации;
  • обеспечение офисных сотрудников всем необходимым для эффективной работы.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что работа в АХО требует соблюдения большого количества норм и правил и неразрывно связана с высокой степенью ответственности за исполнение работ.

О правах

Теперь поговорим о том, какие имеет права специалист АХО (кто это — мы уже определились). Также в данном пункте будет обозначено, кто несет ответственность за исполнение обязанностей сотрудниками отдела.

Как и следовало предполагать, в этот пункт включено все, что связано с контролем за соблюдением различных норм, требований по сохранению собственности компании, которая находится в оперативном пользовании.

Также отдел может контролировать надлежащее хранение имущества на складе, требовать отчетов об использовании расходных офисных материалов.

Безусловно, право данного структурного подразделения – представление интересов компании при взаимодействии с различными учреждениями (ремонтные, строительные организации) в случае необходимости решения входящих в его зону ответственности вопросов.

По результатам проверок начальник АХО может инициировать через руководство издание приказа о наложении дисциплинарного взыскания за порчу имущества.

О взаимодействии

Специалист АХО (кто это — руководитель или рядовой сотрудник, не имеет значения) при выполнении своей работы в обязательном порядке выстраивает служебные взаимоотношения с коллегами из других отделов. Это необходимо для качественного выполнения функций.

От сотрудников других структурных подразделений работник административно-хозяйственного отдела получает заявки на покупку необходимых в работе вещей (оргтехника, канцелярские товары и прочее), а также отчеты о порче имущества, письменные объяснения о причинах поломок.

АХО не только контролирует другие отделы по исполнению круга вверенных ему вопросов, но и составляет планы выполнения ремонта в помещениях на основании нормативов, предоставляемых финансовой и бухгалтерской службами.

Кроме того, структурное подразделение взаимодействует с отделом кадрового администрирования (запрос штатного расписания, получение информации о командировках сотрудников) и юридическим отделом (запрос консультационной помощи при составлении договоров).

Об ответственности

Теперь необходимо затронуть зону ответственности, которую несет специалист АХО. Кто это решает контролировать, тот должен знать, что полностью отвечает за исполнение функций начальник административно-хозяйственного отдела.

В его обязанности входит в том числе организация работы сотрудников вверенного ему структурного подразделения. Руководитель обеспечивает качественную и своевременную подготовку документации, ведение документооборота. Именно начальник АХО отвечает за исполнение сотрудниками производственной дисциплины. Зона ответственности прочих работников хозяйственного отдела определена должностными инструкциями, которые коротко будут рассмотрены в данной статье.

Должностная инструкция начальника АХО

Сотрудники, которые не занимаются ведением кадрового документооборота, вряд ли задумываются, что обозначенная инструкция должна соответствовать определенным требованиям.

Тем не менее это так. В обязательном порядке документ должен содержать указание на квалификацию начальника отдела и требования к опыту работы. Как правило, на должность руководителя принимаются специалисты с высшим образованием (в нашем случае образование может быть техническим либо экономическим), опытом работы (минимум три года в качестве специалиста, 1-2 года – в качестве руководителя).

Начальнику отдела необходимо знать все локально-нормативные акты, приказы по организации, регулирующие ее деятельность, а также быть проводником принятой в компании корпоративной культуры.

В любую должностную инструкцию, будь то начальник, инженер АХО либо другой сотрудник, необходимо включить требования о знании норм и правил ОТиТБ, противопожарной безопасности.

Документ также обязан содержать информацию о том, кто является непосредственным начальником сотрудника, кто его замещает во время болезни.

Обязанности по должности «начальник АХО» во многом перекликаются с функциями отдела, что неудивительно. Тем не менее обозначим их:

  • обеспечение качественного обслуживания и соответствия нормам и правилам СНиП состояния здания и внутренних помещений;
  • составление смет, планирование ремонтных работ;
  • обеспечение сотрудников компании необходимой мебелью, техникой, инвентарем, ведение их учета по предприятию, организация рационального использования материалов;
  • осуществление руководства работами по благоустройству территории;
  • организация обслуживания на надлежащем уровне совещаний, конференций и прочих мероприятий;
  • руководство сотрудниками вверенного ему подразделения.

Информация о правах также обязательна в должностной инструкции. Здесь следует говорить о вынесении на рассмотрение руководства проектов по усовершенствованию обслуживания, о знакомстве с документами, регулирующими деятельность компании, информировании руководства о недостатках в хозяйственной деятельности. В рамках управления сотрудниками должностное лицо может выносить предложения о поощрении/наказании своих специалистов.

Раздел об ответственности включает в себя информацию о необходимости надлежащим образом исполнять свои обязанности и бережно относиться к собственности работодателя.

Другие должности в отделе

Структура АХО предполагает существование в ней достаточно большого количества сотрудников: это могут быть инженеры, специалисты, ассистенты.

В зависимости от того, насколько сложно устроена организация, могут существовать ведущие, старшие, младшие специалисты, ассистенты. Должностная инструкция, безусловно, в данном случае прописывается непосредственно под конкретную должность и организацию, предполагает четкое разделение зон ответственности.

Отдельно следует сказать об обязанностях таких сотрудников, как дворник, уборщица, которые занимаются приведением в надлежащее состояние территории и помещений. Их работа не представляет особой сложности, но также сопряжена с определенной степенью ответственности.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что работа сотрудников АХО состоит в грамотном планировании и обеспечении служащих ресурсами. При этом специалисты не должны допускать перерасхода и возникновения аварийных ситуаций.

Таким образом, работа в АХО связана с не меньшей ответственностью, чем на других должностях.

fb.ru

административно-хозяйственное обеспечение — это… Что такое административно-хозяйственное обеспечение?



административно-хозяйственное обеспечение

 

административно-хозяйственное обеспечение
Административно-хозяйственная служба ОКОИ обеспечивает хозяйственную деятельность штаба Игр, предоставляя соответствующим образом оборудованные офисные помещения для штатного и внештатного персонала, наблюдателей, консультантов, волонтеров и спонсоров в период до начала Игр и во время их проведения.
[Департамент лингвистических услуг Оргкомитета «Сочи 2014». Глоссарий терминов]

EN

office management
Office Management area plans and manages the delivery and operation of Games headquarters for the OCOG, providing suitable premises to accommodate the administrative functions (of paid staff, secondees, consultants, temporary volunteer staff and VIK staff) for the period leading up to and including the Games.
[Департамент лингвистических услуг Оргкомитета «Сочи 2014». Глоссарий терминов]

Тематики

  • спорт (административно-хозяйственная деятельность)

Справочник технического переводчика. – Интент.
2009-2013.

  • административно-хозяйственная зона
  • административно-хозяйственное подразделение (в спорте)

Смотреть что такое «административно-хозяйственное обеспечение» в других словарях:

  • Административно-хозяйственное управление Ракетных войск стратегического назначения — Орган военно тылового обеспечения работы центрального аппарата РВСН и повседневной деятельности войск. Создано в 1960 в Главном штабе Ракетных войск как административно хозяйственный отдел (АХО). В его состав входили отделения: строевое и кадров …   Энциклопедия РВСН

  • Главное административно-хозяйственное управление СС — (нем. SS Wirtschafts und Verwaltungshauptamtes; SS WVHA), одно из ведущих подразделений СС, руководившее всей хозяйственной деятельностью СС, в том числе эксплуатацией труда заключенных концентрационных лагерей. Содержание 1 История 2 Структура …   Википедия

  • Бюджетирование с нулевой базой — метод бюджетного планирования, при котором фактические значения бюджетов предыдущих периодов не принимаются во внимание. Основой для бюджетов в этом случае становятся прогнозы продаж, технологические нормативы затрат и экономические расчёты. В… …   Википедия

  • Штаб СС — Эта статья предлагается к удалению. Пояснение причин и соответствующее обсуждение вы можете найти на странице Википедия:К удалению/23 ноября 2012. Пока про …   Википедия

  • Народный комиссариат внутренних дел СССР — У этого термина существуют и другие значения, см. Народный комиссариат внутренних дел. Народный комиссариат внутренних дел СССР (НКВД СССР) …   Википедия

  • Федеральное агентство по обустройству государственной границы Российской Федерации — (Росграница) …   Википедия

  • Методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в сельскохозяйственных организациях — Терминология Методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в сельскохозяйственных организациях: 50. Бюджетирование технология финансового планирования, учета и… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Сталинские репрессии — Проверить нейтральность. На странице обсуждения должны быть подробности …   Википедия

  • Репрессии 1937 года — Запрос «Большой террор» перенаправляется сюда. О терроре во времена французской революции см. Якобинский террор. «Ежовщина» наименование периода в истории СССР (1937 1938 годы), когда сталинские репрессии были резко усилены и доведены до… …   Википедия

  • Ежовщина — Николай Иванович Ежов «Ежовщина» наименование периода во внутренней политике в СССР, когда репрессии были резко усилены и доведены до максимума своей интенсивности[1]. Другое распространенное название данного периода «Великий террор» (англ. The… …   Википедия

technical_translator_dictionary.academic.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о